(KAK)

KERANGKA ACUAN KERJA

SISTEM INFORMASI PERSURATAN

2018
A. LATAR BELAKANG

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah

menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pemerintahan dengan model yang
baru. Teknologi Informasi dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi
tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal
dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada
membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan
kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu TI menjadi salah satu
elemen utama dalam memperbaiki sistem managerial pemerintahan.

Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling
mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut
sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat
dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi
informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan
secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang
administrasi perkantoran.

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi

pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang
memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah
satu kebutuhan yang penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan
mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi
penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan
dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan
yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan
implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis di lingkungan instansi pemerintah.

Dengan adanya Sistem Informasi Persuratan di suatu instansi dapat melaksanakan

kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu,
produktif, akurat, aman, dan efisien.
B. MAKSUD DAN TUJUAN

B.1 MAKSUD
Sistem Persuratan ini dimaksudkan untuk memfasilitasi Pemerintah Daerah dalam
pengelolaan dokumen surat menyurat dan aktivitas perkantoran secara online.

B.2 TUJUAN
Adapun tujuan dengan penerapan sistem ini adalah :
• Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan
publik
• Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik
• Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah

C. RUANG LINGKUP KEGIATAN

Ruang lingkup program berisi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh Konsultan
pemenang Pengembangan Sistem Informasi Persuratan meliputi :

• Perencanaan
Kegiatan perencanaan meliputi assesment kebutuhan akan aplikasi yang
dikembangkan untuk kemudian memahami permasalahan yang muncul dan
mendefinisikannya secara rinci untuk kemudian dituangkan ke dalam rancangan
aplikasi dan pembuatan schedule pelaksanaan yang memuat tahapan pekerjaan yang
akan dilakukan.

• Perancangan
Dengan memahami system sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem yang akan
dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat rancangan sistem informasi terlebih
dahulu. Selanjutnya dengan memperhatikan hasil rekomendasi dari pengguna
aplikasi, tim penyediaan jasa juga harus memperhatikan :
i. Kebutuhan organisasi
ii. Kebutuhan operator
iii. Kebutuhan pemakai
iv. Kebutuhan teknis
 • Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan hasil assesment
kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah direncanakan.

• Implementasi
Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan telah sesuai
dengan rencana kebutuhan user dan bebas dari bug (error). Implementasi
selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada user sehingga user dapat
memanfaatkan aplikasi dengan efektif dan efisien.

• Evaluasi
Pada tahap ini, dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai disusun. Proses
uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar, sesuai
karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung
didalamnya.

• Maintenance dan Garansi

Aplikasi yang dikembangkan harus mempunyai garansi minimal selama 6 bulan,
sehingga kalau terjadi masalah atau ditemukan keadaan yang tidak sesuai dengan
rencana kebutuhan yang telah disusun dapat segera ditangani.

D. SASARAN
Adapun sasaran penerapan Sistem Informasi Persuratan di Kabupaten/Kota adalah
untuk :

• Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas

• Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan
penyelenggaraan tata naskah dinas;
• Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam
lingkup administrasi umum.
• Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah /
SKPD
E. LOKASI KEGIATAN
Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Persuratan ini berlokasi pada kabupaten Fakfak,
Papua Barat.

F. JADWAL KEGIATAN

Adapun jadwal kegiatan ini terhitung mulai dari tanggal penandatangan kontrak atau surat
perintah kerja (SPK).

No Kegiatan Bulan I Bulan II

1. Kontrak / Perjanjian Kerjasama
2. Analisis dan Perancangan Sistem
3. Pembangunan Sistem Informasi
Persuratan
4. Penerapan / Implementasi

G. KELUARAN

Keluaran dari Pengembangan Sistem Informasi Persuratan pada Kabupaten Fakfak, Papua
Barat adalah

1. Terselenggaranya kegiatan administrasi persuratan dengan lebih mudah, cepat,

transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.
2. Bertambahnya pengetahuan operator / pengelola administrasi persuratan mengenai
Sistem Informasi Persuratan.
3. Pemanfaatan Sistem Informasi persuratan secara baik dan benar sesuai dengan modul
-modul yang diberikan oleh pihak pengembang. (Adapun modulnya dapat dilihat di
lampiran)

H. PENUTUP
Demikianlah Kerangka Acuan Kerja ini disusun sebagai pedoman pelaksanaan Kegiatan
Pengembangan Sistem Informasi Persuratan pada kabupaten Fakfak, Papua Barat tahun
2018.
 LAMPIRAN
KERANGKA ACUAN KERJA
1. MODUL / FITUR APLIKASI

NO ITEM
1. Surat Masuk • Pencatatan dan registrasi agenda surat masuk
• Penomoran nomor agenda otomatis
• Unggah/ upload berkas agenda surat masuk
• Pencarian agenda surat masuk
• Cetak tanda terima surat atau lembar resi/ tanda
bukti
• Pelaporan agenda surat masuk
• Masa aktif agenda.
2. Surat Keluar • Pencatatan agenda surat keluar
• Penomoran otomatis nomor surat dan nomor
agenda
• Unggah/ download berkas agenda surat keluar
• Pencarian agenda surat keluar
• Pelaporan agenda surat keluar
• Konsep surat dan korespondensi surat masuk dan
keluar
3. Distribusi Surat • Disposisi surat
• Ekspedisi disposisi
• Riwayat dan pencabutan disposisi
• Notifikasi dan status surat terkirim dan di terima
4. Administrasi • Pengaturan identitas untuk masing-masing
skpd/kantor/ unit kerja
• Konfigurasi data umum dan pengaturan akun serta
level hak akses
• Riwayat atau laporan aktifitas pengguna (log)
5. Arsip Digital • Bank Surat
• Arsip Bebas
6. Agenda • Daftar atau list kegiatan pejabat di setiap instansi
dan atau di masing – masing SKPD
7. Statistik • Laporan surat masuk dan keluar dalam bentuk
grafik
8. Layanan Publik (untuk modul ini akan dibicarakan selanjutnya pada
tahap perancangan)