BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada

suatu sistem yang sedang dijalankan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini

adalah untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk permasalahan

yang ada pada suatu perusahaan. Analisis sistem berguna untuk memperbaiki

berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien,

mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output

yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat

input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Penulis melakukan riset di PT. Motive Mulia yang berlokasi di Jl. Baru

Cipendawa, Bojong Menteng, Bekasi, guna mendapatkan data yang diperlukan

untuk membuat Tugas Akhir ini. Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah

perusahaan dan struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang

ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Motive Mulia adalah salah satu perusahaan produsen semen dan beton

jadi yang terkenal dengan hasil produksinya Semen Merah Putih dan Beton Merah

Putih. Berlokasi di Jl. Cipendawa Baru, Bojong Menteng, Bekasi. Berdiri pada

19
 20

tahun 2003, semula merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi.

Namun, pada bulan Agustus tahun 2013 diakuisisi oleh PT. Cemindo Gemilang-

Semen Merah Putih dengan berstatus sebagai anak perusahaan dengan nama PT.

Motive Mulia-Merah Putih Beton.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

BOARD OF DIRECTOR

SECRETARY
B. OPERATIONS

READYMIX CONCRETE AGREGATE PRECAST

COMP & INSTRUMENT MGR QUARRY MANAGER

CREDIT & CONTROL MGR R & D MANAGER

PRODUCTION MANAGER

SALES SUPORT MANAGER

TRANSPORT MANAGER

SALES & MARKETING MGR

COPCD MANAGER

B. ADMIN & SUPPORT

HRGA & QMS PURCHASING FIN / ACCT SH&E MAINTENANE

MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

Sumber: PT. Motive Mulia

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Motive Mulia

 21

Tugas dari masing-masing bagian yaitu:

1. Board Of Director

Menjalankan kegiatan usaha secara efektif dan sejalan dengan visi perusahaan,

menetapkan berbagai kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan tata

kelola dan manajemen perusahaan dan menetapkan anggaran belanja

perusahaan dan mengevaluasinya secara berkala.

2. Secretary

Membantu direktur dalam segala keperluannya, mengatur dan menjadwalkan

pertemuan direktur dengan pihak lain, melaksanakan kegiatan administrasi

umum perusahaan dan kegiatan surat-menyurat.

3. Computer & Instrumental Manager

Bertugas dalam pemeliharaan dan perbaikan berbagai peralatan elektronik,

melakukan pengujian dalam sistem keamanan.

4. Credit & Control Manager

Bertanggung jawab atas arus kas perusahaan dengan memastikan proses

pembayaran dengan customer berjalan dengan tepat dan efisien.

5. Production Manager

Mengawasi proses produksi dan keselamatan karyawan di segala bidang yang

berkaitan dengan proses produksi, dan menangani kelancaran produksi semen

mulai dari penerimaan bahan baku sampai proses pembuatan semen.

6. Sales Support Manager

Bertugas dalam membina hubungan baik dengan customer, mambantu

marketing manager mengembangkan sistem atau strategi pemasaran.

 22

7. Transport Manager

Bertanggung jawab dalam mengatur para driver dan pendataan perjalanan

setiap truck mixer.

8. Sales & Marketing Manager

Mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target

penjualan, memonitor perolehan penjualan.

9. Central Operation Centaral Dispatch Manager

Memastikan organisasi berjalan dengan sebaik mungkin, mengelola dan

meningkatkan efektivitas operasi perusahaan, memastikan bahwa seluruh

kendaraan dan pengemudinya dalam keadaan siap untuk beroperasi,

menjadwalkan dan mengatur rute perjalanan.

10. Agregate

Bertugas untuk menentukan perencanaan jumlah produksi dan menentukan

kapan waktu produksi, dan membuat perencanaan harian agar proses produksi

berjalan dengan efisien.

11. Quarry Manager

Bertanggung jawab dalam segala hal yang berhubungan dengan bahan baku.

12. Resources & Development Manager

Bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi bisnis baru, sehingga

keuntungan dapat diperoleh perusahaan, serta mengadakan riset strategis

tentang kebutuhan pasar.

 23

13. Precast

Mengkoordinasikan persiapan pemasangan beton precast, menjelaskan

gambaran kerja, jadwal kerja dan prosedur kerja, mengevaluasi dan membuat

laporan tentang hasil pekerjaan pemasangan beton

14. Human Resources General Affair & Quality Management System Manager

Bertugas untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara para karyawan.

merektut staf yang dibutuhkan oleh perusahaan, mencatat semua rincian dari

karyawan yang bekerja dalam perusahaan, bertanggung jawab terhadap

pengaturan tunjangan perusahaan bagi karyawan, menyiapkan laporan bulanan

untuk keperluan rapat anggaran. Sedangkan quality management system

bertugas memastikan bahwa semen dan beton tersebut memenuhi standar

kualitas yang diperlukan atau diberikan sesuai standar perusahaan.

15. Purchasing Manager

Mengontrol kegiatan pembelian dan administrasi pembelian.

16. Finance & Accounting Manager

Bertugas mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan dan

berkewajiban memberikan laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan.

17. Safety Healty & Enviroment Manager

Bertanggung jawab atas kesehatan dan keselamatan para tenaga kerja di

perusahaan, mengawasi dan memastikam tenaga kerja berekerja sesuai dengan

SOP agar keselamatan pekerja dapat terjamin.

18. Maintenance Manager

Bertanggung jawab pada masalah-masalah perawatan, pemeliharaan mesin,

perbaikan mesin dan seluruh sarana yang berkaitan dengan peralatan pabrik.
 24

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Setiap masuk dan pulang bekerja karyawan absen dengan menggunakan

fingerprint. Pada akhir bulan bagian HRD mencetak attendance detail report lalu

diserahkan ke bagian Accounting untuk melakukan perhitungan gaji. Adapun

sistem berjalan saat ini memiliki proses perhitungan gaji, seperti berikut ini:

1. Gaji berpengaruh dengan adanya tunjangan makan dan tunjangan transport

dan juga terhadap absensi dikarenakan jika tidak hadir akan dipotong uang

tunjangan kehadiran.

2. Perhitungan lembur didapat jika jam kerja lebih dari 8 jam dan adanya

tunjangan ritase khusus untuk para driver.

3. Perhitungan gaji juga berpengaruh dengan adanya potongan jamsostek dan

potongan Pph 21.

Setelah proses perhitungan gaji karyawan selesai. Accounting menyerahkan

laporan penggajian ke HRD untuk dicek. Jika perhitungan sudah benar dan telah

disetujui oleh HRD, selanjutnya diserahkan ke Direktur untuk ditandatangani. Jika

sudah ditandatangi oleh direktur, laporan penggajian dikembalikan ke Accounting

untuk diarsipkan. Selanjutnya Accounting membuatkan slip gaji, slip gaji tersebut

berisi rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan. Kemudian

slip gaji diserahkan ke karyawan beserta gaji, pembayaran tersebut dilakukan

dengan transfer via ATM. Dan slip gaji diarsipkan.

 25

3.4. Unified Modelling Language (UML)

3.4.1. Activity Diagram

Gambar III.2. Activity Diagram

 26

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan dan

dokumen keluaran yang dipakai pada sistem berjalan.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk Dokumen : Attendance Detail Report

Fungsi : Untuk mengetahui data absensi karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : HRD

Media : Hardisk

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja

Bentuk : Lampiran A.1

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Bentuk Dokumen : Laporan penggajian

Fungsi : Untuk bukti perhitungan gaji karyawan

Sumber : Accounting

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Bentuk : Lampiran B.1

 27

2. Bentuk Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Bukti rincian gaji karyawan

Sumber : Accounting

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Bentuk : Lampiran B.2

3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan pada PT. Motive Mulia,

permasalahan yang terdapat pada perusahaan tersebut adalah:

1. Sistem penggajian yang masih menggunakan Microsoft excel sehingga

mengakibatkan kesalahan perhitungan gaji karena kurangnya ketelitian.

2. Proses perhitungan gaji karyawan kurang efektif dan efisien.

3. Proses pembuatan laporan penggajian kepada pemimpin tidak sesuai dengan

waktu yang seharusnya dan kurang akuratnya laporan yang dibuat.

4. Pencarian arsip data yang sulit dan membutuhkan waktu yang lama.
 28

3.7. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan diatas maka penulis menyarankan bahwa sebaiknya

dibuat sistem penggajian yang terkomputerisasi pada PT. Motive Mulia dengan

harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi dengan baik.

Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Sistem penggajian dilakukan secara terkomputerisasi dengan program

sehingga meminimalisir kesalahan perhitungan.

2. Proses perhitungan gaji karyawan lebih efektif dan efisien.

3. Dengan menggunakan program pembuatan laporan penggajian kepada

pemimpin dapat tepat waktu dan lebih akurat.

4. Dengan menggunakan program pencarian arsip data akan lebih mudah dan

cepat.