LAPORAN

PELAKSANAAN PROGRAM PRAKTIK KERJA (PPK)

DI MTS NEGERI 3 JOMBANG

Diajukan Untuk Melengkapi Persyaratan

Penyelesaian Program Praktik Kerja (PPK)

Disusun Oleh :

Puji Astutik

(2093244052)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS HASYIM ASY’ARI

TEBUIRENG JOMBANG

2022

TIM PPK MAHASISWA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS HASYIM ASY’ARI

 Bab II

Kajian Pustaka

a. Pengertian Tata Usaha

Tata usaha secara sistematis merupakan bagian manajemen, yaitu ilmu dan seni
mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya
secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sedang manajemen secara umum adalah suatu proses khas yang terdiri atas
tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk
menentukan serta mencapai tujuan melalui pemanfaatan SDM dan sumber daya lainnya. 1
Management as a control process. The manager can be regarded as a controller
employing a closed loop process, how he can monitor the behaviour of the system and
how he communicates with parts of the system and with his fellow controllers. 2
Manajemen sebagai proses pengendalian. Manajer dapat dianggap sebagai pengontrol
menggunakan proses putaran tertutup, bagaimana ia dapat memantau perilaku sistem dan
bagaimana ia berkomunikasi dengan bagian-bagian dari sistem dan dengan sesama
pengendalinya.
Ketatausahaan sekolah adalah suatu rangkaian kegiatan pengelolaan organisasi
kerja yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang secara sistematis dan teratur
untuk mencapai suatu tujuan kelembagaan.
Dari penjelasan diatas diambil suatu pengertian bahwa tata usaha adalah sebuah
rangkaian kegiatan pengelolaan organisasi kerja yang dilakukan oleh seseorang atau
sekelompok orang yang mempunyai tugas melayani, membantu, dan memenuhi atau
menyediakan segala kebutuhan dalam sekolah secara sistematis dan teratur untuk
mencapai suatu tujuan kelembagaan.
b. Tugas dan Fungsi tata usaha sekolah
1) Tugas tata usaha sekolah
Tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:
a) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan dari suatu organisasi.
b) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

1
Anton Athoillah, Dasar-dasar Manajemen, (Bandung: Pustaka Setia, 2010), hlm.16.
2
Eilon Samuel, Management Control, Pergamon Press, Hlm 135
 c) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.3
2) Fungsi tata usaha sekolah
Menurut Ary Gunawan, ada tiga fungsi tata usaha atau administrasi pendidikan.
Yaitu:
a) Merencanakan kegiatan-kegiatan yang strategis
b) Mengusahakan pelaksanaannya secara sungguh-sungguh dengan cara-
cara yang terarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan, yang
disertai pembinaan demi peningkatan pendidikan.
c) Memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia secara efektif dan efisien
dalam kegiatan belajar-mengajar. 4
c. Langkah-langkah Tata Usaha
1) Perencanaan tata usaha
Perencanaan adalah proses penetapan dan pemanfaatan sumber daya secara
terpadu yang diharapkan dapat menunjang kegiatan-kegiatan dan upaya-upaya yang
akan dilaksanakan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan.
Dalam konteks ketatausahaan, perencanaan dapat diartikan sebagai proses
penyusunan, penggunaan media, penggunaan pendekatan atau metode, dalam suatu.
Pada dasarnya bila suatu kegiatan direncanakan terlebih dahulu maka dari
kegiatan tersebut akan lebih terarah dan lebih berhasil. Itulah sebaiknya seorang
tenaga ketatausahaan harus memiliki kemampuan dalam merencanakan program dan
membuat persiapan yang hendak diberikan.
2) Pelaksanaan tata usaha
Pelaksanaan tatausaha merupakan proses berlangsungnya kegiatan pelayanan,
membantu, dan memenuhi atau menyediakan segala kebutuhan penunjang di sekolah.
Jadi pengelolaan ke-tata usahaan adalah proses interaksi antara petugas ketatausahaan
dengan pelanggan pendidikan, yaitu murid/siswa dalam rangka memberikan
pelayanan kepada siswa demi tercapainya tujuan.
Dalam fungsi ini memuat kegiatan pengorganisasian dan kepemimpinan tata
usaha yang melibatkan penentuan berbagai kegiatan, seperti pembagian pekerjaan ke
dalam berbagai tugas khusus yang harus dilakukan setiap petugas administratif
sekolah dalam proses pelayanan jasa kepada pelanggan pendidikan.

3
Ma’mur Asmani Jamal, Administrasi Pendidikan, (Jogjakarta: Diva Press, 2011), hlm. 59.
4
Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro, (Jakarta: Rineka Cipta, 2002), hlm. 03.
 3) Evaluasi tata usaha
Evaluasi merupakan suatu upaya untuk mengetahui berapa banyak hal-hal yang
telah dirasakan oleh siswa dari hal-hal yang telah diberikan oleh petugas
ketatausahaan. 5
Untuk dapat menentukan tercapai dan tidaknya tujuan pelayanan pendidikan
perlu dilakukan usaha dan tindakan atau kegiatan untuk menilai hasil pelayanan.
Penilaian hasil pelayanan bertujuan untuk melihat kemajuan pelayanan dalam hal
meningkatkan mutu pelayanan sesuai tujuan yang telah ditetapkan.

5
OemarHamalik, Kurikulum dan Pembelajaran, Cet. 7 (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2008) hlm.156.
A. Pelaksanaan PPK
Pelaksanaan Program Praktik Kerja/ Magang dimulai dari tanggal 1 Oktober s/d 30
November 2022. Pelaksanaan tatausaha merupakan proses berlangsungnya kegiatan pelayanan,
membantu, dan memenuhi atau menyediakan segala kebutuhan penunjang di sekolah. Jadi
pengelolaan ke-tata usahaan adalah proses interaksi antara petugas ketatausahaan dengan
pelanggan pendidikan, yaitu murid/siswa dalam rangka memberikan pelayanan kepada siswa
demi tercapainya tujuan. Mengenai tentang pelaksanaan tata usaha dalam pelayanan administrasi
di MTsN 3 Jombang. Pelaksanaan juga merupakan bagian dari manajemen tata usaha. Dalam
pelaksanaan terkait dengan meningkatkan kualitas layanan administrasi ini pasti harus sesuai
dengan kebijakan yang sudah ditentukan dan tentunya juga harus sesuai dengan program
madrasah yang sudah ada. Dalam pelaksanaan tata usaha, MTsN 3 Jombang mengoptimalkan
sumber daya tata usaha yang ada dan melihat kebutuhan serta pengembangannya. Sehingga
prosesnya nanti bisa berjalan dengan baik.
Pelaksanaan tata usaha di MTsN 3 Jombang yang menjadi fokus utama adalah siswa dan
guru, mereka memerlukan bantuan tata usaha dalam hal administrasi berupa layanan keluar
masuk nya surat, layanan pengambilan ijazah sekaligus legalisir, dan layanan pembayaran atau
masalah keuangan siswa.
Selanjutnya, dalam kegiatan pendayagunaan, pihak madrasah selalu berupaya untuk
meningkatkan kinerja administrasi yakni dengan peningkatan kualitas kepegawaian,
pengembangan sarana prasarana dan pelayanannya. Dengan demikian untuk setiap staff tata
usaha di MTsN 3 Jombang difasilitasi dengan sangat baik demi menjaga kualitas layanan
administrasi yang baik, dan tentunya dapat memuaskan pelanggan pendidikan. Selain sarana
prasarana, tentunya dalam pelaksanaan memberikan layanan administrasi tidak terlepas dari
pengawasan oleh kepala tata usaha sebagai atasan dari para staff. Pengawasan yang dilakukan
oleh kepala tata usaha sendiri yaitu berupa pengawasan melalui pembagian tugas masing-masing
staff tata usaha dan mengamati secara langsung. Agar penempatan dalam pembagian tugas dan
tanggung jawab kerja sesuai dengan keahlian dari masing-masing staff tata usaha, maka
pengorganisasian dalam lingkup manajemen tata usaha sangat dibutuhkan. Pengorganisasian tata
usaha di MTsN 3 Jombang dilakukan dengan menyusun struktur organisasi sekolah dan
menempatkan setiap staff yang ada sesuai dengan tugas dan kompetensi yang dimiliki.
Adapun hasil observasi yang telah peneliti lakukan menunjukkan bahwa dalam
pengorganisasian tata usaha di MTsN 3 Jombang dilakukan dengan pembentukan struktur
organisasi yang tersusun dengan pembagian pekerjaan sesuai dengan kemampuan dari setiap
staff, yang dengan ini diharapkan agar tugas yang dilakukan dapat berjalan sesuai denga target.
 Hal ini diperkuat dengan adanya struktur organisasi tata usaha pada table dibawah ini, yang mana
setiap staff tata usaha dituntut untuk mampu melasanakan tugas dan tanggung jawab dengan
mengacu pada tupoksi yang ada sesuai peraturan yang berlaku. Adapun struktur koordinator
organisasi dan program kerja tata usaha di MTsN 3 Jombang adalah sebagai berikut:
Struktur Organisasi Tata Usaha Mtsn 3 Jombang

No Nama Jabatan

1. Kepala Tata Usaha Fauzia muniatun, SH.

2. Peng. Kesiswaan Sholihuddin

3. Peng. Ketenagaan / kepegawaian Sulistyoningsih, SE.

4. Bendahara DIPA & Administrasi Dr. Hj. Luluk Syarif H, M.Pd.

Keuangan

5. Bagian Kearsipan Siti Intichalun Nafi’ah

Untuk memberikan pelayanan administrasi yang berkualitas dan melihat kebutuhan siswa
maupun pendidikan pasti dibutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten. Selain itu, sarana
dan prasarana yang menunjang keberlangsungan untuk memberikan pelayanan administrasi pun
juga harus dipenuhi demi kelancaran pemberian pelayanan administrasi. Perlu adanya pembagian
tugas atau job deskription dalam tata usaha di MTsN 3 jombang yang bertujuan untuk
memberikan pelayanan dengan optimal dan berjalan sesuai tugas masing-masing. Di MTsN 3
Jombang terdapat manajemen tata usaha yang ruang lingkup nya berkaitan dengan segala
administrasi tata usaha yang meliputi urusan organisasi dan kepegawaian, keuangan, dan surat
menyurat maupun arsip. Adapun job description bagian tata usaha di MTsN 3 Jombang sebagai
berikut:

No Nama Jabatan Uraian Tugas

1. Fauzia Kepala Tata Usaha - Perencana administrasi

Muniatun, SH program dan anggaran
Madrasah
- Koordinator administrasi
ketata usahaan
- Pengelola administrasi
program
 - Penyusun laporan program
dan anggaran
- Pembinaan dan
pengembangan karir
pegawai tata usaha
Madrasah
- Penyusun tugas staf Tata
Usaha dan tenaga teknis
lainnya
- Penyusunan laporan
pelaksanaan secara berkala
- Mengatur jadwal rapat
Kepala Madrasah
- Menyusun notulen rapat
Kepala Madrasah dan
menyebarluaskan.

2. Sholihuddin Koordinator - Membuat Daftar Urutan

Administrasi Kepangkatan (DUK)
Kepegawaian - Mengelola absen manual
dan digital
- Menyusun buku induk guru
dan pegawai
- Menyiapkan administrasi
guru :
a. Biodata lengkap guru
b. Presensi guru
c. Agenda guru
d. Kesesuaian tugas
dengan surat keputusan
e. Kelebihan jam guru per
mata pelajaran
f. Kekurangan guru per
 mata pelajaran
- Mengarsip surat izin tidak
masuk, cuti, surat lamaran
kerja dll
- Tugas lain yg bersifat
insidentil

3. Sulistyoningsih, Peng. Ketenagaan / - Mengelola Kelengkapan

SE. kepegawaian Administrasi Peserta Didik
- Mengarsip Dokumen
PPDB
- Memasukan data dan nilai
Ijazah MI/SD dan kelas IX
di Buku Induk
- Mengarsip Foto Copy
Ijazah, SKHUN dan
SKHUAMBN
- Bertanggung jawab
terhadap penyerahan
dokumen STTB kelas IX
Putra dan Putri
- Buku induk siswa
- Memproses penerbitan
KTS
- Membuat buku kleper
- Tugas lain yg bersifat
insidentil dari Madrasah

4. Bendahara Dr. Hj. Luluk - Mengelola Keuangan DIPA

DIPA & Syarif H, M.Pd. - Menyusun Rencana
Administrasi Anggaran Pendapatan dan
Keuangan Belanja Madrasah
(RAPBM)
 - Membuat Buku Kas :
a. Rutin
b. Bos reg/Bosda
- Pemeriksaan Kas setiap
bulan
- Memiliki buku Bank
- Tugas lain yang bersifat
insidentil

5. Siti Intichalun Bagian - Menyelesaikan surat-surat

Nafi’ah Kearsipan/Persurat Madrasah
an (surat dinas)
- Menyiapkan tindaklanjut
surat sesuai dengan
disposisi
- Melaksanakan tugas
arsiparis dan agendaris
Persuratan
- Membantu menyiapkan
konsumsi/snack tamu dari
instansi pemerintah/umum
- Tugas lain yg bersifat
insidentil

Rencana Kerja di MTsN 3 Jombang

N PROGRAM SASARAN INDIKATOR PENANGGUN

O KEGIATAN KEBERHASILA GJAWAB
N

1. Perjalanan Dinas Perjalanan Dinas Perjalanan Dinas KTU

2. Membuat Daftar oengajuab Membuat daftar KTU

 pengajuan barang ATK pengajuan barang
pembelian ATK sesuai
barang ATK kebutuhan per
bulan

3. Membina dan Terlaksananya Mengadakan KTU

Pengembangan program pelatihan pembinaan kepada
Karier Pegawai pegawai, seminar, staff
Tata Usaha workshop
Madrasah

4. Marmin PTT Marmin PTT dan Marmin PTT dan KTU

dan GBPNS GBPNS GBPNS

5. Konsumsi Rapat Konsumsi Rapat Konsumsi Rapat KTU

6. Konsumsi Tamu Konsumsi Tamu Konsumsi Tamu KTU

7. Memanage Buku Klaper, Melaksanakan KTU

pengelolaan Buku Induk PPDB/MATSAMA
Administrasi Siswa, Buku Mengumpulkan
Kesiswaan Mutasi, Form 3A data siswa

8. Memanage dan Adanya Menyusun rencana KTU

mengawal administrasi kebutuhan dan
administrasi inventaris/bendah membuat daftar
inventaris ara dengan sarana dan
madrasah lengkap prasarana madrasah

9. Menyusun Diterbitkan SK Menyusun program KTU

Program Kerja pembagian tugas kerja tata usaha
Tata Usaha dan struktur sesuai struktur
Madrasah organisasi organisasi Tata
ketatausahaan dan Usaha Madrasah
uraian tugasnya

10. Memanage Buku Kas Umum, Menyusun RAKS, KTU

Pengelola dan laporan /SPJ membuat laporan
 Keuangan pengelolaan
Madrasah keuangan Madrasah

11. Memanage Buku Induk Membuat Daftar KTU

Pengelolaan Pegawai, DUK Hadir Guru, Staff
Administrasi dan Data dan Merencanakan
Kepegawaian Kepegawaian kebutuhan pegawai
lainnya

12. Menyusun dan Tersedianya data Membuat data KTU

penyajian data statistik Madrasah statistik pegawai
atau statistik dan siswa
Madrasah

13. Menyusun dan Tersedianya Membuat laporan KTU

membuat laporan kegiatan kerja pelaksanaan
laporan pengurusan kegiatan
pelaksanaan ketatausahaan pengurusan
kegiatan ketatausahaan
pengurusan
ketatausahaan
secara berkala

14. Membuat Adanya dokumen Membuat laporan KTU

laporan SPJ penggunaan
Penggunaan keuangan BOP dan
Keuangan BOS
BOP,BOS

15. Mengajukan Rincian Membuat rincian KTU

Pembayaran pembayaran pembayaran
keuangan
Madrasah

16. Membuat Kartu Buku Kartu Membuat kartu KTU

Inventaris Inventaris Barang inventaris barang
Barang tiap 3 bulan,
 semester, dan
tahunan

17. Membuat DUK DUK Guru dan Menyusun Guru KTU

DUK Tata Usaha dan Pegawai TU
PNS sesuai
kepangkatannya

18. Menyusun Menyusun Menyusun KTU

Bazeting analisis kelebihan kebutuhan guru
dan kekurangan PNS
guru

19. Membuat Berita Laporan Berita Membuat berita KTU

Acara Acara acara penghapusan
Penghapusan Penghapusan barang sesuai
Barang Barang Inventaris dengan barang
Inventaris yang dihapus

20. Menyiapkan Semua dokumen Menyiapkan KTU

Dokumen, keuangan dokumen kwitansi,
Rekening Giro tersimpan dan Rekening Giro atau
atau Bank tersusun Bank Keuangan
Keuangan Madrasah
Madrasah

21. Pendampingan Pendampingan Pendampingan KTU

Program SBSN Program SBSN Program SBSN

Setelah dibentuk rencana kerja dan ketua tata usaha sebagai penanggungjawab tentu tidak
bisa lepas dengan adanya controlling (pengawasan). Untuk dapat mewujudkan kualitas
administrasi yang baik dan memiliki kualitas yang baik pula dalam kinerjanya maka dalam hal ini
kepala madrasah harus terlibat langsung dalam proses pengawasan tata usaha baik secara lisan
maupun tingkah laku dengan tujuan untuk mendukung peningkatan kualitas administrasi sekolah.
Tahap controlling (pengawasan) di MTsN 3 Jombang dilakukan langsung oleh ketua tata usaha
dan kepala madrasah MTsN 3 Jombang dengan cara melihat kehadiran pegawai melalui
fingerprint dan supervise. Tujuan dari adanya pengawasan tersebut adalah untuk memastikan
semua pelaksanaan manajemen tata usaha tidak menyimpang dari perencanaan yang ditentukan
sebelumnya.

Setelah tahap controlling (pengawasan) dalam manajemen tata usaha ada tahap yang
terakhir yaitu tahap evaluasi. Dalam kegiatan evaluasi pelayanan administrasi madrasah yaitu
dengan mengawasi atau melihat secara langsung proses pelayanan nya. Jika tidak memenuhi
syarat-syarat atau perencanaan awal maka pelayanan tersebut akan dilakukan perbaikan. Kegiatan
evaluasi di MTsN 3 Jombang ini ada 2 macam evaluasi, yaitu evaluasi tahuanan dan evaluasi
dadakan dilakukan ketika RAT (rapat anggaran tahunan) yang melibatkan semua pimpinan
madrasah dan staff tata udaha. Adapun evaluasi yang dilakukan secara tidak terencana yaitu
ketika ada masalah yang muncul atau ada kinerja yang bermasalah sebab ketidaksesuaian dengan
job description terkait dengan pelayanan administrasi. Evaluasi seperti itu dilakukan secara
mendadak oleh semua staff tata usaha dan dikumpulkan sesuai dengan bidang atau sesuai job
description masing-masing.
 Bab IV

Analisis dan Hasil

A. Kontribusi Yang Diberikan Kepada Lembaga/ Instansi

Minggu Pertama  Berkontribusi dalam

mempersiapkan pengambilan
ijazah untuk alumni
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan
Minggu Ke-dua  Berkontribusi dalam
mempersiapkan pengambilan
ijazah untuk alumni
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan
Minggu Ke-tiga  Berkontribusi dalam menyiapkan
surat pemberitahuan siswa kelas
IX
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan
 Berkontribusi dalam Menyiapkan
berkas untuk pemeriksaan BPK
Minggu Ke-empat  Berkontribusi dalam peringatan
Maulid Nabi SAW
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan
Minggu Ke-lima  Berkontribusi dalam kegiatan
pameran gelar karya siswa (eco
brick)
 Berkontribusi dslsm bagian
persuratan
Minggu Ke-enam  Berkontribusi dalam memasukkan
data dan nilai ke dalam buku
induk
  Berkontribusi dalam bagian
persuratan
Minggu Ke-tujuh  Berkontribusi dalam memasukkan
data dan nilai ke dalam buku
induk
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan
Minggu Ke-delapan  Berkontribusi dalam
mempersiapkan soal siswa untuk
ujian PAS berbasis CBT
 Berkontribusi dalam penerimaan
handphone untuk PAS berbasis
CBT
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan
Minggu ke-sembilan  Berkontribusi dalam
mempersiapkan soal siswa untuk
ujian PAS berbasis CBT
 Berkontribusi dalam bagian
persuratan

B. Faktor Pendukung dan Penghambat

Dalam melaksanakan Program Praktik Kerja ini tentunya praktikan menemukan banyak faktor
pendukung dan penghambat, yakni sebagai berikut.
Faktor Pendukung
1. Latar belakang lembaga/ instansi mitra yang mendukung baik dari segi keprodian yakni
manajemen pendidikan islam maupun dari segi fasilitas yang memang sangat memadai.
2. Staf dan dewan guru di MTsN 3 Jombang yang cukup mumpuni dalam memahami dan
melaksanakan tugas, wewenangnya serta mampu mengarahkan praktikan dalam
melaksanakan program praktik kerja/magang ini.
3. Kemudahan untuk melakukan bimbingan dari para staff tata usaha di MTsN 3 Jombang
yang telah bersedia membagi ilmu serta panduan kepada peserta magang selama
melaksanakan magang berlangsung.
 4. Kemudahan dalam meminta data untuk menyusun laporan peserta magang.

Faktor Penghambat

1. Mahasiswa kurang arahan dan bimbingan dari dosen pembimbing hal itu mengakibatkan
mahasiswa kurang memahami sistematika pelaksanaan magang dengan baik.
2. Terlambatnya penyaluran dana dan berkas kelengkapan magang dari kampus yang
berakibat kegiatan kurang terlaksana sesuai rencana awal.
 Bab V

Penutup

A. Kesimpulan
Dalam hal manajemen tata usaha, perencanaan sangat dibutuhkan untuk dapat
meningkatkan kualitas layanan administrasi yang nantinya akan diberikan kepada pelanggan
pendidikan. Perencanaan tata usaha di MTsN 3 Jombang dengan proses yang sistematis dalam
satu tahun sekali, yaitu mengadakan rapat tahunan dalam rangka menyampaikan laporan terhadap
pelayanan sekolah yang harus diperbaiki maupun diperbaharui oleh madrasah. Perencanaan ini
dibuat sesuai dengan aspek-aspek yang dibutuhkan mulai dari kebutuhan siswa hingga kebutuhan
pendidikan.
Pelaksanaan tata usaha di MTsN 3 Jombang yang menjadi fokus utama adalah siswa dan
guru, mereka memerlukan bantuan tata usaha dalam hal administrasi berupa layanan keluar
masuk nya surat, layanan pengambilan ijazah sekaligus legalisir, dan layanan pembayaran atau
masalah keuangan siswa.
Pengorganisasian tata usaha di MTsN 3 Jombang dilakukan dengan pembentukan
struktur organisasi yang tersusun dengan pembagian pekerjaan sesuai dengan kemampuan dari
setiap staff, yang dengan ini diharapkan agar tugas yang dilakukan dapat berjalan sesuai denga
target. Hal ini diperkuat dengan adanya struktur organisasi tata usaha pada table dibawah ini,
yang mana setiap staff tata usaha dituntut untuk mampu melasanakan tugas dan tanggung jawab
dengan mengacu pada tupoksi yang ada sesuai peraturan yang berlaku.
Setelah dibentuk rencana kerja dan ketua tata usaha sebagai penanggungjawab tentu tidak
bisa lepas dengan adanya controlling (pengawasan). Untuk dapat mewujudkan kualitas
administrasi yang baik dan memiliki kualitas yang baik pula dalam kinerjanya maka dalam hal ini
kepala madrasah harus terlibat langsung dalam proses pengawasan tata usaha baik secara lisan
maupun tingkah laku dengan tujuan untuk mendukung peningkatan kualitas administrasi sekolah.
Tahap controlling (pengawasan) di MTsN 3 Jombang dilakukan langsung oleh ketua tata usaha
dan kepala madrasah MTsN 3 Jombang dengan cara melihat kehadiran pegawai melalui
fingerprint dan supervise.
Dalam kegiatan evaluasi pelayanan administrasi madrasah yaitu dengan mengawasi atau
melihat secara langsung proses pelayanan nya. . Kegiatan evaluasi di MTsN 3 Jombang ini ada 2
macam evaluasi, yaitu evaluasi tahuanan dan evaluasi dadakan dilakukan ketika RAT (rapat
anggaran tahunan).