ANALISIS JABATAN DAN PERANCANGAN PEKERJAAN

Dosen Pengampu : Rio Era Deka

S.Pd.,M.M Mata Kuliah : Manajemen &
Ppsdm

Disusun Ole :
Yolanda Aprilia Margaretha (22101092080)

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI

BISNIS FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS ISLAM MALANG
TAHUN 2022

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
hidayah-Nya kepada kita semua. Sehingga kita bisa menyelesaikan tugas laporan
yang berjudul “Analisis Jabatan dan Perancangan Pekerjaan” ini tepat pada
waktunya.
Adapun tujuan dari penulisan laporan ini salah satunya adalah untuk
memenuhi tugas dari Bapak/Ibu selaku Dosen Mata Kuliah Manajemen dan
PPSDM. Selain itu, makalah ini juga mempunyai manfaat salah satunya yaitu bisa
lebih menambah wawasan dan pengetahuan kepada kita semua. Sehingga kita bisa
lebih memahami atau mendalami pada materi yang akan dibahas di laporan ini.
Saya menyadari, bahwa laporan yang saya buat ini masih jauh dari kata
sempurna baik segi penyusunan, bahasa, maupun penulisannya. Oleh karena itu,
saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pembaca
guna menjadi acuan buat saya agar bisa menjadi lebih baik lagi di masa
mendatang.
Semoga laporan ini bisa menambah wawasan para pembaca dan semoga
bisa bermanfaat untuk perkembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan.

Malang, Jumat 4 November 2022

Penulis

2
 DAFTAR ISI

ANALISIS JABATAN DAN PERANCANGAN PEKERJAAN...........................1

KATA PENGANTAR.............................................................................................2
DAFTAR ISI............................................................................................................3
BAB I.......................................................................................................................4
PENDAHULUAN...................................................................................................4
1.1 Latar Belakang...............................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................5
1.3 Tujuan Penulisan............................................................................................5
1.4 Manfaat penulisan..........................................................................................5
BAB II......................................................................................................................6
PEMBAHASAN......................................................................................................6
2.1 Hubungan Jabatan (Job Analysis) dan Desain Pekerjaan (Job Design)....6
2.2 Metode Analisis Jabatan............................................................................8
2.3 Pentingnya Analisis Jabatan Terhadap Perusahaan................................10
2.4 Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Hasil Kinerja Karyawan...............11
BAB III..................................................................................................................13
PENUTUP..............................................................................................................13
3.1 Kesimpulan..............................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................14

3
 BAB I

PENDAHULUA

1.1 Latar Belakang

Setiap organisasi atau perusahaan pastinya mempunyai tujuan yang
akan dicapai. Pencapaian tujuan tersebut diperlukan pendayagunaan
sumberdaya, salah satunya sumber daya manusia yaitu sumber daya yang
sangat penting. Sumber daya manusia penting karena pengelolaannya yang
sangat baik dan sumber daya tersebut akan mampu berkompetitif dan
dapat menjadikan organisasi atau perusahaan menjadi lebih baik.
Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tentang analisis
jabatan mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk
mendayagunakan sumber daya yang dimiliki secara optimal.
Pendayagunaan ini sering berarti mengupayakan agar sumber daya
manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya
tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu bekerja dengan baik
bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan dan sesuai menurut
minat dan kemampuannya serta bilamana ia bisa memenuhi kebutuhannya
dengan melakukan pekerjaan itu.
Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan
oleh para karyawan atas pekerjaannya, organisasi tidak akan membentuk
prosedur sumber daya manusia yang efektif untuk memilih,
mempromosikan, melatih, menilai, dan memberikan kompensasi kepada
karyawan (Henry Simamora. 2006;77). Hal ini mengakibatkan pengkajian
dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut analisis pekerjaan
merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber daya
manusia.
Analisis jabatan sangat penting dalam suatu organisasi atau
perusahaan untuk menempatkan karyawan pada jabatan atau pekerjaan
tertentu. Namun pada kenyataannya tidak semua organisasi merasa perlu
4
 melakukan analisis jabatan, karena mereka beranggapan bahwa setiap
karyawan pasti tau apa tuagsnya. Hal ini membuat beberapa karyawan
simpang siur atau merasa kebingungan ketika di tempatkan di posisi atau
jabatan yang tidak sesuai dengan minat dan keahliannya.
Hal tersebut memang sudah tidak asing di masa krisis seperti
sekarang dengan alasan melakukan efisiensi, dengan memperkejakan satu
orang di beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga mengalami
kesulitan saat melakukan uraian jabatan dikarenakan jabatan sering tidak
nyembung dengan apa yang dilakukan pekerjaannya sehari-hari.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa hubungan Jabatan (Job Analysis) dan Desain Pekerjaan (Job
Design)?
2. Bagaimana metode analisis jabatan?
3. Apakah analisis jabatan yang dilakukan organisasi atau perusahaan
berpengaruh terhadap kinerja karyawan atau pegawai?
4. Apakah analisis jabatan dapat digunakan sebagai pusat informasi
terhadap karyawan atau pegawai?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Menjelaskan hubungan Jabatan (Job Analysis) dan Desain Pekerjaan
(Job Design).
2. Menjelaskan metode analisis jabatan.
3. Memahami pentingnya analisis jabatan terhadap perusahaan.
4. Mengerti tentang pengaruh analisis jabatan terhadap hasil kinerja
karyawan.

1.4 Manfaat penulisan

Diharapkan penyusun maupun pembaca dapat mengerti akan
pentingnya analaisis jabatan dan pengaruhnya terhadap hasil kinerja yang
akan meningkatkan efektifitas hasil kerja karyawan terhadap perusahaan.

5
 BAB II

PEMBAHASA

2.1 Hubungan Jabatan (Job Analysis) dan Desain Pekerjaan (Job Design)
Dalam organisasi terdapat jabatan yang harus diisi melalui
pekerjaan yang ada. Posisi yang tersedia sering dikenal dengan lowongan
perusahaan. Departemen SDM harus memahami bahwa untuk menjaga
koordinasi kerja, tidak boleh ada kekurangan pengetahuan tentang analisis
dan desain pekerjaan.
Analisis departemen penting dilakukan sebelum merekrut tenaga
kerja. Ada sejumlah manfaat yang bisa diperoleh dari melakukan analisis
pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari melakukan analisis bagian.
Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu :
1. Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2. Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo)
Dalam uraian tugas, selain tugas, wewenang, tanggung jawab,
hubungan pelaporan dan kondisi kerja, juga disebutkan dengan jelas
jabatan, kode pekerjaan, tanggal persiapan, departemen, dan jabatan.
Jika organisasi menciptakan posisi baru, maka diperlukan penyusunan
deskripsi pekerjaan, yang menggunakan proses atau tahapan. Deskripsi
pekerjaan dapat diperbarui secara berkala dan dapat diperbarui sesuai
kebutuhan. Tinjauan kinerja adalah kesempatan yang baik untuk
memperbarui deskripsi pekerjaan.
Ketika sebuah organisasi menyiapkan beberapa deskripsi
pekerjaan, prosesnya memakan waktu, memang, analisis pekerjaan
dapat menggunakan dokumen sebagai dasar untuk deskripsi, memilih
jenis pekerjaan dan kemudian memodifikasinya sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
A. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)
Spesifikasi pekerjaan mencakup persyaratan kualifikasi
individu dalam kaitannya dengan posisinya pada jabatan tertentu.
Pengetahuan mengacu pada informasi prosedural yang diperlukan
untuk implementasi yang sukses. Kompetensi adalah tingkat
kemahiran seorang individu dalam melakukan suatu tugas. Dengan
pengetahuan dan pengalaman, kemampuan kerja dalam penyusunan
spesifikasi pekerjaan dapat tercapai. Kemampuan untuk menunjukkan
keterampilan pribadi umum dan sifat-sifat lain yang dapat menjadi
6
 sifat pribadi atau motivator positif dari seorang individu dan dapat
dikembangkan. Beberapa posisi juga memiliki persyaratan formal,
seperti lisensi atau sertifikat. Ketika mengembangkan spesifikasi
pekerjaan, semua faktor pengetahuan, kemampuan, keterampilan dan
karakteristik lainnya harus dipertimbangkan. Saat merekam deskripsi
pekerjaan, informasi tersebut mungkin berasal dari kombinasi
kinerja pekerjaan individu, penyelia, atau pelatihan dalam
perencanaan dan analisis pekerjaan. Informasi yang akurat tentang
KSAO sangat penting untuk membuat keputusan penempatan.

B. Standar Kinerja Jabatan (Job performance standard)

Standar prestasi kerja berfungsi sebagai target upaya karyawan
sekaligus sebagai tolak ukur untuk mengukur apakah pekerjaan
berhasil dilakukan.
Standar kinerja mencakup informasi tentang tujuan yang
ingin dicapai dan ukuran keberhasilan pekerjaan. Jika tujuan dan
kriteria dalam standar kinerja untuk jabatan tersebut tidak terpenuhi,
maka dapat disimpulkan bahwa pegawai tersebut belum memiliki
kinerja yang baik.

C. Desain Pekerjaan (Job Design)

Desain pekerjaan adalah fungsi organisasi mendefinisikan
aktivitas kerja karyawan. Sangat penting untuk merancang tugas
karena orang menghabiskan banyak waktu untuk bekerja. Desain
pekerjaan membutuhkan struktur kerja seperti konten, fungsi, dan
hubungan profesional. Kebutuhan perencanaan organisasi, kebutuhan
keamanan, dan kelangsungan hidup organisasi jelas sangat
dipengaruhi oleh desain dan tata letak pabrik. Selain itu, kebutuhan
untuk bergaul dengan manajemen dan kelompok dan kekuasaan sangat
mempengaruhi desain pekerjaan.
Desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas yang akan
dilakukan, metode yang digunakan untuk melakukan tugas, dan
hubungan pekerjaan dengan tugas lain dalam organisasi. Desain
pekerjaan mencakup unsur-unsur tugas, fungsi, hubungan, kompensasi,
keterampilan, pengetahuan dan kemampuan dalam setiap pekerjaan.
Desain pekerjaan merupakan salah satu penentu keberhasilan
produktivitas organisasi. Dari perspektif organisasi, cara tugas dan
tanggung jawab dikelompokkan bersama dapat mempengaruhi
produktivitas dan biaya. Pekerjaan yang tidak selesai atau terlalu sulit
dan pekerjaan yang membosankan akan menyebabkan turnover
karyawan yang tinggi. Bagi seorang karyawan, motivasi dan kepuasan
kerja merupakan dua faktor penting dalam pekerjaannya sehari-hari.
Kedua hal ini dapat membantu mencapai tujuan dan sasaran,
terutama jika organisasi memiliki kemampuan dan memahami faktor-
faktor

7
 yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan kedua faktor
tersebut.

2.2 Metode Analisis Jabatan

Pengumpulan informasi tentang sebuah jabatan dapat dilakukan
dengan menggunakan sejumlah teknik tertentu. Berikut ini adalah
beberapa metode pengumpulan data yang lazim digunakan oleh analisis
jabatan untuk memperoleh data dan informasi jabatan.
1. Metode Observasi (Observation Method)
Dalam metode analisis pekerjaan observasional ini, seorang
analis pekerjaan (yang melakukan analisis pekerjaan) mengamati
seorang karyawan dan mencatat semua tugas mereka, apakah itu benar
atau tidak, tanggung jawabnya atau tidak, keterampilan yang
diperlukan, metode atau metode yang digunakan untuk melakukan.
tugas dan kemampuan mental atau emosional serta keterampilan dan
keterampilan yang diperlukan untuk mengelola tantangan dan risiko.
Banyak orang mungkin berpikir bahwa metode observasi ini adalah
metode yang paling mudah, padahal tidak. Hal ini dikarenakan setiap
orang memiliki cara tersendiri dalam mengamati sesuatu dan setiap
orang memiliki cara berpikir tersendiri dalam menjelaskan temuannya
atau apa yang telah dilihatnya. Oleh karena itu, proses pengamatan ini
dapat menimbulkan bias dalam hasil pengamatan. Perasaan suka dan
tidak suka pribadi juga dapat menyebabkan pengamatan yang tidak
akurat atau hasil yang tidak realistis. Salah satu cara terbaik untuk
mengatasi masalah pengamatan ini adalah dengan memberikan
pelatihan profesional kepada analis pekerjaan atau melatih orang yang
melakukan tugas analisis pekerjaan ini.
Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan
pengamatan langsung (direct observation), analisis metode kerja (work
analysis method) dan teknik insiden kritis (Critical Insident
Technique). Pengamatan langsung atau direct observation adalah
mengamati langsung dan melakukan pencatatan perilaku seorang
karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis Metode Kerja
atau Work Analysis

8
 Method adalah analisis pengamatan yang meliputi waktu dan gerak
secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada karyawan
pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga
adalah teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja
yang menghasilkan kinerja.
2. Metode Wawancara (Interview Method)
Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi
dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Secara
umum ada tiga jenis wawancara, yaitu wawancara individu, yaitu
hanya mewawancarai karyawan yang relevan, wawancara kelompok
dengan sekelompok karyawan dalam pekerjaan yang sama, dan
wawancara dengan supervisor atau supervisor supervisor karyawan
yang relevan yang mengetahui bisnis.
Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan
diwawancarai untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang
mereka hadapi, menggunakan metode atau teknik tertentu, dan
keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Metode
wawancara ini juga dapat membantu pewawancara mengetahui
bagaimana perasaan karyawan mereka tentang tanggung jawab dan
pekerjaan mereka.
Untuk memperoleh hasil yang jujur dan benar serta data dan
informasi yang otentik, maka pertanyaan-pertanyaan yang diajukan
dalam wawancara harus dipilih dengan cermat dan hati-hati. Untuk
menghindari kesalahan, yang terbaik adalah mewawancarai banyak
orang untuk mendapatkan jawaban. Ini dapat berupa dua orang atau
lebih yang melakukan pekerjaan yang sama atau mewawancarai
supervisor atau supervisor dari orang/karyawan yang terlibat.
3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)
Metode kuesioner adalah metode yang umum digunakan untuk
mengumpulkan data dan informasi untuk analisis pekerjaan. Kuesioner
adalah daftar yang terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang harus
dijawab oleh karyawan yang akan menganalisis posisinya. Keuntungan
dari metode kuesioner ini adalah memungkinkan pengumpulan

9
 informasi pekerjaan dalam jumlah besar dalam waktu yang relatif
singkat dan dengan biaya yang relatif rendah, asalkan karyawan dapat
menganalisis dan melaporkan informasi tersebut secara akurat,
memercayai pekerjaan mereka.
Namun, karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner
mungkin memiliki persepsi dan bias pribadi mereka sendiri mengenai
pertanyaan-pertanyaan dalam kuesioner, yang mengakibatkan bias dan
informasi yang tidak akurat. Oleh karena itu, sebaiknya
dikombinasikan dengan metode wawancara dan observasi untuk
memperjelas dan memverifikasi informasi dalam kuesioner.
Komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan untuk siapa
posisi tersebut akan dianalisis juga penting.

2.3 Pentingnya Analisis Jabatan Terhadap Perusahaan.

Menurut Sastrohadiwiryo, 2002:127, bahwa Analisis jabatan terdiri
atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir
untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau
unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan
adalah sekumpulan tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah
dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Tujuan analisis
jabatan dilaksanakan untuk penyusunan kebijakan program-program
seperti
: pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan,
ketatalaksanaaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.
Terdapat 2 elemen penting dalam suatu analisis jabatan, yakni :
Elemen Job Description dan Elemen Job Specification.
1. Job Description
Tujuan analisis jabatan (Job Description) adalah untuk
mengidentifikasikan pekerjaan, bidang pekerjaan, kewajiban
pekerjaan, dan pertanggungjawaban pekerjaan, serta untuk mengetahui
spesifikasi pekerjaan atau informasi mengani standar kerja.
Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job
Description, biasanya seperti di bawah ini :

10
 a. Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan,
bagian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam organisasi
tempat bekerja;
b. Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki;
c. Penjelasan mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut;
d. Penjelasan mengenai hubungan dengan jabatan lain;
e. Pengawasan apa yang perlu dilakukan;
f. Peralatan apa yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut;
g. Serta keadaan lingkungan tempat bekerja.
2. Penyusunan Pekerjaan (Job Classification)
Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi
oleh aparatur yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal.
Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job
Specification, diantaranya seperti dibawah ini :
a. Persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan
pengalaman kerja yang dimiliki;
b. Persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang
dimiliki;
c. Persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur;
d. Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan
fisik dan mental.

2.4 Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Hasil Kinerja Karyawan.

Analisis jabatan memiliki peranan yang sangat penting dalam
manajemen sumber daya manusia yaitu meningkatkan kinerja organisasi
baik dari segi produktivitas, pelayanan maupun kualitas untuk mencapai
tujuan utama organisasi. Dari hasil analisis jabatan tersebut maka
organisasi akan mampu menentukan karakteristik seperti apa yang harus
dimiliki calon pegawai sebelum menduduki sebuah jabatan, outputnya
berupa spesifikasi jabatan dan deskripsi pekerjaan.

11
 Keberhasilan suatu organisasi bukanlah merupakan suatu yang
dapat diperoleh secara instan, namun merupakan suatu proses integrasi
dari kinerja individu yang melakukan aktivitas organisasi. Maka hasil dari
analisis jabatan ini diharapkan akan dapat tersusun uraian jabatan yang
baik, yang sesuai dengan ketrampilan, tugas, kemampuan dan pengetahuan
yang dibutuhkan sumber daya manusia untuk melakukan pekerjaan
tertentu. Untuk itu penciptaan desain analisis jabatan menjadi tuntutan
bagi organisasi. Melalui analisis jabatan yang tepat akan diperoleh semua
informasi mengenai suatu jabatan, antara lain meliputi dimensi pekerjaan,
tugas-tugas, tanggung jawab, karakteristik sumber daya manusia dan
kondisi kerja. Dengan dimensi-dimensi tersebut, organisasi dapat
menyusun deskripsi jabatan yang benar-benar sesuai dengan karakteristik
masing- masing jabatan, sehingga analisis jabatan yang dipakai dapat
memberikan kontribusi bagi peningkatan produktivitas kinerja pegawai.
Berdasarkan kajian teori yang telah dipaparkan, segala upaya yang
dilakukan dalam upaya meningkatkan kinerja pegawai dimungkinkan akan
lebih optimal hasilnya bila didahului dengan adanya analisis jabatan yang
benar dan optimal terlebih dahulu.

12
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Bahwa dapat disimpulkan dalam perusahaan sangatlah dibutuhkan
analisis jabatan (analiysis job) dikarenakan kunci kemajuan sebuah
perusahaan dapat dibentuk oleh pembentukan awal yaitu analisis jabatan
yang membahas ilmu bagaimana untuk penempatan karyawan dari
rekrutmen sampai dari bagaimana penempatan karyawan agar sesuai
dengan keahliannya serta bagaimana memperhitungkan kewajiban dan
kewenangan karyawan dalam sebuah perusahaan sampai dengan
bagaimana jenjang karir karyawan pada perusahaan tersebut.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Kho, Budi. 2018. “Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Methods)”,

https://ilmumanajemenindustri.com/metode-analisis-jabatan-job-analysis-
method/, diakses pada 4 November 2022 pukul 17.22 WIB.

Nurjaman, Rizal. 2020. “Pentingnya Analisis Jabatan Dalam Organisasi”,

http://spi.upi.edu/2020/07/30/pentingnya-analisis-jabatan-dalam-
organisasi/, diakses pada 5 November 2022 pukul 19.12 WIB.

Tanumihardjo, dkk. (2010). Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja

Pegawai. Jurnal Administrasi Publik (JAP), 1(6), 1114-1122.

14