Modul 5

Sistem Pengendalian Manajemen

Sumber Daya Manusia
• Nama Kelompok : Krisantus Naprianus (030513733)
Santa Helda Ketan (030487462)
• Mata Kuliah : Sistem Pengendalian Manajemen

• Dosen : Maryam Nadir, SE, M.Si

Secara khusus, di modul ini kita akan
mempelajari sebagai berikut :
• 2 Kegiatan Belajar :
1. Gambaran Umum Aktivitas Manajemen Sumber Daya
Manusia
2. Metode Pengendalian Manajemen Sumber Daya Manusia
Dari ke-2 kegiatan ini kita akan :
• Menjelaskan Mengenai Pengaplikasian Pengendalian
Manajemen Sumber Daya Manusia
• Bagaimana Mengimplementasikan Sistem Pengendalian
Manajemen Sumber Daya Manusia
• Mempelajari Tentang Aktivitas Manajemen Sumber Daya
Manusia Apa Saja Yang Perlu Dikerangkai Dengan Sistem
Pengendalian.
Setelah Mempelajari Modul 5 Ini, Kita
Diharapkan Dapat / Mampu Untuk :
• Menguraikan Aktivitas Manajemen Sumber
Daya Manusia
• Mengembangkan Metode Pengendalian
Manajemen Sumber Daya Manusia
 Kegiatan Belajar 1
Gambaran Umum Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia
Pada bagian ini pembahasan terhadap proses pengendalian manajemen hanya
difokuskan pada hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas manajemen sumber daya
manusianya saja.

Sumber Daya Manusia

Merupakan salah satu komponen terpenting untuk tujuan memperoleh keunggulan
bersaing.
Bentuk keunggulan bersaing antara satu organisasi dengan organisasi lainnya bisa saja
berbeda, ada organisasi yang berfokus pada pemberian pelayanan yang optimal kepada
pengguna produknya, dapat juga berupa kualitas produk yang sangat memuaskan, atau
prinsip manajemen organisasi yang profesional. Keseluruhan keunggulan bersaing tersebut
membutuhkan peran manusia sebagai pelaksana/eksekutor dari tujuan tersebut, disamping
tentu saja dibutuhkan peran manusia dalam kapasitas lainnya yang berbeda. Personil
sumber daya manusia yang dimiliki oleh suatu organisasi tentu saja diharapkan dapat
menjadi sumber nilai tambah tersendiri untuk organisasi. Personil memberikan nilai
dengan menggunakan keterampilan dan pengetahuannya yang dimiliki untuk mengubah
sumber daya organisasi lainnya untuk menghasilkan suatu produk, sehingga menghasilkan
keuntungan maupun bentuk hasil berharga lainnya.
Dari penjelasan di atas maka disimpulkan bahwa apabila suatu organisasi
ingin mendapatkan keuntungan/ hasil yang maksimal maka suatu organisasi
harus mempunyai personil yang baik dan kompak, baik dan kompak dalam
arti mempunyai kemampuan dan bisa bekerja sama dalam tim untuk
menghasilkan tujuan yang maksimal dan besar (fungsi pengelolaan tim).
Fungsi pengelolaan tim inilah salah satu yang menjadi fokus perhatian pada
kegiatan manajemen sumber daya manusia.
Fungsi pengelolaan manajemen sumber daya manusia dibagi menjadi
beberapa kelompok, Williams (2005) dalam bukunya menerangkan fungsi
manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan :
1. Perencanaan
2. Rekrutmen dan seleksi
3. Pelatihan dan pengembangan kerja
4. Penilaian dan kompensasi kinerja
5. Promisi, pemindahan, dan pemisahan
1. Perencanaan
Penyusunan rencana kerja pengelolaan sumber daya manusia termasuk didalamnya
proses perencanaan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja { rencana proses seleksi
yang akan dibuat (waktu, tempat, dan jenis seleksi) }.
Kegiatan sistem pengendalian manajemen dilakukan pada :
1. Rencana kerja pada sektor sumber daya manusia
• Rencana jangka panjang
• Rencana jangka menegah
• Rencana jangka pendek
Rencana kerja disertai juga dengan teknis pelaksanaan rencana kerja, waktu
pelaksanaan, sumber daya yang dibutuhkan, penanggung jawab kegiatan, dan tentu
saja capaian yang diharapkan. Rencan kerja inilah yang nantinya akan digunakan
sebagai dasar proses pengendalian manajemen.

2. Penyiapan anggaran kerja

Anggaran kerja harus sesuai dengan program dan rencana kerja yang dibuat disertai
dengan ukuran yang jelas tentang rencana penggunaan anggaran tersebut.
2. Rekrutmen dan seleksi
Proses pemilihan bedasarkan kebutuhan personil untuk menempati posisi yang dibutuhkan
sesuai dengan spesifikasi kebutuhannya. Proses rekrutmen dan seleksi sebenarnya tidak
hanya mencakup pada kegiatan pengisian posisi dari pihak lain di luar organisasi. Tetapi
proses seleksi bisa saja dilakukan terhadap pihak internal organisasi tersebut. Kegiatan
pengendalian yang dapat dilakukan pada proses rekrutmen dan seleksi ini pada intinya
bertujuan untuk mengawasi agar proses rekrutmen dan seleksi berjalan sesuai dengan
tujuan. Personil yang terpilih dari proses ini merupakan orang yang tepat, sesuai dengan
spesifikasi kebutuhan kerjanya (sudah ada ukuran dan aturan rekrutmen dan seleksi).

3. Pelatihan dan pengembangan kerja

Ukuran keberhasilan kegiatan pelatihan dan pengembangan kerja diukur dari
pemahaman personil dari materi yang didapatkan, serta implementasi dari kegiatan
pelatihan dan pengembangan kerja pada kegiatan kerjanya. Disinilah fungsi sistem
pengendalian yang dibutuhkan pada kegiatan dan pelatihan dan pengembangan kerja
ini. Sistem pengendalian manajemen harus dapat mengukur tingkat efektivitas dari
kegiatan pelatihan dan pengembangan kerja yang dilakukan, agar kegiatan tersebut
memiliki nilai manfaat dalam upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
4. Penilaian dan Kompensasi Kinerja
Penilaian kerja dilakukan untuk mengukur tingkat produktivitas kerja seseorang,
dengan membandingkan antara target capaian dan realitasnya. Kemudian tindak lanjut
dari penilaian kinerja diikuti oleh pemberian kompensasi sebagai bentuk dari insentif
bedasarkan produktivitas kinerja. Penilaian yang baik dilakukan melekat pada setiap
pengingkatan capaian, agar proses perbaikan dapat segera dilakukan, tidak menunggu
pekerjaan selesai dikerjakan baru kemudian dilakukan penilaian. Proses penilaian kerja
diharapkan tidak hanya sekedar seberapa besar pencapaian yang telah berhasil dicapai,
namun juga sebaiknya mencakup masukan serta saran yang bersifat membangun untuk
proses perbaikan dan agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.

Sementara proses pemberian kompensasi adalah bentuk dari pemberian penghargaan

kepada personil atas apa yang telah dikerjakannya. Pemberian kompensasi sebaiknya
dikumpulkan dalam satu fungsi organisasi tertenyu, contohnya bagian sumber daya
manusia, agar ukuran pemberian kompensasi yang dilakukan mempunyai standar yang
sama walaupun variabel perhitungannya yang berbeda. Pada fase ini juga diperlukan
sebuah sistem reward and punishment ( penghargaan dan hukuman ) yang jelas agar
setiap personil mengetahui konsekuensi positif maupun konsekuensi negatif dari
kegiatan yang dilakukan.
5. Promosi, Pemindahan, Pemisahan dan Pemberhentian
Kegiatan ini adalah sebuah bentuk tindak lanjut dari hasil evaluasi kinerja. Apabila
hasil kinerja pegawai dinilai baik maka pegawai tersebut memperoleh kesempatan
untuk mendapatkan promosi dan pemindahan kerja ke tempat yang lebih baik. Namun
apabila kinerjanya masih kurang memuaskan maka dilakukanlah proses penyesuaian
agar dapat lebih memperbaiki kinerjanya, seperti dilakukan langkah pemindahan posisi
kerja dan pemisahan. Di samping itu, juga ada mekanisme untuk pemberhentian kerja.
Pemberhentian kerja dapat dilakukan dengan hormat, seperti karena alasan pensiun
atau mengundurkan diri, atau bisa juga dalam bentuk pemberhentian dengan tidak
hormat dikarenakan alasan tertentu yang dapat merugikan organisasi.
Proses ini juga perlu dikendalikan terutama untuk memastikan bahwa proses promosi,
pemindahan, pemisahan dan pemberhentian tepat tujuan; di samping juga sebagai
bentuk pengalokasian sumber daya yang sesuai kebutuhan.
 Kegiatan Belajar 2
Metode Pengendalian Manajemen Sumber Daya Manusia
Pada bagian ini pembahasan akan difokuskan untuk memberikan gambaran
riil dari proses pengendalian manajemen sumber daya manusia. Kasus yang
digunakan menjelaskan contoh pelaksanaan kegiatan operasional pada suatu
organisasi bisnis, yang akan lebih di tonjolkan pada aspek pengendalian
sumber daya manusiannya.
A. Gambaran umum organisasi
B. Strategi perusahaan
C. Struktur organisasi perusahaan
D. Manajemen sumber daya manusia
E. Initsari kegiatan pengendalian manajemen sumber daya manusia
A. Gambaran Umum Organisasi
Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan komputer. Semenjak berdiri
sekitar 20 tahun yang lalu, perusahaan ini telah menjelma menjadi salah satu raksasa
teknologi di Asia. Perusahaan ini memiliki sekitar 6.000 karyawan, sedangkan
konsumen mereka kebanyakan berasal dari negara-negara di Asia. Perusahaan yang
berkantor pusat di Indonesia ini merupakan pelopor penyedia produk komputer di Asia
Tenggara. Segala macam produk berbau komputer dihasilkan di sini mulai dari CPU,
monitor, keyboard, mouse, laptop, tablet, dll. Perusahaan ini telah menjadi market
leader di bidang tersebut melalui penjagaan kualitas produk yang diberikan kepada
konsumen mulai dari proses produksi hingga sampai di tangan konsumen. Di tengah
krisis ekonomi global, persaingan industri yang semakin ketat, serta perkembangan
teknologi yang cenderung pesat, perusahaan terbukti dapat mengatasi tantangan
tersebut yang dapat dilihat dari kenaikan penjualan sekitar 8-10 persen per tahun.
B. Strategi Perusahaan
Strategi perusahaan berfokus pada bagaimana perusahaan mengerti apa yang
sebenarnya diinginkan konsumen dan seefesien mungkin menciptakan produk yang
secara efektif mampu memenuhi keinginan konsumen. Perusahaan dalam hal ini
menerapkan strategi penjualan langsung ke konsumen. Sistem ini mengeliminasi peran
pihak lain untuk mendistribusikan dan menjual barang sehingga secara signifikan
memangkas waktu dan biaya serta memudahkan perusahaan untuk membangun sendiri
sistem baik pemesanan maupun penawaran kepada konsumen. Perusahaan dalam hal
ini lebih mudah mengontrol biaya agar produk yang dihasilkan memiliki harga yang
kompetitif. Tentunya hal ini didukung dengan proses pengembangan teknologi secara
terus menerus sehingga perusahaan ini dapat melampui pencapaian perusahaan sejenis
di wilayah Asia.
Strategi penjulan langsung perusahaan
- Mendesain dan membangun produknya dengan konfigurasi menurut tren kebutuhan
pasar (setelah di teliti)
- Produk jadi kemudian di simpan di dalam gudang
- Selanjutnya di jual kepada distributor / pengecer (mark up harga terjadi hingga 10-
20% terhadap produk yang dijual ke konsumen)
- Perusahaan hanya mengontrol harga awal (harga produk konsumen ditentukan oleh
pihak lain sesuai mekanisme yang mereka gunakan).
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Dibandingkan dengan perusahaan sejenis, perusahaan ini memiliki struktur organisasi yang relatif
sederhana. Perusahaan menerapkan desentralisasi yang terdiri dari 4 tingakatan manajemen :
1. Presiden direktur
2. Wakil presiden / kepala pabrik
3. Kepala departemen
4. Supervasior
Hanya sekitar 30 karyawan yang ada di kantor pusat di Jakarta. Sisanya tersebar di 25 pabrik di
mana setiap pabrik terdir dari 150-250 orang. Untuk sebagian hal-hal strategis, setiap pabrik
diberikan otonomi sendiri sehingga bertindak seperti entitas tersendiri. Dengan kebebasan yang
diberikan pabrik dapat diselesaikan dengan cepat dan tanpa harus menunggu keputusan dari kantor
pusat.
Manajemen berani mengimplementasikan sistem desentralisasi cukup penuh di perusahaan, yang
mana berimbas pada kegiatan operasi yang efisien. Perusahaan juga sangat terbuka dalam
menerima masukan dan mendorong tiap pabrik untuk melakukan eksperimen dan penelitian serta
mau mengambil risiko. Kebijakan ini dilakukan untuk mengakomodir laju perkembangan
teknologi yang cepat, sehingga perubahan baru dapat segera dikaji dan ditentukan kelanjutannya
sesegera mungkin.
Perusahaan sistem informasi terintegrasi berbasis IT untuk memudahkan dalam hal komunikasi,
koordinasi, monitoring dan evaluasi seluruh kegiatan pabrik .

* Disentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputsan dan kebijakan kepada
manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi.
D. Manajemen Sumber Daya Manusia
Dengan keuntungan setiap tahunnya perusahaan mampu memberikan gaji yang tinggi
kepada pegawainya. Kompensasi yang diberikan sangat memuaskan bagi pegawai, selain
gaji tetap ada berupa tunjangan dan fasilitas-fasilitas lainnya pun yang membuat pegawai
dapat lebih nyaman dalam bekerja (bentuk pemberian kompensasi ini adalah bentuk upaya
pengendalian perusahaan dalam mempertahankan pegawai yang dinilainya telah bekinerja
baik),
Pertimbangan yang digunakan perusahaan sudah melalui studi dan perhitungan dalam
memberikan kompensasi, diantaranya sebagai berikut :
1. Biaya dan sumber daya lainnya yang harus dikeluarkan untuk melakukan rekrutmen
pegawai baru apabila ada pegawai lama yang keluar.
2. Opportunity loss akibat penggunaan sumber daya perusahaan untuk kegiatan perekrutan
pegawai baru yang terlalu sering.
3. Menjaga stabilitas kerja yang dapat terganggu akibat terlalu seringnya terjadi keluar
masuk pegawai.
4. Membangun citra baik di mana pihak eksternal bahwa perusahaan memperlakukan
pegawai dengan baik.
Untuk urusan pemberiaan kompensasi kerja, perusahaan memiliki khusus yang menghitung
besaran kompensasi setiap pegawai dengan menggunakan ukuran yang jelas dan terukur
(besaran kompensasi secara periodik di lakukan evaluasi). Standar kompensasi yang tinggi
ini memberikan daya tarik yang tinggi kepada calon tenaga kerja, perusahaan dapat leluasa
memilih tenaga kerja yang dibutuhkan (terbaik dan memiliki kreativitas tinggi).
Namun demikian, daya tarik yang tinggi ini tersebut membuat perusahaan harus selektif dalam
memilih calon tenaga kerja untuk menghindari salah perekrutannya (Intretigas, kreativitas, dan
kemauan untuk belajar yang tinggi ).
Perusahaan juga telah menyiapkan program pelatihan dan peningkatan kapasitas kerja, agar setiap
pegawai yang dikerjakan memilki kompentensi dan keahlian yang sesuai dengan yang dibutuhkan.
Pegawai di tuntut untuk memahami dan menggunakan teknologi-teknologi terkini demi
menunjang produktivitas kerja.
Setiap pegawai yang sudah mengikuti program ini akan di berikan :
1. Evaluasi atas hasil kegiatan yang telah diikuti
2. Presentasi materi yang dipelajari
3. Tes evaluasi tertulis hasil pelatihan
4. Uji coba pengaplikasiaan materi secara langsung (di lingkugan kerja masing-masing)
Perusahaan selalu berfokus untuk menciptakan komunikasi yang baik antar pegawai di tiap
tingkatan. Kepala pabrik harus mengadakan rapat rutin setiap hari senin dengan seluruh kepala
departement untu k membahas permasalahan serta dengar pendapat mengenai keluhan ataupun
gagasan-gagasan baru. Kepala departement di tuntut untuk mampu menampung aspirasi dari
supervasior yang berasal dari pegawai. Sebagai feedback, kepala pabrik mengadakan pertemuan
secara rutin sebulan sekali dengan setiap grup pegawai guna memverifikasi apakah aspirasi
mereka sampai atau tidak. Struktur organisasi yang sederhana ditambah dengan komunikasi yang
rutin dilakukan tentu saja akan memudahkan proses komunikasi dan koordinasi antarlini, sehingga
distorsi informasi dapat dimininalisir.
Perusahaan juga berkomitmen untuk tidak mengurangi jumlah pegawai ketika terjadi krisis.
Perusahaan lebih memilih mengurangi jumlah jam kerja sehingga pegawai merasa terjamin
keberlangsungan hidupnya.
E. Intisari Kegiatan Pengendalian Manajemen Sumber Daya
Bedasarkan contoh di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa strategi pengendalian
manajemen sumber daya manusia yang digunakan adalah sebagai berikut :

 Ruang Lingkup perusahaan yang besar namum memilih untuk menerapkkan

strategi penjualan dan distribusi langsung kepadap para konsumennya. Dari sudut
pandang ini tentu saja menuntut ketersediaan jumlah tenaga kerja yang cukup
banyak dan yang terpenting mampu memahami seluk beluk produk yang
ditawarkan. Kedua hal ini harus menjadi salah satu perhatian dalam sistem
pengendalian manajemen yang di buat.

 Penggunaan struktur organisasi yang relatif sederhana, di mana hanya terdapat 4

tingkatan manajemen. Hal ini dilakukan untuk mempermudah proses komunikasi
dan koordinasi dalam berbagai aspek pencapaian tujuan. Struktur organisasi yang
sederhana juga memudahkan proses pertanggungjawaban atas segala kegiatan
dilakukan.
 Perusahaan juga menerapkan sistem disentralisasi yang memberikan kepercayaan
kepada setiap pabrik untuk dapat langsung membuat beberapa keputusan penting.
Dengan kebebasan yang diberikan tersebut membuat proses penyelesian masalah
dapat dilakukan dengan cepat. Untuk menjalankan sistem ini tentunya manajemen
perusahaan perlu membuat mekanisme pengendalian yang jelas agar memiliki
keyakinan bahwa personil di pabrik memiliki kemampuan dan pengetahuan yang
memadai sebelum mengambil keputusan (Sebagai upaya mengeliminasi kesalahan
pengambilan keputusan)

 Perusahaan selalu berfokus untuk menciptakan komunikasi yang baik dan rutin
antar pegawai. Salah satu tujuannya adalah mampu menampung aspirasi dan
gagasan baru dari seluruh tingkatan pegawai. Di samping itu komunikasi yang baik
dan rutin juga mempercepat proses identifikasi permasalahan yang terjadi, sehingga
proses penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan lebih cepat.

 Sistem pengendalian kerja yang unik, di mana sebagiab besar pegawai disebar di
masing-masing pabrik. Membuat sistem pengendalian yang dirancang harus dapat
menjangkau seluruh parbrik dengan baik. Pemanfaatan sistem informasi
terintergrasi berbasis IT , yang dapat membuat proses komunikasi dan koordinasi
dapat berjalan efektif, efisien, dan real time.
 Untuk proses rekrutmen pegawai, perusahaan memulainya dengan terlebih dahulu
membuat pemetaan kebutuhan tenaga kerja untuk menghindari kesalahan
perekrutan. Perusahaan sudah memiliki standar penilaian pada setiap calon
pegawai.

 Perusahaan juga telah menyiapkan program pelatihan dan peningkatan kapasitas

kerja, agar setiap pegawai yang dipekerjakan memiliki kompetensi dan keahlian
sesuai dengan yang dibutuhkan. Program pelatihan dan peningkatan kapasitas juga
sejalan dengan upaya pencapaian tujuan perusahaan untuk mengembangkan
teknologi secara terus menerus.

 Kegiatan penilaian kinerja dilakukan secara ketat. Proses pengukuran dan penilaian
kerja dilakukan secara periodik serta metode penilaian kinerja dengan
menggunakan metode evaluasi 360 derajat, di nilai dapat memberikan keyakinan
bahwa hasil pengukuran dan penilaian kerja dpat berjalan dengan objektif.

 Strategi kompemsasi perusahaan dilakukan dengan meberikan gaji yang tinggi

kepada pegawainya. Hal ini terbukti dapat meningkatkan produktivitas kerja
pegawai. Di sisi lain upaya pengendalian pada sistem kompensasi harus juga
mendapatkan perhatian.