OTOMATISASI TATA KELOLA KEPEGAWAIAN

“Pengertian Administrasi Kepegawaian”

Kelompok 2 :

1. Adinda Bunga Rizkita : 13231

2. Alya Athasya Meira : 13196
3. Andinda Aulia Betari : 13236
4. Bila Helmalia : 13237
5. Diah Sekar Ayu Wulaningrum : 13203
6. Fahmi Ramadan : 13205

Kelas : XI OTKP 1

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA

PERKANTORAN

SMK NEGERI 22 JAKARTA 2020

Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
Perencanaan Kebutuhan Pegawai ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari
Bu Ratih pada Mata Pelajaran Kepegawaian Selain itu, makalah ini juga bertujuan
untuk menambah wawasan tentang Perencanaan Kebutuhan Pegawai bagi para
pembaca dan juga bagi penulis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Bu Ratih, selaku guru Kepegawaian

yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan
wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini

Kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi
kesempurnaan makalah ini.

i
 Daftar Isi

Kata Pengantar .............................................................................i

Daftar Isi ...................................................................................... ii

BAB I

1.1 Latar Belakang .......................................................................1

BAB II

2.1 Pengertian Perencanaan Kepegawaian .................................. 2

2.2 Dasar Hukum Kepegawaian .................................................. 2

2.3 Prosedur Operasi Standar Kepegawaian ................................3

2.4 Kegiatan Perencanaan Kepegawaian ..................................... 3

2.5 Tujuan Perencanaan Kepegawaian ........................................ 4

2.6 Manfaat Perencanaan Kepegawaian ...................................... 5

2.7 Faktor Faktor Perencanaan Pegawai ......................................5

2.8 Hambatan Perencanaan Kepegawaian ................................... 6

2.9 Kegiatan Utama Dalam Perencanaan Pegawai ......................6

2.10 Sistem Perencanaan Pegawai ...............................................6

BAB III

3.1 Daftar Pustaka .......................................................................8

ii
 PERENCANAAN
KEBUTUHAN PEGAWAI

BAB I

1.1 Latar Belakang :

Dalam rangaka penyelenggaraan tata kelola pegawai di

lingkungan pemerintahan yang efektif dan efisien, pegawai dituntut
untuk bekerja secara profesional. Namun, pada kenyataannya, profesionalisme
yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud.

Penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi

pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut,
disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum
proporsional. Demikian pula pendistribusian pegawai saat ini masih belum
mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti
belum didasarkan pada beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu
unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain
merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut.Untuk mengatasi
permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen
kepegawaian kearah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang
jelas, serta berkesinambungan (sustainable).

Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata

saat ini adalah perencanaan pegawai, utamanya perencanaan untuk
formasi pegawai. Selama ini perencanaan formasi pegawai khususnya
Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai bagian manajemen kepegawaian belum
sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

1
BAB II

2.1 PENGERTIAN

Menurut SriHartini, 2010, Perencanaan kepegawaian adalah keseluruan proses

pemikiran dan penentuan secara matang mengenai hal-hal yang akan di kerjakan
di masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Menurut Moekijat, 1991. Perencanaan kepegawaian adalah salah satu penentuan

kebutuhan pegawai untuk waktu yang akan datan dengan cara memenuhi
kebutuhan tersebut yang meliputi penentuan jenis kecakapan yan diperlkan dan
banyaknya orang untuk tiap jabatan, tempat dan kapan kebutuhan pegawai
tersebut diperlukan.

Menurut saya, Perencanaan Kepegawaian yaitu Keseluruhan proses pemikiran

(program) dari penentuan yang sudah matang mengenai tindakan atas program
yang akan dilakukan dimasa mendatang guna untuk pencapaian tujuan yang telah
ada sebelumnya, perencanaan pegawai berfokus pada sumber daya manusianya.

2.2 DASAR HUKUM

1. UU Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara;
2. PP no. 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen PNS;
3. PP No. 49 Tahun 2018 Tentang Manajemen PPPK;
4. Kepenpan RB no. 75 Tahun 2004 Tentang Pedoman perhitungan
kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka penyusunan
formasi;
5. Permenpan RB no. 33 Tahun 2011 Tentang Pedoman Analisi Jabatan;
6. Permenpan RB No. 41 Tahun 2018 Tentang Nomenklatur Jabatan
pelaksana bagi PNS dilingkungan Instansi Pemerintah;
7. Perka BKN no 12 Tentang pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan;
8. Perka BKN no. 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Penyusunan
Kebutuhan Pensiun.

2
2.3 PROSEDUR OPERASI STANDAR
A. Setiap Unit kerja (Politeknik) mendokumentasi persediaan pegawai;
B. Dilakukan analisis beban kerja dari setiap jabatan yang ada;
C. Dilakukan penelaahan dan analisa kebutuhan pegawai berdasarkan ABK
dan persediaan yang ada;
D. Mendata kebutuhan formasi pegawai dari unit kerja sesuai kulifikasi
pendidikan sesuai kebutuhan organisasi;
E. Menetapkan prioritas kebutuhan pegawai;
F. Proses penyusunan perencanaan kebutuhan pegawai dilakukan selama 2
Minggu s.d 1 Bulan
G. Mengirimkan usulan formasi ke Biro SDM Kementerian Ristek Dikti.

2.4 KEGIATAN PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

 Perencanaan Ruang Kantor

 Arus pekerjaan berjalan lancar secara efektif
 Ruang kerja yang tersedia dapat dimanfaatkan secara maksimal
 Hubungan kerja antar pegawai berjalan dengan baik dan efektif
 Adanya kenyamanan dari para pekerja
 Pengawasan dari pimpinan mudah dilaksanakan
 Adanya kesan positif dari tamu yang datang, dll
 Perencanaan Iklim Organisasi
 Pemimpin mampu menciptakan iklim (suasana) yang kondusif dan
menyenangkan melalui hubungan yang manusiawi dan menyenangkan
agar mampu mendorong untuk tercapainya tujuan.
 Perencanaan Budaya Organisasi

Terkait erat dengan variabel-variabel dalam komunikasi, diantaranya :

 Kepuasan terhadap organisasi

 Iklim (suasana) organisasi
 Kualitas media komunikasi
 Sarana dan prasarana kerja

3
  Penyebaran informasi
 Beban kerja
 Ketetapan pekerjaan
 Pembentukan tim kerja
 Pemeliharaan kesehatan
 Pembentukan moral dan disiplin pegawai
 Perencanaan pembinaan dan penembangan pegawai
 Perencanaan Tata Usaha Kepegawaian

Dalam perencanaan tata usaha kepegawaian maka ada beberapa hal yang
harus direncanakan :
 Analisis jabatan secara berkala
 Formasi bagi pegawai
 Pengadaan pegawai sekaligus anggarannya
 Diklat pegawai
 Peralatan kantor
 Kesejahteraan pegawai secara adil
 Pengembangan karier pegawai
 SIMPeg (Sistem Informasi Kepegawaian)

2.5 TUJUAN PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

Tujuan Umumnya yaitu, untuk mendukung tujuan orgnisasi melalui pengadaan

dan memanfaatkan SDM yang memiliki potensi untuk menunjang pelaksanaan
tugas-tugas secara efektif dan efisien.

Tujuan khususnya yaitu, menetapkan prediksi promosi (jabatan) dan pekerjaan

yang kosong atau dalam jangka waktu 1tahun mendatang yang sudah harus diisi,
baik sesuai jumlah maupun sesuai klasifikasinya. Menetapkan prediksi permintaan
SDM selama 2-3 tahun (max.5 th) .(Nawawi Hadiri, 2008)

4
2.6 MANFAAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

 Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada secara lebih baik.
 Produktivitas kerja dari tenaga yang telah ada dapat ditingkatkan.
 Penentuan kebutuhan tenaga kerja dimasa depan baik dalam jumlah
maupun kualifikasinya untuk mengisi berbaai jabatan dan
menyelenggarakan beberapa aktivitas baru kelak
 Penanganan informasi ketenaga kerjaan
 Penelitian yang terkait analisis situasi pasar kerja.
 Sebagai dasar penyusunan program kerja bagi satuan kerja yg menangani
SDM dlm organisasi.

2.7 FAKTOR-FAKTOR PERENCANAAN PEGAWAI

 Faktor Internal :
 Rencana strategik dan rencana operasional
 Prediksi produk dan penjualan
 Pembiayaan SDM
 Pembukaan bisnis baru
 Desain organisasi dan desain pekerjaan
 Keterbukaan dan keikutsertaan manajer

 Faktor Eksternal
Kondisi lingkungan yg berada diluar kendali perusahaan , yaitu;

 Ekonomi nasional dan internasional

 Sosial,politik dan hukum
 Teknologi
 Pasar tenaga kerja dan pesaing

5
  Faktor Ketenagakerjaan
 Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, pegawai yang berhenti
atau keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama
(KKB) atau konrak kerja
 Prediksi yang meninggal dunia

2.8 HAMBATAN PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

 Tujuan yang tidak tepat

 Sistem kompensasi yang tidak tepat
 Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis
 Kondisi persaingan yang semakin tajam
 Keengganan untuk mengubah tujuan
 Tidak memahami organisasi yg semakin dinamis
 Terjadi konflik internal organisasi
Cara meminimalisir hambatan-hambatan diatas yaitu dengan cara menjaga
komunikasi, partisipasi, evalusi periodik jangka pendek.

2.9 KEGIATAN UTAMA DALAM PERENCANAAN PEGAWAI

 Persediaan pegawai pada saat ini

 Peramalan (perkiraan) suplai dan permintaan pegawai
 Rencana untuk menambah pegawai yang bermutu
 Pengawasan dan umpan balik (feedback) untuk memberikan umpan balik
pada sistem

2.10 SISTEM PERENCANAAN PEGAWAI

Penyusunan anggaran tenaga kerja

yaitu memadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan;

6
A. Dasar Penyusunan Formasi
Didasarkan pada jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja, perkiraan
kapasitas pegawai, jenjang dan jmlah jabatan, yg tersedia dan alat yang diperlukan
untuk pelaksanaannya.

B. Sistem Penyusunan Formasi

Sistem sama yaitu menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi
semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja.
Sistem ruang lingkup menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis,
sifat dan beban kerja.

C. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Suatu proses analisis yang logis untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai
yang diperlukan dalam suatu unit organisasi.

D. Anggaran Belanja Pegawai

Penentuannya disesuaikan dgn kemampuan perusahaan yang didasarkan pada
skala prioritas bagian-bagian yang sangat penting terlebih dahulu.

7
BAB III

3.1 Daftar Pustaka

- Dinda, Pungky. 2015. Perencanaan Kepegawaian.

https://pungkydinda.wordpress.com/2015/03/31/perencanaan-kepegawaian/
(31 Maret 2015)