LAPORAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI ALUR SURAT PIMPINAN

MELALUI PEMBUATAN APLIKASI
SIMANTAP (SISTEM MANAJEMEN ADMINISTRASI TERPADU
PIMPINAN)
DI SUB BAGIAN TATA USAHA PIMPINAN BIRO UMUM SETDA ACEH

DISUSUN OLEH:
TEUKU INDRA FAJAR, S.STP
B3.2.34

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN

III
BAGI PURNA PRJA IPDN ANGKATAN XXVII

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

1
 LEMBAR PERSETUJUAN
EVALUASI PELAKSANAAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III KELAS B3 / ANGKATAN XXVII

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

NAMA : TEUKU INDRA FAJAR, S.STP

NIP : 199806272020081001
INSTANSI : TATA USAHA PIMPINAN BIRO UMUM SETDA ACEH
JABATAN : ANALIS TATA PRAJA
NDH : B3.3.34

JUDUL AKTUALISASI
“OPTIMALISASI ALUR SURAT PIMPINAN MELALUI PEMBUATAN APLIKASI
SIMANTAP (SISTEM MANAJEMEN ADMINISTRASI TERPADU PIMPINAN)
DI SUB BAGIAN TATA USAHA PIMPINAN BIRO UMUM SETDA ACEH”

Disetujui untuk disampaikan pada Evaluasi Pelaksanaan Aktualisasi Pelatihan Dasar Golongan III Kelas
B3 / Angkatan XXVII Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kementerian Dalam Negeri Regional Bukittinggi Tahun 2021.

Bukittinggi, April 2021

Menyetujui,

Coach Mentor

ANDARI DWI UTAMI, SH., MH MUHAMMAD RAHMADIN, S.IP., M.Si

NIP. 19880103 201402 2 004 NIP. 19860625 200701 1 001

Mengetahui,
Koordinator Pelatihan
PPSDM Kemendagri Regional Bukittinggi

DEFRIMEN, M.Si
NIP. 19740902 200801 1 001

i
 LEMBAR PENGESAHAN
EVALUASI PELAKSANAAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III KELAS B3 / ANGKATAN XXVII

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL BUKITTINGGI
TAHUN 2021

NAMA : TEUKU INDRA FAJAR, S.STP

NIP : 199806272020081001
INSTANSI : TATA USAHA PIMPINAN BIRO UMUM SETDA ACEH
JABATAN : ANALIS TATA PRAJA
NDH : B3.3.34

JUDUL AKTUALISASI
“OPTIMALISASI ALUR SURAT PIMPINAN MELALUI PEMBUATAN APLIKASI
SIMANTAP (SISTEM MANAJEMEN ADMINISTRASI TERPADU PIMPINAN)
DI SUB BAGIAN TATA USAHA PIMPINAN BIRO UMUM SETDA ACEH”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan dari Evaluator, Coach, dan Mentor pada
tanggal April 2021

Bukittinggi, April 2021

Menyetujui

COACH EVALUATOR

ANDARI DWI UTAMI, SH., MH Dr. Des Indri Prihantony, ST, MPPM
NIP. 19880103 201402 2 004 NIP. 19711228 199701 1 002

Mengetahui,
Kepala PPSDM Kemendagri Regional Bukittinggi

H. SARJAYADI, S.S
NIP. 19700304 199603 1 001

ii
 KATA PENGATAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Mahas Esa atas segala limpahan

rahmat, taufik, serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya

tulis yang berbentuk Laporan Aktualisasi ini sesuai dengan waktu yang telah

direncanakan.

Laporan Aktualisasi ini berjudul “Optimalisasi Alur Surat Pimpinan

melalui pembuatan aplikasi SIMANTAP (sistem manajemen administrasi terpadu

pimpinan) di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh” dalam

tertib Administrasi surat menyurat pimpinan pada Tata Usaha Pimpinan Biro

Umum Setda Aceh. Disusun guna memenuhi persyaratan penyelesaian Pelatihan

Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III.

Dalam penulisan Laporan Aktualisasi ini, tentunya banyak pihak yang

telah memberikan bantuan moril maupun materil. Oleh karena itu, penulis ingin

menyampaikan ucapan terima kasih yang tiada hingga kepada:

1. Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM) Kemendagri Regional

Bukittinggi sebagai Penyelenggara Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Purna

Praja Institut Pemerintahan Dalam Negeri Angkatan XXVII;

2. Bapak H. Sarjayadi, S.S., selaku Kepala PPSDM Kemendagri Regional

Bukittinggi;

iii
3. Ibu Andari Dwi Utami, SH., MH., sebagai coach dalam penyusunan

rancangan aktualisasi ini yang telah banyak mencurahkan waktunya kepada

kelompok B3.2 dimana penulis sebagai Ketua Kelompok, dalam hal ini

penulis mengucapkan terimakasih sebanyak-banyaknya atas pencerahan yang

telah diberikan untuk ilmu pengetahuan;

4. Bapak dan senior yang saya kagumi Muhammad Rahmadin, S.IP., M.Si. sebagai

mentor, yang telah banyak mencurahkan waktu membimbing sampai Laporan

Aktualisasi ini berakhir;

5. Bapak Dailami, SE., selaku pemberi motivasi dalam penyelesaian Laporan

Aktualisasi ini dalam memberikan masukan untuk kesempurnaan Laporan

Aktualisasi ini;

6. Bapak dan Ibu Perangkat Tatat Usaha Pimpinan pada Biro Umum Setda Aceh

yang saya kagumi dan terimakasih atas kerjasamanya atas kesuksesan

Aplikasi ini terwujud. Ahmad Umam, S.Sos., Wenny Agustien, S.TP., MM.,

Toni, Sylvia Fitriani., Devi Suryani, Said Tasmita, Safira Mistaqillah, semoga

inovasi ini semakin maju dari bapak dan ibu sekalian dalam peningkatan Sub

Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh.

7. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan pada Biro Umum Setda Aceh yang telah

banyak memberi pengalaman kerja;

8. Seluruh Bapak/Ibu Widyaiswara yang memberikan bimbingan dan materi

dalam kegiatan Pelatihan Dasar;

9. Keluarga yang telah memberikan doa, dukungan dan semangat moril kepada

penulis;

iv
10. Seluruh peserta Pelatihan Dasar Golongan III Purna Praja Institut Pemerintahan

Dalam Negeri angkatan XXVII;

11. Seluruh jajaran rekan-rekan Kelompok B3.2 yang telah banyak berkontribusi agar

menjadi kelompok Tertanggap, Tangguh, tegap, dan trampil.

12. Serta semua pihak yang telah memberikan banyak bantuan dan dukungan

secara langsung maupun tidak langsung bagi penulis selama ini yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa Laporan Aktualisasi ini masih jauh dari

kesempurnaan. Oleh karena itu, dengan jiwa yang lapang penulis menanti

hadirnya masukan berupa saran dan kritik konstruktif dari semua pihak demi

penyempurnaan selanjutnya.

Akhir kata semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan berkat dan

Karunia-Nya serta membalas segala amal dan kebaikan semua pihak yang telah

membantu dalam penyelesaian Laporan Aktualisasi ini, Amin ya rabbal’alamin.

Banda Aceh, 2021

Penulis,

TEUKU INDRA FAJAR, S.STP

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN .............................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................ ii
KATA PENGATAR ............................................................................................ iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ vi
TABEL
............................................................................................................................... vii
i
GAMBAR ............................................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 LATAR BELAKANG 1
1.1.1 Tujuan 5
1.1.3 Manfaat 6
1.1.4 Sasaran 6
2.1 VISI DAN MISI ORGANISASI 7
2.1.1 VISI 7
2.1.2 MISI 7
3.1 NILAI-NILAI ORGANISASI 8
4.1 ROLE MODEL 9
BAB II IDENTIFIKASI ISU DAN PENETAPAN GAGASAN ...................... 11
2.1 ISU DALAM AKTUALISASI 11
2.1.1 ISU TERKAIT TUGAS JABATAN 11
2.1.2 PENETAPAN ISU TERPILIH DAN ALASANNYA 12
2.1.3 MATRIKS DAN JADWAL SESUAI RENCANA 16
2.2 CAPAIAN AKTUALISASI 25
2.2.1 Realisasi Kegiatan 25
2.2.2 Aktualisasi Nilai-Nilai Mata Pelatihan Dan Analisis Dampak 49
2.3 Rencana Tindak Lanjut 60
BAB III
PENUTUP ............................................................................................................ 61

vi
3.1 KESIMPULAN 61
3.2 SARAN 63

vii
 TABEL

TABEL NO
Tabel 2. 1 Permusan Faktor Penyebab Dengan Analisis USG ---------------------- 15
Tabel 2. 2Matrik Habituasi --------------------------------------------------------------- 16
Tabel 2. 3 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (April 2021) ------------------------------- 17
Tabel 2. 4 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Mei 2021) --------------------------------- 18
Tabel 2. 5 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Juni 2021) -------------------------------- 19
Tabel 2. 6 Matriks Visi Misi Dan Tata Nilai Organisasi ----------------------------- 20
Tabel 2. 7 Matriks Kedudukan dan Peran ASN --------------------------------------- 21
Tabel 2. 8 Rencana Kegiatan Aktualisasi ---------------------------------------------- 22
Tabel 2. 9 Menginput Nomor HP ------------------------------------------------------- 39

viii
 GAMBAR

GAMBAR NO
Gambar 2 1 Mengonsep Telaah Staf dan Merujuk Aturan yang berlaku. ............ 28
Gambar 2 2 Melaporkan kepada Mentor mengenai rancangan pelaksanaan
aktualisasi. ............................................................................................................. 28
Gambar 2.3 Meminta Arahan dari Kasubbag Tata Usaha Pimpinan. ................... 29
Gambar 2.4 Menyiapkan Telaah Staf.................................................................... 29
Gambar 2 5 Flowchart Aplikasi SIMANTAP dalam alur surat menyurat. ........... 32
Gambar 2.6 Aplikasi Simantap Surat Masuk dan Keluar. .................................... 32
Gambar 2 7 Mind Map Disposisi. ......................................................................... 33
Gambar 2 8 Mind Map DTO Surat. ...................................................................... 33
Gambar 2 9 Mind Map DTO Campuran. .............................................................. 33
Gambar 2 10 Menkonsultasikan kerangka Mind Map dengan beberapa jajaran
dan atasan secara Snow Ball. ................................................................................ 34
Gambar 2 11 Memperbaiki surat yang berbasis MS. Acces berdasarkan aturan
Pergub Aceh Nomor 22 Tahun 2017 mengenai lampiran yang di tampilkan. ...... 34
Gambar 2 12 Membuat grup Whatsapp Tata Usaha Pimpinan Se Aceh “TU PIM
Se Aceh”................................................................................................................ 37
Gambar 2.13 Menginput Nomor HP Pejabat Tupoksi Terkait. ............................ 40
Gambar 2 14 Mengkoordinasikan / Bekerjasama ke semua perangkat pejabat Tata
Usaha Pimpinan Se Aceh dari 23 Kab/Kota. ........................................................ 40
Gambar 2 15 Mengevaluasi hasil dari grup Whatsapp Tata Usaha Pimpinan Se
Aceh. ..................................................................................................................... 41
Gambar 2 16 Koordinasi Uji Coba Aplikasi Secara Snow Ball ........................... 43
Gambar 2 17 Konsultasi dengan atasan dan bawahan mengenai uji coba ............ 43
Gambar 2 18 Melaksanakan Uji Coba .................................................................. 44
Gambar 2 19 Membuat Laporan Uji Coba ............................................................ 44
Gambar 2 20 Evaluasi rangkuman aplikasi SIMANTAP dan MS. Acces ............ 45
Gambar 2 21 Membuat Draft Konsep Mind Map ................................................. 47
Gambar 2 22 Mengevaluasi Laporan Kegiatan ..................................................... 47
Gambar 2 23 Bekonsultasi dengan atasan mengenai laporan Aktualisasi ............ 48
Gambar 2 24 Memberikan Laporan Kepada Atasan Dan Jajaran ......................... 48

ix
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Menurut UU Nomor 5 Tahun 2014, Aparatur Sipil Negara (ASN)

adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah

dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja pada instansi pemerintah.

Selanjutnya yang dimaksud dengan PNS adalah Warga Negara Indonesia

(WNI) yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN

secara tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) untuk menduduki

jabatan pemerintahan. Pegawai ASN mempunyai tugas melaksanakan

kebijakan publik yang dibuat oleh PPK sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan

berkualitas dan mempererat persatuan dan kesatuan NKRI.

Memsasuki era globalisasi yang semakin maju, peran pegawai

dalam tugas dan fungsi pelaksanaan diharapkan semakin lebih optimal,

mengenai berhadapan langsung dengan tata naskah dinas serta dalam

penginputan administrasi adanya keinginan penulis dengan penginputan

yang lebih optimal, sehingga perlu adanya peningkatan sistem yang lebih

optimal, dalam penginputan surat masuk ataupun keluarnya surat. Tata

naskah dinas merupakan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, yang bertujuan dalam

proses penyelenggaraan kepemerintahan yang baik.

1
 Alur dari kearsipan proses masuk dan keluarnya arsip itu tersusun

dalam suatu wadah kepemerintahan yang diikuti oleh Kab/Kota dan juga

Provinsi. Administrasi merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

pengorganisasian dan pengawasan cara suatu organisasi atau lembaga

berfungsi lebih teratur dalam meliputi kerapian, sedangkan menurut

(Hade, 2019) Adminsitrasi adalah suatu kerjasama yang dilakukan oleh

sekelompok orang atau organisasi yang dapat dikelola dengan semestinya

dan bekerjasama dalam mengatur tata ruang dan tata dokumen yang di atur

di dalam lingkungan lembaga baik itu istansi yang terkait maupun instansi

pemerintahan yang memiliki rasa saling bekerjasama, didalam tujuan

tersebut memiliki pencapaian bersama dengan anggota melalui organisasi

tersebut dengan meggunakan Kerjasama dari pihak yang terlibat.

Salah satu unsur administrasi dan tata naskah dinas meliputi dari

pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan

lambang negara, logo dan cap dinas serta penggunaan Bahasa Indonesia

yang baik dan benar. Pada tahapan ini pengurusan naskah dinas harus

dengan adanya korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, serta

adanya pembatalan produk hukum dan ralat. Pada tahapan ini penulis

merujuk ke Pemerintahan Aceh yang dimana bertepatan di Provinsi Aceh

namun penulis berfokus terhadap Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan yang

dimana pada saat ini penulis sedang melaksanakan orientasi kerja di Tata

Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh.

2
 Dalam hal ini yang menjadi tanggung jawab penulis dalam

melaksanakan aktualisasi ini dengan di dasari ANEKA yang dimana

penulis ingin mengoptimalisasi alur surat pimpinan melalui pembuatan

Aplikasi SIMANTAP (Sistem Manajeman Administrasi Terpadu

Pimpinan), yang dimana pada tahapan ini dibutuhkan aplikasi ini agar

memudahkan serta terwujudnya pelayanan satu atap dan tersinkronnya

data surat dengan pimpinan.

Aplikasi ini terwujud berawal dari MS Acces yang dihubungkan ke

PHP agar menjadi satu database yang bertujuan untuk menghindari

kehilangan nya berkas dan mengetahui alurnya berkas serta pimpinan

dapat mengakses data tersebut, namun tidak lupa pula Aplikasi ini juga

didasari menjaga kerahasiaan arsip yang didasari aturan Permendagri

turunan dari Peraturan Gubernur Aceh Nomor 22 Tahun 2017 tentang Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintahan Daerah yang bertujuan untuk

mengamankan arsip dari ancaman luar dengan didasari aturan tata naskah

dinas.

3
 Diharapkan Aplikasi ini dapat memberikan transparansi kepada

seluruh pelayanan dilingkup masyarakat yang ingin mencari tahu

keberadaan surat tersebut, apakah sudah disposisikan oleh atasan? Atau

belum didisposisi oleh atasan, terdiri dari Gubernur / Wakil Gubenur

Aceh, Sekretaris Daerah Aceh, serta Asisten dan Staf Ahli serta Kepala

Biro. Dengan didasari Aplikasi SIMANTAP yang merupakan peningkatan

dari Model Administrasi tertulis kemudian berubah menggunakan MS.

Acces yang hanya bisa di akses oleh sub yang terhubung dengan PC

(personal computer) yang terkoneksi dengan database PC tersebut

sehingga ditingkatkan lebih optimal berbasis database public sehingga

dijadikanlah PHP (Hypertext Preprocessor) berupa database yang dapat

diakses melalui satu atap Setda Aceh, sehingga penulis berkerjasama

dengan perangkat SDM Provinsi Aceh untuk mewujudkan aplikasi ini,

sehingga diharapkan aplikasi ini sebagai salah satu untuk mewujudkan

good government.

Pada pelaksanaan Aktualisasi ini di Sub Bagian Tata Usaha

Pimpinan Biro Umum Setda Aceh, dalam penyelenggaraan penulis

melaksanakan dengan baik, adapun beberapa yang menjadi hambatan dan

tantangan demi menjaga kearsipan administrasi yang baik dalam

pelaksanaan good governance.

4
 Oleh karena itu, penulis menyusun laporan aktualisasi ini dengan

judul “Optimalisasi Alur Surat Pimpinan Melalui Pembuatan Aplikasi

SIMANTAP (Solusi Manajemen Terpadu Pimpinan) di Sub Bagian Tata

Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh.

1.1.1 Tujuan

Tujuan dilaksanakannya Aktualisasi ini yakni penulis mampu

mengimplementasikan nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika

Publik, Komitmen Mutu, dan anti Korupsi) dalam bekerja, sehingga

mampu memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat dan

mampu mempengaruhi lingkungan kerja untuk mengimplementasikan nilai

ANEKA. Tujuan implementasi ini merupakan upaya dalam mempermudah

alur surat pimpinan melalui aplikasi SIMANTAP yang memiliki kategori

satu atap Provinsi Aceh namun dengan jangka waktu sedemikian rupa

penulis berfokus ke Sektor Tata Usaha Pimpinan dan leading sektor

lainnya hanya berupa penginputan. Sehingga diharapkan aplikasi ini dapat

mempermudah pimpinan dan semua orang untuk dapat melihat mengenai

tindak lanjut surat tersebut, Dalam proses tersebut maka terwujudnya

pelayaan yang lebih prima dalam pelayanan.

5
1.1.3 Manfaat

Adapun manfaat Optimalisasi ini dapat diteruskan sebagai wadah

Alur surat pimpinan, yang dapat memberikan :

1. Aplikasi SIMANTAP dapat mempermudah pimpinan dalam melihat

surat dimana saja;

2. Meningkatkan dalam segi pelayanan informasi mengenai tindak lanjut

surat;

3. Menciptakan jadwal pimpinan yang mudah dikoordinasi serta

disposisi berupa aplikas jadwal MS. Acces yang langsung disposisi

dari Kertas jadwal;

4. Mengoptimalkan alur surat pimpinan yang masih MS. Acces menjadi

Website ( http:tupim-ceh.net/tupim );

5. Memberikan kemudahan kepada masyarakat melalui akses yang lebih

mudah dan tanggap;

1.1.4 Sasaran

Sasaran pada tahapan ini bertujuan untuk perangkat Sub Bagian

Tata Usaha Pimpinan Aceh dalam menggunakan Aplikasi SIMANTAP

dalam memberikan pelayanan yang prima dengan berdikari.

6
 2.1 VISI DAN MISI ORGANISASI

Visi dan misi yang penulis gunakan ialah visi dan misi Biro Umum
Setda Aceh.

2.1.1 VISI

“Menjadi Biro yang Handal di Bidang Pelayanan Pimpinan dan

Kesekretariatan”

2.1.2 MISI

Dalam mewujudkan visi yang telah ditetapkan, maka ditetapkan

misi sebagai berikut:

• Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana;

• Meningkatkan kualitas pengelolaan pelayanan pimpinan dan

kesekretariatan.

Dengan kedua misi tersebut, Biro Umum Fokus kepada

peningkatan kualitas pelayanan dan kualitas sarana dan prasarana melalui

upaya penyediaan fasilitas dengan standar yang terus ditingkatkan berserta

pengelolaan administrasi yang semakin professional.

7
3.1 NILAI-NILAI ORGANISASI

Budaya organisasi pada Sekretariat Daerah Provinsi Aceh adalah

”BEREH”, yang mempunyai arti:

BE BERSIH

R RAPI

E ESTETIS

H HIJAU

Secara umum Bereh ini adalah Gerakan upaya memberikan

kenyamanan di lingkungan kerja kantor pemerintahan, sarana ibadah,

sarana kesehatan, dan sarana pendidikan di seluruh Aceh. Namun, dengan

kata lain bisa disebut pemerintah yang bersih, adil dan melayani yang

dimana bermakna dalam pengelolaan pemerintahan yang transparan dan

bebas korupsi guna mendukung pelayanan publik yang murah, cepat, tepat

sasaran, berkualitas, dan merata. Biro Umum berperan sebagai unit

pendukung peningkatan kinerja dan kelancaran kegiatan pemerintah

daerah secara berdaya guna dan berhasil.

8
4.1 ROLE MODEL

Alasan utama penulis memilih Bapak Muhammad Rahmadin,

S.STP., M.Si. yang saat ini menjabat sebagai Kasubbag Tata Usaha

Pimpinan. Pada tahapan ini beliau merupakan ASN yang memiliki

kompetensi sesuai dengan jabatan dan sudah beberapa kali memiliki

pengalaman kerja yang hebat di dalam ke Tata Usahaan Pimpinan, beliau

memiliki nilai Anti Korupsi yang meliputi jujur dalam melaksanakan

tugas, berani mengatakan tidak yang bukan haknya, serta adanya

Integritas dalam diri sendiri, dan memiliki sifat Akuntabilitas dalam

mengemban tugas dengan prinsip bertanggung jawab. Namun ada hal lain

yang tidak diperolah dari sebagian ASN, yaitu loyalitas, yang dimana

beliau sigap (cepat) terhadap tugas yang diberikan oleh atasan dan

pelayanan yang terpadu satu atap. Mengenai administrasi beliau memiliki

ketelitian patut dicontohi, bagi setiap staf instansi dan Kasubbag lainnya.

Beliau memiliki karakter yang peduli dan dapat memberikan solusi yang

bijak terhadap suatu masalah. Selain itu beliau juga berperan aktif di

semua lingkup kantor Gubernur, sebagaimana unsur ujung tombak alur

surat pimpinan yang harus cepat diselesaikan dan tidak memiliki keinginan

9
dalam menumpuk surat di ruangan beliau, semoga beliau selalu di

karuniakan rezeki.

10
 BAB II

IDENTIFIKASI ISU DAN PENETAPAN GAGASAN

2.1 ISU DALAM AKTUALISASI

2.1.1 ISU TERKAIT TUGAS JABATAN

Mengenai identifikasi isu di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

pada Biro Umum Setda Aceh. Hal ini merupakan langkah awal yang harus

dilakukan agar dapat menysusun laporan yang belum efktif dan adanya

evaluasi di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan. Adapun hal lain yang

beredar di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan yang sering terjadi simpang

siur mengenai surat, surat sudah sampai dimana?, serta sering terjadinya

keterlambatan mencari surat-surat lama, diakibatkan ketertumpukan surat

yang tidak dikoordinir, namun pada isu yang penulis angkat, masih belum

optimalnya dalam sistem manajemen Aplikasi tersebut, yang dimana

masih menggunakan Ms Acces dari surat disposisi dan surat DTO serta

Surat Campuran yang meliputi SK dari SKPD/A (OPD) dan masih belum

ada kemudahan untuk pelayanan dalam segi melihat surat yang belum

sesuai dengan harapan penulis yang bertujuan any where yang dimaksud

bisa dimana saja untuk mengecek surat tersebut dan juga tetap menjaga

atau mengilegalkan surat tersebut tersebar.

Pernyataan Isu : Belum Optimalnya Sistem

Fokus : Alur surat pimpinan dengan menggunakan Aplikasi

11
 SIMANTAP

Lokus : Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh

Berdasarkan Identifikasi tersebut, maka penulis mengangkat isu

tersebut menjadi grand dalam aktualisasi ini dan memiliki harapan besar

dalam mewujudkan Aceh Good Governance. maka dari itu diharapkan

dengan menjalankan aktualisasi ini sistem ini dapat berjalan sesuai target.

2.1.2 PENETAPAN ISU TERPILIH DAN ALASANNYA

Isu yang penulis angkat masih belum optimalnya Aplikasi

tersebut, namun dalam segi perkembangan zaman ada sedikit perubahan

yang dimana sebagian besar Provinsi luar masih menggunakan sistem alat

tulis, dalam hal ini Aplikasi tersebut dapat memenuhi kelengkapan smart

solution wadah untuk ASN, namun di Tata Usaha Pimpinan Biro Umum

Setda Aceh sudah menggunakan sistem database sehingga pada tahapan

ini Tata Usaha Pimpinan masih menggunakan MS. Acces dari surat

disposisi dan juga surat DTO serta Surat Campuran yang meliputi SK dari

OPD (penyebutan di Aceh Masih menggunakan SKPD/SKPA) dan masih

belum adanya kemudahan untuk pelayanan dalam segi melihat surat yang

meliputi transparansi kepada masyarakat dalam mengecek surat tersebut

atau kemudahan bagi masyarakat, sehingga beberapa SDM aparatur di

Tata Usaha Pimpinan memiliki visi yang sama dengan penulis dalam

melaksanakan optimalisasi Aplikasi ini menjadi Aplikasi yang prima dan

dapat diteruskan kedepannya.

12
 Adapun beberapa kelemahan apabila ini diwujudkan, ada sedikit

kelemahan pada penginputan aplikasi yang terjadi perombakan dari MS

Acces menjadi PHP yang berupa sistem net sehingga harus adanya sedikit

pendalaman dalam penginputan.

Isu ini muncul dari inovasi penulis, berawal dari peran ASN, dalam

pelayanan publik dan Manajemn serta WOG yang berlandas inovasi dan

pergerakan ini diawali oleh semangat tim yang memiliki tujuan dan misi

yang sama dikarenakan salah satu hak warga negara sebagai amanat

konstitusi, dengan diselenggarakan pajak yang dibiayai oleh warga negara,

sehingga harus adanya pelayanan optimal any were dimana saja. Oleh

sebab itu perangkat Tata Usaha Pimpinan serta penulis ingin mewujudkan

aplikasi ini, namun steakholder nya ialah Kasubbag tersendiri dan

didorong oleh perangkat yang memiliki tekad nasionalisme tim untuk

menggerakan kominikasi masa dalam memberikan pelayanan yang prima

di lingkup Tata Usaha Pimpinan. Dalam hal pelayanan penulis sering

melihat seseorang / person yang sering mengantar surat disposisi

berulang-ulang untuk mengetahui suratnya sudah ditindaklanjuti atau

belum sama sekali. Disinilah kesadaran penulis ingin mewujudkan inovasi

yang sudah ada namun ditingkatkan agar lebih optimal, namun di akhir

periode harus adanya evaluasi dari sistem itu tersendiri namun dengan

waktu yang tidak banyak penulis berharap Aplikasi ini bisa optimal dan

dapat diimplementasikan oleh seluruh leading sector dan bisa sebagai

landasan asn smartly.

13
 Namun penulis berharap dengan adanya aplikasi ini para

perangkat Provinsi Aceh harus meningkatkan rasa pelayanan prima dengan

berdasarkan sembilan prinsip pelayanan publik (pastisipatif, transparan,

responsif, non diskriminatif, mudah dan murah, efektif dan efesien,

aksesibel, akuntabel, berkeadilan) merupakan tugas dari seorang ASN

yang terampil.

Dalam menentukan penetapan gagasan dengan menggunakan

Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Metode USG adalah salah

satu alat yang digunakan untuk menyusun urutan prioritas isu yang akan

diselesaikan. Metode ini dilakukan dengan menentukan tingkat urgensi,

keseriusan, dan perkembangan isu, yang menggunakan rentang nilai 1-5

dengan ketentuan 1 = Sangat Kecil; 2 = Kecil; 3 = Sedang; 4 = Besar; 5 =

Sangat Besar. Penyebab isu yang memiliki skor tertinggi merupakan isu

utama atau isu pokok yang akan segera diselesaikan.

Adapun penyebab dari isu prioritas belum Optimalisasi Alur Surat

Pimpinan di Provinnsi Aceh adalah:

14
 Tabel 2. 1 Permusan Faktor Penyebab Dengan Analisis USG
No Penyebab Isu U S G Skor Rank

1 2 3 4 5 6 7

1 Belum optimalnya alur surat

5 5 5 15 I
pimpinanan dalam berupa sistem;

2 Masih kurangnya pemberian informasi

dan transaparan pada OPD / masyarakat 5 4 3 12 II

dalam pengajuan;

3 Masih lemahnya pemahaman Informasi

Teknologi bagi para pegawai pada 4 3 3 10 III

pengoperasian komputer.

Berdasarkan tabel diatas dapat diihat bahwa dengan

menggunakkan analisis USG ditentukan faktor penyebab yang paling

mempengaruhi dan memungkinkan untuk diselesaikan adalah pada

rangking I yaitu belum optimalnya alur surat pimpinan yang terpadu pada

Setda Aceh. Oleh sebab itu perlu dilakukan usulan dan pembuatan.

15
 2.1.3 MATRIKS DAN JADWAL SESUAI RENCANA

Tabel 2. 2Matrik Habituasi

KEGIATAN I KEGIATAN II KEGIATAN III KEGIATAN IV KEGIATAN V
NILAI DASAR INDIKATOR NILAI TOTAL
I II III IV I II III IV I II III IV V VI I II III IV V I II III IV V
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Keseimbangan 1
Konsisten 2
Akuntabilitas
Tanggung Jawab 2
Kejelasan 1
Konsultasi 3
Nasionalisme Koordinasi yang harmonis 1
Diskusi 1
Koordinasi 1
Etika Publik Berkelanjutan 1
Bahasa sopan dan santun 1
Tekun 1
Kualitas 1
Komitmen Mutu
Inovatif 2
Uji Coba 1
Adil 1
Anti Korupsi Jujur 1
Tanggung Jawab 1
WoG Berkolaborasi 1
(Whole Of Government) kerjasama 1

16
 Tabel 2. 3 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (April 2021)
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu
1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30
1.1 1.3 1.3 1.3 1.4
1.2 2.1 2.1 2.1 2.2
3.1 3.1 3.2

17
 Tabel 2. 4 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Mei 2021)
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu
1
2.2
3.2

2 3 4 5 6 7 8
2.2 2.3 2.3 2.3 2.3 2.4 3.5
3.3 3.3 3.4 3.4 3.4 3.4 2.4
4.1 4.1
9 10 11 12 13 14 15
3.6 3.6 3.6 2.4 4.4 2.4 4.4
4.1 4.2 4.2 4.3 4.4

16 17 18 19 20 21 22
4.4 4.4 4.5 4.5 4.5 5.1 4.5
5.2

23 24 25 26 27 28 29
4.5 5.2 5.4 4.5 5.4 4.5 5.4
5.2 5.3 5.4 5.4

30 31
5.4 5.4

18
 Tabel 2. 5 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Juni 2021)
Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu
1 2 3 4 5
4.5 5.4 5.4 4.5 5.4
5.4 5.4

6 7 8 9 10 11 12
5.4 4.5 5.5 4.5 5.5 4.5 5.5
5.5 5.5 5.5

13 14 15 16 17 18 19
5.5 4.5 4.5
5.5 5.5

20 21 22 23 24 25 26

27 28 29 30

19
 Tabel 2. 6 Matriks Visi Misi Dan Tata Nilai Organisasi
Visi dan Misi Keterkaitan Terhadap Visi
serta Tata Nilai Misi dan Tata Nilai Kegiatan I Kegiatan II Kegiatan III Kegiatan IV Kegiatan V TOTAL
Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7 8
Menjadi Biro yang Handal
di Bidang Pelayanan
VISI 2
Pimpinan dan
Kesekretariatan.

Meningkatkan kualitas dan

kuantitas sarana dan 1
prasarana.
MISI
Meningkatkan kualitas
pengelolaan pelayanan
2
pimpinan dan
kesekretariatan.
Bersih 3

Rapi 3
TATA NILAI
Estetis 2
Hijau 4

20
 Tabel 2. 7 Matriks Kedudukan dan Peran ASN

KEGIATAN II
Membuat KEGIATAN III
Aplikasi Membuat grup
KEGIATAN I KEGIATAN IV KEGIATAN V
SIMANTAP Whatsapp Se
Keterkaitan Dengan Membuat Telaah Uji coba Aplikasi Mengevaluasi
berbasis WEB Aceh dari 23
Kedudukan Dan Staf mengenai SIMANTAP, MS Aplikasi TOTAL
dan didukungnya Kab/Kota Pada
Peran ASN Rancangan Acces dan grup SIMANTAP
oleh MS Acces Jajaran Sub
Aktualisasi Whatsapp. setelah di publish.
dalam tahapan Bagian Tata
Jadwal Usaha Pimpinan
Pimpinan.

1 2 3 4 5 6 7
Manajemen ASN 2

Pelayanan Publik 1

Whole Of Government
2
(WoG)

21
 Tabel 2. 8 Rencana Kegiatan Aktualisasi
APRIL MEI JUNI
NO KEGIATAN
I II III IV V I II III IV V VI I II III IV V VI
I 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Membuat Telah Staf mengenai Rancangan Aktualisasi
1.
Membuat Aplikasi SIMANTAP berbasis WEB dan
2.
didukungnya oleh MS. Acces dalam tahapan Jadwal Pimpinan.

Membuat grup Whatsapp Se Aceh dari 23 Kab/Kota Pada

3.
Jajaran Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

Uji coba Aplikasi SIMANTAP, MS Acces dan grup Whatsapp

4.
Mengevaluasi Aplikasi SIMANTAP setelah di Publish.
5.

22
2.2 CAPAIAN AKTUALISASI

2.2.1 Realisasi Kegiatan

1. Realisasi Kegiatan

Dalam merealisasikan kegiatan aktualisasi optimalisasi alur surat

pimpinan melalui pembuatan aplikasi SIMANTAP (sistem manajemen

administrasi terpadu pimpinan) di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro

Umum Setda Aceh, penulis melakukan lima kegiatan dengan uraian

sebagai berikut:

2.2.1.1 Kegiatan I: Membuat Telaah Staf mengenai rancangan Aktualisasi

1. Deskripsi pelaksanaan setiap tahapan kegiatan

Dalam pembuatan surat izin, dengan mentor mengenai rancangan

aktualisasi terdiri dari empat tahapan kegiatan yaitu :

1.1) Tahapan Kegiatan I: Mengonsep Telaah Staf

Pada Hari Senin tanggal 26 April 2021, penulis mengonsep dan

melihat aturan dasar Latsar CPNS di aturan dasar sebgai pelaksana Latsar.

Pada tahapan ini penulis membuat Laporan Aktualisasi dalam mengonsep

inovasi dalam pelaksanaan yang akan dilakukan di sub bagian Tata Usaha

Pimpinan sehingga penulis membuat rujukan serta maksud dan tujuan di

dalam Telaah staf.

25
 1.2) Tahapan Kegiatan II: Melaporkan kepada Mentor mengenai
rancangan pelaksanaan aktualisasi.

Pada hari Selasa tanggal 27 April 2021, penulis melapor hasil dari

konsep yang telah dikonsep pada tanggal 26 April 2021, penulis meminta

izin dalam pelaksanaan aktualisasi kepada atasan serta jajaran, namun

steakholder yang utama ialah Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

Biro Umum Setda Aceh.

1.3) Tahapan Kegiatan III: Meminta arahan dari Kasubbag Tata

Usaha Pimpinan.

Pada hari Rabu tanggal 28 April 2021, penulis meminta arahan dari

Kasubbag Tata Usaha Pimpinan mengenai dasar-dasar aturan dalam

penulisan Telaah Staf di Pemerintahan Aceh, yang dimana Konsep saat ini

Telaah Staf terjadi perubahan sesuai arahan Sekretaris daerah yang dimana

susunan penulisan terdiri dari: Dasar, Kronologi, Saat Ini, dan adanya

Alternatif Solusi dan Dampak dari telaah Staf Tersebut.

1.4) Tahapan Kegiatan IV: Menyiapkan Telaah Staf

Pada hari Kamis tanggal 30 April 2021, penulis mengkaji kembali

aturan yang disampaikan, penulis segera menindak lanjuti dan menjadikan

bahan untuk simpanan Prajabatan, serta menyiapkan Telaah Staf yang

akan diajukan ke Kasubbag Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh.

26
 1.1) Output / Hasil :

Hasil dari membuat draft Telaah Staf menghasilkan file berupa

MS. Word

Waktu Pelaksanaan : 26 April 2021.

1.2) Output / Hasil :

Dokumentasi dengan mentor mengenai Telaah Staf dalam Laporan

Aktualisasi.
Waktu Pelaksanaan : 27 April 2021.

1.3) Output / Hasil :

Hasil catatan dan arahan pimpinan yang menjadi evaluasi dari
penulisan susunan dan bimbingan.

Waktu Pelaksanaan: 28 - 29 April 2021.

1.4) Output / Hasil :

Hasil draft telaah siap diajukan beserta lembar lama dan diarsipkan

untuk Prajabatan yang akan ditampilkan di Lampiran.

Waktu Pelaksanaan : 30 April 2021.

27
 1.1 Bukti Fisik / Evidence
(Tahapan Kegiatan 1.1: tanggal 26 April 2021)

Gambar 2 1 Mengonsep Telaah Staf dan Merujuk Aturan yang berlaku.

Pada pengonsepan Telaah Staf dalam pembuatan format laporan

aktualisasi, penulis merujuk aturan Kemendagri Nomor 893/1754/SJ

tentang pelaksanaan pelatihan dasar CPNS Golongan III bagi Purna Praja

IPDN Angkatan XXVII serta Surat Gubernur Aceh Nomor

Peg.824/030/2020 tentang Pelaksanaan Orientasi Tugas CPNS

Kementerian Dalam Negeri Lulusan IPDN Angkatan XXVII Tahun 2020.

1.2) Bukti Fisik / Evindence

Gambar 2 2 Melaporkan kepada Mentor mengenai rancangan pelaksanaan

aktualisasi.

28
1.3) Bentuk Fisik / Evidance

Gambar 2.3 Meminta Arahan dari Kasubbag Tata Usaha Pimpinan.

1.4) Bukti Fisik

Gambar 2.4 Menyiapkan Telaah Staf.

29
2.2.1.2 Kegiatan 2: Membuat aplikasi SIMANTAP (Sistem Manajemen
Administrasi Terpadu Pimpinan) berbasis WEB dan optimalisasi
MS. Acces dalam tahapan jadwal agenda pimpinan Gubernur dan
Wakil Gubernur.

1. Deskripsi pelaksanaan setiap tahapan kegiatan

Dalam pembuatan aplikasi SIMANTAP penulis melakukan

rancangan kerangka pemikiran dalam meningkatkan pelayanan yang

transaparan dan mudah. Tujuan dari aplikasi ini agar mempermudah dalam

pembukuan serta masuknya surat dan keluarya surat inti dari aplikasi

mempermudah pegawai dalam menginput dan meningkatkan pelayanan

yang keseluruhan, mengenai MS. Acces penulis melakukan optimalisasi

dalam mempermudah dan tersusun nya setiap audiensi dan permohonan

yang masuk, pada tahapan rancangan aktualisasi ini terdiri dari empat

tahapan kegiatan yaitu:

2.1) Tahapan Kegiatan I: Draft Konsep

Pada hari Selasa tanggal 27 April 2021, penulis melakukan

rancangan kerangka pemikiran dalam penginputan surat, yang sinkron

dengan nilai transaparan dengan mendukung era good government. Adapun

yang penulis rangkai berupa draft Mind Map serta berupa MS. Excel.

2.2) Tahapan Kegiatan II: Mendesain Mind Map alur surat DTO,
DTO SK, Disposisi.
Pada hari Jum’at tanggal 30 April 2021, penulis mendesain Mind
Map berdasarkan aturan Peraturan Gubernur Aceh Nomor 22 Tahun 2017
Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerinntahan Aceh, adapun
beberapa penjabaran aturan di sederhanakan menjadi bagan dan tahapan
SOP berupa Gambar.

30
2.3) Tahapan Kegiatan III: Menkonsultasikan Kerangka Mind Map
dengan beberapa jajaran dan atasan secara Snow Ball.
Pada hari Senin tanggal 3 Mei 2021. Penulis memperdalam dari segi

aturan yang dipelajari berdasarkan Peraturan Gubernur Aceh Nomor 22

Tahun 2017. Penulis menkonsultasikan kerangka Flowchart, Mind Map, dan

kerangka pemikiran yang akan diangkat kedalam aplikasi SIMANTAP.

2.4) Tahapan Kegiatan IV: Memperbaiki surat yang berbasis MS.

Acces Berdasarkan aturan Pergub Aceh Nomor 22 Tahun 2017
mengenai hal lampiran yang di tampilkan.
Pada hari Jum’at tanggal 7 Mei 2021, penulis mengoptimaisasi
MS. Acces pada pelaksanaan penginputan jadwal Bapak Gubernur Aceh
serta merujuk aturan Pergub Aceh Nomor 22 Tahun 2017 mengenai tata
naskah dinas dilingkup Pemerintahan Daerah.

2.1) Output / Hasil :

Hasil draft konsep berupa Mind Map dan MS. Excel dalam
mencurahkan ide.

Waktu Pelaksanaan : 27-28 April 2021.

2.2) Output / Hasil :

Hasil mendesain Mind Map alur surat melalui SOP dan Flow Chart.

Waktu Pelaksanaan : 30 April – 2 Mei 2021.

2.3) Output / Hasil

Hasil dari pelakasanaan konsultasi berupa dokumentasi.

Waktu Pelaksanaan : 3 – 6 Mei 2021.

2.4) Output / Hasil

Hasil pada tahapan ini berupa jadwal dan peringatan.

Waktu Pelaksanaan : 7 – 12 Mei 2021.

31
 2.1) Bukti Fisik

Gambar 2 5 Flowchart Aplikasi SIMANTAP dalam alur surat menyurat.

Gambar 2.6 Aplikasi Simantap Surat Masuk dan Keluar.

32
 Pada tahapan Kegiatan 2.1 penulis mengonsep Mind Map serta
Flowchart dan aplikasi berupa MS. Excel dalam membuat kerangka sistem,
disini penulis untuk mewujudkan ke inginan tidak bisa berkerja sendiri
melainkan harus adanya bantuan dari rekan-rekan staf sub bagian Tata
Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh.

2.2) Bukti Fisik

Gambar 2 7 Mind Map Disposisi.

SURAT DTO SURAT DTO

BIRO UMUM Kabag

Paraf BIRO UMUM Kabag
Paraf
Pengetikan
Paraf Pengetikan
Paraf
Karo
Karo
Paraf
Paraf
Asisten (I, II dan III)
Asisten (I, II dan III)
Paraf

Teken
SEKDA

Teken SEKDA

KET:
Gubernur / W. Gubernur
SURAT DTO YANG DIBERIKAN KE SEKDA

KET:
SURAT DTO YANG DIBERIKAN KE GUB

Gambar 2 8 Mind Map DTO Surat.

SURAT CAMPURAN
SURAT CAMPURAN

SURAT CAMPURAN
BIRO UMUM Kabag BIRO UMUM Kabag
Paraf Paraf
Pengetikan
Paraf Pengetikan
Paraf
SKPA/SKPD Terkait Asisten (I, II dan III)
Karo Paraf
Karo
Paraf Pengetikan
Paraf
Paraf
Asisten (I, II dan III)
SEKDA
Paraf Asisten (I, II dan III)

SEKDA Teken Teken

Teken
Gubernur / W. Gubernur SEKDA
Gubernur / W. Gubernur
KET: KET:
KET: SURAT DTO YANG DIBERIKAN KE GUB SURAT DTO YANG DIBERIKAN KE GUB
SURAT DTO YANG DIBERIKAN KE GUB

Gambar 2 9 Mind Map DTO Campuran.

33
 2.3) Bukti Fisik

Gambar 2 10 Menkonsultasikan kerangka Mind Map dengan beberapa jajaran

dan atasan secara Snow Ball.

2.4) Bukti Fisik

Gambar 2 11 Memperbaiki surat yang berbasis MS. Acces berdasarkan aturan

Pergub Aceh Nomor 22 Tahun 2017 mengenai lampiran yang di tampilkan.

34
2.2.1.3 Kegiatan 3: Membuat grup Whatsapp Se Aceh dari 23 Kab/Kota
pada jajaran sub bagian Tata Usaha Pimpinan Biro Umum
Setda Aceh.

1. Deskripsi pelaksanaan setiap tahapan kegiatan

Dalam pembuatan grup Whatsapp ini penulis melakukan

koordinasi ke setiap instansi untuk memberikan informasi dan tujuan dari
grup ini dalam mempermudah dan menginformasi mengenai undangan
serta arahan dari pimpinan ke Kab/Kota, pada tahapan rancangan
aktualisasi ini terdiri dari enam tahapan kegiatan yaitu :

3.1) Tahapan Kegiatan I: Membuat grup Whatsapp Tata Usaha

Pimpinan Se Aceh “TU PIM Se Aceh”
Pada hari Rabu tanggal 28 April 2021, pelaksanaan pembuatan
grup telah di rancangkan oleh penulis dengan berkoordinasi dengan
Kasubbag serta Biro Organisasi dalam tahapan ke seluruh leading sektoral.

3.2) Tahapan Kegiatan II: Membuat Format Text

Pada hari Jum’at tanggal 30 April 2021, penulis membuat format
text yang akan dikirimkan ke seluruh pelaksana yang akan diundang ke
dalam grup Whatsapp Se Aceh, adapun penulis membuat format berupa
text.

3.3) Tahapan Kegiatan III : Mengkoordinasikan nomor HP dari 23

Kab/Kota Se Aceh.
Pada hari Sabtu tanggal 1 Mei 2021, penulis menetapkan pada hari
libur untuk berkoordinasi dengan seluruh pejabat yang menjabati di
tupoksi nya masing masing, untuk diinput ke dalam grup Whatsapp
TUPIM Se Aceh.

3.4) Tahapan Kegiatan IV: Menginput nomor HP pejabat tupoksi

terkait.
Pada hari Selasa tanggal 4 Mei 2021, penulis menginput semua
nomor yang telah dikoordinasikan pada tahapan 3.3, sehingga penulis
menelaah kembali yang sesuai dengan Tupoksi Tata Usaha Pimpinan Se
Aceh.

35
3.5) Tahapan Kegiatan V: Mengkoordinasikan / Bekerjasama ke
semua perangkat pejabat Tata Usaha Se Aceh dari 23
Kab/Kota.
Pada hari Sabtu tanggal 8 Mei 2021, penulis berkoordinasi ke
seluruh SKPA/D Kab/Kota dalam menyelesaikan tugas yang diangkat oleh
penulis yang akan di pertanggungjawabkan oleh si penulis.

3.6) Tahapan Kegiatan VI: Mengevaluasi hasil dari grup

Whatsapp Tata Usaha Pimpinan Se Aceh.
Pada hari Minggu tanggal 9 Mei 2021, penulis mengevaluasi grup
Whatsapp mengenai pengecekan personil sesuai dengan daftar yang
diterima oleh penulis dan saling mengucapkan terima kasih atas dukungan
dan penyesuaian koordinasi dari para peserta pejabat TU Pimpinan Se
Aceh.

3.1) Output / Hasil :

Hasil dari membuat rancangan grup ini terwujudnya grup
Whatsapp TUPIM Se Aceh.

Waktu Pelaksanaan : 28 -29 April 2021

3.2) Output / Hasil :

Hasil draft catatan note text yang akan di edarkan.

Waktu Pelaksanaan : 30 April 2021.

3.3) Output / Hasil :

Hasil dari pengiputan nomor, penulis membuat checklist berupa
Ms. Excel, tujuannya agar mudah dalam menceklist nomor HP Pejabat
terkait.

Waktu Pelaksanaan : 1 – 3 Mei 2021.

36
 3.4) Output / Hasil :
Hasil dari pelaksanaan ini tiap-tiap Kab/Kota sudah terhubung
dengan grup TU Kab/Kota Se Aceh, khusus yang menduduki jabatan
tersebut.

Waktu Pelaksanaan : 4 – 7 Mei 2021.

3.5) Output / Hasil :

Hasil dari pelaksanaan koordinasi agar yang diundang ke dalam
grup Whatsapp tepat sasaran dan sesuai rencana.

3.6) Output / Hasil :

Hasil dari mengevaluasi grup Whatsapp, meningkatkan koordinasi
dari atas ke bawah.

Waktu Pelaksanaan : 9 – 10 Mei 2021.

3.1) Bukti Fisik

Gambar 2 12 Membuat grup Whatsapp Tata Usaha Pimpinan Se Aceh “TU

PIM Se Aceh”

37
3.2) Bukti Fisik
• Laki-Laki

“Mohon maaf mengganggu waktunya pak, izin

memperkenalkan diri nama Teuku Indra Fajar, mohon petunjuknya
pak, saya berkeinginan membuat grup Tata Usaha Pimpinan Se
Aceh dalam meningkatkan Pengelolaan urusan kearsipan dan
pengelolaan informasi pimpinan pak. Apakah bapak di tupoksi
yang sama pak, mohon maaf mengganggu, kalau boleh tau
mungkin bapak bisa membagikan kontak person yang lebih
berkenaan dalam tupoksi yang sama mengenai prihal yang
bersangkutan”

▪ Perempuan

“Mohon maaf mengganggu waktunya ibuk, izin

memperkenalkan diri nama Teuku Indra Fajar, mohon petunjuknya
ibuk, saya berkinginan membuat grup Tata Usaha Pimpinan Se
Aceh dalam meningkatkan Pengelolaan urusan kearsipan dan
pengelolaan informasi pimpinan ibuk. Apakah ibuk di tupoksi yang
sama ibuk, mohon maaf mengganggu, kalau boleh tau mungkin
ibuk bisa membagikan kontak person yang lebih berkenaan dalam
tupoksi yang sama mengenai prihal yang bersangkutan”

38
 3.3) Bukti Fisik

GRUP WHATSAAP TU KAB/KOTA SE ACEH

Grup WA
No KAB/KOTA Ka. Bagian Ka. Sub Bag Perangkat Ket
H M
Muhammad Rahmadin Teuku I. F.
1 Provinsi Aceh H 085222371515 082193226226
M. Nasir 23. Yulia Wardani
2 Banda Aceh H 08126944428 085352637381
18. Adi Akmal 23 Reza Kurniawan
3 Sabang H 085260266616 085260919993
13 Muhajir Amin 23 Rizki hiayatullah
4 aceh besar H 081375273835 08111339944
Deka Harwinta Mimi
5 a. selatan H 081325752002 082272221933
Edysyah Mulia Mayana Safitri
6 a. timur H 085223266575 085207164084
Rosdiana
7 a. tenggara H 082183961280
21 Ayun Dasri
8 a. tengah H 085277911179
18 Amril Nutihar M. Dadan Nasution
9 a. Barat H 085260006190 081217308008
Fakhri Abdul Muthalib
10 Pidie H 085277711617
Fakhrur Razi
11 A. Utara H 085260203700
Agama Ardiansyah (Ksbg Pemda)
082236024651
12 Simeulu H / Noviadi Rahmad (Ksbg Humas)
082276196800
Jaya
13 A. Singkil H 081283483011
Islahuddin
14 Bireun H -
085373852255
Zarlis
15 A. Barat daya H 085260287066
Mashuri Ardiansyah Aida Sofia
16 Gayo Lues H 082161090017 085276000929
Syahrizal
17 A. Jaya H 081360268602
21 Rendi Fawzi Siregar
18 A. Tamiang H 085261919551
Ploit petterson
19 Bener meriah H 081362646861
fFakhri Abdul Muthalib
20 Pidie jaya H 085277711617
Masih Humas (nomenklatur lama)

20 Syafrizal
21 Langsa H 08116709190
22 dyahuddin
22 Lhoksemawe H 085260726151
Misgiono
23 Subusalam H 08566020670
082272350440
Damharius Safarul
24 Nagan Raya H 085260700174 081269895166

Tabel 2. 9 Menginput Nomor HP

39
 3.4) Bukti Fisik

Gambar 2.13 Menginput Nomor HP Pejabat Tupoksi Terkait.

3.5) Bukti Fisik

Gambar 2 14 Mengkoordinasikan / Bekerjasama ke semua perangkat pejabat

Tata Usaha Pimpinan Se Aceh dari 23 Kab/Kota.

40
 3.6) Bukti Fisik Dari Keseluruhan grup Whatsapp

Gambar 2 15 Mengevaluasi hasil dari grup Whatsapp Tata Usaha Pimpinan Se

Aceh.

2.2.1.4 Kegiatan 4: Uji coba aplikasi SIMANTAP, MS. Acces, dan grup
Whatsapp TUPIM Se Aceh.

1. Deskripsi pelaksanaan Setiap Tahapan Kegiatan.

Dalam uji coba aplikasi SIMANTAP, MS Acces, dan grup
Whatsapp dalam pelaksanaan Uji Coba, penulis melakukan Koordinasi
Secara Snow Ball dalam melihat perkembangan dan Uji Coba Aplikasi.

4.1) Tahapan Kegiatan I: Koordinasi Secara Snow Ball

Pada hari Minggu tanggal 9 Mei 2021 dalam pelaksanaan uji coba,
penulis dalam tahapan peningkatan sebab dan akibat dari kelemahan
aplikasi tersebut.

4.2) Tahapan Kegiatan II: Konsultasi dengan atasan dan bawahan

mengenai uji coba
Pada hari Senin tanggal 10 Mei 2021, penulis berkonsultasi dengan
atasan dan bawahan mengenai uji coba aplikasi yang telah diterapkan.

41
4.3) Tahapan Kegiatan III: Melaksanakan uji coba
Pada hari Selasa anggal 12 Mei 2021, penulis menganalisa dan
mempelajari sistem yang telah dibuatkan bersama tim dan saat ini ingin
memperdalam, mengenai keabsahaan Aplikasi tersebut.

4.4) Tahapan Kegiatan IV: Laporan uji coba

Pada hari Rabu tanggal 13 Mei 2021, penulis membuat laporan uji
coba dengan harapan dapat berguna secara berkelanjutan.

4.5) Tahapan Kegiatan V: Evaluasi rangkuman aplikasi

SIMANTAP, MS. Acces dan grup Whatsapp
Pada hari Selasa tanggal 18 Mei 2021, penulis menginput evaluasi
rangkuman SIMANTAP, MS Acces, dan grup Whatsapp.

4.1) Output / Hasil :

Hasil dari koordinasi secara Snow Ball dapat mengetahui segala
aspek kelemahan dan apa yang perlu diperbarui.

Waktu Pelaksanaan : 09 Mei 2021.

4.2) Output / Hasil :

Hasil dari Konsultasi dengan atasan dan bawahan mengenai uji
coba Aplikasi yang telah diterapkan berupa Dokumentasi.

Waktu Pelaksanaan : 10 - 11 Mei 2021.

4.3) Output / Hasil

Hasil dari pelaksanaan uji coba berupa dokumentasi

Waktu Pelaksanaan : 12 Mei 2021.

4.4) Output / Hasil :

Hasil laporan uji coba berupa dokumentasi dan sedikit laporan.

Waktu Pelaksaan : 13 -17 Mei 2021.

42
 4.5) Output / Hasil
Hasil dari pelaksanaan evaluasi tersebut adanya dokumentasi
mengenai aplikasi SIMANTAP.

Waktu Pelaksanaan : 18 Mei – 1 Juni 2021.

4.1) Bukti Fisik dari Koordinasi Uji Coba

Gambar 2 16 Koordinasi Uji Coba Aplikasi Secara Snow Ball

4.2) Bukti Fisik

Gambar 2 17 Konsultasi dengan atasan dan bawahan mengenai uji coba

43
4.3) Bukti Fisik

Gambar 2 18 Melaksanakan Uji Coba

4.4) Bukti Fisik

Gambar 2 19 Membuat Laporan Uji Coba

44
4.5) Bukti Fisik

Gambar 2 20 Evaluasi rangkuman aplikasi SIMANTAP dan MS. Acces

2.2.1.5 Kegiatan 5: Mengevaluasi aplikasi SIMANTAP setelah di

publish.

1. Deskripsi pelaksanaan setiap tahapan kegiatan

Dalam mengevaluasai aplikasi SIMANTAP diharapkan menjadi
perbaikan Aplikasi yang mendukung dalam meningkatkan kualitas
pelayanan yang memiliki era Public Policy.

5.1) Tahapan Kegiatan I: Melakukan evaluasi kegiatan

Pada hari Jum’at tanggal 21 Mei 2021, penulis melaksanakan
evaluasi SIMANTAP sebagai Leading Sector dari laporan ini.

5.2) Tahapan Kegiatan II: Membuat draft konsep Mind Map

Pada hari Minggu tanggal 22 Mei 2021, penulis melihat kerangka
pemikiran yang diharapkan mampu terwujud dan memberikan kontribusi
yang penting bagi persuratan di Pemerintah Aceh, khususnya bagian Tata
Usaha Pimpinan pada Biro Umum Setda Aceh.

5.3) Tahapan Kegiatan III: Mengevaluasi laporan kegiatan

Pada hari Senin tanggal 24 Mei 2021, penulis mengevaluasi
laporan kegiatan aktualisasi dalam sistem berurut sampai On Campus.

45
5.4) Tahapan Kegiatan IV: Berkonsultasi dengan atasan megenai
laporan.
Pada hari Selasa tanggal 25 Mei 2021, penulis berkonsultasi
dengan pimpinan mengenai beberapa inovasi yang penulis sampaikan ke
pimpinan.

5.5) Tahapan kegiatan V: Memberikan laporan kepada atasan dan

jajaran
Pada hari Senin tanggal 7 Juni 2021, penulis memberikan laporan
kepada atasan dan jajaran sebagai akhir dari laporan Aktualisasi.

5.1) Output / Hasil :

Hasil dari evaluasi kegiatan ini berupa catatan kecil dari
optimalisasi sistem.

Waktu Pelaksanaan : 21 Mei 2021.

5.2) Output / Hasil :

Hasil dari membuat draft konsep Mind Map berupa Dokumentasi.

Waktu Pelaksanaan : 22-24 Mei 2021.

5.3) Output / Hasil :

Hasil dari mengevaluasi laporan kegiatan Aktualisasi berupa
minimnya kesalahan dan berupa dokumentasi.

Waktu Pelaksanaan : 24 Mei 2021.

46
5.4) Output / Hasil :
Hasil pada tahapan ini berupa draft laporan.

Waktu Pelaksanaan : 25 Mei 2021.

5.5) Output / Hasil :

Hasil dari laporan tersebut sebuah Laporan Aktualisasi dan
dokumentasi.

5.1) Bukti Fisik

Laporan aktualisasi yang digunakan.

5.2) Bukti Fisik

Gambar 2 21 Membuat Draft Konsep Mind Map

5.3) Bukti Fisik

Gambar 2 22 Mengevaluasi Laporan Kegiatan

47
 5.4) Bukti Fisik

Gambar 2 23 Bekonsultasi dengan atasan mengenai laporan Aktualisasi

5.5) Bukti Fisik

Gambar 2 24 Memberikan Laporan Kepada Atasan Dan Jajaran

48
 2.2.2 Aktualisasi Nilai-Nilai Mata Pelatihan Dan Analisis Dampak
Dalam melaksanakan realisasi aktualisasi terdapat keterkaitan

antara kegiatan – kegiatan dengan nilai-nilai dasar ANEKA dan mata

pelatihan lain yang penulis dapatkan.

2.2.2.1 Kegiatan I: Membuat telaah staf mengenai rancangan Aktualisasi,

terdiri dari 4 tahapan pada mata pelatihan.

A. Keterkaitan tahapan kegiatan pada kegiatan I: Membuat telaah staf

mengenai rancangan Aktualisasi, terdiri dari 4 tahapan pada mata
pelatihan.

1.1) Tahapan Kegiatan I: Mengonsep Telaah Staf

Etika Publik : Pada tahapan kegiatan ini penulis mengonsep dan
melihat Aturan dasar, dalam mengosep telaah staf berdasarkan aturan
yang berlaku.

Analisis Dampak : jika dalam membuat surat telaah staf tidak

menggunakan nilai-nilai Etika Publik, maka dasar dalam pengonsepan
aturan dasar, tidak adanya aturan dasar untuk dipertimbangkan oleh atasan
aga inovasi pelaksana tugas aktualisasi terlaksanakan.

1.2) Tahapan Kegiatan II: Melaporkan kepada Mentor mengenai

rancangan pelaksanaan aktualisasi.
Akuntabilitas : Pada tahapan kegiatan ini penulisa melaporkan
hasil dari konsep yang telah dikonsep dengan rasa tangung Jawab.

Analisis Dampak : Jika dalam penyusunan pelaporan kepada

mentor tidak adanya nilai-nilai Akuntabilitas, maka dalam rasa tanggung
jawab dalam penyelesaian Tahapan Kegiatan III tidak terwujud dan
nihilnya angka keberhasilan.

1.3) Tahapan Kegiatan III: Meminta arahan dari Kasubbag Tata

Usaha Pimpinan.
Nasionalisme : Pada tahapan kegiatan ini penulis meminta arahan
serta berkonsultasi dengan Kasubbag Tatat Usaha Pimpinan Biro Umum
Setda Aceh mengenai rancangan pelaksanaan Aktualisasi.

49
 Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai
Nasionalisme, maka dari pada itu hambatan yang akan terjadi kedepan dan
ancaman yang akan terjadi tidak tergambarkan sehingga dibutuhkan
konsultasi.

1.4) Tahapan Kegiatan IV: Menyiapkan Telaah Staf..

Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini penulis telah
menyiapkan telaah staf yang akan diajukan ke Kasubbag Tata Usaha
Pimpinan Biro Umum Setda Aceh, dan memfinalisasi dengan berasas
kualitas dalam telaah staf yang dikaji berulang-ulang sebelum diajukan.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan akhir ini tidak ada nilai-
nilai Komitmen Mutu, maka akan terjadi revisi kembali atas kesalahan
kesalahan penulisan dan aturan yang tidak sesuai.

B. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Visi & Misi Organisasi

Pada Kegiatan peratama yaitu tahap pembuatan telaah staf mengenai
inovasi penulis dengan mentor serta perangkat Tata Usaha Pimpinan Biro
Umum Setda Aceh, yang berisi uraian tentang kegiatan aktualisasi yang
akan dilakukan selama habituasi dan kegiatan ini berkontribusi terhadap
peningkatan koordinasi dengan atasan terkait dalam rangka
terwujudnya keberhasilan dalam menciptakan suatu inovasi yang
tepat guna.

C. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Penguatan Nilai-Nilai

Organisasi
Kegiatan pertama, yaitu tahap pembuatan telaah staf mengenai
inovasi penulis dengan mentor serta perangkat Tata Usaha Pimpinan Biro
Umum Setda Aceh, yang berisi uraian tentang kegiatan aktualisasi yang
akan dilakukan selama habituasi sehingga kegiatan yang dilakukan dapat
sesuai dengan pedoman yang dibuat, dalam melakukan kegiatan
aktualisasi dapat mewujudkan nilai “Estetis“ yang ada pada Sub Bagian
Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh.

50
2.2.2.2 Kegiatan II: Membuat aplikasi SIMANTAP (Sistem Manajemen
Administrasi Terpadu Pimpinan) berbasis WEB dan Iptimalisasi MS.
Acces dalam tahapan Jadwal agenda pimpinan Gubernur dan Waklil
Gubernur.

A. Keterkaitan tahapan kegiatan pada kegiatan II: Membuat aplikasi

SIMANTAP (Sistem Manajemen Administrasi Terpadu Pimpinan)
berbasis WEB dan optimalisasi MS. Acces dalam tahapan jadwal
agenda pimpinan Gubernur dan Wakil Gubernur. terdiri dari 4
tahapan pada mata pelatihan.

2.1) Tahapan Kegiatan I: Draft Konsep.

Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini penulis melakukan
Inovatif rancangan kerangka pemikiran dalam memudahkan penginputan
surat yang terpadu, berdasarkan rancangan yang akan ditetapkan penulis
berjudul SIMANTAP serta memperbarui jadwal Gubernur berbasisi MS.
Access.

Analisis Dampak : Jika ini tidak diterapkan, maka penginputan

masih menggunakan akses lama, yang masih menggunakan kertas ataupun
akan berdampak dengan tercecernya surat

2.2) Tahapan Kegiatan II: Mendesain Mind Map alur surat DTO,
DTO SK dan Disposisi.
Etika Publik : Pada tahapan kegiatan ini, penulis mendesain alur
surat dengan menggunnakan flow chart, dan Mind Map dengan tekun
agar tidak terjadi kesalahan dalam pengaplikasikan sistem yang akan
diterapkan.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tdiak ada nilai-nilai

Etika Publik, maka dari itu pada pelaksanaan mendesain akan terjadi
kekeliruan.

2.3) Tahapan Kegiatan III: Menkonsultasikan kerangka Mind Map

dengan beberapa jajaran dan atasan secara Snow Ball.
WoG : Pada tahapan kegiatan ini, penulis melaksanakan konsultasi
dengan beberapa jajaran secara Snow Ball, dengan berkolaborasi dengan
berbagai pimpinan di Setda Aceh.

51
 Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai
WoG, maka dari pada itu hambatan yang akan terjadi, sering terjadinya
miss communication dengan beberapa jajaran.

2.4) Tahapan Kegiatan IV: Memperbaiki surat yang berbasis MS.

Acces berdasarkan aturan pergub Aceh Nomor 22 Tahun 2017
mengenai hal lampiran yang di tampilkan.

Akuntabilitas : Pada tahapan kegiatan ini penulis, mengevaluasi

sistem yang berbasis MS. Access dengan berdasarkan aturan, sehingga
terjadinya keseimbangan antara aturan dan sistem, sehingga tujuan sistem
berjalan lancar.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Akuntabilitas, maka dari pada itu MS. Access yang selama ini diinput bisa
berdampak ancaman di hari yang akan mendatang.

B. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Visi & Misi Organisasi

Pada kegiatan kedua yaitu tahap pembuatan aplikasi SIMANTAP
(Sistem Manajemn Administrasi Terpadu Pimpinan) berbasis WEB dan
Optimalisasi MS. Access dalam tahapan jadwal agenda pimpinan
Gubernur dan Wakil Gubernur. Yang berisi uraian tentang kegiatan
aktualisasi yang akan dilakukan selama habituasi dan kegiatan ini
berkontribusi terhadap Menjadi Biro yang Handal di Bidang Pelayanan
Pimpinan dan Kesekretariatan. Serta mengedepankan pengelolaan
administrasi yang semakin professional.

C. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Penguatan Nilai-Nilai

Organisasi
Kegiatan kedua, yaitu tahap pembuatan aplikasi SIMANTAP
(Sistem Manajemn Administrasi Terpadu Pimpinan) berbasis WEB dan
Optimalisasi MS. Access dalam tahapan jadwal agenda pimpinan
Gubernur dan Wakil Gubernur. Yang berisi uraian tentang kegiatan yang
dilakukan dapat sesuai dengan pedoman yang dibuat, dalm melakukan
kegiatan aktualisasi dengan mewujudkan nilai “Bersih” yang ada pada
Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Setda Aceh.

52
2.2.2.3 Kegiatan III: Membuat Grup Whatsapp Se Aceh dari 23
Kab/Kota pada jajaran sub bagian Tata Usaha Pimpinan.

A. Keterkaitan tahapan kegiatan pada kegiatan III terdiri dari 6

tahapan pada mata pelatihan.

3.1) Tahapan Kegiatan I: Membuat grup Whatsapp Tata Usaha

Pimpinan Se Aceh “TU Pimpinan Se Aceh”
Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini penulis, membuat
grup Whatsapp Tata Usaha Pimpinan Se Aceh dengan niat dan inovatif
pribadi dalam memperlancarkan koordinasi pimpinan meliputi kearsipan
Kab/Kota.

Analisis Dampak : jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Komitmen Mutu, maka dari pada itu hambatan yang terjadi kedepan yang
pastinya simpang siur pemberitahuan ke Kab/Kota dan sama sekali tidak
dapat info dari Kemendagri atau sekitarnya.

3.2) Tahapan Kegiatan II: Membuat format text

Etika Publik : Pada tahapan kegiatan ini penulis, membuat format
text yang akan di berikan ke seluruh pelaksana yang akan diundang ke
dalam grup Whatsapp Se Aceh Kab/Kota, di sini penulis menulis dengan
Bahasa Indonesia yang baik dan benar serta tetap sesuai dengan KBBI.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini, tidak ada nilai-nilai

Etika Publik, maka dari pada itu hambatan yang akan terjadi kedepan
kekurang pahaman dalam memaknai isi format text yang diberikan
penulis.

3.3) Tahapan Kegiatan III: Mengkoordinaskan nomor HP dari 23

Kab/Kota Se Aceh.
Etika Publik : Pada tahapan kegiatan ini, penulis melaksanakan
koordinasi dengan Kab/Kota Se Aceh dengan seluruh pejabat yang
menjabati di tupoksi nya masing-masing, untuk diinput ke grup tersebut.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Etika Publik, maka koordinnasi tidak terlaksanakan serta grup tersebut
tidak akan terkumpul pejabat yang ada di tupoksi tersebut.

53
3.4) Tahapan Kegiatan IV: Menginput nomor HP pejabat tupoksi
terkait
Akuntabilitas : Pada tahapan Kegiatan ini, Penulis melaksanakan
penginputan nomor HP pejabat tupoksi terkait dalam Tata Usaha Pimpinan
Se Aceh dengan konsisten agar tidak terjadi kesalahan.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai

Akuntabilitas, maka berdampak kesalahan penginputan nomor yang akan
diinput ke grup Tupim Se Aceh

3.5) Tahapan Kegiatan V: Mengkoordinasikan / bekerjasama ke

semua
Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini penulis,
melaksanakan koordinasi yang harmonis, mengenai maksud dan tujuan
dari grup Whatsapp TUPIM Se Aceh, agar lebih jelas ke sesam perangkat
keseluruhan Kab/Kota.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada ilia-nilai

Komitmen Mutu , maka dari pada itu kejalasan mengenai grup TUPIM Se
Aceh hanya sebagai formalitas bukan sebagai alat pendorong peningkatan
koordinasi.

3.6) Tahapan Kegiatan V: Mengevaluasi hasil dari grup Whatsapp

TUPIM Se Aceh
Komitmen Mutu : Pada tahapa kegiatan ini penulis, mengevaluasi
grup Whatsapp mengenai pengecekan personil dengan berlandaskan
kesesuain tupoksi nya masing-masing dari Kab/Kota serta menekankan
rasa adil apabila terjadi pergantian pimpinan, agar grup Whatsapp tersebut
memiliki nilai berkelanjutan setiap pergantian.

Analisis Dampak : Jika kegiatan ini tidak ada nilai Anti Korupsi,
maka akan berdampak terhadap hambatan koordinasi dilingkup Kab/Kota,
sehingga pelaku pencari keuntungan pribadi dalam informasi tanpa
membagikan dengan pengganti tupoksi pada masa jabatannya tersebut.

54
B. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Visi & Misi Organisasi
Pada kegiatan ketiga yaitu tahap pembuatan grup Whatsapp Se
Aceh dari 23 Kab/Kota pada jajaran Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan
Biro Umum Setda Aceh. Yang berisi uraian tentang kegiatan aktualisasi
yang akan dilakukan selama habituasi dan kegiatan ini berkontribusi
terhadap Meningkatkan pelayanan informasi dan peningkatan
koordinasi yang akurat dan transparan dari kemendagri diberi
tembusan ke Provinsi lalu Provinsi membagikan secara cepat ke
Kab/Kota.

C. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Penguatan Nilai-Nilai

Organisasi
Kegiatan ketiga, yaitu tahap pembuatan grup Whatsapp Se Aceh
dari 23 Kab/Kota pada jajaran Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro
Umum Setda Aceh. Yang berisi uraian tentang kegiatan yang dilakukan
dapat sesuai dengan pedoman yang dibuat, dalm melakukan kegiatan
aktualisasi dengan mewujudkan nilai “Rapi” yang ada pada Sub Bagian
Tata Usaha Pimpinan Setda Aceh.

2.2.2.4 Kegiatan IV: Uji coba aplikasi SIMANTAP, MS. Access dan
grup Whatsapp TUPIM Se Aceh.

A. Keterkaitan tahapan kegiatan pada kegiatan IV terdiri dari 5

tahapan pada mata pelatihan.

4.1) Tahapan Kegiatan I: Koordinasi Secara Snow Ball

Akuntabilitas : Pada tahapan kegiatan ini penulis, melaksanakan
koordinasi secara Snow Ball, bertujuan menghindari sebab akibat dari
kelemahan aplikasi tersebut, sehingga penulis harus konsisten dalam
pengambilan keputusan sesuai dengan aturan yang berlaku dan
perimbangan dari beberapa narasumber.

Analisis Dampak : jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Akuntabilitas, maka akan terjadi gagalnya produk sistem yang akan di
publikasikan ke publik.

55
4.2) Tahapan Kegiatan II: Konsultasi dengan atasan dan bawahan
mengenai uji coba
WoG : Pada tahapan kegiatan ini penulis, melaksanakan konsultasi
dengan atasan dan bawahan dengan berlandasakan Kerjasama yang baik
dalam pengaplikasikan uji coba Aplikasi.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini, tidak ada nilai-nilai

Wog, maka akan terjadinya hambatan penyelenggaraan pemerintahan yang
mengupayakan kolaboratif pemerintahan dari keseluruhan sektor dalam
pembangunan kebijkan serta manajemen program yang berlandaskan
pelayanan publik.

4.3) Tahapan Kegiatan III: Melaksanakan uji coba

Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini, penulis
melaksanakan uji coba dalam memastikan sistem yang telah dibuatkan
Bersama tim saat ini akan ditelaah lebih dalam.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Komitmen Mutu, maka sistem yang dibuatkan Bersama tim berujung
kegagalan akibat dari kurangnya uji coba.

4.4) Tahapan Kegiatan IV: Laporan uji coba

Akuntabilitas : Pada tahapan kegiatan ini, Penulis membuat
laporan uji coba dengan harapan dapat berguna secara berlanjut di Sub
Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh dengan
berlandaskan tanggung Jawab.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai

Akuntabilitas, maka laporan ini tidak bisa berlanjut akibat tidak adanya
kesadaran rasa tanggung jawab yang dibebaninya.

4.5) Tahapan Kegiatan V: Evaluasi rangkuman aplikasi

SIMANTAP, MS. Acces dan grup Whatsapp
Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini penulis, mebuatkan
rangkuman dengan kualitas yang baik dalam evaluasi uji coba pada
aplikasi secara totalitas.

56
 Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai
Komitmen Mutu, maka evalusi yang dibuatka penulis kurangnya
kesempurnaan dari segi asal-asalan.

B. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Visi & Misi Organisasi

Pada kegiatan keempat yaitu tahap Uji coba aplikasi SIMANTAP,
MS. Acces, dan grup Whatsapp TUPIM Se Aceh. Yang berisi uraian
tentang kegiatan aktualisasi yang akan dilakukan selama habituasi dan
kegiatan ini berkontribusi terhadap Meningkatnya pelayanan
administrasi pimpinan yang prima dan menyediakan informasi publik
yang akurat dan inovatif.

C. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Penguatan Nilai-Nilai

Organisasi
Kegiatan keempat, yaitu tahap tahap Uji coba aplikasi
SIMANTAP, MS. Acces, dan grup Whatsapp TUPIM Se Aceh. Yang
berisi uraian tentang kegiatan yang dilakukan dapat sesuai dengan
pedoman yang dibuat, dalm melakukan kegiatan aktualisasi dengan
mewujudkan nilai “Rapi dan Hijau” yang ada pada Sub Bagian Tata
Usaha Pimpinan Setda Aceh.

2.2.2.5 Kegiatan V: Mengevaluasi aplikasi SIMANTAP setelah di

publish.

A. Keterkaitan tahapan kegiatan pada kegiatan V terdiri dari 5

tahapan pada mata pelatihan.

5.1) Tahapan Kegiatan I: Melakukan evaluasi kegiatan

Akuntabilitas : Pada tahapan kegiatan ini penulis, melaksanakan
evaluasi aplikasi SIMANTAP yang menjadi grand pada aplikasi ini
dengan berlandaskan tanggung jawab untuk penyelesaian aplikasi ini
tanpa pemaksaan dan pemberian apapun.

Analisis Dampak : jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Anti Korupsi, maka dari pada itu hambatan yang terjadi tidak selesainya
aplikasi ini akibat tidak mendapatkan imbalan.

57
5.2) Tahapan Kegiatan II: Membuat draft konsep Mind Map
Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini penulis, membuat
konsep persuratan yang diharapkan memberikan kemudahan di sektor Sub
Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro Umum Setda Aceh dalam
pengaplikasian yang inovatif.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini, tidak ada nilai-nilai

Komitmen Mutu, maka sistem persuratan masih menggunakan sistem awal
yang menyebabkan tercercernya surat dan tidak berdaya saing di era saat
ini.

5.3) Tahapan Kegiatan III: Mengevaluasi laporan kegiatan

Anti Korupsi : Pada tahapan kegiatan ini, penulis mengevaluasi
laporan kegiatan aktualisasi dengan Jujur.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai-nilai

Anti Korupsi, maka laporan ini banyak ketidak sesuaian dengan pemikiran
penulis dan dapat menurunkan kualitas segi keilmuwan pribadi.

5.4) Tahapan Kegiatan IV: Berkonsultasi dengan atasan mengenai

laporan
Nasionalisme : Pada tahapan kegiatan ini, Penulis berkonsultasi
atas selesainya pengaplikasian yang telah dilaksanakan penulis pada
laporan aktulaisasi ini.

Analisis Dampak : Jika dalam kegiatan ini tidak ada nilai

Nasionalisem, maka terjadinya miss communication terhadap pimpinan
dan bawahan mengenai aplikasi SIMANTAP.

58
5.5) Tahapan Kegiatan V: Memberikan laporan kepada atasan dan
jajaran.

Komitmen Mutu : Pada tahapan kegiatan ini, penulis memberikan

laporan kepada jajaran serta atasan dilingkup Setda Aceh, atas
penyelesaian aktualisasi yang telah dilaksanakan, dan diharapkan sistem
ini dapat memberikan dampak yang positif di era covid-19 serta dapat
berjalan secara berkelanjutan.

Analisis Dampak : jika dalam kegiatan ini tidak adanya nilai

Komitmen Mutu, maka bisa dikategorikan tidak ada yang akan
melanjutkan aplikasi ini, dan aplikasi ini hanya dibuat sebagai formalitas.

B. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Visi & Misi Organisasi

Pada kegiatan kelima yaitu tahap mengevaluasi aplikasi
SIMANTAP setelah di publish. Yang berisi uraian tentang kegiatan
aktualisasi yang akan dilakukan selama habituasi dan kegiatan ini
berkontribusi terhadap Terwujudnya pelayanan prima dalam
penyelenggaraan ketatausahaan, dan administrasi persuratan
pimpinan yang berorientasi pada Provinsi Aceh yang bersih, adil dan
melayani dalam, mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang
baik dan transparan serta adanya pengelolaan naskah dinas yang
terukur dan TANCAP (Tanggap, cepat, akurat) dan meningkatkan
pelayanan administrasi umum, dan pelayanaan informasi yang
akurat.

C. Kontribusi Hasil Kegiatan Terhadap Penguatan Nilai-Nilai

Organisasi
Kegiatan kelima, yaitu tahap mengevaluasi aplikasi SIMANTAP
setelah di publish. Yang berisi uraian tentang kegiatan yang dilakukan
dapat sesuai dengan pedoman yang dibuat, dalm melakukan kegiatan
aktualisasi dengan mewujudkan nilai “Bersih dan Hijau” yang ada pada
Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Setda Aceh.

59
2.3 Rencana Tindak Lanjut

Rencana Tindak Lanjut adalah rencana kegiatan yang harus

dilakukan pada tahap berikutnya dan dinyatakan dalam satu rangkain

kegiatan yang berkelanjutan.

Sistem yang dilaksanakan ini, harus dibutuhkan sedikit SDM yang

berkualitas dan professional dalam IT, agar terhindar dari Black Hack,

yang berjerumus data system, namun pada tahapan ini sistem yang

digunakan tidak terlalu Privasi, hanya saja apabila ditingkatkan dibutuhkan

SDM yang berkualitas, sehingga diharapkan agar dapat berjalan pada

jangka panjang.

Pada pelaksanaan kegiatan selama masa habituasi / aktualisasi

dalam rangka Pelatihan Dasar CPNS Golongan III bagi Purna Praja IPDN

Angkatan XXVII dapat dilaksanakan dengan baik, namun dalam

pelaksanaan Optimalisasi Alur Surat Pimpinan melalui pembuatan

Aplikasi SIMANTAP bagi ASN di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro

Umum Setda Aceh dapat dilakukan secara berkala agar memperoleh hasil

yang diharapkan dan dapat menambahkan inovasi baru pada aplikasi

SIMANTAP sebagai pemanfaatan teknologi informasi ada era Revolusi

Industri 4.0.

60
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Dari kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan penulis dari

tanggal 26 April - 16 Juni 2021 dengan judul Optimalisasi Alur Surat

Pimpinan Melalui Pembuatan Aplikasi SIMANTAP (Sistem Manajemen

Administrasi Terpadu Pimpinan) di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan Biro

Umum Setda Aceh, dari beberapa penyajian penulis sajikan bisa

disimpulkan bahwa dari 5 kegiatan yang telah dilaksanakan mulai dari

konsultasi tentang kegiatan aktualisasi, dari membuat format Telaah Staf,

kemudian membuat apliaksi SIMANTAP dan optimalisasi MS. Access

dalam penginputan jadwal Gubernur serta membuat grup Whatsapp

TUPIM Se Aceh dalam meningkatkan koordinasi, dari hal tersebut dapat

disimpulkan bahwa penulis dapat melaksanakan kegiatan dengan baik.

Adapun output atau hasil dalam pelaksanaan pembuatan format laporan

beiring dengan kegiatan dalam pelaksanaan pengaplikasian sistem.

Walaupun pada tahapan ini penulis mengalami sedikit hambatan

karena adanya pandemic covid-19 sehingga sedikit terbatasnya hubungan

emosional anatara mentor dan peserta latsar, namun penulis tetap berusaha

agar semua kegiatan aktualisasi yang sudah direncanakan dan dijadwalkan

oleh penulis dapat berjalan sesuai dengan perencanaan yang penulis

61
lakukan, serta penulis selalu menerapkan nilai-nilai dasar ANEKA

(Akuntabilias, nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti

Korupsi) pada setiap pelaksana kegiatan aktualisasi tersebut.

62
3.2 SARAN

Saran yang dapat disampaikan oleh penulis dalam kegiatan

Aktualisasi ini adalah:

1. Setelah usainya aktualisasi ini diharapkan, aplikasi tersebut

sebagai wadah pelopor Provinsi dalam penginputan surat terpadu
dengan menggunakan SIMANTAP;
2. Diperlukan adanya dukungan dari Kemendagri agar keterpaduan
sistem dalam penginputan surat yang berdata base, yang diberikan
ke seluruh plosok Provinsi serta Kab/Kota dalam mendukung
pemerintahan yang baik, dan bertransparan;
3. Sebagai wadah pemerintah diharappkan keamanan Aplikasi
SIMANTAP, yang selalu memaantau celah keamanan yang
timbul dan tutup setiap kali ada kemunculan.
4. Perlunya penerapan nilai Aneka dalam setiap ASN, karen ASN
merupakan wadah Abdi negara dan masayaraat yang bertugas
untuk melayani masyarakat.

63
 BIODATA PESERTA

Nama : TEUKU INDRA FAJAR, S.STP

NIP : 19980627 202008 1 001
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Tempat / Tanggal Lahir : Banda Aceh, 27 Juni 1998
Agama : Islam
Pendidikan Terakhir : D-4 / IPDN
Nama Orang Tua
Ayah : Alm. T. Fuadi
Ibu : Rita Arena

Alamat : JL. Sukarno Hatta Lr. H Binti Kec. Jaya Baru, Gamp
Emperom, Banda Aceh 23236
Nomor Telepon : 082193226226
Alamat Email : teukuindra@ipdn.ac.id , Teukuindra58@gmail.com

64
 LAMPIRAN APLIKASI SIMANTAP

COVER

65
Sub Pencarian Umum

Kontak Person Tata Usaha Pimpinan

66
Login Admin/Staf, Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

Beranda Tata Usaha Pimpinan

67