22

BAB III

ANALISIS SISTEM

3.1 Objek Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Hotel Santika Bandung yang berlokasi di

Jl.Sumatera Bandung. Perusahaan ini bergerak dibidang Industri Perhotelan. PT

Grahawita Santika merupakan anak perusahaan dari Kelompok Kompas Gramedia

( KKG ) yang berdiri sejak bulan Agustus 1981. Menjadi jaringan hotel pilihan

utama yang terbesar di Indonesia merupakan visi perusahaan dan misinya adalah

menciptakan nilai lebih bagi stake holdernya dengan menyajikan produk bermutu

disertai layanan profesional yang ramah dalam mewujudkan “Sentuhan

Indonesia” sebagai citra santika. Grand Opening Hotel Santika Bandung diadakan

pada tanggal 15 Juli 1989 oleh Bp Soesilo Soedarman (Menparpostel pada saat

itu). Dalam operasionalnya Hotel santika Bandung memiliki motto "Sentuhan

Keramahan" atau "The Extra Touch of Hospitality" akan tetapi sejak awal tahun

1999 motto tersebut telah berubah menjadi " Sentuhan Indonesia" atau “The Extra

Touch of Indonesian. , alasannya karena sekarang ini Hotel Santika telah tersebar

di 11 Kota besar di Indonesia, antara lain Hotel Santika Bandung, Hotel Puri

Santika Cirebon, Hotel Santika Yogyakarta, Graha Santika Semarang, Hotel

Santika Semarang, Santika Beach Bali, Hotel Santika Menado, Hotel Santika

Jakarta, Hotel Santika Surabaya, Hotel Santika Villas Bali , Hotel Santika

Pontianak (Beroperasi Bulan April 2003), Hotel Santika Malang ( Masih dalam

pembangunan Beroperasi Tahun 2004). Pada tanggal 16 Januari 2003 Hotel

Santika Bandung telah berhasil meraih Sertifikat ISO 9000 : 2001.

 23

3.2 Struktur Organisasi Hotel Santika

Dalam suatu perusahaan, struktur organisasi sangat penting karena

organisasi adalah bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerjasama

untuk mencapai tujuan bersama yang terikat secara formal, dimana didalam

hubungan tersebut, ada kelompok orang yang disebut pimpinan dan kelompok

orang yang disebut bawahan. Dengan adanya struktur organisasi yang teratur dan

baik,maka setiap karyawan dapat mengetahui apa yang harus dikerjakannya dan

dari siapa dia menerima perintah serta kepada siapa dia bertanggung jawab.

Hotel Santika Bandung dipimpin oleh seorang General Manager yang

bertanggung jawab kepada PT.Grahawita Santika. General Manager membawahi

beberapa departemen,yaitu:

1. Front Office Department

2. Housekeeping Department

3. Marketing Department

4. Food and Beverages Service Department

5. Food and Beverages Product Department

6. Accounting Department

7. Engineering Department

8. Human Resources & Development ( HRD ) Department

Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi Hotel Santika dapat dilihat

pada gambar 3.1

Di samping gambaran struktur organisasi dari Hotel Santika secara

keseluruhan, juga terdapat gambaran struktur organisasi HRD ( Human

 24

Resources & Development ) Department Hotel Santika Bandung yang merupakan

bagian yang terkait dengan penulisan Laporan Tugas Akhir.

HRD ( Human Resources & Development ) Department ini dikepalai oleh seorang

manajer yang membawahi :

1. HRD ( Human Resources & Development ) Administrator

2. HRD ( Human Resources & Development ) Clerk

3. Chief Security

4. Security Leader

5. Security Guard

Untuk lebih jelas gambaran struktur organisasi Departemen HRD ( Human

Resources & Development ) dapat dilihat pada gambar 3.2

25
26
 27

3.3 Deskripsi Jabatan

Deskripsi Jabatan Hotel Santika Bandung, adalah sebagai berikut:

1. General Manager

Tugas, wewenang dan tanggung jawab General Manager adalah sebagai

berikut:

a. Memimpin, mengelola dan mengendalikan semua aktivitas operasional

perusahaan agar dapat dicapai standar pelayanan yang telah ditetapkan dan

dapat mencapai target pendapatan dan pengeluaran biaya sesuai dengan

budget operasi.

b. Membuat rencana taktis perusahaan dan kebijakan operasional perusahaan

termasuk implementasi nya.

c. Memberikan informasi kepada manajer bawahannya mengenai kebijakan-

kebijakan perusahaan serta perubahannya.

d. Mengawasi dan mengevaluasi aktivitas yang dilaksanakan oleh setiap

departemen dalam perusahaan.

2. HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi

dan lingkup pekerjaan yaitu :

a. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber

Daya Manusia di lingkungan hotel, yaitu dalam hal perencanaan,

pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk

pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan

prosedur yang berlaku di perusahaan.

 28

b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-

kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban

memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development)

Manager adalah sebagai berikut:

a. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya

kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap

pengeluaran hasil kegiatan

b. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan

evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan

yang dianggap perlu.

d. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain

yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan

pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

e. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan

rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

3. HRD ( Human Resources of Development ) Administrator

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a. Bertanggung jawab dalam membantu HRD (Human Resources Of

Development) Manager dalam bidang administrasi, kelancaran

pelaksanaan peraturan perusahaan, menjalankan program dan prosedur

pada peraturan dan tata tertib serta mengawasi time keeping.

 29

b. Menyusun persiapan untuk pembayaran gaji pada bulan berjalan, antara

tanggal 16 – 20 setiap bulannya.

c. Diantara tanggal 21 – 25 setiap bulannya mengajukan dana ke Accounting

department untuk pembayaran gaji bulan yang berjalan.

d. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali

seminggu (Rabu dan Sabtu), bagi karywan yang telah menyampaikan

resep pengobatan dari dokter.

e. Menyusun laporan untuk pembayaran pajak pasal 21 termasuk pajak

entertainment.

f. Membuat laporan rekapitulasi makan karyawan setiap bulan untuk

dilaporkan ke accounting department.

g. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi

pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

h. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan

(tambahan anak, menikah, berhenti).

i. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.

4. HRD ( Human Resources of Development ) Clerk

Uraian tugas :

a. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-

laporannya.

b. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan

tukar shift karyawan.

c. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.

 30

d. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.

e. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam

pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

3.4 Analisis Sistem yang sedang Berjalan.

Sistem Informasi penerimaan karyawan baru pada Departemen HRD

(Human Resources of Development) Hotel Santika Bandung yang ada selama ini

dijalankan secara manual sehingga memerlukan banyak waktu yang

mengakibatkan tidak efektif dan tidak efisien.

Penjelasan Flow Chart Prosedur penerimaan karyawan baru di Hotel Santika yang

sedang berjalan adalah sebagai berikut:

1. Departemen yang membutuhkan karyawan baru mengajukan terlebih

dahulu permintaan tenaga kerja dengan mengisi Formulir Permintaan

Tenaga Kerja (PTK).

2. Setelah diisi maka diserahkan ke Manager HRD (Human Resources of

Development).

3. Staf HRD (Human Resources of Development) memeriksa file yang ada,

file tersebut harus sesuai dengan persyaratan jabatan dari tenaga kerja

yang diminta oleh departemen yang terkait.

4. Apabila ada yang sesuai dengan persyaratan itu maka staf HRD (Human

Resources of Development) membuat surat panggilan untuk pelamar yang

sesuai kriteria.

5. Dan apabila dalam file tersebut tidak ada yang sesuai dengan persyaratan

maka Manager HRD (Human Resources of Development) membuat suatu

 31

informasi lowongan kerja melalui berbagai sumber baik sumber internal

maupun eksternal. Jika calon tidak didapatkan dari dalam , maka

dibuatkan informasi adanya lowongan di harian umum (Pikiran Rakyat).

6. Pelamar memasukkan surat lamaran ke bagian HRD (Human Resources

of Development).

7. Staf HRD (Human Resources of Development) menyeleksi surat lamaran

yang masuk dengan cara memilih surat-surat lamaran dan

mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan yang

tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi syarat berarti

gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti

seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan dicantumkan waktu, tempat,

dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.

8. Manager HRD (Human Resources of Development) meminta pelamar

untuk mengisi formulir data pribadi yang telah disediakan, lalu

melakukan wawancara awal dengan pelamar untuk mengetahui latar

belakang pelamar secara umum.

9. Setelah wawancara awal dilakukan oleh Manager HRD (Human

Resources of Development), maka dilanjutkan dengan wawancara

lanjutan yang dilakukan oleh Head Department terkait.

10. Setelah pelamar diwawancarai maka ditentukan suatu keputusan mana

pelamar yang akan diterima dan pelamar yang ditolak.

11. Bagi pelamar yang ditolak maka dibuatkan suatu surat penolakan, dan

sebaliknya bagi pelamar yang diterima maka ada surat panggilan untuk
 32

mengikuti tes kesehatan. Tes kesehatan ini dilaksanakan oleh rumah sakit

rujukan misalnya Rumah Sakit Borromeus.

12. Dari hasil tes kesehatan diputuskan ada pelamar yang memenuhi syarat

dan ada yang tidak memenuhi syarat. Bagi pelamar yang tidak memenuhi

syarat seperti biasanya dibuatkan surat penolakan. Bagi yang memenuhi

syarat dibuatkan surat konfirmasi penerimaan.

13. Manager HRD (Human Resources of Development) membuat surat

perjanjian dengan calon karyawan. Setelah kedua belah pihak setuju,

maka manager (Human Resources of Development) menjelaskan hak dan

kewajiban calon karyawan itu, kemudian melakukan orientasi terhadap

calon karyawan.

14. Setelah melakukan orientasi calon karyawan, calon karyawan tersebut

diserahkan ke departemen terkait.

15. Semua file mengenai calon karyawan tersebut disimpan di bagian

HRD(Human Resources of Development).

Untuk lebih jelas Flow Chart Prosedur penerimaan karyawan baru di Hotel

Santika yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3.

33
 34

3.4.1 Dokumen-dokumen yang dihasilkan

Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh Departemen HRD (Human

Resources Of Development) adalah sebagai berikut:

1. Formulir Permintaan Tenaga Kerja, dokumen ini digunakan oleh

Departemen yang membutuhkan karyawan baru. Sebelum

memberikannya kepada Departemen HRD (Human Resources Of

Development), formulir ini harus disetujui oleh Departemen Head yang

bersangkutan.

2. Formulir Data Pribadi Karyawan/Pelamar. Formulir ini akan diberikan

kepada pelamar sebelum melakukan tes wawancara.

3. Surat Panggilan. Surat panggilan akan diberikan kepada pelamar yang

memenuhi syarat untuk mengikuti tes penerimaan karyawan.

4. Surat Penolakan. Surat ini akan diberikan kepada pelamar yang tidak

lulus dalam tes penerimaan karyawan.

5. Surat Perjanjian. Surat perjanjian ini akan diberikan kepada calon

karyawan yang lulus seleksi penerimaan karyawan yang dilakukan oleh

perusahaan tersebut dan surat ini harus disepakati oleh calon karyawan

tersebut.
 35

3.4.2 Prosedur Kerja Dari Penerimaan Karyawan Baru yang sedang

berjalan

Departemen Departemen HRD Calon Media Team

Terkait Karyawan Massa Medis
FPTK Surat Lamaran Surat Lamaran

Mencatat surat Iklan

lamaran masuk lowongan
kerja

Data surat
FPTK
lamaran masuk

Surat
Pemeriksaan panggilan
2 File
Detail DP

Pencatatan
hasil tes yg Membuat Membuat iklan
lulus tes surat lowongan
wawancara panggilan kerja
2

Surat Iklan lowongan

Data nilai panggilan kerja
wawancara 2

Data surat 2
lamaran masuk FDP 1
Membuat
Format data
pribadi
Pengisian
formulir data
2 pribadi

FDP 1
2
Detail DP 1
Detail DP 1
Data calon yg ikut
tes kesehatan
Pencatatan hasil
tes calon
karyawan yg lulus Pemerik
tes wawancara 1 saan
hasil tes

Data nilai Data nilai

wawancara 2 wawancara 1 Hasil tes
kesehatan

Membuat data
calon karyawan yg
lulus wawancara

Surat tes
kesehatan

Surat tes Data calon yg ikut

kesehatan tes kesehatan

Hasil tes
kesehatan

Gambar 3.4 Flow Map Penerimaan Karyawan Baru di Hotel Santika

Bandung yang sedang berjalan
 36

Departemen Departemen HRD General Manager Calon Karyawan

Terkait
Laporan calon 1 Laporan calon 1
yg diterima 1 yg diterima
Surat konfirmasi
penerimaan

LK Membuat laporan LK
calon karyawan
C yang diterima C
Surat perjanjian2
kerja
3
2
Laporan calon 1
yg diterima SPK
disetujui

Membuat SKP dan Surat perjanjian

SPK kerja Sudah
disetujui

2
Surat konfirmasi
Surat perjanjian1 penerimaan
kerja

SPK
Disetujui

Surat perjanjian
kerja Sudah
disetujui

Surat perjanjian
kerja Sudah
disetujui

SPK

Gambar 3.5 Lanjutan Flow Map Penerimaan Karyawan Baru di Hotel

Santika Bandung yang sedang berjalan
 37

Keterangan Prosedur yang sedang berjalan

Dalam prosedur ini diawali dengan aktivitas permintaan karyawan baru

dari Departemen Terkait yang membutuhkan tambahan karyawan melalui atasan

langsung, formulir permintaan tenaga kerja baru ini diisi dan harus disetujui oleh

Departemen Head yang bersangkutan. Formulir permintaan tenaga kerja tersebut

ditujukan kepada Departemen HRD (Human Resources of Development) dalam

hal ini kepada Manager HRD (Human Resources of Development), formulir

permintaan tenaga kerja itu harus diketahui dan disetujui oleh atasan langsung.

Di Departemen HRD (Human Resources of Development), formulir

permintaan tenaga kerja itu diperiksa lalu mencari file data lamaran apabila ada

data lamaran yang sesuai persyaratan sesuai dengan permintaan tenaga kerja maka

akan dibuat suatu surat panggilan bagi calon karyawan yang memenuhi

persyaratan dan apabila tidak ada dalam data lamaran yang tersedia maka Staff

HRD (Human Resources of Development) bertugas mencari calon karyawan

melalui pemasangan iklan di media massa, untuk mendapatkan calon karyawan

perusahaan juga dapat melakukan pencarian di perusahaan itu sendiri. Untuk

tahap selanjutnya yaitu menyeleksi setiap lamaran yang masuk, penyeleksian

dilakukan yaitu secara administratif yang meliputi kelengkapan dan keaslian

dokumen. Semua lamaran yang lulus administrasi oleh Staf HRD (Human

Resources of Development) dibuatkan surat panggilan untuk mengikuti tes

wawancara. Tes wawancara dilakukan oleh Manager HRD (Human Resources of

Development) dan wawancara lanjutan oleh Head Departemen yang

bersangkutan. Sebelum melakukan wawancara, semua calon karyawan harus

mengisi dulu data pribadi yang telah diberikan oleh Manager HRD (Human
 38

Resources of Development). Setelah wawancara selesai, dilakukanlah

penyeleksian data calon karyawan yang memenuhi syarat. Setelah menemukan

calon karyawan yang lulus tes wawancara Manager HRD (Human Resources of

Development) membuat surat panggilan untuk mengikuti tes kesehatan.

Departemen HRD (Human Resources of Development) menyerahkan data calon

yang harus mengikuti tes kesehatan kepada team medis untuk melakukan tes

kesehatan Hotel Santika Bandung bekerja sama dengan Rumah Sakit Borromeous.

Setelah melakukan pengujian tes kesehatan, team medis memberikan data

hasil tes kesehatan kepada departemen HRD dalam hal ini Manager HRD. Setelah

mengetahui calon karyawan yang lulus maka staff HRD membuat laporan Calon

karyawan yang lulus yang akan diberikan kepada General Manager dan

Departemen Terkait. Manager HRD membuat surat perjanjian untuk calon

karyawan yang diterima.

3.4.3 Kelemahan dari Sistem yang sedang berjalan

1. Sistemnya masih manual sehingga memerlukan waktu yang lama.

2. Pencarian tentang informasi pelamar masih dilakukan secara manual,

sehingga staf HRD harus memeriksa satu persatu file surat lamaran yang

masuk.

3. Belum adanya program pengolah data penerimaan karyawan baru.

4. Resiko kehilangan informasi yang tercatat dalam bentuk formulir sangat

tinggi.

5. Diperlukan waktu yang cukup lama untuk melakukan perubahan atau

perbaikan data ataupun informasi yang tersimpan dalam arsip.

 39

6. Tidak tersedianya perangkat pengolahan data yang dapat mendukung

kecepatan perolehan informasi, akibatnya informasi yang diperlukan

manager tidak dapat segera terpenuhi.

7. Sering terjadi keterlambatan dalam pengumpulan informasi .