PENDAHULUAN
Pada bab memaparkan latar belakang dari judul tugas yaitu “Sistem
Informasi Manajemen dalam Peminjaman Dana pada Koperasi Pasar Usang”,
maksud dan tujuan, metodologi penyusunan, serta sistematika penyusunan tugas.
Sistem
Engineering
Analysis
Design
Coding
Testing
Maintenance
a. Komponen Sistem
Komponen sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian
dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu
sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem.
b. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang
lingkup dari sistem tersebut.
e. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
bagi subsistem yang lain atau supra sistem.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai
sasaran atau tujuannya.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Melihat informasi sebagai salah satu sumber daya yang tersedia bagi manager
dan memiliki nilai sama dengan sumber daya lainya. Informasi sangatlah berharga
karena informasi dapat menunjukan sumber daya lainya. Pada bagian ini membahas
tentang konsep informasi serta klasifikasi dan kualitas informasi.
Pada dasarnya informasi berbeda dengan data. Dengan kata lain informasi
adalah data yang telah diolah dan dapat digunakan sebagai dasar keputusan. Dalam
Proses pengambilan keputusan, kebutuhan yang cukup mendasar adalah informasi-
informasi yang menunjang keputusan tersebut . Transformasi data menjadi informasi
dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Penyimpanan
Data
b. Data Flow
Arus data dilambangkan dengan tanda panah dan arus data ini mengalir
diantara proses, simpanan data atau media penyimpanan dan kesatuan luar. Arus data
ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk sistem dan keluaran hasil
proses system
c. Process (proses)
Merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari
hasil arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar
proses. Proses dilambangkan dengan ujung-ujung tumpul tergantung dari tipe
chartnya, setiap proses memberikan penjelasan antara lain dengan memberikan
nomor proses dan nama proses yang ditulis didalam lingkaran atau segi empat
tumpul.
d. Data Store (Simpanan data)
Merupakan simpanan data yang berupa:
1. File atau database disistem komputer
2. Arsip atau catatan manual .
Dilambangkan dengan sepasang garis pararel horizontal yang ujungnya
tertutup dan diidentifikasikan dengan nama data store atau nomor/kode yang ditulis
didalamnya.
2.4 Database
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa
ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukan satu
kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan, instansi.
Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk,
merupakan satu kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field
yang saling berhubungan untuk menunjukan bahwa field tersebut dalam satu
pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.
Untuk menyebut isi dari field maka digunakan atribute atau merupakan judul
dari satu kelompok entity tertentu. Entity adalah suatu obyek yang nyata dan akan
direkam.
Set program pengelola merupakan satu paket program yang dibuat agar
memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau pembacaan informasi ke dalam
database.
a. form sekarang disimpan sebagai teks, file dan form dalam versi ini untuk
defaultnya sekarang disimpan sebagai teks daripada sebagai binary
b. Fitur baru debuging, debuging (pancarkan kesalahan mempunyai beberapa
fitur baru termasuk kemampuan mengeset pilihan debugging untuk proses tertentu
dan tambahan pilihan debuging.
c. Fitur baru project manajer, project manajer dapat menyederhanakan
management project dengan memungkinkan anda untuk mendrag (menyeret) dan
meletakkan file windows folder.
d. Frames adalah jenis khusus dari form yang dapat bersarang dalam sebuah
form atau frame lain.
e. Peningkatan kemampuan editor, akan lebih mudah mengatur editor key
ginding dengan tab key bindings pada editor option dan open tools APL
enchancements
f. Katagori properties dalam project, inspector, memungkinkan anda untuk
menampilkan property dan event pergolongan.
g. Images dalam drop down lists pada object inspector, sekarang dilengkapi
dengan image atau gambar untuk mendukung pengaturan isian property
Rapat Anggota
Pengurus
Ketua
Pengawas
Wakil Ketua
Ketua
Sekretaris I
Anggota
Sekretaris II
Bendahara
Manajer Umum
Anggota-anggota
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Keterangan :
: Garis Komando
: Garis Pengawasan
: Garis Pelayanan
: Garis Kepemilikan
Adapun beberapa deskripsi tugas dari struktur organisasi yang terlibat dalam
Koperasi Simpan Pinjam yaitu diuraikan sebagai berikut :
1. Rapat Anggota
2. Pengawas
Pengawas dipilih dari dan oleh anggota dalam Rapat Anggota. Tugasnya
adalah melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan terhadap pelaksanaan seluruh
keputusan Rapat Anggota yang dilakukan oleh pengurus. Pengawas bertanggung
jawab kepada Rapat Anggota.
3. Pengurus
Pengurus dipilih dari dan oleh anggota dalam Rapat Anggota. Tugasnya
adalah memimpin jalannya organisasi dan usaha koperasi dengan berpedoman pada
keputusan Rapat Anggota. Pengurus bertanggung jawab kepada Rapat Anggota dan
bertindak atas nama koperasi di muka hukum. Dalam mengelola usaha koperasi,
pengurus dapat mengangkat manajer yang professional.
4. Manajer
Manajer diangkat oleh pengurus. Rencana pengangkatan diajukan kepada
Rapat Anggota untuk mendapatkan persetujuan. Manajer diberi wewenang dan kuasa
untuk mengelola usaha koperasi dalam rangka melayani anggota. Dalam
pekerjaannya, manajer bertanggung jawab kepada pengurus.
Untuk menjalankan usaha koperasi, manajer dapat mengangkat karyawan
atas dasar persetujuan pengurus. Manajer dan Karyawan menangani kegiatan
operasional dan usaha koperasi, seperti pelaksana pengelola usaha sehari-hari,
membuat laporan periodic, merancang anggaran pendapatan dan belanja, serta
merundingkan dengan pengurus mengenai program dan kebijakan baru.
5. Komite
Pengurus dengan persetujuan Rapat Anggota dapat membentuk komite
(panitia). Komite ini bertugas untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan berdasarkan
kebutuhan koperasi. Komite berasal dari anggota-anggota aktif koperasi yang
memiliki kemampuan khusus di bidangnya masing-masing.
a. Komite audit. Tugasnya melakukan audit internal terhadap kekayaan koperasi
b. Komite pemilihan. Bertugas mempersiapkan, menangani dan mengawasi proses
pemilihan pengurus dan pengawas, serta mengumumkan hasilnya kepada
anggota.
c. Komite kredit. Bertugas melaksanakan kegiatan yang menyangkut pelayanan
pinjaman bagi anggota. Misalnya melakukan penilaian terhadap kelayakan
pinjaman yang diajukan anggota.
d. Komite diklat. Bertugas mengelola pendidikan dan pelatihan (Diklat) anggota,
pengurus dan pengawas koperasi.
e. Komite penyempurnaan AD dan ART dalam upaya mengikuti perkembangan
yangterjadi, maka sangat dimungkinkan untuk menyempurnakan AD dan ART.
3.1.2 Usaha Pemberian Pinjaman pada Koperasi Serba Guna
SPP SPP L a p o ra n
D a t a p in j a m a n
p in j a m a n
P e n g is i a n pengecekan
fo rm d a ta
p in j a m a n
S P P y a n g t e la h S P P y a n g t e la h D a t a p in j a m a n
d iis i d ii s i y a n g t e la h d ic e k
p e m b u a ta n p e m b u a ta n
d a ta la p o r a n
p in j a m a n p in j a m a n
1
1
L a p o ra n
D a ta p in j a m a n
p in j a m a n
2 2
P e m b u a ta n
B u k ti
P in j a m a n
B u k t i P in j a m a n B u k ti P in j a m a n B u k t i P in j a m a n
B u k ti p in ja m a n B u k ti P in ja m a n L a p o ra n a n g s u ra n
P e m b u a ta n
d a ta a n g s u ra n
D a ta a n g s u r a n D a ta a n g s u ra n
m em buat
la p o ra n
a n g su ra n
L a p o ra n 2
a n g su ra n
m em buat
re s i a n g s u ra n
R e s i a n g s u ra n R e s i a n g s u ra n R e s i a n g su ra n
Keterangan :
SPP : Surat Permohonan Pinjaman
3.4 Analisis prosedur dokumen yang sedang berjalan
Analisis data ini akan menganalisa beberapa dokumen yang digunakan dalam
proses peminjaman dan pengembalian uang koperasi. Adapun dokumen-dokumen
tersebut terdiri dari beberapa formulir yang terdiri dari dokumen masukan dan
dokumen keluaran, untuk dokumen masukan terdiri dari :
1. Surat permohonan pinjaman
Fungsi : Sebagai formulir pengisian data permohonan pinjaman uang
koperasi
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : Nomor surat, Nomor anggota, Nama lengkap, Jenis kelamin,
Pekerjaan, Status pernikahan, Alamat, Nomor telepon, Tanggal
masuk menjadi angota, Tanggal permohonan pinjaman, Alasan
peminjaman, Jumlah tabungan anggota, Jumlah pinjaman yang
diajukan..
Aliran data : Dari anggota ke sekretaris koperasi
2. Bukti Pinjaman
Fungsi : Dokumen ini berfungsi sebagai tanda bukti pinjaman
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : Nomor anggota, Nama lengkap, Jenis kelamin, Pekerjaan,
Status pernikahan, Alasan mengambil pinjaman, Tanggal
pemberian pinjaman, Jumlah pinjaman, Bunga pinjaman,
Batas waktu peminjaman.
Aliran data : Pada prosedur peminjaman aliran dokumen ini adalah dari
bendahara kepada anggota, sedangkan pada prosedur
pengembalian aliran dokumen ini berasal dari anggota
diberikan ke sekretaris.
3. Data peminjaman
Fungsi : Sebagai daftar anggota yang mengajukan permohonan
pinjaman uang koperasi.
Rangkap : 2 (dua)
Atribut : Nomor anggota, Nama lengkap, Jenis kelamin, Pekerjaan,
Status pernikahan, Tanggal masuk sebagai anggota, Tanggal
permohonan pinjaman, Alasan peminjaman, Jumlah pinjaman
yang diajukan, dan keterangan lainnya.
Aliran data : Dari sekretaris diberikan ke bendahara.
4. Data pengembalian
Fungsi : Sebagai daftar anggota yang sudah mengembalikan atau sudah
melunasi pinjamannya.
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : Nomor anggota, Nama lengkap, Jenis kelamin, Pekerjaan,
Status pernikahan, Jumlah uang yang dipinjam, Tanggal
pengembalian pinjaman, Jumlah pinjaman yang dikembalikan,
dan keterangan lainnya.
Aliran data : Dari sekretaris diberikan ke bendahara
1. Resi Angsuran
Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran pinjaman yang dibuat oleh
bendahara.
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : Nomor anggota, Nama lengkap, Jenis kelamin, Pekerjaan,
Tanggal pengembalian pinjaman, Jumlah angsuran, Bunga
pinjaman dan keterangan lainnya.
Aliran data : Dari bendahara diberikan kepada anggota melalui sekretaris
2. Bukti Pembayaran
Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran pinjaman yang dibuat dan
ditandatangani oleh bendahara.
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : Nomor anggota, Nama lengkap, Jenis kelamin, Pekerjaan,
Status pernikahan, Tanggal pengembalian pinjaman, Jumlah
pinjaman yang dikembalikan, Bunga pinjaman dan keterangan
lainnya.
Aliran data : Dari bendahara diberikan kepada anggota melalui sekretaris.