Intensive Course

Human Resources Development

Management
Managing Effective Personnel
Administration

Things that you will really do at work.


Delivered by :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
2
Personnel Administration
1. Usaha-usaha yang dilakukan secara maksimal untuk
mengelola bidang kepersonalian dalam suatu
perusahaan dengan berbagai teknik yang effective,
alat, Policy & Procedure yang sistimatis untuk
mendukung kelancaran operasional perusahaan.
2. Meliputi semua fungsi HRD Management, sentral
data, sentral komunikasi dan sentral kordinasi.
3
Cakupan Adminitrasi Kepersonaliaan
1. Mengelola employee benefits & facilities.
2. Memelihara data karyawan.
3. Membuat statistical report yang comprehensive.
4. Sebagai bahan bagi Management untuk mengambil
keputusan.
5. Agar pengelolaan tenaga kerja bisa effective dan
effisien.
6. Sebagai comparative advantage bagi perusahan
dalam persaingan mendapatkan tenaga kerja yang
potensial, mengembangkan dan mempertahankan
mereka diperusahaan (recruit, motivate & retain).
4
Overview
Administrasi & PP (Policy & Procedure)
Dalam konteks HRDM terkait juga dengan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku mengenai
ketenagakerjaan.
Prinsipnya adalah Kalau bisa dipermudah kenapa
harus dipersulit.
Management membutuhkan sistim yang baik dalam
mengelola penggunaan dan pengembangan SDM.
Mencakup ke-enam fungsi HRDM.
Sangat diperlukan kemampuan penggunaan komputer
yang cukup tinggi : Word, Excel, Powerpoint, Access.
5
Overview (lanjutan)
Objective HRD Management di perusahaan :
To attract, motivate and retain the quality of employees
needed.
To ensure that working environment is conducive to the
dynamic of the organization.
To ensure the organisation is staffed with the knowledge skills
and value requires to achieve the companys mission.
SDM adalah assets perusahaan yang bernilai tinggi yang
perlu dibina dan dikembangkan dengan sistim
administrasi kepersonaliaan yang baik.
Selama ini melupakan bidang Community Relations,
sehingga banyak perusahaan yang mendapat kesulitan
dari lingkungan sekitar.

6
Berbagai kompetensi dibidang HRDM
1. Mampu membuat dan meng-administrasi data base
karyawan.
2. Mengerti mengenai seleksi dan teknik interview calon
karyawan.
3. Mampu melaksanakan Induction Programme.
4. Mengerti cara menghitung gaji dan upah lembur.
5. Mampu menghitung pajak penghasilan.
6. Mengerti mengenai sistim insentive dan bonus tahunan.
7. Mengerti mengenai sistim dana pensiun.
8. Mengerti mengenai tunjangan dan fasilitas karyawan.
9. Mengerti mengenai administrasi kepesertaan Jamsostek.
10. Mampu meng-administrasi Performance Appraisal.
11. Mampu membuat dokumen transaksi hubungan kerja.
12. Mengerti mengenai Proses & Prosedur Penyelesaian
Perselisihan Hubungan Industrial.
13. Mengerti mengenai pembuatan dan pendaftaran PP.
7
Berbagai kompetensi dibidang HRDM
14. Mengerti mengenai tata cara perundingan dan pendaftaran
PKB.
15. Mampu membuat notulen perundingan Bipartit.
16. Mengerti mengenai administrasi dan pelaksanaan Training.
17. Mengerti membuat Laporan Jamsostek.
18. Mampu mengurus Ijin-ijin Ketenagakerjaan :
Ijin mempekerjakan Tenaga Kerja Wanita Pada Malam Hari.I
Ijin Penyimpangan Waktu Kerja.
Ijin Wajib Lapor Perusahaan.
Laporan Penggunaan Tenaga Kerja / Asing (RPTKA & IKTA).
19. Mampu membuat Laporan Kecelakaan Kerja.
14. Mampu meng-administrasi Cuti-cuti, Ijin dan Dispensasi.
15. Mempu meng-administrasi Medical Service.
16. Mampu meng-administrasi Personal Loan untuk : keperluan
pendidikan, medical dan housing, dll.

8
Ruang lingkup administrasi HRD
Recruitment & Selection
Employee Data Base
Employment Transaction
Induction Program
OJT
Salary Admin
Taxation (PPh)
Bonus system
Performance Appraisal
Employee Discipline &
Counseling
Training Program
Briefing & Coaching
Competency Standard
Licenses
Pension Scheme
Jamsostek
Medical Facility
Personal Loan
Housing
Transportation
Security
Safety & Health
Personal Loan
Educational Assistance
Uniform
Canteen
Social Activities
Sport & Recreation
Religious Activities
Community Relations
9
Salary Administration
Gaji pokok
Upah bulanan, upah harian, upah borongan.
Tunjangan (Allowance)
Annual Gratuity, Production Bonus, Premi & Incentives
Upah lembur
Exemp & non-exempt employees
Perhitungan pajak penghasilan (PPh) : PTKP, PKP, Biaya
Jabatan, Tunjangan Keluarga
Gross up salary
Clean wage system
Gaji Pokok
Upah lembur
Ratio 75% upah pokok & 25% tunjangan
Kepmen 102/Men/VI/2003 Tentang Waktu Kerja Lembur dan
Upah Lembur (signed 25 Juni 2005)

10
Pension Scheme
Pension Scheme
Ada Ketentuan Menteri Keuangan mengenai Dana
Pensiun yang harus masuk ke Custodian Bank.
Premi dibayar perusahaan dan karyawan, contoh :
Rp.5.000,- oleh perusahaan
Rp.8.000,- oleh karyawan, potong gaji
Pengambilan dana pensiun sekali gus, atau
menerima pensiun bulanan bagi karyawan dan ahli
warisnya.
Sekitar 20% bisa diambil untuk modal usaha.
11
Jamsostek
Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja
1. Bersifat normative, sesuai dengan UU 3/1992.
2. Program Pemerintah
3. Tujuan :
Memberikan perlindungan dasar bagi tenaga kerja karena :
Kecelakaan Kerja
Cacat
Sakit
Hari tua
Meninggal

12
Lingkup Program Jamsostek
1. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
Tenaga Kerja Kecelakaan Berangkat Pulang jalan yang bisa
dilalui.
2. Jaminan Kematian (JK)
Ahli waris Tenaga Kerja meninggal
3. Jaminan Hari Tua (JHT)
Usia 55 tahun
Meninggal
Cacat total
PHK
Meninggalkan Indonesia
4. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan
Wajib bagi perusahaan
Menyelenggarakan sendiri
13
Premi Program Jamsostek
1. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) :
1,5 %
2. Jaminan Kematian (JK)
0,89
3. Jaminan Hari Tua (JHT)
2,00 % oleh karyawan, dipotong dari gaji
3,70 % oleh perusahaan
4. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan
Menurut pilihan perusahaan

Total premi yang dibayar kepada Jamsostek : 7,37 %
Oleh Perusahaan : 2.00 %
Oleh karyawan : 5,37 %
14
Peserta Jamsostek
1. Perusahaan, Yayasan, Koperasi
2. TK 10 orang
3. Upah Rp.1.000.000,- per bulan
4. Tenaga Kerja


15
Manfaat Jamsostek
Program Besarnya Iuran
Oleh
Perusahaan
Besarnya Iuran
Oleh
Karyawan
JK (Jaminan Kesehatan) 0,89%
JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja)

1,50%
JHT (Jaminan Hari Tua) 3,70% 2,00%
JAMKES (Jaminan Kesehatan) Ada tarif pilihan sesuai
keinginan perusahaan.
16
Medical Facilities
1. 100% ditanggung oleh perusahaan.
2. 75% ditanggung perusahaan, 25% oleh karyawan.
3. Diasuransikan kepada Asuransi Kesehatan, menggunakan
poliklinik dan fasilitas yang ada diperusahaan. Perusahaan
membayar premi bulanan kepada Asuransi dengan beberapa
klasifikasi. Ada maksimum claim untuk masing-masing
pengobatan.
4. Perusahaan menyediakan fasilitas medical hanya yang ada di
poliklinik perusahaan. Cara ini kurang effective, sering susah
dikontrol.
5. Jenis-jenis medical care, diluar kecelakaan kerja :
Pengobatan dan perawatan untuk karyawan sendiri
Pengobatan dan perawatan untuk isteri dan anak
Pengobatan dan perawatan dirumah sakit
Penyakit yang tidak ditanggung

17
Housing
Merupakan penyediaan perumahan dinas milik perusahaan atau
dikontrakan.
Diberikan sebagai tunjangan perumahan dan merupakan bagian dari
gaji bulanan, berarti sebagai TT (Tunjangan Tetap).
Ada yang memberikan tunjangan perumahan kepada seluruh
karyawan, ada juga yang memberikan kepada sebagian saja.
18
Personal Loan
Perusahaan yang kuat dananya, akan memberikan pinjaman
kepada karyawan. Contoh pinjaman sebesar 3 kali gaji,
pengembalian sebesar 12,5% dari gaji sebulan. Lunas dalam
24 bulan (2 tahun), tanpa bunga.
Loan dapat diberikan untuk keperluan rumah tangga,
pendidikan anak atau pendidikan karyawan sendiri.
Diperusahaan yang besar, pinjaman diberikan untuk housing
ownership plan (HOP) atau car onwnership plan (COP).
Untuk housing dan mobil loan diberikan sebesar 48 kali gaji,
dengan pengembalian tetap sebesar 12,5% sebulan dari gaji.

19
Educational Assistance
Diberikan kepada karyawan yang ingin melanjutkan
pendidikan.
Education assitance tidak mengikat karyawan, tapi
tugas belajar mengikat karyawan untuk tetap
bekerja dengan persahaan setelah program
pendidikan selesai.
Biasanya menggunakan N+1. N adalah lama program
pendidikan yang diikuti karyawan atas biaya
perusahaan. 1 adalah tambahan 1 tahun diatas N.
Kalau pendidikan 2 tahun, maka minimal harus
bekerja 3 tahun (N + 1)
20
Uniform
Diberikan setiap tahun, 2 pasang pakaian setiap
tahun.
Maksud pakaian seragam :
Untuk penampilan yang baik, menjaga image
perusahaan
Sebagai promosi perusahaan
Security & Safety
Ada hari berpakaian bebas.

21
Canteen
Canteen umumnya dioperasikan oleh perusahaan
catering. Dibayar sesuai jumlah porsi makanan
yang dikonsumsi oleh karyawan, tapi ada jumlah
porsi minimal dalam satu hari.
Tenaga kerja, perlalatan dan perlengkapan oleh
catering sendiri.
Sebaiknya di-kontrak setiap 6 bulan agar mutu
pelayanan tetap baik.
Perlu dibentuk team audit kantin yang terdiri dari
wakil-wakil karyawan dan wakil Management.
Sistim kupon akan lebih memudahkan dalam hal
kontrol terhadap penggunaan kantin.
22
Employee Data Base
MS Access
Software HRMIS
MS Excel Spread Sheet :
SN
Name
BN
DOB
DOH
Address
Phone
Emergency Contact Person/s
Names of dependants
Present Position
As of date
Previous Position/s

23
Induction Program
Organisasi perusahaan
Board of Directors
Lokasi perusahaan
Amenities / facilities :
Canteen / pantry
Toilet
Clinic
Lockers
Parking area
Safety Procedure (Safety Committee / P2K3), Safety
Equipment, Gathering Area, Manual)
Payroll System
Workers Union
24
Bonus System
Standard Capacity Index
Production bonus
Attendance premium
Annual bonus / gratuity
Safety bonus
Breakage premium
Medical premium

25
Pension Scheme
Company premium
Employee premium
Accident insurance
Death insurance
Pension fund

26
Employment Transactions
Job offer : Diberikan setelah negosiasi kompensasi.
Appointment letter : Surat Perjanjian Kerja
Probation period : Harus ditampilkan dalam appointment letter.
PKWT : Bisa 2 kali maximum 3 tahun, masa percobaan tidak
berlaku.
Permanent Employment : Surat Perjanjian Kerja, tidak perlu pakai
meterai.
Transfer : Antar department
Promotion : Menggunakan formulir untuk promosi.
Demotion : Gaji pokok tidak boleh dikurangi, tapi tunjangan
berubah.
OJT : Sebagai companys contribution kepada masyarakat
setempat.
27
Recruitment & Selection
Job vacancy advertisement
Application letters short listing :
A = Sesuai yang dicari
B = Calon bagus tapi belum sesuai dengan yang dicari
C = Tidak sesuai sama sekali, masuk dead file.
Selection process : Interviewer minimal tiga sekaligus (Manager
dan Direktur ybs. dan HRD Manager, agar cepat prosesnya.
Interview : Sediakan papan tulis agar calon bisa menggunakannya
dalam presentasi.
General employment t.est : Buatkan untuk level operator (Rank &
File)
Technical test : Siapkan menurut bidang masing-masing.

28
Licenses
Mempekerjakan TK Wanita Pada Malam Hari
Penyimpangan waktu kerja
Wajib lapor perusahaan sesuai UU
RPTKA & IKTA
Ada Akte Pengawasan yang diberikan oleh Pegawai
Pengawas Disnaker.
Ijin pesawat angkat angkut.
Ijin boiler
Operator forklift harus ada SIM forklift.
Formality
Ijin ketenagakerjaan
Ijin Kerja Tenaga Asing
29
Leave Administration
Hak cuti 12 hari setahun.
Harus diambil habis dalam 6 bulan setelah jatuh
tempuh.
Sisa cuti tidak boleh di-uangkan (dijual), tapi
diperusahaan asing diperbolehkan, sisa yang tidak
bisa diambil atas kehendak perusahaan mendapat
tambahan leave on leave (LOL), sebagai suatu
penalty karena karyawan tidak bisa cuti. Ump. Sisa
cuti 1-3 hari dapat LOL 1 hari, 4-6 dapat LOL 2 hari.
Collective leave agar dimasukan dalam PP atau PKB.
Permohonan cuti harus 1 minggu dimuka.
Leave without pay dan emergency leave perlu ada
dalam PP atau PKB.

30
Periodical Reports
Weekly & Monthly report :
Karyawan
Total karyawan per dept.
Total mandays
Total manhours
Total OTWH
Total OTPH
Accident
Number of accident
Man hours lost
Employees discipline
Warning letters issued
Counseling done
Training
Number of training conducted
Total employees attended
Total manhours used
Medical
Total clinic visits
Total employees sick
Total manhours lost
Total sick leave granted
Total medical cost
Recruitment & Selection
Applications received
Number of candidates
interviewed / tested
Total new hired
Total leaving
31
Transportation
Transportasi berada pada seksi General Affairs,
dalam HRD Dept.
Menyangkut bus karyawan, operational vehicles dan
kendaraan milik perusahaan yang di-assign kepada
executive tertentu.
Kontrol pemakaian BBM.
Pengaturan pengemudi.
Lebih praktis menggunakan leased cars, dimana
semua maintenance cost ditanggung provider. Tidak
harus investasi beli kendaraan sendiri. Sopir dari
perusahaan.

32
Security
Security merupakan kepanjangan tangan HRD untuk menegakan disiplin
karyawan.
Kontrol keamanan sekalian kontrol disiplin ditempat kerja.
Semua anggota keamanan agar mengikuti latihan SATPAM di Polres
setempat, dan mendapat tanda anggota SATPAM.
Sering-sering mengadakan latihan penyegaran karena SATPAM mudah
terkena pengaruh negative dari orang-orang yang berniat tidak baik.
Hindari mereka menjadi anggota Serikat Pekerja, karena mereka harus
mengamankan perusahaan setiap waktu.
Ciptakan hubungan baik dengan Seksi Binamas POLSEK setempat agar
kontrol ke SATPAM secara berkala.
Harus ada hotline ke Kapolsek apabila ada sesuatu gangguan
diperusahaan.
Dalam menangani kasus kriminal HRD Manager sebaiknya berada
dibelakang layar, biar SATPAM yang menangani sesuai dengan kompetensi
mereka.
33
Safety & Health
Membentuk P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan
Kesehatan Kerja), terdaftar dan diberikan SK
pembentukan oleh Dinas Tenaga Kerja,
Mengadakan pelatihan K3.
Melakukan audit bidang K3 dan sekalian untuk 5S.
Mengikuti lomba K3 yang diadakan oleh Disnaker.
34
Personal Loan
Loan Policy
Maximum 3 months salary
Back pay in 8 months @ 12,5% of basic salary.
Personal purpose, no restriction.
HOP (House Ownership Plan)
Car loan
Educational Assistance untuk biaya kuliah atau
sekolah anak.
35
Community Relations - Social Activities
Sunatan massal bagi masyarakat sekeliling yang
tidak mampu.
Membangun sekolah didaerah miskin.
Membuat pusat pelatihan vacational training,
seperti kursus welding, instalasi listrik, perbaikan
alat-alat electronic, kursus montir sepeda motor,
gulung dinamo, dll.
Membuat suatu Yayasan dibidang pendidikan.
Memberikan bea siswa kepada anak-anak karyawan
yang berprestasi.
36
Sport & Recreation
Ada club olah raga di perusahaan.
Subsidi dari perusahaan.
Buat inter department competition.
Annual picnic (outing) dengan keluarga, per group 1
bus penuh.
Tidak mengganggu produksi.
Biaya dari perusahaan sekian rupiah per karyawan.
Transport dan penginapan ditanggung perusahaan.

37
Religious Activities
Mushollah diperusahaan.
Bentuk pengurus (takmir).
Kalau mushollah besar jadikan mesjid untuk umum
sholat Jumat.
Pengajian atau ceramah agama keliling dirumah
karyawan (managerial level).
Perayaan hari besar Islam.
Sholat ied diperusahaan.
Qurban Idul Adha untuk masyarakat sekeliling.
38
Community Relations
Berinteraksi dengan lingkungan : RT, RW, Lurah dan
Kecamatan.
Urus ijin domisili perusahaan.
Ijin lokasi.
Ijin HO.
Ijin-ijin perusahaan.
39
Training Program
Training Need Analysis.
Internal Trainer.
In-house & public training.
Training Budget.
Training modules.
Training evaluation.
Standard competency.
Competency based training program.
40
Competency Standard
Berdasarkan Job Requirement dalam Job
Description.
Competencies in :
Technical Skill
Human Relations Skill
Conceptual Skill
Administrative Skill
Communication Skill
Computer Skill
Foreign Language Skill
Business Skill
Semoga Bermanfaat
Dalam Perjalanan Karir Anda