TUGAS 1

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

OLEH :

NAMA : ANDREAS PUTRA SARUMAHA

NIM : 041425338
KODE MATA KULIAH : ADPU4430

KABUPATEN KEPULAUAN ARU

UPBBJ UT. AMBON
UNIVERSITAS TERBUKA
2023

1
Soal !
1. Jelaskan perbedaan fungsi teknis dan fungsi umum Administrasi Kepegawaian?
2. Bagaimanakah tata cara penentuan formasi dan rekrutmen PNS?
3. Bagaimanakah sistem kompensasi PNS berbasis kinerja?

JAWABAN

No. 1

Administrasi kepegawaian memfokuskan perhatiannya pada factor tenaga kerja, dalam

hal ini sebagai pegawai. Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa administrasi
kepegawaian pun tidak dapat mengabaikan hal – hal yang berhubungan dengan factor –
factor lain yang yang memengaruhi pegawai. Misalnya, agar seorang pegawai dapat
bekerja dengan senang dan efisien, harus diperhatikan lingkungan tempat kerjanya dan
alat – alat lain yang dipergunakan serta besar gaji pegawai yang diberikan.

Edwin B. Flippo (1988) mengemukakan bahwa administrasi kepegawaian dimaksudkan

untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Lebih lanjut, dikemukakan bahwa secara
umum administrasi kepegawaian mempunyai fungsi manajerial dan fungsi-fungsi
operatif (bersifat teknis).

Fungsi manajerial administrasi kepegawaian-kegiatan-kegiatan dilakukan dengan

pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sementara itu, fungsi
operatif (teknis)-kegiatan dilakukan dengan fisik meliputi pengadaan, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

Perbedaan fungsi teknis dan fungsi umum Administrasi Kepegawaian :

1. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian

2
 Fungsi teknis merupakan kegiatan yang dilakukan dengan fisik meliputi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, pengitegrasian, pemeliharaan, dan pemensiunan
pegawai.

2. Tugas Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian

a. Perencanaan Pegawai
Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam
berbagai kegiatan suatu organisasi. Secara umum, perencanaan merupakan
proses penentuan tujuan, pengevaluasian berbagai alternatif pencapaiannya, dan
penentuan tindakan yang diambil. Dalam kaitan dengan administrasi
kepegawaian, perencanaan merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai
dan tindakan untuk mendapatkannya.

Dengan kata lain, perencanaan pegawai dirancang untuk menjamin bahwa

kebutuhan organisasi akan pegawai terpenuhi secara tepat. Pada dasarnya,
perencanaan pegawai berarti rencana mengisi jabatan/ pekerjaan yang kosong
secara proaktif agar memperoleh pegawai yang mampu mendukung dan
melaksanakan strategi organisasi dalam mencapai tujuannya. Berkaitan dengan
hal tersebut,

Hadari Nawawi (2003) mengetengahkan beberapa pengertian perencanaan

pegawai dalam hubungannya dengan keharusan organisasi pemerintah
memperoleh dan mempertahankan pegawai/karyawan yang produktif sebagai
abdi negara dan abdi masyarakat.

b. Pengorganisasian Pegawai
Pengorganisasian atau organizing berasal dari kata organism. Artinya, suatu
susunan yang terdiri atas bagian-bagian yang dipadukan sehingga hubungan
satu dengan yang lain saling mengikat dan secara keseluruhan merupakan
kebulatan yang saling berhubungan, saling memengaruhi, dan bekerja untuk
suatu tujuan tertentu.

3
 Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-
golongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu,
penetapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang untuk
mencapai tujuan.

Pengorganisasian menyatupadukan orang-orang di dalam kerja yang satu

dengan kerja yang lain untuk saling berhubungan. Dengan demikian, proses
pengorganisasian adalah membentuk organisasi, kemudian membaginya dalam
unit-unit yang sesuai dengan fungsi-fungsi yang telah ditentukan dan dilengkapi
dengan pegawai serta fasilitas-fasilitas tertentu.

c. Pengarahan Pegawai
Pengarahan sering juga disebut dengan istilah lain, misalnya penggerakan
(actuating), motivasi (motivating), atau pemberian perintah (commanding).
Pengarahan berarti memberi petunjuk dan mengajak para pegawai agar
berkemauan secara sadar untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yang
ditentukan oleh institusi.

Dalam pengarahan, yang ditekankan adalah pegawai giat bekerja secara sukarela
tanpa merasa dipaksa dan mau bekerja sama dengan pegawai lain dalam
institusinya. Untuk menciptakan pegawai yang giat bekerja secara sukarela,
pimpinan harus berusaha memotivasi pegawai agar bergairah melakukan
pekerjaannya serta berusaha meningkatkan dan memperbaiki prestasi pegawai.

Dengan demikian, penggerakan/ pengarahan pegawai perlu disertai dengan

motivasi. Hal ini dilakukan agar sikap, perilaku, dan tindakan pegawai terarah
pada pencapaian tujuan organisasi. Sehubungan dengan aspek penting
pemberian motivasi kepada pegawai, pimpinan hendaknya dapat memberikan
motivasi searah dengan karakteristik pegawai.

d. Pengendalian Pegawai
Pengendalian pegawai artinya melihat, mengamati, dan menilai tindakan atau
pekerjaan pegawai. Apakah mereka benar-benar melaksanakan pekerjaan sesuai

4
 dengan rencana dan bagaimana hasil yang dicapai pegawai dibandingkan target
yang direncanakan. Kalau terjadi penyimpangan dari rencana semula, perlu
diperbaiki dengan memberi petunjuk kepada pegawai.

No. 2
Tata cara penentuan formasi dan rekrutmen PNS :

Tata cara penentuan formasi PNS :

Dalam praktik administrasi kepegawaian, proses penentuan kebutuhan pegawai pada
masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan
tenaga kerja yang ada merupakan lowongnya formasi. Pada umumnya, dalam
merencanakan kebutuhan pegawai, diperlukan suatu informasi mengenai formasi
pegawai yang ada pada saat ini dan yang akan datang.

Setiap organisasi, baik organisasi swasta maupun organisasi publik, harus menetapkan
formasi pegawai dengan cermat agar tidak menimbulkan permasalahan di masa
mendatang. Menurut M. Bahaji dalam http//www.digilib.ui.ac.id (2011), formasi
pegawai adalah perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan jumlah dan susunan
pangkat yang diperlukan dalam satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan
tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Jumlah pegawai yang diperlukan ditetapkan
berdasarkan beban kerja suatu organisasi.

Formasi ditetapkan berdasarkan beban kerja dalam jangka waktu tertentu dengan
mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang
diperlukan untuk melaksanakan tugas, serta hal lain yang memengaruhi jumlah dan
sumber daya manusia yang diperlukan.

Formasi masing-masing organisasi negara disusun berdasarkan analisis kebutuhan dan

penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia. Hal ini dengan
memperhatikan informasi jabatan yang disusun setiap tahun anggaran. Analisis
kebutuhan dilakukan berdasarkan hal berikut.

5
a. Jenis pekerjaan Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus
dilakukan oleh satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya. Jenis
pekerjaan dapat dibedakan dalam dua kelompok.
1) Pekerjaan yang bersifat umum adalah jenis pekerjaan yang ada pada setiap
departemen/lembaga, misalnya pengetikan, kepegawaian, pengarsipan,
keuangan, perlengkapan, dan lain-lain.
2) Pekerjaan yang bersifat khusus adalah jenis pekerjaan yang hanya ada pada
departemen/lembaga tertentu, seperti mengobati penyakit pada Departemen
Kesehatan, memberi kuliah/mengajar pada Departemen Pendidikan Nasional,
penyuluhan pertanian pada Departemen Pertanian, dan sebagainya. Apabila
jenis-jenis pekerjaan diketahui secara pasti, akan dapat ditetapkan kualifikasi
pegawai negeri sipil yang diperlukan.

b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi adalah sifat pekerjaan
dalam kaitannya dengan waktu. Menurut sifatnya, ada pekerjaan yang berkaitan
dengan waktu kerja. Sebagaimana diketahui, ada pekerjaan yang penyelesaiannya
dapat dilakukan dalam jam kerja tertentu. Misalnya, ada pekerjaan yang
penyelesaiannya dapat dilakukan secara normal selama delapan jam sehari.
Sebaliknya, ada pula pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus-menerus, seperti
pekerjaan pemadam kebakaran, penjaga mercusuar, dan yang serupa dengan itu.
Pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus-menerus memerlukan pegawai yang
lebih banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam kebakaran memerlukan
pegawai sebanyak lima orang dengan delapan jam kerja per hari, hal ini berarti
setiap mobil kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang pegawai.

c. Perkiraan beban kerja dan perkiraan kapasitas kerja

Analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja pada umumnya dapat dibedakan dalam
beban kerja yang dapat diukur, misalnya pengetikan, pengagendaan, dan
sebagainya. Ini diukur atas dasar jumlah surat yang diketik atau diagendakan dalam
jangka waktu tertentu. Namun, dapat juga sulit diukur, misalnya perkiraan beban

6
 kerja pemeriksaan perkara dapat didasarkan atas pengalaman berapa jumlah dan
jenis perkara yang terjadi pada waktu tertentu di daerah tertentu.

d. Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan
formasi. Dengan prinsip pelaksanaan pekerjaan ini, dapat ditentukan perlu atau
tidaknya mengangkat pegawai untuk jenis pekerjaan tertentu. Misalnya, apabila
ditentukan pembersihan ruangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi
yang bersangkutan, unit organisasi tersebut memerlukan pegawai yang bertugas
untuk membersihkan ruangan dan merawat pekarangan. Sebaliknya, apabila
ditentukan bahwa pembersihan ruangan dan perawatan ruangan diborongkan pada
pihak ketiga, tidak perlu diangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

e. Jenjang jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia dalam satuan organisasi yang
bersangkutan
Jenjang dan jumlah pangkat serta jabatan yang tersedia berpengaruh dalam
menentukan formasi. Tujuannya ialah dapat dipelihara peran, pengangkatan, serta
jabatan yang baik dan serasi. Sebagaimana dimaklumi bahwa semakin tinggi
pangkat atau jabatan, semakin terbatas jumlahnya. Dengan demikian, makin sedikit
pegawai yang dapat mencapainya.

f. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan
pekerjaan sesuai dengan tugas pokok akan berpengaruh dalam menentukan jumlah
pegawai yang diperlukan. Makin tinggi suatu peralatan yang tersedia dalam jumlah
yang cukup dapat mengakibatkan berkurangnya pegawai yang diperlukan. Misalnya,
otomatisasi pekerjaan yang dilaksanakan oleh mesin berarti mengurangi jumlah
pegawai yang diperlukan.

g. Kemampuan keuangan negara atau daerah

Faktor keuangan negara atau daerah sangat berpengaruh dalam menentukan
formasi. Misalnya, akibat merosotnya keuangan negara karena merosotnya harga

7
 minyak dunia berpengaruh besar terhadap formasi pegawai untuk satuan organisasi
pemerintahan. Ini berarti terbatasnya pengangkatan calon pegawai negeri sipil.

Tata cara penentuan rekrumen PNS :

Rekrutmen pegawai merupakan salah satu kegiatan yang paling penting dalam
organisasi publik. Oleh karena itu, organisasi publik secara berkala merekrut pegawai
untuk menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga
kerja menurut kebutuhan-kebutuhan organisasi. Keberhasilan rekrutmen sangat
ditentukan oleh kematangan perencanaan pegawai.

Dengan demikian, perencanaan pegawai merupakan pedoman yang dapat digunakan

dalam proses rekrutmen pegawai. Dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan
tahap kritis yang sangat berpengaruh dalam proses perekrutan. Apabila tersedia sebuah
rencana yang jelas dan matang, terjadinya kesalahan dalam proses rekrutmen dapat
dikendalikan.

Langkah – Langkah Rekrutmen

a. Penentuan jabatan yang kosong
Rekrutmen dilakukan apabila ada jabatan yang kosong atau dimulai dengan analisis
apabila ada jabatan yang lowong karena adanya pegawai yang pension, meninggal,
atau mengundurkan diri. Disamping itu, dalam rekrutmen, harus diminta infromasi
dari pimpinan unit untuk mengetahui berapa pegawai baru yang dibutuhkan serta
kualifikasi apa yang sangat diperlukan untuk periode sekarang dan yang akan
datang

b. Penentuan persyaratan jabatan

Persyaratan jabatan merupakan kriteria yang meliputi keahlian, pengetahuan,
keterampilan, dan pengalaman untuk dapat melakukan pekerjaan. Persyaratan
jabatan ini tentu saja harus ditentukan karena dapat membantu mengidentifikasi
pegawai yang dibutuhkan oleh organisasi. Persyaratan jabatan ini dianalisis dari
informasi analisis jabatan dan juga masukan dari pimpinan unit yang memerlukan
tenaga baru. Oleh karena itu, agar organisasi dapat melakukan kegiatan rekrutmen

8
 secara efektif, organisasi harus memiliki sistem informasi sumber daya manusia
yang baik meliputi informasi analisis jabatan.

c. Penentuan sumber perekrutan

Langkah terakhir adalah menentukan sumber perekrutan yang harus dilakukan
secara efektif dan efisien. Efektif dengan menggunakan saluran yang paling
memungkinkan untuk mendapatkan calon yang paling baik dan sesuai dengan
kebutuhan dan kepentingan organisasi. Sementara itu, efisien adalah pengorbanan,
baik waktu maupun biaya, yang paling rendah.

No. 3
Sistem kompensasi PNS berbasis kinerja :

Kompensasi pada dasarnya meliputi penghargaan, baik berupa finansial maupun

nonfinansial. Maksudnya, kompensasi finansial mencakup langsung atau tidak langsung.
Kompensasi finansial langsung terdiri atas pembayaran yang diterima oleh seorang
pegawai dalam bentuk upah, gaji, bonus, dan komisi. Sementara itu, kompensasi
finansial yang tidak langsung atau biasanya dinamakan tunjangan terdiri atas semua
penghargaan finansial. Yang tidak termasuk dalam kompensasi finansial langsung, yaitu
tunjangan hari raya/hari besar, tunjangan cuti, serta berbagai macam asuransi.

Sistem kompensasi harus dirancang dengan memperhatikan faktor-faktor yang

memengaruhinya. Faktor-faktor tersebut:
1. tingkat kecukupannya sebagai imbalan dalam memenuhi kebutuhan dasar
(kelayakan);
2. bersifat wajar/adil dilihat dari sudut pasar tenaga kerja (eksternal organisasi/
perusahaan);
3. bersifat adil/wajar dari sudut kemampuan organisasi (internal organisasi
perusahaan); dan
4. memperhatikan perbedaaan untuk setiap pegawai organisasi/perusahaan
berdasarkan kebutuhan individual, yang berkaitan dengan perbedaan

9
 posisi/jabatan. Ini berarti perbedaan kewajiban dan tanggung jawab dalam
keikutsertaan mewujudkan tujuan organisasi/perusahaan.

Faktor kewajaran/keadilan yang memengaruhi system kompensasi seperti diatas

mencakup tiga dimensi seperti berikut :
1. Dimensi Internal
Kewajaran/keadilan internal berarti setiap jabatan/posisi dan pekerjaan individu
dihargai oleh organisasi/perusahaan dengan perbandingan yang rasional; dari yang
terendaj sampai dengan tertinggi.
2. Dimensi Eksternal
Kewajaran/keadilan eksternal berarti kompensasi dilakukan dengan
memperhatikan nilai pasar tenaga kerja diluar organisasi/perusahaan. Maksudnya
mampu bersaing dengan kompensasi yang diberikan organisasi/perusahaan yang
lain sejenis (pesaing)
3. Dimensi Individual
Kewajaran/keadilan individual berarti setiap individu pegawai merasakan
kompensasinya wajar dibandingkan pegawai lain dalam pekerjaan yang memiliki
kesamaan.

Sumber Referensi :
Enceng. 2023, Administrasi Kepegawaian, Tangerang Selatan : Universitas Terbuka

10