BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berbicara tentang masalah kepegawaian berarti kita tidak akan terlepas
dari pada pembicaraan tentang ketenagakerjaan. Berhubung karna pegawai itu
juga tenaga kerja. Pengunaan istilah pegawai dan pekerja, kepegawaian dan
ketenagakerjaan pada hakikatnya secara yuridis tidak mempunyai perbedaan arti
dalam kaitannya dengan kehadirannya didalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintah. Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber
daya manusia dalam suatu organisasi.
Pentingnya administrasi kepegawaian yaitu karena administrator adalah
Pegawai Negeri Sipil selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat
maupun daerah. Selain itu hal tersebut tersebar di pusat dan daerah. Sehingga
administrasi sangat berperan penting dalam hal pencapaian tujuan.
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara
yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola
kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara,
apakah federal ataukah kesatuan.

B. Rumusan Masalah:
1. Apa saja yang termuat dalam pendahuluan dari administrasi kepegawaian?
2. Sistem apa saja yang termuad dalam administrasi kepegawaian?

C. Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas
Sekolah Administrasi Kepegawaian dan untuk mengetahui lebih lanjut tentang
Adminisrasi Kepagawaian di tingkat Sekolah Menengah Kejuruan.

D. Manfaat
1. Dapat menngetahui mengetahui pengertian Administrasi Kepegawaian.
2. Mengerti akan ruang lingkup dan pelbagai dalam administrasi kepegawaian.
1
 BAB 2
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi
Administrasi dalam arti sempit adalah pembukuan, keuangan, dan surat
menyurat. Sedangkan administrasi dalam arti luas,yaitu proses antara dua orang
atau lebih dalam rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati
sebelumnya. Sub. Sistem administerasi, yakni meliputi manusia (SDM), tujuan,
tugas, kerjasama, sarana dan prasarana. Sistem adalah rangkaian kegiatan yang
saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, yang tidak dapat di pisahkan.
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian
menurut Felix A. Nigro meliputi:
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap
pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang
cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk
kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai
dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik
ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya,
sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.

2
 9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta
disiplin pegawai.

B. Pengertian Manajemen Kepegawaian

Dr. S.P. Siagian, M. P. A. adalah kemampuan atau keterampilan untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-
kegiatan orang lain. Drs. F.X Soedjadi, M. P. A. mengartikannya sebagai proses
kegiatan dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan melalui
kerjasama yang efisien dari orang-orang lain serta sesuai dengan melalui kerja
sama yang efesien dari orang-orang lain serta sesuai dengan sumber-sumber atau
factor-faktor lain yang tersedia untuk itu. Dan Drs. P.I Oey Liang Lee disintir oleh
Drs. M. Manullang yaitu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian dan
pengontrolanhuman and natural resources.
Organisasi adalah sekelompok manusia yang dipadukan dalam suatu kerja
sama yang sekaligus juga merupakan alat untuk mencapai tujuan tertentu yang
telah ditetapkan. Manusia adalah makluk individu dan sekaligus makhluk social.
Makluk individu, maksudnya adalah setiap manusia terdorong untuk memenuhi
segala kebutuhan pribadinya. Makhluk social, maksudnya adlah setiap manusia
terdorong untuk memenuhi segala kebutuhan orang lain.
Drs. M. Manulang mengatakan bahwa Management kepegawaian adalah
suatu ilmu yang mempelajari cara bagaimana memberikan fasilitas untuk
mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan
aktivitas demi tercapainya tujuan.Fungsi Managemen, yaitu 4P : Perencanaan
(Planing), Pengorganisasian (Organizing), Pengaktualisasian (Actuating), dan
Pengawasan (Controling). Menurut Paul Pigors & Charles A. Myerse,
management kepegawaian adalah seni mencari, mengembangkan dan
mempertahankan tenaga kerja yang cakap dengan cara sedemikian rupa sehingga
tujuan organisasi & efesien kerja dapat tercapai semaksimum mungkin.

3
C. Ruang Lingkup dan Berbagai Istilah Dalam Managemen Kepegawaian

1. Ruang Lingkup Managemen Kepegawaian

Menurut O. Glen Stahl setiap pegawai mengharapkan terpenuhinya
kebutuhan emosional dasar basic emotional needs) atau kebutuhan dasar pegawai,
yang mencakup:
 A sense of security (keamanan);
 A sense of success (kesuksesan);
 A sense of Belongingness( menjaga hubungan baik dengan rekan sejawat,
pimpinan, dan bawahan.
2. Status Pegawai:
 Pegawai Percobaan: pegawai yang baru diangkat baik dilingkungan
pemerintah atau pun swasta.
 Pegawai Harian, memiliki asas No work no pay sebab upah dibayar
berdasarkan hasil kerjanya.
 Pegawai Bulanan, terbagi menjadi :
a. Tetap, seorang pegawai masuk atau tidak masuk kerja dibayar penuh, memiliki
uang pensiun setelah masa kerjanya berakhir, Adanya tunjangan untuk
pegawai laki-laki yang sudah menikah.
b. Tidak tetap, Pegawai ditetapkan sebagaimana surat keputusan yang berlaku
dimasing-masing instansi, contoh surat keputusan untuk dipekerjakan satu
bulan satu kali, tiga bulan satu kali, enam bulan satu kali, dan satu tahun satu
kali. Digaji penuh tiap bulannya baik masuk atau tidak masuk sesuai ketetapan
yang telah ditentukan, tidak ada uang pensiun setelah selesai masa kerjanya,
dan tidak ada tunjangan baik laki-laki ataupun perempuan
 Pegawai Borongan, orang yang bekerja pada suatu perusahaan dengan
menerima upah berdasarkan satuan hasil kerja yang dicapainya.
 Pegawai Musiman, orang yang bekerja dalam jangka waktu tertentu.
3. Sistem Kepegawaian:
 Sistem Kawan (Patronage System);
 Sistem Kecakapan (Maried System);
 Sistem Karier (Carerr System).
4
D. Penarikan Tenaga Kerja
1. Analisis Jabatan
Yaitu pencarian atau penarikan tenaga kerja akan dicari, yang menyangkut
pengetahuan, pengalaman kepribadian, dsb. Kegunaan analisis jabatan seluruhnya
tergantung pada analisis jabatan yang dilakukan itu,sebagai berikut:
a. Job analysis for personal specification, yaitu Analisa pekerjaan tentang
keahlian seseorang, disini menerapkan prinsip the right man in the right
place (penempatan pegawai sesuai dengan keahliannya).
b. Job analysis for training purposes, yaitu analisa pekerjaan untuk menyusun
pendidikan dan latihan.
c. Job analysis for setting rate, yaitu analisa pekerjaan untuk tingkatan evaluasi
jabatan.
d. Job analysis for method improvement, yaitu analisa jabatan untuk
memperoleh metode atau cara.
e. Job analysis for safety, yaitu analisa jabatan untuk memperoleh keamanan.
2. Manfaat Analisis Jabatan
a. Penarikan, seleksi dan penempatan tenaga kerja (the right man in the right
place);
b. Pendidikan dan latihan kerja yang perlu dilakukan;
c. Penilaian jabatan;
d. Perbaikan syarat-syarat pekerjaan;
e. Perencanaan organisasi;
f. Pemindahan dan promosi.
3. Metode Pengumpulan Data untuk Menyusun Analisis Jabatan
a. Daftar Pertanyaan (Questionnaire);
b. Wawancara (Interview);
c. Pengamatan (Observation, Pemeriksaan (Auditing) dan diskusi
(discussion);
d. Kombinasi metode-metode tersebut.

5
E. Sumber-sumber Tenaga Kerja
Manager kepegawaian dapat memilih tenaga kerja dari dua macam
sumber, yaitu dari dalam dan dari luar perusahaan. Sumber tenaga kerja dari
dalam adalah pegawai-pegawai perusahaan tersebut, pengangkartan tenaga kerja
ini biasa disebut dengan promotion from within. Sedangkan pencarian tenaga
kerja dari luar perusahaan antara lain dari:

1. Teman-teman Pegawai perusahaan, yang biasa disebut Sistem

Kawan(Patronage System).
2. Badan-badan penempatan tenaga, disini ada tiga jenis, yaitu
a. Badan yang yang didirikan oleh beberapa perusahaandan ditugaskan untuk
mencari tenaga kerja dari perusaan tersebut.
b. Badan khusus didirikan untuk mencari tenaga kerja dan menjual jasa kepada
perusahaan yang memerlukan tenaga kerja.
c Badan resmi yang didirikan pemerintah dengan tugas memberikan
pelayanan kepada perusahaan yang memerlukan tenaga kerja.
3. Lembaga Pendidikan, menurut H.L. Wylie lembaga pendidikan merupakan
sumber tenaga kerja yang terbaik, karena diperoleh tenaga kerja yang
berkualitas meliputi pedidikan dari tingkat redah sampai tinggi serta bersifat
umum maupun kejuruan.
4. Melalui Advertensi ada dua macam yaitu, Advertensi Terbuka dan Advertensi
Tertutup.
a. Dalam Advertensi Terbuka atau open advertisement, nama dan alamat
instansi atau perusahaan dipublikasikan dengan jelas. Contoh, PT
Jambumembutuhkan staf keuangan dengan alamat jalan tanah tumbuh No.
99.
b. Dan dalam Advertensi Tertutup atau blind advertisement, nama dan alamat
instansi atau perusahaan dirahasiakan atau dipublikasikan. Contoh, PO
BOX.

6
F. Seleksi Dan Orientasi
Tujuannya yaitu untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja secara
kuantitatif dan sekaligus kualitatif dalam arti mempunyai persyaratan yang sesuai
dengan jabatan atau pekerjaan (the right man in the right place).

1. Beberapa Kualifikasi Yang Diperlukan, seleksi harus efisien dan efektif,

agar diperoleh tenaga yang bermutu. Kualifikasi yang umum diperlukan:
1) Skill atau keahlian;
2) Pengalaman, biasanya pengalaman sangat menentukan dalam seleksi;
3) Usia atau umur, pekerjaan yang memerlukan tenaga fisik,usia muda yang
lebih diutamakan, pekerjaan yang banyak memerlukan tenaga mental, usia
cukup atau lanjut lebih menguntungkan, dan pekerjaan yang memerlukan
tenaga fisik dan mental, tenaga kerja yang berusia cukuplah yang
dibutuhkan.
4) Jenis kelamin, dengan telah mengakui emansipasi antara pria dan wanita
dalam memangku jabatan, dalam seleksi jenis kelamin masih
dipertimbangkan.
5) Pendidikan, memberiakan konsekuensi tingkat upah.
6) Keadaan fisik, merupakan persyaratan yang perlu diperhatikan.
7) Penampilan, keseluruhan diri tenaga kerja atau pelamar sebagaimana dinilai
dari orang lain.
8) Bakat, atau Aptitude.
9) Tempramen, pembawaan seorang tenaga kerja yang dipengaruhi oleh factor
luar ataupun dari proses pendidikannya.
10) Karakter, dapat dibentuk melalui pendidikan dan lingkungan pergaulan.
11) Minat, kualifikasi yang sangat penting.
2. Pelaksanaan Seleksi
Ada tiga cara pelaksanaan seleks yang umum dilakukan pemerintah
ataupun swasta, yaitu penelitian administrasi, tes atau ujian dan wawancara.
3. Pengumuman

7
 Dilakukan melalui pelbagai media massa dan ditunjukan kepada khalayak
ramai dan dilekapi dengan informasi berikut, jumlah dan jenis lowongan yang
tersedia, syarat yang dipenuhi pelamar, alamat pelamar, dan batas waktu
mengajukan lamaran.
4. Pemeriksaan atau Penelitian Administrasi
Pada surat-surat lamaran yang masuk dilakukan secara fungsional oleh
para pejabat yang diserahi urusan keppegawaian.
5. Ujian atau Tes
Biasanya disusun dengan sedemikian rupa secara objektif, adapun macam-
macam ujian yaitu: tertulis; lisan (individual atau kelompok); dan praktek.

6. Ujian Lisan atau Wawancara

Proses ini merupakan suatu mata rantai untuk memperoleh pegawai yang
diharapkan suatu instansi atau perusahaan.
7. Tes Psikologi
Menurut Drs. M. Manullang tes pdikologi ini digolongkan menjadi lima ,
yaitu:
a. Achievement Tests: Untuk mengukur apa yang dapat dilakukan oleh seorang
calon pegawai;
b. Aptitude Tests: Untuk mengukur kemampuan atau baka pelamar;
c. Intelligence Test atau Mentability Test: Untuk mengukur aspek kesanggupan
seseorang;
d. Interest Tests: Untuk menentukan aktifitas mana yang paling menarik
perhatian pelamar;
e. Personality Tests: Untuk menentukan kepribadian calon pegawai, berdasarkan
penampilan, tata wicara dan tata busana yang baik serta sopan.

G. Latihan Dan Pendidikan

Biasanya diberikan pada pegawai baru yang biasa disebut dengan pre-
entry training dan pre-service training. Dalam UU 8/197 tentang pokok
kepegawaian pengertian dari Pre-service training dan inservice training berbeda,
yaitu pada Pre-service training (latihan jabatan) latihan diberikan agar pegawai
8
baru dapat terampil untuk melakukan tugas yang diserahkan kepadanya.
Sedangkan, inservice training (latihan jabatan) adalah suatu latihan yang diberikan
pada pegawai untuk meningkatkan keahlian, kemampuan agar dapat memperoleh
produktivitas kerja yang lebih tinggi.
1. Tujuan Latihan
Mengenai manfaat penyelenggaraan suatu latihan, maka dilakukan
pertimbangan yang diantaranya
adalah:
a. Pegawai yang telah lulus dari seleksi belum memiliki keterampilan untuk
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
b. Perkembangan teknologi menuntut kemampuan dan keterampilan baru
secara kualitatif.
c. Kecenderungan perubahan perencanaan dan pelaksanaan kebijakan
pemerintah sesuai dengan kebutuhan pembangunan.
d. Mendorong minat pegawai pada masing-masing tugasnya.
2. Tanggung Jawab Pemberian Latihan
Latihan merupakan cara terbaik dalam mewujudkan tujuan organisasi.
3. Macam-macam Latihan
Terdapat banyak macam-macam latihan, secara keseluruhan semuanya
tergantung pada cara dan sasaran yang ingin dicapai.