SISTEM ATAU CARA PENGARSIPAN

A. Pengertian Arsip
Tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang
menggunakan. Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah
istilah yang mempunyai wahyu arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang
disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistic, film,
kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk
menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah
dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan Arsip Nasional
menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen,
teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas adalah
berasal dari bahasa Belanda Archief yang ucapannya sesuai dengan bahasa
aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi
menjadi arsip. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak
menggetahui secara pasti, tetapi dapat diperkirakan sejak bahasa Belanda
kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang dimaksud arsip
itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka
istilah itu dikenal dengan nama pertinggal. Istilah pertinggal kurang populer
penggunaannya sehingga dikalangan petugas kurang dikenal.
Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah
yang mempunyai wayuh arti. Di satu segi arsip berarti warkat yang disimpan
yang ujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, cd dan
sebagainya. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk
menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah
dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan Arsip Nasional
menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen,
teks lagu Indonesia Raya, dan sebagainya. Istilah arsip yang dibicarakan di
atas adalah berasal dari bahasa Belanda Archief yang ucapannya sesuai
dengan bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya,
sehingga diadopsi menjadi arsip. Sejak kapan istilah itu diadopsi menjadi
arsip, orang tidak mengetahui secara apsti, tetapi dapat diperkirakan sejak

bahasa Belanda kurang popular di Indonesia (sekitar tahun 1950). Kalau yang
dimaksud arsip adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan
organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama pertinggal. Istilah
pertinggal kurang popular penggunaannya sehingga dikalangan petugas
kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti tidak pernah

digunakan,

sampai saat ini masih banyak yang menggunakannya.

Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani Archivum yang artinya
tempat untuk menyimpan. Pada zaman itu tempat menyimpan dokumen
masalah pemerintahan berada di Balai Kota (Archeon). Dengan demikian,
arsip yang mengadopsi istilah archief dari bahasa Belanda yang ada
kemiripan bahasa Yunani Archivum mempunyai wayuh arti. Arsip dapat
berarti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Untuk istilah warkat
yang dalam bahasa Inggris disebut records, adalah catatan-catatan, rekaman,
atau bentuk lain yang merupakan bukti kegiatan suatu organisasi dan belum
dimasukkan ke tempat penyimpanan. Dalam bahasa Perancis arsip adalah
dossier yang berarti catatan baik dalam bentuk tulisan, rekaman, gambar,
atau bentuk lain yang berujud berkas terdiri dari beberapa lembar yang saling
berhubungan. Istilah File untuk orang Inggris yang berarti arsip yang
berasal dari kata Latin Filum berarti tali atau benang yang digunakan untuk
mengikat kumpulan lembaran surat, kuitansi atau laporan agar mudah
disimpan.
B. Batasan Arsip
Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai negara termasuk yang
berasal dari Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer
digunakan adalah istilah arsip yang berasal dari bahasa Belanda Archief. Hal
itu diperkuat dengan adanya UU No. 43 Tahun 2009, yaitu tentang Kearsipan.
Untuk itu ada beberapa batasan arsip seperti berikut ini.
1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai kegunaan

agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat

ditemukan kembali (The Liang Gie, 1990:12).

2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih
diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 :
10)
3. Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berujud
lembaran catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono dkk, 1985:1).
4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan
komunikasi
pemerintahan

yang

dibuat

daerah,

politik, organisasi

dan

teknologi

diterima

lembaga pendidikan,
kemasyarakatan,

dan

informasi

oleh lembaga
perusahaan,

dan

negara,
organisasi

perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU

No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2)
5. Arsip adalah arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis,
disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus Besar
Bahasa Indonesia).
6. Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk
dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,
sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan,
prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
7. Filing (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih
dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan
dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk,
1985 : 3).
8. Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran
bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Jadi, tidak sekedar menyimpan
kumpulan warkat sebagai bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan
cara prosedur penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan
dengan keterangan berikut ini.
a. Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh
3

diletakkan demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip

bagaimana pun kecilnya tetap bersifat rahasia.
b. Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi
harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip
sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
c. Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan
kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah
dan cepat.
C. Daya Guna Warkat
Warkat adalah catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat
sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk sebagai pengingat (alat
bantu ingatan). Warkat otomatis menjadi arsip begitu diproses untuk
penyelesaian suatu kegiatan organisasi. Warkat sebagai bahan arsip
mempunyai 4 kegunaan, yaitu :
1.
2.
3.
4.

guna informasi;
guna yuridis;
guna sejarah;
guna ilmu pengetahuan.
Suatu warkat mungkin mempunyai guna informasi saja atau dapat pula

suatu warkat mempunyai guna informasi, yuridis atau guna yang lain. Jadi,
suatu warkat dapat hanya mempunyai satu macam kegunaan dan dapat pula
mempunyai lebih dari satu macam kegunaan. Di bawah ini dikemukakan
contoh-contoh guna warkat sesuai dengan jenis warkat, antara lain seperti
berikut ini.
1. Surat undangan untuk menghadiri pertemuan (rapat), ini merupakan
warkat yang mempunyai kegunaan informasi. Informasi yang tersirat
dalam warkat ini adalah kapan pertemuan itu diadakan, pukul berapa rapat
itu dimulai, dimana tempat rapat, dan apa acara rapat.
2. Surat perjanjian jual-beli, ini selain mempunyai guna informasi, yaitu
macam jual-beli yang diadakan, kapan mulai diberlakukan, juga secara
yuridis warkat itu mempunyai kewajiban hukum, yaitu hak dan kewajiban
yang harus dipenuhi oleh yang bersangkutan.

3. Berita acara serah terima jabatan suatu organisasi, warkat ini mempunyai
guna sejarah bagi organisasi yang bersangkutan selain informasi dan
yuridis.
4. Laporan penelitian seorang ilmuwan, warkat ini mempunyai guna ilmiah
(guna ilmu pengetahuan) selain guna informasi.
Warkat juga dapat dibedakan menjadi 2 nilai guna sesuai dengan siapa
yang memanfaatkan warkat tersebut. Secara otomatis warkat bernilai guna
bagi organisasi yang menciptakan warkat tersebut atau pemilik warkat (nilai
guna primer). Di samping itu warkat juga dapat dimanfaatkan oleh pihak lain
di luar organisasi pencipta warkat yang bersangkutan (nilai guna sekunder).
Sebagai contoh, laporan tahunan suatu organisasi dapat memiliki nilai guna
primer

karena bermanfaat untuk perkembangan yang akan datang

bagi

organisasi yang bersangkutan. Selain berguna bagi organisasi pencipta atau

pemilik warkat, laporan itu dapat dimanfaatkan oleh organisasi lains sebagai
bahan

informasi

dalam

mengambil

kebijakan

untuk

perkembangan

organisasinya.
Menurut Vernon B. Santen, nilai guna warkat juga tercermin dari isi
warkat yang tercakup dengan satu istilah ALFRED, yaitu :
A---------Administrative value (nilai administrasi)
L----------Legal value (nilai hukum )
F----------Fiscal value (nilai bidang keuangan)
R----------Research value (nilai penelitian)
E----------Educational value (nilai pendidikan)
D----------Documentary value (nilai dokumentasi) (The Liang Gie, 1974 :
215).
Berbagai kegunaan warkat akan sangat terkait dengan seberapa lama akan
disimpan sebagai arsip. Arsip tidak selamanya haru disimpan, tetapi suatu
periode arsip perlu disusut. Sesuai kegunaannya ada arsip yang perlu disimpan
terus dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanan.

D. Penggolongan Arsip
Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam
empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam
penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki
nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya
hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam
jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai
berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda
(T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan
masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5
tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).
3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan
dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini
akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat
dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk
arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)
E. Jenis Arsip
Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan
arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu
disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 510 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi.
Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk
Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit
kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi,
ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering
dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah).
Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak
6

pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang

dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter.
Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan
jenis arsip seperti berikut ini. Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau
macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi, Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
a. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam

perencanaan,

pelaksanaan,

dan

atau

penyelenggaraan

administrasi perkantoran.
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam

perencanaan,

pelaksanaan,

aan

atau

penyelenggaraan

aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.
2. Berdasarkan Nilai Guna , Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip
dapat dibedakan atas:
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan
arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan
pada

kegunaan

untuk

pelaksanaan

tugas

dan

fungsi

lembaga/instansi pencipta arsip.

2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara
dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung
data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau
penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan
umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan

bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban

nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
keterangan
2) yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
3) lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur
fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa
hasil/akibat dari kegiatan itu.
4) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
kegunaan
5) berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan
dengan
6) lembaga/instansi penciptanya.
c. Berdasarkan sifat , Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
1) Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2) Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum.

Berdasarkan

tingkat

penyimpanan

dan

pemeliharaannya
d. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
1) Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip
(depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan
pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
2) Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang
disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip
Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia).
3) Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap
unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro
atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada
di unit yang bersangkutan.
e. Berdasarkan Keasliannya , Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas:
arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
f. Berdasarkan Subyeknya , Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat
dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip

Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan,

dan sebagainya.
g. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya, Menurut bentuk atau wujudnya,
arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi)
yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi
informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan
kehidupan organisasi.
h. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
1) Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum,
pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
2) Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa,
dsb.
F. Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu
organisasi

melakukan

kegiatannya

harus

sudah

dirancang

tentang

pengelolaannya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen)

penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur
penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka,
penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan
penemuan
kembali. Jadi, arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara
penyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh.
Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat
berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan sebagainya).
G. Penggunan / Fungsi dan Tujuan Arsip
1. Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi,
baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen,
9

tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
(continuing

value).

Arsip

dinamis

berdasarkan

kepentingan

penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan
dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan
administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah
menurun.
2. Tujuan

kearsipan

pertanggungjawaban

ialah

untuk

tentang

menjamin
perencanaan,

keselamatan
pelaksanaan

bahan
dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi
instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi
instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi
pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat
keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi
ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain
sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai
memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti
sejarah.

10

DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya
Aksara Agung: Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama:
Jakarta
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta
Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. PT. Dharma
Karsa Utama: Jakarta
Marzuki, 2002. Metodologi Riset. Liberty: Yogyakarta
Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Rineka
Cipta: Jakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Mandar Maju: Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava
Media: Yogyakarta

11

Supranto, Johannes. 2002. Metode Riset. Rineka Cipta: Jakarta

Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University Press:
Yogyakarta
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara: Jakarta
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan. ANRI: Jakarta

12