PERENCANAAN DAN PENGADAAN PEGAWAI

KD. 3.4 Menganalisis kebutuhan pegawai

3.5 Menerapkan sistem pengadaan pegawai

SUBANDI, S.Pd
B. Analisis Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai merupakan suatu proses menentukan kebutuhan pegawai secara lebih mendalam. Hal ini dilakukan setelah menentukan jenjang kepangkatan dan formasi,
kemudian diadakan penerimaan ini dapat berupa penerimaan pegawai baru dan dapat juga berupa pemindahan dari unit organisasi lain.

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkret jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk
mampu melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna, dan berkesinambungan.

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan/proses perhitungan secra logis dan teratur dari segala faktor yang berkaitan, untuk menentukan jumlah dan susunan informasi mengenai jabatan.
Analisis jabatan meliputi beberapa hal, sebagai berikut.
1. Uraian jabatan (job descriptioni) atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lebih dari suatu jabatan atau
pekerjaan.
2. Kualifikasi jabatan (job qualification) atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk
dapat melakukan tugas tertentu, misalnya pendidik tertentu.
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang
paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.
C. Status Kepegawaian
Adapun jenis-jenis status pegawai, sebagai berikut.
1. Pegawai percobaan
adalah seorang pegawai yang baru diangkat, baik dalam lingkungan lembaga pemerintah maupun dalam lingkungan swasta yang memiliki status pegawai percobaan.
2. Pegwai harian
adalah orang yang bekerja pada suatu instansi, baik pada lingkungan Lembaga pemerintah maupun Lembaga swasta dengan menerima upah berdasarkan waktu setiap harinya. Pegawai harian dapat dibedakan menjadi tiga, antara lain:
a. Pegawai harian lepas
pegawai harian lepas secara hukum mempunyai kedudukan yang sangat lemah, sehingga pemutusan hubungan kerja oleh perusahaan dapat dilakukan dengan mudah dan tanpa syarat.
b. Pegawai harian sementara
secara harfiah pegawai harian sementara menunjukan pengertian bahwa ia akan dipekerjakan pada perusahaan untuk sementara.
c. Pegawai harian tetap
pegawai harian tetap mempunyai kedudukan yang lebih kuat dibandingkan dengan pegawai harian lepas dan pegawai harian sementara.
 3. Pegawai bulanan
adalah orang yang bekerja pada suatu Lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta dengan menerima upah berdasrkan waktu setiap bulan seklai. Dengan status ini
upah pegawai tidak berdasarkan jumlah hari kerja tetapi upah dibayarkan sama yaitu sebulan.
4. Pegawai Borongan
ialah yang bekerja pada suatu Lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta, dengan menerima upah berdasarkan hasil kerja yang dicapainya. Kedudukan hukum pegawai
Borongan dalam hubungannya dengan perusahaan pada umumnya tidak berbeda dengan kedudukan hukum pegawai harian maupun bulanan, hanya berbeda dengan pegawai harian lepas.
5. Pegawai musiman
adalah orang yang bekerja pada suatu Lembaga atau perusahaan, baik negara maupun swasta selama jangka waktu tertentu. Pegawai musiman banyak dijumpai di perusahaan-
perusahaan yang kegiatan operasionalnya bersifat musiman.
D. Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Pengadaan adalah fungsi operasional pertama manajemen sumber daya manusia. Pengadaan pegawai adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan indikasi untuk mendapatkan pegawai yang efektif dan efisien dalam membantu tercapainya tujuan organisasi.
Pegawai atau karyawan adalah asset utama organisasi yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Kualitas dan kuantitas pegawai harus sesuai dengan kebutuhan organisasi supaya efktif dan efisien dalam menunjang tercapainya tujuan yang diinginkan. Pengadaan pegawai merupakan Langkah pertama
yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu organisasi dalam mencapain tujuannya.
Agar pelaksanaan pengadaan Pegawai Negeri Sipil berjalan dengan lancer, maka pelaksanaannya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun tahap-tahap dalam pengadaan PNS, sebagai berikut.
1. Pengumuman
2. Persyaratan
3. Pelamaran
4. Penyaringan
5. Pengumuman pelamar yang diterima
6. Pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil
7. Golongan ruang
8. Ijazah/STTB yang diperoleh diluar negeri
9. Penghasilan
10. Masa percobaan
E. Pengadaan Pegawai Nonpemerintah (swasta)
1. Macam-macam pegawai nonpemerintah
dalam melaksanakan tugas setiap orang diberikan pekerjaan yang sesuai dengan keahlian yang khusus (spesialisasi) agar tercapai efisiensi penggunaan tenaga kerja. Pegawai kantor terbagi dalam
berbagai macam sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, antara lain:
a. Pegawai manajerial yaitu pegawai kantor yang mempunyai jabatan dan tugas sebagai pemimpin (manajer), baik sebagai top manager, middle manager, atau lower manager yang mempunyai
tugas menentukan tujuan dan kebijaksanaan dan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan kantor.
b. Pegawai operasional yaitu pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagai pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang mempunyai tugas sebagai pemimpin pelaksana pekerjaan, menjalankan,
serta mengerjakan segala macam pekerjaan kantor sebagai pencapaian tujuan organisasi.
c. Pegawai administrasi yaitu pegawai kantor yang menjadi pelaku didalam operasi ketatausahaan.
d. Pegawai bukan tenaga ketatausahaan yaitu personel kantor yang pekerjaannya diluar kegiatan administrasi.
 2. Penyusunan tugas dan tanggung jawab pegawai nonpemerintah
Adapun hal-hal yang harus dilakukan dalam memberikan tugas, tanggung jawab, dan wewenang kepada pegawai, sebagai berikut.
a. Analisis jabatan(job analysis)
analisis jabatan dibedakan menjadi empat jenis, antara lain:
1) job analyst for personal, yaitu analisis jabatan untuk menentukan syarat pegawai yang bertujuan menentukan syarat fisik dan syarat seperti apa yang dibutuhkan dari seseorang untuk dapat sukses memangku jabatan.
2) Job analyst for training purpose, yaitu analisis jabatan untuk tujuan Latihan yang bertujuan untuk menentukan Langkah-Langkah dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan kepada seorang pegawai baru.
3) job analyst for setting rates, yaitu analisis jabatan untuk menentukan nilai yang bertujuan untuk menetukan nilai masing-masing jabatan dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan kepada seorang pegawai baru.
4) job analyst for method improvements, yaitu analisis jabatan untuk menentukan metode yang bertujuan untuk dapat mempermudah cara kerja pegawai pada suatu jabatan tertentu, sehingga dapat menghilngkan gerakan
pegawai yang tidak perlu.
b. uraian jabatan atau pekerjaan berfungsi untuk menguraikan fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan kondisi kerja yang berkaitan dengan pekerjaan yang melekat pada jabatan tertentu.
c. Perincian pekerjaan lebih menekankan pada syarat-syarat pegawai yang akan menduduki suatu jabatan atau pekerjaan atau karakteristik dari pekerja yang dibutuhkan untuk memangku suatu jabatan tertentu.
3. Tahap-tahap pengadaan pegawai
a. Syarat-syarat pegawai kantor
Adapaun syarat-syarat yang diperhatikan untuk menjadi seorang pegawai kantor, sebagai berikut.
1) syarat pengetahuan, di ukur dari tingkat Pendidikan.
2) syarat keterampilan, mampu dalam melakukan kegiatan administrasi.
3) syarat kepribadian, (loyalitas, tekun dan rajin, kesabaran, kerapian dan dapat menyimpan rahasia).
b. sumber pengadaan pegawai
1) sumber internal
yaitu penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut dengan cara mutase atau promosi.
2) sumber eksternal
yaitu penarikan pegawai yang akan mengisi jabatan berasal dari sumber- sumber tenaga kerja di luar perusahaan.
3) tahapan pengadaan pegawai
a) proses seleksi
b) pengumuman hasil seleksi
c) masa orientasi