Nama Mahasiswa : LAILI NIKMAH

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 041813557

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4430/ ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Kode/Nama Program Studi : 50/ ILMU ADMINISTRASI NEGARA

Kode/Nama UPBJJ : 74/ MALANG

TUGAS 1

Kerjakanlah Tugas Berikut.

1. Jelaskan perbedaan fungsi teknis dan fungsi umum Administrasi Kepegawaian?

2. Bagaimanakah tata cara penentuan formasi dan  rekrutmen PNS?
3. Bagaimanakah sistem kompensasi PNS berbasis kinerja?

JAWABAN

1. Perbedaan fungsi teknis dan fungsi umum Administrasi Kepegawaian

Fungsi Teknis (operasional) Administrasi Kepegawaian, berkaitan dengan kegiatan –
kegiatan yang dilakukan dengan fisik, yang meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi,
integritas, pemeliharaan dan pensiunan pegawai.
a) Pengadaan, menurut Handoko (2000) pengadaan pegawai adalah proses pencarian dan
‘pemikatan’ para calon pegawai (pelamar). Pengadaan pegawai dimaksudkan untuk
memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja guna mencapai tujuan organisasi. (Samsudin,2006). Pengadaan tenaga kerja ini
meliputi penarikannya, seleksi dan penempatannya tenaga kerja.
b) Pengembangan, organisasi harus membinan dan mengembangkan pegawainya melalui
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan agar lebih sesuai dengan bidang pekerjaannya
karena tidak seorangpun yang sepenuhnya sesuai pada saat pengangkatan.
c) Kompensasi, merupakan balas jasa yang memadahi dan layak kepada pegawai sesuai dengan
kontribusi pegawai kepada tujuan organisasi atau pemberian penghargaan kepada pegawai
sesuai dengan sumbangan para pegawai tersebut dalam pencapaian tujuan organisasi.
d) Integritas, merupakan usaha untuk menghasilkan suatu kecocokan/kesesuaian yang layak
atas kepentingan – kepentingan perorangan (individu), masyarakat, dan organisasi. Pegawai
secara individu diminta untuk mengubah pandangan, kebiasaan dan sikap-sikap yang kurang
menguntungkan bagi organisasi, dan sebaliknya pemimpin organisasi perlu memahami
 perasaan, tingkah laku dan sikap pegawai untuk dipertimbangkan dalam rangka penentuan
kebijakan organisasi. Sebagai contok adalah tindakan kedisiplinan
e) Pemeliharaan, merupakan usaha untuk mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang
telah ada. Apa yang pernah diterima dan dinikmati pegawai hendaknya tetap dipertahankan
kalau perlu ditingkatkan.
f) Pensiunan pegawai, fungsi ini berhubungan dengan pengakhiran hubungan kerja dan
pengembalian orang tersebut kepada masyarakat, termasuk pemberian jaminan hari tua.

Fungsi Umum Administrasi disebut juga fungsi manajerial administrasi kepegawaian,

merupakan kegiatan yang dilakukan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran
(mental), meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian pegawai.
a) Perencanaan pegawai, merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang
akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang
ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada
proses perencanaan strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber
yang diperlukan dan membantu menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan
sumber-sumber yang tersedia.
b) Pengorganisasian Pegawai, merupakan suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-
golongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas
dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam
suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat
bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi
dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit
lain.
c) Pengarahan Pegawai, memberi petunjuk dan mengajak para pegawai agar berkemauan secara
sadar untuk melaksanakan pekerjaan sesuai yang ditentukan oleh institusi. Untuk itu
pemimpin harus berusaha memotivasi pegawai agar bersemangat dalam bekerja serta
berusaha meningkatkan dan memperbaiki prestasi pegawai. Ada banyak teori dan keyakinan
tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang
motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan
pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala
apa pun, membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah
 tidak praktis. Namun, ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk
membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.
1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan
bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan
bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja
adalah objektif;
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua
orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya;
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang
dan lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang
dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana
lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat
menjadi sumber ketidakpuasan.
d) Pengendalian Pegawai, pengawasan merupakan bagian dari pengendalian yang dapat
diartikan sebagai proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan
tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian
tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk
mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar
pekerjaan.

2. Tata cara penentuan formasi dan  rekrutmen PNS.

Dalam sistem Kepegawaian Negara di Indonesia formasi pegawai negeri sipil diatur pada pasal
15 UU Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 43 tahun 1999
tentang Pokok-pokok Kepegawaian dan Peraturan Pemerintah nomor 54 tahun 2003 serta
Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 26 Tahun 2004. Dalam penjelasan pasal
15 UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah
dengan UU Nomor 43 tahun 1999 ditegaskan bahwa formasi adalah penentuan jumlah dan
susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas
pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Ketentuan pasal 15 UU Nomor 43 tahun
1999 selanjutnya dijabarkan dalam pasal 1 peraturan pemerintah nomor 54 tahun 2003 tentang
formasi pegawai negeri sipil dan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara nomor 26
Tahun 2004 menjelaskan bahwa formasi pegawai negeri sipil didefinisikan sebagai jumlah dan
susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara
untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.  Formasi pegawai
negeri sipil secara nasional terdiri atas:
1) formasi pegawai negeri sipil Pusat
formasi pegawai negeri untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah pusat setiap
tahun ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan Aparatur
Negara Penetapan formasi pegawai negeri sipil pusat dilaksanakan setelah mendapat
pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara berdasarkan usul dari pejabat Pembina
kepegawaian Pusat:
 Jaksa Agung
 sekretaris negara
 sekretaris kabinet
 sekretaris militer
 sekretaris presiden
 sekretaris wakil presiden
 Pimpinan lembaga pemerintah non departemen
 Kepala Kepolisian Negara
 pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi garing tinggi negara
2) formasi pegawai negeri sipil daerah
formasi pegawai negeri untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah daerah
ditetapkan setiap tahun anggaran oleh kepala daerah.
 provinsi ditetapkan oleh Gubernur
 kabupaten ditetapkan oleh Bupati
 kota ditetapkan oleh wali kota dan masing-masing selaku pejabat pembina kepegangan
daerah provinsi, kabupaten, dan daerah kota

Formasi masing-masing organisasi negara disusun berdasarkan analisis kebutuhan dan

penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia. Hal ini dengan memperhatikan
informasi jabatan yang disusun setiap tahun anggaran. Analisis kebutuhan dilakukan
berdasarkan hal berikut
1) jenis pekerjaan
2) sifat pekerjaan
3) perkiraan beban kerja dan perkiraan kapasitas kerja
4) prinsip pelaksanaan pekerjaan
5) jenjang jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia dalam satuan organisasi yang
bersangkutan
6) peralatan yang tersedia
7) kemampuan keuangan negara atau daerah

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 54 tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri
mekanisme pengajuan formasi pegawai negeri sipil sebagai berikut
a. Pengajuan formasi pegawai negeri sipil pusat disampaikan oleh pejabat pembina
kepegawaian pusat yang bersangkutan kepada Menteri yang bertanggung jawab di bidang
pendayagunaan aparatur negara dan kepala Badan Kepegawaian Negara
b. Pengajuan formasi pegawai negeri sipil di lingkungan kesekretariatan lembaga
kepresidenan disampaikan oleh sekretaris negara kepada menteri yang bertanggung jawab
di bidang pendayagunaan aparatur negara dan kepala Badan Kepegawaian Negara
c. Pengajuan formasi pegawai negeri sipil daerah provinsi disampaikan oleh pejabat pembina
kepegawaian daerah provinsi yang bersangkutan kepada menteri yang bertanggungjawab di
bidang pendayagunaan aparatur negara dan kepala Badan Kepegawaian Negara
d. Pengajuan formasi pegawai negeri sipil daerah kabupaten/kota disampaikan oleh pejabat
pembina kepegangan daerah kabupaten/kota yang bersangkutan kepada menteri yang
bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara dan kepala Badan
Kepegawaian Negara melalui gubernur selaku wakil pemerintah.

Adapun system yang dipergunakan untuk menyusun atau menentukan formasi, yaitu
1) Sistem Sama, sistem ini menentukan semua unit organisasi yang sama dengan tidak
memperhatikan besar kecilnya beban kerja. Sistem ini digunakan pada organisasi yang
sudah distandarisasi. Misalnya, setiap satu regu diperlukan 11 orang yang terdiri atas ketua
regu dan wakilnya serta para anggotanya, baik di kota maupun di daerah.
2) Sistem Ruang Lingkup, sistem ini memerlukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan
jenis, sifat dan beban kerja yang ditunjukan pada suatu organisasi. Dalam system ini,
tingkat satuan itu berbeda jumlah dan kualitas pegawai diperlukan untuk masing-masing
unit kerja. Sistem ini di lingkungan TNI disebut sistem daftar susunan pegawai (DSP).

Langkah-langkah rekrutmen
1) penentuan jabatan yang kosong
 2) penentuan persyaratan jabatan
3) penentuan sumber perekrutan

3. Sistem kompensasi PNS berbasis kinerja

Kompensasi berbasis kinerja merupakan kompensasi yang diberikan oleh pemerintah kepada
PNS atas perilaku dan prestasi kerjanya. Kompensasi berbasis kinerja ini diharapkan dapat
mendukung upaya menciptakan sosok PNS yang profesional, kompeten, dan bebas kolusi,
korupsi dan nepotisme. Sistem kompensasi yang baik adalah sistem yang mampu menjamin
kepuasan anggota organisasi yang memungkinkan organisasi memperoleh, memelihara, dan
mempekerjakan sejumlah pegawai yang dengan berbagai sikap serta perilaku positif bekerja
dengan produktif bagi kepentingan organisasi.
Sistem kompensasi PNS berbasis kinerja, artinya bahwa kompensasi PNS akan meningkat
sesuai dengan kualitas dan kuantitas kerjanya. Begitu pun sebaliknya, bila kinerjanya tidak
sesuai harapan rakyat dan memenuhi target yang dibebankan, maka gajinya disesuaikan dengan
kinerjanya. Kinerja menurut Suyadi Prawirosentono (dalam Joko Widodo, 2005), merupakan
suatu hasil kerja yang dicapai seseorang atau kelompok dalam sebuah organisasi, sesuai
wewenang dan tanggung jawabnya demi mencapai tujuan secara legal, taat hukum, dan sesuai
moraletika. Hakikat kinerja PNS berkaitan dengan tanggung jawab individu atau organisasi,
dalam menjalankan apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya, demi mencapai
tujuan dan harapan pemerintah dalam melayani rakyat.

Sumber :

BMP ADPU4430

Enceng dan Purwaningdyah M.W.2011.Menyusun Kompensasi PNS Berbasis Kinerja. Jurnal

Kebijakan dan Manajemen PNS VOL. 5, No.1, Juni 2011