Mapel : OTOMATISASI TATA KELOLA KEPEGAWAIAN

Kelas : XI AP

Kompetensi Dasar :
3.4. Menerapkan prosedur perencanaan penyusunan dan penetapan kebutuhan pegawai
4.4. Membuat perencanaan penyusunan dan penetapan kebutuhan pegawai

Indikator:
3.4.1. Menjelaskan perencanaan pegawai
3.4.2. Menjelaskan pengertian formasi pegawai
3.4.3. Mengemukakan tujuan penetapan formasi pegawai
3.4.4. Menguraikan prinsip-prinsip penyusunan formasi pegawai
3.4.5. Mengidentifikasi sistem penyusunan formasi
3.4.6. Menjelaskan proses penyusunan formasi
3.4.7. Menguraikan faktor-faktor penyusunan formasi

Materi :
1. Perencanaan Pegawai 
Perencanaan pegawai atau tenaga kerja adalah serangkaian kegiatan menetapkan tujuan strategi
dan metode serta penyediaan anggaran untuk mendapatkan pegawai baru yang dibutuhkan oleh
perusahaan. Untuk merekrut pegawai baru ada beberapa hal yang diharus dicermati, seperti
formasi.
Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut
juga Bezetting

2. Pengertian Formasi
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat/jabatan yang diperlukan dalam suatu satuan
organisasi, baik pada organisasi negara ataupun diperusahaan untuk mampu melaksanakan tugas
pokok dalam jangka waktu tertentu.
Kehadiran pegawai atau karyawan dalam sebuah organisasi tetap memegang peranan penting yang
tidak tergantikan meskipun diera teknologi canggih saat ini. Pentingnya kehadiran pegawai dalam
perusahaan ini memerlukan perencanaan dalam penyusunan formasi pegawai.

3. Tujuan Penetapan Formasi

Agar satuan organisasi mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang sesuai dengan beban kerja.
Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu
satuan waktu tertentu.
  Penetapan  formasi  Pegawai  Negeri  Sipil  ditujukan  untuk mengendalikan  jumlah
dan  mutu pegawai pada  setiap organisasi negara agar memiliki pegawai yang cukup,
sesuai dengan  beban  kerja yang harus dilaksanakan.  Ketentuan penetapan tentang
formasi Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000,
dan ketentuan pelaksanaannya  diatur  dalam  Keputusan Kepala Badan Kepegawaian
Negara Nomor 09 Tahun 2001. Formasi  Pegawai  Negeri  Sipil  Pusat  dan Pegawai
Negeri Sipil  Daerah  ditetapkan  oleh  Menteri  Pendayagunaan Aparatur Negara, setelah
mendapat pertimbangan teknis dari Kepala Badan Kepegawaian Negara.

4. Prinsip Penyusunan Formasi

Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Adanya kesesuaian antara jumlah pegawai dengan beban kerja disetiap jenjang jabatan
2. Setiap perpindahan posisi/jabatan dilakukan bila ada posisi yang kosong
3. Selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak berubah.

Analisis kebutuhan pegawai

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan
pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis,teratur dan berkesinambungan untuk
mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan dilakukan
berdasarkan: 
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan
perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. 
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat
pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-
pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi
ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran,
tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. 
c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan
untuk masing-masing jenis pekerjaan. 
 Standar kemampuan rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran
enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk emperoleh satu
satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata rata pegawai.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, 
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut
keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat
merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. 
f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara
konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk
mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan.
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan.
g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan 
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai.
Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan
sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk
pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat
pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk
pekerjaan itu. 
h. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan
sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada
umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan
dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh
mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan
tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap
harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun
secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap
disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah yang harus
dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih
ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala
 besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-prinsip yang
tentunya dimiliki perusaan sendiri.

Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit
jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu
melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan
adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
Analisis jabatan meliputi:
1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan
berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang
diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan
tertentu, 
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang
tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan
yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

5. Sistem penyusunan formasi

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup.
a. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama
bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja.
b. System ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai
berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. 

Metode
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam
pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi
instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
 Hasil kerja
 Objek kerja
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan

6. Proses Penyusunan Formasi

a. Penyelenggaraan ujian
 b. Penerimaan surat lamaran
c. Wawancara seleksi
d. Pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensinya
e. Evaluasi kesehatan
f. Wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsungnya
g. Pengenalan pekerjaan
h. Keputusan atas lamaran
i. Penempatan Tenaga Kerja

Keterangan :
1. Institusi kabupaten/kota, institusi daerah provinsi dan institusi pusat menyusun usulan
formasi. Usulan formasi yang dibuat kemudian diajukan ke BKN.
2. BKN akan mempelajari usulan dan menyampaikan usulan ke Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (BKN hanya bersifat tembusan saja). Kementerian
PAN dan RB akan melakukan analisis lagi sesuai dengan kebijakan nasional terhadap usul
yang disampaikan kabupaten dan kota.
3. Kementerian PAN dan RB juga meminta pertimbangan teknis keuangan dari Kementerian
Keuangan Negara. Karena pertambahan PNS akan berdampak pada beban anggaran negara.
4. Setelah Kementerian Keuangan Negara mencermati usulan dan melakukan kajian teknis
keuangan, maka usul dan saran Kementerian Keuangan Negara disampaikan ke Kementerian
PAN dan RB.
5. Kementarian PAN dan RB akan mengembalikan usulan ke pemerintah daerah baik
kota/kabupaten, provinsi maupun instansi vertikal. Pada tahap ini Kementerian PAN dan RB
 sudah menetapkan kuota Pegawai Negeri Sipil baru sesuai hasil analisis Kementerian PAN
dan RB serta pertimbangan teknis Kementerian Keuangan Negara.
6. Kabupaten/Kota/Provinsi/Instansi Vertikal menyusun usulan formasi perubahan dengan
menyesuaikan kuota yang telah ditetapkan oleh  Kementerian PAN dan RB kemudian
mengembalikan usulan perubahan tersebut ke Kementerian PAN dan RB.
7. Usulan perubahan yang dikirim dan diverifikasi lagi apakah usulan tersebut mengikuti usulan
yang lama atau tidak. Usulan perubahan hanya melakukan perubahan jumlah kebutuhan
pegawai atau mengeliminasi jabatan formasi yang tidak terlalu diprioritaskan. Selanjutnya
Kementerian PAN dan RB akan melakukan penetapan formasi.

7. Faktor-Faktor Penyusunan Formasi

Faktor yang mempengaruhi penempatan formasi diatur dalam pasal 2 peraturan pemerintah nomor
5 tahun 1976 yang menyatakan bahwa formasi untuk masing-masing satuan organisasi Negara
disusun berdasarkan:
a. Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan
organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya misalnya pengetikan pemeliharaan arsip,
penelitian, dan lain-lain.
b. Sifat pekerjaan yang mempengaruhi penetapan formasi lamanya waktu yang digunakan untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui pekerjaan pada umumnya dapat dilakukan
selama 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang lebih banyak.
c. Perkiraan beban kerja dan kemampuan Pegawai Negeri sipil dalam jangka waktu tertentu. Yang
dimaksud dengan beban kerja adalah frekwensi rata-rata, masing-masing jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan
berdasarkan perhitungan/pengalaman. Misalnya perkiraan beban kerja pengetikan dan
pengangendaan dapat didasarkan jumlah dan jenis perkara yang terjadi pada waktu dan daerah
tertentu. Apabila sudah dapat diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, untuk
menentukan jumlah pegawai yang diperlukan ditetapkan perkiraan kapasitas seseorang Pegawai
Negeri.
d. Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat berpengaruh dalam menentukan formasi, misalnya apabila
ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat pekerjaaan harus dikerjakan oleh satuan
organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk menjalankan pekerjaan itu.
e. Jenjang dan jumlah pangkat pekerjaan yang tersedia, jenjang jumlah dan jabatan yang tersedia
dalam masing-masing satu organisasi harus selalu diperhatikan dalam menentukan formasi,
sehingga dengan demikian dapat dipelihara piramida kepangkatan dan jabatan yang sehat.
f. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan tugas pokok
mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang diperlukan.
 g. Kemampuan keuangan negara
dalam menetapkan formasi, faktor kemampuan keuangan negaraadalah faktor penting yang
harus selalu diperhatikan

Tugas/Latihan
1. Buatlah kelompok yng terdiri dari 3 orang
2. Tugas dari kelompok tersebut adalah :
a. Buatlah jenis usaha/perusahaan
b. Buatlah struktur organisasi serta fungsi dan tugas dari setiap bagian
3. Buatlah lowongan untuk jabatan yang masih kosong dan spesifikasi yang dibutuhkan