MAKALAH

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

“ ANALISIS JABATAN”

DISUSUN OLEH :

Adam Sukma Sulaeman (161010850038)

Andreza Dwi Septian (161010850060)
Jepri Suwarno (161010850033)
Mochamad Aris Munandar (161010850061)
Muhammad Yudika (161010850026)
Ridwan Hadi Kurniawan (161010850025)
Wina Winursari (161010850125)

Kelas : 06TIDE001

Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Indusri

UNIVERSITAS PAMULANG
2019

1
 DAFTAR ISI :

Halaman Judul ……………………………………………………………………1

Daftar isi ……………………………………………………………………2
Kata Pengantar ……………………………………………………………………3.

BAB I ……………………………………………………………………4

I.1 Latar Belakang ……………………………………………………………4

I.2 Rumusan Masalah ………………....…………………………………5
I.3 Tujuan Masalah ……………………………………………………………5

BAB II ……………………………………………………………………6

II.1 Definisi Analisi Jabatan ……………………………………………6

II.2 Tujuan Analisis Jabatan ……………………………………………6
II.3 Manfaat Analisa Jabatan ……………………………………………8
II.4 Langkah-langkah Analisis Jabatan ……………………………………8
II.5 Metode yang dipakai dalam analisa Jabatan .............................10

BAB III ……………………………………………………………………18

III.1Kesimpulan & Saran …………………………………………………....18

Daftar Pustaka ..............................................................................................19

2
 KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan YME Karena atas berkat
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah Manajemen
Sumber Daya Manusia tepat pada waktunya. Adapun tujuan pembuatan makalah ini
memberikan informasi tentang Analisis Jabatan agar pembaca dapat mengetahui dan
dapat menambah wawasan.

Dan tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Ibu Khairunnisa dosen dalam
mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.

Penulisan makalah ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena
itu, diharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk perbaikan
makalah ini. Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah wawasan kita.

Tangsel, November 2019

Penulis

3
 BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak

dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber
daya yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi
organisasi, satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif
potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu
dikelola. (Henry Simamora, 2006;4)
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bukanlah sesuatu yang baru
dilingkungan suatu organisasi, khususnya dibidang bisnis yang disebut
perusahaan. Bersamaan dengan kecenderungan manusia untuk bekerjasama
di dalam organisasi itu, telah berlangsung juga perilaku manusia untuk
memanfaatkan atau mendayagunakan manusia dalam rangka mencapai suatu
tujuan. Usaha itulah dalam abad modern sekarang ini yang disebut
manajemen.
Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-orang yang
memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga terdiri dari departemen
yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu oleh beberapa staf. Oleh
karena itu agar setiap orang didalam organisasi dapat memahami tugas dan
kewajibannya maka perlu dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan
tersebut sering disebut dengan Job Analysis (Analisis Jabatan).

Analisis jabatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi

yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan orang yang dibutuhkan pada
pekerjaan tersebut. Gary Dessler (2003;116) beberapa informasi yang didapat
dari analisis jabatan adalah sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku
manusia, mesin perangkat, peralatan dan bantuan pekerjaan, standar prestasi,
konteks pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian analisis
jabatan merupakan suatu kegiatan untuk menentukan pekerjaan dan orang
yang pantas untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan merupakan
acuan bagi suatu organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang
dibutuhkan. Harapannya adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap
anggota organisasi dapat memahami apa hak dan kewajiban mereka.

Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh

para karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur
sumber daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih,
menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora,
2006;77). Hal ini mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui
proses yang disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap
program manajemen sumber daya manusia.
Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk
menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun
kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan

4
 dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti
tahu apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat
mendalam pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak
sesuai dengan apa yang di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa
tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya
sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.
Kenyataan tersebut mungkin tidak asing karena hal ini dianggap wajar
mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini banyak perusahaan yang
melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa
bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena
nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi
perusahaan masih tetap survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.

I.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah Definisi Analisi Jabatan ?

2. Apakah Tujuan Analisis Jabatan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?
3. Apakah Manfaat Analisa Jabatan ?
4. Bagaimanakah Langkah-langkah Analisis Pekerjaan ?
5. Apa saja metode yang dipakai dalam analisa jabatan ?

I.3 Tujuan Masalah

Tujuan penyusun dalam penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui
secara umum konsep analisis jabatan

BAB II
5
 PEMBAHASAN
II.1 Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen

Sumber Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan Malayu (2007: 10) pengertian
MSDM adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan
seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien
membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan
perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah
kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan
demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM
kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut
Edwin Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab
suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan
utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan
tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

II.1.1 Pengertian Job Specification

“Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merupakan uraian persyaratan kualitas

minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik
dan kompeten.” (Hasibuan,2010)

Secara mudahnya spesifikasi pekerjaan ini merupakan rincian karakteristik atau

kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga kerja yang dipersyaratkan. Spesifikasi
pekerjaan dinamakan pula kualifikasi personal (personal qualification). Kualifikasi
personal ini secara garis besar dapat dibagi dua. Pertama, kualifikasi umum (general
qualification), yaitu kualifikasi minimal yang biasanya diperlukan untuk menempati
suatu pos tertentu dalam suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Adapun kualifikasi
yang kedua adalah kualifikasi spesifik (spesific qualification), yaitu kualifikasi
tambahan yang secara spesifik akan sangat dibutuhkan bagi pengisian jabatan
tertentu.

Tujuan Job Specification

Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja yang akan direkrut
menjadi jelas. Selain itu job specification juga digunakan sebagai dasar untuk
menyeleksi dini ditingkat luar perusahaan, artinya sebelum perusahaan menyeleksi
sendiri dari sekian banyak calon pelamar dengan sedirinya jumlah peminat atau
pelamar akan berkurang setelah membaca persyaratan yang tertulis dalam job
spesifikasi. Job specification juga sangat memegang peranan penting sebagai
variabel pendukung keberhasilan tujuan dari sebuah perusahaan. Karena dengan
6
kualitas SDM yang memadai maka produktivitas perusahaan juga akan meningkat
seiring dengan meningkatnya kualitas SDM yang ikut berperan serta di dalamnya.

Isi Job Specification

Secara umum, job spesifikasi memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Tingkat pendidikan pekerja.
b. Jenis kelamin pekerja.Keadaan fisik pekerja.
c. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
d. Batas umur pekerja.
e. Nikah atau belum.
f. Minat pekerja.
g. Emosi dan temperamen pekerja.
h. Pengalaman pekerja.

II.1.2 Pengertian Job Description

Job description (uraian pekerjaan) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas
dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. “Rincian pekerjaan yang
berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-
kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan” (Siswanto,2002)

Uraian pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung
jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta yang ada. Penyusunan
uraian pekerjaan adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya
perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk
mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan.

Tujuan Job Description

Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya
pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.
Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai
oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan
spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian
pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak
beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting.

Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau
pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa
yang mungkin dicapai di masa depan.

Fungsi Job Description

Job description di dalam setiap organisasi memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini
ditentukan berdasarkan jabatan masing-masing. Pembagian fungsi job description
dijelaskan sebagai berikut:

• Atasan : uraian pekerjaan digunakan untuk mengoptimalkan peran dan

tanggung jawab bawahan.

7
 • Pimpinan organisasi: uraian pekerjaan untuk dapat memimpin dan memberikan
motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
• Pemegang jabatan: uraian pekerjaan sebagai panduan dan pedoman kerja
serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi.
• Perekrut: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kandidat yang tepat
dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan. Dengan memahami uraian
pekerjaan seorang perekrut dapatmemahami apa tuntutan jabatan yang
diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang
bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut.
• Trainer: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan
bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan jenis pelatihan apa yang dapat
membantu pemegang jabatan agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-
tugasnya.
• Perencana Karir (Succession Planner): uraian pekerjaan digunakan untuk
menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan
organisasi serta menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang
jabatan memiliki arah yang jelas
• Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development &
Planner): uraian pekerjaan berfungsi membuat perencanaan pengembangan
organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran /
tanggung jawab yang diperlukan untuk menyusun perencanaan
pengembangan organisasi yang ada saat ini untuk menghadapi tanangan baik
dari segi internal maupun eksternal
• Job Evaluator: uraian pekerjaan berfungsi untuk memberikan bobot jabatan
dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :
1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali
dilakukan ;
2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;
3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur
baru, dan teknologi baru.
Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada
suatu pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman
dalam melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal
yang kurang menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau
menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam
organisasi/peruhasaan.

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari

berbagai sumber diartikan :
a. Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna
untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan
dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.
c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas,
jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

8
 Menurut Gary Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang
dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya
, dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan
(daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia
atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa
informasi berikut melalui analisis pekerjaan,
1. aktivitas pekerjaan,
2. perilaku manusia,
3. mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,
4. standar prestasi,
5. konteks pekerjaan, dan
6. persyaratan manusia.

. II.2 Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang
juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu,
1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Edwin Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan,

seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-
kegiatan sebagai berikut,
1) Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,
2) Pelatihan,
3) Evaluasi pekerjaan,
4) Penilaian prestasi
5) Pengembangan karir,
6) Organisasi,
7) Perkenalan,
8) Penyuluhan,
9) Hubungan perburuhanm dan
10) Penataan kembali pekerjaan.

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan

menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk,
membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji
(90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%),
pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan
seterusnya.
Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan
keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakann
untuk jabatan itu. Analisis menghasilkan informasi tentang tuntutan jabaataan
yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan yang
selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan

9
 spesifikasih jabatan (job spesification).Bahasa tentang uraian jabatan dan
spesifikasi jabatan akan dibahas pada subbahasan selanjutnya.
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
Nomor 35 TAHUN 2012 Tentang Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian
Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan
analisis jabatan untuk penyusunan kebijakan program –program Seperti:
a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,
kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan
pelatihan.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :
1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali
dilakukan ;
2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;
3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur
baru, dan teknologi baru.
Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam
melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang
menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan
orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

II.3 Manfaat Analisa Jabatan

Analisis jabatan memiliki banyak manfaat untuk memimpin suatu perusahaan atau
organisasi, beberapa manfaat lainnya yaitu:

• Menetapkan dasar rasional pengupahan dan penggajian yang objektif

• Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan
diskriminasi
• Merencanakan kebutuhan-kebutuhan SDM diwaktu yang akan datang
sebagai basis perencanaanya.
• Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan pekerjaan yang ada
• Menentukan dasar-dasr dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik utnuk
karyawan baru maupun lama
• Menentukan pola atau pokok sistem pengembangan karis karyawan yang
tapat dan menyeluruh
• Menentukan standar-standar prestasi kerja yang realistic

10
 • Menempatkan karyawan pada posisi yang tepat berdasarkan
keterampilannya.
• Penataan jabatan dan pengembangan organisasi
• Membantu memudahkan memahami tugas terutama bagi karyawan baru
• Memperbaiki aliran atau alur kerja
• Melancarkan hubungan kerjasama dan saling pengertian antar karyawan dan
antar satuan organisasi.

1. Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan
karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan ini.
Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk
memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2. Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi
yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi
(seperti gaji dan bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat
pendidikan yang dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat
tanggungjawab dan lain-lain sampai semua faktor yang dinilai melalui analisis
jabatan. Kita juga akan lihat bahwa banyak majikan mengklasifikasikan jabatan
kedalam kategori-kategori (seperti sekretaris III dan VI ), dan analisis jabatan
menyajikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari masing-masing jabatan
sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

3.Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing

karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli
tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk
dilaksanakan.

4. Pelatihan

Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan

pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan
ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

5. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum

ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan anda mengatakan
bahwa Ia bertanggungjawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan
produksi dan pembelian bahan mentah. Namun, mengatur persediaan bahan
11
 mentah bukanlah tugasnya. Pada studi selanjutnya, anda mengetahui bahwa tidak
satu pun dari orang produksi lainnya yang bertanggungjawab untuk mengaur
persediaan bahan mentah. Anda menetahui dari tinjauan pekerjaan lain yang
serupa bahwa harus ada seseorang yang mengatur persediaan anda telah
mengungkapkan kewajiban yang belum ditugaskan, untunglah ada analisis
pekerjaan.

6. Memenuhi EEO
Analisis pekerjaan juga memainkan peran besar dalam memenuhi EEO.
Pedoman seleksi karyawan yang seragam kantor federal AS menetapkan bahwa
analisis pekerjaan adalah langkah penting dalam memvalidasi semua aktivitas
para personil. Sebagai contoh, para pengusaha harus mampu memperlihatkan
bahwa kriteria seleksi dan prestasi pekerjaannya benar-benar berhubungan. Tentu
saja, hal ini membutuhkan pengetahuan tentang apa yang diminta pekerjaan itu,
yang hanya dapat diketahui melalui analisis pekerjaan,

Henry Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan

adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si
pemegang jabatan, penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang
dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu
yang dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat
yang akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan
optimalisasi produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya
terdapat 9 manfaat dari analis pekerjaan yaitu :

1. Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan
mencari informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun
struktur kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih
optimal ;
2. Desain Organisasi
Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi.
Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering
diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan
terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku
organisasional yang signifikan ;
3. Redesain Pekerjaan
Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah
dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan,
mengeliminasi penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi
kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja
pegawai ;
4. Telaah dan Perencanaan Kinerja
Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi
kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental ;
5. Suksesi Manajemen
Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil
pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan
kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil

12
 posisi menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari
penerus untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu ;
6. Pelatihan dan Pengembangan
Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari
setiap lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas
pekerjaan merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan

7. Jalur Karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan
alternative pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu
karir organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan
pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan
karir yang baik ;

8. Kriteria Seleksi
Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan
baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan
selanjutnya ;
9. Evaluasi Pekerjaan
Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu
pekerjaan atau langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga
kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu
orgnisasi.

II.4 Langkah – langkah dalam Analisis Jabatan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut.

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisisis pekerjaan

Artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan di gunakan untuk menentukan jenis data
yang akan di kumpulkan dan teknik pengumpulan datanya.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang
Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasi data, meninjau
informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian
pekerjaan.
3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis
Artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk di analisis. Hal
ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang
akan di analisis.
4. Mengumpulkan Informasi analisis pekerjaan
Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan
menghimpun data tetang aktivitas pekerjaan, peilaku karyawan yang diperlukan,
kondisi kerja, dan syarat – syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
5. Meninjau Informasi dengan pihak – pihak yang berkepentingan
Artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan, Informasi hendaknya diverikasidengan pekerja yang akan melaksanakan
pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

13
 6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
Artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan dan evaluasi pekerjaan.
7. Meramalkan perhitungan perkemmbangan perusahaan
Artinya penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembanggan
uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan apakah di kemudian haridi perlukan
pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan dalam
perusahaan.

II.5 METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Gary Dessler (1997:93) menjelaskan bahwa terdapat metode dalam mengumpulkan

informasi analisis jabatan, yaitu:

1) Wawancara

Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan

wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok
dengan kelompok karyawan yang memilki jabatan yang sama, dan wawancara
penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan
tentang jabatan dengan pekerjaan yang dianalisis. Wawancara kelompok
digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan pekerjaan yang sama
identik, dan itu dapat menjadi cara yang cepat dan murah untuk belajar tentang
pekerjaan. Sebagai suatu aturan, penyelia langsung karyawan akan mengikuti
sesi kelompok, jika tidak, anda hendaknya mewawanarai penyelia secara
terpisah untuk mendapatkan perpektif pribadi tentang tugas dan tanggung
jawab jabatan.

Wawancara apa pun yang anda gunakan, peserta wawancara hendaknya

sepenunhya memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu
kecenderungan untuk wawancara semacam itu disalahtafsirkan sebagai
penialaan efisiensi. Bila demikian, para peserta wawancara mungkin tidak ingin
menguraikan jabatan mereka atau pekerjaan bawahan mereka secara cermat.
Pro dan kontra, Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan
untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaanya
yang luas mencerminkan keunggulanya. Paling penting, wawancara
memungkinkan pekerja untuk melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin
menjadi jelas dan tidak sebaliknya. Sebagai contoh, aktivitas penting yang
hanya kadang-kadang terjadi atau komunikasi informal yang tidak akan
menjadi jelas dari bagan organisasi dapat digali oleh seseorang pewawancara
yang terampil. Wawancara juga memberikan suatu peluang untuk menjelaskan
kebutuhan akan fungsi dari analisis jabatan, dan itu dapat memungkinkan
peserta wawancara melepaskan kekecewaan atau pandangan yang mungkin
sebaiknya tidak diperhatikan oleh manajemen. Wawancara juga adalah cara
yang relatif sederhana dan cepat untuk mengumpulkan informasi.

Masalah utama dari teknik ini adalah pemutarbalikan informasi apakah

karena falsifikasi yang sama sekali palsu atau kesalahpahaman yang tidak
sengaja. Suatu analisis jabatan sering digunakan sebagai pembukaan untuk

14
mengubah sebuah tingkat pembayaran jabatan. Oleh karena itu, karyawan
kadang-kadang secara sah memandangya sebagai evaluasi efisiensi yang
mungkin mempengaruhi pembayaran mereka. Dengan demikian karyawan
cenderung membesar-besarkan tanggung jawab tertentu smenara
memperkecil yang lain. Dengan denikian memperoleh informasi yang absah
dapat menjadi satu proses yang lambat.
Pertanyaan-pertanyaan khas meskipun ada kekurangan-kekurangannya,
wawancara itu digunakan secara luas. Beberapa pertanyaan khas wawancara
meliputi :

1. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?

2. Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang
anda lakukan?

3. Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?

4. Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat

ijin apakah yang merupakan persyaratan?

5. Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?

6. Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?

7. Apa yang merupakan tanggungbgugat dasar atau standar kinerja yang

menjadi ciri khas kerja anda?

8. Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja

apakah yang tercakup?

2) Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-

tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah
satu ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur
kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner
merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan
dengan satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban
(seperti “mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan
apakah dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa
banyak waktu yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada
ekstrim lain, kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk
“menggambarkan tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner
terbaik sering jatuh di antara dua ekstrim ini.

Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan

kerugian. Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien
untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah

15
mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan
kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan
memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

3) Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan

terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya
adalah jabatan-jabatan seperti penjaga gedung, pekerja lini perakitan, dan
pegawai akunting. Di pihak lain, observasi biasanya tidak tidak tepat bila
jabatan itu memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur (ahli
hukum, rekayasawan perancangan). Juga tidak bermanfaat jika karyawan
tergabung dalam kegiatan –kegiatan penting yang mungkin terjadi hanya
kadang-kadang seperti seorang perawat yang menangani keadaan darurat.
Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu
pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus
(daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerja lini perakitan atau
satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rumit).
Disini anda membuat catatan untuk semua kegiatan jabatan yang anda
observasi. Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi,
Anda mewawancarai karyawan, dia diminta untuk menjelaskan pokok-pokok
yang tidak dimengerti dan menjelaskan apa kegiatan tambahannya yang tidak
Anda observasi. Anda juga dapat mengovservasi dan mewawancarai secara
serempak, sementara karyawan tersebut mengerjakan tugasnya.

4) Buku harian

Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log)

atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk kegiatan yang
dia terlibat didalamnya, kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat
oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Ini dapat mengasilkan suatu
gambaran yang sangat lengkap dari jabatan, khususnya bila dilampiri dengan
wawancara yang menyusul karyawan dan penyelianya. Tentu saja karyawan
mungkin mencoba membesar-besarkan beberapa kegiatan dan meremehkan
yang lain. Akan tetapi, sifat kronologis yang rinci dari buku harian cenderung
meluruskan ini.

5) U.S. civil Service Prosedure

Komisi Kepegawaian Negeri A.S (U.S Civil Service Comission) sudah

mengembangkan suatu teknik analisa jabatan yang bertujuan memberikan
suatu prosedur yang dengannya jabatan-jabatan yang berbeda dapat
dibandingkan dan diklasifikasikan. Dengan metode ini informasi dikumpulkan
pada lembaran rekaman analisis jabatan. Yang pertama kali adalah kita
mengidentifikasikan informasi seperti gelar jabatan dan sebuah rangkuman
yang singkat atas jabatan tersebut di daftarkan pertama. Berikutnya spesialis

16
mendaftarkan tugas-tugas spesifik jabatan menurut pentingnya jabatan
tersebut. Maka, untuk masing-masing tugas, analis menspesifikasikan:

1. Pengetahuan yang dituntut (misalnya, langkah-langkah atau metode-

metode yang harus diperoleh karyawan untuk menjalankan jabatannya).

2. Keterampilan yang dituntut (misalnya, kemampuan dan keterampilan untuk

mengoperasikan alat-alat kantor/perusahaan).

3. Kemampuan yang dituntut (misalnya, kemampuan mengorganisasi

karyawan, kemampuan menangani konflik dan sebagainya).

4. Kegiatan fisik yang tercakup (misalnya, menulis, mengetik, memasang,

menarik, mengangkat dan sebagainya).

5. Kondisi lingkungan khusus apa saja (misalnya, markas yang tertutup,

gangguan, keadaan ruang kerja yang kurang baik dan sebagainya).

6. Insiden kerja yang khas (misalnya, bekerja dalam keadaan yang tidak
didinginkan, bekerja dengan orang-orang yang tidak sesuai dengan yang kita
harapkan dan lain sebagainya).

7. Wilyah kepentigan karyawan (misalnya, pilihan yang hendak dilakukan

oleh karyawan atas aktivitas yang berhubungan dengan suatu obyek, atau
komunikasi data, atau berhubungan dengan orang lain).

17
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan sangat

penting bagi perusahaan dalam mengelola managemen untuk mengatur tugas
pokok dan fungsi karyawan dalam melakukan pekerjaan agar lebih efektif dan
efisien sehingga meningkatkan produktivitas yang menguntungkan
perusahaan.
Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja yang akan
direkrut menjadi jelas. Selain itu job specification juga digunakan sebagai dasar
untuk menyeleksi dini ditingkat luar perusahaan.
Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar
tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan
Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui
beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian
Kerja Karyawan. Proses penyelenggaraan dalam analisa jabatan ada
beberapa tahap-tahap, yaitu: Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data,
Kombinasi, Pengolahan data, dan diskusi hasil pengolahan data

B. SARAN

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis

jabatan hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu
pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian
tujuan yang ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan.
Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer
sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber
daya manusia dalam organisasi.

18
 DAFTAR PUSTAKA
Dessler, Garry. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT.Indeks. Jakarta: 2006

Hasibuan, Drs. H.Malayu. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Bumi

Aksara.Jakarta.2009

Flippo, Edwin B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta:

Erlangga.

Siagian, Sondang P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta: Bumi

Aksara.

19