PENERAPAN SISTEM ADMINISTRASI DALAM PENGAJUAN USUL

PENSIUN DI BKPSDM KABUPATEN MALANG

Dwi Indah Kusumawati

Pendidikan Vokasi Universitas Brawijaya, Jl. Veteran No. 12-16, Malang 65145
Telp. 081359528749, dwindaahh97@gmail.com

Abstract: Application of the Administration System in Submitting a Pension

Proposal at the Office of Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia (BKPSDM) Malang Regency. The purpose of this study was to determine
the application of the administrative system in submitting a pension proposal at the
current office of Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
(BKPSDM) Malang Regency. The research method used is descriptive research with a
qualitative approach. The data collection technique used in this research is by
conducting observations, literature studies, and interviews with informants, namely
BKPSDM staff. Based on the research conducted, related to the application of the
administrative system in submitting a pension proposal which was implemented at the
Malang Regency BKPSDM office, it was carried out based on the Regulation of the
State Civil Service Agency. This is still experiencing problems, especially the file
requirements that should be completed by prospective pensioners are still incomplete,
which hampers the process of submitting a pension proposal. The design of the
manual/guidelines can be implemented to provide alternative solutions to problems in
providing knowledge regarding the requirements for pension files.

Keywords: System Administration, Pension.

Abstrak : Penerapan Sistem Administrasi Dalam Pengajuan Usul Pensiun Di

BKPSDM Kabupaten Malang. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
penerapan sistem administrasi dalam pengajuan usul pensiun pada kantor Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten
Malang saat ini. Metode penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif
dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah dengan melakukan observasi, studi pustaka, dan wawancara
dengan informan yaitu staff pegawai BKPSDM. Berdasarkan penelitian yang
dilakukan, terkait penerapan sistem administrasi dalam pengajuan usul pensiun yang
diterapkan di kantor BKPSDM Kabupaten Malang dilaksanakan berdasarkan
Peraturan Badan Kepegawaian Negara. Hal ini masih mengalami kendala khususnya
persyaratan berkas yang seharusnya dilengkapi oleh calon pensiun masih belum
lengkap dimana hal tersebut menghambat proses jalannya pengajuan usul pensiun.
Rancangan buku pedoman/panduan dapat diimplementasikan guna memberikan
alternatif solusi bagi permasalahan dalam memberikan pengetahuan terkait persyaratan
berkas penisun.
Kata Kunci : Sistem Administrasi, Pensiun.
PENDAHULUAN

Menurut The Liang Gie (1993), administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja
sama mencapai tujuan tertentu. Pengertian administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2
(dua): Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan
pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor
(catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Administrasi secara
sempit dapat dirangkum dalam 3 (tiga) kelompok, yaitu:
1. Korespondensi atau surat-menyurat yaitu, rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan
sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai keada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima.
3. Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara
sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

Pemberhentian sebagai PNS adalah pemberhentian yang mengakibatkan yang

bersangkutan kehilangan statusnya sebagai PNS (Pasal 1 PP Nomor 32 Tahun 1979).
Pemberhentian dalam manajemen PNS tidak semata-mata pemutusan hubungan kerja,
namun ada hal lain yang menyebabkan pegawai yang diberhentikan mendapatkan hak
yang berbeda dari karyawan perusahaan.

Pensiun diberikan sebagai jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa
pegawai negeri selama bertahun-tahun bekerja dalam dinas pemerintah. Pensiun adalah
jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai Negeri yang telah bertahun-
tahun mengabdikan dirinya kepada Negara. Karena pensiun bukan saja sebagai
jaminan hari tua, tetapi juga adalah sebagai balas jasa, maka Pemerintah memberikan
sumbangannya kepada Pegawai Negeri. Pegawai Negeri Sipil akan diberhentikan
dengan hormat karena mencapai batas usia pensiun, yaitu 58 (lima puluh delapan)
tahun bagi Pejabat Administrasi dan 60 (enam puluh) tahun bagi Pejabat Pimpinan
Tinggi.

Pengurusan administrasi pensiunan Pegawai Negeri Sipil di wilayah kerja Badan

Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten
Malang, secara keseluruhan diproses di BKPSDM Kabupaten Malang sesuai dengan
persyaratan administrasi secara nasional yang berlaku bagi calon pensiunan Pegawai
Negeri Sipil. Setelah keseluruhan administrasi pensiunan dipenuhi oleh calon
pensiunan, maka pihak BKPSDM Kabupaten Malang memproses lebih lanjut ke BKN
Kanreg II Surabaya.
 Berdasarkan sistem administrasi saat ini dalam pengurusan pensiun bagi calon
pensiunan Pegawai Negeri Sipil terdapat berbagai kendala prosedural. Kendala yang
dihadapi seperti karena data keluarga yang tertera pada sistem dengan yang dimiliki
pemohon terjadi ketidak sesuaian atau perbedaan, berkas yang disyaratkan dalam
pengajuan usul pensiun bagi calon pensiunan Pegawai Negeri Sipil tidak lengkap yang
mengakibatkan keterlambatan maupun penundaan proses pelayanan berkas, dan
kurang memahami persyaratan yang harus diikuti dalam pengurusan usul pensiun.
Berdasarkan permasalahan yang terjadi, sistem administrasi dalam pengajuan usul
pensiun masih terhambat sehingga perlu adanya perbaikan. Oleh karena itu penulis
melakukan penelitian dengan judul “PENERAPAN SISTEM ADMINISTRASI
DALAM PENGAJUAN USUL PENSIUN DI BKPSDM KABUPATEN MALANG”.

Perumusan masalah yang telah terjadi sebelumnya menimbulkan pokok

permasalahan yang akan diuraikan dalam penulisan ini. Adapun tujuannya yaitu untuk
mengetahui sistem administrasi yang diterapkan dalam pengajuan usul pensiun di
BKPSDM Kabupaten Malang.

METODE

Kegiatan penelitian ini dilaksanakan di Sekretariat Daerah Kabupaten Malang

pada bulan Agustus sampai bulan Desember tahun 2021. Dalam jangka waktu tersebut,
penulis melakukan pengambilan data di lapangan, kemudian dilakukan pengolahan dan
analisis data, serta menyusun laporan hasil penulisan tugas akhir. Dalam penulisan
tugas akhir ini, penulis menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif.
Penelitian deskriptif kualitatif adalah penelitian yang ditujukan untuk mendeskripsikan
dan menggambarkan fenomena-fenomena yang ada, baik bersifat alamiah maupun
rekayasa manusia, yang lebih memperhatikan mengenai karakteristik, kualitas dan
keterikatan antar kegiatan. Metode yang digunakan dalam tugas akhir ini menggunakan
metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang memaparkan bagaimana sistem
administrasi dalam pengajuan usul pensiun yang efektif dan menjelaskan tahapan
dalam kegiatan pengurusan berkas administrasi usul pensiun di kantor BKPSDM
Kabupaten Malang.

Pada saat mengumpulkan informasi penulis melakukan wawancara dengan

pegawai di Subbidang Pengadaan dan Pemberhentian Aparatur yang mengurus
pengurusan usul pensiun. Setelah itu melakukan observasi terhadap berkas-berkas dan
penerapan sistem administrasi yang digunakan saat ini dalam pengajuan usul pensiun.
Sumber data dalam penulisan tugas akhir ini yaitu data primer dan data sekunder.
Menurut Husein Umar (2013:42) data primer merupakan data yang didapat dari sumber
pertama baik dari individu atau perseorangan seperti hasil dari wawancara atau hasil
pengisian kuesioner yang biasa dilakukan oleh peneliti, dalam hal ini penulils
melakukan wawancara kepada salah satu pegawai di Subbidang Pengadaan dan
Pemberhentian Aparatur pada BKPSDM Kabupaten Malang. Menurut Sumadi
Suryabrata (1987:93) sumber data sekunder yaitu data yang langsung dikumpulkan
oleh peneliti sebagai penunjang dari sumber pertama. Dalam penelitian ini, dokumen
dan situs website yang memberikan data atau informasi sesuai dengan topik penelitian.

Penentuan subjek penelitian dalam penelitian ini menggunakan teknik sampling

purposif (purposive sampling). Pemilihan sampel berdasarkan kriteria tertentu yang
relevan dengan topik penelitian. Sampling purposif adalah teknik penentuan sampel
berdasarkan pertimbangan peneliti atau evaluator tentang sampel mana yang paling
bermanfaat dan representative (Babbie, 2004: 183). Teknik analisis data dilakukan
setelah data-data yang dibutuhkan dalam penelitian mengenai tahapan-tahapan sistem
administrasi dalam pengajuan usul pensiun ASN pada BKPSDM Kabupaten Malang
ini terkumpul. Langkah-langkah yang digunakan dalam teknik analisis data yaitu
pengumpulan data dilokasi penelitian, reduksi data, penyajian data, dan penarikan
kesimpulan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem Administrasi Pengajuan Usul Pensiun

Untuk mengusulkan pensiun bagi PNS, maka terlebih dahulu PNS harus
mengumpulkan berkas persyaratan pengajuan pensiun. Adapun persyaratan yang harus
dibawa:
a. Surat Keterangan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Sedang/Berat
bermaterai
b. Surat Keterangan Tidak Pernah Menjalani Proses/Tindak Pidana bermaterai
c. DPCP (Data Perorangan Calon Penerima Pensiun)
d. Salinan Sah SK CPNS
e. Salinan Sah SK PNS
f. Salinan Sah SK Pangkat Terakhir
g. Salinan Sah SK Kenaikan Gaji Berkala
h. Surat Keterangan Penerimaan Gaji bulan terakhir
i. Salinan Sah Kartu Pegawai
j. Salinan Sah Srat Nikah/Cerai dilegalisir
k. Daftar Susunan Keluarga
l. Salinan Sah Kartu Keluarga dilegalisir
m. Salinan Sah Surat /Akte Kelahiran anak yang berusia dibawah 25 tahun, belum
pernah menkah, masih sekolah/kuliah dan belum berpenghasilan sendiri
n. Akta Kematian atau Surat Keterangan Kematian yang dibuat
Kelurahan/Desa/Kecamatan (KHUSUS PENSIUN JANDU)
o. Surat Permohonan Berhenti dengan Hormat sebagai PNS atas permintaan sendiri
bermaterai (KHUSUS PENSIUN APS)
p. Hasil Uji Kesehatan/Surat Keterangan dari Tim Dokter Penguji yang ditunjuk
Menkes (KHUSUS PENSIUN KEUZURAN)
q. SKP 2 tahun terakhir
r. 6 (enam) lembar pas foto ukuran terbaru 3x4 berwarna

SOP Pensiun

Dalam menjalankan sistem administrasi pengajuan usul pensiun pada kantor

Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM)
Kabupaten Malang memiliki SOP yang dibuat sendiri sebagai acuan dalam
menjalankan pengajuan usul pensiun. Berikut SOP Pensiun yang digunakan:

Gambar 4. 1 Identitas SOP Pensiun

 Gambar 4. 2 SOP Pensiun
Sumber: Dokumen Perusahaan
Lanjutan Gambar 4.4
Lanjutan Gambar 4.4
Analisis dan Pembahasan

Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa penerapan sistem administrasi dalam

pengajuan usul pensiun di kantor BKPSDM Kabupaten Malang saat ini masih
menghadiapi permasalahan/kendala baik dari internal maupun eksternal. Beberapa
indikator permasalahan dalam penerapa sistem administrasi pengajuan usul pensiun
serta penyelesaian masalah dapat dirangkum pada tabel 4.1 beikut:

Tabel 4. 1 Analisis dan Pembahasan

No Masalah
1 Sumber Daya Manusia (SDM)
pada Sub Bidang Pengadaan dan
Pemberhentian Aparatur,
khususnya pegawai yang
mengurus dalam bidang pensiun
hanya berjumlah 5(lima) orang
pegawai dimana harus mengurus
berkas-berkas calon pensiunan
PNS seluruh pegawai di
Kabupaten Malang.
2 Persyaratan berkas yang harus
dipenuhi oleh calon pensiunan
PNS tidak lengkap, hal tersebut di
karenakan yang bersangkutan
kurang teliti atau tidak paham.
3 Aplikasi DOCUDigital yaitu
aplikasi pengajuan usul pensiun
yang ditujukan untuk golongan
IVB ke atas. Dalam proses
pengajuannya dinilai rawan
terhadap kesalahan data pegawai
karena hanya ter-filter atau hanya
dikoreksi 1(satu) kali oleh pihak
BKPSDM kemudian dikirim
langsung ke BKN Pusat dan
dicetak tanpa dikoreksi ulang.
Sedangkan Aplikasi SiArek, yaitu
aplikasi pengajuan usul pensiun
yang digunakan untuk golongan
Penyelesaian Masalah
Mengajukan usulan kepada
Kepala BKPSDM untuk
menambah pegawai khususnya
pada Subbidang Pengadaan dan
Pemberhentian Aparatur agar
pengurusan pensiun diurus
lebih cepat.
Menginformasikan secara
terperinci kepada calon pensiun
terkait berkas yang harus
dipenuhi.
Dalam pengajuan usul pensiun
pada aplikasi DOCUDigital
dikoreksi lebih teliti sebelum
diinput pada aplikasi, baik
pihak BKPSDM Kabupaten
Malang maupun pihak BKN.
 IVB ke bawah. Dalam proses
pengajuannya minim kesalahan
karena ter-filter atau dikoreksi
2(dua) kali yaitu oleh pihak
BKPSDM kemudian dikirim dan
dikoreksi ulang oleh pihak BKN
Kanreg II, setelah itu dikirim ke
BKN Pusat. Hanya saja berkas
yang harus di upload pada
aplikasi SiArek lebih banyak dari
pada aplikasi DOCUDigital.
4 Tidak tersedia genset, apabila Menyediakan genset dan
terjadi pemadaman listrik memperhatikan server internet
perangkat komputer, printer, dan untuk lebih optimal karena
alat scanner tidak dapat dalam proses pengajuan
digunakan. Kendala Internet, pensiun yang menggunakan
server aplikasi terganggu saat perangkat listrikyang terhubung
perawatan. ke internet, agar mencegah
terjadinya gagal dalam
pengusulan berkas pensiun ke
BKN.
5 Fasilitas pendukung seperti Mengajukan kepada bagian
printer dan alat scan hanya fasilitas kantor untuk
tersedia 1(satu) buah di ruangan. menambah alat printer dan
scanner, mengingat berkas
persyaratan pensiun yang
banyak dan harus segera
diajukan.
Menurut Trim (2018: 34-35), buku panduan (manual book) berisikan sekumpulan
informasi yang menjadi rujukan atau berupa instruksi-instruksi untuk melakukan
sesuatu. Buku ini disusun dan diterbitkan sebagai wadah/media penjelasan-penjelasan
untuk melakukan sesuatu. Pembuatan buku panduan/pedoman sistem administrasi
pengajuan usul pensiun akan memberikan dampak positif yang menunjang sistem
administrasi pengajuan usul penisun. Buku pedoman/panduan ini dapat memberikan
informasi kepada calon pensiun PNS terkait persyaratan apa saja yang harus dipenuhi
dan melampirkan sistem administrasi dalam pengajuan usul pensiun. Buku
panduan/pedoman yang diusulkan penulis ini juga layak untuk dipertimbangkan dalam
hal pengimplementasiannya karena kantor BKPSDM belum memiliki buku
panduan/pedoman yang dapat membantu penyelesaian permasalahan dalam sistem
pengajuan usul pensiun.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan peneitian yang dilakukan, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut:
1. Dalam menjalankan sistem administrasi pengajuan usul pensiun, BKPSDM
Kabupaten Malang berpedoman pada Perka BKN dan SOP Pensiun yang dibuat
oleh BKPSDM Kabupaten Malang.
2. Sumber Daya Manusia (SDM) pada Sub Bidang Pengadaan dan Pemberhentian
Aparatur, khususnya pegawai yang mengurus dalam bidang pensiun hanya
berjumlah 5(lima) orang pegawai dimana harus mengurus berkas-berkas calon
pensiunan PNS seluruh pegawai di Kabupaten Malang.
3. Persyaratan berkas yang harus dipenuhi oleh calon pensiunan PNS tidak lengkap,
hal tersebut di karenakan yang bersangkutan kurang teliti atau tidak paham.
4. Aplikasi DOCUDigital yaitu aplikasi pengajuan usul pensiun yang ditujukan untuk
golongan IVB ke atas. Dalam proses pengajuannya dinilai rawan terhadap
kesalahan data pegawai karena hanya ter-filter atau hanya dikoreksi 1(satu) kali
oleh pihak BKPSDM kemudian dikirim langsung ke BKN Pusat dan dicetak tanpa
dikoreksi ulang. Sedangkan Aplikasi SiArek, yaitu aplikasi pengajuan usul pensiun
yang digunakan untuk golongan IVB ke bawah. Dalam proses pengajuannya minim
kesalahan karena ter-filter atau dikoreksi 2(dua) kali yaitu oleh pihak BKPSDM
kemudian dikirim dan dikoreksi ulang oleh pihak BKN Kanreg II, setelah itu
dikirim ke BKN Pusat. Hanya saja berkas yang harus di upload pada aplikasi
SiArek lebih banyak dari pada aplikasi DOCUDigital.
5. Tidak tersedia genset, apabila terjadi pemadaman listrik perangkat komputer,
printer, dan alat scanner tidak dapat digunakan. Kendala Internet, server aplikasi
terganggu saat perawatan.
6. Fasilitas pendukung seperti printer dan alat scan hanya tersedia 1(satu) buah di
ruangan.

Dalam hal ini penulis melakukan usulan berupa buku pedoman/buku panduan yang
disusaikan dengan SOP (Standard Opersaional Prosedur) yang berjalan di Subbidang
Pengadaan dan Pemberhentian Aparatur BKPSDM Kabupaten Malang, terkait
persyaratan berkas yang harus dipenuhi calon pensiun dan alur dari sistem pengurusan
berkas pensiun.
Saran

Berdasarkan hasil analisis data dan kesimpulan yang telah dibuat, maka peneliti
mengajukan beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut:
1. Sumber Daya Manusia (SDM) yang berada di Subbidang Pengadaan dan
Pemberhentian Aparatur agar bisa ditambah, mengingat berkas pensiun yang harus
diusulkan sangat banyak agar pengajuan usul pensiun bisa lebih cepat di kerjakan.
2. Fasilitas penunjang berupa printer dan alat scanner ditambah.
3. Segera mengoptimalkan aplikasi Elredo (Elektronik Rekam Dokumen) agar
pegawai pensiunan bisa melihat status dari pengajuan usul pensiunnya.
4. Menyediakan genset agar tidak terkendala saat terjadi pemadaman listrik.
5. Koneksi internet lebih di optimalkan lagi agar pengajuan usul pensiun berjalan
lancar.

DAFTAR PUSTAKA

Alfiyatul , Muawanah. 2017. Prosedur Pelayanan Pensiun Pada Sub Bagian Umum Dan

Kepegawaian Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah.

Apandi, Idris. Mengenal Buku Pedoman. 23 Oktober 2020.

Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM)

Kabupaten Malang.

BUKU PANDUAN/PEDOMAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENSIUN

SUBBIDANG KEPANGKATAN PENGANGKATAN DAN

PEMBERHENTIAN BIDANG MUTASI (2017).

Herman, Sofyandi. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu

Mumtaz, Salsabila. Buku Pedoman. 01 Mei 2022.

Pebrianti, Leni. 2006. Analisis Prosedur Pengajuan Pensiun Golongan 1A Sampai 4A

di Dinas Pengelolaan Sumber Daya Air (PSDA) Propisinsi Jawa Barat. (Laporan
kerja praktek, Universitas Komputer Indonesia, 2006).
PEDOMAN PEMBERIAN PERTIMBANGAN TEKNIS PENSIUN PEGAWAI
NEGERI SIPIL DAN PENSIUN JANDA/DUDA PEGAWAI NEGERI SIPIL
(2018).

Peraturan Pemerintah No 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil.

Putri, Baiq. 2018. Manajemen Pelayanan Kenaikan Pangkat Pegawai Melalui Sistem
Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK). (Skripsi, Universitas Brawijaya,
2018).

Rosady, Ruslan. 2010. Metode Penelitian. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

Sugiharto, Syarat yang Harus Dipenuhi Pada Aplikasi Docudigital Apabila Mengajukan

Pensiun. 12 November 2020.

Sugiyono. 2007. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.

Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta.

Suharsimi, Arikunto. 1998. Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.

Takdir, Muhammad. 2010. Pelayanan Administrasi Pensiun Pegawai Negeri Sipil

(PNS) Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sinjai.

Tayibnapis, B. A. 1995. Administrasi Kepegawaian. Jakarta: Pradnya Paramita.

Undang-Undang No. 11 tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda

Pegawai.

Yolanda, Agnes. 2022. Pelaksanaan Proses Administrasi Pengurusan Pensiun Pada

Badan Kepegawaian Daerah Kota Pekanbaru.