RENCANA AKSI PERUBAHAN

(PROJECT CHARTER)
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DINAS KESEHATAN KABUPATEN JEMBRANA
1.0 IDENTIFIKASI PROYEK
Nama

Pengelolaan Dokumen Kepegawaian Yang Efektif Dan

Efisien Melalui Penyimpanan Dokumen Administrasi
Kepegawaian Secara Elektronik Pada Sub Bagian
Umum Dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten
Jembrana.

Deskripsi

a. Bahwa dokumen kepegawaian merupakan salah satu

dokumen penting yang ada dalam SKPD karena
memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya
selama pegawai yang bersangkutan masih aktif.
b. Mencermati urgensi dari dokumen kepegawaian maka
penyimpanan dokumen kepegawaian yang sebelumnya
disimpan secara konvensional disesuaikan dengan
perkembangan jaman dengan menggunakan media
penyimpanan elektronik, karena diyakini penyimpanan
ini

dapat

meningkatkan

efektifitas

dan

efisiensi

pengelolaan dokumen kepegawaian pada Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten
Jembrana.
Sponsor

Nama
NIP
Pangkat/Gol ruang
Jabatan

Dr I Putu Suekantara
19621226 198901 1 001
Pembina Tk I, IVB
Sekretaris

Penanggung
jawab/Pengarah
Proyek
Ketua
Tim/Anggota Tim
Proyek

Nama
Jabatan

I Putu Sudiana, S.KM

Kasubag Umum dan
Kepegawaian
: I Putu Sudiana, S.KM
: I Komang Adi Wismawan
: I Ketut Sudina
: Ni Putu Sukeni

Ketua
Anggota

2.0 LATAR BELAKANG

Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip/dokumen di
berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Undang Undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan Peraturan BKN
Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah
Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, telah memberikan peluang bagi
organisasi/lembaga, perorangan untuk mengelola arsip atau dokumen
secara elektronik.
Berdasarkan peraturan Bupati Nomor 56 Tahun 2011 tentang Tugas
Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian salah satu tugasnya
adalah Pengelolaan Dokumen Kepegawaian.
Dalam

mengimplementasikan

tugas

pokok

yang

menjadi

tanggungjawab Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, permasalahan utama

yang menjadi issu aktual adalah pelayanan administrasi kepegawaian belum
berjalan secara efektif dan efisien, sehingga berdampak pada pelayanan
kepada pegawai kurang optimal.
Adanya exspektasi pegawai yang cukup tinggi terhadap pelayanan
administrasi

kepegawaian

yang

tidak

diimbangi

dengan

perubahan/penyesuaian pengelolaan dokumen kepegawaian memunculkan

kesenjangan yang perlu dicarikan jalan keluarnya.
Untuk dapat memberikan pelayanan dalam bidang kepegawaian
secara efektif dan efisien maka penulis menetapkan tujuan Meningkatkan
Pengelolaan Administrasi Kepegawaian yang Efektif dan Efisien dengan
sasaran yang ingin diwujudkan adalah Terwujudnya Penyimpanan Dokumen
Administrasi Kepegawaian secara Elektronik.
Dalam menetapkan tujuan dan sasaran penulis menggunakan analisis
secara komprehensif dan integral yakni dengan pisau analisis FFA sebagai
kajian akademik yang tidak terpisahkan dari penulisan ini (Analisis terlampir).

Adapun langkah langkah melakukan analisis FFA adalah sebagai

berikut:

Identifikasi dan Analisis Faktor Pendorong dan Penghambat.

Menentukan urgensi faktor, nilai dukungan, keterkaitan, serta menentukan

faktor faktor kunci sukses serta penetapan medan kekuatan sebagai
langkah akhir dalam penentuan pilihan kegiatan.
Berangkat dari uraian yang telah penulis ketengahkan diatas penulis
memilih judul rencana aksi perubahan adalah Pengelolaan Dokumen
Kepegawaian Yang Efektif dan Efisien melalui Penyimpanan Dokumen
Administrasi Kepegawaian secara Elektronik pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana.
3.0 TUJUAN
Tujuan umum yang ingin dicapai oleh penulis dalam proyek perubahan
ini adalah Mewujudkan Pengelolaan Dokumen Kepegawaian yang Efektif
dan efisien sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai berikut:
1.

Tujuan Jangka Panjang( 1 Januari s/d 31 Desember 2015)

Finalisasi scaning dokumen kepegawaian di lingkup Puskesmas
sebanyak 200 berkas
Pengadaan dan Pemeliharaan Sarana Penyimpanan

Tujuan Jangka Menengah ( Agustus 2014 s/d 31 Desember 2014)

Finalisasi Scaning dokumen kepegawaian di lingkup Dinas Kesehatan
sebanyak 35 berkas.

Tujuan Jangka Pendek ( sampai dengan 31 Juli 2014)

Terbuatnya model folder penyimpanan dokumen dalam komputer

Tersedianya peralatan, label dan media penyimpan yang siap

digunakan

Terpilahnya

dokumen

Kepegawaian

yang

sudah

ada

untuk

memudahkan proses scaning dan penyimpanan dalam folder.

Terlaksananya scaning dokumen kepegawaian sebanyak 20 berkas

Terbuatnya usulan penyedian sarana komputer, scaner dan hardisk

ekternal yang khusus diperuntukan untuk menyimpan dokumen secara
elektronik tahun 2015.

4.0 MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari proyek ini adalah Pelayanan administrasi
Kepegawaian akan lebih efektif dan efisien karena:
1

Penemuan dan pemanfaatan rekod atau dokumen lebih cepat tanpa

harus meninggalkan meja kerja.

Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan

prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu
dan biaya.

Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700

MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak
7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau
700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

Risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat

diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan
hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

Berbagi rekod secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega

maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
Dokumen ini bisa dihiperlink ke SIMPEG BKD Kabupaten Jembrana

Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke

dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan menrecovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah
banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

5.0 RUANG LINGKUP

Mengingat adanya keterbatasan waktu dalam proyek perubahan
ini ( 2 bulan) dan untuk menghindari adanya multi tapsir dalam
penulisan ini, maka ruang lingkup penulisan ini penulis batasi hanya
pada terwujudnya penyimpanan dokumen administrasi kepegawaian
secara elektroknik berupa Penyiapan, Pemilahan, pemindaian dan
penyimpanan Dokumen Kepegawaian sebanyak 20 berkas dua bulan
pertama, 35 berkas sampai Desember 2014 dan 200 berkas sampai
Desember 2015 pada Instansi Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana

6.0 OUTPUT KUNCI

Nama

Deskripsi

Terselesaikannya

Mampu

menyelesaikan

scaning

dokumen

pemindaian/scaning

kepegawaian tahap I sebanyak 20 berkas,

dokumen Kepegawaian

Tahap II 35 berkas dan Tahap III 200 berkas

pada Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana

7.0 PENTAHAPAN
No
Tahap Utama
Waktu
A JANGKA PENDEK ( sampai dengan 31 Juli 2014)
1
Usulan pengantian atau perbaharui sarana komputer, 16 -19 Mei
2014
scaner
dan hardisk ekternal yang khusus
diperuntukan untuk menyimpan dokumen secara
elektronik.
2

Memilah dokumen Kepegawaian yang sudah ada 16 s/d 23 Mei

2014
untuk menentukan layak tidaknya disimpan dan
discaner.

Membuat model folder penyimpanan menggunakan 16 s/d 23 Mei

2014
komputer yang sudah ada.

Menyiapkan peralatan dan media penyimpan

Melaksanakan

scaning

dokumen

sebanyak 20 berkas

16 s/d 23 Mei
2014

kepegawaian 23 Mei s/d 31

Juli 2014

Pemberikan label pada media penyimpan

23 s/d 31 Juli
2014
30 Juni dan 30
Juli 2014
1 6 Agustus
2014
7 Agustus 2014

Evaluasi pelaksanaan kegiatan

Pembuatan Laporan

Seminar Laporan

B
1

Jangka Menengah ( Agustus 2014 s/d 31 Desember 2014)

Finalisasi Scaning dokumen kepegawaian di lingkup
1 Agustus s/d
31 Desember
Dinas Kesehatan sebanyak 35 berkas
2014

Jangka Panjang( 1 Januari s/d 31 Desember 2015)

Finalisasi scaning dokumen kepegawaian di lingkup 1 Januari s/d 31

Desember 2014
Puskesmas sebanyak 200 berkas

Pengadaan dan Pemeliharaan media penyimpanan

8.0 TATA KELOLA PROYEK

Struktur

1 Januari s/d 30
Juni 2015

Deskripsi
NamaMentor
: dr I Putu
Suekantara
Pangkat/Gol ruang : Pembina Tk I,
IVB
Jabatan
: Sekretaris
Nama Coach : Drs I Kt Mudra Arjaya,
MM
Pangkat/Gol ruang : Pembina Utama,
IVD
Jabatan : WI Madya Badan Diklat
Prov Bali
Nama PJ Proyek : I Putu Sudiana,
S.KM
Pangkat/Gol ruang : Penata III/c
Jabatan : Kasubag Umum dan
Kepegawaian
Anggota 1 : I Komang Adi Wismawan
Pangkat/Gol ruang : Pengatur muda tk
I, II/b
Jabatan : Staf
Anggota 2 : I Ketut Sudina
Pangkat/gol ruang : Pengatur muda
Tk I, II/b
Jabatan : Staf
Anggota 3 : Ni Putu Sukeni
Pangkat/Gol ruang : Pengatur muda
Tk I, II/b
Jabatan : Staf

9.0 ESTIMASI ANGGARAN

Jumlah Rp. 300.000
Deskripsi
Rp. 120.000

Pengadaan DVD sebanyak 20 keping senilai 20 x

Rp. 6000 = Rp. 120.000

Rp. 180.000

Konsumsi rapat untuk 6 orang x Rp. 15.000 x 2 kali

= Rp. 180.000
Total jumlah anggaran yang dibutuhkan selama 2
(dua) bulan pelaksanaan (jangka pendek ) sebesar

Rp 300.000

10.0 IDENTIFIKASI STEKHOLDER

Stekholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung
maupun tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut:
Stekholder
Kasubag Umum dan

Deskripsi
Stekehoder promoter yang sangat berpengaruh dan

Staf Kepegawaian

berkepentingan
keberhasilan

terhadap
proyek

penggunaan

perubahan

dan

penyimpanan

dokumen kepegawaian secara elektronik

Kepala Dinas

Stekeholder

latents

Kesehatan dan

kepentingan khusus namun mempunyai pengaruh

Sekretaris

yang

besar

yang

terjadinya

tidak

mempunyai

keberhasilan

proyek

perubahan
BKD

Stekeholder Deferender yang memiliki kepentingan

terhadap perubahan akan tetapi kekuatannya kecil
untuk

mempengaruhi

keberhasilan

proyek

perubahan ini.
Pegawai Puskesmas/ Stekeholder

Apathetics

yang

kurang

memiliki

Dinas

kepentingan dan bahkan tidak mengetahui adanya

Bank, Askes,

proyek perubahan ini.

11.0 POTENSI MASALAH UTAMA

Potensi masalah yang kemungkinan akan terjadi selama pelaksanaan
proyek perubahan ini seperti yang disajikan dibawah ini:
Problematik
Sarana rusak

Deskripsi
Peralatan

yang

digunakan

untuk

melaksanakan

mengalami kerusakan selama proses pelaksanaan

proyek perubahan yang kemungkinan disebabkan oleh
virus maupun kesalahan penggunaan lainnya.
Diberikan tugas

Tugas

yang

sifatnya

segera

dan

kalau

tidak

lain oleh atasan

dilaksanakan menjadikan citra SKPD kurang baik.

12.0 RISIKO
Risiko yang akan diambil oleh penulis dalam mengatasi masalah
dalam point 11.0 adalah sebagai berikut:
Problematik

Deskripsi

Perbaikan dan

Sarana yang mengalami kerusakan dalam pelaksanaan

pengadaan sarana proyek ini mohon perbaikan atau kalau tidak bisa
pengganti

diperbaiki jalan yang ditempuh adalah meminjam pada

bidang lain dan mengusulkan pengadaan.

Lembur

Jika

dalam

pelaksanaan

proyek

perubahan

ini

terganggu oleh tugas tugas lain yang lebih mendesak

yang diberikan oleh atasan maka lembur adalah solusi
yang paling ideal dilaksanakan

13.0 KRETERIA KEBERHASILAN PROYEK

Kreteria keberhasilan proyek perubahan dalam dua bulan adalah:
1

Tersimpan 20 berkas PNS dalam media simpan

14.0 FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

1

Semangat kerja

Motivasi Kerja staf sub bagian umum tinggi

pegawai

untuk memberikan pelayanan yang efektif

dan efisien

Sarana Kerja Memadai

Telah

tersedianya

sarana

untuk

melaksanakan proyek perubahan berupa

komputer scaner dan juga media penyimpan
yaitu DVD RW
15.0 DISETUJUI
Tanggal :
Sponsor Proyek
Sekretaris Dinas Kesehatan
Kabupaten Jembrana

Dr I Putu Suekantara
NIP. 19621226 198901 001