FUNGSI-FUNGSI POKOK ADMINISTRASI PENDIDIKAN

MAKALAH

Makalah Ini Disusun Guna Memenuhi Tugas Terstruktur

Mata Kuliah : Administrasi Pendidikan

Dosen Pengampu : Inten Mustika Kusumaningtias

Disusun Oleh :

Kelompok 2

Yuhanidz Syifaun Ni’mah 214110403021

Luthfiah Tri Yunita 214110403057

Muhammad Fathan Alkubro 214110403080

5 PBA A

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA ARAB

JURUSAN PENDIDIKAN MADRASAH

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN

UIN PROF. K.H. SAIFUDDIN ZUHRI PURWOKERTO

2023
A. PENDAHULUAN
Administrasi sebagai suatu kegiatan bersama terdapat dimana-mana selama ada
manusia yang hidup dan bekerjasama dalam kelompok. Jika kita melihat sebuah pabrik
bekerja menghasilkan semacam benda sebagai produknya, maka di situ kita melihat ada
Administrasi. Jika kita melihat suatu lembaga yang melatih dan memberikan suatu
pelajaran yang akhirnya mereka mendapat sertifikat dari proses pendidikan itu,maka disitu
ada Administrasi pendidikan.
Jika kita melihat suatu lembaga yang mempunyai suatu organisasi yang tersusun baik
ataupun terencana, maka di situ kita melihat ada sebuah Manajemen. Administrasi
merupakan usaha menciptakan kerja sama antara guru dan karyawan untuk mengefektifkan
proses belajar-mengajar.
Administrasi tidak hanya berkenaan dalam bidang keuangan, melainkan juga tentang
keterampilan dalam hal pembukuan. Administrasi pendidikan memiliki tujuan untuk
mencapai apa yang menjadi tujuan dari pendidikan. Administrasi sangatlah dibutuhkan
demi berjalannya proses belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Hal tersebut tidak lepas
dari peran serta keaktifan orang-orang yang menguasai bidang administrasi pendidikan.
B. PEMBAHASAN
Administrasi pendidikan memiliki beberapa fungdi, diantaranya yaitu :
1. Fungsi Perencenaan (Planning)
Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dan juga
merupakan persiapan dalam kegiatan administrasi, dan dianggap syarat mutlak bagi
setiap organisasi atau lembaga baik perorangan maupun kelompok.1
Fungsi perencanaan yang mencakup berbagai kegiatan seperti menentukan
kebutuhan, diikuti dengan penentuan strategi pencapaian tujuan, yang kemudian
dilajutkan dengan penentun program guna melaksanakan strategi pencapaian tujuan
tersebut.2 Rancangan yang disusun dalam konteks pendidikan menurut Dr. Hadari
Nawawi meliputi:
a. Perumusan tujuan yang hendak dicapai
b. Penentuan bidang/ fungsi unit sebagai bagianbagian yang akan melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan
c. Menetapkan jangka waktu yang diperlukan

1
Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.
2
Nurhadi. 1983. Administrasi Pendidikan di sekolah. Yogyakarta: Andi offset.

2
 d. Menetapkan metode atau cara mencapai tujuan
e. Menetapkan alat yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan efesiensi
pencapaian tujuan
f. Merumuskan rencana evaluasi atau penilaian untuk mengukur tingkat pencapaian
tujuan
g. Menetapkan jumlah dan sumber dana yang diperlukan.3

Terdapat 9 manfaat perencaan yaitu sebagai berikut :

a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan
lingkungan
b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama
c. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran
d. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
e. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
g. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
i. Menghemat waktu, usaha dan dana.4
Selain itu dalam perencanaan terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan,
karena merencanakan sesuatu harus didasarkan atas pertimbangan tertentu dan sebuah
perencanaan haruslah memiliki banyak manfaat, berikut adalah prinsip-prinsip dalam
perencanaan:
a. Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan
b. Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif
c. Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis
d. Perencanaan harus berorientasi pada tujuan
e. Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan
kualitatif pendidikan
f. Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah,
dan menurut prinsip efisiensi dan efektifitas

3
Hadari Nawawi. 1997. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Gunung Agung.
4
Tri rafi Harma and Ade Afriasyah, ‘Pentingnya Administrasi Dan Supervisi Pendidikan’, Jurnal Pendidikan,
2019, 1–19.

3
 g. Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena pendidikan
yang sedang terjadi.5
2. Fungsi Pengorganisasian (Organising)
Pengorganisasian adalah aktivitas penyusunan, pembentukan hubungan kerja
antara orang-orang/ organ-organ sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau penyusunan bagian-bagian yang terpisah
sehingga terjadi suatu kesatuan dan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.6
Dalam langkah pengorganisasian ini, ada dua hal pokok yang menjadi
perhatian:
a. Penciptaan mekanisme atau tata kerja, seirama dengan pola struktur organisasi
yang ditetapkan.
b. Penentuan dan pendistribusian kerja yaitu, penyebaran dan pembagian tugas/
pekerjaan sekaligus pelaksanaan-pelaksanaan beserta kewenangan dan tanggung
jawab yang harus dilakukan oleh masing-masing anggota/ staf pengurus
organisasi.7
Didalam fungsi pengorganisasian ini terdapat kegiatan-kegiatan tertentu, kegiatan
tersebut adalah:
1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan
menetapkan prosedur yang diperlukan
2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan
tanggungjawab
3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja
4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.8
3. Fungsi Penggerakkan (Actuating)
Aktuasi artinya menggerakkan orang-orang dalam organisasi agar mau bekerja
dengan penuh kesadaran secara bersama-sama mencapai tujuan yang diharapkan.9
Pedoman umum yg mungkin biasa dilakukan dalam penggerakan, yaitu:
1. Motivasi kepada anak didik, bawahan, pegawai, dan sebagainya
2. Komunikasi yang efektif

5
Harma and Afriasyah.
6
Asnawir
7
Ahmad Sabri. 2000. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.
8
Harma and Afriasyah.
9
Asnawir

4
 3. Mengembangkan partisipasi aktif dikalangan pekerja
4. Pemberian tugas yang sesuai dengan minat dan kemampuan pekerja
5. Perbaikan iklim organisasi dan kondisi-kondisi pekerja
4. Fungsi Pengawasan (Controlling)
Pengawasan merupakan kegiatan-kegiatan dan tindakan-tindakan untuk
mengamankan rencana dan keputusan yang telah dibuat atau yang sedang
dilaksanakan.10
Proses pengawasan mencatat segala kejadian yang berkembang dalam
organisasi untuk memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan arah yang benar
agar dapat sampai pada tujuannya dan memungkinkan manajer mendeteksi terjadinya
penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan yang telah dibuat dan mengambil
tindakan korektif pada waktu yang tepat. Melalui pengawasan yang efektif, roda
organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat
dilaksanakan dengan lebih baik.11
Oteng Sutisna (1983 : 203) menegaskan bahwa tindakan pengawasan terdiri dari
tiga langkah universal, yaitu: (buku)
1. mengukur kinerja personil
2. membandingkan kinerja personil dengan standar yang ditetapkan
3. memperbaiki penyimpangan yang ditemukan dengan tindakan korektif.
Di bidang pendidikan, pengawas merupakan individu atau personil pendidikan
yang bertugas untuk menguji, memeriksa, memverifikasi, dan memeriksa ulang segala
aktivitas kependidikan dengan segala fasilitas penunjangnya. Secara terintegrasi
pengawas akademik dapat bertindak sebagai supervisor yang harus membina personil
pendidikan lain di sekolah yang berhubungan dengan faktor akademik, antara lain
guru, kepala sekolah, pustakawan sekolah, dan teknisi sumber belajar/media
pembelajaran di sekolah.
5. Fungsi Penyusunan Pegawai (Staffing)
Seperti fungsi-fungsi administrasi lainnya, staffing juga merupakan fungsi
yang tidak kalah pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan
dari fungsi ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-
kegiatan yang telah direncanakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi

10
Asnawir
11
Yusuf Hadijaya. 2012. Administrasi Pendidikan. Medan: Perdana Publishing.

5
 perencanaan dan pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara
lain menentukan, memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia
dengan menggunakan berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya
manusia.12
6. Fungsi Pengarahan (Directing)
Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, bimbingan serta pertimbangan
terhadap para personil pendidikan yang terlibat, baik yang berada dalam jabatan
struktural ataupun fungsional agar pelaksanaan tugas di bidangnya masing-masing
dapat berjalan dengan lancar dan tidak menyimpang dari garis program yang telah
ditetapkan.
Dalam pelaksanaannya pengarahan ini dapat dilaksanakan bersamaan dengan
pengawasan. Di sini manajer memiliki banyak kesempatan untuk memberi petunjuk
atau bimbingan bagaimana seharusnya pekerjaan diselesaikan.
Hal yang penting didalam fungsi pengarahan ialah bagaimana kepemimpinan
berperan besar untuk memotivasi dan tentu saja mengarahkan dan mendorong kepada
setiap orang yang ia pimpin untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan kapasitasnya.13
Jika pengarahan yang disampaikan manajer sesuai dengan kemauan dan kemampuan
dari staf, maka staf pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam
melaksanakan pekerjaannya.14
Pengarahan-pengarahan dapat berupa :
a. Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas
b. Urutan prioritas penyelesaian
c. Prosedur kerja
d. Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan
e. Pihak-pihak yang berkait dengan urusannya, baik langsung maupun tidak langsung
f. Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut.
7. Fungsi Pengkoordinasian (Coordinating)
Pengkoordinasian adalah segenap kegiatan yang ditujukan untuk meng-
hubungkan berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam suatu organisasi. Mengenai
koordinasi terdapat perbedaan pandangan di antara para ahli. Di satu pihak ada yang
memandangnya sebagai fungsi administrasi. Sementara pihak yang lain

12
Yusuf Hadijaya
13
Harma and Afriasyah.
14
Yusuf Hadijaya

6
 menganggapnya sebagai tujuan administrasi. Dalam pandangan yang kedua,
keberhasilan koordinasi sepenuhnya tergantung pada keberhasilan atau efektivitas dari
fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
Pengkoordinasian merupakan suatu aktivitas manajer untuk membawa orang-
orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan
adanya pengkoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya kesalahan
komunikasi, persaingan yang tidak sehat, dan kesimpangsiuran informasi yang dapat
membingungkan para pegawai yang terlibat dalam upaya untuk mencapai tujuan
organisasi dalam mengambil tindakan yang semestinya dilakukan sesuai prosedur yang
berlaku. Di samping itu, dengan koordinasi dapat menyelaraskan semua kebutuhan
terhadap sumber daya yang tersedia dalam rangka kerja sama menuju ke satu arah yang
telah ditentukan.
Koordinasi diperlukan untuk mengatasi kemungkinan terjadinya tumpang tindih
dalam tugas, perebutan hak dan wewenang, atau saling merasa lebih penting di antara
bagian yang satu dengan bagian lain yang ada dalam organisasi. Pengkoordinasian
dalam suatu organisasi, termasuk dalam organisasi pendidikan, dapat dilakukan
melalui berbagai cara di antaranya seperti :
1. Melaksanakan penjelasan singkat (briefing)
2. Mengadapan rapat kerja dan koordinasi
3. Memberikan umpan balik terhadap hasil dari suatu kegiatan.15
8. Fungsi Pelaporan (Reporting)
Segala kegiatan organisasi pendidikan mulai dari perencanaan hingga
pengawasan, bahkan pemberian umpan balik tidak memiliki arti jika tidak dicatat
secara baik. Kemudian semua proses dan atau kegiatan yang direncanakan dan
dilaksanakan dalam organisasi formal, seperti lembaga pendidikan, biasanya selalu
dipertanggungjawabkan. Pertanggungjawaban ini tidak dapat dilakukan jika tidak
didukung dengan data-data tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan dalam
organisasi tersebut, data-data tersebut dapat diperoleh bila dilakukan
pencatatan/pendokumentasian (recording) yang baik. Fungsi pelaporan biasanya lebih
banyak ditangani oleh bagian ketatusahaan. Hasil catatan tersebut akan digunakan
manajer untuk membuat laporan tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan
dalam upaya pencapaian tujuan pendidikan. Fungsi Pelaporan (Reporting) yang

15
Yusuf Hadijaya

7
 biasanya disertai oleh fungsi Pencatatan (Recording) ini, akan berhasil jika tata
kearsipan dapat dikelola secara efektif dan efesien.
Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan
pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti
perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat
juga bersifat horizontal. Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep
sistem informasi manajemen, yang merupakan hal penting dalam pembuatan
keputusan oleh manajer. Manajer dapat menyelenggarakan rapat bulanan yang dihadiri
semua staf untuk melaporkan bagaimana organisasi bekerja, hasil yang telah dicapai,
pemberian pengumuman, dan seterusnya.16
9. Fungsi Pendanaan/Anggaran (Budgeting)
Pelaksanaan setiap kegiatan dalam program-program yang telah dibuat dalam
suatu organisasi diperlukan pendanaan. Oleh karena itu, pada fungsi ini, organisasi
sudah harus menetapkan dari mana sumber keuangannya, akan dipergunakan untuk
kegiatan apa saja, bagaimana pengalokasian dan perhitungannya. Penghitungan
terhadap berbagai biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan roda organisasi ini
dilakukan agar segala pengeluaran tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh para
pengelola organisasi tersebut.17
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan itu antara lain:
a. Perencanaan tentang berapa biaya yang akan diperlukan
b. Dari mana dan bagaiamana itu dapat diperoleh/diusahakan
c. Bagaimana penggunaannya
d. Siapa yang akan melaksanakannya
e. Bagaiamana pembukuan dan pertanggung jawabannya
f. Bagaimana pengawasannya, dll.18

Fungsi planning sampai dengan fungsi evaluating adalah ruang lingkup administrasi
dilihat dari segi proses, yaitu proses bagaimana mengelola suatu lembaga atau organisasi,
dan proses bagaimana memajukan orang-orang yang ada di dalam organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

16
Yusuf Hadijaya
17
Yusuf Hadijaya
18
Harma and Afriasyah.

8
 Sebagaimana telah disinggung pada awal pembahasan tentang administrasi, bahwa
administrasi itu dimanapun sama, apakah di dalam sebuah lembaga pendidikan,
perusahaan, pemerintahan, organisasi keagamaan, sosial atau politik. Kesamaan itu
terletak pada sisi proses sebagaimana di atas. Sehingga apapun organisasinya, maka
proses administrasi itu akan dimulai dari fungsi perencanaan dan diakhiri dengan fungsi
penilaian.

10. Fungsi Penilaian (Evaluating)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan
mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan
organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam
rangka pencapaian tujuan pendidikan.
Evaluasi mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya penilaian
atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak dicapainya, atau
dengan kata lain setiap tujuan merupakan kriteria penilaian.
Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :
1. Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja, pekejaan
tersebut berhasil
2. Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien
3. Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi
yang dapat merusak
4. Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.19

Fungsi planning sampai dengan fungsi evaluating adalah ruang lingkup administrasi
dilihat dari segi proses, yaitu proses bagaimana mengelola suatu lembaga atau organisasi,
dan proses bagaimana memajukan orang-orang yang ada di dalam organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perlu ditekankan di sini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu
sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan
yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.
C. KESIMPULAN

19
Harma and Afriasyah.

9
 Di dalam Administrasi pendidikan ini ada kegiatan bersama yang dilakukan dalam
bidang pendidikan yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan,
pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan dengan menggunakan fasilitas yang
tersedia. Administrasi pendidikan ini perlu karena merupakan subsistem dari sistem
pendidikan di sekolah yang bertujuan menunjang pencapaian tujuan pendidikan yang
efektif dan efisien.
Administrasi itu dimanapun sama, baik di dalam sebuah lembaga pendidikan,
perusahaan, pemerintahan, organisasi keagamaan, sosial atau politik. Kesamaan itu terletak
pada sisi proses sebagaimana di atas. Sehingga apapun organisasinya, maka proses
administrasi itu akan dimulai dari fungsi perencanaan dan diakhiri dengan fungsi penilaian.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Asnawir. 2005. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.

Hadijaya, Yusuf. 2012. Administrasi Pendidikan. Medan: Perdana Publishing.

Harma, Tri rafi, and Ade Afriasyah, ‘Pentingnya Administrasi Dan Supervisi Pendidikan’,
Jurnal Pendidikan, 2019, 1–19

Nawawi, Hadari. 1997. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Gunung Agung.

Nurhadi. 1983. Administrasi Pendidikan di sekolah. Yogyakarta: Andi offset.

Sabri, Ahmad. 2000. Administrasi Pendidikan. Padang: IAIN IB Press.

11