LAPORAN HASIL OBSERVASI

LAYANAN ADMINISTRASI, SOP SURAT DAN MACAM-MACAM SURAT

DI TK RAUDHATUL ATHFAL

Disusun untuk memenuhi mata kuliah Pratikum Manajemen Perkantoran dan

kearsipan

Dosen Pengampu : Nurmayuli, M.Pd

Disusun oleh:

Pebriana L.G. 220206117

Wulya hisbah salasatun 220206120

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AR-RANIRY
BANDA ACEH 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu Wa Ta'ala yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, serta inayah-Nya kepada kita semua. Shalawat dan
salam tak lupa pula kami sampaikan kepada junjungan kita Nabi Muhammad
Shallallahu 'AlaihiWasallam, keluarga, sahabat, serta para pengikut setia beliau.

Dalam kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati kami menyampaikan kata
pengantar yang merangkai setiap kalimat ini dengan harapan dapat memberikan
gambaran yang komprehensif mengenai observasi Pelayanan administrasi dan
pengelolaan surat di TK Raudhatul Athfal. Observasi ini disusun dalam rangka
memenuhi salah satu tugas mata kuliah Pratikum Manajemen perkantoran dan
kearsipan yang di ampu oleh ibu Nurmayuli, M.Pd Melalui penulisan observasi ini,
penulis berusaha menggali pemahaman lebih dalam mengenai Pelayanan administrasi
dan pengelolaan surat di TK Raudhatul Athfal. Penulis menyadari bahwa makalah ini
tidak terlepas dari keterbatasan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik, saran, dan
masukan yang bersifat membangun sangat penulis harapkan agar dapat menjadi
bahan refleksi dan pengembangan di masa yang akan datang.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat dan
kontribusi positif bagi para pembaca, khususnya bagi para pihak terkait dalam
layanan administrasi di TK Raudhatul Athfal.

Banda aceh, 30 Oktober 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................................. ii

A. PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1

B. TUJUAN LAPORAN ......................................................................................................... 3

C. MANFAAT LAPORAN OBSERVASI .............................................................................. 3

D. METODE OBSERVASI..................................................................................................... 3

E. HASIL OBSERVASI .......................................................................................................... 4

1. Layanan administrasi di TK Raudhatul Athfal ................................................................. 5

2. Surat Menyurat…………………………………………………………………………..7

F. PEMBAHASAN HASIL OBSERVASI ......................................................................... 13

1. Layanan administrasi…………………………………………………………………………………………………13

2. SOP surat…………………………………………………………………………………………………………………..16

3. Macam-macam surat………………………………………………………………………………………………….18

G. KESIMPULAN ................................................................................................................ 19

Saran……………………………………………………………………………………………………………………………..20

H. DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 21

iii
A. PENDAHULUAN
Layanan administrasi yang efektif merupakan salah satu syarat yang harus
dilaksanakan oleh setiap sekolah. Tanpa layanan administrasi yang efektif, sulit sekali
bagi sekolah untuk berjalan lancar menuju ke arah tujuan pendidikan dan pengajaran
yang seharusnya dicapai oleh sekolah itu. Layanan Administrasi adalah berbagai
aktivitas pengelolaan administrasi yang bersifat perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, pengawasan, kepegawaian, kesiswaan, evaluasi, pembiayaan dan
penyelesaian masalah, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang
tersedia baik personel, spiritual maupun material, untuk mencapai suatu tujuan
pendidikan di jenjang pendidikan tersebut. Karena itu, kepala sekolah sebagai
administrator sudah seharusnya memberikan layanan administrasi yang efektif di
sekolah yang dipimpinnya.

Efektivitas layanan administrasi terletak pada ketepatan dari aktivitasaktivitas

atau kegiatan-kegiatan layanan administrasi yang diberikan sehingga membuahkan
hasil nyata sesuai dengan mutu dan waktu yang telah diharapkan. Supaya layanan
administrasi itu tepat guna atau menjadi efektif, kepala sekolah perlu memahami,
menguasai, dan mempunyai kapasitas untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas atau
kegiatan-kegiatan layanan administrasi yang menjadi tanggung jawabnya. Menurut
Purwanto Kepala sekolah sebagai administrator pendidikan bertanggung jawab
terhadap kelancaran pelaksanaan dan pengajaran di sekolahnya. Oleh karena itu,
untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, kepala sekolah hendaknya
memahami, menguasai, dan mampu melaksa-nakan kegiatan-kegiatan yang
berkenaan dengan peranannya sebagai administrator pendidikan.1

Salah satu komponen pendidikan yang mempunyai peranan penting dalam

penyelenggaraan pendidikan pada semua jenjang pendidikan sebagaimana

1
Saleh, Rudy, Masluyah Suib, and Herculanus Sinju. "Peran kepala sekolah sebagai
administrator dalam neningkatkan efektivitas layanan administrasi di smp santu petrus pontianak."
Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran Khatulistiwa, (2016).”, Vol.2, No.2, (2017), hlm. 4.

1
dikemukakan di atas adalah tenaga kependidikan atau dari tingkat dasar sampai
menengah yang biasa disebut tenaga administrasi. Sebagai salah satu komponen
pendidikan yang memegang peranan penting, khususnya pelayanan manajemen
sekolah, maka pengambil kebijakan pendidikan perlu memberikan perhatian yang
baik terhadap staf manajemen sekolah. Memang benar, tenaga administrasi lembaga
pendidikan mempunyai peran dan fungsi yang strategis. Peran dan fungsi tersebut
berupa tugas manajemen sekolah, memberikan informasi dan pelayanan kepada siswa,
guru dan pimpinan sekolah serta semua pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu,
peran dan fungsi tenaga administrasi sekolah tidak bisa diabaikan, bahkan dapat
dianggap sebagai salah satu penunjang dalam penyelenggaraan pendidikan yang
bermutu di tingkat sekolah.2

Proses penyusunan SOP merupakan suatu siklus yang dimulai dari penilaian,
penilaian kebutuhan SOP, pengembangan SOP, implementasi, monitoring dan
evaluasi. Apabila hasil penilaian memerlukan perbaikan atau pembuatan SOP baru,
maka prosesnya dimulai kembali dari SOP tersebut. tahap penilaian kebutuhan
Penilaian kebutuhan merupakan proses awal penyusunan SOP. Prosedur ini dilakukan
untuk mengetahui kebutuhan penyusunan SOP.Bagi organisasi yang telah memiliki
SOP, langkah ini merupakan langkah mundur dari SOP yang telah dimilikinya dan
menentukan perubahan apa saja yang diperlukan. Untuk organisasi mana pun Jika
tidak ada SOP maka berikut adalah proses untuk mengidentifikasi SOP yang
diperlukan.3

2
Syamsuddin, pentingnya Membangun Kepercayaan (trust) Dalam Meningkatkan Kinerja
Pegawai Tata Usaha Sekolah, Jurnal Al-Ta’dib, Vol. 8, No.2, (2015), hlm.19.
3
Sinaga, Kariaman. "Penerapan Standar Operasional Prosedur dalam Mewujudkan Pekerjaan
yang Efektif dan Efisien pada Bidang Kepemudaan Di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera
Utara." Publik Reform Vol.2, No.2 (2017). hlm. 7.

2
B. TUJUAN LAPORAN
1) Untuk mengetahui bagaimana layanan administrasi disekolah Tk raudhatul
Athfal

2) Untuk Mengetahui Surat apa saja yang di buat TK Raudhatul Athfal

3) Untuk Mengetahui Macam-Macam surat Di sekolah TK Raudhatul Athfal

4) Untuk mengetahui kemana alur pembuatan surat-surat di tk Raudhatul Athfal

C. MANFAAT LAPORAN OBSERVASI

Meningkatkan pemahaman tentang prosedur operasional: Laporan ini akan
memberikan pemahaman yang jelas tentang langkah-langkah yang harus diikuti
dalam pengelolaan surat. Hal ini akan membantu semua pihak yang terlibat dalam
pengelolaan surat untuk memahami dengan jelas tugas dan tanggung jawab mereka,
sehingga dapat bekerja secara efisien dan efektif.

D. METODE OBSERVASI
Penyusunan laporan meliputi proses pengumpulan, pengorganisasian dan
penyajian informasi yang relevan dan akurat kepada pihak-pihak yang
berkepentingan. Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menyusun
laporan, tergantung konteks dan tujuan laporan. Berikut beberapa metode
penyusunan laporan yang umum digunakan:

1. Identifikasi Kebutuhan dan Tujuan: Dalam observasi ini digunakan

pendekatan kualitatif dengan jenis observasi dimana pengumpulan data
dilakukan secara mendalam untuk mendapatkan gambaran yang lengkap

3
 mengenai pelayanan administrasi, kop surat dan jenis-jenis pelayanan surat
lainnya.

2. Pengumpulan Data: Teknik pengumpulan data dalam observasi ini diperoleh

melalui laporan, catatan data lapangan, wawancara, dokumentasi dan catatan
hasil refleksi/diskusi yang dilakukan oleh peneliti dan mitra peneliti.

3. Analisis Data: Pada prinsipnya adalah bertujuan untuk mewujudkan

pemahaman terhadap hasil temuan, berdasarkan data pengamatan, wawancara
mendalam maupun dokumentasi.

4. Penyusunan Laporan: Setelah data dianalisis, langkah selanjutnya adalah

menyusun observasi. Observasi harus terstruktur dengan baik dan memiliki
bagian yang jelas seperti pendahuluan, metodologi, hasil, analisis,
kesimpulan dan rekomendasi. Gaya penulisan yang jelas dan ringkas juga
penting untuk membantu pembaca memahami laporan dengan mudah.

5. Penyajian Laporan: Selanjutnya penyajian data dilakukan dengan cara

mendeskripsikan data yang telah dipilah/direduksi kemudian diuraikan secara
rinci. Penguraian dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari TK
Raudhatuk Athfal. Analisis data dikelompokkan dan disusun ke dalam
kategori serupa untuk ditampilkan yang relevan dengan permasalahan yang
dihadapi. Setelah data disajikan, akan dilakukan kesimpulan/verifikasi yang
menjadi dasar pengambilan kesimpulan utama observasi.

E. HASIL OBSERVASI
Dalam layanan administrasi dan pembuatan sop surat itu dilakukan oleh
kepala sekolah TK Raudhatul Athfal. Adapun layanan administrasi, SOP surat dan
macam-macam surat yaitu:

4
1. Layanan administrasi di TK Raudhatul Athfal
Adapun yang di layanin dalam layanan administrasi di TK Raudhatul Athfal
yaitu:

1) Pendaftaran siswa : Menerima lamaran siswa baru, mengumpulkan catatan

dan mengurus tanda proses pendaftaran.
2) Pembayaran dan keuangan : Mengelola pembayaran uang sekolah, mencatat
pembayaran dan memberikan laporan keuangan kepada orang tua.
3) Jadwal kelas: Menyiapkan jadwal kelas harian dan mingguan untuk guru dan
siswa.
4) Mencatat data siswa: Mengelola data siswa, termasuk informasi pribadi,
riwayat akademik, dan catatan kehadiran.
5) Komunikasi Orang Tua: Jaga kontak dengan orang tua melalui surat, email,
atau aplikasi komunikasi khusus sekolah.
6) Menyelenggarakan pertemuan dan acara sekolah: Menyelenggarakan
pertemuan orang tua-guru, acara sekolah dan kegiatan ekstrakurikuler.
7) Pemeliharaan fasilitas: Mengelola pemeliharaan fasilitas sekolah seperti
ruang kelas, perpustakaan, dan area bermain.
8) Pembelian barang dan perlengkapan : Mengelola pembelian buku, alat tulis
dan perlengkapan sekolah lainnya.

Tupoksi kepala sekolah sebagai layanan administrasi dan pembuatan sop surat di TK
Raudhatul Athfal, dapat di lihat pada tabel berikut.

No Tugas fungsi

1. Menyusun dan mengelola Kepala sekolah membantu

berbagai dokumen administrasi mengorganisasi dokumen administrasi

5
 sekolah, termasuk data siswa, dengan sistematis, memastikan bahwa
staf, dan keuangan. dokumen-dokumen tersebut tersusun
dengan rapi dan mudah diakses.

2. Penyusunan surat resmi seperti Kepala sekolah memastikan bahwa

surat izin, surat pemberitahuan informasi yang disampaikan melalui
orang tua dan naskah resmi surat-surat resmi jelas, akurat, dan
lainnya yang berkaitan dengan lengkap, sehingga orang tua dan pihak
kegiatan sekolah. terkait memahami dengan baik isinya.

3. Berkomunikasi dengan guru dan Melalui komunikasi yang efektif dan

staf untuk memastikan dukungan yang berkelanjutan, kepala
kepatuhan administratif yang sekolah TK memastikan bahwa guru dan
baik serta mendukung mereka staf dapat melaksanakan tugas
dalam prosedur administratif. administratif dengan baik.

4. Pemeliharaan Fasilitas Sekolah Dengan memastikan fasilitas sekolah

dalam kondisi baik, kepala sekolah
dapat menciptakan lingkungan
pembelajaran yang optimal bagi siswa
dan guru

5. Pengelolaan Keuangan: Pengelolaan Keuangan: Memantau

Memantau dan mengelola dan mengelola anggaran sekolah serta
anggaran sekolah serta menyiapkan laporan keuangan yang
menyiapkan laporan keuangan diperlukan.
yang diperlukan.

6
2. Surat Menyurat
Adapun surat yang ada dalam sekolah TK Raudhatul Athfal yaitu:
1. Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi
lain atau individu. Dapat dipahami juga bahwa surat masuk adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi lain maupun perseorangan, baik diterima melalui
pos (kantor pos) maupun diterima dari perusahaan pengiriman dengan
menggunakan buku pengiriman.4
• Contoh surat masuk observasi
Surat masuk pada TK Raudhatul Athfal itu pertama di berikan dulu kepada
guru, lalu guru tersebut menyerahkanya kepada kepala sekolah, setelah
kepala sekolah menerimanya lalu di konfirmasi kepada guru, lalu guru
memberitahukan kepada pemberi surat tersebut.
Bagan surat masuk observasi

surat
datang

Pengirim
guru
surat

kepala
guru
sekolah

4Sawitri,
Alfiani Enggar, and Ana Irhandayaningsih. "Analisis penggunaan aplikasi tata surat
dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dinas kesehatan provinsi jawa tengah." Jurnal
Ilmu Perpustakaan Vol.6, No.3 (2019), hlm.3.

7
Gambar surat masuk ( surat observasi)

• Contoh surat undangan

Contoh suratnya seperti surat undangan maulid, sekolah lain langsung
memberikan surat undangan tersebut kepada kepala sekolah TK Raudhatul
Athfal untuk mengundang acara maulid yang diselenggarakan di sekolah lain.
Contoh gambar surat masuk

8
Gambar 1 : Surat undangan Maulid

9
Gambar 2 : Surat Undangan perlombaan

10
2. Surat keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu organisasi atau lembaga
penerbit kepada organisasi dan individu di luar organisasi tersebut. Surat keluar
dapat berupa surat formal yang ditulis dengan format dan gaya formal, atau surat
yang lebih informal dan santai tergantung konteks dan tujuan pengiriman.5
• Contoh surat keluar surat rekomendasi
Kepala sekolah membuat surat rekomendasi kepada seorang guru

Bagan Pembuatan Surat Keluar

kepala sekolah
guru penerima surat
( Pembuatan surat)

5Hidayatullah,
Rahmat, Vivi Asmawati, and Deasy Wahyuni. "Aplikasi Manajemen Surat
Masuk dan Surat Keluar Berbasis Mobile di Perum Bulog Subdivre Dumai." JISKA Jurnal Informatika
Sunan Kalijaga, Vol.5, No.2 (2020), hlm.3.

11
Berikut Contoh gambar surat keluar

Gambar 1: surat rekomendasi

3. Kode surat
Kode surat adalah sistem penomoran atau penandaan yang digunakan untuk
mengidentifikasi dan mengklasifikasikan surat-surat dalam suatu organisasi atau
lembaga. Tujuan penggunaan kode surat adalah untuk memudahkan pengelolaan,
pencarian dan penyimpanan surat. Kode huruf biasanya terdiri dari rangkaian angka,
huruf, atau kombinasi keduanya, unik untuk setiap huruf. Kode pesan dapat mencakup
informasi seperti jenis pesan, asal atau tujuan pesan, departemen atau divisi yang

12
terlibat, dan tanggal atau tahun pesan dikirim. Kode surat dapat ditetapkan berdasarkan
kebutuhan dan kebijakan organisasi yang berbeda.

Contohnya:

No: Ra.01.07.8/FQ/057/III/2023

Ra. 01.07.8 = Kode resmi TK Raudhatul Athfal

FQ = Nama Lembaga pembuat surat

057 = nama urut surat di buku agenda

III = Bulan pembuatan surat

2023 = Tahun pembuatan surat

F. PEMBAHASAN HASIL OBSERVASI

1. Layanan administrasi
Pada dasarnya administrasi adalah suatu kegiatan struktural sekolah yang
bertujuan untuk memperlancar proses penyelenggaraan kegiatan sekolah dengan
melibatkan pimpinan sekolah, tenaga kependidikan dan non kependidikan, serta
siswa, pelajar, dan praktisi lainnya.

Menurut Mahmud, "layanan administrasi meliputi pembayaran uang sekolah

dan persiapan sertifikat, dan lain-lain." Standar pelayanan administrasi yang
dimaksud dalam Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 tentang Tenaga
Administrasi Sekolah (TAS) antara lain: 1) Kepala Staf Administrasi Sekolah, 2)
Orang yang melaksanakan pekerjaan administrasi sekolah, meliputi: a) Orang
yang melaksanakan tugas administrasi siswa, b) melaksanakan tugas administrasi
program, dan c) melaksanakan tugas pengelolaan sarana dan prasarana.

13
 Di bawah ini tugas tenaga administrasi sekolah/madrasah berdasarkan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 24 Tahun 2008 tentang Tenaga
Administrasi Sekolah (TAS), antara lain:

1. Kepala Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah

Dalam hal ini, staf administrasi kepala sekolah/madrasah bertanggung jawab

mengarahkan pelaksanaan tugas-tugas administrasi, meliputi manajemen sekolah,
perlengkapan sekolah, sumber daya manusia, dan keuangan.

Lebih khusus lagi, tugas kepala staf administrasi sekolah/madrasah meliputi: 1)

Menyusun program tahunan staf administrasi sekolah yang meliputi program
tahunan sekolah dan program sekolah pada tingkat jangka menengah dan jangka
panjang; 2) Menyusun rincian tugas tim manajemen sekolah sesuai dengan kondisi
yang ada; 3) Melaksanakan pengendalian internal terhadap staf administrasi
sekolah; 4) Menjaga kelancaran administrasi sekolah; 5) Memimpin, membimbing
dan mengembangkan tim manajemen sekolah; 6) Memecahkan permasalahan
manajemen sekolah; 7) Pekerjaan lain yang berkaitan erat dengan usaha kepala
staf tata usaha sekolah.

a. Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan

Melaksanakan pengelolaan siswa, bertanggung jawab kepada kepala staf
administrasi sekolah/madrasah, dengan rincian tugas antara lain: 1)
Menyelesaikan buku pegangan siswa, 2) Menyelesaikan buku pelajaran; 3)
Melengkapi buku pindahan siswa; 4) Buat kelompok; 5) Membuat daftar
siswa berdasarkan kelas; 6) Buat kode siswa; 7) Mendaftarkan siswa yang
tidak hadir; 8) Tugas-tugas lain yang berkaitan dengan masalah
pengelolaan kemahasiswaan.

b. Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum

14
 Memastikan pengelolaan program, bertanggung jawab kepada kepala staf
administrasi sekolah/madrasah, dengan rincian tugas meliputi:
berkoordinasi dengan wakil direktur sekolah dalam: 1) Pengelolaan
program secara keseluruhan; 2) Berdasarkan masukan guru, masukkan
nilai ke dalam file nilai, secara manual atau digital; 3) menyiapkan daftar
peserta ujian akhir akhir (UAS) dan ujian nasional; 4) Melaksanakan tugas-
tugas lain yang berkaitan dengan manajemen kurikulum.

c. Pelaksana Urusan Sarana dan Prasarana

Pengelolaan inventaris dan perlengkapan sekolah menjadi tanggung jawab
kepala staf administrasi sekolah/madrasah, dengan rincian tugas antara
lain: 1) Pendataan dan inventarisasi fasilitas meliputi : bidang tanah,
bangunan, inventarisasi perabot sekolah dan lain-lain.
peralatan yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran rutin,
pendataan perabot dan peralatan sekolah yang rusak; 2) Membawa/menarik
barang; 3) Menerima dan mencatat pembelian ATK; 4) Memelihara sarana
dan prasarana sekolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 PP 19 ayat
(1) dan (2); 5) Melakukan pekerjaan lain yang berkaitan dengan masalah
infrastruktur.

Layanan administrasi Pada sekolah TK Raudhatul Athfal yaitu yaitu

Pendaftaran siswa, surat menyurat, Pembayaran dan keuangan, Jadwal kelas,
Mencatat data siswa, Komunikasi Orang Tua, Menyelenggarakan pertemuan dan
acara sekolah, Pemeliharaan fasilitas, Pembelian barang dan perlengkapan.

Berdasarkan uraian di atas, maka disimpulkan bahwa layanan administrasi

adalah suatu kegiatan yang di berikan oleh pegawai administrasi kepada pihak
yang membutuhkan layanan administrasi di sekolah, yang pelaksanaannya

15
berdasarkan pada standar-standar dan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai
administrasi sekolah yang telah di tetapkan pemerintah dalam sebuah peraturan. 6

2. SOP surat
Menurut pengertian umum surat adalah untuk menyampaikan maksud secara
tertulis. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya hanya dikenal sebagai alat
untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut merupakan
pengertian dalam arti sempit, akibat dari anggapan bahwa surat hanya alat untuk
menyampaikan berita, padahal surat mengandung aspek yang jauh lebih luas
mencakup informasi tertulis. Keterangan tertulis yang dimaksud di sini adalah
keterangan yang berupa berita atau berita , seperti usul, perintah, panggilan, dan
permintaan. Surat dapat juga digunakan sebagai keterangan tertulis, keterangan
tercatat, misalnya surat , kartu identitas, akta dan kontrak.

Maka dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah
informasi tertulus yang dapat diperguanakan sebagai alat komunikasi tulisan yang
dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus yang berlaku untuk surat
menyurat. Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak ke pihak lain dapat
atas nama orang perseorangan (individu) dan dapat juga atas nama suatu instansi
atau organisasi tertentu. Kegiatan pengiriman surat oleh perorangan
(perseorangan) atau organisasi disebut korespondensi dan penulisnya disebut
koresponden. Meliana,2008.

a. Pengertian Surat Masuk

Surat Masuk adalah semua surat yang dikirimkan kepada, ditujukan dan
diterima oleh organisasi, dunia usaha atau instansi, baik dari perseorangan
maupun dari organisasi, dunia usaha, instansi dan lain-lain.
b. Pengertian Surat Keluar

Abia Trifosa, “Studi Layanan Administrasi di SMA Negeri”, Jurnal Administrasi Pendidikan,
6

Vol. 1, No.1, (2022), hlm.93-94.

16
 Surat yang dikirimkan oleh suatu instansi atau perusahaan kepada instansi
atau perusahaan lain Surat yang dikirimkan oleh suatu instansi atau
perusahaan lain atau untuk kepentingan internal. 7

Standar adalah peluang terdokumentasi yang mencakup spesifikasi atau

spesifikasi tepat yang digunakan sebagai aturan, pedoman, atau definisi khusus
untuk memastikan konsistensi suatu item, produk, proses, program atau layanan.

Operasi ini mempunyai kata dasar bedah yang berarti proses pembedahan.
Namun, kata aktivitas mengacu pada keseluruhan proses penerapan, pelaksanaan,
penerapan atau pengelolaan dalam suatu organisasi atau bisnis. Prosedur adalah
sekumpulan perintah atau aturan yang mempunyai suatu operasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, yang dimaksud dengan “proses”

adalah langkah operasional untuk melakukan suatu kegiatan. Selain itu, ia
memiliki metode yang ditentukan langkah demi langkah untuk memecahkan suatu
masalah.

Proses penyusunan SOP merupakan suatu siklus yang diawali dengan

penilaian, penilaian kebutuhan SOP, pengembangan, penerapan, pemantauan dan
evaluasi SOP. Apabila berdasarkan hasil evaluasi diperlukan perbaikan atau
dibuat SOP baru maka proses dimulai lagi dari tahap penilaian kebutuhan SOP.

Tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan standar operasional prosedur

(SOP) penyelenggaraan pemerintahan adalah dengan mengkomitmenkan apa yang
dilakukan oleh satuan kerja instansi pemerintah untuk mencapai pemerintahan
yang bersih, karena pentingnya standar operasional prosedur bagi badan pengatur
pemerintah di lingkungan pemerintahan.

7Joko
Agus Prawono, Sistem informasi pengelolaan Surat Masuk dan surat Keluar di Stmik
AUB Surakarta, Jurnal Informatika, Vol. 2. No.1, (2015), hlm.27.

17
 Adapun surat yang ada di dalam sekolah Raudhatul Athfal yaitu surat masuk
dan surat keluar. Surat masuk contoh nya seperti surat observasi, surat undangan,
surat keterangan sehat dan lain-lain. Sedangkan Surat keluar contoh nya seperti:
surat pendaftaran, surat panggilan orang tua, surat prestasi, surat pindah, dan lain-
lain.

3. Macam-macam surat
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam mencari
jenis huruf, kita dapat melihatnya dari berbagai sudut pandang, misalnya:

a. Menurut bentuknya
Menurut bentuk nya yaitu seperti: Kartu pos, Surat pos, Surat pengantar,
Memo dan catatan, Telegram, Surat Pengantar.

b. Sesuai dengan tujuannya

Contoh nya seperti: Surat pemberitahuan, Surat perintah, Surat permintaan,
Surat pengingat, Surat pengaduan, surat susulan, surat keputusan, surat
laporan, surat perjanjian, surat pesanan pembelian dan lain-lain

c. Sesuai dengan sifat isi dan asal usulnya

Sesuai dengan sifat nya yaitu: Surat dinas, Surat bisnis, Surat pribadi, Surat
yang isinya masalah sosial,

d. Menurut jumlah penerima

Adapun menurut jumlah penerima yaitu: Surat biasa: Untuk satu orang
(pejabat atau organisasi), Surat edaran (Untuk beberapa

18
 orang/pejabat/organisasi), Surat pengumuman (Untuk sekelompok
masyarakat).8

Pada TK Raudhatul Athfal ada macam-macam surat yang dapat di ketahui

yaitu: surat undangan, surat prestasi, surat pindah, surat pendaftaran, surat
panggilan orang tua dan lain-lain.

G. KESIMPULAN
Jadi dapat kami simpulkan bahwa pada sekolah TK Raudatul Athfal yang
mengelola administrasi atau tata usaha pada sekolah tersebut adalah kepala
sekolah itu sendiri. Adapun yang dilayani dalam administrasi sekolah TK
Raudhatul Athfal yaitu Pendaftaran siswa, surat menyurat, Pembayaran dan
keuangan, Jadwal kelas, Mencatat data siswa, Komunikasi Orang Tua,
Menyelenggarakan pertemuan dan acara sekolah, Pemeliharaan fasilitas, Pembelian
barang dan perlengkapan.

Ada banyak tugas kepala sekolah sebagai administrasi, salah satunya yaitu:
menyusun dan mengelola berbagai dokumen administrasi sekolah, Penyusunan
surat resmi, Berkomunikasi dengan guru dan staf untuk memastikan kepatuhan
administrasi yang baik serta mendukung mereka dalam prosedur administratif,
Pemeliharaan Fasilitas Sekolah, pengelolaan keuangan.

Adapun surat yang ada di dalam sekolah TK Raudhatul Athfal yaitu surat
masuk dan surat keluar. Surat masuk contoh nya seperti surat observasi, surat
undangan, surat keterangan sehat dan lain-lain. Sedangkan Surat keluar contoh
nya seperti: surat pendaftaran, surat panggilan orang tua, surat prestasi, surat

8Tiara
Citra Mukti, ‘Pengaruh Standar Operasional Prosedur (Sop) Pelayanan Terhadap
Kepuasan Konsumen’, Edisi Januari, 2.1 (2017), 14–26.

19
pindah, dan lain-lain. Alur pembuatan surat pada TK Raudhatul Athfal itu
berbeda-beda tergantung pada jenis-jenis surat tersebut. Dan pengurusan surat-
surat tersebut dilakukan oleh satu orang saja yaitu kepala sekolah itu sendiri,
sehingga alurnya itu tidak terdapat alur yang panjang.

Saran
Untuk mencapai tujuan yang di harapkan, maka kami memberikan beberapa
saran yang di harapkan dapat memberikan manfaat. Adapun saran-saranya antara
lain:

1. Kepala sekolah hendaknya menambah personil dari tenaga administrasi

sesuai dengan analisis kebutuhan pegawai.
2. Diharapkan dapat dikembangkan lebih lanjut dalam bentuk aplikasi.
3. Produksi surat elektronik diharapkan semakin meningkat sehingga surat
tidak lagi berbentuk kertas.
4. Sekolah diharapkan dapat membantu mereka yang bertanggung jawab
melaksanakan tugas administratif untuk mengembangkan keterampilannya.
5. menyarankan perlunya menciptakan lingkungan sekolah yang mendorong
inovasi dan kreativitas dalam manajemen, didukung oleh keterampilan
dalam penggunaan perangkat teknologi informasi dan komunikasi terkini.

20
H. DAFTAR PUSTAKA
Abia Trifosa, (2022) “Studi Layanan Administrasi di SMA Negeri”, Jurnal
Administrasi Pendidikan, Vol. 1, No.1.
Hidayatullah, R., Asmawati, V., & Wahyuni, D. (2020). Aplikasi Manajemen Surat Masuk
dan Surat Keluar Berbasis Mobile di Perum Bulog Subdivre Dumai. JISKA Jurnal
Informatika Sunan Kalijaga, Vol.5, No.2.

Joko Agus Prawono, (2015), Sistem informasi pengelolaan Surat Masuk dan surat
Keluar di Stmik AUB Surakarta, Jurnal Informatika, Vol. 2. No.1.
Saleh, Rudy, (2017) Masluyah Suib, and Herculanus Sinju. "Peran kepala sekolah
sebagai administrator dalam neningkatkan efektivitas layanan administrasi di
smp santu petrus pontianak." Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran
Khatulistiwa, (2016).”, Vol.2, No.2.
Sawitri, A. E., & Irhandayaningsih, A. (2019). Analisis penggunaan aplikasi tata
surat dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dinas kesehatan
provinsi jawa tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan,Vol.6, No.3.

Sinaga,k, (2017), "Penerapan Standar Operasional Prosedur dalam Mewujudkan

Pekerjaan yang Efektif dan Efisien pada Bidang Kepemudaan Di Dinas
Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara." Publik Reform vol.2.vol.2.
Syamsuddin, (2015), pentingnya Membangun Kepercayaan (trust) Dalam
Meningkatkan Kinerja Pegawai Tata Usaha Sekolah, Jurnal Al-Ta’dib, Vol. 8,
No.2.
Tiara Citra Mukti, (2017), ‘Pengaruh Standar Operasional Prosedur (Sop) Pelayanan
Terhadap Kepuasan Konsumen’, Edisi Januari, 2.1.

21
Foto bersama kepala sekolah ( Layanan Administrasi ) TK Raudhatul Athfal

Gambar: 1

Gambar: 2

22