1

BAB 4 KEBUTUHAN PEGAWAI

A. RENCANA KEBUTUHAN PEGAWAI
Semua instansi dan perusahaan baik milik pemerintah maupun swasta, menginginkan agar pegawainya
berkinerja baik, memiliki attitude atau sikap yang baik, cakap dalam bekerja, memmiliki wawasan luas dan
dapat bekerja dengan profesional. Akan tetapi , mendapatkan pegawai dengan kualitas tersebut bukan hal yang
mudah bagi perusahaan.
Dalam hal ini , pemimpin harus membagi pekerjaan secara adil dan proporsional agar ti.dak ada pegawai
yang memiliki beban pekerjaan yang terlalu banyak atau sedikit

Perencanaan Kepegawaian adalah suatu proses keadaan dan menentukan kebutuhan pegawai pada masa
sekarang dan masa yang akan datang agar organisasi tidak kekurangan atau kelebihan jumlah pegawai dengan
kualitas tertentu untuk mencapai tujuan organisasi.
Berdasarkan UU nomor 5 tahun 1014 tentang aparatur sipil negara ASN, Perencanaan pegawai adalah suatu
proses yang sistematis untuk memprediksi kondisi jumlah pegawai, jenis keahlian yang diinginkan di masa
depan.
Perencanaan Kepegawaian harus dilaksanakan dengan teliti dan sistematis, dengan alasan sebagai berikut:
1. Perubahan komposisi kepegawaian
Kondisi setiap perusahaan seringkali mengalami perubahan. Ada pegawai yang pensiun, mengundurkan
diri, meninggal, dipecat, sakit dan kecelakaan. dengan demikian, perusahaan harus dapat segera mencari
Pengganti dari pegawai dan juga mempunyai informasi untuk memenuhi kebutuhan pegawai.
2. Kebutuhan akan pegawai yang kompeten dengan jumlah yang tepat
Seorang manajer atau pimpinan yang menangani bidang kepegawaian harus dapat menyediakan pegawai
yang kompeten dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan.
Jumlah pegawai yang terlalu banyak, akan menyebabkan biaya pegawai meningkat seperti biaya untuk
gaji, makan, fasilitas dan lainnya.
Jumlah pegawai sedikit juga menjadi tidak efektif karena pekerjaan sangat banyak yang dapat
menurunkan produktivitas kerja.
3. Perubahan tingkat kinerja organisasi
Adakalanya kerja suatu organisasi atau perusahaan mengalami perubahan naik ataupun turun. Semakin
berkembangnya perusahaan membutuhkan banyak pegawai atau sebaliknya. Selain itu, dapat juga terjadi
perampingan struktur organisasi perusahaan sehingga terjadi pengurangan manajer pegawai.
4. Adanya peluang baru yang potensial
Banyaknya pembangunan infrastruktur membuka peluang bagi perusahaan untuk mengerjakan proyek
tersebut. Artinya terbuka juga merekrut pegawai pegawai baru.
5. Perencanaan sebagai dasar dari keberhasilan manajemen
Perencanaan merupakan langkah awal untuk mencapai keberhasilan. berikut beberapa manfaat dari
perencanaan kebutuhan pegawai:
a. memperbaiki kinerja pegawai
b. melakukan pengadaan pegawai baru secara ekonomis
c. memperoleh pegawai pada posisi yang tepat
d menciptakan iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis
e. menjadi dasar untuk kegiatan kepegawaian yang lain, seperti rekrutmen, diklat dan lain-lain.

B. PENGERTIAN FORMASI PEGAWAI

Formasi pegawai adalah Penetapan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan berdasarkan keadaan
yang nyata, perkiraan perluasan organisasi, dan volume pekerjaan yang harus dilaksanakan kan dengan tujuan
organisasi tersebut sehingga tugasnya terlaksana secara efektif, efisien serta berkesinambungan
Berdasarkan PP nomor 54 tahun 2003 tentang aparatur sipil negara ASN, Formasi pegawai adalah Jumlah
dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk dapat melaksanakan
tugas tugas pokok dalam jangka waktu tertentu yang ditetapkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
(PAN)
Unsur-unsur yang terkandung dalam formasi pegawai yaitu sebagai berikut:
1. Formasi pegawai merupakan jumlah dan susunan pangkat pegawai
2. Diperlukan oleh satuan organisasi negara
3. Dapat melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang
4. Berlaku untuk jangka waktu tertentu
5. Ditetapkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (PAN).

OTK Kepegawaian XI- Kebutuhan Pegawai _Andalia Yandriani,SE

 2

Dasar hukum penetapan formasi pegawai yaitu:

1. UU Nomor 8 Tahun 1974 yang telah diubah dengan undang-undang Nomor 43 tahun 1999.
2. PP nomor 97 tahun 2000 tentang formasi PNS Sebagaimana telah diubah dengan PP nomor 54 tahun
2003.
3. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 Tentang pedoman
penghitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka penyusunan formasi pegawai
ASN
4. Keputusan Kepala BKN nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan pelaksanaan peraturan pemerintah
nomor 97 tahun 2000 tentang formasi PNS (sekarang pegawai ASN)

Dalam aturan yang telah ditentukan, bahwa formasi pegawai ASN terdiri atas:
1. Formasi Pegawai ASN Pusat
Formasi Pegawai ASN Pusat ditetapkan setiap tahun oleh menteri PAN, setelah mendapat pertimbangan
tertulis dari kepala BKN.
2. Formasi Pegawai ASN Daerah
Formasi Pegawai ASN Daerah ditetapkan setiap tahun anggaran oleh kepala daerah masing-masing
setelah mendapat persetujuan tertulis dari menteri PAN dan pertimbangan tertulis dari kepala BKN.

C. TUJUAN PENETAPAN FORMASI

Tujuan Penetapan formasi pegawai, yaitu :
1. Sebagai bahan perencanaan di bidang kepegawaian
2. Supaya satuan organisasi terpenuhi jumlah dan mutu pegawai sesuai dengan jenis, sifat dan beban kerja
yang harus dilakukan
3. Meningkatkan kinerja organisasi

D. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI

Penyusunan formasi pegawai mengacu pada prinsip-prinsip penyusunan formasi sebagai berikut:
1. Jumlah pegawai sesuai dengan beban kerja
2. Formasi tersedia dengan adanya posisi jabatan yang kosong
3. Beban kerja dan komposisi jumlah pegawai tidak berubah
4. Kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat jabatan
5. Ditunjukkan dengan jumlah pegawai dalam jabatan
6. Peta jabatan dan uraian jabatan hasil analisis jabatan

E. SISTEM PENYUSUNAN FORMASI

Untuk menyusun formasi , ada dua sistem yang dapat digunakan, yaitu :
`1. Sistem Sama
Sistem sama adalah sistem yang digunakan untuk menentukan formasi yang memuat jumlah dan
kualitas pegawai yang sama pada setiap satuan atau unit organisasi, tanpa memperhatikan beban kerja.
Contoh : Batalyon Infanteri di TNI.
Jumlah dan kualitas anggota pada setiap batalyon adalah sama , tanpa memperhitungkan tempat
batalyon tersebut berada
2. Sistem Ruang Lingkup
Sistem Ruang Lingkup adalah sistem yang digunakan untuk menentukan formasi yang memuat jumlah
dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja pada waktu tertentu
Contoh : digunakan untuk menyusun formasi pegawai di instansi pemerintah, karena jumlah jabatan
struktural dan fungsional beragam jumlahnya.

F. PROSES PENYUSUNAN FORMASI

Penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil dapat dilakukan dengan berpedoman pada :
-Analisis Kebutuhan Pegawai
-Analisis Jabatan => menghasilkan data yang sifatnya kualitatif atau tidak bisa dihitung
-Analisis Beban Kerja=> biasanya untuk menentukan jumlah pegawai yang diperlukan karena dapat
menghasilkan data yang sifatnya kuantitatif

Proses penyusunan formasi pegawai dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu :

1. Analisis Jabatan
Analisis = Aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian,komponen, atau unsur
serta kemungkinan keterkaitan fungsinya.
Jabatan = Kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang pegawai
dalam suatu organisasi.

OTK Kepegawaian XI- Kebutuhan Pegawai _Andalia Yandriani,SE

 3

Analisis Jabatan = Proses, metode atau teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi
informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan organisasi dan tata laksana.

Tujuan Analisis Jabatan

1. Untuk memperoleh informasi guna menetapkan kualitas dan kuantitas pegawai, pengembangan,
penilaian, evaluasi dan promosi pegawai
2. Memperoleh pegawai pada posisi yang tepat
3. Memberikan kepuasan diri pegawai
4. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif
5. Memudahkan penyusunan kebijakan-kebijakan program

Manfaat Analisis Jabatan

1. Menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan
2. Untuk pengadaan pegawai
3. Untuk pelatihan
4. Untuk penilaian prestasi
5. Sebagai alat evaluasi kerja
6. Untuk organisasi
7. Untuk kepentingan promosi dan perpindahan pegawai
8. Untuk kepentingan konsultasi
9. Untuk kepentingan induksi (pengenalan karyawan baru pada situasi atau kelompok kerja)

Bentuk dan isi format analisis jabatan kemungkinan tidak sama antara organisasi yang satu dengan lainnya.
Hal itu tidak masalah, yang terpenting adalah analisis jabatan tidak dibuat atas dasar selera atau keinginan
tiap atasan karena akan membuat tidak adanya standar batasan terhadap jabatan yang sebenarnya
diinginkan oleh organisasi.

2. Perkiraan Persediaan Pegawai

Persediaan pegawai adalah jumlah dan kualitas pegawai yang dimiliki oleh satuan organisasi pada waktu
tertentu.
Perkiraan Persediaan Pegawai tahun berikutnya dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi
dengan jumlah pegawai yang mencapai batas usia pensiun dalam tahun yang bersangkutan.
Langkah-langkah menetapkan persediaan pegawai:
a. menyusun daftar susunan jabatan
b. menyusun daftar pegawai menurut jabatan
c. membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai
d. membuat perkiraan persediaan pegawai

3. Penghitungan Kebutuhan Pegawai

Beberapa aspek dalam menghitung beban kerja yaitu :
a. Beban kerja
b. Standar kemampuan rata-rata/ standar prestasi
c. Waktu kerja efektif

Adapun metode/cara penghitungan kebutuhan pegawai, yaitu:

a. Metode umum/ beban Kerja
Metode ini terbagi menjadi 4 bagian yaitu:
1) Hasil Kerja
Metode ini digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu pekerjaan.
Rumus
Σ Beban Kerja x 1 orang
Standar kemampuan rata-rata

Contoh :
Diketahui
Jabatan : Pengetik Surat
Hasil Kerja : Hasil Tikan
Beban Kerja : 100 lembar hasil tikan
Standar kemampuan rata-rata pengetik : 56 lembar perhari

OTK Kepegawaian XI- Kebutuhan Pegawai _Andalia Yandriani,SE

 4

Ditanya
Jumlah Kebutuhan Pengetik Surat?

Jawab :
Jumlah Kebutuhan Pengetik Surat = 100 lembar x 1 orang
56 lembar
= 1,8 orang (dibulatkan menjadi 2 orang)

2) Objek Kerja
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada jumlah objek yang
harus dilayani.
Rumus
Σ Objek Kerja x 1 orang
Standar kemampuan rata-rata

Contoh :
Diketahui
Jabatan : Resepsionis
Objek Kerja : Tamu
Beban Kerja : 100 orang tamu per hari
Standar kemampuan rata-rata resepsionis : 50 orang tamu perhari
Ditanya
Jumlah Kebutuhan Resepsionis?

Jawab :
Jumlah Kebutuhan Resepsionis = 100 orang x 1 orang
50 orang
= 2 orang

3) Peralatan Kerja
Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja.
Rumus
Σ Peralatan Kerja x 1 orang
Rasio penggunaan alat kerja

Contoh :
Diketahui
Satuan alat kerja : Mobil Dinas
Jabatan : Pengemudi
Jumlah Alat : 10 mobil dinas
Rasio penggunaan alat kerja : 1 pengemudi : 1 mobil dinas
Ditanya
Jumlah Kebutuhan Pengemudi?

Jawab :
Jumlah Kebutuhan Pengemudi = 10 mobil x 1 orang
1
= 10 orang

4) Tugas per tugas Jabatan

Metode ini menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak, beragam
atau banyak jenisnya

Rumus
Σ Waktu Penyelesaian Tugas( WPT) x 1 orang
Waktu Kerja Efektif

OTK Kepegawaian XI- Kebutuhan Pegawai _Andalia Yandriani,SE

 5

Contoh :
Diketahui
Jabatan : Administrasi Umum
Waktu Kerja Efektif : 5 jam (300 menit)

No Uraian Tugas Beban Kerja SKR WPT

1. Mengonsep Surat 20 surat / hari 10 menit/ surat 200 menit

2. Mengagendakan Surat 20 surat / hari 5 menit/surat 100 menit

3. Mengetik Surat 50 surat / hari 10 menit/lembar 500 menit

4 Melayani Tamu 5 tamu / hari 10 menit/tamu 50 menit

5. Administrasi Kepegawaian 5 data / hari 60 menit/data 300 menit

6 Administrasi Sarana 10 data / hari 30 menit/data 300 menit

Prasarana

7. Membuat Laporan Daftar 1 lap / hari 60 menit/lap 60 menit

Hadir

1.510 menit

Ket : SKR = Standar Kemampuan Rata-rata

Ditanya
Jumlah Kebutuhan Pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Administrasi Umum

Jawab :
Jumlah Kebutuhan Pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Administrasi Umum
= 1.510 menit x 1 orang = 5.03
300 menit
= 5 orang

b. Metode jumlah jabatan struktural

Metode ini digunkan untuk menghitung kebutuhan pejabat struktural yang dibutuhkan dalam
satuan organisasi.

c. Metode analisis kecenderungan

Metode ini digunakan sebagai penghitung kebutuhan jabatan fungsional umum atau jabatan lain
yang standar minimalnya telah ditetapkan oleh instansi pemerintah.

G. FAKTOR-FAKTOR PENYUSUN FORMASI

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam proses penyusunan formasi, yaitu sebagai berikut:
1. Jenis Pekerjaan
Jenis Pekerjaan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
a. Pekerjaan yang bersifat umum
Pekerjaan jenis ini hampir selalu ada di setiap organisasi atau perusahaan, apapun bidangnya.
Contohnya, mengetik data, memasarkan barang, mengelola keuangan, mengelola pegawai dan lain-
lain.
b. Pekerjaan yang bersifat teknis
Pekerjaan jenis ini tidak selalu ada di setiap perusahaan, bergantung pada jenis usahanya.
Contohnya, di rumah sakit ada pekerjaan merawat pasien. Akan tetapi pekerjaan tersebut tidak ada
di sekolah.
2. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan yang dapat memengaruhi formasi pegawai biasanya dilihat dari waktu kerja. Ada
pekerjaan yang dapat dikerjakan pada jam kerja. Contohnya, mengetik surat, menyimpan dokumen atau
ketatausahaan dapat dilaksanakan pada jam kerja dari pagi hingga petang

OTK Kepegawaian XI- Kebutuhan Pegawai _Andalia Yandriani,SE

 6

Akan tetapi ada juga pekerjaan yang yang harus dilaksanakan 24 jam, contohnya satuan
keamanan(satpam), petugas pemadam kebakarn, ini dapat merawat pasien di rumah sakit.
Hal ini dapat memengaruhi jumlah pegawai yang diperlukan. Sebagai contoh untuk menjafa keamana
perusahaan harus dilaksanakan selama 24 jam penuh, sedangkan setiap pegawai hanhya bekerja 8
jam/hari. Dengan demikian untuk pekerjaan satpam , dibutuhkan tiga orang pegawai.

3. Perkiraan Beban Kerja (Volume Kerja)

Beban Kerja dibagi dua yaitu:
a. Beban kerja yang dapat diukur
yaitu beban kerja yang dapat dengan mudah dihitung jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan.
Contohnya, dalam satu hari ada 200 surat masuk yang harus diproses.
b. Beban kerja yang sulit diukur
yaitu beban kerja yang jumlahnya bergantung pada keadaan, misalnya pekerjaan memeriksa
perkara hukum. Kemungkinan dalam saat tertentu tidak banyak perkara yang masuk, sedangkan
pada saat lain perkara yang masuk banyak.
Hal ini dapat menyulitkan dalam menentukan jumlah pegawai yang diperlukan.
4. Perkiraan Kapasitas Pegawai
adalah perkiraan kemampuan rata-rata seorang pegawai menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
5. Kebijaksanaan Pelaksanaan Pekerjaan
Kebijaksanaan ini mempunyai pengaruh besar dalam penentuan jumlah pegawai. Contohnya, pekerjaan
kebersihan, apakah pegawainya perlu direkrut secara khusus atau mengangkat pegawai atau
menggunakan jasa pihak ketiga.
6. Jenjang, Jumlah Pangkat dan Jabatan
Piramida jabatan dan kepangkatan yang sehat harus dapat dipelihara secara terus menerus.
7. Alat yang tersedia
Pada umumnya, semakin modern suatu alat, semakin berkurang jumlah pegawai.
Sebagai contoh, untuk masuk jalan tol, saat ini digunakan alat atau teknologi sehingga pengendara dapat
masuk jalan tol tanpa bantuan petugas. Sebelum ada alat dan teknologi tersebut tersedia , di setiap pintu
tol selalu ada beberapa petugas yang bekerja.
8. Struktur Organisasi
Jika organisasi semakin berkembang, maka semakin banyak juga dibutuhkan pegawai.
Sebaliknya, jika perkembangan organisasi semakin menurun, jumlah pegawai juga perlu dikurangi.
9. Kemampuan Keuangan
-Di instansi pemerintah, untuk mengatasi keuangan yang terbatas, penentuan kebutuhan pegawai
didasarkan pada kuota atau pembatasan, dengan memrtimbangkan skala prioritas kebutuhan organisasi.
-Di sektor swasta, penentuan formasi harus melihat kemampuan keuangan organisasi.

H. Pembuatan Dokumen Perencanaan Kebutuhan Pegawai

Pembuatan dokumen perencanaan kebutuhan pegawai dilakukan agar tersedia data yang dapat digunakan
sebagai bukti bahwa kebutuhan pegawai disusun berdasarkan analisis sehingga pemenuhan pegawai yang
dibutuhkan dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan tepat, tidak kekurangan, juga tidak kelebihan.

OTK Kepegawaian XI- Kebutuhan Pegawai _Andalia Yandriani,SE