KERANGKA ACUAN KEGIATAN

PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN

BIRO PERENCANAAN

Kementerian / Lembaga : Kementerian Tenaga Kerja dan

Transmigrasi

Unit Eselon I : Sekretariat Jenderal

Program : Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan

Tugas Teknis Lainnya Kemenakertrans

Hasil : Meningkatnya Pelayanan Perencanaan,

Penyusunan Program dan Anggaran serta
Evaluasi dan Pelaporan di Bidang
Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian

Unit Eselon II/Satker : Biro Perencanaan

Kegiatan : PeningkatanPerencanaan Program

danAnggaran

Indikator Kinerja Kegiatan : Jumlah Dokumen Perencanaan dan

Pengelolaan Anggaran

Komponen : Dukungan Manajemen Satuan Kerja

(Satker)

Sub-Komponen : Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian

Biro Perencanaan

Satuan Ukur dan Jenis Keluaran : Aplikasi

Volume : 1 (satu)

A. LATAR BELAKANG
 1. Dasar Hukum
Dasar hukum yang mendasari pelaksanaan kegiatan ini adalah Pasal
127 butir (1) dan (4) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur
Sipil Negara, yang menyatakan bahwa untuk menjamin efisiensi dan
efektifitas pengelolaan administrasi kepegawaian, maka diperlukan sistem
informasi yang berbasis teknologi yang mudah diaplikasikan serta mudah
diakses, sertaPeraturan Menteri Nomor Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2013 Tentang Perubahan Atas Peraturan
Menteri Tenaga Kerja dan Kerja No. PER.12/MEN/VIII/2010Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, yang
menyebutkan bahwa Sub Bagian Tata Usaha Biro Perencanaan
Kemnakertrans menyelenggarakan tugas dan fungsi melakukan penyiapan
bahan penyusunan rencana program dan anggaran, kepegawaian, keuangan,
ketatausahaan dan rumah tangga Biro.

2. Gambaran Umum
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan untuk
mendukung terlaksananya setiap fungsi dari unit organisasi. informasi adalah
data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya
dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Untuk
itu sebuah informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut memiliki kriteria
sebagai berikut :
Berdasarkan kondisi tersebut, maka Sub Bagian Tata Usaha Biro
Perencanaan Kemnakertrans melaksanakan kegiatan pembuatan aplikasi
database kepegawaian Biro Perencanaan, guna meningkatkan efektifitas dan
efisiensi penatalayanan dan pengelolaan administrasi kepegawaian
khususnya di lingkungan Biro Perencanaan.

B. TUJUAN DAN SASARAN

 1. Tujuan
 Memudahkan pengelolaandata kepegawaian di lingkungan Biro
Perencanaan dalam suatu sistem basis data,untuk mendukung
pelaksanaan tugas dan fungsi Sub Bagian Tata Usaha Biro Perencanaan;
 Memudahkan proses pengolahan data kepegawaian di lingkungan Biro
Perencanaan;
 Memudahkan proses monitoring terhadap perkembangan data
kepegawaian di lingkungan Biro Perencanaan.

2. Sasaran
 Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang berbasis teknologi
informasi yang mudah diaplikasikan, mudah diakses, up date dengan
tingkat keamanan yang dipercaya.

C. PENERIMA MANFAAT
Penerima manfaat dari kegiatan Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro
Perencanaan adalah seluruh pegawai di lingkungan Biro Perencanaan
Kemnakertrans serta mendukung kinerja unit kerja Biro Organisasi dan
Kepegawaian.

D. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN

1. Metode Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro
Perencanaan ini secara keseluruhan dilaksanakan secara swakelola.
2. Tahapan Kegiatan
 Tahap persiapan
Tahap persiapan berupa pembentukan tim pembuat aplikasi database
kepegawaian Biro Perencanaanyang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan
(SK) Kepala Biro Perencanaan. Tim terdiri dari pegawai di lingkungan
Bagian Perencanaan Umum, Biro Perencanaan beserta pejabat struktural di
lingkungan Biro Perencanaan.
 Tahap pelaksanaan
 Tahap pelaksanaan berupa pembuatan aplikasi database kepegawaian
bekerjasama dengan pihak ketiga, melakukan inventarisasidata
kepegawaian yang akan diinput ke dalam aplikasi.

 Tahap akhir
Tahap akhir dari kegiatan pembuatan penerapan aplikasi database
kepegawaian Biro Perencanaan serta penyusunan laporan hasil kegiatan.

E. KURUN WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN

Kegiatan ini diharapkan dapat selesai sesuai dengan target yang direncanakan,
kurun waktu pelaksanaan kegiatan ini direncanakan selama 2 (dua)
bulan.Matriks pelaksanaan kegiatan dapat dilihat sebagai berikut :

Tahapkegiatan Bulan
Februari Maret April
Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
TahapPersiapan

TahapPelaksanaan

TahapAkhir

F. PEMBIAYAAN
Pembiayaan kegiatan Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro
Perencanaan,dibebankan pada DIPA Sekretariat Jenderal SatuanKerjaBiro
Perencanaan Kementerian Ketenagakerjaan tahun anggaran 2015, dengan
rincinterlampir.

Jakarta, 29 September2014
Kepala Bagian Perencanaan Umum,
 Mulyadi, S.E., M.Si.
NIP. 19621111 198603 1 002

RINCIAN BIAYA
PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN
BIRO PERENCANAAN

NO URAIAN KEGIATAN VOL JUMLAH BIAYA

(Rp.)
1. BelanjaBahan
- ATK 1 Pkt 1.000.000
- KomputerSuplies 1 Pkt 2.000.000
- Biayakonsumsirapat 2 Pkt 1.000.000
2. Honor yang terkaitdengan output kegiatan
- Honorarium petugas entry/update data (2 org 24 OB 7.200.000
x 12 bulan)
3. Belanjabarang non operasionallainnya
- JasaKonsultanPembuatanaplikasi 1 Pkt 25.000.000
4. BelanjaPerjalananLainnya
- Transport PengumpulanBahan (3 Org X 3 Kl) 9 OK 1.350.000
JUMLAH 37.550.000

Kepala Bagian Perencanaan Umum,

Mulyadi, S.E., M.Si.

NIP. 19621111 198603 1 002
 PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa atas
karunia dan ridho Nya, bahwa penulisan Laporan Implementasi Proyek Perubahan
“Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi
Pada Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi” dapat diselesaikan tepat pada waktunya, laporan ini merupakan
Rencana Aksi dan implementasi proyek perubahan, yang telah dibahas melalui
Seminar Rancangan Proyek Perubahan, yang tercantum dalam Kurikulum
Pendidikan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat PIM III) Angkatan XI
Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tahun 2014.
Laporan proyek perubahan ini memuat tentang implementasi pelaksanaan
proyek perubahan, yang meliputi tahapan kegiatan yang dilaksanakan dalam
Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi Pada
Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai, dan merupakan pemenuhan tugas
Seminar Laboratorium Kepemimpinan, yang tertuang dalam Kurikulum Pendidikan
Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat PIM III) Angkatan XI Kementerian
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tahun 2014.
Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan
yang setinggi-tingginya kepada :
1. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kemnakertrans;
2. Hesti sebagai Coach/Widyaiswara Pembimbing;
3. Para Stakeholder baik Internal maupun Eksternal;
4. Bapak/Ibu Widyaiswara Diklat PIM III Angkatan XI Tahun 2014;
5. Panitia Penyelenggara Diklat PIM III Angkatan XI Tahun 2014;
6. Rekan-rekan peserta Diklat PIM III Angkatan XI Tahun 2014.

Besar harapan penulis laporan ini dapat memenuhi persyaratan yang telah
ditetapkan di dalam Diklatpim dan semoga bermanfaat.

Jakarta, 12 Desember 2014

Sri Widoyo, SE, MM

 DAFTAR ISI

Halaman

A. LATAR BELAKANG 1
B. TUJUAN 6
C. MANFAAT 7
D. RUANG LINGKUP 7
E. CAPAIAN KEBERHASILAN 8
F. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN 8
1. Deskripsi Implementasi Proyek Perubahan 8
2. Struktur Organisasi dan Personil 15
3. Uraian Tugas 15
4. Partisipasi Stakeholders 16
5. Anggaran 20
6. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan 21
7. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah 27
8. Rencana Kegiatan (Time Schedule) Proyek Perubahan 28
G. PENUTUP 28
DAFTAR LAMPIRAN :
1. Persetujuan Atasan Langsung/Mentor
2. Diagram Analisis Tulang Ikan (Fishbone)
3. Canvas Model Inovasi
4. Bukti/Evidence Tahapan Kegiatan (milestone)
5. Dokumentasi Tahapan Kegiatan (milestone)
 RANCANG BANGUN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN
BIRO PERENCANAAN

1.1. SpesifikasiAplikasiPembuatAplikasiKepegawaian

AplikasiKepegawaiandibuatdenganmenggunakanduaaplikasipendukungkeluaran
Microsoft yaitu Visual basic danAcces.Yang mana Visual Basic
digunakansebagaitampilan, design danmanajemen proses kerjaaplikasi,
danpadaaplikasiiniobjek-objek yang digunakandiantaranya :

1. Form sebagailembarkerja;
2. Label kontrol yang digunakanuntukmenampilkanteks yang
tidakdapatdiperbaikiolehpemakai;
3. Textboxkontrol yang mengandung string yang dapatdiperbaikiolehpemakai,
dapatberupasatubaristunggal, ataubanyakbaris;
4. Optionseringdigunakanlebihdarisatusebagaipilihanterhadapbeberapa option
yang hanyadapatdipilihsatu;
5. ComboboxmerupakankonbinasidariTextBoxdansuatuListBoxdimanapemasuk
kan data dapatdilakukandenganpengetikkanmaupunpemilihan;
6. DataGridTampilanutuh;
7. Buttonmerupakankontrolhampirditemukanpadasetiap form,
dandigunakanuntukmembangkitkan event proses
tertentuketikapemakaimelakukanklikpadanya.

Sedangkan Microsoft accesdigunakansebagaimanajemen database

denganmenggunakan 43 field diantaranya :

No Field No Field No Field

1 NIP 16 TMT KenaikanPangkat 31 ThDiklat 4
2 Nama Pegawai 17 TMT CPNS 32 ThDiklat 5
3 TempatLahir 18 TMT PNS 33 ThDiklat 6
4 Tanggal 19 PendidikanTerakhir 34 ThDiklat 7
5 Bulan 20 InstansiKerja 35 ThDiklat 8
6 Tahun 21 Unit Kerja 36 Diklat 1
7 Alamat 22 Unit KerjaInduk 37 Diklat 2
8 Kelurahan 23 Status Pernikahan 38 Diklat 3
9 Kecamatan 24 JenisKelamin 39 Diklat 4
10 Kotamadya 25 Agama 40 Diklat 5
11 KodePos 26 JumlahAnak 41 Diklat 6
12 Telepon 27 Keterangan Lain 42 Diklat 7
13 HP 28 ThDiklat 1 43 Diklat 8
14 Jabatan 29 ThDiklat 2
15 Gol 30 ThDiklat 3
 Microsoft Visual Basicmerupakansebuah Bahasa pemrograman yang
menawarkanIntegrated Development Environment (IDE) visual
untukmembuatprogramperangkatlunakberbasissistemoperasiMicrosoft
Windowsdenganmenggunakan model pemrograman (COM).Visual Basic
merupakanturunan Bahasa
pemrogramanBASICdanmenawarkanpengembanganperangkatlunakkomputerberbasis
grafikdengancepat.Sedangkan Microsoft Accesadalahsuatu program aplikasi basis
data komputerrelasional yang digunakanuntukmerancang,
membuatdanmengolahberbagaijenis data dengankapasitas yang besar.

Keduaaplikasitersebutdibuatsedemikiansehinggauntukmembuataplikasikepegaw
aian yangsesuaidengankeinginan user, kecepatanakses data yang
dimintagunakepentingan unit kerja Biro
PerencanaaSekretariatJenderalKementerianTenagaKerjadanTransmigrasi.

1.2. Alur Proses kerjaAplikasi

INPUT PROSES OUTPUT

Tambah Data ( Penyimpanan Cetak data
Simpan Data database ke Urut Data
Acces ) Cari Data

PROSES OUTPUT
Ubah Data ( Penyimpanan Cetak data
Hapus Data database ke Urut Data
Acces ) Cari Data
1.3. RancangBangunTampilan Interface AplikasiKepegawaian

`
1.4. RancangBangunTampilan Interface Report AplikasiKepegawaian
A. LATAR BELAKANG
Biro Perencanaan merupakan unit eselon II pada Sekretariat Jenderal
Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, sebagaimana tertuang dalam
Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2013,
tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Nomor PER.12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Tenaga Kerja dan Transmigrasi, salah satu unit kerja Eselon III pada Biro
Perencanaan adalah Bagian Perencanaan Umum, yang mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan perencanaan jangka menengah, perencanaan
jangka panjang dan perencanaan strategis bidang ketenagakerjaan dan
ketransmigrasian, serta pelaksanaan tugas ketatausahaan biro. Berdasarkan
Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor
KEP.402/MEN-SJ/X/2011, tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Unit Kerja
Eselon I di Lingkungan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, bahwa
Urian Tugas Bagian Perencanaan Umum, adalah sebagai berikut:
a. menyusun konsep RPJM dan RPJP bidang ketenagakerjaan dan
ketransmigrasian;
b. menyusun konsep Renstra bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian;
c. menyusun konsep norma, standar, prosedur, dan kriteria perencanaan
umum bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian serta pemantauan
dan evaluasi perencanaan;
d. menyusun program dan anggaran Bagian;
e. melaksanakan program dan kegiatan Bagian;
f. menyusun Laporan Bulanan, Triwulan, Semester dan Tahunan Bagian;
g. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian;
h. melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro; dan
i. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, setelah dilakukan diagnose

area organsasi yang bermasalah, terdapat beberapa permasalahan, sesuai
pada table berikut :

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 1
 Permasalahan
No Tugas dan Fungsi
Uraian Rumusan

1. menyusun konsep Renstra 1. Belum adanya SOP Belum optimalnya

bidang ketenagakerjaan Penyusunan Renstra penyusunan Renstra
dan ketransmigrasian 2. data dan informasi Bidang Nakertrans
tidak valid
2. melaksanakan urusan tata 1. Proses usulan Belum optimalnya
usaha dan rumah tangga kenaikan pangkat pengelolaan
Biro sering terlambat administrasi
2. Proses usulan kepegawaian
kenaikan gaji berkala
sering terlambat
3. Daftar Urut
Kepangkatan disusun
secara manual
3. menyusun konsep norma, Belum adanya pedoman Belum optimalnya
standar, prosedur, dan pemantauan dan pengendalian
kriteria perencanaan umum evaluasi perencanaan perencanaan Bidang
bidang ketenagakerjaan Bidang Ketenagakerjaan Nakertrans
dan ketransmigrasian serta dan Ketransmigrasian
pemantauan dan evaluasi
perencanaan

Kondisi ideal yang diinginkan yaitu Sistem Informasi Kepegawaian pada unit
kerja Biro Perencanaan menggunakan sistem aplikasi database
kepegawaian, yang meliputi Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai, data
pegawai, sehingga pengurusan proses administrasi kepegawian dapat
dilakukan secara cepat, akurat dan teritegrasi.

Sistem Informasi Kepegawaian pada unit kerja Biro Perencanaan saat ini
masih menggunakan sistem informasi pegawai secara manual, sehingga
kebutuhan akan pencarian data secara cepat dan akurat belum optimal.
Ditambah lagi dengan tampilan interface yang digunakan masih belum
mendukung kecepatan perubahan dan penambahan (update) data pegawai
secara cepat, karena tidak adanya sistem pengaturan database pegawai secara
terintegrasi, sehingga hal tersebut dapat mempersulit dan membutuhkan waktu

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 2
 lama dalam proses penginputan dan pelaporan. Hal ini menyebabkan proses
usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala sering terlambat, Daftar
Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai disusun secara manual, dan masih
banyak lagi permasalahan administrasi kepegawaian lainnya yang perlu
segera diatasi, sehingga pegawai merasakan ketidaknyaman dalam bekerja,
karena sebagian hak pegawai terlambat dipenuhi. Hal ini secara tidak
langsung akan berdampak terhadap rendahnya capaian kinerja pegawai di
lingkungan Biro Perencanaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Ketiga rumusan terhadap area organisasi yang bermasalah tersebut,

dilakukan diagnosa untuk mengetahui urutan prioritas masalah yang harus
diselesaikan, dengan menggunakan Teknik Analisis Urgensi, Serious,
Growth (USG). Dengan teknik ini, ketiga masalah tersebut ditentukan tingkat
urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai
1 – 5. Isu yang mempunyai total skor tertinggi merupakan permasalahan
prioritas.

Tabel : Analisis Urgensi, Serious, Growth (USG)

No Isu Aktual Urgent Serious Growth Total Prioritas

1 Belum optimalnya penyusunan
Renstra Bidang Nakertrans 5 4 4 13 II
2 Belum optimalnya pengelolaan
administrasi kepegawaian 5 5 5 15 I

3 Belum optimalnya pengendalian

perencanaan Bidang Nakertrans 5 4 3 12 III

Berdasarkan analisis USG tersebut, maka area organisasi yang bermasalah

dan prioritas adalah “Belum optimalnya pengelolaan administrasi
kepegawaian”.
Untuk mencari akar permasalahan dalam area organisasi tersebut, maka
perlu dilakukan analisis penyebab masalah melalui analisis tulang ikan
(fishbone analysis), yang dirumuskan dalam prinsip 5M + I (Man, Machine,
Method, Material, Media) + (Informasi).
Berdasarkan hasil analisis penyebab masalah dengan analisis tulang ikan
(fishbone), bahwa ada empat masalah paling berpengaruh yang
menyebabkan belum optimalnya pengelolaan administrasi kepegawaian di
lingkungan Biro Perencanaan, yaitu : (1) Method : Belum adanya aplikasi

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 3
 database kepegawaian; (2) SDM : Kualitas SDM pengelola rendah; (3)
Money : Pemanfaatan dana APBN belum optimal; (4) Machine : Sarana dan
prasarana kurang memadai.

(Diagram Analisis tulang ikan (fishbone analysis ) terlampir.)

Berdasarkan hasil analisis tulang ikan (fishbone), diketahui ada 4 (empat)

alternatif strategi dan untuk mendapatkan keefektifan, efisiensi, dan
kemudahan, dari setiap alternatif dimaksud dengan menggunakan teori
tapisan sebagai salah satu teori analisis manajemen yang diajarkan dalam
modul Diagnose Reading sebagai berikut :

Tabel : Teori Tapisan

No Alternatif Strategi Efektivitas Efisiensi Kemudahan Total Ket

1. Peningkatan kualitas
SDM rendah 4 4 3 11

2. Optimalisasi
Pemanfaatan dana 4 3 3 10
APBN

3. Pembuatan Aplikasi
Data Base 5 5 5 15
Kepegawaian Terpilih

4. Pengadaan sarana
prasarana 4 3 5 12

Guna mewujudkan pengelolaan administrasi kepegawaian yang optimal, dan

sekaligus untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diatas,
perlu dilakukan langkah-langkah yang strategis dan berkesinambungan,
serta dilakukan secara terus menerus.

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 4
 Berkenaan dengan hal-hal tersebut diatas, dalam rangka mencapai
kondisi ideal yang diinginkan dalam proses pengelolaan administrasi
kepagawaian, akan dirancang Proyek Perubahan dengan judul
“Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro Perencanaan”, yang
bertujuan untuk menyediakan informasi pegawai yang akurat dan
teritegrasi, sehinga diharapkan dapat mendukung perencanaan,
pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai di lingkungan
Biro Perencanaan.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum yang akan dicapai dalam pelaksanaan proyek perubahan ini,
yaitu :
a. Meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi kepegawaian di
lingkungan Biro Perencanaan;
b. Menyediakan data dan informasi kepegawaian yang akurat dan
terintegrasi, guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan
pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan.

2. Tujuan Khusus yang akan dicapai dalam pelaksanaan proyek perubahan

ini, yaitu :
a. Tujuan Jangka Pendek
1) Menyiapkan rancang bangun aplikasi database kepegawaian Biro
Perencanaan;
2) Menyediakan data kepegawaian yang akurat dan teritegrasi;

b. Tujuan Jangka Menengah

1) Membangun aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan;
2) Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian di
lingkungan Biro Perencanaan.

c. Tujuan Jangka Panjang

Menyediakan data dan informasi kepegawaian yang akurat dan
terintegrasi, guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan
pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan.

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 5
C. MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan proyek perubahan ini yaitu:
1. Menjadi raw model untuk satuan kerja lainnya di lingkungan
Kemnakertrans, dalam membuat aplikasi database kepegawaian, yang
akan di hubungkan (online) dengan Biro Kepegawaian Kemnakertrans.
2. Penyediaan data dan informasi kepegawaian yang akurat dan terintegrasi,
guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan pengendalian
pegawai di lingkungan Biro Perencanaan
3. Meningkatkan pelayanan pengelolaan administrasi kepegawaian, guna
mendukung perencanaan, pengembangan, dan pengendalian pegawai di
lingkungan Biro Perencanaan;

D. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup proyek perubahan pembuatan aplikasi database kepegwaian
Biro Perencanaan, meliputi :
1) Pembentukan Tim Pelaksana;
2) Pembuatan rancang bangun aplikasi database kepegawaian;
3) Penjelasan kepada stakeholders internal maupun eksternal;
4) Pembuatan aplikasi database kepegawaian;
5) Uji coba syatem aplikasi;
6) Menyebarluaskan model aplikasi kepegawaian;
7) Inventarisasi data dan update data kepagawaian Biro Perencanaan;
8) Penerapan sistem aplikasi secara berkelanjutan;
9) Monitoring dan Pelaporan;
10) Pengembangan sistem aplikasi;
11) Penyusunan laporan.

E. CAPAIAN KEBERHASILAN
Implementasi proyek perubahan Pembuatan Aplikasi Database
Kepegawaian Biro Perencanaan dalam waktu jangka pendek ini, telah
mencapai keberhasilan, dan diuraikan sebagai berikut :
1. Tersusun Tim Pelaksana;
2. Tersusunnya dokumen perencanaan pembuatan aplikasi database
kepegawaian Biro Perencanaan tahun 2015;

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 6
 3. Tersusunnya rancang bangun aplikasi database kepegawaian;
4. Tersusunnya data kepegawaian;
5. Terlaksananya koordinasi dengan Biro Kepegawaian tentang rencana
implementasi sistem aplikasi database sebagai rawmodel bagi satuan kerja
di lingkungan Kemnakertrans.

F. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

1. Deskripsi Implementasi Proyek Perubahan
Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia lingkup pemerintahan,
khususnya administrasi kepegawaian PNS harus dikelola secara optimal, efektif
dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, pemerintah telah menetapkan
kebijakan sistem e-government, yang salah satunya terkait dengan
pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian.
Sistem Informasi Kepegawaian pada unit kerja Biro Perencanaan saat ini masih
menggunakan sistem informasi pegawai secara manual, sehingga kebutuhan akan
pencarian data secara cepat dan akurat belum optimal, masih belum mendukung
kecepatan perubahan dan penambahan (update) data pegawai secara akurat dan
cepat, karena tidak adanya sistem pengaturan database pegawai secara
terintegrasi, sehingga hal tersebut dapat mempersulit dan membutuhkan waktu
lama dalam proses penginputan dan pelaporan.
Berkenaan dengan hal tersebut, dalam rangka mengatasi permasalahan tersebut,
maka disusunlah Proyek Perubahan “Pembuatan Aplikasi Database
Kepegawaian Biro Perencanaan”, yang bertujuan untuk menyediakan data dan
informasi pegawai yang akurat dan cepat serta teritegrasi, guna meningkatkan
kualitas pengelolaan administrasi kepegawaian di lingkungan Biro
Perencanaan, serta mendukung penyediaan data kepegawaian yang akurat
dan teritegrasi dalam rangka perencanaan, pengembangan, dan pengendalian
pegawai di lingkungan Biro Perencanaan.
Aplikasi database kepegawaian ini akan dijadikan rawmodel bagi seluruh satuan
kerja di lingkungan Kemnakertrans, hal ini dinyatakan oleh Biro Kepegawaian
pada kegiatan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional di lingkungan
Kemnakertrans, tanggal 6 November 2014, bertempat di Pomehotel, Jakarta,
yang ditindaklanjuti oleh Biro Kepegawaian yang telah menetapkan
petugas/pegawai sebagai admin dalam implementasinya sistem aplikasi pada
masing-masing satuan kerja, sehingga database kepegawaian satuan kerja di

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 7
lingkungan Kemnakertrans sudah bisa terhubung langsung (online) dengan sistem
aplikasi yang ada di Biro Kepegawaian.
Database kepegawaian Biro Perencanaan dibangun pada waktu jangka pendek ini
masih berupa aplikasi offline, artinya pada tahap ini belum terhubung langsung
(online) dengan aplikasi database Biro Kepegawaian, tahun depan pada waktu
jangka menengah akan dihubungkan langsung (online) dengan aplikasi Biro
Kepegawaian. Aplikasi database kepegawaian ini berisikan, antara lain : Nama
Pegawai, Jabatan, NIP, Tanggal Lahir, Alamat, TMT CPNS, TMT PNS, Golongan
Ruang (TMT), Pendidikan Terakhir, Unit Kerja, Unit Kerja Induk, Kedudukan PNS,
Agama, Status Pernikahan, Jumlah Anak, diklat yang pernah diikuti, dan
Keterangan lainnya, sedangkan cara kerja dari aplikasi ini adalah dengan
menginput NIP Pegawai, maka akan terlihat tayangan data pegawai dimaksud.
Adapun proyek perubahan pembuatan aplikasi database kepegawaian ini
termasuk dalam jenis Inovasi Teknologi.

a. Spesifikasi Aplikasi Database Kepegawaian

Aplikasi database kepegawaian menggunakan dua aplikasi pendukung

keluaran Microsoft Visual basic dan Acces.
Microsoft Visual Basic digunakan sebagai tampilan, design dan
manajemen proses kerja aplikasi, dengan objek-objek yang digunakan,
antara lain :
 Form lembar kerja;
 Label kontrol yang digunakan untuk menampilkan teks;
 Textbox kontrol yang mengandung string;
 Option sering digunakan lebih dari satu pilihan;
 Combobox merupakan konbinasi dari TextBox dan suatu ListBox;;
 DataGrid Tampilan utuh;
 Button merupakan kontrol hampir ditemukan pada setiap form.

Microsoft acces digunakan sebagai manajemen database dengan

menggunakan field, antara lain:

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 8
 NIP  TMT Kenaikan Pangkat  Th Diklat 4
 Nama Pegawai  TMT CPNS  Th Diklat 5
 Tempat Lahir  TMT PNS  Th Diklat 6
 Tanggal  Pendidikan Terakhir  Th Diklat 7
 Bulan  Instansi Kerja  Th Diklat 8
 Tahun  Unit Kerja  Diklat 1
 Alamat  Unit Kerja Induk  Diklat 2
 Kelurahan  Status Pernikahan  Diklat 3
 Kecamatan  Jenis Kelamin  Diklat 4
 Kotamadya  Agama  Diklat 5
 Kode Pos  Jumlah Anak  Diklat 6
 Telepon  Keterangan Lain  Diklat 7
 No HP  Th Diklat 1  Diklat 8
 Jabatan  Th Diklat 2
 Golongan  Th Diklat 3

Microsoft Visual Basic merupakan sebuah Bahasa

pemrograman yang menawarkan Integrated Development
Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak
berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan
model pemrograman (COM). Visual Basic merupakan turunan
Bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan
perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. Sedangkan
Microsoft Acces adalah suatu program aplikasi basis data komputer
relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan
mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.

b. Alur Proses Kerja Aplikasi

INPUT PROSES OUTPUT

Tambah Data ( Penyimpanan Cetak data
Simpan Data database ke Urut Data
Acces ) Cari Data

PROSES OUTPUT
Ubah Data ( Penyimpanan Cetak data
Hapus Data database ke Urut Data
Acces ) Cari Data

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 9
c. Rancang Bangun Tampilan Interface Aplikasi Kepegawaian

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 10
d. Rancang Bangun Tampilan Interface Report Aplikasi Kepegawaian

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 11
2. Struktur Organisai dan Personil

Struktur Organisasi Personil

Mentor :
Stakehol Kepala Kunjung Masehat, SH, MM
ders Biro Perencanaan
Project Leader:
Eksternal
Mulyadi, SE, M.Si.
Kepala Bagian
Perencanaan Umum Koordinator
Stakehol Suwandi , SE

ders Internal Kasubbag Tata

Tim Teknis :
Usaha
 Aryo Wibisono
 Subiadmoko

Tim Tim Administrasi :

Tim Teknis  Mardiyanti,
Administrasi  Neng Rivoli

Stakeholder:
- Eksternal
 Badan Kepegawaian
Nasional
 Biro Organisasi dan
Kepegawaian
 Rekanan IT

- Internal
 Pegawai Biro
Perencanaan

3. Uraian Tugas
a. Mentor
1) Memberikan arahan, motivasi, bimbingan dan dukungan dalam
merencanakan dan implementasi proyek perubahan.
2) Memberikan persetujuan atas dokumen rencana proyek perubahan
dan implementasi proyek perubahan.
3) Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan
rencana kerja dan jadwal pelaksanaan.

b. Project Leader
1) Mengusulkan rancangan proyek perubahan

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 12
 2) Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan
penyusunan rencana, dan implementasi proyek perubahan.
3) Memimpin dan mengarahkan anggota tim kerja
4) Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder baik
internal maupun eksternal dalam mendukung keseluruhan tahapan
proyek perubahan.
5) Melaksanakan, mengendalian dan memantau seluruh tahapan
proyek perubahan dengan memanfaatkan seluruh sumberdaya yang
ada.
6) Membuat laporan implementasi proyek perubahan.

c. Kasubbag Tata Usaha

1) Mengkoordinasikan penyusunan Tim Pelaksana;
2) Mengkoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan pembuatan
aplikasi database;
3) Mengkoordinasikan penyusunan rancang bangun aplikasi database;
4) Mengkoordinasikan inventarisasi data kepegawaian;

d. Anggota Tim
1) Menyusun konsep SK Tim Pelaksana;
2) Menyiapkan dokumen rancangan proyek perubahan
3) Menyusun konsep rancangan aplikasi database
4) Menyusun laporan

e. Stakeholder
1) Memberikan usulan dan masukan terkait penyusunan aplikasi
database.
2) Memberikan data dan infromasi pada saat persiapan dan
implementasi proyek perubahan.
3) Koordinasi pada saat persiapan dan pelaksanaan implementasi
proyek perubahan.
4) Sebagai pengguna/ penerima manfaat proyek perubahan.

4. Partisipasi Stakeholders
a. Stakeholders Internal
1) Kepala Biro Perencanaan

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 13
 Berperan sebagai pengarah dan Pembina dalam pelaksanaan pembuatan
Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan;
2) Kepala Bagian Perencanaan Umum
Berperan sebagai Project Leader dan penanggung jawaba dalam kegiatan
pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan;
3) Kasubbag Tata Usaha Biro Perencanaan
Berperan sebagai koordinator dalam pelaksanaan kegiatan pembuatan
Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan;
4) Tim Teknis
Berperan sebagai pelaksana teknis dalam pelaksanaan kegiatan
pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan;
5) Tim Administrasi
Berperan sebagai pelaksana administrasi dan kesekretariatan dalam
pelaksanaan kegiatan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro
Perencanaan;
6) Pegawai di lingkungan Biro Perencanaan
Sebagai penerima manfaat dari aplikasi database kepegawaian, sehingga
diharapkan proses usulan administrasi kepegawaian diselesaikan secara
benar dan tepat waktu.

b. Stakeholders Internal
1) Biro Organisasi dan Kepegawaian
Berperan sebagai Pembina dan menerima output dari Biro Perencanaan
untuk proses selanjutnya dalam hal usulan tentang proses administrasi
kepegawaian.
2) Badan Kepegawaian Nasional
Berperan sebagai Pembina dan penerima output dari Biro Organisasi dan
Kepegawaian dan Biro Perencanaan untuk proses selanjutnya dalam hal
usulan tentang proses administrasi kepegawaian.
3) Rekanan Teknologi Informasi
Berperan sebagai pelaksana (Pihak ketiga) pembuatan aplikasi database
kepegawaian Biro Perencanaan.

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 14
 7. Peta Stakeholders

BALITFO

Ir. Bambang Hariyadi,MM

E Mentor
SES. DITJEN
Sri Widoyo, SE,MM Coach
Project Leader

KA. DINAS
PROP/KAB/KOT Kasubbid Kasubbid
Fungsional & Kepemimpinan
Kerjasama Manajemen &
Teknis

KABID
PROGRAM DAN
KABAG.TU

Garis Hierarki/ Perintah

Garis Koordinasi

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 15
8. Anggaran
Anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan Pembuatan Sistem Informasi
Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi ini, adalah sebesar Rp. 75.000.000,-
(Tujuh puluh lima juta rupiah), yang meliputi anggaran jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang, dengan rincian sebagai berikut :

i. Jangka Pendek
Alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam rangka Pembuatan Sistem
InformasiPenyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi, dalam jangka pendek
selama 2 bulan (60 hari) meliputi :

NO URAIAN KEGIATAN VOLUME ANGGARAN

(Rp.)
1. Belanja Bahan
- ATK,Komputer Suplies, Cetak dan Jilid 1 Pkt 3.350.000
- Biaya konsumsi rapat persiapan 4 Pkt 2.000.000
2 Belanja Perjalanan Lainnya
- Transport Pengumpulan Bahan dlm rangka 4 OK 800.000
inventarisasi data (2 Org X 2 Kl)
JUMLAH 6.150.000

ii. Jangka Menengah

Alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam rangka pembuatan sistem informasi
penyelenggaraan diklat berbasis teknologi, dalam jangka menengah selama 1
tahun meliputi :
NO URAIAN KEGIATAN VOLUME JUMLAH
BIAYA (Rp.)
1. Belanja Bahan
- ATK 1 Pkt 1.000.000
- Komputer Suplies 1 Pkt 1.000.000
- Biaya konsumsi rapat 2 Pkt 1.000.000
2. Honor yang terkait dengan output kegiatan
- Honorarium (7 org x 12 bulan) 84 OB 11.150.000
3. Belanja barang non operasional lainnya
- Jasa Konsultan Pembuatan aplikasi 1 Pkt 50.000.000
4. Belanja Perjalanan Lainnya
- Transport Pengumpulan Bahan (5 Org X 2 Kl) 10 OK 1.500.000
JUMLAH 65.650.000

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 16
 iii. Jangka Panjang
Alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam rangka penerapan dan
pengembangan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi,
dalam jangka panjang atau tahun kedua dari pembuatan sistem ini meliputi :

NO URAIAN KEGIATAN VOLUME JUMLAH

BIAYA (Rp.)
1. Belanja Bahan
- ATK 1 Pkt 500.000
- Komputer Suplies 1 Pkt 800.000
2. Honor yang terkait dengan output kegiatan
- Honorarium petugas entry/update data (2 org ) 1 Pkt 1.900.000
JUMLAH 3.200.000

b. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan

Tahapan kegiatan Proyek Perubahan Pembuatan Sistem Informasi
Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi, meliputi kegiatan-kegiatan pada capaian
pada tahap jangka pendek (kurun waktu 2 bulan), jangka menengah, dan jangka
panjang, adalah sebagai berikut :

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 17
 i. Jangka Pendek
No Kegiatan Focus Tujuan Stakeholders waktu Potensi output Peran Project Evidence/
Utama Kendala Leader Bukti

1. Rapat Penyampaian Membahas  Balitfo 22-9- - Kesepakatan Memimpin  Notulen hasil

Koordinasi informasi rencana persiapan  Kapusdiklat 2014, dengan rapat rapat
dengan pelaksanaan pelaksanaan  Kabid Program jam.10.00 stakeholders  Dokumentasii
Stakeholders pembuatan sistem pembuatan  Kabag TU – 13.00 dalam pelaksanaan
informasi sistem informasi  Rekanan IT WIB pembuatan
rapat
penyelenggaraan penyeleggaraan  Tim Teknis Sistem informasi
 Tim adm.
diklat diklat penyeleng. diklat

2. Rapat Penyampaian Menyamakan  Kasubbid.Fungsional 25 -9- - Kesepakatan dan Memimpin  Notulen hasil
Persiapan informasi persepsi dalam Dan Kerjasama 2014, kesamaan rapat rapat
rencana pelaksanaan  Kasubbid. Jam.10.00 persepsi dalam  Dokumentasi
pelaksanaan pembuatan Kepemimpinan -13.00 WIB pelaksanaan pelaksanaan
Manajemen & Teknis rapat
pembuatan sistem informasi pembuatan
 Staf dilingkungan
Sistem Informasi penyelenggaraan Bidang sistem informasi
Penyelenggaraan diklat Penyelenggaraan
Diklat

3. Rapat Pembentukan Tim Menyusun tugas  Kasubbid.Fungsional 26-27 Sept - S.K Tim - Menyusun SK Tim
Pembentukan Kerja pembuatan dan kewenangan & Kerjasama 2014 Pelakana draf SK Tim Pelaksana
Tim sistem informasi Tim Pelaksana  Kasubbid. Pembuatan - Mengusulka Pembuatan
Kepemimpinan Jam.10.00- n draf SK
Pelaksana penyelenggaraan sistem informasi sistem informasi
Manajemen & 13.00 WIB Tim
diklat penyelenggaraan penyelenggaraam
Teknis
 Tim Teknis diklat diklat
 Tim adm
4. Penyusunan Tersediannya Menyiapkan  Kasubbid.Fungsional 07 – 30 - Kerangka Acuan Menetapkan Kerangka Acuan
Kerangka KAK Pembuatan bahan & Kerjasama Okt 2014 Kegiatan Sistem KAK Kegiatan Sistem
Acuan Sistem Informasi pendukung  Kasubbid.Kepemim, Informasi Informasi
Kegiatan Penyelenggaraan pembahasan Manaj & Teknis Penyelenggaraan Penyelenggaraan
 Tim Teknis
(KAK) Diklat. anggaran 2015 Diklat. Diklat
 Tim adm

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 18
5. Membuat Pembuatan Menyiapkan  Kasubbag TU 8 – 14 Okt - Rancangan Menetapkan Dokumen
rancang rancang bangun rancang bangun  Tim Teknis 2014 aplikasi database rancang Rancang bangun
bangun aplikasi database aplikasi database  Tim adm. kepegawaian bangun aplikasi database
aplikasi kepeg kepegawaian  Rekanan IT aplikasi kepegawaian
database database
kepegawaian kepeg

6. Inventarisasi Inventarisasi data Menghimpun  Kasubbag TU 15 okt – 14 Data Data Pegawai Memonitor Data Pegawai
data pegawai di data pegawai di  Tim Teknis Nov 2014 yang Biro dan validasi Biro Perencanaan
kepegawaian lingkungan Biro lingkungan Biro  Tim adm. belum Perencanaan data pegawai
Perencanaan Perenca naan valid

7. Monitoring Melakukan Mengidentifikasi  Kasubbag TU 22 sept -10 - Laporan Melaksanakan Laporan

dan monitoring dan secara dini  Tim Teknis Des 2014 Monitoring dan monitoring dan Monitoring dan
pengendalian pengendalian potensi  Tim adm. pengendalian pengendalian pengendalian
terhadap permasalahan
pelaksanaan dan upaya
penyusunan pemecahan
rancang bangun masalah dalam
aplikasi database pelaksanaan
kepegawaian pembuatan
aplikasi database
kepegawaian

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 19
ii. Jangka Menengah

No Kegiatan Utama Focus Tujuan Stakeholders waktu Potensi output Peran Project Evidence/
Kendala Leader Bukti
1. Rapat Persiapan Penyampaian Menyamakan  Kasubbid Februari - Kesepakatan dan Memimpin  Notulen hasil
informasi persepsi dalam Fungsional 2015 kesamaan rapat rapat
pelaksanaan pelaksanaan & persepsi dalam  Dokumentasi
pembuatan pembuatan Kerjasama pembuatan pelaksanaan
 Kasubbid rapat
sistem informasi sistem informasi sistem informasi
Kepemimpin
penyelenggaraan penyelenggaraan an Manaj & penyelenggaraan
diklat diklat Teknis diklat
 Tim Teknis
 Tim adm
2. Penyusunan Tersedianya Menyiapkan  Kasubbid Februari - Rencana Menyusun Dokumen
Rencana Rencana pedoman dalam Fungsional 2015 Pelaksanaan Renlakgiat Renlakgiat
Pelaksanaan Pelaksanaan pelaksanaan & Kegiatan
Kegiatan Kegitan pembuatan Kerjasama (Renlakgiat)
 Kasubbid
(Renlakgiat) (Renlakgiat) sistem informasi
Kepemimpin
penyelenggaraan an Manaj &
diklat Teknis
 Tim Teknis
 Tim adm
3. Penunjukan Penetapan Menunjuk  Kasubbid Maret - Dokumen Monitoring Dokumen kontrak
rekanan pelaksana Rekanan Rekanan IT yang Fungsional 2015 Kontrak dengan dan
pembuatan sistem Pelaksana mampu & Rekanan IT pengendalian
informasi melaksanakan Kerjasama
 Kasubbid
penyelenggaraan pembuatan
Kepemimpin
diklat sistem informasi an
penyelenggaraan Manajemen
diklat & Teknis
 Tim Teknis
 Tim adm

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 20
4. Pembuatan sistem Tersedianya Memberikan  Rekanan IT Maret - TV Monetor/ Monitoring TV Monetor/
informasi media informasi informasi  Tim Teknis 2015 Videotron dan Videotron
penyelenggaraan penyelenggaraan penyelenggaraan pengendalian
diklat diklat diklat yang cepat
dan akurat

5. Uji coba sistem Media informasi Menguji  Kasubbid April - Data Informasi Monitoring Data Informasi
informasi penyelenggaraan operasionalisasi Fungsional 2015 Penyelenggaraan dan Penyelenggaraan
penyelenggaraan diklat penerapan & Diklat pengendalian Diklat
diklat sistem informasi Kerjasama
 Kasubbid
penyelenggaraan
Kepemim
diklat Manajemen
& Teknis
 Tim Teknis
 Tim adm.
 Rekanan IT
6. Entry data Entry data Menyusun dan  Kasubbid April - Data informasi Monitoring Data informasi
informasi informasi menyiapkan data Fungsional 2015 penyelenggaran dan penyelenggaraan
penyelenggaraan penyelenggaraan informasi & diklat pengendalian diklat
diklat diklat penyelenggaraan Kerjasama
 Kasubbid
diklat
Kepemimpin
an Manaj &
Teknis
 Tim Teknis
 Tim adm
7. Penerapan Sistem Data informasi Mengupdate dan  Kasubbid April – - Data informasi Monitoring Data informasi
Informasi penyelenggaraan validasi data Fungsional Des penyelenggaraan dan penyelenggaraan
Penyelenggaraan diklat yang valid informasi & Kerjasma 2015 diklat pengendalian diklat
diklat Berbasis penyelenggaraan  Kasubbid
Kepemimpin
Teknologi diklat
an
Manajemen
& Teknis
 Tim Teknis
 Tim adm

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 21
8. Monitoring dan Melakukan Mengidentifikasi  Kasubbid Jan - - Laporan Melaksanakan Laporan hasil
pengendalian monitoring dan secara dini Fungsional Des Monitoring dan Monitoring monitoring dan
pengendalian potensi & 2015 pengendalian dan pengendalian
terhadap permasalahan Kerjasama pengendalian pelaksanaan
 Kasubbid
pelaksanaan dan upaya pembuatan
Kepemimpin
pembuatan sistem pemecahan an sistem informasi
informasi masalah Manajemen penyelenggaraan
penyelenggaraan & Teknis diklat berbasis
diklat berbasis teknologi
teknologi

iii. Jangka Panjang

No Kegiatan Utama Focus Tujuan Stakeholders waktu Potensi output Peran Project Evidence/
Kendala Leader Bukti
1. Penerapan dan Data informasi Mengupdate dan  Kasubbid Jan – - Data Monitoring Data pegawai
pengembangan penyelenggaraan validasi data Fung & Des pegawai Biro dan Biro
Media Informasi diklat informasi Kerjasama 2016 Perencanaan pengendalian Perencanaan
penyelenggaraan penyelenggaraan  Kasubbid
Kepemim
diklat berbasis diklat
Manajn &
teknologi Teknis
 Tim Teknis
 Tim adm
2. Monitoring dan Melakukan Mengidentifikasi  Kasubbid Jan – - Laporan Monitoring Melakukan
pengendalian monitoring dan scr dini potensi Fungs & Des Monitoring dan monitoring dan
pengendalian permslhn dan Kerjasama 2016 dan pengendalian pengendalian
terhadap upaya  Kasubbid pengendalian terhadap
Kepemimpin
pelaksanaan pemecahan pengembangan
an
pengembangan masalah Manajemen sistem informasi
sistem informasi pengembangan & Teknis penyelenggaraan
penyelenggaraan sistem informasi diklat
diklat penyeleng diklat

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 22
Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 23
c. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah
Potensi masalah dalam pelaksanaan proyek perubahan pembuatan sistem informasi
penyelenggaraan diklat pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian
Tenaga Kerja dan Transmigrasi kemungkinan dapat terjadi, untuk itu diperlukan
identifikasi potensi permasalahan yang dapat menghambat implementasi proyek
perubahan dimaksud. Adapun faktor-faktor yang akan menghambat kelancaran atau
keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan meliputi :
a. Sumber daya Manusia
Kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia pada Bidang Penyelenggaraan Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, yang akan menerapkan sisem informasi
penyelenggaraan diklat ini belum optimal, sehingga potensi kendala yang muncul
yaitu media informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi belum dapat
diterapkan secara maksimal.

Untuk mengatasi potensi kendala tersebut, diperlukan peningkatan kapasitas petugas

dan menambah jumlah pegawai yang akan menerapkan sistem informasi
penyelenggaraan diklat berbasis teknologi, melalui pelatihan dan rekruitmen pegawai.

b. Sarana dan Prasarana

Sarana komputer (hardware) yang digunakan untuk mengopersionalkan sistem
informasi penyelenggaraan diklat ini menggunakan komputer yang ada, artinya tidak
melakukan pengadaan komputer untuk kegiatan pembuatan sistem informasi tersebut.
Sedangkan sarana yang harus disediakan melalui pengadaan yaitu :
1. CD Installer Program Software Promosi TVP – Lay Lout Split dan Full – Program
Setup – Tutorial – Sample Data – Template Datar;
2. DVI to RGB 1 pcs;
3. USB Dongle 1 pcs;
4. VGA Card PCI Include S-Video out put 512 mb;
5. TV Tuner Internal/Eksternal monitor 50 inch
6. Kabel RCA 15 m atau kabel RGB 15 m;
7. Stereo to RCA + RCS Connector.

Untuk saat ini operasional aplikasi database masih bisa menggunakan komputer yang
tersedia di Bidang Penyelenggaraan Pusat Pendididkan dan Pelatihan Pegawai, ke
depan setelah 1 tahun berjalan, seyogyanya dilakukan pengadaan komputer, untuk
menggantikan komputer yang sudah ada, sehingga operasional sistem informasi
penyelenggaraan diklat berbasis teknologi ini berjalan dengan baik.

d. Rencana Kegiatan (Time Schedule) Pelaksanaan Proyek Perubahan

Rencana kegiatan (time schedule) pelaksanaan proyek perubahan pembuatan sistem
informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi pada Pusat Pendidikan dan

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 24
Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, meliputi Rencana
Pelaksanaan Jangka Pendek (2 bulan), Rencana Pelaksanaan Jangka Menengah (1
tahun), dan Rencana Pelaksanaan Jangka Panjang (2 tahun dst), seperti tercantum
dalam lampiran.

9. PENUTUP
Laporan Implementasi Proyek Perubahan Pembuatan Sistem Informasi
Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi Pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, memuat tentang
implementasi pelaksanaan proyek perubahan, yang meliputi tahapan kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka pembuatan sistem informasi
penyelenggaraan diklat berbasis teknologi. Laporan ini memuat tentang capaian
keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan dan deskripsi implementasi proyek
perubahan, penyusunan rancang bangun sistem informasi penyelenggaraan diklat
berbasis teknologi, hingga pelaksanaan monitoring dan pengendalian.
Pada akhirnya, diharapkan pelaksanaan proyek perubahan ini dapat menyediakan
data dan informasi penyelenggaraan diklat yang akurat dan cepat serta teritegrasi,
guna meningkatkan kualitas penyelenggaraan diklat di lingkunganPusat
Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 25
Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 26
 LAMPIRAN

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014 27
 KALENDER DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI
KEMNAKERTRANS TAHUN 2014

Bulan, Hari & Tanggal Bulan, Hari & Tanggal

Agustus Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu November Minggu Senin Selasa Rabu kamis Jumat Sabtu
1 2 1
3 4 5 6 7 8 9 2 3 4 5 6 7 8
10 11 12 13 14 15 16 9 10 11 12 13 14 15
17 18 19 20 21 22 23 16 17 18 19 20 21 22
24 25 26 27 28 29 30 23 24 25 26 27 28 29
31 30

September Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Desember Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13 7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27 21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 28 29 30 31

Oktober Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Keterangan :

1 2 3 4 OFF 1 = 5 hari kerja (Tgl 21 - 27 Agustus 2014)
5 6 7 8 9 10 11 OFF 2 = 60 hari kerja (Tgl 22 September - 11 Desember 2014)
12 13 14 15 16 17 18 Mandiri (Tgl 23 Agustus, 6, 20,27 September, 4,11,18,25 Oktober,
19 20 21 22 23 24 25 1,8,15,22,29 November, 6 dan 13 Desember 2014
26 27 28 29 30 31 Tgl 16 September 2014 Persiapan seminar Presentasi Proyek Perubahan
Tgl 13 September 2014 Seminar Benchmarking
Tgl 17 September 2014 Seminar Presentasi Proyek Perubahan
Tgl 15 Seminar Laboratorium Kepemimpinan
Tgl 12 Desember 2014 Persiapan Seminar Lab. Kepemimpinan
Tgl 16 Desember 2014 Perbaikan hasil Seminar Lab. Kepemimpinan,
Evaluasi Kepemimpinan dan Penutupan
ON = Tgl 11 - 20 Agustus 2014
= Tgl 28 Agustus - 19 September 2014
= Tgl 12 - 16 Desember 2014
 JADWAL TAHAPAN KEGIATAN UTAMA PROYEK PERUBAHAN
PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

TAHUN 2015 Penanggung

No. Kegiatan Utama
Jan Feb Mart April Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des Jawab

A. Jangka Menengah

1. Rapat Persiapan Kabag Renum

Proses Penunjukan Pelaksana

2. Kasubag TU
Proyek (Pihak Ketiga)
Pembuatan Aplikasi database Rekanan IT
3. kepegawaian (hardware-
software)

4. Uji coba aplikasi Aryo Wibisono

5. Entry data kepegawaian Kasubag TU

6. Penerapan Sistem Aplikasi Kasubag TU

7. Monitoring dan Pelaporan Kabag Renum

JADWAL TAHAPAN KEGIATAN UTAMA PROYEK PERUBAHAN

PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

TAHUN 2016 - 2017 Penanggung

No. Kegiatan Utama
Jan Feb Mart April Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des Jawab
A. Jangka Panjang

1. Penerapan Sistem Aplikasi Kasubag TU

2. Monitoring dan Pelaporan Kabag Renum

 JADWAL TAHAPAN KEGIATAN UTAMA PROYEK PERUBAHAN
PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

SEPTEMBER 2014 OKTOBER 2014 Penanggung

No. Kegiatan Utama
22 23 24 25 26 29 30 1 2 3 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 31 Jawab
A. Jangka Pendek

1. Rapat Persiapan Kabag Renum

2. Pembentukan Tim Pelaksana Kabag Renum

Penyusunan Kerangka Acuan
3. Kegiatan (KAK) Kabag Renum

Rapat Koordinasi dengan

4. Stakeholders Kabag Renum

5. Membuat rancang bangun aplikasi

database kepegawaian Kasubag TU

6. Inventarisasi data kepegawaian Kasubag TU

7. Inventarisasi data kepegawaian Kabag Renum

NOVEMBER 2014 DESEMBER 2014 Penanggung

No. Kegiatan Utama
3 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 7 10 11 12 13 14 Jawab
A. Jangka Pendek

8. Inventarisasi data kepegawaian Kasubag TU

9. Monitoring dan Pengendalian Kabag Renum