LEADERIA:

JURNAL MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

Volume 1, Nomor 1, November 2022, Hal. 1-8

EFEKTIVITAS PELAYANAN ADMINISTRASI/UMUM OLEH SUB

BAGIAN KESEKRETARIATAN PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN
JEMBER

Rosa Kamelia Azizah1, Siti Aminah Prayogo2, Jam Hariyadi3 (ditulis tanpa gelar)
1&2
Program Studi Manajemen Pendidikan Islam/Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan/Universitas
Islam Negeri KH. Achmad Siddiq Jember, Jl. Mataram No. 1Mangli Jember, Jawa Timur-Indonesia
(68131)
e-mail: rosakamelia12@gmail.com
3
Instansi Dinas Pendidikan Kabupaten Jember, Kreongan, Patrang, Jember, Jawa Timur-Indonesia
(68111)

ABSTRACT
This study aims to determine the effectiveness of the implementation of
administrative services at the Education Office of Jember Regency. The type of research
conducted is descriptive qualitative which aims to obtain a general description of the level
of effectiveness of administrative services for educators and employees who are at the
Jember Regency Education Office, as well as inhibiting and supporting factors.
The conclusion is that to improve the effectiveness of administrative services at
the Education Office of Jember Regency, it is necessary to improve and improve
employee performance in providing services, so that the quality of administrative services
provided in the future will be better and increase. For this reason, it is necessary to
regenerate more qualified employees at the Education Office of Jember Regency,
especially in the Secretariat Sub-Section, increase knowledge and skills both formally and
informally, increase the number of infrastructure and facilities that can support the quality
of good administrative services.
Keywords: Effectiveness, Service, Administrative Service

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas pelaksanaan pelayanan
administrasi pada Dinas Pendidikan Kabupaten Jember. Jenis penelitian yang dilakukan
adalah deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk memperoleh gambaran umum tentang
tingkat keefektifan pelayanan administrasi terhadap tenaga pendidik serta pegawai yang
berada pada instansi Dinas Pendidikan Kabupaten Jember, serta faktor penghambat dan
pendukung.

Kesimpulan bahwa untuk meningkatkan efektivitas pelayanan administrasi pada

Dinas Pendidikan Kabupaten Jember perlu adanya perbaikan dan peningkatan kinerja
pegawai dalam memberikan pelayanan, agar kualitas pelayanan administrasi yang
Leaderia: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam

diberikan pada masa yang akan datang menjadi lebih baik dan meningkat. Untuk itu
kiranya yang harus dilakukan regenerasi pegawai yang lebih berkualitas di Dinas
Pendidikan Kabupaten Jember terkhusus pada Sub Bagian Kesekretariatan, meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan baik secara formal maupun informal, penambahan jumlah
prasarana dan sarana yang dapat menunjang kualitas pelayanan administrasi yang baik.

KataKunci: Efektivitas, Pelayanan, Pelayanan Administrasi

PENDAHULUAN
Menghadapi globalisasi yang penuh dengan tantangan dan peluang, para aparatur
pemerintah hendaknya bisa memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dengan
berorientasi kepada kebutuhan dan kepuasan penerima pelayanan sehingga dapat
meningkatkan daya saing dalam pemberian pelayanan umum.

Teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang semakin pesat menuntut

lembaga-lembaga pemerintahan untuk meningkatkan kinerjanya. Penggunaan teknologi
dan system informasi juga untuk mewujudkan praktek dalam penyelenggaraan
pemerintah supaya lebih efektif dan efisien, sehingga akuntabilitas pemerintah meningkat,
seperti pada Dinas Pendidikan Kabupaten Jember.

Dari aspek teoritis dikemukakan bahwa sumber daya manusia (pegawai)

memegang peranan dominan dalam efektivitas pelayanan dalam organisasi. Hal ini
sesuai dengan pradigma baru yang mengindikasikan bahwa sumber daya manusia
merupakan asset yang terpenting. Oleh sebab itu optimalisasi pelayanan yang efisien dan
efektif menjadi perhatian utama pemerintah agar dapat menyajikan pelayanan public yang
prima.

Kinerja pelayanan yang memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM) merupakan

salah satu faktor yang menjadi harapan semua pihak dalam melakukan pelayanan yang
tepat bagi masyarakat, dan sekaligus mendorong masyarakat untuk melakukan control
terhadap kinerja pelayanan yang diberikan.

Reformasi birokrasi baik pada pemerintah pusat maupun pemerintah daerah

marupakan kebutuhan dalam upaya mewujudkan pemerintahan yang baik (good
govermance). Ini pada dasarnya bertujuan untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih
efektif kepada masyarakat. Baik buruknya pelayanan yang diberikan pemerintah dalam
menjalankan fungsinya sebagai institusi public yang bertanggung jawab terhadap
kesejahteraan dan pemenuhan kebutuhan public. Ini menunjukkan bahwa kinerja

Vol. 1, No. 1, November 2022, Hal. 1-8 2

Leaderia, Vol. 1, No.1, November 2022, Hal. 1-8

organisasi pemerintahan dengan segala perangkat teknisnya harus lebih diarahkan pada
fungsi pokok melayani masyarakat sebagai hal yang utama sebagaimana tersirat dalam
semangat desentralisasi.

Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata dan dibenahi saat ini
adalah formasi pegawai yang sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi
serta fungi dan tugas pokok yang diemban. Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Jember
sebagai instansi pemerintah, memiliki pegawai yang pada dasarnya mempunyai karakter
yang berbeda-beda. Dari perbedaan tersebut bisa saja dipengaruhi oleh pengetahuan,
keterampilan, sikap, kedisiplinan dan faktor lainnya. Keadaan tersebut menimbulkan
perbedaan kemampuan para pegawai dalam hal melaksanakan tugas yang dibebani
kepadanya. Sehingga tingkat efektivitas kerja pegawai juga akan bervariasi. Dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi kerja Dinas Pendidikan Kabupaten Jember dapat terlihat
kesenjangan antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja nyata yang dihasilkan.

Pengamatan awal atau fenomena rendahnya efektivitas kerja pegawai dalam

pelayanan administrasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Jember, antara lain 1)
Kepemimpinan, 2 Pengawasan, 3) Koordinasi antar sub bagian dinas yang masing-masing
membawahi beberapa seksi sub bagian, 4) Disiplin kerja pegawai, 5) Semangat kerja, 6)
Pembagian kerja, 7) Tata kerja yang ada, 8) Hubungan insani kemampuan pegawai dan
sebagainya.

Persoalan efektivitas kerja merupakan hal yang sangat mendasar dalam

pelaksanaan kerja. Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas, kualitas, dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target
yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya. Suatu kegiatan dikatakan efisien apabila
dikerjakan dengan benar dan sesuai dengan prosedur sedangkan dikatakan efektif bila
kegiatan tersebut dilaksanakan dengan benar dan memberikan hasil yang bermanfaat.

Melakukan pelayanan administrasi terhadap pegawai negeri sipil maupun

lingkungan Pemerintah Kabupaten Jember merupakan tugas dari Dinas Pendidikan
Kabupaten Jember khususnya Sub bagian Kesekretariatan/TU oleh karena itu
peningkatan kualitas pelayanan harus menjadi komitmen setiap pegawai yang bekerja
pada Sub bagian Kesekretariatan. Untuk mngetahui kesenjangan pelayanan, untuk melihat
kualitas pelayanan yang diberikan menjadi prioritas utama dalam upaya peningkatan
pelayanan administrasi yaitu, (1) Kelengkapan Data, (2) Kecepatan Pelayanan
Administrasi, Atribut kemampuan Menanggapi dan (3) Atribut Fasilitas. Adanya
perencanaan yang baik dalam peningkatan sarana dan prasarana, jumlah pegawai,
Leaderia: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam

pendidikan dan latihan serta pengetahuan dan keterampilan pegawai, komitmen yang kuat
dan konsistensi dari atasan, disusunnya standarisasi kualitas pelayanan yang dapat
menjadi tolak ukur dan dievaluasi menjadi prioritas yang dilakukan oleh Sub bagian
Kesekretariatan Dinas Pendidikan Kabupaten Jember dalam upaya peningkatan kualitas
bagi pegawai negeri sipil dan tenaga honorer yang berprofesi sebagai tenaga
kependidikan di Dinas Pendidikan Kabupaten Jember.

Dari latar belakang dan permasalahan tersebut, maka dapat penulis rumuskan
masalah sebagai berikut Bagaimana Efektivitas Pelayanan Administrasi/umum oleh Sub
Bagian Kesekretariatan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Jember dan Apa Saja Faktor-
Fakor yang Mempengaruhi Efektivitas Pelayanan Administrasi oleh Sub Bagian
Kesekretariatan. Sedangkan tujuan dari penelitian berdasarkan rumusan masalah tersebut
adalah Untuk Mengetahui Bagaimana Efektivitas Pelayanan Administrasi oleh Sub Bagian
Kesekretariatan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Jember dan Faktor yang
Mempengaruhi Efektivitas Pelayanan Administrasi oleh Sub Bagian Kesekretariatan Dinas
Pendidikan Kabupaten Jember.

METODE

Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan

menggunakan prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata tertulis
atau lisan dari orang dan perilaku yang dapat diamati, dasar penelitian ini didasari pada
pendekatan survey. Adapun pengukuran variable dalam penelitian ini mengenai tingkat
keefektifan meliputi responsive pegawai, kemampuan yang dimiliki, sarana dan prasarana
yang memadai, serta waktu yang dibutuhkan selama proses administrasi hingga
menemukan hasil akhirnya.

Pendekatan kualitatif adalah data yang berbentuk kata, kalimat, skema dan gamba.
Dengan data kualitatif kita dapat mengikuti dan memahami alur peristiwa secara
kronologi, menilai sebab-akibat dalam lingkup pikiran orang-orang stempat dan
memperoleh penjelasan yang banyak dan bermanfaat.
Konsep Efektivitas

Efektivitas adalah sarana dan prasarana yang harus dipenuhi untuk pencapaian
sesuatu hal. Efektivitas merupakan rangkaian input, proses dan output dalam
memandang suatu hal tertentu. Dalam Kamus Besar Bahasan Indonesia dikemukakan
bahwa efektif berarti ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya) manjur atau

Vol. 1, No. 1, November 2022, Hal. 1-8 4

Leaderia, Vol. 1, No.1, November 2022, Hal. 1-8

mujarab dapat membawa hasil. Jadi efektivitas adalah adanya kesesuaian antara orang
yang melaksanakan tugas dengan sasaran yang dituju. Efektivitas adalah suatu ukuran
yang menyatakan seberapa jauh target yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana
target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu. Menurut Ravianto dalam Sari (2019)
Efektivitas adalah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang
menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan. Artinya apabila suat pekerjaan
dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya, maupun
mutunya, maka dapat dikatakan efektif.

Menurut Siagian dalam Marsurian (2017) berpendapat bahwa ada beberapa

kriteria yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas kerja dari organisasi yang
memberikan pelayanan: 1) Faktor waktu disini maksudnya adalah ketepatan waktu dan
kecepatan waktu dari pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Hanya saja
penggunaan ukuran tepat tidaknya atau cepat tidaknya pelayanan yang diberikan berbeda
dari satu orang ke orang lainnya. Terlepas dari penilaian subjektif yang demikian, yang
jelas ialah faktor waktu dapat dijadikan sebagai salah satu ukuran efektivitas kerja. 2)
Faktor kecermatan ini dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas kerja
organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini adalah faktor ketelitian
dari pemberi pelayanan kepada masyarakat. Masysrakat akan cenderung tidak
memberikan nilai terlalu tinggi kepada pemberi pelayanan, apabila terjadi banyak
kesalahan dalam proses pelayanan, meskipun diberikan dalam waktu yang singkat. 3)
Faktor gaya pemberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat dan
biasanya digunakan dalam mengukur efektivitas kerja. Yang dimaksud gaya disini adalah
cara dan kebiasaan pemberi pelayanan alam memberikan jasa kepada masyarakat. Bisa
saja masyarakat tidak sesuai dengan gaya yang diberikan oelh pelayanan. Jika berbicara
dengan suatu hal yang menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan
termasuk hal yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang
yang bersangkutan.

Pelayanan Administrasi

Pelayanan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang
dengan landasan tertentu dimana tingkat pemuasannya hanya dapat dirasakan oleh orang
yang melayani atau dilayani, tergantung kepada kemampuan penyediaan jasa dalam
memenuhi harapan pengguna. Pelayanan pada hakekatnya adalah serangkaian kegiatan
atau merupakan proses yang berlangsung secara rutin dan berkesinambungan meliputi
seluruh kehidupan orang dalam masyarakat. Adapun pelayanan administrasi adalah
Leaderia: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam

bagian dari pelayanan public, dan menjadi ranah Negara melalui pemerintah yang
berinteraksi dengan lembaga non pemerintah dan warga negaranya dalam menyediakan
kebutuhan masyarakat terhadap barang dan jasa public secara luas.

PENELITIAN TERKAIT
1. Yuriko Abdussamad, Sistem Pelayanan Administrasi

2. Ridho Syofianto, Efektivitas Pelayanan Administrasi di Pemerintahan Nagari Lubuk

Gadang Timur Kecamatan Sangir Kabupaten Solok Selatan, 2020

3. Fransisca Agutina, Efektivitas Pelayanan Publik Dalam Bidang Administrasi

Kependudukan Di Kecamatan Tenggarong Seberang, 2016

HASIL DAN PEMBAHASAN

Setiap penyelenggaraan pelayanan public harus memiliki standar pelayanan,
sebagai jaminan adanya kepastian bagi pemberi layanan dalam pelaksanaan tugas dan
fungsinya dan bagi penerima pelayanan. Standar pelayanan merupakan ukuran yang
dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan sebagai pedoman yang wajib ditaati dan
dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan, dan menjadi pedoman bagi penerima
pelayanan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelayanan administrasi kepegawaian pada

Dinas Pendidikan Kabupaten Jember belum sesuai dengan standar pelayanan yang
ditetapkan. Standar pelayanan yang dimaksud adalah prosedur pelayanan persyaratan
pelayanan, kemampuan petugas pelayanan, kedisiplinan petugas, dan kenyamanan
pelayanan.

Memperhatikan hasil temuan dan pembasahan mengenai pelayanan administrasi,

dapat dipahami bahwa hal tersebut terjadi tidak terlepas dari faktor-faktor yang
mempengaruhinya. Dalam penelitian ini peneliti menemukan bahwa ada dua faktor utama
yang mempengaruhi pelayanan administrasi, yaitu faktor individu dan faktor organisasi.
Herzberg mengemukakan bahwa ada dua faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja
yang dapat mempengaruhi pegawai dalam melaksanakan tugas yaitu faktor intrinsic dan
ekstrinsik. Faktor intrinsic bersumber dari dalam diri individu dan faktor ekstrinsik
bersumber dari luar diri individu yaitu organisasi. Faktor intrinsic memegang peranan
penting sebagai faktor pemotivasi. Faktor tersebut menyangkut kebutuhan psikologis
yang berhubungan dengan penghargaan terhadap pribadi yang secara langsung berkaitan

Vol. 1, No. 1, November 2022, Hal. 1-8 6

Leaderia, Vol. 1, No.1, November 2022, Hal. 1-8

dengan pekerjaan, seperti prestasi yang dimiliki, pengakuan, tanggungjawab terhadap

pekerjaan yang memungkinkan untuk maju dan berkarir. Faktor tersebut dapat
memberikan dan meningkatkan motivasi yang kuat bagi pegawai untuk bekerja.
Sedangkan faktor ekstrinsik merupakan faktor-faktor pemeliharaan yang berhubungan
dengan hakekat pegawai yang ingin memperoleh ketentraman badaniah. Kebutuhan ini
berlangsung terus menerus, seperti kebijkan pimpinan, supervise/pembinaan, hubungan
antar sesama pegawai terutama dengan pimpinan dan rekan bekerja, kondisi kerja, gaji
dan tunjangan.

Sejalan dengan hal tersebut, Ismail mengemukakan bahwa apabila dilihat dari sisi
sumber daya manusianya, kelemahan utamanya dalam penyelenggaraan pelayanan
adalah berkaitan dengan profesionalisme, kompetensi, empathy dan etika. Berbagai
pandangan juga setuju bahwa salah satu dari unsur yang perlu dipertimbangkan adalah
masalah system peningkatan kompetensi yang harus tepat.

Berdasarkan hasil penelitian ditemukan bahwa, dalam memberikan pelayanan

administrasi, pimpinan unit kerja khususnya pada Sub bagian Kesekretariatan Dinas
Pendidikan Kabupaten Jember kurang memberikan pembinaan dan control yang ketat
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya. Pegawai diberi kebebasan untuk
melakukan apa yang akan dikerjakannya tanpa ada pengarahan. Control yang diberikan
hanya sebatas memberi paraf atas surat-surat yang dibuat oleh bawahannya tanpa
memperhatikan secara teliti kebenaran surat yang dikerjakan.

Organisasi dikatakan efektif apabila dalam realita pelaksanaannya birokrasi dapat

berfungsi melayani sesuai dengan kebutuhan masyarakat, artinya tidak ada hambatan
yang terjadi dalam pelayanan tersebut, cepat dan tepat dalam memecahkan fenomena
yang menonjol akibat adanya perubahan sosial yang sangat cepat dari fakor eksternal.
Efektivitas organisasi tersebut merupakan produk dari sebuah system yang salah satu
system adalah sumber daya manusia aparatur. Faktor kelembagaan juga berpengaruh
terhadap pelayanan. Dilihat dari sisi kelembagaan, kelamahan utama terletak pada desain
organisasi yang tidak dirancang khusus dalam rangka pemberian pelayanan, penuh
dengan hirarki yang membuat pelayanan menjadi berbelit-belit (birokratis), dan tidak
terkoordinasi. Kecenderungan untuk melaksanakan dua fungsi sekaligus, fungsi
pengaturan dan fungsi penyelenggaraan, masih sangat kental dilakukan oleh pemerintah,
yang juga menyebabkan pelayanan public menjadi tidak efisien (Ismail, 200).

KESIMPULAN
Leaderia: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam

Efektivitas merupakan rangkaian input, proses dan output dalam memandang

suatu hal tertentu. Pelayanan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau
sekelompok orang dengan landasan tertentu dimana tingkat pemuasannya hanya dapat
dirasakan oleh orang yang melayani atau dilayani, tergantung kepada kemampuan
penyediaan jasa dalam memenuhi harapan pengguna.

Peningkatan efektivitas pelayanan administrasi pada Dinas Pendidikan Kabupaten

Jember perlu adanya perbaikan dan peningkatan kinerja pegawai dalam memberikan
pelayanan, agar kualitas pelayanan administrasi yang diberikan pada masa yang akan
datang menjadi lebih baik dan meningkat. Untuk itu kiranya yang harus dilakukan
regenerasi pegawai yang lebih berkualitas di Dinas Pendidikan Kabupaten Jember
terkhusus pada Sub Bagian Kesekretariatan, meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan baik secara formal maupun informal, penambahan jumlah prasarana dan
sarana yang dapat menunjang kualitas pelayanan administrasi yang baik.

DAFTAR PUSTAKA
Baharuddin, Efektivitas Pelayanan Administrasi Kepegawaian Terhadap Tenaga
Pendidik Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Sinjai, STISIP Muhammadiyah
Sinjai.

Lismayani, Hafid, Sirajuddin. Efektivitas Pelaksanaan Pelayanan Kearsipan Pada

Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Selatan. Pendidikan Administrasi
Perkantoran UNM.

Sirajuddin Saleh, 2016. Pelayanan Administrasi Kepegawaian. Universitas Negeri

Makassar.

Rindiani Ulfa. 2020. Efektivitas Pelayanan Publik Melalui Data Pokok Pendidik
Nomor Unit Pendidikan Dan Tenaga Kependidikan Di Dinas Pendidikan
Provinsi Sulawesi Selatan. Universitas Muhammadiyah Makassar.

Moenir, H.A.S.2000. Manajemen pelayanan umum, Jakarta : Bumi Aksara

Vol. 1, No. 1, November 2022, Hal. 1-8 8