“ASAL SUKA”

APLIKASI DIGITAL
SURAT MASUK DAN
KELUAR TERPADU

VARLY CH. TUHULERUW, S.Sos

NDH : 19
 PROFIL JUDUL :
Dinas Pemuda dan Olahraga Prov. Maluku
adalah organisasi perangkat daerah yang “ASAL SUKA”
menunjang Urusan Pemerintahan bidang APLIKASI DIGITAL
kepemudaan dan olahraga daerah
provinsi. SURAT MASUK DAN KELUAR TERPADU
PADA
DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA
Lahir untuk memajukan pemuda dan
menjayakan olahraga di Maluku dengan PROVINSI MALUKU
nomenklatur awal dinas Kepemudaan dan
Olahraga Provinsi Maluku berdasarkan
Perda No 23 Tahun 2014, kemudian
sesuai Perda No 06 Tahun 2016
nomenklaturnya menjadi sinas pemuda
dan Olahraga Provinsi Maluku
I. Latar belakang
Kebijakan Pemerintah tentang implementasi elektronik government tahun 2003 juga menganjurkan
penggunaan Informasi Teknologi di instansi pemerintah pusat maupun daerah, agar lebih komprehensif
dan terintegrasi

Masalah

Pengelolaan Surat Masuk Keluar yang masih dikelola secara Manual

Harapan perubahan

Penerapan pengelolaan secara digital surat masuk dan surat keluar yang terpadu,
sehingga mampu memberikan dukungan yang optimal pada kerja dinas.

Regulasi

❑ Undang-undang No.25 Tahun 2009 tentang pelayanan publik,

❑ Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
❑ KEPPRES No. 3 Tahun 2021 tentang Satuan Tugas Percepatan dan Perluasan Digitalisasi Daerah
 TUJUAN

Jangka Jangka Jangka

pendek menengah panjang
• Tersedianya tata • Terwujudnya aplikasi • Terwujudnya keterpaduan
naskah dinas tata naskah dinas pengelolaan e-office di
berbasis digital agar yang sesuai DISPORA Prov. Maluku;
lebih efektif dan kebutuhan DISPORA
efisien. Prov. Maluku.

Manfaat Bagi
Organisasi
• Tata Kelola Surat Masuk Keluar
Digital) lebih sistematis, efisien dan
efektif.
• Sistem penyimpanan data secara
digital, memudahkan penyimpanan
dan pemanggilan kembali file surat
yang dibutuhkan.
Manfaat
Manfaat bagi Manfaat bagi Pemerintah
Stakeholder Provinsi Maluku
• Organisasi Perangkat • Kendala Tata Kelola Surat
Masuk Keluar Digital) yang
Daerah dapat mengadopsi terjadi saat ini dapat teratasi.
dan memanfaatkan
teknologi informasi dalam
membantu pekerjaan
pemerintahan.
 Ruang lingkup

1. Gagasan/Judul, Gagasan/Judul yang diangkat oleh Reformer adalah : “ASAL SUKA”, APLIKASI DIGITAL
SURAT MASUK DAN KELUAR TERPADU PADA DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI MALUKU
Area Perubahan Reformasi Birokrasi, Delapan area perubahan sesuai peraturan tersebut adalah sebagi berikut :
2. 1) Manajemen Perubahan; 2) Deregulasi Kebijakan; 3) Penatalaksanaan Organisasi, 4) meningkatkan efisiensi
dan efektivitas organisasi DISPORA Prov Maluku secara proporsional; 5) Penataan Sumber Daya Manusa (SDM)
Aparatur; 6) Penguatan Akuntabilitas; 7) Penguatan Pengawasan; 8)Peningkatan Kualitas Layanan Publik

3. Fokus, Fokus aksi perubahan yang dilakukan yaitu Pembuatan Aplikasi Digital Surat Masuk dan Keluar secara digital

4. Lokus, Lokus Perubahan ini dilaksanakan di Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Maluku, Jl. Pemuda Karang Panjang Ambon

5. Persiapan Aksi Perubahan, Pelaksanaan Aksi Perubahan, Pembuatan Laporan Aksi Perubahan
 Analisa Masalah :

NO Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan

Penataan Arsip Surat Masuk Keluar Adanya penataan arsip surat masuk keluar
1.
Yang masih Manual; yang terpadu.

2. Hilang/ tercecernya arsip surat sebelum
ditindaklanjuti;
Lambatnya tindak lanjut pimpinan pada
3.
surat masuk dikarenakan kondisi
pimpinan diluar daerah.
Arsip surat masuk dan keluar lebih tertata dan
memperkecil kemungkinan tercecer dan
hilang hingga 1%.
Tindak lanjut terhadap surat masuk dan keluar
lebih cepat dan tepat sasaran
 Terobosan :

INOVASI APA ? Terobosan/Inovasi menurut jenis inovasi

Aplikasi Digital Surat Jenis Terobosan/ Inovasi yang

Masuk dan Keluar dilaksanakan berada pada
Terpadu di Dinas Pemuda Inovasi jenis Pelayanan(untuk
dan Olahraga Provinsi surat masuk dan keluar)
Maluku.
 Milestone (Tahapan kegiatan), Peta Pemanfaatan

JANGKA PENDEK :

PERSIAPAN dukungan dari atasan langsung s/d Rapat

Persiapan Rencana Aksi Perubahan

PELAKSANAAN dukungan dari stakeholder internal dan

eksternal s/d Sosialisasi dan Launching
aplikasi ASAL SUKA
PENYELESAIAN Terlaksananya Monitoring dan Evaluasi

JANGKA MENENGAH : telah tersedianya aplikasi

JANGKA PANJANG : terintegrasinya aplikasi di Dispora

dengan di BKD
 Manajemen mutu
proses manajemen yang bertujuan menjaga mutu dari suatu produk atau pelayanan yang
diberikan perusahaan/organisasi.

Analisis Design Implementation Testing Maintenance

- Belum adanya arsip - Tersusun rencana - Memberikan

surat masuk - keluar - Penggunaan - Biaya dikeluarkan
pemahaman ASN
secara terpadu; pengelolaan sesuai Aplikasi Surat Masuk aplikasi dalam anggaran
- Belum tersedianya bidang tugas; Keluar Terintegrasi; mengurangi tahun berjalan.
perangkat kerja - Tersusun - Sosialisasi secara
manual;
rencana
menggunakan berkala mekanisme kerja - Uji coba aplikasi.
pengadaan aplikasi aplikasi.
- Tersedianya SDM
terintegrasi
IT
 Strategi Pengembembangan Kompetensi

o Kendala :
➢ Pengelolaan surat masuk keluar yang masih berproses secara manual;
➢ Potensi hilang, tercecer atau rusak dikarenakan pencatatan dan penyimpanan masih
menggunakan buku;
➢ Tindak lanjut surat masuk keluar yang tidak efisien dikarenakan pimpinan berada di luar daerah.

o Solusi :
➢ Diperlukan adanya aplikasi yang mempermudah proses pengelolaan surat masuk keluar;
➢ Perlu disediakan media digital untuk pencatatan dan penyimpanan arsip;
➢ Perlu disediakan aplikasi yang dapat bekerja secara online bagi pimpinan dalam
menindaklanjuti dan mendistribusikan surat masuk dan keluar.
 HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN PROFESI

Kerjasama dan Kejujuran Dalam

Nilai Integritas Nilai Tanggung Jawab
Menghadapi Masalah
Pemimpin yang kegiatan yang dilaksanakan dapat Seorang pimpinan perubahan harus tau
betrintegritas harus
Profesional, menguasai dipertanggung jawabkan dan mampu cartaberkolaborasi dalam menyelesaikan
bidang tugas, mampu menyelesaikan mekanisme kerja secara masalah dan meningkatkan pelayanan public.
menyelesaikan masalah
dan punya kemampuan, terstruktur, mampu merealisasikan gagasan
dan mampu membuat didalam aksi perubahan dan mengatasi
perubahan di dalam
organisasi permasalahan
TERIMA KASIH