BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Instansi

Pada analisa sistem berjalan ini telah dilakukan peninjauan pada Koperasi

Karyawan Bank Bukopin Cabang Karawang adalah badan usaha koperasi yang

pemiliknya adalah karyawan dan karyawati PT. Bank KB Bukopin disebut juga

anggota. Koperasi Karyawan Bank Bukopin Cabang Karawang merupakan koperasi

primer yang didirikan pada tanggal 25 Juni 1998 atas keinginan karyawan guna

meningkatkan kesejahteraan anggota. Dengan surat pengesahan dari kementrian

koperasi dan pembinaan pengusaha kecil Repulik Indonesia Nomor

627/KEP/KWK10/VI/1998. Beralamatkan Jl. Ahmad Yani No. 92, Kelurahan

Nagasari, Kecamatan Karawang Barat, Kabupaten Karawang- Jawa Barat 41314.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Koperasi Karyawan Bank Bukopin Cabang Karawang adalah badan usaha

koperasi yang pemiliknya adalah karyawan dan karyawati PT. Bank KB Bukopin

disebut juga anggota. Koperasi Karyawan Bank Bukopin Cabang Karawang

merupakan koperasi primer yang didirikan pada tanggal 25 Juni 1998 atas keinginan

karyawan guna meningkatkan kesejahteraan anggota. Dengan surat pengesahan dari

kementrian koperasi dan pembinaan pengusaha kecil Repulik Indonesia Nomor

627/KEP/KWK10/VI/1998. Koperasi Karyawan Bank Bukopin Cabang Karawang

dari awal didirikannya pada tahun 1998 hingga saat ini telah mengalamai beberapa

kali perubahan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,

25
 26

berkedudukan di Gedung Kantor Cabang Utama Bank Bukopin Jl. Ahmad Yani No.

92, Kelurahan Nagasari, Kecamatan Karawang Barat, Kabupaten Karawang- Jawa

Barat 41314. Pengesahan anggaran dasar dibuat pertama kalinya pada tanggal 25

Juni 1998 sesuai surat pengesahan dari kementrian koperasi No. 627/BH/KWK

10/VI-1998. Koperasi Karyawan Bank Bukopin Cabang Karawang sudah memiliki 2

kantor yaitu di Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang Pembantu. Kantor Cabang

Utama terletak di Gedung Bank Bukopin Jl. Jenderal Ahmad Yani No. 92, untuk

kantor cabang utama melayani unit simpan pinjam, Toko Bkopmart, Usaha PPOB

dan Usaha Sewa Inventaris. Sedangkan untuk kantor cabang pembantu terletak di

gedung Kantor Cabang Pembantu Telukjambe, melayani unit usaha PPOB. Visi

Koperasi Bank Bukopin Cabang Karawang adalah : Menjadikan Kopkar Bank

Bukopin Karawang yang berorientasikan kepada anggota sebagai badan usaha yang

mandiri dan tangguh sekaligus sebagai wahana pengembangan usaha dan

pengkaderan kewirakoperasian. Sedangkan misinya adalah menjadi sebuah badan

usaha yang berbasis pada partisipasi anggota sebagai pengembangan KKBK yang

dinamis, kompetitif, dan mensejahterakan anggota guna mewujudkan kader yang

handal baik sebagai wirausaha, sehungga dapat membangun kehidupan masyarakat

pada umumnya dan anggota pada khususnya.

 27

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : Koperasi Karyawan Bukopin (2023)

Gambar III. 1
Stuktur Organisasi Koperasi Karyawan Bukopin Cabang Karawang
Berikut fungsi yang ada dalam struktur organisasi Koperasi Karyawan Bukopin

Cabang Karawang :

1. Pengawas

Pengawas adalah perangkat organisasi koperasi yang bertugas mengawasi

dan memberikan nasihat kepada pengurus. Pengawas dipilih dari dan oleh

anggota pada rapat anggota. Persyaratan untuk dipilih menjadi pengawas

meliputi :

1) Tidak pernah menjadi pengawas atau pengurus suatu koperasi atau komisaris

atau direksi suatu perusahaan yang dinyatakan bersalah karena menyebabkan

koperasi atau perusahaan itu dinyatakan pailit.

 28

2) Tidak pernah dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan

korporasi, keuangan negara, dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan,

dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatan.

3) Pengawas dapat diberhentikan berdasarkan keputusan rapat anggota dan

menyebutkan alasannya. Ketentuan mengenai tanggung jawab pengawas atas

kesalahan dan kelalaiannya yang diatur dalam Undang-Undang No 17 Tahun

2012 tidak mengurangi ketentuan dalam kitab Undang-Undang Hukum Pidana.

2. Ketua Umum

Ketua Umum adalah perangkat organisasi koperasi yang bertanggungjawab

penuh atas kepengurusan koperasi untuk kepentingan dan tujuan koperasi, serta

mewakili koperasi baik di dalam maupun luar pengendalian sesuai dengan

ketentuan anggaran dasar.

3. Manajer

Manajer adalah membuat rencana ke depan sesuai dengan ruang lingkup dan

wewenangnya, mengelola sumberdaya secara efisien, memberikan, bertindak

sebagai pemimpin dan mampu melaksanakan perintah kerjasama dengan

oranglain untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Bendahara

Bendahara mempunyai tugas menyimpan catatan pengeluaran dan penerimaan

keuangan, termasuk pembayaran yang dilakukan oleh organisasi.

5. Sekretaris

Sekretaris memiliki fungsi utama yaitu sebagai orang yang menyediakan layanan

administratif yang bertujuan untuk menyokong organisasi.

 29

6. Admin

Admin bisa melakukan perubahan di komputer, yang akan memengaruhi

pengguna lain. Dia bisa mengganti pengaturan keamanan, memasang dan

menghapus program, mengakses semua berkas di komputer, dan mengubah

pengaturan milik pengguna lain.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan adalah penjelasan kegiatan sistem, adapun

penjelasan akan disajikan dalam bentuk narasi:

Admin Melakukan Rekap Data absensi karyawan di dalam aplikasi microsoft

excel Kemudian Admin membuat surat permohonan pemindah bukuan penggajian

yang akan diserahkan kepada Branch manager melalui sekertaris untuk disposisi.

Setelah itu sekertaris menyerahkan kembali surat pemindah bukuan penggajian

kepada admin untuk proses penggajian, Setelah itu admin melakukan transfer melalui

rekening karyawan Koperasi Karyawan Bukopin.

 30

3.3. Activity Diagram

Sumber : Koperasi Karyawan Bukopin Cabang Karawang (2023)

Gambar III. 2
Activity Diagram Koperasi Karyawan Bukopin Cabang Karawang
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Permohonan Pemindah Bukuan

Fungsi : Sebagai Pencairan Gaji

Sumber : Admin

Tujuan : Branch Manager

Media : Kertas

Jumlah Rekap : 1 Lembar

 31

Frekuensi : Setiap Bulan

Lampiran : Lampiran A1

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

2. Nama Dokumen : Permohonan Pemindah Bukuan telah Disposisi

Fungsi : Sebagai Pencairan Gaji

Sumber : Branch Manager

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah Rekap : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Bulan

Lampiran : Lampiran B1

3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terdapat beberapa poin

permasalahan pokok diantaranya :

1. Pengolahan data manual: Proses penggajian dilakukan secara manual,

menyebabkan pencarian data yang memakan waktu lama dan rentan terjadi

kesalahan.

2. Penyimpanan data yang tidak efisien: Data penggajian disimpan dalam file

Microsoft Excel, namun jika data menumpuk akan menyebabkan keterbatasan

kapasitas komputer dan memperlambat kinerja sistem.

3. Keakuratan data: Tingkat kejujuran data saat proses pengabsenan karyawan

menjadi permasalahan. Kemungkinan kesalahan manusia saat melakukan

penginputan data bisa terjadi.

 32

4. Kesalahan perhitungan gaji: Proses perhitungan gaji masih menggunakan

Microsoft Excel, yang rentan terjadi kesalahan dalam penginputan data dan

perhitungan manual yang memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.

3.7. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan yang diidentifikasi, berikut adalah beberapa

langkah pemecahan masalah yang dapat dilakukan:

Untuk mengatasi permasalahan yang diidentifikasi, berikut adalah beberapa langkah

pemecahan masalah yang dapat dilakukan dalam perancangan sistem informasi

penggajian karyawan:

1. Perancangan Sistem Informasi Penggajian, Merancang dan mengimplementasikan

sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi untuk menggantikan proses

manual. Sistem ini mencakup modul-modul seperti pengolahan data karyawan,

pengabsenan, perhitungan gaji, dan penyimpanan data yang terstruktur.

2. Otomatisasi Proses, Mengotomatisasi proses penggajian dengan menggunakan

sistem informasi akuntansi yang tepat. Hal ini akan mengurangi ketergantungan pada

input manual dan perhitungan yang rentan terjadi kesalahan. Sistem dapat diprogram

untuk menghitung gaji berdasarkan parameter yang ditentukan, seperti gaji pokok,

tunjangan, potongan, dan lembur.

3. Penggunaan Database Terpusat, Menerapkan database terpusat yang digunakan

untuk penyimpanan dan pengelolaan data penggajian. Dengan menggunakan basis

data yang terstruktur, data dapat diakses dengan cepat dan mudah, serta

memungkinkan pelaporan yang akurat dan analisis yang lebih baik.

 33

4. Validasi dan Verifikasi Data, Memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam

sistem informasi akuntansi penggajian telah diverifikasi dan divalidasi dengan baik.

Proses validasi meliputi pemeriksaan data karyawan, jumlah jam kerja, tunjangan,

dan potongan gaji, serta verifikasi keabsahan data sebelum dihitung dalam proses

penggajian.

5. Pelatihan dan Peningkatan Keahlian, Memberikan pelatihan kepada tim pengelola

penggajian untuk memastikan pemahaman yang baik tentang sistem informasi yang

baru. Hal ini akan membantu mengurangi kesalahan manusia dalam penggunaan

sistem dan meningkatkan efektivitas penggunaan sistem.

6. Monitoring dan Evaluasi, Melakukan pemantauan dan evaluasi rutin terhadap

kinerja sistem informasi akuntansi penggajian. Mengidentifikasi dan menyelesaikan

masalah yang muncul serta mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan

untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.

Dengan merancang dan mengimplementasikan langkah-langkah pemecahan

masalah ini, diharapkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan

transparansi dalam proses penggajian karyawan.