Tugas Kepegawaian

Meina Listiawati
XI OTKP 3
A. Rencana Kebutuhan Pegawai
Rencana kepegawaian adalah suatu proses memprediksi keadaan dan menentukan
kebutuhan pegawai pada masa sekarang dan masa yang akan datang supaya
organisasi tidak kekurangan atau kelebihan jumlah pegawai dengan kualitas tertentu
untuk mecapai tujuan organisai
 Menurut Siagian (2004), perencanaan sumber daya manusia adalah langkah-
langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi
organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat
 Menurut Sikula (dalam Mangkunegara, 2006), perencanaan sumber daya manusia
adalah proses menemukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan
kebutuhan.
 Menurut Yoder (dalam Mangkunegara, 2006), perencanaan sumber daya manusia
adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian, pengontrolan
yang menjamin organisasi mempunyai jumlah pegawai secara tepat
 Menurut Barry (dalam Umar, 2004), perencanaan sumber daya manusia adalah
suatu cara untuk mencoba menetapkan keperluan sumber daya manusia untuk
periode tertentu
Berdasarkan UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Pegawai
ASN), Perencanaan pegawai adalah suatu proses yang sistematis untuk memprediksi
kondisi jumlah pegawai, jenis keahlian, dan kompetensi yang diinginkan di masa
depan. Disimpulkan bahwa perencanaan kepegawaian merupakan kegiatan yang
sangat penting dalam suatu perusahaan karena maju mundurnya perusahaan sangat
ditentukan oleh para pegawai, perencanaan kepegawaian harus dilaksanakan dengan
teliti dan sistematis, dengan alasan-alasan sebagai berikut:
 Perubahan Komposisi Kepegawaian

Komposisi pegawai di setiap perusahaan sering kali mengalami perubahan. Ada

pegawai yang pensiun, mengundurkan diri,meninggal,dipecat,sakit dan kecelakaan.
Berkurangnya jumlah dan kualitas pegawai akan memengaruhi aktivitas perusahaan,
terutama jika perusahaan sedang berupaya meningkatkan produktivitas kerja dan
mengembangkan usahanya
 Kebutuhan akan pegawai yang berkompeten dengn jumlah yang tepat

Seorang manajer atau pimpinan yang menangani bidang kepegawaian harus dapat
menyediakan pegawai yang kompeten dengan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan. Demikian juga, pegawai yang terlalu banyak atau terlalu sedikit juga
menjadi tidak efektif karena beban pekerjaan yang sangat banyak, yang menurunkan
produktivitas kerja
 Perubahan Tingkat Kinerja Organisasi
Adakalanya, kinerja suatu organisasi atau perusahaan mengalami perubahan entah
naik ataupun turun
 Adanya Peluang Baru Potensial

Perusahaan harus menghitung target yang ingin dicapai, misalnya proyek dengan
pembangunan yang memerlukan banyak pegawai, misalnya pemerintah sedang
gencar untuk membangun infrastruktur di seluruh indonesia
 Perencanaan sebagai Dasar dari keberhasilan Manjemen
Seperti yang telah diuraikan pada bagian sebelmnya, perencanaan merupakan
langkah awal untuk mencapai keberhasilan. Dengan demikian, perencanaan
terhadap kebutuhan pegawai sangat diperlukan karena manfaatnya yang besar bagi
suatu organisasi. Manfaat dari perencanaan kebutuhan pegawai adalah:
a. Memperbaiki kinerja pegawai
b. Melakukan pengadaan pegawai baru secara ekonomis
c. Memperoleh pegawai pada masa posisi yang tepat
d. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang serasi dan dinamis
e. Menjadi dasar untuk kegiatan kepegawaian yang lain,seperti rekrutme,diklat
dan lain lain
B. Pengertian Formasi Pegawai
Formasi pegawai adalah langkah awal dalam perencaan di bidang kepegawaian.
Formasi pegawai adalah penetapan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan
berdasarkan keadaan yang nyata, perkiraan perluasan organisasi, dan volume
pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tujuan organisasi tersebut sehingga
tugasnya terlaksanakan secara efektif, efisien, serta berkesinambungan. Berdasarkan
PP Nomor 54 Tahun 2003 tentang Aparaturan Sipi Negara (Pegawai ASN), formasi
pegawai adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan oleh suatu
satuan organisasi negara untuk dapat melaksanakan tugas pokok dalam jangka
waktu tertentu yang ditetapkan oleh menteri penanggung jawab dalam bidang
penerbitan dan penyempurnaan aparatur negara. Formasi pegawai mengandung
unsur unsur sebagai berikut:
I. Formasi pegawai merupakan jumlah dan susunan pankat pegawai
II. Diperlukan oleh satuan organisasi negara
III. Dapat melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang
IV. Berlaku untuk jangka waktu tertentu
V. Ditetapkan oleh menteri penertiban dan penyempurnaan Aparatur negara
  Dasar hukum penetapan formasi  Formasi pegawai ASN terdiri atas
pegawai 2 yaitu
 UU Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana I. Formasi pegawai ASN Pusat
telah diubah dengan UU Nomor 43
Formasi pegawai ASN Pusat ditetapkan
Tahun 1999
setiap tahun oleh menteri yang
 PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang bertanggung jawab di bidang
formasi PNS sebagai telah diubah pendayagunaan aparaturan negara,
dengan PP Nomor 54 Tahun 2003 setelah mendapat pertimbangan tertulis
 Keputusan menteri pendayagunaan dari BKN
Aparaturan Negara Nomor KEP/75/M. II. Formasi pegawai ASN Daerah
PAN/7/2004 tentang pendoman
Formasi Pegawai ASN Daerah
penghitungan kebutuhan pegawai
ditetapkan setiap tahun anggaran oleh
berdasarkan beban kerja dalam rangka
kepala daerah masing-masing setelah
penyusunan formasi pegawai ASN
mendapat persetujuan tertulis dari
 Keputusan kepala BKN Nomor 26 menteri yang bertanggung jawab di
Tahun 2004 tentang ketentuan bidang pendayagunaan aparaturan
pelaksanaan peraturan pemerintah negara dan pertimbangan tertulis dari
Nomor 97 Tahun 2000 tentang formasi kepala BKN
PNS (sekarang pegawai ASN)
C. Tujuan penetapan formasi D. Prinsip-prinsip
penyusunan formasi
Penyusunan formasi pegawai pada
 Sebagai bahan perencanaan di bidang
dasarnya mengacu pada prinsip prinsip
kepegawaian
penyusunan formasi
 Supaya satuan organisasi terpenuhi a) Jumlah pegawai sesuai dengan
jumlah dan mutu pegawai sesuai beban kerja
dengan jenis,sifat,dan,beban kerja
yang harus dilaksanakan b) Beban kerja tidak berubah,
komposisi jumlah pegawai tidak
 Meningkatkan kinerja organisasi berubah
c) Formasi tersedia dengan adanya
posisi jabatan yang kosong
d) Kebutuan pegawai dinyatakan
dalam jabatan dan syarat jabatan
e) Ditunjukkan dengan jumlah
pegawai dalam jabatan
f) Peta jabatan dan uraian jabatan hasil
analisis jabatan