Makalah

Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai

Otomatisasi dan Tata Kelola Kepegawaian

Disusun oleh : Kelompok VII

Anggota :
Rosi Yulianto (31)
Sri Nuraini (32)
Syafina Mawaddah (33)
Syela Elrijosi (34)
XI OTKP 2

SMK NEGERI 12 JAKARTA

Jl. Kebon Bawang XV Tg. Priok, Jakarta Utara

2021

I
 KATA PENGANTAR

Syukur Alhamlulillah senantiasa kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang

telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah ini guna memenuhi tugas kelompok untuk mata pelajaran Otomatisasi dan
Tata Kelola Kepegawaian, dengan judul: "Prinsip-prinsip Sistem Penyusunan
Kepegawaian".

Kami mengucapkan terima kasih atas bantuan banyak pihak yang dengan tulus
memberikan saran dan kritik sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan tepat
waktu.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna
dikarenakan terbatasnya pemahaman dan pengetahuan yang kami miliki. Oleh karena
itu, kami mengharapkan segala bentuk saran serta masukan bahkan kritik yang
membangun dari berbagai pihak.

Akhir kata kami berharap semoga isi dari makalah ini dapat memberikan manfaat
bagi siapa saja yang membacanya.

Jakarta, 31 Agustus 2021

Penyusun

DAFTAR ISI

COVER..........................................................................................................I

KATA PENGANTAR...................................................................................II

DAFTAR
ISI..................................................................................................III

BAB I PENDAHULUAN..............................................................................1
A. Latar Belakang..................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................................................ 1

II
 C. Tujuan Penulisan..................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN...............................................................................2
A. Pengertian Formasi Dan Perencanaan Pegawai.................................. 2
B. Tujuan Penetapan Formasi Dan Perencanaan Pegawai.......................2
C. Prinsip-Prinsip Perencanaan Formasi Pegawai................................... 2
D. Analisis Kebutuhan Pegawai............................................................... 2
E. Sisten Penyusunan Formasi Pegawai...................................................3
F. Manfaat Formasi Dan Perencanaan Pegawai.......................................4

BAB III PENUTUP.......................................................................................5

A. Kesimpulan....................................................................................
.......5
B. Saran...............................................................................................

......5 DAFTAR

PUSTAKA....................................................................................6

III
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Didalam organisasi kita mengenal tentang beberapa manajemen
diantaranyaadalah manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen
keuangan,manajemen informasi, dan tentu saja manajemen Sumber Daya Manusia
(SDM).Bila melihat dari derajat kepentingan pada hakekatnya semua manajemenmem
punyai derajat kepentingan yang sama dalam hal kontribusinya dalam pencapaian
tujuan organisasi. Manajemen SDM mempunyai peran yang sama p entingnya dengan
manajemen lainnya, terforkus pada aspek pengelolaansumberdaya manusianya yang
dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.Sedangkan fungsi manajemen
SDM para ahli mempunyai pendapat yang beragamtentang fungsi manajemen. Namun
dasarnya mereka sepakat bahwa manajemensumberdaya manusia mempunyai fungsi
untuk merencanakan sumberdaya manusia,merekrut, menyeleksi dan memberi
orientasi sumberdaya manusia, mengembangkansumberdaya manusia, merencanakan
dan mengembangkan karir SDM, menilai prestasi kerja, mengurus kompensasi, dan
mengelola pemberhentian kerja.
Didalam merencanakan SDM yang kita kenal dengan perencanaan
pegawai,merupakan suatu fungsi manajemen yang sangat perlu untuk diperhatikan
karena perencanaan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan program kerja, bahka
ndinyatakan perencanaan pegawai mutlak perlu guna lebih menjamin agar
setiaporganisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang
berpengaruhterhadap kehidupan organisasi di masa depan. Siagian (2008 : 48)
didalammanajemen SDM menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan dasar
bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalamorganis
asi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja baru guna
memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuanorganisasi
mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan SDM,sukar menyusun
program kerja yang realistik.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud formasi dan perencanaan pegawai?
2. Apa tujuan dari penetapan formasi dan perencanaan pegawai?
3. Apa saja prinsip-prinsip perencanaan formasi pegawai?
4. Apa saja yang termasuk prinsip lanjutan perencanaan formasi pegawai?
5. Apa manfaat dari formasi dan perencanaan pegawai?
6. Bagaiman sistem penyusunan formasi?

C. Tujuan Penulisan
 Memahami pengertian formasi dan perencanaan pegawai
 Mengetahui tujuan penetapan formasi dan perencanaan pegawai
 Mengetahui prinsip-prinsip perencanaan formasi pegawai
 Mengetahui prinsip lanjutan perencanaan formasi pegawai
 Memahami sistem penyusunan formasi pegawai

1
  Mengetahui manfaat formasi dan perencanaan pegawai
BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Formasi Dan Perencanaan Pegawai

Formasi pegawai berasal dari kata formasi dan pegawai. Formasi adalah
susunan (pegawai, pengurus, kabinet, pesawat terbang, dan sebagainya). Pegawai
adalah orang yang bekerja pada pemerintah (perusahaan, dan sebagainya). Maka
formasi pegawai adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat Pegawai yang
diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat
yang berwenang.
Sedangkan perencanaan pegawai adalah suatu kegiatan yang dilakukan
organisasi untuk meningkatkan jumlah pegawai beserta persyaratan kualifikasi untuk
kurun waktu tertentu, agar mammpu melaksanakkan tugas yang dalam suatu
organisasi secara baik.

B. Tujuan Penetapan Formasi Dan Perencanaan Pegawai

Formasi ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan
beban kerja yang harus dilaksanakan. Tujuan penetapan formasi adalah agar
satuansatuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai
sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi. Formasi
ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu dengan
mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang
diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan
sumber daya manusia yang diperlukan.

C. Prinsip-Prinsip Perencanaan Formasi Pegawai

1. Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau
promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga
tidak berubah
4. Kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat jabatan
5. Ditunjukkan dengan jumlah pegawai dalam jabatan
6. Peta jabatan dan uraian jabatan hasil analisis jabatan

D. Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis Kebutuhan Pegawai atau bisa juga disebut lanjutan prinsip
perencanaan formasi pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur
dari segala dasar-dasar atau faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan
jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan
organisasi negara. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

2
 a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu
satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan
pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu
sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada
pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya
pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam
penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah sakit
pemerintah.
c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas
kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau
dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan
susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam
suatu organisasi.
f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui
secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit
organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna,
dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan,
menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
g. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi
pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat
pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka
harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan
membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga,
maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
h. Perlatan Yang Tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan tersedia dalam menyelesaikan
pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang
diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia
dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus
diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil. Walaupun penyusunan
formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai
seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih
terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan

3
negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan
hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan
kemampuan anggaran yang tersedia.

E. Sistem Penyusunan Formasi Pegawai

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan sistem ruang
ligkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai
yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban
kerja.
Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan
jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan
kepada suatu organisasi.

F. Manfaat Formasi Dan Perencanaan Pegawai

1. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada secara lebih baik.
2. Produktivitas kerja dari tenaga yang telah ada dapat ditingkatkan.
3. Penentuan kebutuhan tenaga kerja dimasa depan baik dalam jumlah maupun
kualifikasinya untuk mengisi berbaai jabatan dan menyelenggarakan
beberapa aktivitas baru kelak
4. Penanganan informasi ketenaga kerjaan
5. Penelitian yang terkait analisis situasi pasar kerja.
6. Sebagai dasar penyusunan program kerja bagi satuan kerja yg menangani
SDM dlm organisasi.

4
 BAB III PENUTUPAN

A. Kesimpulan
Dalam sebuah penyusunan formasi pegawai, terdapat lima prinsip diantaranya
adalah setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya, setiap
perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat
dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong, selain beban kerja organisasi
tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah, kebutuhan pegawai
dinyatakan dalam jabatan dan syarat jabatan, ditunjukkan dengan jumlah pegawai
dalam jabatan dan peta jabatan dan uraian jabatan hasil analisis jabatan.
Terdapat juga lanjutan prinsip formasi penyusunan pegawai yang terdiri dari
sembilan prinsip yaitu jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, pekerjaan beban kerja,
perkiraan kapasitas pegawai, jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat, analisis
jabatan, prinsip pelaksanaan pekerjaan, peralatan yang tersedia, dan kemampuan
keuangan negara/daerah.

B. Saran
Penyusun menyarankan untuk instansi yang hendak menyusun formasi
pegawainya agar menerapkan prinsip-prinsipnya, karena prinsip tersebut merupakan
sebuah ketentuan dasarnya. Selain itu, penting juga bagi instansi agar menganilisis
kebutuhan pegawainya karena merupakan suatu proses perhitungan secara logis dan
teratur dari segala dasar-dasar atau faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat
menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh
suatu satuan organisasi negara.
Penyusun juga menyarakan dalam penyusunan formasi, setiap instansi
hendaknya menggunakan sistem penyusunan formasi yang sesuai dengan kebutuhan
instansi tersebut. Akan lebih baik jika suatu instansi, dalam menyusun formasi
memperhatikan berbagai aspek seperti beban kerja dan kompetensi setiap orang yang
akan mengisi formasi tersebut
DAFTAR PUSTAKA

Carell, Reza. 2019. "PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI",

https://virzacarell.blogspot.com/2019/10/2-prinsip-prinsip-penyusunanformasi.html?
m=1, diakses pada 25 Agustus 2021 pukul 17.08.

Alfi, Amalia. "PRINSIP DAN SISTEM PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI",

https://slidetodoc.com/prinsip-dan-sistem-penyusunan-formasi-pegawai-alfi-amalia/,
diakses pada 25 Agustus 2021 pukul 18.46.

Dindar, Pungky. 2015. "PERENCANAAN PEGAWAI",

https://pungkydindawordpresscom.cdn.ampproject.org/v/s/pungkydinda.wordpress.co
m/2015/03/31/perencanaankepegawaian/amp/?
amp_js_v=a6&amp_gsa=1&usqp=mq331AQKKAFQArABIIAC Aw%3D
%3D#aoh=16303322895038&referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com
&amp_tf=Dari%20%251%24s&ampshare=https%3A%2F%2Fpungkydinda.wordpres

5
s.com%2F2015%2F03%2F31%2Fperencanaan-kepegawaian%2F, diakses pada 26
Agustus 2021 06.18.

Putri, Rizky Amalia. 2017. "ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN",

http://rezkyamalia01.blogspot.com/2017/08/formasi-pegawai.html?m=1, diakses pada
26 Agustus 12.25.