Materi Inisiasi: 1

Topik : Ruang Lingkup dan Fungsi Administrasi Kepegawaian

Modul : 1 dan 2 ADPU4430
Uraian :
Pengertian Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian merupakan seluruh aktivitas atau pun kegiatan yang memiliki
kaitan dengan masalah daari penggunaan tenaga kerja atau pegawai di dalam
mencapai suatu tujaun. Administrator sendiri memiliki tujuan untuk dapat menyusun dan
juga mengendalikan segala aktivitas yang di miliki untuk dapat mengembangkan,
memelihara, mendapatkan, dan juga mengguanakan para pegawai sesuai dengan
beban yang di milikinya untuk dapat mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan
yang di tentukannya.
Sistem Administrasi Kepegawaian
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya
tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah
kesatuan.Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita
mengacu pada Undang-Undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi
manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan
pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan
dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan
pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi
dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian
penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena
membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan
membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber
yang tersedia.

Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan
dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan
wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke
dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di
dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah
terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak
bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain.
Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara
keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi
organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan
semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis
mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun,
ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu
memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.
1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan
pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan)
dan bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para
pegawai;
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang
kinerja adalah objektif;
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak
semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan
pangkatnya;
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan
kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah
untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan
sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan
sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua
faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.

Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan
penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana
kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan
dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.
Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-
kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan
harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau
berdasarkan penyimpangan.

Materi Pengayaan/Tambahan:
1. http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/pluginfile.php/8488/mod_resource/content/3/Materi
%201%20KONSEP%20DASAR%20ADMINISRASI%20KEPEGAWAIAN.pdf
2. http://macam-makalah.blogspot.com/2015/08/makalah-administrasi-
kepegawaian.html#.W57n3_YxWUk
1. Perbedaan siklus pengelolaan aset pada KB 1 dengan siklus pengelolaan aset pada PP
Tahun 2017.
Campbell (2011) berpendapat bahwa tahapan dalam siklus hidup aset dimulai dari strategi
(strategy), perencanaan (plan), evaluasi rencana/membuat rancangan (evaluate/design),
pengadaan (create/procure), pengoperasian (operate), pemeliharaan (maintain),
pengembangan (modify), dan penghapusan (dispose). Sedangkan siklus pengelolaan aset
menurut PP 27 Tahun 2017 yaitu: perencanaan aset, pengadaan aset, pemenuhan aspek legal,
inventarisasi, penilaian aset, pengoperasian aset, pemeliharaan aset, dan pembaharuan aset.

2. Mengapa diperlukan manajemen logistik dalam organisasi publik? karena sistem logistik
merupakan sumber penciptaan nilai tambah baru, yaitu dalam mempermudah dan
memperlancar aliran barang dan jasa sehingga menjadi suatu pelayanan terpadu yang
selanjutnya merupakan sumber-sumber pendapatan. Manajemen logistik berfungsi untuk
merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan aliran penyimpanan barang,
pelayanan dan informasi yang terkait dari saat awal hingga pada titik konsumen guna
memenuhi kebutuhan pelanggan.

3. Manajemen aset adalah serangkaian keputusan untuk mengelola kekayaan secara optimal,
yaitu meminimalisasi biaya kepemilikan serta memaksimalisasi ketersediaan dan penggunaan
aset dari proses perencanaan kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, kepemilikan/legal audit,
penilaian, pengoperasian, pemeliharaan, penghapusan, peremajaan, pengalihan, serta
pengawasan aset untuk mendukung tujuan organisasi dalam melayani masyarakat dengan
sebaik-baiknya dan ramah lingkungan. Untuk mengelola aset bagi organisasi sector publik,
perlu direncanakan anggaran dan pengorganisasiannya sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Manajemen logistik merupakan serangkaian keputusan untuk mengelola barang secara optimal,
mulai dari perencanaan kebutuhan, pengadaan atau pengumpulan, pemindahan, penyimpanan,
hingga penyampaian distribusi barang kepada pelanggan. Manajemen rantai pasokan adalah
serangkaian keputusan untuk mengelola aliran barang, aliran informasi, uang, dan
pengembalian produk, termasuk aliran daur ulang untuk memenuhi pelanggan. Dalam
kehidupan sehari-hari, baik manajemen logistik maupun manajemen rantai pasokan (SCM)
sering kita lakukan.

Sumber: BMP ADPU4534-Manajemen Logistik Organisasi Publik