KEMENTERIAN DALAM NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
GOLONGAN II

PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP PINDAH DATANG PENDUDUK

MELALUI PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL DI DINAS KEPENDUDUKAN
DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PEKANBARU

Disusun Oleh :
Nama : Nur Fitriyani, A.Md
NIP : 19940320 202203 2 015
Jabatan : Pengelola Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan
Instansi : Pemerintah Kota Pekanbaru
Kelas/Kelompok : Angkatan XXIX
No. Presentasi : A29.2.17
Gelombang :V

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2022
 LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKTUALISASI

JUDUL : PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP PINDAH

DATANG PENDUDUK MELALUI PENGGUNAAN
MICROSOFT EXCEL DI DINAS KEPENDUDUKAN
DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PEKANBARU

NAMA : NUR FITRIYANI, A.Md

NIP : 19940320 202203 2 015
PANGKAT/GOL : PENGATUR (II/c)
JABATAN : PENGELOLA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN
INSTANSI : PEMERINTAH KOTA PEKANBARU
KELAS/KELOMPOK : ANGKATAN XXIX
NO. PRESENTASI : A29.2.17

Disetujui untuk diimplementasikan pada tahap Habituasi, dan selanjutnya

diujikan pada Seminar Rancangan Aktualisasi Latsar CPNS Golongan II
Angkatan/Gelombang XXIX yang dilaksanakan pada tanggal 29 September 2022
di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri.

Pekanbaru, 23 September 2022

Coach, Mentor,

Fitria Agustina, S.STP R. Vivi Olivia Reindra Lestari, S.Ip

NIP. 19960308 201808 2 002 NIP. 19780513 200604 2 005
 BERITA ACARA
SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI

Pada Hari : Kamis

Tanggal : 29 September 2022
Pukul :
Tempat :

Telah Diseminarkan Rancangan Aktualisasi Latsar CPNS Angkatan XXIX

Tahun 2022
JUDUL : PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP PINDAH
DATANG PENDUDUK MELALUI PENGGUNAAN
MICROSOFT EXCEL DI DINAS KEPENDUDUKAN
DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PEKANBARU

DISUSUN OLEH : NUR FITRIYANI, A.Md

KELAS : ANGKATAN XXIX
NO. PRESENTASI : A29.2.17
INSTANSI : PEMERINTAH KOTA PEKANBARU
JABATAN : PENGELOLA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN

Dan telah mendapat pengujian/komentar/masukan/saran dari Penguji,

Mentor dan Coach/Moderator.
COACH PESERETA

FITRIA AGUSTINA, S.STP NUR FITRIYANI, A.Md

NIP. 19960308 201808 2 002 NIP. 19940320 202203 2 015
PENGUJI MENTOR

SHOHIBUL AZMI RIVAI, SE, M.Si R. VIVI OLIVIA REINDRA L, S.Ip

NIP. NIP. 19780513 200604 2 005
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah Subhanahu Wata’ala atas berkat, rahmat, dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aktualisasi dan
Habituasi ini dengan judul “Pengelolaan dan Penataan Arsip Pindah Datang
Penduduk Melalui Penggunaan Microsoft Excel Di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru “.
Laporan Rancangan Aktualisasi ini disusun sebagai salah satu syarat
kelulusan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II Angkatan
XXIX Tahun 2022 sebagai bentuk pemahaman konseptual dan internalisasi nilai
– nilai dasar PNS yang akan diterapkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Pekanbaru.
Dalam menyelesaikan Rancangan Aktualisasi ini penulis banyak mendapatkan
bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, sehingga penulis dapat
menyelesaikan rancangan aktualisasi ini sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak – pihak yang
telah banyak membantu diantaranya :
1. Ibu Fitria Agustina, S.STP, dari PPSDM Regional Bukittinggi Kementerian
Dalam Negeri Republik Indonesia sebagai Coach dalam pembuatan
Rancangan Aktualisasi.
2. Ibu R. Vivi Olivia Reindra Lestari, S.Ip sebagai Mentor dalam pembuatan
Rancangan Aktualisasi.
3. Ibu R. Maria Ulfa, S.E, selaku kepala bidang pelayanan pendaftaran
penduduk yang telah memfasilitasi pelaksanaan aktualisasi di ruangan
tersebut.
4. Bapak, ibu dan rekan – rekan PNS dan THL di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru yang memberikan dukungan.
5. Orang tua serta keluarga saya yang banyak memberikan dukungan, doa
serta semangat tanpa henti.
6. Teman – teman seperjuangan Latsar CPNS Tahun 2022
Penulis menyadari bahwa rancangan ini jauh dari kesempurnaan dan masih
banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari
berbagai pihak guna meningkatkan mutu rancangan sehingga dapat memberikan
manfaat bagi pembaca.

Penulis

Nur Fitriyani, A.Md

 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKTUALISASI

BERITA ACARA SEMINAR RANCANGAN AKTUALISASI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan
C. Ruang Lingkup
BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA
A. Profil Instansi
B. Profil Peserta
C. Role Model
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI
A. Deskripsi Isu
1) Isu Ke-1
2) Isu Ke-2
3) Isu Ke-3
B. Penetapan Core Isu
C. Analisis Core Isu
D. Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu
E. Matrik Rancangan Aktualisasi
F. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi NND PNS (BerAKHLAK)
BAB IV RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI
DAFTAR PUSTAKA
 DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Penetapan Core Isu
Tabel 3.2 Deskripsi Kriteria Aktual
Tabel 3.3 Deskripsi Kriteria Problematika
Tabel 3.4 Deskripsi Kriteria Kekhalayakan
Tabel 3.5 Deskripsi Kriteria Layak
Tabel 3.6 Analisis Core Isu
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Pekanbaru
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Indeks pembangunan manusia merupakan salah satu tolak ukur kualitas
sumber daya manusia di suatu negara. Aparatur Sipil Negara (ASN) menjadi
sumber daya manusia penggerak roda pemerintahan yang dituntut memiliki
profesionalisme, akuntabilitas, dan netralitas dalam menjalankan fungsinya
sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik serta perekat dan pemersatu
bangsa sebagaimana disebutkan dalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014
pasal 10 tentang Aparatur Sipil Negara. ASN diharapkan memiliki kekuatan dan
kemampuan yang profesional dalam melaksanakan tugas dan fungsinya
sehingga dapat memberikan pelayanan prima serta mampu mendorong
perubahan pada kondisi birokrasi yang lebih baik, khususnya, di lingkup
Pemerintahan Kota Pekanbaru.
Dalam menjalankan tugas, ASN wajib mengaktualisasikan nilai – nilai dasar
profesi ASN dalam keseharian kerja. Sesuai dengan amanat undang- undang,
untuk mengimplementasikan nilai – nilai dasar tersebut kepada setiap ASN,
maka calon ASN harus mengikuti tahapan pelatihan dasar (LATSAR). Sistem
pembelajaran pada pelatihan dasar Calon Pegawai Negeri Sipil menuntut
peserta pelatihan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN yaitu
BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyalis,
Adaptif dan Kolaboratif). Melalui pembelajaran aktualisasi ini, diharapkan dapat
menjadi landasan ASN dalam pelaksanaan setiap kegiatan dalam melaksanakan
tupoksinya.
Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan
yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam
suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas
organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Terkait dengan pengelolaan
kearsipan di Indonesia diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan
adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Pada dasarnya arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan Pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 antara lain
dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin
terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara
kearsipan nasional, (b) menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang undangan, (d)
menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, (e)
mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara, (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,
sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa dan (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti pengtingnya kearsipan yaitu
mempunyai jangkauan yang amat luas. Di mana kearsipan mempunyai peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala
kegiatannya baik pada kantor-kantor lembaga negara dan swasta. Dalam proses
penyajian imformasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan
merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik
di bidang kearsipan. Suatu lembaga baik itu lembaga negara atau swasta tidak
akan sanggup memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika
lembaga tersebut tidak memiliki manajemen kearsipan yang baik dan teratur.
Arsip dapat dikatakan suatu sistem dimana satu sama yang lain saling berkaitan
dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program
kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun
pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan.
Sub bidang pindah datang penduduk pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru adalah salah satu bagian dari instansi daerah
sehingga merupakan suatu kewajiban bagi pegawai yang ada dalam instansi ini
untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, agar pelayanan keadministrasian
publik dapat ditingkatkan kualitasnya dimana dalam pemerintahan saat ini
menekankan pentingnya “good governance” melalui suatu sistem pengelolaan
kearsipan, sehingga dapat memberikan kemudahan dalam menerapkan prinsip
akuntabilitas instansi.
Pada sub bidang pindah datang penduduk terdapat beberapa kendala
yang perlu mendapat perhatian untuk meningkatkan kinerja pelayanan yang
mana belum optimalnya pengelolaan dan penataan dokumen pindah datang
penduduk, hal ini dapat dilihat pada kondisi masih kesulitannya petugas dalam
mencari dokumen yang diperlukan. Belum teraturnya pengelolaan dokumen
dikarenakan belum mempunyai ruang yang memadai sebagai tempat menyusun
dokumen pindah datang penduduk.
Dari sisi lain kondisi sumber daya manusia (SDM) belum tersedianya
petugas yang mengelola atau melakukan penataan pada dokumen pindah
datang penduduk, dan belum adanya koordinasi terkait pengelolaan dokumen
tersebut.
Berdasarkan dari uraian diatas, penulis fokus untuk mengangkat isu
belum optimalnya penataan dan pengelolaan arsip dokumen pindah datang
penduduk pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru.
 Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan adanya upaya yang
nyata dan realistis. Penulis melakukan aktualisasi dengan judul “Pengelolaan
Dan Penataan Arsip Pindah Datang Penduduk Melalui Penggunaan
Microsoft Excel Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota
Pekanbaru”.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Peserta Pelatihan Dasar CPNS diharapkan mampu menerapkan nilai –
nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawab di unit kerja masing – masing sehingga mendukung
penyelenggaraan pemerintah yang diharapkan masyarakat.
2. Tujuan Khusus
Melalui aktualisasi ini diharapkan dapat mengoptimalkan pengelolaan
dan penataan dokumen pindah datang penduduk agar dapat
mempermudah dalam mencari, mengolah, dan menjaga berkas pindah
datang penduduk.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup aktualisasi ini adalah sub bidang pindah datang penduduk
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru dengan menerapkan
nilai – nilai dasar ASN yaitu BerAKHLAK (Berorientasi pelayanan, Akuntabel,
Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif).
 BAB II
PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

A. Profil Instansi
1. Gamabaran Umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Pekanbaru

Gambar 2.1 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Pekanbaru

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 12 Tahun 1983 bahwa

Penyelenggaraan Catatan Sipil yang semua merupakan tanggung jawab
Departemen Kehakiman, dialihkan menjadi kewenangan dan tanggung
jawab Departemen Dalam Negeri, yang petugas pencatatannya dinamakan
Pegawai Catatan Sipil. Dan Pemerintah Menteri Dalam Negeri Nomor 28
Tahun 2005 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk
dan Pencatatan Sipil di Daerah.
Dinas kependudukan dan pencatatan sipil adalah penyelenggara
pemerintahan di daerah tugas dan tanggung jawab yang sama dengan
provinsi, atau gubernur, namun dalam wilayah yang terbatas. Ada beberapa
jenis layanan yang di berikan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
guna menunjang kinerja pelayanan publik. Layanan tersebut tidak hanya
pelayanan KTP dan KK saja namun masih ada layanan terkait agar
masyarakat semakin di mudahkan untuk mendapatkan akses pengurusan
administrasi kependudukan dan catatan sipil.Dalam penyelenggaraan
pemerintahan didaerah, Penyelenggaraan pelayanan pablik meliputi
pembuatan Kartu Keluarga, Akta kelahiran, Catatan Sipil dan Kartu
Kependudukan, yang menunjang pelayanan pemerintahan daerah.
Sejalan dengan perkembangan Administrasi Catatan Sipil maka dengan
Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 51 Tahun 1993 Kantor
Catatan Sipil Kotamadya Pekanbaru dialihkan statusnya dari tipe C menjadi
tipe B dan untuk Kegiatan Operasionalnya ditindak lanjuti dengan Surat
Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Riau Nomor : 698/IX/1993
tentang Struktur Organisasi Kantor Catatan Sipil tipe B Kotamadya Daerah
Tingkat II Pekanbaru.
Peraturan Pemerintah Nomor : 84 Tahun 2000 tentang Pedoman
Organisasi dan Tata Kerja Dinas, dan selanjutnya ditindaklanjuti dengan
Peraturan Daerah Kota Pekanbaru Nomor 7 Tahun 2001 tentang
Pembentukan Struktur Organisasi Tata Kerja Dinas, maka secara resmi
urusan Pencatatan Sipil yang dilaksanakan oleh Kantor Catatan Sipil
menjadi kewenangan urusan Dinas Pendaftaran Penduduk, yang tugas
operasionalnya berdasarkan kepada Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun
2000 tentang Pendaftaran Penduduk Jo Kpts. Walikota Pekanbaru No. 2
Tahun 2002 tanggal 24 Januari 2002 tentang Penatausahaan
Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan dalam Kota Pekanbaru yaitu
meliputi Kegiatan Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Penerbitan
Akta Catatan Sipil.
Selanjutnya dengan diberlakukannya undang-undang Nomor 24 Tahun
2013 perubahan atas undang-undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang
Administrasi Kependudukan, maka masa berlaku KTP-el ditetapkan berlaku
seumur hidup dan pencetakan KTP-el yang selama ini dilaksanakan
terpusat di Jakarta diserahkan kepada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru.
2. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Pekanbaru Nomor 9 Tahun 2016
tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah Kota Pekanbaru
Juncto Peraturan Walikota Pekanbaru Nomor 104 Tanggal 30 September
Tahun 2016 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru, Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil memiliki tugas pokok Melaksanakan
urusan pemerintahan di bidang administrasi kependudukan dan pencatatan
sipil. Untuk menyelenggarakan tugas pokok dimaksud, Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru mempunyai fungsi
sebagai berikut :
a. Penyusunan program dan anggaran;
b. Pengelolaan keuangan;
c. Pengelolaan perlengkapan, urusan tata usaha, rumah tangga dan
barang milik daerah;
d. Pengelolaan urusan ASN;
e. Penyusunan perencanaan di bidang pendaftaran penduduk,
pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi
kependudukan, kerjasama administrasi kependudukan,
pemanfaatan data dan dokumen kependudukan serta inovasi
pelayanan administrasi kependudukan;
f. Perumusan kebijakan teknis di bidang pendaftaran penduduk,
pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi
kependudukan, kerjasama, pemanfaatan data dan dokumen
kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi
kependudukan;
g. Pelaksanaan pelayanan pendaftaran penduduk;
h. Pelaksanaan pelayanan pencatatan sipil;
i. Pelaksanaan pengelolaan informasi administrasi kependudukan;
j. Pelaksanaan kerjasama administrasi kependudukan;
 k. Pelaksanaan pemanfaatan data dan dokumen kependudukan;
l. Pelaksanaan inovasi pelayanan administrasi kependudukan;
m. Pembinaan, koordinasi, pengendalian bidang administrasi
kependudukan;
n. Pelaksanaan kegiatan penatausahaan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil;
o. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Adapun dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Kepala Dinas
didukung oleh 5 (lima) unit kerja Eselon III yang dibantu oleh 3 (tiga) Eselon
IV sebagaimana terlihat pada Gambar 2.1. Selanjutnya Susunan
Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru
terdiri dari :
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris, membawahi :
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
b. Sub Bagian Keuangan;
c. Sub Bagian Program.
3. Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, membawahi :
a. Seksi Identitas Penduduk;
b. Seksi Pindah Datang Penduduk;
c. Seksi Pendataan Penduduk.
4. Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, membawahi :
a. Seksi Kelahiran;
b. Seksi Perkawinan dan Perceraian;
c. Seksi Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan dan
Kematian.
5. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
membawahi :
a. Seksi Informasi Administrasi Kependudukan;
b. Seksi Pengolahan dan Penyajian Data;
 c. Seksi Tata Kelola dan Sumber Daya Manusia, Teknologi
Informasi dan Komunikasi.
6. Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan, membawahi :
a. Seksi Kerjasama;
b. Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumentasi Kependudukan;
c. Seksi Inovasi Pelayanan.
7. Unit Pelaksana Teknis Dinas ( UPTD )
8. Kelompok Jabatan Fungsional.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Pekanbaru
3. Visi dan Misi Kota Pekanbaru
Melalui pendekatan politis, teknokratik, patrisipatif serta bottom up dan
top down maka Visi Kota Pekanbaru 2017-2022 adalah : “Terwujudnya
Pekanbaru Sebagai Smart City Yang Madani” yang akan
diimplementasikan melalui lima Misi sebagai berikut :
 1) Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang Bertaqwa, Mandiri,
Tangguh dan Berdaya saing tinggi;
2) Mewujudkan pembangunan masyarakat madani, dalam lingkup
masyarakat berbudaya melayu;
3) Mewujudkan Tata kelola kota cerdas dan penyediaan infrastruktur
yang baik;
4) Mewujudkan pembangunan ekonomi berbasiskan ekonomi
kerakyatan dan ekonomi padat modal, pada tiga sektor unggulan yaitu
jasa, perdagangan dan industri (olahan dan MICE);
5) Mewujudkan lingkungan perkotaan yang layak huni (livevable City)
dan ramah lingkungan (Green City).
Berpijak pada misi diatas, maka misi pembangunan jangka menengah
Berdasarkan urusan dan kewenangan yang dimiliki, dalam rangka
pencapaian visi dan misi Walikota dan Wakil Walikota Pekanbaru
sebagaimana termuat dalam dokumen RPJMD Kota Pekanbaru tahun
2017-2022, Disdukcapil Kota Pekanbaru berkontribusi untuk pencapaian
misi ke-3 (tiga) yaitu ; “Mewujudkan Tata Kelola Kota Cerdas dan
Penyediaan Infrastruktur yang Baik”.
Adapun tujuan dari misi ke-3 tersebut adalah “Meningkatnya
penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang bersih, transparan dan
akuntabel”, dengan indikator Kinerja “Indeks Reformasi Birokrasi”.
Sedangkan sasaran dari Misi ke-3 adalah “Meningkatnya Kualitas
Pelayanan Publik” dan “Meningkatnya kinerja penyelenggaraan
pemerintahan” dengan Indikator Kinerja “Indeks Kepuasan Masyarakat”
dan “Nilai AKIP”.
Tugas dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam
menyelenggarakan administrasi Kependudukan, terkait erat dengan
pencapaian misi tersebut diatas. Mengingat objek pembangunan di Kota
Pekanbaru adalah penduduk Kota Pekanbaru, maka harus ditunjang
dengan kepemilikan dokumen kependudukan yang baik, sehingga
memudahkan pemerintah dalam memberikan layanan publik.
B. Profil Peserta

Peserta merupakan CPNS Pemerintah Kota Pekanbaru Gelombang V

Angkatan XXIX yang sedang mengikuti Pelatihan Dasar yang dilaksanakan
oleh Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia (LAN RI). Peserta
merupakan salah satu pegawai pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Pekanbaru dengan status CPNS Pengelola Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan pada unit kerja seksi pindah datang penduduk
bidang pelayanan pendaftaran penduduk. Berikut data diri peserta :
Nama : Nur Fitriyani, A.Md
NIP : 19940320 202203 2 015
Tempat/Tanggal Lahir : Siak / 20 Maret 1994
Jenis Kelamin : Perempuan
Pendidikan : D3 Manajemen Informatika
Instansi Pendidikan : Universitas Riau
Golongan / Ruang : II/c
Berdasarkan Peraturan Walikota Pekanbaru Nomor 104 Tahun 2016
tentang Kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru, maka dapat
dijabarkan uraian kerja dari unit kerja peserta sebagai berikut :
1. Seksi Pindah Datang Penduduk mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis,
 pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pelayanan pindah
datang penduduk.
2. Seksi Pindah Datang Penduduk dalam melaksanakan tugas
sebagaimana dijelaskan sebelumnya menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan perencanaan pindah datang penduduk.
b. Perumusan kebijakan teknis pindah datang penduduk.
c. Pelaksanaan pembinaan dan koordinasi pelaksanaan pindah
datang penduduk.
d. Pelaksanaan pelayanan pindah datang penduduk.
e. Pelaksanaan tugas – tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
sesuai dengan tugas dan fungsinya.

C. Role Model

Ibu R. Vivi Olivia Reindra Lestari, S.Ip atau biasa dipanggil bu vivi
merupakan role model dalam menerapkan perilaku Ber-AKHLAK di
lingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru. Bu
vivi merupakan Kepala Seksi Pindah Datang Penduduk sekaligus mentor
penulis dalam melaksanakan aktualisasi. Sebagai kasi pindah datang
penduduk, beliau memiliki jiwa kepemimpinan yang mampu merangkul dan
mengarahkan staffnya dengan sangat baik. Beliau adalah sosok yang sangat
terbuka terhadap perkembangan ilmu baru khuusnya pada subbidang pindah
datang penduduk yang selalu berubah, beliau menghargai setiap ide dan
inovasi yang diberikan untuk kemajuan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil.
Selama melakukan bimbingan/diskusi dengan beliau, penulis banyak
mendapatkan arahan dan ilmu terkait pengelolaan dan penataan dokumen
pindah datang penduduk menggunakan Microsoft excel. Beliau menghargai
setiap gagasan dan ide yang penulis sampaikan, memberikan masukan yang
solutif serta memberikan kesempatan kepada penulis untuk berkolaborasi
dengan bidang ilmu yang lain agar aktualisasi yang dijalankan oleh penulis
dapat berjalan dengan lancer. Beliau juga merupakan sosok yang bijaksana
dan teladan yang baik bagi penulis dalam menjalankan perannya sebagai
ASN di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru.
 BAB III
RINGKASAN RANCANGAN AKTUALISASI

A. Deskripsi Isu
1) Isu Ke-1 : Belum optimalnya pengelolaan arsip untuk dokumen
pindah datang penduduk
Saat pengguna layanan (masyarakat) mengajukan proses pindah atau
proses kedatangan maka pengguna layanan (masyarakat) dapat
mengajukan melalui beberapa layanan yang disediakan seperti melalui
media online pada link disdukcapil.pekanbaru.go.id, atau tatap muka
langsung diloket pelayanan pindah datang penduduk dan ada juga terdapat
layanan bagi masyakat yang telah menetap di daerah tujuan namun belum
memproses kepindahannya di daerah asal dapat mendatangi disdukcapil
setempat untuk kemudian diproses kepindahannya melalui aplikasi antar
bidang pindah datang melalui aplikasi e-office yang digunakan untuk
seluruh unit pindah datang seluruh Indonesia. Setiap proses pindah datang
yang dilakukan umumnya harus melengkapi persyarakat kartu keluarga dan
formulir F103, dan untuk pemrosesan kedatangan pengguna perlu
melampirkan SKPWNI (Surat Keterangan Pindah), dan dalam sebulan
pelayanan pindah datang penduduk dapat mencapai lebih kurang 1300
berkas perpindahan dan 1700 berkas kedatangan yang merupakan jumlah
dari perpindahan melalui media website, e-office ataupun tatap muka. Dan
perlu dilakukan pengelolaan pada dokumen pindah datang penduduk, yang
selama ini prosesnya terpisah,
Dokumen yang diajukan masyarakat melalui media website tersimpan
dalam database yang dikelola oleh bidang lain yang mengelola website
tersebut, sehingga memerlukan waktu dan upaya untuk menghubungi pihak
terkait dalam mencari berkas yang dibutuhkan.
Dokumen pindah datang yang diajukan melalui media e-office antar
bidang pindah datang penduduk seluruh Indonesia dikelola oleh bidang
pindah datang itu sendiri namun belum maksimal dalam pengarsipannya.
Karena masih banyak yang belum diarsipkan dengan baik.
 Dokumen pindah datang yang diajukan oleh masyarakat yang langsung
datang ke dinas kependudukan dan pencatatan sipil, setelah proses
pengajuan berkasnya selesai maka dokumen tersebut akan disimpan di
dalam lemari dan belum maksimal pencatatan pengarsipannya, sehingga
saat berkas – berkas yang telah disimpan tadi diperlukan kembali
dikemudian hari, maka petugas mencarinya dengan membuka kembali
berkas – berkas tersebut untuk mencari data yang diperlukan.
Dampak yang dapat terjadi dari tidak terkontrolnya pengelolaan
dokumen ini adalah tidak terdatanya berkas, pencarian dokumen
membutuhkan waktu yang lama, dokumen mudah hilang, keamanan dan
kerahasiaan dokumen tidak terjamin, serta menurunnya produktivitas. Hal
ini dapat merugikan banyak pihak.
Sehingga dibutuhkan ASN yang berkarakter dan professional serta
bertanggung jawab untuk dapat mengelola arsip dokumen agar penataan
arsip tetap terjaga, dan kerja sama yang baik juga menjadi salah satu hal
penting agar pengelolaan dan penataan arsip dokumen tersebut menjadi
lebih baik.
2) Isu Ke-2 : Belum tersedianya buku saku bagi pengguna aplikasi e-
office di disdukcapil pekanbaru
E-Office merupakan suatu sistem berbasis web yang dikembangkan
secara khusus untuk mempermudah pegawai dalam melakukan kegiatan
pindah datang penduduk yang berbasiskan pada teknologi informasi dan
komunikasi. Aplikasi ini baru mulai digunakan pada 9 Juni 2022 yang
fungsinya adalah sebagai media yang dapat digunakan untuk mengajukan
proses kepindahan dan kedatangan penduduk.
Dalam prosesnya dilakukan antar sub bidang pindah datang penduduk
seluruh Indonesia. Dimana dalam prosesnya pengguna layanan
(masyarakat) mendatangi disdukcapil daerah tempat tinggalnya untuk
kemudian memproses kepindahan atau kedatangannya dan dokumen
tersebut di input kedalam sistem e-office. Dan dari e-office ini akan diproses
pihak terkait dalam hal ini adalah admin e-office daerah yang dituju, yang
kemudian di proses lagi data tersebut oleh admin tujuan didalam sistem
SIAK Terpusat. Baru selesai datanya selesai diolah akan dikirim kembali ke
disdukcapil termohon dalam bentuk surat keterangan pindah.
Dalam proses menggunakan sistem e-office ini perlu bagi petugas
(admin) untuk memahami fungsi dan alur dari sistem e-office, namun belum
terdapat modul panduan atau pedoman bagi petugas (admin), sehingga
dalam berjalannya proses di sistem ini petugas (admin) akan kesulitan
menghadapi sistem yang akan dikelolanya, dan dari hal ini akan berdampak
pada kinerja sub bidang pindah datang penduduk seperti pemrosesan
berkas akan memakan waktu lama, tanpa adanya panduan maka petugas
tidak dapat melakukan fungsi sistem tersebut dengan baik, dapat terjadi
kesalahan dalam penginputan data, serta dapat terjadi kesalahan dalam
pengiriman data. Sehingga hal ini menyebabkan banyak pihak yang akan
dirugikan, baik dari petugas (admin), disdukcapil, dan masyarakat.
Dalam hal ini diperlukan ASN yang berkarakter dan professional serta
bertanggung jawab untuk dapat memahami dan mengelola sistem e-office
tersebut, agar pelayanan terhadap masyarakat tidak tertunda dan
terlaksana dengan baik.
3) Isu Ke-3 : Belum optimalnya layanan pengaduan pindah datang
penduduk
Setiap harinya puluhan chat akan masuk ke wa pengaduan pindah
datang penduduk dengan bermacam – macam persoalan dan pertanyaan.
Mulai dari pertanyaan terkait persyaratan perpindahan penduduk ataupun
kedatangan penduduk, waktu pemrosesan berkas yang telah diajukannya,
waktu pengambilan dokumen, tempat pengambilan dokumen, dan
pengaduan terkait kesalahan dalam penginputan email ataupun lupa
password oleh warga yang melakukan pengajuan. Dan dalam kondisi ini
petugas (admin) membalas chat dari masyarakat satu per satu, dan
terkadang petugas juga perlu memeriksa kembali keabsahan informasi
terkait pertanyaan yang diajukan yang mana petugas memerlukan waktu
 untuk mencari jawaban, agar jawaban yang akan disampaikan tersebut
bersifat fakta yang akurat dan tidak berupa asumsi.
Namun hal ini memerlukan waktu dalam prosesnya dan akan membuat
pengajuan masyarakat (chat) yang masuk akan semakin banyak dan
mengantri untuk mendapat jawaban, dan terkadang ada chat yang
terlangkau atau tidak terbalas oleh petugas (admin).
Dan belum lagi faktor lainnya seperti petugas (admin) pengaduan yang
berhalangan hadir ataupun keperluan/pekerjaan lain yang perlu
didahulukan atau mendesak yang menyebabkan pengaduan masyarakat
(chat) yang masuk dalam wa pengaduan tersebut tidak terjawab oleh
petugas.
Dampaknya adalah masyarakat akan menjadi tidak puas dengan
pelayanan yang diberikan, akan kesulitan mendapat informasi yang mereka
butuhkan, dan tak jarang masyarakat menjadi tidak sabar dan bersikap
emosional.
ASN yang bertanggung jawab dalam hal ini juga harus berkarakter,
berintegritas, dan professional dalam mengoptimalkan pelayanan kepada
masyarakat yang memerlukan data dan informasi yang mereka butuhkan.
Dan juga dirasa perlu untuk dilakukan upaya peningkatan layanan melalui
wa pengaduan dalam bentuk chatbot yang akan memberikan balasan
pesan dengan menjalin percakapan dua arah secara real time.

B. Penetapan Core Isu

Teknik analisis kriteria isu yang digunakan sebagai penetapan Core Isu
dalam penulisan rancangan aktualisasi ini adalah teknik analisis APKL (Aktual,
Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan).

Tabel 3.1 Penetapan Core Isu

NO ISU A P K L TOTAL
1 Belum optimalnya penataan dan 5 5 5 5 20
pengelolaan arsip dokumen
 pindah datang penduduk pada
Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru
2 Belum tersedianya buku saku bagi 5 5 3 4 17
pengguna aplikasi e-office pada
Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru
3 Belum optimalnya layanan WA 5 5 4 4 18
Pengaduan Pindah Datang
Penduduk pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Pekanbaru

Berikut ini adalah penjelasan kriteria dari teknik APKL yang digunakan.
Tabel 3.2 Deskripsi Kriteria Aktual

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

5 Sangat Kuat Pengaruhnya
4 Kuat Pengaruhnya
3 Sedang Pengaruhnya
2 Kurang Pengaruhnya
Sangat Kurang
1
Pengaruhnya
Sangat berpengaruh terhadap pelayanan
kepada masyarakat
Kuat pengaruhnya terhadap pelayanan
kepada masyarakat
Sedang pengaruhnya terhadap
pelayanan kepada masyarakat
Kurang pengaruhnya terhadap pelayanan
kepada masyarakat
Sangat kurang pengaruhnya terhadap
pelayanan kepada masyarakat
 Tabel 3.3 Deskripsi Kriteria Problematika

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

5 Sangat Mendesak Sangat mendesak untuk dicari solusinya

4 Mendesak Mendesak untuk dicari solusinya

3 Cukup Mendesak Cukup mendesak untuk dicari solusinya

2 Kurang Mendesak Kurang mendesak untuk dicari solusinya

1 Tidak Mendesak Tidak mendesak untuk dicari solusinya

Tabel 3.4 Deskripsi Kriteria Kekhalayakan

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

Sangat mendesak terhadap hajat hidup
5 Sangat Mendesak
orang banyak
Mendesak terhadap hajat hidup orang
4 Mendesak
banyak
Cukup mendesak terhadap hajat hidup
3 Cukup Mendesak
orang banyak
Kurang mendesak terhadap hajat hidup
2 Kurang Mendesak
orang banyak
Tidak mendesak terhadap hajat hidup
1 Tidak Mendesak
orang banyak

Tabel 3.5 Deskripsi Kriteria Layak

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

Masuk akal, realistis dan relevan untuk

5 Sangat Berdampak
dimunculkan inisiatif pemecahan masalah

4 Berdampak Masuk akal dan realistis

3 Cukup Berdampak Cukup masuk akal dan realistis

2 Kurang Berdampak Realistis

1 Tidak Berdampak Masuk akal

 Berdasarkan tabel matrik penilaian kualitas isu di atas maka dapat
ditentukan isu yang dapat di bahas oleh penyusunan yaitu isu tentang “Belum
optimalnya penataan dan pengelolaan arsip dokumen pindah datang penduduk”.

C. Analisis Core Isu

Dari Isu yang telah didapat melalui Teknik APKL, maka bisa disusun
penyebab isu tersebut menggunakan Teknik USG.
Tabel 3.6 Analisis Core Isu

NO PENYEBAB ISU U S G SCORE RANK

1 Belum teraturnya penataan dan 5 5 5 15 I
pengelolaan arsip dokumen
pindah datang penduduk
2 Belum adanya koordinasi untuk 5 5 4 14 II
mengarsipkan dokumen –
dokumen pindah datang
3 Belum terdapat petugas 5 4 4 13 III
pengelola arsip pindah datang

D. GAGASAN KREATIF PENYELESAIAN ISU

Dengan merujuk pada analisis core isu dalam mencari penyebab isu, maka
gagasan kreatif yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan core isu tersebut
adalah “Melakukan optimalisasi dalam penataan adan pengelolaan arsip pindah
datang penduduk pada sub bidang pindah datang penduduk Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru”.
Gagasan tersebut terkait dengan manajemen ASN, dengan penjelasan
sebagai berikut, bahwa dalam pelaksanaannya diperlukan ASN yang
professional dan memilki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik
dan bersih dari praktik KKN. Dan juga terkait dengan smart ASN dengan
penjelasan sebagai berikut, bahwa dalam praktiknya ASN tidak hanya mampu
mengoperasikan alat, melainkan juga mampu bermedia digital dengan penuh
tanggung jawab terhadap data – data yang dikelolanya.
 Untuk mewujudkan gagasan keatif tersebut, kegiatan – kegiatan yang akan
lakukan selama masa habituasi adalah sebagai berikut :
a. Meminta izin kepada mentor untuk melakukan pengelolaan dokumen
b. Mencari, menyusun dan merapikan kembali berkas – berkas pindah datang
penduduk
c. Melakukan penataan kembali dokumen – dokumen pindah datang
penduduk tersebut dan menyusun berkas tersebut dalam box – box yang di
simpan didalam lemari
d. Memberi label nomor pada berkas, label nomor pada box, dan label nomor
pada rak
e. Menginput data berkas yang diarsipkan tersebut dalam Microsoft excel
untuk mempermudah pencarian data arsip yang telah disusun, sehingga
ketika petugas mencari berkas yang diperlukan, petugas dapat mencari
dengan nama, NIK, atau alamat kemudian akan didapat informasi nomor
rak, nomor box, dan nomor berkas yang dicari tanpa memerlukan waktu
yang lama untuk mencari berkas yang diperlukan.

E. Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Pengelola Sistem Informasi Administrasi Kependudukan,
Seksi Pindah Datang Penduduk, Bidang Pelayanan
Pendaftaran Penduduk Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil, Pemerintah Kota Pekanbaru
Identifikasi Isu : 1. Optimalisasi penataan dan pengelolaan arsip dokumen
pindah datang penduduk
2. Buku saku bagi pengguna aplikasi E-Office
3. Optimalisasi layanan Pengaduan Pindah Datang
Penduduk
Isu yang Diangkat : Belum optimalnya penataan dan pengelolaan arsip
dokumen pindah datang penduduk
Gagasan : Melakukan optimalisasi dalam penataan adan
Pemecahan Isu pengelolaan arsip pindah datang penduduk pada
subbidang pindah datang penduduk Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pekanbaru
 Ko
Keterkaitan Substansi
Te
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output / Hasil Mata Pelatihan (Ber-
Vi
AKHLAK)
Org
1 2 3 4 5
1. Melakukan 1. Menyusun Tersusunnya Berorientasi Terlak
Konsultasi dengan jadwal jadwal konsultasi Pelayanan, menyusun kegiat
atasan konsultasi jadwal konsultasi kepada konsu
langsung/mentor kepada mentor mentor diluar jam denga
tentang pelayanan. merup
rancangan Akuntabel (tanggung perwu
aktualisasi jawab), melaksanakan misi k
kegiatan konsultasi menin
dengan penuh tanggung SDM y
jawab terhadap bertaq
ketersediaan tempat dan mandi
waktu yang dipilih oleh Tangg
mentor. berday
Kompeten (terampil dan tinggi.
cermat), menyusun
jadwal konsultasi
dengan terampil dan
cermat.
Harmonis (kondusif),
membangun suasana
konsultasi yang
kondusif.
Loyal (patuh), mematuhi
setiap peraturan yang
berlaku.
Adaptif (netral / tidak
diskriminatif), menyusun
jadwal konsultasi secara
netral / tidak
diskriminatif, serta
menyesuaikan waktu
kosong mentor.
Kolaboratif (kerjasama),
membangun kerjasama
 yang sinergis antara
atasan dan staf.
2. Melakukan Terdapatnya hasil Berorientasi Pelayanan
konsultasi / konsultasi (ramah dan sopan),
bimbingan (arahan/bimbingan) bersikap ramah serta
kepada mentor dan dokumentasi berpakaian sopan.
Akuntabel (tanggung
jawab), bertanggung
jawab terhadap
kebenaran isi dan tujuan
rancangan aktualisasi.
Kompeten (jelas dan
rinci), menjelaskan isi
laporan aktualisasi
secara jelas dan rinci.
Harmonis (menghargai),
terbuka menerima
perbedaan pendapat
ataupun masukan dari
pimpinan, serta
menghargai keputusan
pimpinan.
Loyal, menjaga nama
baik pimpinan baik di
dalam maupun di luar
ruang konsultasi.
Adaptif (proaktif), aktif
dalam mengemukakan
pendapat dan bertanya.
Kolaboratif (Kerjasama
dan sinergis),
membangun kerjasama
yang sinergis dengan
mentor.
3. Meminta arahan Terdapatnya Berorientasi Pelayanan
/ dukungan dan lembar arahan / (ramah dan sopan),
persetujuan dukungan, adanya bersikap ramah serta
terkait surat persetujuan berpakaian sopan saat
rancangan mentor meminta arahan /
dukungan dan
aktualisasi yang persetujuan rancangan
dilakukan aktualisasi kepada
mentor.
Akuntabel (bertanggung
jawab), bertanggung
jawab saat meminta
arahan / dukungan dan
persetujuan aktualisasi
kepada mentor.
Kompeten (jujur),
bersikap jujur meminta
dukungan yang
diberikan mentor.
Harmonis, tidak
memaksakan
persetujuan pimpinan
terhadap aktualisasi
yang dilakukan.
Loyal, menerima setiap
arahan / dukungan dari
mentor.
Adaptif (proaktif),
proaktif dalam menerima
masukan / kritik dari
mentor.
Kolaboratif (kerjasama),
mewujudkan kerjasama
yang sinergis antara
atasan dan staf
2. Mencari, 1. Mengumpulkan Terkumpulnya Akuntabel : Tersu
menyusun dan berkas-berkas berkas – berkas Mengumpulkan berkas – berkas
merapikan pindah datang pindah datang berkas tersebut dengan pindah
kembali berkas – selama satu penduduk bertanggung jawab, pendu
berkas pindah tahun terakhir cermat, disiplin, dan tidak menja
datang penduduk menyalahgunakan lebih t
kewenangan yang tidak
diberikan hilang
Kompeten : denga
Melaksanakan tugas Pekan
dengan maksimal dan nomor
bersungguh-sungguh mewu
Adaptif : kelola
Dalam mengumpulkan cerdas
berkas ini, harus penye
bertindak proaktif dan infrast
harus dapat yang b
menyesuaikan diri

2. Merapikan Telah rapinya Akuntabel :

berkas-berkas berkas – berkas Merapikan berkas –
pindah datang yang diperlukan berkas tersebut dengan
bertanggung jawab,
cermat, disiplin, dan tidak
menyalahgunakan
 kewenangan yang
diberikan
Kompeten :
Melaksanakan tugas
dengan maksimal dan
bersungguh-sungguh
Adaptif :
Dalam merapikan berkas
- berkas, harus bertindak
proaktif dan harus dapat
menyesuaikan diri
3. Menyusun Tersusunnya Berorientasi Pelayanan
berkas-berkas berkas yang telah : menyusun berkas
yang telah dikelompokkan merupakan tindakan
dikumpulkan berdasarkan bulan yang memberikan suatu
dengan pengajuan perbaikan kondisi yang
melakukan solutif
pengelompokan Akuntabel : dalam
berdasarkan melakukan penyusunan
bulan berkas ini harus bersikap
pengajuannya. jujur, bertanggung jawab,
cermat, dan
berintegritas, serta tidak
menyalahgunakan
kewenangan
Kompeten : Menyusun
berkas tidak dilakukan
asal-asalan namun
melakukannya dengan
sebaik-baiknya
Adaptif : dalam
melakukan proses
penyusunan harus
bertindak proaktif dan
inovatif
3. Melakukan 1. Mencari dan Terkumpulnya box Akuntabel : Tersu
penataan mengumpulkan yang diperlukan melaksanakan tugas berkas
dokumen – box -box yang dengan jujur, pindah
dokumen pindah diperlukan bertanggung jawab, dan pendu
datang penduduk sebagai wadah berintegritas, serta tidak kedala
tersebut dan menyalahgunakan menja
menyusun berkas kewenangan tidak a
tersebut dalam Kompeten : yang t
box – box yang di melaksanakan tugas
simpan didalam dengan sebaik-baiknya
lemari Kolaboratif : minta
kerjasama/izin dari
arsiparis untuk
mengambil box arsip
untuk keperluan
pengarsipan
Adaptif : harus bertindak
proaktif agar dapat
mencari dan
mengumpulkan box yang
diperlukan
2. Menyusun Tersusunnya Akuntabel : melakukan
berkas pindah berkas pindah penyusunan berkas
datang kedalam datang kedalam dengan jujur,
box box bertanggung jawab, dan
berintegritas, serta tidak
menyalahgunakan
kewenangan
Kompeten : melakukan
penyusunan berkas
dengan sebaik-baiknya
Adaptif : harus bertindak
proaktif dan kreatif agar
penyusunan tertara
degan rapi
3. Menyusun box Tersusunnya box Akuntabel : menyusun
yang sudah yang sudah berisi box dengan baik, dan
berisi berkas berkas pindah bertanggung jawab
pindah datang datang kedalam rak Kompeten : melakukan
kedalam rak penyusunan dengan
benar dan tidak asal-
asalan
Adaptif : dalam
penyusunan box ini
harus bersikap proaktif
 dan inovatif agar
penyusunan berkas
mudah ditemukan
4. Memberi label 1. Merancang dan Telah Akuntabel : melakukan Memb
nomor pada menentukan ditentukannya label perancangan format Kemu
berkas, label format penomoran dan dengan baik, dan Ketera
nomor pada box, penomoran kategori warna bertanggung jawab Pemb
dan label nomor label, dan warna Kompeten : Nomo
pada rak label merancangan format dan
kateogri warna dengan
baik dengan tujuan
mempermudah orang
lain memahaminya
Adaptif : dalam
merancang label dan
kategori warna harus
bersikap proaktif dan
inovatif serta kreatif agar
tertata dengan rapi dan
indah
2. Mencetak nomor Tersedianya hasil Akuntabel : mencetak
label sesuai cetakan dari label label nomor dengan
kategori warna penomoran cermat dan bertanggung
jawab
Kompeten : mencetak
dengan teliti agar tidak
terjadi kesalahan
penomoran
Adaptif : dalam
mencetak label dan
kategori warna harus
bersikap proaktif dan
inovatif serta kreatif agar
mendapatkan hasil
cetakkan yang bagus
3. Menempelkan Terpasangnya Akuntabel : harus
label pada label nomor pada dilakukan dengan
berkas, box, dan berkas, box, dan bertanggung jawab,
rak rak cermat dan tidak
 menyalahgunakan
kewenangan
Kompeten : penempelan
nomor label dilakukan
dengan teliti agar tidak
terjadi kesalahan
Adaptif : menempelkan
nomor label dan kategori
warna harus bersikap
proaktif dan inovatif serta
kreatif agar pengarsipan
tertara dengan rapi
5. Menginput data 1. Merancang Tersedia laman Akuntabel : melakukan Mewu
berkas yang laman penginputan perancangan dengan Penat
diarsipkan penginputan berkas pada cermat, bertanggung yang
tersebut dalam berkas di Microsoft excel jawab, dan disiplin denga
Microsoft excel Microsoft excel Kompeten : merancang
untuk laman penginputan ini
mempermudah sekaligus meningkatkan
pencarian data kompetensi diri dan
arsip yang telah melaksanakan tugas
disusun dengan baik
Kolaboratif : merancang
laman penginputan
dengan memanfaatkan
berbabagai sumber daya
untuk tujuan Bersama
Adaptif : dalam
membuat rancangan ini
harus bersikap proaktif
2. Melakukan Telah terinputnya Akuntabel : melakukan
Penginputan data berkas arsip penginputan dengan
data berkas pindah datang teliti, cermat,
pada laman pada Microsoft bertanggung jawab, dan
Microsoft excel excel disiplin
Kompeten : melakukan
penginputan dengan baik
Kolaboratif : Melakukan
penginputan dengan
memanfaatkan
 berbabagai sumber daya
untuk tujuan Bersama
Adaptif : melakukan
penginputan ini harus
bersikap proaktif
3. Melakukan Tersedianya data Akuntabel : melakukan
Pengecekan yang telah sesuai pengecekan dengan
dan Kesesuaian dengan arsip yang cermat, bertanggung
antara Berkas telah disusun jawab, dan disiplin
dalam arsip Kompeten : melakukan
dengan data pengecekan ini dengan
arsip yang sebaik-baiknya
terdapat di Kolaboratif : melakukan
Microsoft excel pengecekan ini dengan
memanfaatkan
berbabagai sumber daya
untuk tujuan Bersama
Adaptif : dalam
pengecekan kesesuaian
berkas ini harus bersikap
proaktif
 DAFTAR PUSTAKA

Apa itu Arsip Serta Pengertian Arsip, Admin buleleng, TANGGAL TERBIT
ARTIKEL : 16 Maret 2021, SOURCE : https://buleleng.bulelengkab.go.id/