Modul HRGA

BAB I

Administrasi

Pengertian Administrasi

Dalam pengertian sehari-hari, administrasi sering diartikan sebagai segala kegiatan

yang berkaitan dengan ketatausahaan atau persuratan. Pengertian ini sesungguhnyabelum
tepat mendefinisikan Administrasi secara benar. Terlalu sempit jika mendefinisikan
administrasi hanya terdiri dari dua hal tersebut, maka perlu adanya refrensi untuk dapat
menentukan definisi administrasi berdasarkan pemahaman sendiri karena tidak akan ada
sebuah pengertian yang baku mengenai pengertian administrasi, karena administrasi sendiri
terlalu luas cakupannya. Maka dari itu perlunya melihat pengertian yang diberikan oleh para
ahli sebagai bahan refrensi dan rujukan mengenai pengertian Administrasi :

1. Siagian, Sondang, P. (1998)

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. Administrasi didefinisikan
sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang mendukung administrasi adalah:
a. Dilakukan oleh dua orang atau lebih.
b. Memiliki tujuan.
c. Memiliki tugas yang hendak dilaksanakan.
d. Memiliki peralatan dan perlengkapan

2. J.Wajong (1964)
Adminsitrasi sama dengan pengendalian atau memerintah (to direct, to
manage, be staken, be wind voeren atau be heren) yang merupakan
suatu proses yang meliputi :
1. menyusun organisasi dengan menyiapkan alat-alat yang diperlukan.
2. memimpin organisasi agar tercapai tujuan.

3. Kallaus dan keeling (1991)

Administrative office management is the process planning, organizing, and
controlling all the information related activities and of leading or directing to
attain the objective of the organization.

Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 1|Page

 Modul HRGA

Administrasi manajemen kantor adalah proses perencanaan, organisasi dan

kontroling semua informasi yang berhubungan dengan aktifitas dan memimpin
atau mengarahkan mencapai tujuan dari organisasi

4. George Tery yang dikutip oleh The Liang Gie (1996)

Administrative Office Management can be defined as the planning,
organizing and controlling of office work, and actuating those performing it so as
achieve predetermined objectives.
Manajemen Administrasi Kantor dapat didefinisikan sebagai perencana,
pengorganisasi, dan pengendali dari kerja kantor, serta mendorong performa
kerja sehingga dapat meraih tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya.

5. Sugandha dalam Mardikanto (1993)

1. Administrasi merupakan suatu fungsi yang tertentu untuk mengendalikan,
menggerakkan, mengembangkan, dan menjalankan suatu organisasi yang
dijalankan administrator.
2. Administrasi adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian
(manajemen), penilaian, dan pengawasan suatu usaha.
3. Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia
atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk tujuan yang
ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan pengertian yang diberikan olah para ahli tersebut diatas kita dapat
menyimpulkan definisi administrasi :
“Administrasi adalah sebuah alat bantu sebuah organisasi yang bertindak sebagai
perencana, pengorganisasian, pengawasan, penggerak dan pengevaluasi agar tercapainya
tujuan dari organisasi”
Ruang Lingkup Administrasi
 Menghimpun

Kegiatan-kegiatan ini tentu berkaitan dengan mencari dan mengusahakan

tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-
mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan. Menghimpun data
yang dibutuhkan dengan observasi, wawancara, dan melihat data-data berupa
dokumen.
 Mencatat
Data dari informasi yang telah didapatkan melalui penghimpunan data maka

Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 2|Page

 Modul HRGA

perlunya pencatatan agar keseluruhan informasi dapat disusun dan dikelompokan

secara sistematis dalam sebuah dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan.
 Menyimpan/Mengarsipkan
setelah data yang dicacat maka dibutuhkan penyimpanan atau mengarsipkan data
agar tidak hilang. Maka perlulah penyimpanan yang secara terstruktur dan
sistematis.
 Menemukan Kembali
Dari segala ruang lingkup yang dilakukan oleh administrasi maka agar keseluruhan
berfungsi dan beruna adalah dengan kemudahn pada saat data tersebut mudah
untuk di temukan setelah diarsipkan.

BAB II

Human Resources dan General Affair (HRGA)

Setelah mengetahui pengertian dari administrasi dan ruang lingkup dari administrasi.
Dalam bab ini akan di jelaskan bagian dalam perusahaan yang menyelesaikan pekerjaannya
termasuk kedalam bagian administrasi.

Pada umumnya bagian HRGA dibutuhkan pada dalam organisasi yang berada di
sebuah perusahaan. Jika diistilahkan bagian HRGA dalam perusahaan seperti Enzim yang
berada di dalam tubuh, dimana bagian HRGA memang bukanlah organ yang dimana
dampaknya langsung dirasakan dan terlihat berbeda dengan bagian Operasional dan
Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 3|Page
 Modul HRGA

Keuangan. Jika bagian HRGA terjadi kesalahan tidak akan menggangu atau mempengaruhi
siklus bisnis secara langsung, tetapi fungsi dari bagian HRGA lebih kepada perencanaan,
pengorganisasian, penggerak, pengawasan dan penilai.

Jika digambarkan menggunakan diagram lingkaran antara administrasi dan bagian

HRGA maka akan seperti ini :

Human Resources

HR

Administrasi
Legal Officer General Affair

LO GA
Pengertian Bagan 1 HRGA

Bidang yang
mengelola Sumber Daya
Manusia Pengisi Perusahaan, Sarana dan Fasilitas bekerja, serta pemenuhan legalitas
hukum, sehingga terlaksananya tata kelola yang berkeadilan, lingkungan kerja yang kondusif
dan berjalan sesuai peraturan pemerintah yang berlaku.

Berdasarkan penjabaran definisi HRGA diatas maka perlu merincikan bagian-bagian

yang termasuk kedalam HRGA yaitu : Human Resources, General Affair, dan Legal Officer.

Human Resources (HR)

Perusahan terus berusaha mengembangkan kualitas, salah satunya adalah Bagian

Human Resources (HR) atau Bagian Sumber Daya Manusia. Prinsip Bagian HR selain

Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 4|Page

 Modul HRGA

mengatur kepersonaliaan dan mengelola sumber daya manusia adalah memenuhi

kebutuhan karyawan melalui program yang disediakan dengan cermat dan tepat waktu.

Definisi dari HR adalah bagian pengelola Sumber Daya Manusia Pengisi di dalam
perusahaan, dengan tata kelola secara adil berdasarkan kontribusi yang terukur.

Ruang Lingkup HR

1. Pengorganisasian
 Merancang struktur yang terbagi menjadi :
 Pembuatan Bagan Perusahaan
 Pembuatan Alur kordinasi antar bidang dan bagian
 Standarisasi Struktur
 Penyusunan Job deskripsi
 Tugas
 Wewenang
 Tanggung jawab
 Indikator kerja
 Hubungan antar karyawan dan antar bidang
 Jenjang Karir
 Promosi
 Mutasi
 Rotasi
 Demosi
 Penetapan golongan,pangkat, dan jabatan
 Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia
 Penambahan, Pengurangan, dan pemindahan
2. Pengawasan Sumber Daya Manusia (SDM)
 Kontroling SDM
 Evaluasi SDM secara periodic
 Treatmen SDM yang berupa Reward dan Punishment
 Pemutusan hubungan dengan karyawan

Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 5|Page

 Modul HRGA

 Pemutusan hubungan kerja secara hormat dan tidak hormat

 Surat resign
 Meninggal
 Pensiun
3. Recruitment
 Permintaan SDM dari bagian atau bidang yang membutuhkan
 Publikasi
 Penerimaan data
 Seleksi administratif
 Pemanggilan
 Test (Tertulis, Psikotes, dan Uji kemampuan)
 Intervie/wawancara (awal dan user)
 Tes uji lapangan (3 bulan)
4. Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pihak HR dari bidang HRGA mengajukan SDM yang telah memenuhi standar
untuk dilakukan pengembangan dan akan diajukan ke pihak Management Support
yang akan melakukan pengembangan SDM
5. Kesejahteraan
 Kompensasi
 Pengeolalaan dan penanganan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan
 Sumbangan yang diberikan kepada SDM
 Pesangan/Dana Pensiun bagi karyawan yang telah mencapai batas usia maksimal
yaitu 56 Tahun
 Perjalanan dinas
 Kas Bon karyawan
6. Hubungan Masyarakat
 Hubungan perusahaan dengan masyarakat sekitar (tetangga)
 Hubungan masyarakat yang bersangkutan dengan kearifan local
 Hubungan dengan karyawan yang mengalami kecelakaan atau sakit dengan BPJS
7. Administrasi Karyawan
 Mendata Karyawan yang telah masuk kedalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
 Mengarsipkan data yang telah dibuat kedalam database karyawan
Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 6|Page
 Modul HRGA

 Mendata karyawan yang telah tidak bekerja pada perusahaan

General Affair (GA)

Bagian yang tergabung dalam satu bidang HRGA bersama Human Resources dan
Legal Officer yang bertugas mengelola sarana dan fasilitas kantor. Keberadaan GA sangat
penting bagi perusahaan demi menunjang kinerja SDM. Bagian ini juga bertanggung jawab
atas rumah tangga perusahaan agar sberjalan sesuai kebutuhan perusahaan.

Dari penjelasan umum diatas maka dapat dapat ditarik definisi GA yang sesuai
dengan perusahaan yaitu, GA adalah bagian perusahaan yang mengelola sarana dan fasilitas
SDM dalam bekerja, untuk mewujudkan lingkungan yang kondusif.

Ruang Lingkup GA

1. Logistik
 Budgeting/perencanaan kebutuhan kantor
 Pengadaan
 Inventaris Aset secara periodik
 Menerima dan mencatat asset
 Memperbaharui database asset
 Mendistribusikan/Menghapus asset
 Melaporkan inventaris asset
2. Maintenance/Perawatan
 Merawat Asset
 Pengaturan penggunaan sarana dan fasilitas
 Penjadwalan Perawatan
 Cara penggunaan
 Kebersihan
 Keamanan
 Pengodisian yang kondusif
 Perbaikan
 Pembaharuan
Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 7|Page
 Modul HRGA

 Penanganan komplain karyawan atas sarana dan fasilitas

3. Organizer
 Fasilitas yang akan digunakan karyawan untuk kedinasan
 Transport
 Pekerjaan
 Persiapan Meeting dan Acara-acara khusus hingga penanganannya
 Penanganan pekerja non-Formal
 Front Office dalam penerimaan telpon dan tamu
 Penjadwalan penggunaan sarana dan fasilitas

Legal Officer (LO)

Didalam perusahaan dibutuhkan bagian yang mengurus dan mengelola legalitas

perusahaan agar perusahaan yang dijalankan sesuai dengan aturan pemerintah yang berlaku
di Indonesia. Atas kebutuhan perusahan akan hal itu maka dibentuklah sebuah bagian yang
khusus untuk menangani dan mengelola legalitas, maka dari itu Legal Officer di masukan ke
dalam bidang HRGA.

Definisi dari LO adalah bagian yang mengelola keseluruhan legalitas perusahaan

menurut tata aturan pemerintah, sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan hukum
yang berlaku.

Ruang Lingkup LO

1. Dokumen perizinan perusahaan non-teknis

 Mengurus (pembaharuan, perpanjangan, dan penggantian)
 Mengelola data base dokumen
 Mengarsip
2. Mengelola surat menyurat, dan perjanjian yang memiliki konsekuensi hukum.
3. Penanganan permaslahan hukum perusahaan
4. Penyusunan tata aturan internal perusahaan yang sesuai dengan tata aturan
pemerintah yang berlaku
 Peraturan Perusahaan
Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 8|Page
 Modul HRGA

 Peraturan Pelaksana
 Tata tertib Perusahaan

Dibuat oleh Harwinda Sesarea Pangestu 9|Page