Administrasi Kepegawaian dan Penyusunan

Masalah
15
------------------------------------------------------------
Tujuan Pembelajaran:
Setelah mempelajari materi ini mahasiswa dapat:
1. Menjelaskan petunjuk yang dijadikan acuan penataan
administrasi kepegawaian dan penyusunan laporan;
2. Menguraikan pemecahan masalah yang berkaitan dengan
administrasi kepegawaian.

------------------------------------------------------------

Administrasi Kepegawaian – Pengertian,

Perumusan, Tujuan, Sistem, Fungsi,
Perencanaan, Pengarahan, Pengendalian

Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan aktivitas ataupun kegiatan yang

juga berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai “tenaga kerja” agar dapat
mencapai tujuan.
Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian ialah keseluruhan aktivitas ataupun kegiatan yang
juga berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai “tenaga kerja” agar dapat
mencapai tujuan. Sedangkan administrator memiliki tujuan agar dapat
menyusun dan juga mengendalikan dari keseluruhan aktivitas supaya dapat
memelihara, mengembangkan, mendapatkan ataupun menggunakan para
pegawai dengan sesuai dari beban kerjanya sehingga dapat mencapai tujuan
dari organisasi ataupun perusahaan yang sudah ditentukan sebelumnya.
Pengorganisasian kepegawaian ialah menggolongkan dan menetapkan serta
mengatur berbagai macam dari aktivitas ataupun kegiatan yang juga dianggap
sangat penting yakni seperti menetapkan tugas dari seseorang, menetapkan
wewenang dari seseorang dan juga yang lainnya. Dalam sebuah pola tertentu
dengan sedemikian rupa sehingga para pegawai yang bekerja didalamnya bisa
saling bekerja sama untuk bisa mempermudah di dalam mencapai suatu
tujuan dari perusahaan ataupun organisasi.
Pengarahan pegawai ialah suatu teori dan keyakinan untuk dapat memotivasi
pegawai dengan secara keseluruhan akan tetapi tidak ada kesepakatan
mengenai apa yang bisa dimotivasi. Oleh karena itu menjadi sangat sulit bagi
perusahaan ataupun organisasi supaya sampai kepada kebijakan dan juga
pendekatan yang dapat memuaskan para pegawainya.
Selain hal itu bagi setiap perusahaan ataupun organisasi dengan skala apa saja
membuat nalisis dengan mendalam tentang apa yang bisa memotivasi dari
setiap tenaga kerjanya merupakan hal yang tidak praktis akan tetapi terdapat
sebuah aturan-aturan yang praktis yang dapat diikuti untuk bisa membantu
memotivasi para pegawai dan juga meningkatkan kinerja dari para pegawai.

Perumusan Administrasi Kepegawaian

Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:
 Sebagai Ilmu
Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan
hingga pemberhentiannya.
 Sebagai Proses
Proses penyelenggaraan politik kepegawaian “kebijakan politik kepegawaian”
atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia
yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
 Sebagai Fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu
usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang
meliputi kegiatan:

1. Merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik.

2. Menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan
tujuan dan sasaran pokok/kebijaksanaan politik.

 Sebagai Seni
Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan
cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu
diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai jumlah maupun
mutunya.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Efisiensi, efektifitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat
setinggi-tingginya ialah merupakan tujuan utama administrasi. Untuk
mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia serta
peran sumber daya bukan manusia “makmur, 2008:60”.
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu:

 Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta

pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang
tersedia.
 Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
 Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan
kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui
pendidikanf dan latihan, peningkatan pendidikan formal dan
meningkatkan ketrampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
 Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat
jabatan serta memperhatikan pola karir.
 Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas
dan kesejahteraan pegawai.
 Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka
meningkatkan kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata
pemerintahan yang baik “Good Governance”.

Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara,
apakah federal ataukah kesatuan.
Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu
pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha
mencapai tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat
hukum,
berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan
pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai
abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata,
menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada
Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan
kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-
perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan
pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses
perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan
sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-
benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai,
menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien,
meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi
informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian
dan unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan
dibanding kebutuhan sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru,
promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan
organisasi.
Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan
eksternal organisasi. Di samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah
yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan Miller Burack dan Maryann.

Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-
golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu,
penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam
rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua
sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat
bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur
organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan
antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan
mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem
kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh
karena itu, dalam mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu
dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan
belajar ini.

Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara
keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat
sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan
memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun,
membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai
adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti
setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan
kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.

1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif
dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan
(imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan
kepada para pegawai
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian
tentang kinerja adalah objektif
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda,
tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau
perlu dinaikkan pangkatnya
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan
kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-
ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya
tetapkan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan
dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai,
pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan

Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran
dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi
penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau
kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam
penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan
dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam
pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan
unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir
pengendalian strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.

Pengertian Administrasi Kepegawaian Secara

Umum
Pengertian administrasi kepegawaian – Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas
atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk
mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan
seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan
para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan
yang telah di tentukan sebelumnya.

A. Berikut ini Fungsi Teknis dari Administrasi Kepegawaian

Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi

manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan
pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan berbagai macam kegiatan yang dilakukan
menggunakan fisik misalnya seperti: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi,
pemeliharaan, maupun pemensiunan.

B. Dan inilah fungsi umum dari administrasi kepegawaian

Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan berbagai macam
kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan
persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan pegawai merupakan hal yang sangat
penting, sebab dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber
yang di butuhkan serta dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber
yang tersedia.

Apa itu administrasi kepegawaian?

Pengorganisasian kepegawaian, yaitu menggolongkan, menetapkan dan mengatur berbagai
macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting, misalnya seperti menetapkan
tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam suatu pola tertentu
sedemikian rupa sehingga pegawai yang bekerja di dalamnya dapat saling bekerja sama
tentunya supaya dapat mempermudah dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. 

Pengarahan pegawai, banyak sekali teori dan keyakinan mengenai memotivasi pegawai,
secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang apa yang dapat motivasi. Jadi sangat sulit
bagi perusahaan atau organisasi untuk sampai kepada kebijakan dan pendekatan yang akan
memuaskan para pegawainya. Selain itu bagi perusahaan atau organisasi dengan skala
apapun itu, membuat analisis secara mendalam mengenai apa yang dapat memotivasi setiap
tenaga kerjanya adalah tidak praktis, tetapi terdapat aturan-aturan yang praktis yang bisa diikuti
setidaknya untuk dapat membantu memotivasi para pegawainya dan tentunya meningkatkan
kepuasan kerja, diantaranya seperti:

 Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka
(pegawai) mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
 Pastikan ada hubungan yang jelas tentang kinerja dan penghargaan serta pastikan juga
bahwa setiap hubungan seperti itu dapat di informasikan kepada para pegawai.
 Perlakukan semua pegawai secara adil dan penilaian mengenai kinerja harus obyektif
(sesuai dengan fakta yang ada).
 Kembangkan jenis penghargaan yang berbeda-beda, karena tidak semua orang bisa
dinaikkan pangkatnya.
 Doronglah semangat sebaik mungkin di dalam lingkungan kerja dan juga kembangkan
gaya manajemen yang mudah untuk diserap serta mampu diubah-ubah untuk
menyesuaikan orang dan lingkungannya.
 Selanjutnya kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan
target yang bisa dicapai tetapi dapat terus berkembang.
 Dan perhitungkan seluruh faktor lingkungan dan faktor sosial, misalnya seperti:
kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkungan kerja, interaksi sosial antar pegawai
dan lain-lain. Intinya seluruh faktor yang menjadi sumber ketidakpuasan.

Pengendalian pegawai, pengawasan (controlling) merupakan bagaian dari pengendalian yaitu

merupakan suatu proses pengukuran tingkat keefektivitasan kerja dari pegawai dalam
memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan (controlling) membutuhkan tolak ukur yang gunanya untuk mengukur tingkat
keberhasilan dalam bekerja, dalam penilaian kerja hal seperti ini biasanya disebut dengan
standar pekerjaan. 

Demikian pembahasan tentang pengertian administrasi kepegawaian yang diambil dari

berbagai macam sumbeer jika ada kekurangan lengkapi saja sendiri, semoga tulisan ini dapat
bermanfaat…