51

Visi dari Kopindosat (koperasi Pegawai PT.Indosat) adalah sebagai

berikut :

1. Menjadi koperasi terbaik di indonesia

2. Menjadi mitra strategis utama dalam penjualan, distribusi, dan support dari

semua produk, jasa, dan solusi.

3. Kopindosat (koperasi Pegawai PT.Indosat) menjadi pilihan terbaik bagi

pelanggan dan anggota dalam penyediaan produk, jasa dan solusi

menawarkan segala produk, jasa dan solusi berkualitas.

Sedangkan misi dari Kopindosat (koperasi Pegawai PT.Indosat)

adalah sebagai berikut :

1. Mengembangkan dan menyediakan produk, jasa, dan solusi inovatif

berkualitas yang memberikan nilai terbaik bagi anggota dan pelanggan

2. Memberikan hasil usaha yang kompetitif dan terus tumbuh untuk

meningkatkan kesejahtaraan seluruh stakeholders.

3. Memberikan kesempatan kepada stakeholders untuk dapat berperan aktif

berpartisipasi dalam bisnis koperasi guna meningkatkan jiwa

kewirausahaan.
 52

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 4.1
Struktur Organisasi
Sumber dokumen pribadi 2017

1. Deskripsi pekerjaan

Dalam struktur organisasi Kopindosat terdapat satu directur utama

(Presiden director) dan dibantu dengan 3 diretur lainnya, yakni Finance &

Investment Director, Corporate Service & Regional Director, dan

Commercial Director.

a. Presiden Director

Presiden director bertanggung terhadap beberapa divisi dan

departement diantaranya :
 53

1. Anak perusahaan

Terdapat 3 anak perusahaan yang berada dalam organisasi

kopindosat yakni :

a) PT .KTT (Kopindosat Tour and Travel)

PT. KTT (Kopindosat Tour and Travel) adalah sebuah

perusahaan travel agent baru dan berterintegrasi, yang berfokus pada

bidang pariwisata Internasional, transportasi, perhotelan dan bisnis

terkait lainnya.

b) PT. Persada (Personel Alih Daya)

PT. Persada (Personel Alih Daya) adalah salah satu perusahaan

dibidang outsourching yang sudah teruji dalam menyediakan jasa

profesional dibidangnya dan telah bekerja sama dengan banyak

perusahaan yang ternama.

c) PT. MBPI (Multi Bina Pura International)

PT. MBPI (Multi Bina Pura International) adalah perusahaan

yang bergerak dibidang container depo, jasa transportasi trucking dan

pergudangan yang menyediakan layanan import, export, logistic &

trucking local.

2. Internal Audit

Internal Audit senatiasa berusaha untuk menyempurnakan dan

melengkapi setiap kegiatan yang berada dalam kopindosat dengan

penilaian langsung atas setiap bentuk pengawasan untuk dapat

mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin kompleks.

 54

3. HCM (Human Capital Management) & GA (General Affair)

Departemen tersebut memiliki tanggung jawab seperti berikut :

a) Membeli perlengkapan rumah tangga kantor contohnya air mineral,

alat tulis kantor, dan lain sebagainya.

b) Mengelola data karyawan mulai dari penandatangan kontrak kerja,

pembuatan NPWP bagi karyawan, asuransi kesehatan, pengajuan cuti

dan segala hal yang berhubungan dengan karyawan.

c) Membayar biaya pengeluaran operasional kantor.

4. Secretary & Bussiness Development

Menawarkan jasa pengurusan perizinan seperti, Pengurusan IMB

(Ijin Mendirikan Bangunan) dan HGB (Hak Guna Bangunan) dan

sebagainya.

5. Bussiness Process

Departemen tersebut bertangung jawab atas kelangsungan dan

kemajuan bisnis yang dijalankan oleh Kopindosat (Koperasi Karyawan

PT. Indosat) agar terus berjaya dan berjalan dengan baik.

6. MIS & Technology

Perencanaan dan pengembangan sistem dan teknologi informasi

sesuai dengan kebutuhan perusahaan perancangan implementasi serta

pemeliharaan sistem informasi perusahaan yang terintegrasi yang mampu

mendukung upaya perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan

dan perusahaan.
 55

b. Finance & Investment Director

Finance & Investment Director bertanggung jawab terhadap

beberapa divisi dan departement diantaranya :

1. Accounting & Tax

Divisi ini memiliki tugas yakni :

a) Melakukan pencatatan data keuangan perusahaan.

b) Membuat laporan keuangan perusahaan.

2. Treasurry & Collection

Divisi ini memiliki tugas yakni :

a) Mengelola dan mengontrol keluar masuk dana perusahaan.

b) Menyimpan data keuangan perusahaan.

c) Melakukan penbayaran tagihan perusahaan

3. Procurement & Supply Chan

Menyediakan kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh

perusahaan Kopindosat (Koperasi Pegawai PT.Indosat) guna

menjalankan perusahaan.

4. Simpan Pinjam

Melayani keperluan pembiayaan bagi anggota Kopindosat

(Koperasi Pegawai PT.Indosat) dengan cepat serta menawarkan program

investasi anggota dengan bagi hasil yang menarik.

5. Budget & Controling

Membuat prediksi pengeluaran perusahaan untuk satu tahun yang

akan datang dan mengontrol pengeluaran dan kebutuhan perusahaan.

 56

c. Corporate Service & Regional

1. General Contractor

Menangani pembangunan dan maintenance tower BTS lebih dari

1.000 tower untuk Indosat, Sampoerna Telekomunikasi Indonesia, Nokia

Siemens Network, Huawei Tech Investment, StarOne Mitra

Telekomunikasi yang tersebar dari sabang sampai merauke.

2. Food & Beverage

Menyediakan makanan dan minuman dari berbagai tipe acara

mulai dari resepsi pernikahan, hajatan, meeting dan gathering korporat.

3. West Region

Depertemen tersebut bertanggung jawab atas kelancaran dan

kemajuan Kopindosat dibeberapa cabang yang masuk ke dalam west

region yakni :

a) Kopindosat cabang Bandung

b) Kopindosat cabang Semarang

4. East region

Depertemen tersebut bertanggung jawab atas kelancaran dan

kemajuan Kopindosat dibeberapa cabang yang masuk ke dalam east

region yakni :

a) Kopindosat cabang Balinursa

b) Kopindosat cabang Kalimantan

 57

d. Commercial Director

1. Tradding Marketing

Menyediakan mulai dari Baliho, Neon Box / Shop Sign, Spanduk,

Baju Branding sampai Merchandise.

2. Transportation & Logistic

Menyediakan rental kendaraan beserta driver dan pengiriman

barang. Lokasi penyebaran unit kendaraan mulai dari jawa, sumatera

sampai papua. Semua kendaraan telah diasuransikan dengan klaim yang

mudah dilakukan diseluruh wilayah untuk menjamin keamanan dan

kenyamanan semua pihak.

3. Retail Management & Bussiness

Bergerak dalam retail consumer goods, dibentuk dan dijalankan

dengan konsep modern salah satunya yakni PINMART.

4. Property Project

Menghasilkan produk - produk yang inovatif dan bermutu seiring

dengan terus bertumbuhnya sektor bisnis properti di Indonesia serta

melayani penyewaan ruang dan gedung kantor.

C. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Sistem yang sedang berjalan di Kopindosat (Koperasi Pegawai

PT.Indosat) dalam lingkup departemen HCM (Human Capital Mangement)

salah satunya ialah sistem cuti karyawan kontrak, dimana hak cuti karyawan

kontrak sangat tergantung pada jumlah bulan pada kontrak karyawan masing-
 58

masing. Sehingga hal tersebut menjadi lebih sulit dalam pendataannya karena

setiap karyawan memiliki data yang berbeda-beda.

Dalam pendataan cuti karyawan kontrak pada Kopindosat (koperasi

Pegawai PT.Indosat) saat ini masih konvensional dimana menurut penulis

masih banyak sekali kekurangan dari sistem yang sedang berjalan

diantaranya, tingkat keamanan yang masih rendah, operasional yang sangat

sulit, keakuratan data yang masih rendah dan lain-lain.

D. Aturan Bisnis Sistem Berjalan

1. Proses pengajuan form cuti karyawan dan sisa hak cuti karyawan

a. Karyawan mendatangi departemen HCM (Human Capital Management)

untuk mengajukan form cuti karyawan yang berupa hardcopy dan

menayakan ke admin jumlah cuti yang dimiliki karyawan tersebut.

b. Departemen HCM (Human Capital Management) memberikan form cuti

karyawan yang berangkap 2 kepada karyawan dan menginformasikan

data jumlah sisa cuti karyawan yang bersangkutan.

2. Proses Persetujuan cuti oleh divisi terkait

Karyawan mengisi form pengajuan cuti yang berupa hardcopy dan

mengajukannya kepada kepala divisi terkait untuk disetujui. Untuk data hak

cuti karyawan pimpinan dapat menanyakan kembali ke departemen HCM

(Human Capital Management) untuk memastikan kebenaran data.

3. Proses pengajuan ke departemen HCM (Human Capital Management)

Karyawan menyerahkan form pengajuan cuti ke departemen HCM

(Human Capital Management) untuk disetujui dan dilakukan

 59

pencatatan,terdapat 2 rangkap dalam form tersebut yakni, rangkap 1 untuk

karyawan dan rangkap ke 2 departemen HCM (Human Capital

Management).

E. Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan

Sistem Pengajuan Cuti Karyawan Kopindosat

Proses pengajuan Proses pengajuan &

Form cuti & jatah Proses persetujuan
persetujuan cuti ke
Cuti karyawan cuti oleh Div. terkait
Dep. HCM

(Masukan 3.0)
(Masukan 1.0) (Masukan 2.0)
Form persetujuan
Data NIK Karyawan Form cuti karyawan
cuti karyawan

(Keluaran 2.0) (Keluaran 3.0)

(Keluaran 1.0) Form persetujuan cuti Form tanda terima
Data cuti Karyawan karyawan pengajuan cuti

Gambar 4.2
Dekomposisi Fungsi Sistem Berjalan
Sumber dokumen pribadi 2017
 60

F. Analisa Masukan (Input), Proses dan Keluaran (Output) Sistem Berjalan

1. Rancangan Masukan (Input)

a. Nama Masukan : Form Pengajuan Cuti karyawan

Sumber : Karyawan yang mengajukan cuti

Media : Kertas

Fungsi : Untuk mengetahui karyawan yang mengajukan cuti

Rangkap :2

Frekuensi : Setiap ada pengajuan cuti oleh karyawan

Keterangan : Form ini digunakan untuk mengetahui karyawan

yang mengajukan cuti dan jumlah cuti yang

diajukan.

b. Nama Masukan : Form kontrak kerja karyawan

Sumber : Departemen HCM (Human Capital Management)

Media : Kertas

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah jatah cuti setiap

karyawan

Rangkap :1

Frekuensi : Setiap ada perpanjangan kontrak kerja karyawan

atau kontrak kerja karyawan baru.

Keterangan : Form ini digunakan untuk mengetahui jatah hak

cuti setiap karyawan

 61

2. Rancangan Proses

a. Proses Pengajuan Form cuti karyawan

Karyawan mengajukan form cuti karyawan ke departemen HCM

(Human Capital Management) yang kemudian mengajukan terlebih

dahulu ke departemen atau divisi setiap karyawan untuk mendapatkan

persetujuan dari setiap divisi masing-masing karyawan.

b. Proses Persetujuan Cuti Karyawan

Setelah form cuti karyawan tersebut sudah di setujui oleh

pimpinan langsung/kepala divisi terkait, maka karyawan dapat

mengajukan ke departemen HCM (Human Capital Management) untuk

mendapatkan persetujuan. Persetujuan departemen HCM (Human

Capital Management) didasarkan pada jatah cuti karyawan tersebut.

3. Rancangan Keluaran Data

a. Nama Keluaran : Data hak cuti karyawan kontrak

Sumber : HCM (Human Capital Management)

Fungsi : Sebagai dasar persetujuan pengajuan cuti karyawan

Media : Komputer

Rangkap :-

Frekuensi : Sesuai dengan pengajuan data jatah cuti karyawan

Keterangan : Data tersebut digunakan untuk dasar persetujuan

pengajuan cuti dari karyawan kepada departemen

HCM (Human Capital Management).

 62

G. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan (Diagram Konteks, Nol, Rinci)

1. Diagram Konteks Sistem Pengajuan Cuti Karyawan

Data karyawan
From pengajuan cuti Form Persetujuan /
karyawan penolakan cuti
Karyawan Dep. HCM
Sistem pengajuan
cuti karyawan

Form pengajuan cuti Lap.data hak cuti karyawan

Lap.data hak cuti karyawan From pengajuan cuti
Tanda terima pengajuan cuti karyawan

Form Persetujuan /
From pengajuan penolakan pengajuan
cuti karyawan cuti div. terkait

Kepala Div. terkait

Gambar 4.3
Diagram konteks Sistem Berjalan
Sumber dokumen pribadi 2017

2. Diagram Nol

NIK Karyawan
Karyawan Data Karyawan
1.0 Dep.HCM
Form pengajuan
Pengajuan form
cuti karyawan cuti & hak cuti NIK Karyawan
karyawan

Database Cuti
Karyawan

Form pengajuan
cuti karyawan 2.0 Lap. Data hak cuti karyawan
Persetujuan cuti
Persetujuan/penolakan
Div. Terkait Form pengajuan
pengajuan cuti Div. terkait cuti karyawan

Kepala DIV
Persetujuan/ Terkait
penolakan

Form pengajuan cuti 3.0 Form pengajuan cuti

karyawan Pengajuan cuti ke karyawan
Dep. HCM

Tanda terima pengajuan Persetujuan / penolakan Dep. HCM

Lap.data cuti karyawan
cuti karyawan

Gambar 4.4
Diagram Nol Sistem Berjalan
Sumber dokumen pribadi 2017
 63

3. Diagram Rinci

a. Diagram Rinci 1 Level 1

NIK Karyawan
Karyawan Data karyawan
Dep. HCM
1.1
Form pengajuan Pengajuan form cuti
NIK Karyawan
cuti karyawan karyawan

Database cuti
karyawan

1.2
Pengecekkan hak
cuti karyawan
& Lap.Hak cuti Lap.Hak cuti
karyawan karyawan

Gambar 4.5
Diagram Rinci 1 Level 1 Sistem berjalan
Sumber dokumen pribadi 2017

b. Diagram Rinci 2 Level 1

Form pengajuan
cuti Data Karyawan
Karyawan Dep.HCM
2.1
Pengecekkan data Form pengajuan
cuti
hak cuti karyawan

Lap. Data hak cuti karyawan

2.2
Persetujuan Persetujuan /
Kep. Div terkait
Lap. Persetujuan / penolakan
pengajuan cuti penolakan
pengajuan cuti karyawan
kepala Div. terkait

Gambar 4.6
Diagram Rinci 2 Level 1 Sistem berjalan
Sumber dokumen pribadi 2017
 64

c. Diagram Rinci 3 level 1

Form pengajuan Form pengajuan

Karyawan cuti karyawan cuti karyawan
Dep. HCM
3.1
Pengajuan cuti ke Persetujuan / penolakan Dep. HCM
Dep. HCM

Database cuti
karyawan

3.2
Tanda terima form Penginputan data
pengajuan cuti cuti karyawan
Data pengajuan cuti
karyawan

Gambar 4.7
Diagram Rinci 3 Level 1 Sistem berjalan
Sumber dokumen pribadi 2017

H. Analisis Permasalahan

Setelah penulis mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan

pada departemen HCM (Human Capital Management) di kopindosat (Koperasi

Karyawan PT. Indosat) masih menggunakan sistem yang konvensional,

dimana sistem tersebut dinilai masih memiliki beberapa kekurangan atau

permasalahan diantaranya :

1. Pendataan cuti karyawan yang masih menyulitkan admin.

2. Keakuratan data hak cuti karyawan yang masih rendah.

3. Sistem pengajuan cuti karyawan yang masih menggunakan sistem yang

konfensional sehingga dinilai kurang efektif dan efesien.

 65

Oleh karena itu adanya kebutuhan departemen HCM (Human Capital

Management) terhadap pemrosesan data cuti karyawan yang lebih cepat,

akurat, dan efesien guna meningkatkan pelayanan terhadap karyawan.

I. Alternatif Penyelesaian Masalah

Setelah penulis mengetahui masalah-masalah yang terdapat dalam proses

pengajuan cuti pada departemen HCM (Human Capital Management)

Kopindosat (Koperasi Karyawan PT.Indosat) maka penulis memfokuskan

pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Proses pendataan cuti karyawan dilakukan dengan menggunakan sistem

aplikasi yang lebih efektif dan efesien sehingga data hak cuti karyawan

dapat lebih akurat.

2. Proses pengajuan dan persetujuan cuti karyawan dilakukan melalui sistem

pengajuan cuti karyawan.

3. Penggunaan pengamanan aplikasi sistem dengan memberikan

password/sandi, sehingga hanya admin yang dapat mengakses data.

J. Aturan Bisnis Sistem Diusulkan

1. Proses pengajuan cuti karyawan

Karyawan mengajukan cuti secara langsung dengan mendatangi

departemen HCM (Human Capital Management) atau dapat mengajukan

melalui e-mail. Kemudian departemen HCM (Human Capital

Management) akan membuatkan data pengajuan cuti karyawan melalui

sistem dan memberikan form yang berisikan data cuti dan ID cuti yang
 66

menjadi dasar data cuti karyawan untuk disetujui/ditolak oleh pimpinan

Div.terkait.

2. Proses Persetujuan Divisi terkait

Form pengajuan cuti yang telah diterima karyawan dari

departemen HCM (Human Capital Management) dimana didalamnya

terdapat data cuti dan ID cuti dapat diberikan ke kepala Div. terkait guna

dilakukan persetujuan/penolakan pengajuan cuti karyawan.

Persetujuan/penolakan dilakukan melalui aplikasi pengajuan cuti

karyawan.

3. Proses Laporan Persetujuan/Penolakan Pengajuan Cuti Karyawan

Setelah data pengajuan cuti sudah dilakukan persetujuan/penolakan

oleh kepala Div. terkait maka departemen HCM (Human Capital

Managemnt) dapat mencetak form laporan persetujuan/penolakan

pengajuan cuti karyawan guna diberikan kepada karyawan yang

bersangkutan sebagai laporan atau informasi kepada karyawan bahwa

pengajuan cutinya telah disetujui/ditolak dan telah di lakukan pencatatan

oleh departemen HCM(Human Capitan Management).

4. Laporan Data Cuti Karyawan

Laporan data cuti karyawan dapat dicetak oleh departemen HCM

(Human Capital Managemnt) untuk dijadikan laporan cuti bulanan

karyawan yang akan dilaporkan dan diserahkan kepada pimpinan

departemen HCM (Human Capital Management) setiap bulannya.

 67

K. Dekomposisi Fungsi Sistem yang Diusulkan

Dekomposisi fungsi yang diusulkan pada sistem :

Sistem Pengajuan Cuti Karyawan Kopindosat

Proses Input data Proses pengajuan Proses persetujuan Laporan data cuti
karyawan form cuti karyawan cuti oleh Div. terkait karyawan

Form pengajuan Form pengajuan cuti

Data karyawan NIK Karyawan Cuti Karyawan karyawan

Form persetujuan / Lap. Tanda terima

penolakan pengajuan cuti
pengajuan cuti karyawan
Gambar 4.8
Dekomposisi Fungsi Sistem Usulkan
Sumber dokumen pribadi 2017

L. Rancangan Masukkan, Proses, dan keluaran

1. Rancangan Masukkan Data

Rancangan masukan data berupa perancangan form pengisian yang

berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program masukan sebagai

awal dimulainya proses informasi.

a. Nama Masukan : Form Pengajuan Cuti karyawan

Sumber : Karyawan yang mengajukan cuti

Media : Kertas

Fungsi :Untuk mengetahui karyawan yang mengajukan cuti

Rangkap :2

Frekuensi : Setiap ada pengajuan cuti oleh karyawan

 68

Keterangan : Form ini digunakan untuk mengetahui karyawan

yang mengajukan cuti dan sebagai dasar

persetujuan/penolakan pengajuan cuti Div.terkait.

b. Nama Masukan : Form kontrak kerja karyawan

Sumber : Departemen HCM (Human Capital Management)

Media : Kertas

Fungsi :Untuk mengetahui jumlah jatah cuti setiap

karyawan

Rangkap :1

Frekuensi :Setiap ada perpanjangan kontrak kerja karyawan

atau kontrak kerja karyawan baru.

Keterangan :Form ini digunakan untuk mengetahui jatah hak cuti

setiap karyawan.

2. Rancangan Proses

a. Proses pengajuan cuti karyawan

Karyawan mengajukan cuti ke departemen HCM (Human Capital

Management) dimana nantinya departemen HCM (Human Capital

management) akan membuat form pengajuan cuti melalui aplikasi

sebagai bukti pengajuan cuti karyawan yang akan disetujui/ditolak oleh

kepala Div. terkait melalui aplikasi pengajuan cuti. Pencarian data

pengajuan cuti oleh kepala Div.terkait berdasarkan No ID yang terdapat

pada form pengajuan cuti karyawan yang diperoleh dari departemen

HCM (human Capital Management).

 69

b. Proses persetujuan cuti oleh divisi terkait

Form yang telah diterima oleh karyawan dari departemen HCM

(Human capital management) diserahkan kepada kepala Div.terkait

untuk dilakukan persetujuan pengajuan cuti atau penolakan pengajuan

cuti. Persetujuan/penolakan dilakukan melalui aplikasi pengajuan cuti

karyawan oleh kepala Div.terkait.

c. Proses Laporan Persetujuan/Penolakan Pengajuan Cuti Karyawan

Setelah data pengajuan cuti disetujui/ditolak oleh kepala

Div.terkait, maka departemen HCM (Human Capital Managemnt) dapat

mencetak form laporan persetujuan/penolakan pengajuan cuti karyawan

untuk diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.

d. Proses Laporan data cuti karyawan

Departemen HCM (Human Capital Management) dapat membuat

laporan bulanan pengajuan cuti karyawan melalui aplikasi pengajuan cuti

karyawan untuk diserahkan ke pimpinan departemen HCM (Human

Capital Management).

3. Rancangan Keluaran Data

a. Nama Keluaran : Form Pengajuan Cuti karyawan

Sumber : HCM (Human Capital Management)

Fungsi : Sebagai dasar pengajuan cuti karyawan dan data

hak cuti karyawan

Media : Komputer

Rangkap :2
 70

Frekuensi : Sesuai dengan pengajuan data jatah cuti karyawan

Keterangan : Data tersebut digunakan untuk dasar

persetujuan/penolakan pengajuan cuti dari

karyawan kepada kepala divisi terkait.

b. Nama Keluaran : Form Laporan Persetujuan/Penolakan pengajuan

Cuti karyawan

Sumber : HCM (Human Capital Management)

Fungsi : Form tersebut di gunakan sebagai Laporan

diterima/ditolaknya pengajuan cuti karyawan.

Media : Komputer

Rangkap :1

Frekuensi : Sesuai dengan pengajuan data jatah cuti karyawan

Keterangan : Laporan dicetak melalui sistem aplikasi pengajuan

cuti karyawan yang telah disetujui/ditolak oleh

Div.terkait.

c. Nama Keluaran : Form Laporan data cuti karyawan

Sumber : HCM (Human Capital Management)

Fungsi : Form tersebut di gunakan sebagai Laporan bulanan

cuti karyawan departemen HCM (Human Capital

Management) kepada Pimpinan departemen HCM

(Human Capital Management.

Media : Komputer

Rangkap :1
 71

Frekuensi : Setiap awal bulan

Keterangan : Laporan dicetak melalui sistem aplikasi pengajuan

cuti karyawan yang akan dilaporkan kepada

pimpinan departemen HCM (Human Capital

Management) sebagai laporan data cuti bulanan.

M. Diagram Aliran Data (DAD) Sistem yang Diusulkan (Diagram Konteks,

Nol, Rinci)

1. Diagram Konteks Sistem Pengajuan Cuti Karyawan yang Diusulkan

Data pengajuan cuti

karyawan
Data pengajuan cuti Data karyawan
Karyawan Dep. HCM

Laporan persetujuan/ Data pengajuan cuti

penolakan karyawan Sistem pengajuan Laporan persetujuan/
cuti karyawan penolakan karyawan

Data pengajuan cuti Laporan data cuti

karyawan karyawan

Kepala Div. terkait Pimpinan Dep. HCM

Data persetujuan/penolakan
pengajuan cuti katyawan

Gambar 4.9
Diagram Konteks Sistem Usulan
Sumber dokumen pribadi 2017
 72

2. Diagram Nol Sistem Usulan

Data Karyawan
Karyawan 1.0 Dep. HCM
Input Data
Karyawan

Data Pengajuan Database Kontrak

Data cuti Karyawan
pengajuan cuti
2.0
Pengajuan Cuti
Karyawan
Form pengajuan Data Pengajuan
cuti karyawan cuti

Data
pengajuan cuti Database Cuti
Karyawan
3.0
Kepala DIV Terkait Persetujuan DIV
Terkait

Persetujuan/penolakan Laporan persetujuan/penolakan

pengajuan cuti karyawan pengajuan cuti karyawan

Laporan persetujuan/penolakan
4.0
pengajuan cuti karyawan Laporan data cuti
karyawan

Laporan Data cuti karyawan Laporan persetujuan/penolakan

pengajuan cuti karyawan
Pimpinan Dep. HCM

Gambar 4.10
Diagram Nol Sistem Usulan
Sumber dokumen pribadi 2017

3. Diagram Rinci Sistem Usulan

a. Diagram Rinci 1 Level 1

Database kontrak
Data karyawan 1.1 karyawan
Dep. HCM
Input Data Karyawan

Database cuti
karyawan

Gambar 4.11
Diagram Rinci 1 Level 1 Sistem Usulan
Sumber dokumen pribadi 2017
 73

b. Diagram Rinci 2 Level 1

Data Pengajuan Data Pengajuan

cuti cuti
karyawan Dep. HCM
2.1
Pengajuan cuti
Karyawan
Form pengajuan cuti karyawan Data Pengajuan cuti

Database cuti Database kontrak

karyawan karyawan

Gambar 4.12
Diagram Rinci 2 Level 1 Sistem Usulan
Sumber dokumen pribadi 2017

c. Diagram Rinci 3 Level 1

Data pengajuan cuti Lap persetujuan / penolakan

karyawan cuti karyawan
Kepala Div. terkait 3.1 Dep. HCM
Persetujuan pengajuan
cuti karyawan Div. Database kontrak
terkait karyawan
Lap persetujuan / penolakan
cuti karyawan
Database cuti
karyawan

Gambar 4.13
Diagram Rinci 3 Level 1 Sistem Usulan
Sumber dokumen pribadi 2017

d. Diagram Rinci 4 Level 1

Laporan persetujuan/penolakan
pengajuan cuti karyawan
Karyawan Dep. HCM

Form persetujuan/penolakan
pengajuan cuti karyawan Database Kontrak
karyawan
4.1
Laporan data cuti
Database cuti
Laporan Data cuti karyawan
karyawan karyawan

Pimpinan Dep. HCM

Gambar 4.14
Diagram Rinci 4 Level 1 Pengajuan Cuti ke Dep. HCM
Sumber dokumen pribadi 2017
 74

N. Kamus Data Sistem yang Diusulkan

a. Nama Arus Data : Data Karyawan

Alias : DK

Arus Data : Dep HCM ke proses 1.0

Periode : Setiap ada kontrak baru / perpanjangan kontrak

karyawan

Struktur Data : NIK Karyawan+Nama Karyawan+Kontrak

ke+Awal kontrak+Akhir kontrak+No Kontrak+Jml

Bulan+Jatah cuti

Penjelasan : Data digunakan untuk menjadi dasar jumlah hak

cuti karyawan

b. Nama Arus Data : Data Pengajuan Cuti

Alias : DPC

Arus Data : Karyawan ke Proses 2.0, proses 2.0 ke Dep.HCM,

Dep.HCM Ke proses 2.0, proses 3.0 ke Kepala Div

terkait

Periode : Setiap ada pengajuan cuti oleh karyawan

Struktur Data : NIK Karyawan+Tgl mulai cuti+Tgl selesai

cuti+Jml cuti+Alasan Cuti

Penjelasan : Data tersebut di gunakan untuk mencetak form

pengajuan cuti karyawan

 75

c. Nama Arus Data : Form Pengajuan Cuti Karyawan

Alias : FPCK

Arus Data : Proses 3.0 ke Karyawan

Periode : Setiap ada pengajuan cuti oleh karyawan

Struktur Data : NIK Karyawan+Nama Karyawan+Jatah cuti+Jml

cuti+Periode cuti +Tgl awal cuti+Tgl akhir cuti

Penjelasan : Proses ini untuk mengajukan persetujuan cuti

karyawan ke kepala Div terkait.

d. Nama Arus Data : Persetujuan / Penolakan

Alias : PP

Arus Data : Proses 3.0 ke Dep.HCM

Periode : Setiap ada pengajuan cuti oleh karyawan

Struktur Data : NIK Karyawan+Nama Karyawan+Jatah Cuti

Penjelasan : Proses ini untuk menggetahui apakah pengajuan

cuti disetujui atau tidak oleh divisi terkait

e. Nama Arus Data : Laporan Persetujuan/Penolakan Cuti Karyawan

Alias : LPC

Arus Data : Proses 3.0 ke Dep.HCM, Dep.HCM ke Proses 4.0,

Proses 4.0 ke Karyawan

Periode : Setiap ada pengajuan cuti oleh karyawan

Struktur Data : NIK Karyawan+Nama Karyawan+Jatah Cuti

 76

Penjelasan : Proses ini merupakan informasi kepada karyawan

bahwa pengajuan cuti tersebut telah

disetujui/ditolak oleh Div.terkait dan telah

dilakukan pencatatan

O. Spesifikasi Proses Sistem yang Diusulkan

a. Nomor Proses : 1.1

Nama Proses : Input data karyawan

Masukan : Data karyawan

Keluaran : Data di simpan pada file database cuti karyawan

Deskripsi : Proses ini merupakan masukan

b. Nomor Proses : 2.1

Nama Proses : Pengajuan cuti karyawan

Masukan : Data pengajuan cuti

Keluaran : Laporan form pengajuan cuti karyawan

Deskripsi : Proses ini merupakan keluaran

c. Nomor Proses : 3.1

Nama Proses : Persetujuan cuti karyawan divisi terkait

Masukan : Data pengajuan cuti

Keluaran : Form persetujuan/penolakan divisi terkait

Deskripsi : Proses ini merupakan Masukan

d. Nomor Proses : 4.1

Nama Proses : Laporan data cuti karyawan

Masukan : Data Cuti karyawan

 77

Keluaran : Laporan bulanan cuti karyawan

Deskripsi : Proses ini merupakan keluaran

P. Bagan Terstruktur Sistem yang Diusulkan

1. Bagan Terstruktur Proses Input Data Karyawan

Data karyawan

n Da
a wa ta
k a ry k a ry
aw
D ata an

Simpan Pada file

database cuti karyawan
Input data karyawan

Gambar 4.15
Bagan Terstruktur Proses 1.1
Sumber dokumen pribadi 2017

2. Bagan Terstruktur Proses Pengajuan Cuti Karyawan

Pengajuan cuti
karyawan
n Fo
jua rm
ga pe
p en i n
cu g a j u
ta cut ti a
Da n

Cetak form cuti

Input data pengajuan cuti
karyawan

Gambar 4.16
Bagan Terstruktur Proses 2.1
Sumber dokumen pribadi 2017
 78

3. Bagan Terstruktur Proses Persetujuan Pengajuan Cuti Div. Terkait

Persetujuan oleh
Div. terkait
Fo
rm
ti pe
n cu rse
a

Hak cuti
tuj
aju u an
ng
Pe

Baca form Setujui/tolak

Chek hak cuti
pengajuan cuti pengajuan cuti
karyawan
karyawan karyawan

Gambar 4.17
Bagan Terstruktur Proses 3.1
Sumber dokumen pribadi 2017

4. Bagan Terstruktur Proses Laporan Data Cuti Karyawan

Laporan data cuti

karyawan
La
ti po
cu ka ra n
ta rya cu
Da wa ti
n

Laporkan data cuti

Cetak laporan data
karyawan kepada
cuti karyawan
pimpinan Dep.HCM

Gambar 4.18
Bagan Terstruktur Proses 4.1
Sumber dokumen pribadi 2017

Q. Spesifikasi Modul yang Diusulkan

1. Modul Terstruktur Proses 1.1

Mulai

Input data karyawan

Simpan pada file database cuti karyawan

Selesai
 79

2. Modul Terstruktur Proses 2.1

Mulai

Input data pengajuan cuti Karyawan

Cetak form cuti karyawan

Selesai

3. Modul Terstruktur Proses 3.1

Mulai

Baca form pengajuan cuti karyawan, Chek hak cuti karyawan

Setujui/tolak pengajuan cuti karyawan

Selesai

4. Modul Terstruktur Proses 4.1

Mulai

Cetak laporan data cuti karyawan

Laporkan data cuti karyawan ke pimpinan dep. HCM

Selesai
 80

R. Rancangan Basis Data Sistem yang Diusulkan

1. Normalisasi

a. Unnormalisasi

NIK_Karyawan
Nama_Karyawan
Kontrak_Ke
Awal_Kontrak
Akhir_Kontrak
No_Kontrak
Jml_Bulan
ID_Cuti
Jatah_Cuti
Tgl_Mulai_Cuti
Tgl_Selesai_Cuti
Jumlah_Cuti
Sisa_Cuti
Alasan_Menggambil_Cuti
Hak_Sisa_Cuti
Nama
Password
Verifikasi_Password
Username_Lama
Username_Baru

Gambar 4.19
Bentuk Unnormalisasi
Sumber dokumen pribadi 2017
 81

b. Normalisasi 1 NF

Gambar 4.20
Bentuk Normalisasi 1 NF
Sumber dokumen pribadi 2017

c. Normalisasi 2 NF

Gambar 4.21
Bentuk Normalisasi 2 NF
Sumber dokumen pribadi 2017
 82

d. ERD (Entity Relationship Diagram)

No_Kontrak
Awal_Kontrak
Kontrak_Ke Akhir_Kontrak Jml_Bulan

Jatah_Cuti
Nama_Karyawan
ID_Cuti

NIK_Karyawan
NIK_Karyawan

Data Kontrak
Tgl_Mulai Cuti

Tgl_Selesai Cuti

Memiliki Data Cuti Jumlah_Cuti

Sisa_Cuti

Alasan_Mengambil_
User Cuti

Hak_Sisa_Cuti

Nama NIK_Karyawan
Pengajuan_Cuti

Password NIK_Karyawan

Verifikasi_Password

Gambar 4.22
ERD (Entity Relationship Diagram)
Sumber dokumen pribadi 2017

2. Spesifikasi file Basisdata

a. Nama File : Data Kontrak

Media : Harddisk

Primary key : NIK Karyawan

Struktur Data :

Tabel 4.1
Data Kontrak
Provinsi Jakarta Selatan

NO FIELD TYPE SIZE KETERANGAN

1 NIK_Karyawan Varchar 10 No Induk karyawan

2 Nama_Karyawan Varchar 30 Nama Karyawan

3 Kontrak_Ke Varchar 10 No kontrak karyawan

4 Awal_Kontrak Date 15 Tanggal mulai kontrak

 83

5 Akhir_Kontrak Date 15 Tanggal Akhir kontrak

6 No_Kontrak Varchar 15 No induk kontrak karyawan

Jumlah bulan dalam kontrak
7 Jml_Bulan Number 3 karyawan

8 Jatah_Cuti Number 3 Jumlah hak cuti karyawan

Sumber : Dokumen Pribadi 2017

b. Nama File : Data Cuti

Media : Harddisk

Primary key : ID_Cuti

Struktur Data :

Tabel 4.2
Data Cuti
Provinsi Jakarta Selatan 2017

NO FIELD TYPE SIZE KETERANGAN

1 ID_Cuti Varchar 6 No ID Cuti Karyawan

2 NIK_Karyawan Varchar 10 No Induk karyawan

Tanggal Mulai cuti
3 Tgl_Mulai_Cuti Date 15 karyawan
Tanggal selesai Cuti
4 Tgl_Selesai_Cuti Date 15 karyawan
Jumlah cuti yang
5 Jumlah_Cuti Number 3 digunakan karyawan
Jumlah sisa cuti yang
6 Sisa_Cuti Number 3 dimiliki karyawan
Alasan karyawan
7 Alasan_Menggambil_Cuti Varchar 40 mengambil cuti
Sisa Cuti karyawan setelah
8 Hak_Sisa_Cuti Number 3 dikurangi cuti
Jumlah pengajuan cuti
9 Pengajuan_Ke Number 3 karyawan

Sumber : Dokumen Pribadi 2017

 84

c. Nama File : Edit User

Media : Harddisk

Primary key : Nama

Struktur Data :

Tabel 4.3
Edit User
Provinsi Jakarta Selatan 2017

NO FIELD TYPE SIZE KETERANGAN

Nama untuk di gunakan
1 Nama Varchar 20 sebagai username
Password untuk masuk ke
2 Password Varchar 6 sistem
verifikasi password yang
3 Verifikasi_Password Varchar 6 telah diinput

4 Username_Lama Varchar 20 Data untuk username lama

5 Username_Baru Varchar 20 Data untuk username baru

Sumber : Dokumen Pribadi 2017

S. Rancangan Layar, Rancangan Form Masukan Data, dan Rancangan

Keluaran
1. Rancangan Layar

a. Rancangan Menu Login

Login
Username
Admin OK
Password
****** CANCEL

Gambar 4.23
Rancangan Menu Login
Sumber dokumen pribadi 2017
 85

b. Rancangan Tampilan Menu Utama

Gambar 4.24
Rancangan Tampilan Menu Utama
Sumber dokumen pribadi 2017

c. Rancangan Layar Edit User

Gambar 4.25
Rancangan layar Edit User
Sumber dokumen pribadi 2017
 86

d. Rancangan Layar Kontrak Karyawan

Gambar 4.26
Rancangan Layar Kontrak Karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017
 87

e. Rancangan Layar Cuti Karyawan

Gambar 4.27
Rancangan Layar Cuti Karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017
 88

f. Rancangan Layar Form Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar 4.28
Rancangan layar form pengajuan cuti karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017
 89

g. Rancangan Layar Laporan Persetujuan/Penolakan cuti karyawan

Gambar 4.29
Rancangan Layar Persetujuan / Penolakan Pengajuan Cuti karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017
 90

h. Rancangan Layar Laporan Data Cuti

Gambar 4.30
Rancangan Layar Laporan Data Cuti
Sumber dokumen pribadi 2017
 91

T. Tampilan dan Penjelasan Layar, Tampilan Format Masukan, dan

Tampilan Keluaran
1. Tampilan Layar

a. Tampilan Menu Login

Gambar 4.31
Tampilan Menu Login
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan menu Login : Username dan Password

b. Tampilan Menu Utama

Gambar 4.32
Tampilan Menu Utama
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan menu utama terdapat beberapa menu yakni : Edit

User,Kontrak Karyawan, Cuti Karyawan, Laporan Data Cuti
 92

c. Tampilan Layar Edit User

Gambar 4.33
Tampilan layar Edit User
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan Layar Edit User memiliki menu Last Username dan New
Username dimana menu tersebut di buat untuk mengganti Username.

d. Tampilan Layar Kontrak Karyawan

Gambar 4.34
Tampilan Layar Kontrak Karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan layar kontrak karyawan digunakan untuk menginput data

kontrak sebagai dasar data cuti karyawan.
 93

e. Tampilan Database Kontrak Karyawan

Gambar 4.35
Tampilan Database Kontrak Karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan Database kontrak karyawan tersebut adalah keluaran dari

menu/tombol “ GO ” yang terdapat dalam tampilan layar kontrak karyawan.

f. Tampilan Layar Cuti Karyawan

Gambar 4.36
Tampilan Layar Cuti Karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan layar cuti karyawan digunakan untuk menginput data cuti

karyawan sesuai dengan pengajuan cuti karyawan.
 94

g. Tampilan Database Cuti Karyawan

Gambar 4.37
Tampilan Database Cuti Karyawan ( 1 )
Sumber dokumen pribadi 2017

Gambar 4.38
Tampilan Database Cuti Karyawan ( 2 )
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan Database cuti karyawan tersebut adalah keluaran dari

menu/tombol “ GO ” yang terdapat dalam tampilan layar cuti karyawan. Dalam
tampilan tersebut terdapat menu/tombol “Di Setujui” dan “Di Tolak” di mana
tombol tersebut diperuntukan untuk persetujuan oleh kepala divisi terkait.
 95

h. Tampilan Layar Form Pengajuan Cuti Karyawan

Gambar 4.39
Tampilan layar form pengajuan cuti karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan layar form cuti karyawan adalah hasil perintah tombol

cetak pada tampilan data cuti karyawan, dimana form tersebut digunakan
untuk menginformasikan kepada kepala divisi terkait untuk dilakukan
persetujuan/penolakan pengajuan cuti karyawan dengan ID Cuti yang
terdapat pada form menjadi dasar pencarian data cuti karyawan tersebut.
 96

i. Tampilan Layar Laporan Persetujuan/Penolakan cuti karyawan

Gambar 4.40
Tampilan Layar Persetujuan / Penolakan Pengajuan Cuti karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan layar persetujuan/penolakan pengajuan cuti karyawan

adalah hasil perintah tombol cetak pada tampilan data cuti karyawan,dimana
data tersebut telah disetujui/ditolak oleh kepala Div.terkat.Form tersebut di
peruntukan untuk karyawan sebagai tanda terima dan informasi bahwa data
cuti yang diajukan telah dicatat di sistem cuti departemen HCM(Human
Capital Mangemnet)
 97

j. Tampilan Layar Laporan Data Cuti

Gambar 4.41
Tampilan Layar Laporan Data Cuti
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan layar Laporan data cuti tersebut adalah sebagai menu

laporan bulanan data cuti karyawan yang dapat di cetak oleh admin dan
dijadikan laporan cuti karyawan bulanan untuk di laporkan ke pimpinan
departemen HCM(Human Capital Management).

k. Tampilan Form Laporan Data Cuti Karyawan

Gambar 4.42
Tampilan Form Laporan Data Cuti karyawan
Sumber dokumen pribadi 2017

Tampilan layar form Laporan data cuti karyawan tersebut adalah

hasil perintah tombol cetak dari tampilan menu tampilan laporan data cuti
dimana form tersebut menjadi dasar laporan departement HCM (Human
Capital Management) ke pimpinan departement HCM (Human Capital
Management).