LAPORA

N
PELAKS
ANAAN
INOVASI
APLIKAS
I
SIPARA
MPEI

BAGIAN
UMUM
 LAPORAN EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA INOVASI
INOVASI SIPARAMPEI
1 LAB INOVASI : KABUPATEN MAMUJU TENGAH
2 NAMA INSTANSI/SKPD : BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH
3 JUDUL INOVASI : SIPARAMPEI (SISTEM PERSURATAN DAN MANAJEMEN PENGARSIPAN)
4 TELP. INSTANSI : 082259378363
5 E-MAIL INSTANSI : bagianumumsetdamateng@mail.com
PENANGGUNG JAWAB
6 : ASFAN S. PAKAYA, SE., M.Si.
INOV
7 DESKRIPSI INOVASI : LATAR BELAKANG
Bagian Umum Sekretariat Daerah merupakan salah satu bagian yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan
kebijakan dan pemantauan dan evaluasi di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan
perlengkapan. Selain itu, Bagian Umum mempunyai Fungsi penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata usaha
pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perlengkapan; penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan
evaluasi di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan perlengkapan; dan melaksaaan
fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya.
Dalam memperlancar dan meningkatkan kinerja Bagian Umum Sekretariat Daerah, dibutuhkan alat bantu yang dapat
memperlancar dalam pengarsipan dokumen dan manajemen pemanfaatan sarana dan prasarana yang dimiliki Sekretariat Daerah
Kabupaten Mamuju Tengah. Untuk itu Aplikasi Siparampei ini tercipta untuk mendukung dan meningkatkan kinerja serta kualitas
layanan yang diberikan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah.
TUJUAN
Inovasi ini disusun dengan tujuan meningkatkan kinerja dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh Bagian Umum
Sekretariat Daerah, dengan adanya aplikasi ini, seluruh surta masuk, surat keluar, peminjaman Aula dan Fasilitas pendukung pada
Sekretariat Daerah dapat terdokumentasi dengan baik sehingga dapat meningkatkan layanan dan kualitas inerja Bagian Umum.
TUJUAN KHUSUS
1. Terdokumentasinya seluruh persuratan dengan baik, diantaranya adalah surat masuk, surat keluar, SK, surat tugas
2. Terdokumentasinya peminjaman peralatan dengan baik, diantaranya Tenda, Kursi, Ruang Rapat/Aula, Kendaraan Operasional,
Sound System dll.
3. Tertib administrasi sehingga meminimalisir permasalahan yang akan terjadi dikemudian hari, misalnya barang hilang, jadwal
yang tidak teratur dll.
 1. Cakupan pendokumentasian layanan persuratan yang dilayani
8 INDIKATOR KEBERHASILAN
2. Cakupan peminjaman perlengkapan kantor yang dilayani
JANGKA PENDEK
1. Pembuatan Kerangka Acuan Kegiatan
2. Penyusunan Tim Efektif
3. Melakukan perancangan teknis kegiatan (SK dan SOP)
4. Pembuatan rancangan desain aplikasi
5. Pembuatan Aplikasi
6. Sosialisasi Kegiatan Internal
7. Membuat tools monitoring dan evaluasi
8. Membuat format pelaporan kegiatan
9 TAHAPAN KEGIATAN JANGKA MENENGAH
1. Tahap koordinasi dalam rangka persiapan implementasi
2. Implementasi kegiatan
3. Penyempurnaan program/aplikasi
JANGKA PANJANG
1. Tahap Penyusunan model-model pelayanan baru
2. Tahap peningkatan sarana prasarana pelayanan baru
3. Melengkapi meja layanan dengan perlengkapan yang memadai dan modern
4. Mengupgrade perangkat yang tersedia sesuai perkembangan jaman
5. Penyempurnaan program kegiatan jika diperlukan
1. Kerangka Acuan Kegiatan
2. Standar Operasional Prosedur
10 DAFTAR BUKTI 3. SK TIM Pengelola Aplikasi SIPARAMPEI
4. Dokumentasi Kegiatan Peningkatan Kapasitas / Pelatihan
5. Dokumentasi pelaksanaan layanan
 RENCANA OPERASIONAL KEGIATAN INOVASI
No Fokus Kegiatan Waktu Rincian Kegiatan
1 PERENCANAAN INOVASI perencanaan : Februari - Kerencanaan kegiatan meliputi
Maret 2021, merincikan kegiatan melaluli KAK,
uji coba : Minggu ke 1 penyusunan tim efektif yang terlibat
April 2021 dengan kesiapan SDM serta sarana dan
prasarana yang ada. kegiatan uji coba
pertama adalah melakukan simulasi
layanan baik persuratan maupun
peminjaman prasarana kantor.
2 PELAKSANAAN INOVASI Minggu ke 2 April 2021 Kegiatan layanan sudah berjalan dengan
sampai dengan sekaran g baik, seluruh persuratan dan
peminjaman perlengkapan kator
terdokumentasi dalam aplikasi
Kendala Solusi
1. Penyusunan Aplikasi tidak dibiayai 1. Menganggarkan
oleh APBD kegiatan pada Tahun
2. Penyusun Aplikasi dilakukan oleh Angaran berikutnya
staf kantor secara otodidak 2. Dengan adanya
3. Penyusunan/pembuatan aplikasi anggaran akan dapat
yang memakan cukup banyak menyewa atau
waktu karena tidak disusun oleh menghonor tenaga
tenaga yang ahli dibidangnya penyusun aplikasi
profesional
1. Terdapat beberapa item yang 1. Menyempurnakan
tidak mask dalam aplikasi Aplikasi dan menambah
2. Aplikasi masih bersifat Intranet perlengkapan layanan
3. Beberapa operator belum mahir 2. Megupgrade Aplikasi
mengoperasikan aplikasi 3. Melaksanakan kegiatan
peningkatan kapasitas /
Bimbingan Teknis
Tobadak, 31 Desember 2021
Plt. KEPALA BAGIAN UMUM
ASFAN S PAKAYA,SE.,M.Si
NIP.19850702 201504 1 003