1.

Deskripsi data tentang perencanaan tata usaha dalam meningkatkan kualitas layanan
administrasi di MTsN 3 Jombang
Membahas mengenai perencanaan tata usaha dalam meningkatkan kualitas layanan
administrasi di MTsN 3 Jombang. Perencanaan sendiri merupakan tahap awal manajemen.
Manajemen yang baik pasti tidak lepas dari adanya perencanaan yang baik dan matang. Oleh
karena itu, perencanaan merupakan tahap awal yang tidak dapat disepelekan. Dalam hal
manajemen tata usaha, perencanaan sangat dibutuhkan untuk dapat meningkatkan kualitas
layanan administrasi yang nantinya akan diberikan kepada pelanggan pendidikan.
Untuk memberikan pelayanan administrasi yang berkualitas dan melihat kebutuhan siswa
maupun pendidikan pasti dibutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten. Selain itu, sarana
dan prasarana yang menunjang keberlangsungan untuk memberikan pelayanan administrasi pun
juga harus dipenuhi demi kelancaran pemberian pelayanan administrasi. Perlu adanya pembagian
tugas atau job deskription dalam tata usaha di MTsN 3 jombang yang bertujuan untuk
memberikan pelayanan dengan optimal dan berjalan sesuai tugas masing-masing. Di MTsN 3
Jombang terdapat manajemen tata usaha yang ruang lingkup nya berkaitan dengan segala
administrasi tata usaha yang meliputi urusan organisasi dan kepegawaian, keuangan, dan surat
menyurat maupun arsip. Dalam mendukung keberlangsungan untuk memberikan pelayanan
administrasi yang berkualitas, pihak MTsN 3 Jombang sangat memperhatikan bagian sarana dan
prasarana yang dibutuhkan dalam menunjang layanan administrasi tersebut. Dalam ini juga setiap
staff tata usaha juga memiliki tugas masing-masing atau job description-nya yang mana menjadi
tanggungjawab dalam pekerjaannya yang bertujuan agar dalam suatu organisasi pun dapat
tercapai dengan adanya pembagian tugas. Hal ini diperkuat dengan pendapat Ibu Fauziah selaku
Ketua tata usaha di MTsN 3 Jombang:
“mengenai pembahasan perencanaan dalam tata usaha tentunya tidak bisa lepas dari
adanya sumber daya manusia, karena dengan adanya sumber daya manusia dapat
memberikan pengaruh yang besar terhadap layanan administrasi yang biasanya kita
menyebut dengan nama staff tata usaha yang masing-masing memiliki tugas dan
tanggung jawab dalam pekerjaannya. Selain sumber daya manusia yang memadai juga
perlu adanya sarana dan prasarana yang memadai juga. Dengan begitu pihak
madrasah sangat memperhatikan sarana prasarana untuk penunjang layanan
administrasi di MTsN 3 Jombang karena sarana dan prasarana menjadi salah satu
penunjang keberhasilan dalam memberikan layanan administrasi yang berkualitas
pada siswa atau masyarakat madrasah.” 1
Dari paparan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan yang ada di
bagian tata usaha untuk dapat meningkatkan kualitas layanan administrasi sangat baik dengan
memperhatikan sumber daya manusia dan sara prasarana yang memadai.

1
Wawancara dengan Ibu Fuziah (ketua TU MTsN 3 Jombang), 12 november 2022
 Dengan begitu, pihak MTsN 3 Jombang juga memperhatikan fasilitas kepada staff tata
usaha dengan memberikan akses internet sendiri untuk kantor tata usaha yang bertujuan agar staff
tata usaha dapat mengakses internet lebih mudah ketika memberikan layanan administrasi kepada
siswa maupun warga sekolah. Dengan segala usaha pihak sekolah membuat perencanaan yang
sangat memperhatikan sumber daya manusia dan sarana prasarana yang ada di tata usaha MTsN 3
Jombang dengan sangat baik demi meningkatkan kualitas layanan administrasi.
Perencanaan tata usaha di MTsN 3 Jombang dengan proses yang sistematis dalam satu
tahun sekali, yaitu mengadakan rapat tahunan dalam rangka menyampaikan laporan terhadap
pelayanan sekolah yang harus diperbaiki maupun diperbaharui oleh madrasah. Perencanaan ini
dibuat sesuai dengan aspek-aspek yang dibutuhkan mulai dari kebutuhan siswa hingga kebutuhan
pendidikan.
2. Deskripsi data tentang pelaksanaan tata usaha dalam meningkatkan kualitas administrasi
di MTsN 3 Jombang
Mengenai tentang pelaksanaan tata usaha dalam meningkatkan kualitas layanan
administrasi di MTsN 3 Jombang. Pelaksanaan juga merupakan bagian dari manajemen tata
usaha. Dalam pelaksanaan terkait dengan meningkatkan kualitas layanan administrasi ini pasti
harus sesuai dengan kebijakan yang sudah ditentukan dan tentunya juga harus sesuai dengan
program madrasah yang sudah ada. Dalam pelaksanaan tata usaha, MTsN 3 Jombang
mengoptimalkan sumber daya tata usaha yang ada dan melihat kebutuhan serta
pengembangannya. Sehingga prosesnya nanti bisa berjalan dengan baik.
Pelaksanaan tata usaha di MTsN 3 Jombang yang menjadi fokus utama adalah siswa dan
guru, mereka memerlukan bantuan tata usaha dalam hal administrasi berupa layanan keluar
masuk nya surat, layanan pengambilan ijazah sekaligus legalisir, dan layanan pembayaran atau
masalah keuangan siswa. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan Ibu Fauziah selaku
Keapala Tata Usaha MTsN 3 Jombang, yaitu:
“dalam hal pemberian layanan yang diberikan kepada peserta didik sendiri yaitu
meliputi pelayanan beasiswa bagi siswa yang kurang mampu maupun siswa berprestasi,
itu yang melayani ada dibagian komite bendahara. Sedangkan untuk melayani keluar
masuk nya surat ada dibagian persuratan sendiri, untuk pengambilan ijazah, legalisir
dan rekapan data ada dikepegawaian yang bidangnya bagian kesiswaan. Jadi itu adalah
sebagian contoh dari bentuk pelaksanaan dibidang administrasi yang dijakankan oleh
TU. Untuk pengambilan ijazah bagi alumni yang sudah lulus, ada kebijakan tersendiri
sebagai syarat untuk bisa mengambil ijazah tersebut. Diantaranya yaitu harus melunasi
 semua tanggungan madrasah, baik tanggungan keuangan maupun tanggungan buku
perpustakaan.”
Selanjutnya, dalam kegiatan pendayagunaan, pihak madrasah selalu berupaya untuk
meningkatkan kinerja administrasi yakni dengan peningkatan kualitas kepegawaian,
pengembangan sarana prasarana dan pelayanannya. Dengan demikian untuk setiap staff tata
usaha di MTsN 3 Jombang difasilitasi dengan sangat baik demi menjaga kualitas layanan
administrasi yang baik, dan tentunya dapat memuaskan pelanggan pendidikan. Selain sarana
prasarana, tentunya dalam pelaksanaan memberikan layanan administrasi tidak terlepas dari
pengawasan oleh kepala tata usaha sebagai atasan dari para staff. Pengawasan yang dilakukan
oleh kepala tata usaha sendiri yaitu berupa pengawasan melalui pembagian tugas masing-masing
staff tata usaha dan mengamati secara langsung.
3. Organizing
Pengorganisasian dalam ketatusahaan atau manajemen tata usaha ialah suatu proses
membagi pekerjaan yang disusun untuk membangun hubungan kerja sama antar individu atau
kelompok dalam sebuah kegiatan keadministrasian yang dibentuk dalam struktur tententu
untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Agar penempatan dalam pembagian tugas dan
tanggung jawab kerja sesuai dengan keahlian dari masing-masing staff tata usaha, maka
pengorganisasian dalam lingkup manajemen tata usaha sangat dibutuhkan. Pengorganisasian
tata usaha di MTsN 3 Jombang dilakukan dengan menyusun struktur organisasi sekolah dan
menempatkan setiap staff yang ada sesuai dengan tugas dan kompetensi yang dimiliki.
Adapun hasil observasi yang telah peneliti lakukan menunjukkan bahwa dalam
pengorganisasian tata usaha di MTsN 3 Jombang dilakukan dengan pembentukan struktur
organisasi yang tersusun dengan pembagian pekerjaan sesuai dengan kemampuan dari setiap
staff, yang dengan ini diharapkan agar tugas yang dilakukan dapat berjalan sesuai denga target.
Hal ini diperkuat dengan adanya struktur organisasi tata usaha pada table dibawah ini, yang
mana setiap staff tata usaha dituntut untuk mampu melasanakan tugas dan tanggung jawab
dengan mengacu pada tupoksi yang ada sesuai peraturan yang berlaku.
Struktur organisasi tata usaha MTsN 3 Jombang

No Nama Jabatan
1 Kepala Tata Usaha Fauzia muniatun, SH.
2 Peng. Kesiswaan sholihuddin
3 Peng. Ketenagaan / kepegawaian Sulistyoningsih, SE.
 4 Bendahara Umum KH. Anshori Sehah
5 Bendahara DIPA & Administrasi Keuangan Dr. Hj. Luluk Syarif H, M.Pd.
6 Bagian Kearsipan Siti Intichalun Nafi’ah

4. Actuating
Segala kegiatan yang ada di MTsN 3 Jombang bisa terlaksana dengan baik karena adanya
kegiatan yang menunjang semangat para staff atau karyawan tata usaha. Kegiatan tersebut
diantaranya yaitu adanya diklat yang diadakan oleh ketua tata usaha dan adanya kegiatan makan
bersama. Dengan adanya diklat ini mampu menambah pengetahuan para karyawan sehinga para
staff mampu menghadapi berbagai hal yang mungkin belum dipersiapakan atau diketahui
sebelumnya. Sedangkan dengan adanya makan bersama juga mampu menambah kedekatan dan
bisa menjadi salah satu bentuk perhatian kepala tata usaha MTsN 3 Jombang dengan para staff
tata usaha bisa terjalin dengan baik.
5. Controlling (Pengawasan) Tata Usaha dalam kegiatan administrasi di MTsN 3 Jombang
Tahap controlling (pengawasan) biasanya dilakukan setelah seluruh proses kegiatan
dijalankan, sehingga melalui tahap ini dapat diketahui kelemahan, kelebihan, dan faktor-faktor
yang mempengaruhinya. Tujuan dari adanya pengawasan adalah untuk memastikan semua
pelaksanaan manajmen tata usaha tidak menyimpang dari perencanaan yang ditentukan
sebelumnya. Dalam usaha meningkatkan kualitas administrasi madrasah tentu bukanlah suatu
langkah yang mudah untuk dilakukan. Untuk dapat mewujudkan kualitas administrasi yang baik
dan memiliki kualitas yang baik pula dalam kinerjanya maka dalam hal ini kepala madrasah harus
terlibat langsung dalam proses pengawasan tata usaha baik secara lisan maupun tingkah laku
dengan tujuan untuk mendukung peningkatan kualitas administrasi sekolah. Tahap controlling
(pengawasan) di MTsN 3 Jombang dilakukan langsung oleh ketua tata usaha dan kepala
madrasah MTsN 3 Jombang dengan cara melihat kehadiran pegawai melalui fingerprint dan
supervise. Tujuan dari adanya pengawasan tersebut adalah untuk memastikan semua pelaksanaan
manajemen tata usaha tidak menyimpang dari perencanaan yang ditentukan sebelumnya.
6. Evaluasi
Setelah tahap controlling (pengawasan) dalam manajemen tata usaha ada tahap yang
terakhir yaitu tahap evaluasi. Dalam kegiatan evaluasi pelayanan administrasi madrasah yaitu
dengan mengawasi atau melihat secara langsung proses pelayanan nya. Jika tidak memenuhi
syarat-syarat atau perencanaan awal maka pelayanan tersebut akan dilakukan perbaikan. Evaluasi
ini dilakukan ketika RAT (rapat anggaran tahunan) yang melibatkan semua pimpinan madrasah
dan staff tata udaha. Adapun evaluasi yang dilakukan secara tidak terencana kyaitu etika ada
masalah yang muncul atau ada kinerja yang bermasalah terkait dengan pelayanan administrasi.
Dengan adanya evaluasi maka bisa diketahui masalah-masalah yang muncul, sehingga semua
pihak yang terlibat bisa memperbaiki dan kesalahan yang terjadi tidak terulang kembali.