BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Gambaran Umum Implementasi Sistem Enterprise Resources

Palanning dalam Pengendalian Persediaan Material di PT. IKI

(Persero)

PT Industri Kapal Indonesia (Persero) adalah salah satu

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) berbentuk persero yang bergerak

dalam pembuatan kapal baru, reparasi kapal dan usaha diverisifikasi.

Tujuan perseroan secara umum adalah turut melaksanakan dan

menunjang kebijakan dan program pemerintah dibidang ekonomi dan

pembangunan nasional pada umumnya, terutama dibidang industri

perkapalan dan optimalisasi pemanfaatan sumber daya. Untuk dapat

melaksanakan kegiatan usaha yang efektif dan efisien, perusahaan

terus menyempurnakan struktur organisasi perusahaan yang

berdasarkan pada proses kegiatan usaha yang mempertimbangkan

perubahan lingkungan usaha dan tuntutan pasar

58
 59

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi PT IKI (Persero)

Dari gambar struktur organisasi diatas tampak bahwa PT IKI

memiliki banyak divisi. Divisi-divisi ini memerlukan pemanfaatan

teknologi informasi yang memudahkan pengintegrasian informasi dari

satu divisi ke divisi lainya, sehingga tujuan perusahan dapat tercapai.

Pemanfaatan teknologi informasi sebenarnya telah lama diadopsi

oleh PT Industri Kapal Indonesia. Namun, penerapan teknologi

informasi baru sebatas data processing dan tidak terintegrasi pada

semua fungsi perusahaan. Sehingga Pada tahun 2013 PT. Industri

 60

Kapal Indonesia menggunakan salah satu dana Rekstrukturisasi

Koporasi yang berasal dari Penyertaan Modal Negara tersebut untuk

menggunakan Jasa Implementasi sistem informasi berbasis teknologi

yakni, ERP (Enterprise Resource Planning) Portege. Sistem ERP

diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang ada PT.Industri

Kapal Indonesia (Persero), terutama pada pengendalian persediaan

yang sebelumnya dalam pencatatan dan pelaporan masih secara

manual dengan menggunakan MS.Excel. Sistem manual tersebut belum

efektif dan efisien dalam mengendalikan persediaan. Adanya kelebihan

persediaan dan sering terjadi kekurangan material consumable

merupakan salah satu kendala yang dihadapi PT. Industri Kapal

Indonesia (Persero) Makassar.

2. Implementasi Sistem Enterprise Resources Planning dalam

Pengendalian Persediaan Material di PT. IKI

Fokus penelitian ini adalah implementasi sistem Enterprise

Resources Planning (ERP) dalam pengendalian persedian dilihat dari 3

(tiga) aspek, yaitu aspek komunikasi, aspek sumber daya, dan aspek

sikap pelaksana. Data hasil penelitian terhadap ketiga aspek tersebut

diperoleh melalui wawancara mendalam dengan informan penelitian,

observasi dan dokumentasi. Untuk lebih jelasnya, diuraikan satu per

satu sebagai berikut.

 61

a. Aspek Komunikasi

Aspek komunikasi dalam implementasi sistem Enterprise

Resources Planning (ERP) dalam pengendalian persedian di PT.

Industri Kapal Indonesia (Persero) menyangkut pemberian atau

pemahaman informasi dari pimpinan atas sampai kepada pelaksana

kebijakan, yang memuat kejelasan isi, tujuan, arah, kelompok

sasaran, dan pembagian tugas yang spesifik. Pimpinan Perusahaan

perlu menyampaikan dengan jelas kepada karyawan pelaksana agar

mereka dapat mengetahui, memahami apa yang menjadi isi, tujuan,

arah, dan kelompok sasaran dari implementasi sistem ERP tersebut,

agar para karyawan pelaksana dapat mempersiapkan dengan benar

apa yang harus dipersiapkan dan lakukan untuk melaksanakan

kebijakan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dan sasaran

kebijakan dapat dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Untuk

mengetahui bagaimana pemahaman informasi dari pimpinan atas

sampai kepada pelaksana kebijakan yang memuat kejelasan isi,

tujuan, arah, kelompok sasaran, dan pembagian tugas dalam

implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) dalam

pengendalian persedian di PT. Industri Kapal Indonesia (Persero),

maka peneliti mengadakan wawancara kepada para informan

penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya

 62

Hasil wawancara dengan Ketua TIM ERP sekaligus menjabat

sebagai Manager Akuntasi PT Industri Kapal Indoneisa (Persero)

Makassar mengemukakan bahwa

Dalam membangun dan mengembangkan ERP di perusahaan,

PT IKI telah melakukan beberapa tahapan guna mengintegrasikan
sistem ERP ini, yang pertama memebentuk TIM ERP yang
dipimpin oleh Koordinator yang ditugaskan langusng oleh Direksi
PT IKI, selanjutnya PT IKI merekrut karyawan baru untuk mengisi
operator sesuai modul yang tersedia di ERP. PT IKI juga telah
melakukan sosaialisasi keseluruh unit bisnis mengenai penerapan
ERP melalui rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris, dan Rapat
internal Divisi. Dalam hal persediaan ada beberapa divisi yang
terlibat dalam mengendalikannya. Jadi untuk pengadaan dan
pengeluaran persediaan maupun material ada beberapa operator
yang terlibat dalam mengendalikaannya.

Dalam wawancara lanjutan, diketahui bahwa Perusahaan perlu

mengembangkan mekanisme komunikasi untuk menyampaikan

informasi-informasi tentang keputusan-keputusan tatakelola teknologi

informasi, proses-proses yang terjadi, serta sasaran-sasaran yang

diinginkan. Persoalan yang sering dialami dalam mengkomunikasikan

informasi semacam ini adalah gap antar pihak-pihak yang saling

berkomunikasi. Apalagi bila yang dikomunikasikan adalah informasi

tentang hal-hal teknis atau hal-hal yang bersifat lanjut (advanced)

yang terkait sistem ERP. Gap ini muncul karena pemahaman yang

tidak sama atau sudut pandang yang berbeda mengenai alur proses

pengolahan data atau informasi dari implementasi sistem ERP.

 63

Hasil wawancara dengan Koordinator TIM ERP sekaligus IT PT

Industri Kapal Indoneisa (Persero) Makassar mengemukakan bahwa

Untuk penerapan ERP di PT IKI ada beberapa tahapan yang

dilakukan, Pertama Instalasi modul Aplikasi ERP, kedua modifikasi
modul, dan ketiga User Acceptance Test (UAT). Setelah tahapan
tersebut dilaksanakan training dan pendampingan tiap modul oleh
vendor penyedia Jasa ERP, Modul-modul tersebut meliputi
Finance, Accounting, Procurement, Inventory, Order Management,
dan Manufacturing. Dalam Pengendalian Persediaan material ada
beberapa Modul yang terlibat dalam proses penerimaan dan
pengeluaran persediaan material. Dalam proses penerimaan
persediaan. Modul Procurement yang menghasilkan Purchase
Order (PO), lalu diteruskan ke Modul Inventoy untuk diterima dan
dimasukkan ke stock, tetapi sebelum menjadi stock, kondisi phisik
dari material yang akan menjadi persediaan dianalisis oleh QA
untuk layak atau tidak layaknya material tersebut. Dalam Proses
pengeluaran Persediaan, Pada Modul inventory terdapat inputan
pemakaian material yang sebelumnya diinput oleh operator
produksi pada modul Manufacturing. Setelah itu Pemakai material
menyerahkan print out ERP berupa Form Pengambilan Barang
yang telah di setujui oleh Pimpinan Proyek, Operator gudang
melakukan Verifikasi dengan melihat kesesuaian Form
Pengambilan dan inputan pada modul Inventory. Setelah sesuai
adamin gudang melakukan print out Form Pengeluaran Barang
untuk diserahkan kepada petugas gudang untuk mengeluarkan
material yang diminta oleh pemakai barang untuk keperluan
proyek

Dari hasil wawancara tersebut di atas, diketahui PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) Makassar telah mengembangkan dan

menginpelmentasikan Sistem ERP untuk kegiatan operasional

perusahaan. Dalam penerapan sistem ERP di PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) Makassar, ada beberapa tahap yang dilakukan

sampa sesuai dengan prosedur operasional perusahaan, dan dalam

pengembangannya, dilakukan training atau pendampingan oleh

 64

vendor atau penyedia jasa ERP untuk mengitegrasikan seluruh

modul yang ada dalam sistem ERP. Alur dari integrasi antar modul

ERP Portege PT. IKI secara umum dapat kita lihat pada gambar

berikut ;

Gambar 4.2 Alur integrasi ERP PT IKI (Persero)

Dalam Pengendalian Persediaan material ada beberapa Modul

yang terlibat dalam proses penerimaan dan pengeluaran persediaan

material. Hal tersebut dapal kita lihat pada Flow Chart berikut
 65

Gambar 4.3 Flow Chart ERP dalam Pengendalian Persediaan

Proses penerimaan material pada sistem ERP Portege dimulai

oleh User yang berada di Gudang dengan melihat Modul

Procurement yang menghasilkan Purchase Order (PO) dengan status

Release yang dapat kita lihat di menu Schedule Receipt. Menu

Schdule Receipt berfungsi untuk menyesuaikan antara PO, nama

Supplier, dan jumlah material yang datang di gudang sampai

terciptanya kode transaksi dengan status Release

 66

Gambar 4.4 Create Schedule Receipt

Setelah Status Release, User QA (Quality Assurance) akan

menerima Transaksi baru di menu Inventory In pada Modul Inventory.

Setelah QA mengecek kondisi kelayakan barang. User QA

 67

mengubah status material yang dating. Status Passed jika material

tersebut layak, dan status Unpassed jika tidak layak. Setelah Passed

oleh QA maka material tersebut sudah masuk menjadi stock gudang.

Gambar 4.5 Create Inventory In

Setelah menjadi stock gudang, maka secara otomatis tercipta

Laporan Penerimaan Barang yang akan diberikan kepada Supllier,

sebagai Arsip Gudang dan Sebagai Dokumen pencatatan Bagian

Akuntansi sebagai dasar Pembayaran ke pada Supllier.

 68

Gambar 4.6 Laporan Penerimaan Barang

Sedangkan untuk proses pengeluaran persediaan material untuk

kebutuhan proyek, User Gudang terlebih dahulu melakukan verifikasi

dengan melihat pengesahan atau persetujuan dari Asisten Manager

dan Kepala Proyek (Kapro) pada Form Pengambilan Material.

Gambar 4.7 Form Pengambilan Material

Setelah melakukan verifikasi terhadap Form Pengambilan

Barang, User melihat kode transaksi dan nama proyek pada form

tersebut di menu Planned Inventory Request pada modul Inventory.

Setelah kode dan nama proyek sesuai dengan Form Pengambilan

Barang, User menyesuaikan nama material beserta jumlah yang

 69

diminta sesuai dengan Form Permintaan Barang. Setelah semua

proses tersebut selesai, User melakukan pengesahan dengan

memilih tombol Used pada sistem dan manadakan bahwa material

telah keluar dari stock.

Gambar 4.8 Create Material Used

Sebelum material secara fisik keluar dari stock gudang, terlebih

dahulu dilakukan pengesahan pada lembar Form Pengeluaran

Barang oleh petugas gudang dan pengambil material, form tersebut

dapat di print pada menu material Used di Modul Inventory.

b. Sumber Daya

Sumber daya yang dimaksud dalam penelitian ini mencakup

sumber daya manusia dan perangkat sarana dan prasana. Sumber

 70

daya manusia meliputi pengetahuan dan kemampuan pengelola

sistem termasuk pelatihan-pelatihan sistem ERP yang diikuti.

Sedangkan, sumber daya finansial meliputi dukungan keuangan

dalam pengadaan sarana dan prasana teknologi informasi, serta

melihat kesesuaian antara pengadaan perangkat tersebut dengan

kebutuhan pengguna sistem ERP.

1) Sumber Daya Manusia

Manusia mengambil peranan yang penting bagi sistem ERP.

Manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem ERP. Sumber

daya manusia dapat dibedakan menjadi dua yaitu pengguna akhir

dan pakar sistem informasi. Pengguna akhir adalah orang-orang

yang menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem ERP

dalam mengendalikan persediaan, misalnya Operator sistem atau

karyawan yang berkerja di PT Industri Kapal Indonesia (Persero).

Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang

mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi ini.

Penelitian ini akan melihat bagaimana sumber daya manusia

pakar yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem ERP

dalam mengendalikan persediaan, yaitu sumber daya pengelola

atau Tim ERP dan Operator sistem yang berperan dalam

pengendalian persediaan.
 71

Untuk mengetahui bagaimana sumber daya manusia pengelola

sistem ERP di PT IKI (Persero), termasuk pelatihan-pelatihan bagi

mereka dalam pengembangan dan pengoperasian sistem ERP di

PT IKI (Persero), maka peneliti mengadakan wawancara kepada

para informan penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya.

Hasil wawancara dengan Manager SDM PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) mengemukakan bahwa :

Sumber daya manusia yang ditempatkan dalam tim ERP

PT. IKI awalnya staf ataupun karyawan yang menempati divisi
masing-masing unit bisinis. Tetapi faktor adaptasi dan
keterbatasan jumlah pegawai sehingga, kami merekrut
karyawan baru untuk mengisi operator ERP.pemenuhan
karyawan masing-masing operator sampai saat ini sudah
terpenuhi. Meskipun dalam perjalanannya banyak terjadi
mutasi operator ERP karena kebutuhan operasional
Persuahaan diluar sistem ERP. Kendala selama ini adalah
keterbatasan sumber daya manusia pengelola (teknisi atau
programer), PT IKI hanya memiliki satu orang IT. untuk
mendukung program-program operasional, layanan-layanan
yang disediakan, termasuk jika terjadi gangguan server dan
jaringan pada unit-unit tertentu yang harus segera ditangani.
Dalam hal pengendalian persediaan ada beberapa operator
yang berperan didalamnya yaitu Operator Produksi, yang
meminta material, Operator Logistik pengadaan material,
Operator Gudang bertugas dalam hal penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran. Untuk pelaporan yang
bertugas adalah operator atau staf di akuntansi

Dari hasil wawancara tersebut diatas, diketahui bahwa sumber

daya manusia dalam mengelola sistem ERP di PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) dalam hal kuantitas telah terpenuhi dengan

melakukan perekrutan karyawan baru untuk mengisi masing-

 72

masing modul yang ada dalam sistem ERP. Dalam hal

pengendalian persediaan ada beberapa operator yang terlibat

didalamnya, yaitu Operator Produksi yang bertugas sebagai

peminta material, Operator Logistik yang bertugas dalam

pengadaan material, Operator Gudang bertugas dalam hal

penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran persediaan, dan

operator akuntansi dalam hal pelaporan. Kendala yang dihadapi

dalam pemenuhan sumber daya manusia untuk sistem ERP yaitu

banyak terjadi mutasi operator ERP karena kebutuhan operasional

Persuahaan diluar sistem ERP dan keterbatasan sumber daya

manusia pengelola (teknisi atau programer).

Gambar 4.9 Alur Tugas Operator dalam Pengadaan Material

 73

Hasil wawancara dengan Ketua TIM ERP sekaligus menjabat

sebagai Manager Akuntasi PT Industri Kapal Indonesia (Persero)

mengemukakan bahwa

Untuk mengukur kualitas, saya hanya bisa melihat

demgan pemahaman mereka menggunakan dan beradaptasi
dengan sistem ERP. Sejauh ini kendala yang dihadapi
operator ERP adalah keterlambatan data mentah yang akan
diolah pada sistem. Dan menjadi kendala yang sering terjadi
adalah gangguan server dan jaringan. Karena kami hanya
memiliki satu orang IT dan belum ada back up ketika IT tidak
hadir atau cuti

Dari hasil wawancara diatas, diketahui bahwa untuk mengukur

kualitas sumber daya manusia dalam mengelola sistem ERP

dalam mengendalikan persediaan hanya dapat dilihat dari

pemahaman dan adaptasi menggunakan sistem ERP dan

memahami aturan dalam mengendalikan persediaan. Sistem ERP

mudah di operasikan tetapi yang harus dipahami adalah sistem

operasi dari PT Industri Kapal Indonesia (Persero). Yang menjadi

kendala sebenarnya bukan kualitas operator tetapi kuantitas

tenaga IT, dimana PT Industri Kapal Indonesia (Persero) hanya

memiliki satu tenaga IT yang berkompeten dan memahami sistem

operasional galangan kapal. Selain itu kendala yang harus

dihadapi adalah sering terjadi keterlambatan data manual untuk

diinput ke sistem sehingga informasi mengenai kegiatan

operasional juga terlambat.

 74

Hasil wawancara dengan Manager SDM PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) mengemukakan bahwa :

Walaupun dari mereka tidak memiliki latar belakang

pendidikan yang berhubungan dengan IT tapi mereka sering
mengikuti pelatihan-pelatihan, dengan metode sharing langsung
dengan mendatangkan Vendor penyedia ERP dari Jakarta dan
memberangkatkan Koordinator operator ke Jakarta untuk
pelatihan sistem, sehingga tidak menjadi hambatan dalam
mengembangkan dan mengimplementasikan sistem ini.

Dari hasil wawancara diatas, diketahui bahwa operator yang

mengelola sistem ERP tidak memiliki latar belakang pendidikan

yang berhubungan dengan IT, tetapi hal tersebut bukan merupakan

kendala dalam mengoperasikan sistem ERP. Operator sistem ERP

difasilitasi dengan pelatihan-pelatihan dengan metode sharing

langsung dengan vendor penyedia jasa ERP yang didatangkan

langsung dari Jakarta. Dan ada pelatihan khusus koordinator yang

diberangkatkan ke tempat vendor penyedia jasa ERP di Jakarta.

Pelatihan-pelatihan yang diikuti operator maupun koordinator

merupakan usaha untuk mengembangkan dan

mengimplementasikan sistem ERP.

2) Sumber Daya Finansial

Sumber daya finansial (anggaran) cukup mempengaruhi

pelaksanaan implementasi sistem informasi manajemen berbasis

teknologi informasi, utamanya menyangkut pengadaan sarana dan

prasarana yang akan mendukungnya. Sumber daya finansial pada

 75

umumnya membicarakan tentang berapa banyak dana harus

diinvestasikan, diinvestasikan untuk apa, dan bagaimana

merekonsiliasikan berbagai kebutuhan. Besarnya belanja teknologi

informasi biasanya dikaitkan dengan penilaian tentang tingkat

dukungan teknologi informasi terhadap strategi yang dijalankan

oleh perusahaan.

Untuk mengetahui bagaimana dukungan keuangan dalam

pengadaan sarana dan prasana sistem ERP, peneliti telah

mengadakan wawancara mendalam kepada informan penelitian

yang telah ditetapkan sebelumnya.

Hasil wawancara dengan Ketua TIM ERP PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) mengemukakan bahwa:

Kebutuhan akan ERP selalu dipenuhi oleh pimpinan.

Mengingat ERP didanai oleh bantuan Penyertaan Modal
Negara (PMN) 2012. Sistem pegadaan sarana dan prasarana
mengikuti pedoman barang dan jasa perusahaan yang.
Pimpinan sangat mengharapkan ERP ini berjalan dengan baik.
Sarana dan prasarana pendukung serta semua hal yang
dibutuhkan sebagai syarat berjalannya perangkat-perangkat
sistem ERP telah tersedia di Perusahaan ini, seperti
ketersediaan ataupun pembaharuan ruangan operator,
ketersediaan perangkat komputer degan spek yang menunjang
sistem, network, sistem koneksi dan pengadaan server beserta
ruangan khususnya. Untuk aplikasi sistem ERP menurut saya
tampilannya masih sederhana tetapi lumayan mudah dipahami
karena sudah disesuaikan sebelumnya antara prosedur
operasional perusahaan (SOP) dengan sistem kerja ERP.

Dari hasil wawancara diatas, diketahui bahwa PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) telah memfasilitasi sarana dan prasarana

 76

untuk menunjang kelancaran operasional sistem ERP dengan

menyediakan perangkat sebagai syarat berjalannya sistem ERP

melalui sumber dana Penyertaan Modal Negara (PMN) 2012,

Berdasarkan penelusuran data dokumentasi diketahui bahwa PT

IKI (Persero) telah menyediakan perangkat komputer, network,

sistem koneksi dan server.

Dengan melihat ketersedian sarana dan prasarana yang telah

ada, maka yang dibutuhkan sekarang adalah tatakelola sistem

ERP tersebut. Sistem ERP tersebut harus dilihat sebagai jembatan

yang dapat menyampaikan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai

oleh Perusahaan dengan visi, misi dan tujuannya. Pengaturan-

pengaturan yang berhubungan dengan teknologi sistem ERP

harus diselaraskan dengan perangkat organisasi yang ada dan

tujuan/sasaran yang ingin dicapai. Pengorganisasian teknologi

sistem ERP harus menjadi bagian dari perangkat Perusahaan.

Perilaku, budaya, dan kebiasaan yang mendukung dalam bekerja

dengan teknologi sistem ERP harus ditumbuhkan dan

diinternalisasikan. Teknologi sistem ERP menjadi indikator

keberhasilan pencapaian sasaran perusahaan. Artinya capaian-

capaian harus bisa diukur, dimonitor, dan dievaluasi menuruti

prinsip-prinsip akuntabilitas.

c. Sikap Pelaksana
 77

Penelitian ini akan melihat sikap pelaksana menyangkut

kepuasan yang dirasakan oleh pelaksana teknis dalam bekerja

dengan menggunakan sistem Enterprise Resources Palanning

(ERP), dan penerimaan atau penolakan pelaksana teknis atas

kebijakan sistem ERP tersebut dalam lingkungan PT IKI (Persero).

Untuk mengetahui hal-hal tersebut, peneliti telah mengadakan

wawancara mendalam kepada informan penelitian yang telah

ditetapkan sebelumnya.

Hasil wawancara dengan operator gudang PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) mengemukakan bahwa :

Penerapan ERP ini cukup efektif dan efisien karena dapat

membantu dalam kelancaran aktivitas perusahaan sehari-hari
karena sistem ERP sangat membatu dalam proses suplai
produksi lebih lancar. Proses masuk dan keluarnya persediaan
material lebih teratur dibandingkan sebelum adanya sistem ERP.
Hasil print out memudahkan user dan petugas dalam
administrasi di gudang. Form pengambilan barang secara
otomatis bisa di print yang membantu petugas dan user dalam
memantau keluarnya barang, karena sistem sebelumnya masih
manual dengan cara tulis tangan Namun ERP ini masih
memerlukan pembenahan dikarenakan masih terdapat kode
stock yang berbeda tetapi dengan nama material yang sama, hal
ini menyebakan belum updatenya informasi persediaan material,
sehingga Logistik belum bisa menganalisa dalam pengadaan
persediaan. Jadi untuk saat ini pengadaan persediaan dilakukan
dengan konfirmasi kepada Kepala Gudang beracuan
berdasarkan minimum stock.

Dari hasil wawancara diatas diketahui bahwa sistem ERP

menurut pelaksana lebih efektif dan efisien dari sistem yang ada

sebelumnya dalam hal pengoperasiaannya. Tujuan dasar

 78

pemanfaatan sistem informasi berbasis teknologi adalah perbaikan

dan penyempurnaan dari apa yang ada saat ini. Manifestasinya

bisa berupa tingkat kemudahan, kecepatan, produktivitas, akurasi,

efisiensi, dan transparansi yang lebih tinggi. Apa yang dulu tidak

bisa dikerjakan, sekarang hal ini menjadi mungkin karena bantuan

teknologi informasi. Tetapi dalam hal informasi stock persediaan ,

ERP di PT IKI (Persero) belum bisa update sesuai stock fisik

persediaan yang tersedia, perlu dilakukan pembenahan dalam hal

data base terutama kode stock persediaan. Berdasarkan

penelusuran data dokumentasi diketahui bahwa PT IKI (Persero)

dapat kita buktikan perbandingan form pengambilan persediaan di

gudang dengan menggunakan sistem ERP dan menggunakan

sistem manual atau tulis tangan pada gambar berikut ;

 79

Gambar 4.10 Form Pengeluaran Barang ERP

Gambar 4.11 Form Pengeluaran Barang Manual

Hasil wawancara dengan operator gudang PT Industri Kapal

Indonesia (Persero) mengemukakan bahwa ;

Saya sangat setuju dengan adanya sistem ERP ini karena

dapat mempermudah aktifitas sehari-hari perusahaan yang
awalnya perusahaan masih menggunakan sistem manual
yang mebutuhkan waktu cukup lama, tidak akuratnya data
yang tersedia ,dan dapat menimbulkan kecurangan. Sehingga
dengan diterapkannya sistem ERP ini dapat menanggulangi
masalah-masalah tersebut. Tetapi masih ada kendala yang
kami hadapi salah satunya adalah proyek pembangunan kapal
baru belum dimasukkan disistem, kami belum mengetahui apa
yang menjadi alasan pimpinan tidak memasukkan dulu proyek
kapal baru ke sistem. Sehingga kami yang berada di gudang
harus memisahkan pemakaian untuk proyek baru yang diinput
manual dengan pemakaian persediaan reparasi dan
diversifikasi dengan menggunakan sistem ERP

Dari hasil wawancara diatas diketahui bahwa implementasi

sistem ERP di PT IKI (Persero) secara umum disetujui oleh

 80

pelaksana maupun bagian atau divisi yang terkait karena manfaat

yang telah dirasakan sangat membantu pelaksana dalam

kelancaran kerja. Namun kendala yang dihadapi, seperti salah

satu pendapatan perusahaan yaitu proyek pembangunan kapal

baru belum dimasukkan ke sistem karena kebijakan dari pimpinan

PT IKI (Persero) membuat sistem ini belum bisa dimaksimalkan,

sehingga sistem ERP belum bisa sepenuhnya terintergrasi di PT

IKI (Persero).

B. Pembahasan

1. Implementasi Sistem Enterprise Resources Palanning dalam

Pengendalian Persediaan Material di PT IKI (Persero)

Implementasi sistem ERP di PT IKI (Persero) diharapkan mampu

memberikan dukungan bagi pimpinan persuahaan, termasuk di

dalamnya pengambilan keputusan strategis, secara cepat, akurat dan

efisien. Selain hal ini, makin besarnya persaingan antar perusahaan

galangan kapal, membuat makin besarnya tuntutan akan akses

informasi dan komunikasi yang handal dan reliable.

Persaingan antar perusasahaan membuat para pemimpin setiap

perusahaan berusaha mempertahankan kelangsungan perusahaannya.

Salah satu cara dengan pengelolaan seoptimal mungkin sumber daya

yang dimilikinya. Salah satu sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan
 81

adalah persediaan barang,. Posisi persediaan sangat strategis dalam

perusahaan karena merupakan sumber pendapatan. Dalam menjaga

persediaan di PT IKI (Persero) ada beberapa divisi yang terkait dalam

pelakasanaannya yang sedikit banyak menjadikan hambatan dalam

permasalahan komunikasi dan koordinasi. Oleh karenanya, solusi pasti

adalah implementasi sistem ERP untuk mengendalikan persediaan

yang saati ini dikelola oleh TIM ERP PT IKI (Persero). Untuk lebih

jelasnya, akan diuraikan secara komprehensif sebagai berikut:

a. Aspek Komunikasi

Hasil penelitian terhadap aspek komunikasi dalam implementasi

Sistem Enterprise Resources Palanning dalam Pengendalian

Persediaan Material di PT IKI (Persero) berdasarkan hasil wawancara

dengan informan penelitian dapat disimpulkan berada dalam kondisi

cukup efektif. Pemahaman informasi antar berbagai unit yang ada

dalam pengendalian persediaan di PT IKI (Persero) yang

mempengaruhi kinerja implementasi sistem ERP membuat sistem

ERP sudah mampu menghasilkan output dari penerimaan dan

pengeluaran persediaan. Hal tersebut sesuai dengan pendapat

Mahmudi (2005), yang mengemukakan bahwa efektivitas merupakan

hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi

output terhadap pencapaian tujuan, semakin efektif organisasi,

program atau kegiatan. Namun dalam hal integrasi keseluruhan unit,

 82

sistem ERP belum bisa menghasilkan informasi terpadu yang

diperlukan bagi terlaksananya kegiatan operasional PT IKI (Persero).

Van Meter Van Horn (dalam Wibawa et al., 1994:19)

mengemukakan bahwa “Informasi kebiijakan publik perlu disampaikan

kepada pelaku kebijakan agar para pelaku dapat mengetahui,

memahami apa yang menjadi isi, tujuan, arah, kelompok sasaran

kebijakan agar para pelaku kebijakan dapat mempersiapkan dengan

benar apa yang harus dipersiapkan dan lakukan untuk melaksanakan

kebijakan publik agar apa yang menjadi tujuan dan sasaran kebijakan

dapat dicapai sesuai dengan yang diharapkan.

Dari pendapat di atas, dapat dikemukakan bahwa program yang

dilaksanakan PT Industri Kapal Indonesia (Persero) melalui TIM ERP

PT IKI yang bertanggung jawab terhadap sistim ERP di PT IKI dalam

mengendalikan persediaan dapat dikatakan berjalan sesuai

pemahaman sistem ERP. Sistem ERP mampu memenuhi sebagian

besar kebutuhan informasi umum dalam organisasi atau dalam subunit

organisasional. Sistem ERP mampu menyediakan informasi bagi

pemakai dalam bentuk output dari berbagai simulasi layanan sistem

ERP yang dijalankan dalam pengendalian persediaan material.

Tetapi sampai saat ini masih ada data proyek masih dikerjakan

dengan cara manual yang merupakan keputusan dari pimpinan

perusahaan. Jika mengacu pada pendapat O'Brein (2015) yang

 83

mengemukakan bahwa. Enterprise Resource Planning (ERP)

merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang

menghubungkan proses pemesanan barang, manajemen inventarisasi

dan kontrol, perencanaan distribusi dan produksi, dan keuangan. ERP

bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang

mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis

internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik,

distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari

sebuah perusahaan, maka Pimpinan PT IKI (Persero) harus total

menggunakan sistem ERP untuk seluruh unit bisinis perusahaan,

sehingga ERP dapat memberikan informasi yang menyeluruh dan

terkoordinasi dan secara rasional terpadu mampu mentransformasi

data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna

meningkatkan produktivitas dan mutu yang telah ditetapkan.

Persoalan lain yang sering dialami berdasarkan hasil wawancara

dengan informan adalah gap antar pihak-pihak yang saling

berkomunikasi. Apalagi bila yang dikomunikasikan adalah informasi

tentang hal-hal teknis atau hal-hal yang bersifat lanjut (advanced) yang

terkait sistem ERP. Gap ini muncul karena pemahaman yang tidak

sama atau sudut pandang yang berbeda mengenai alur proses

pengolahan data atau informasi dari implementasi sistem ERP.

Fenomena tersebut, menunjukkan sebagian kecil persoalan yang

 84

muncul dalam implementasi ERP di PT IKI (Persero). Perusahaan

perlu mengembangkan mekanisme komunikasi untuk menyampaikan

informasi-informasi tentang keputusan-keputusan tatakelola teknologi

informasi, proses-proses yang terjadi, serta sasaran-sasaran yang

diinginkan hal ini sesuai dengan pendapat O’Brien (2005:703), yang

mengemukakan bahwa sistem informasi manajemen merupakan

kombinasi yang teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan

komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah,

dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi.

Sistem ERP sejatinya adalah mempermudah pekerjaan manusia.

Pemahaman informasi antar berbagai unit yang ada dalam

pengendalian persediaan di PT IKI (Persero) yang mempengaruhi

kinerja implementasi sistem ERP membuat sistem ERP sudah mampu

menghasilkan output dari penerimaan dan pengeluaran persediaan.

Namun dalam hal integrasi keseluruhan unit, sistem ERP belum bisa

menghasilkan informasi terpadu yang diperlukan bagi terlaksananya

kegiatan operasional PT IKI (Persero) dikarenakan masih ada

pengolahan data manual dan permasalahan lainnya, yang pada

akhirnya memberikan beban tambahan kepada manusia sebagai

pengguna. Selain itu, tanpa sistem terintegrasi, maka tidak ada

jaminan data akan sama untuk seluruh keluaran sistem informasi.

Dengan sistem yang terpadu, seluruh proses administrasi diharapkan

 85

menjadi lebih efektif, efisien, transparan, serta mampu menekan hal-

hal  negatif yang menghambat proses yang sedang berlangsung.

b. Sumber Daya

1. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia pengelola sistem ERP di PT IKI

(Persero) sebagian besar memiliki pengetahuan dan kemampuan

mengenai sistem ERP berdasarkan pengalaman dan pelatihan.

Sebagian besar dari sumber daya manusia pengelola memiliki

latar belakang pendidikan beragam dan tidak berhubungan

dengan teknologi informasi. Dalam pengendalian persediaan ada

beberapa operator yang terlibat didalamnya, yaitu Operator

Produksi yang bertugas sebagai peminta material, Operator

Logistik yang bertugas dalam pengadaan material, Operator

Gudang bertugas dalam hal penerimaan, penyimpanan, dan

pengeluaran persediaan, dan operator akuntansi dalam hal

pelaporan. Kendala yang dihadapi dalam pemenuhan sumber

daya manusia untuk sistem ERP yaitu banyak terjadi mutasi

operator ERP karena kebutuhan operasional Persuahaan diluar

sistem ERP dan keterbatasan sumber daya manusia pengelola

(teknisi atau programer).

Jika mengacu pada pendapat O’Brien (2005:5) yang

mengemukakan pentingnya pakar sistem informasi dalam

 86

mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi dalam

suatu organisasi, maka dapat dikemukakan bahwa sumber daya

manusia pengelola ERP PT IKI (Persero) belum dapat

dikategorikan sebagai pakar sistem informasi, karena sebagian

besar dari mereka belum memenuhi standar untuk pengelolaan

sistim informasi, dengan kata lain belum memiliki kompetensi

profesional di bidang ini. Hal inilah yang ditekankan oleh Van

Meter Van Horn (dalam Wibawa et al., 1994:19) bahwa “sumber

daya manusia sangat penting karena sebagai sumber penggerak

dan pelaksana kebijakan”. Faktor mutu sumber daya manusia

pengelola teknologi informasi merupakan salah satu faktor

penentu. Sebaik atau selengkap apapun sarana dan prasana yang

disediakan lembaga dalam membantu pekerjaan manajerial

ataupun operasional, tidak akan berarti atau memiliki manfaat yang

sedikit jika SDM yang melaksanakan, mengoperasikan, atau

mengelola ERP tersebut berkualitas rendah. Untuk itu, efektivitas

penggunaan ERP selain menyiapkan nilai dan norma yang

tercakup dalam budaya, juga perlu mempersiapkan SDM yang

berkualitas tinggi. Yaitu SDM yang well-educated, well tranined,

memiliki etos kerja yang tinggi, motivasi yang tinggi.

 87

2. Finansial

Sumber daya finansial (anggaran) cukup mempengaruhi

pelaksanaan implementasi Implementasi Sistem Enterprise

Resources Palanning (ERP) Portege dalam Pengendalian

Persediaan Material di PT IKI (Persero), utamanya menyangkut

pengadaan sarana dan prasarana yang akan mendukungnya.

Sumber daya finansial pada umumnya membicarakan tentang

berapa banyak dana harus diinvestasikan, diinvestasikan untuk

apa, dan bagaimana merekonsiliasikan berbagai kebutuhan.

Besarnya belanja teknologi informasi biasanya dikaitkan dengan

penilaian tentang tingkat dukungan sistem ERP terhadap strategi

yang dijalankan oleh Perusahaan.

Mengacu kepada pendapat O’Brien (2005:5) mengenai sumber

daya atau komponen sistem informasi yang mencakup perangkat

keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan jaringan,

maka dapat diketahui bahwa seluruh kebutuhan baik perangkat

keras maupun perangkat lunak dan seluruh perangkat pendukung

untuk beroperasinya standar minimal sistem ERP di lingkungan PT

IKI (Persero) telah tersedia. Berdasarkan penelusuran data

dokumentasi, dapat diketahui bahwa sampai saat ini PT IKI

(Persero) telah mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk

pengadaan berbagai sarana dan prasarana pendukung teknologi

 88

informasi, seperti perangkat komputer dengan koneksi wireless

LAN untuk yang berada di setiap ruangan Operator ERP, Fasilitas

koneksi internet, fasilitas hotspot untuk akses internet nirkabel yang

tersebar di seluruh lingkungan PT IKI (Persero), dan server 1 unit,

c. Sikap Pelaksana

Sikap pelaksana sangat mempengaruhi pelaksanaan implementasi

Implementasi Sistem Enterprise Resources Palanning dalam

Pengendalian Persediaan Material di PT IKI (Persero). Penelitian ini

melihat sikap pelaksana menyangkut kepuasan yang dirasakan oleh

pelaksana teknis dalam bekerja dengan menggunakan sistem

Enterprise Resources Palanning (ERP), dan penerimaan atau

penolakan pelaksana teknis atas kebijakan sistem ERP tersebut dalam

lingkungan PT IKI (Persero).

Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi sistem ERP di

PT IKI (Persero) secara umum disetujui oleh pelaksana maupun

bagian atau divisi yang terkait karena manfaat yang telah dirasakan

sangat membantu pelaksana dalam kelancaran kerja. Hal tersebut

sesuai dengan pendapat Leon (2008) yang menjelaskan bahwa

Enterprise Resources Palanning (ERP) merupakan solusi perngkat

lunak (software) bagi perusahaan dalam menintegrasikan dan

mengotomatisasi fungsi bisnisnya. Integrasi informasi secara real-time

diseluruh bidang fungsional organisasi dapat meningkatkan efisiensi

 89

operasional dan membantu manajer dalam pengambilan keputusan

yang tepat guna membuat organisasi lebih kompetitif.

Namun kendala yang dihadapi, seperti salah satu unit bisnis

perusahaan yaitu proyek pembangunan kapal baru belum dimasukkan

ke sistem karena kebijakan dari pimpinan PT IKI (Persero) membuat

sistem ini belum bisa dimaksimalkan, sehingga sistem ERP belum bisa

sepenuhnya terintergrasi di PT IKI (Persero) sehingga operator

merasa belum puas dengan sistem ERP

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan di atas, maka

peneliti menyimpulkan kelebihan dan kelemahan implementasi ERP

Portege sebagai alat pengendalian persediaan pada PT IKI (Perero)

Makassar dalam bentuk matriks berikut ini ;

Tabel 4.1 Kelebihan dan Kelemahan Implementasi ERP

No. Sub Fokus Kelebihan Kelemahan

1. Komunikasi Pemahaman informasi antar Sampai saat ini masih

berbagai unit yang ada ada data proyek masih
dalam pengendalian dikerjakan dengan cara
persediaan di PT IKI manual yang merupakan
(Persero) yang keputusan dari pimpinan
mempengaruhi kinerja perusahaan, sehinnga
implementasi sistem ERP dalam hal integrasi
membuat sistem ERP sudah keseluruhan unit, sistem
mampu menghasilkan ERP belum bisa
output dari penerimaan dan menghasilkan informasi
pengeluaran persediaan. terpadu yang diperlukan
bagi terlaksananya
kegiatan operasional PT
 90

IKI (Persero).

2. Sumber Sumber daya manusia Sumber daya manusia

daya Sumber daya manusia Keterbatasan sumber
dalam mengelola sistem daya manusia pengelola
ERP di PT Industri Kapal (teknisi atau programer)
Indonesia (Persero) dalam sehingga sumber daya
hal kuantitas telah terpenuhi manusia pengelola ERP
dengan melakukan PT IKI (Persero) belum
perekrutan karyawan baru dapat dikategorikan
untuk mengisi masing- sebagai pakar sistem
masing modul yang ada informasi, karena
dalam sistem ERP sebagian besar dari
mereka belum memenuhi
Sumber daya finansial standar untuk
Seluruh kebutuhan baik pengelolaan sistim
perangkat keras maupun informasi, dengan kata
perangkat lunak dan seluruh lain belum memiliki
perangkat pendukung untuk kompetensi profesional di
beroperasinya standar bidang ini. PT IKI
minimal sistem ERP di (Persero) hanya memiliki
lingkungan PT IKI (Persero) satu orang IT.
telah tersedia
Sumber daya finansial
Belum ada perencanaan
penganggaran dalam
pemeliharaan peralatan
teknis, dan pemeliharan
jaringan komputer
3. Sikap Secara umum disetujui oleh Secara umum pelaksana
pelaksana pelaksana maupun bagian belum puas dengan
atau divisi yang terkait sistem karena dalam hal
karena manfaat yang telah integrasi keseluruhan
dirasakan sangat membantu unit, sistem ERP belum
pelaksana dalam bisa menghasilkan
kelancaran kerja informasi terpadu yang
diperlukan bagi
terlaksananya kegiatan
operasional PT IKI
(Persero).
Sumber: Peneliti, 2019