Disusun oleh :
Nama : Rina Anggereani Idris, S.Tr.Pel.
NIP : 199806112022102001
Jabatan : Calon Auditor Ahli Pertama
Satuan Kerja : Inspektorat III – Inpektorat Jenderal
ii
JUDUL : Nilai – Nilai Dasar PNS Melalui Digitalisasi Arsip Fisik
Menggunakan Pengkodean di Inspektprat III
Mengetahui, Menyetujui,
COACH MENTOR
iii
LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKTUALISASI
Pada Hari : .........................
Tempat : …………………
COACH PESERTA
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis bisa menyusun Rancangan Aktualisasi ini dengan tujuan untuk memenuhi
salah satu kegiatan dalam rangkaian Pendidikan Pelatihan Dasar CPNS Tahun 2022.
Sholawat serta salam selalu tercurahkan pada Nabi Agung Muhammad SAW, yang
syafaatnya selalu kita tunggu.
Dengan selesainya Rancangan Aktualisasi ini, ada beberapa pihak yang telah
membantu dan memotivasi penulis. Penulis ucapkan terima kasih, kepada:
Penulis
v
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sesuai dengan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 17 Tahun 2022
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan. Kedudukan
Inspektorat Jenderal adalah unsur pengawas Kementerian Perhubungan yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri. Inspektorat Jenderal
dipimpin oleh Inspektur Jenderal. Tugas dari Inspektorat Jenderal adalah
menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan Kementerian
Perhubungan.
1
5. Mencegah dan menindaklanjuti terjadinya penyimpangan dan
penyalahgunaan wewenang;
6. Mendorong penyelesaian tindak lanjut hasil pengawasan.
Lembaga Administrasi Negara merupakan Lembaga Pelatihan Terakreditasi dalam
menyelenggarakan Pelatihan Dasar CPNS dengan berpedoman pada Peraturan
Lembaga Administrasi Negara (Perlan) Nomor 12 Tahun 2018 Tentang Pedoman
Penyelenggaraan Latihan Dasar Calon PNS. Dijelaskan bahwa CPNS wajib menjalani
Masa Prajabatan selama 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal pengangkatan sebagai
CPNS. Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS
yang dilakukan secara terintegrasi. Kompetensi diukur berdasarkan kemampuan
menunjukan sikap perilaku bela negara, mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS
dalam pelaksanaan tugas jabatannya, mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS
dalam kerangka Negara kesatuan Republik Indonesia, dan menunjukkan penguasaan
kompetensi teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Aparatur Sipil Negara (ASN) sebagai
pelayan masyarakat diharapkan dapat menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK. Nilai-nilai
BerAKHLAK ini merupakan akronim dari Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif.Pada Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri
Sipil (CPNS) setiap peserta diberikan masa aktualisasi dengan melakukan kegiatan
untuk menyelesaikan isu-isu yang ada di masing-masing instansi dengan gagasan
kreatif pemecahan terhadap isu-isu yang ada dengan nilai-nilai BerAKHLAK yang telah
dipelajari. Tata kelola pengarsipan merupakan hal yang penting dalam setiap
organisasi. Adanya tata kelola pengarsipan semua arsip-arsip yang ada di organisasi
dapat tertata, tersimpan, serta ditemu kembali dengan baik. tata kelola pengarsipan
akan mewujudkan dalam memberikan pelayanan dan menyediakan data serta
informasi yang mudah dan cepat apabila dibutuhkan. Data atau informasi yang
tersimpan dalam arsip, harus tersedia setiap saat apabila dibutuhkan oleh setiap orang.
Dokumen pembayaran merupakan bukti fisik atas kegiatan pelaksanaan anggaran.
Dokumen pembayaran akan digunakan sebagai bahan penyusunan pelaporan
pertanggungjawaban penggunaan anggaran sehingga diperlukan tata kelola
pengarsipan yang baik dan benar.
Pengkodean Arsip erat kaitannya dengan arsip tertentu, dalam hal ini ada beberapa
arsip terbatas dan biasa yang ada di Inspektorat Jederal. pengkodean dapat
dikembangkan dengan pengelolaan lebih lanjut. Penulis mengangkat Isu “Nilai – Nilai
2
Dasar PNS Melalui Digitalisasi Arsip Fisik Menggunakan Pengkodean di
Inspektprat III “ Pengkodeaan merupakan langkah awal digitalisasi arsip fisik yang
ada di Inspektorat III.
B. Tujuan
Dengan diangkatnya isu ini, penulis berharap dapat mempermudah para
pegawai di Inspektorat III menentukan atau mengelompokan arsip terbatas dan
biasa, selain itu mempermudah mencari tempat penyimpanan tersebut. Dan
untuk penulis sebagai peserta Latsar CPNS Kementerian Perhubungan
diharapkan dapat menerapkan Nilai – Nilai Dasar BerAKHLAK (Berorientasi
Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya tidak hanya saat menjalani Latsar
CPNS namun selama bekerja sebagai ASN di setiap harinya.
C. Manfaat
1. Bagi penulis
Mampu menerapkan nilai-nilai dasar BerAKHLAK sehingga menjadi dasar
dalam melaksanakan tugas dan fungsi di dalam unit kerja di Inspektorat
Jenderal.
2. Bagi Unit Kerja
Dapat membantu memudahkan pengelompokan dan pencarian arsip fisik
dengan mudah.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam pembuatan rancangan aktualisasi yaitu
Pendidikan pelatihan dasar CPNS Angkatan XXII diselenggarakan mulai
dari tanggal 16 Januari – 23 Juni 2023, yang terdiri dari empat tahap yaitu:
1. Pembelajaran Mandiri (MOOC) : 16 Januari s.d. 03 Februari 2023
2. Distance Learning : 24 Maret s.d. 05 Mei 2023
3. Aktualisasi : 06 Mei s.d. 16 Juni 2023
4. Evaluasi : 19 s.d. 23 Juni 2023
Pembelajaran pada latsar CPNS terbagi menjadi empat agenda, untuk
agenda pertama merupakan pembelajaran mengenai wawasan kebangsaan
dan sikap bela negara, untuk agenda kedua merupakan pembelajaran
3
mengenai Nilai-Nilai BerAKHLAK, untuk agenda ketiga merupakan
pembelajaran mengenai Manajemen ASN dan SMART ASN, kemudian untuk
agenda terakhir adalah mengenai habituasi. Dalam pembelajaran habituasi ini,
dilaksanakan dengan kegiatan penyelesaian isu yang terjadi di unit kerja,
dengan menerapkan aktualisasi nilai-nilai BerAKHLAK. Rencana kegiatan
penyelesaian isu yang dilaksanakan adalah pembuatan aplikasi inventory
sistem, yang salah satunya berfungsi membuat pengkodean arsip
denganbarcode.
4
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Profil Instansi
Inspektorat Jenderal Kementerian Perhubungan merupakan unit dengan
tugas sebagai unsur pengawas Kementerian Perhubungan yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri. Inspektorat Jenderal dipimpin
oleh Inspektur Jenderal. Tugas dari Inspektorat Jenderal adalah
menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan Kementerian
Perhubungan sesuai dengan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor 17 Tahun
2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perhubungan.
5
dan keuangan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan
pengawasan lainnya; pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas
penugasan Menteri; penyusunan laporan hasil pengawasan di lingkungan
Kementerian Perhubungan; pelaksanaan administrasi Inspektorat Jenderal; dan
pelaksaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.
6
BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI
Hal ini berhubungan dengan Agenda III yakni SMART ASN dan
salah satu core values ASN yaitu Adaptif dimana seharusnya ASN
7
siap dalam terus berinovasi mengikuti zaman dengan belajar tentang
IT.
2. Isu Ke-2 : Verifikasi spd yang masih manual.
a. Data dan Fakta di Inspektorat III :
1.) Verifikasi masih manual ;
2.) masoh perlunya mencari TTD masing-masing individu yang
mengajukan SPD;
3.) Mempersulit pegawai dalam batas waktu yang di berikan oleh
bendahara dalam menyusun SPD .
b. Dampak dan para pihak yang terkena dampak terkait isu :
Berikut dampak dari Isu Ke-2 :
1.) Membuat waktu pengelolaan LHA menjadi terhambat;
2.) Dapat menyebabkan salah dokumen apabila tercecer dengan
LHA unit kerja lain;
3.) Membuat pengelola LHA kesulitan
Para Pihak yang terdampak dari Isu Ke-2 :
1.) Bag. Kuangan
2.) Inspektur III
3.) Pegawai Ispektorat III
4.) PIC SPD
c. Deskripsi Keterkaitan Isu dengan Agenda III :
Dengan verifikasi yang masih manual membuat proses SPD
membutuhkan waktu yang lumayan lama berhubung seringnya
kegiatan dinas luar pegawai dan verifikasi harus menggunakan
tanda tangan pihak yang mengajukan beberapa hari setelah
mengirimkan at cost dan pembiayaan lain.
Hal ini berhubungan dengan Agenda III yakni SMART ASN salah
satu core values ASN yaitu membuat sistem verifikasi secara digital
yang dapat diakses oleh seluruh pegawai Inspektorat III.
9
3. Growth : Seberapa besar kemungkinan terburuknya isu tersebut jika
tidak segera ditangani sebagaimana mestinya.
No Masalah/Isu U S G Jumlah
1. Penggunaan kertas yang tidak efisien 1 2 2 5
2. Verifikasi spd yang masih manual 2 2 2 6
3. Belum adanya pengkodean pada arsip 2 2 3 7
fisik
Kekuatan Kelemahan
Tata Usaha sudah melek Penyesuaian pada pihak
teknologi
tertentukhususnya Tata
Usaha
Peluang Ancaman
Tata Kelola arsip yang yang lebih Prosedur tidak dilaksanakan
sistematis, aman, dan tertata. dalam sosialisasi pengkodean
10
Tabel III. Tabel Pengaplikasian Tahapan Kegiatan dalam Nilai-Nilai
Dasar ASN
PEKAN
NO Kegiatan
I II III IV V VI
Mempersiapkan kegiatan
1 aktualisasi di unit kerja
terkait isu yang dipilih
Melakukan konsultasi
dengan mentor dan coach
2
terkait gagasan
penyelesaian isu
Melakukan pengecekan
3
arsip fisik
Melakukan penomoran
4
arsip fisik
Melakukan penginputan
5
data arsip fisik
6 Mencetak Barcode
Melakukan penempelan
7.
barcode
12