5/8/2017

WORKSHOP
ANALISIS JABATAN

CORPORATE HR TEAM
Sunawan
08179940224

ANALISIS JABATAN

Atasan
2 PROSES

“Metoda Analis Jabatan

3
Fasilitasi” (Fasilitator)
1

Pemegang Jabatan

URAIAN JABATAN HASIL

1
 5/8/2017

SISTEM WORKSHOP

FASILITATOR KETUA TIM

(ANALIS JABATAN)

Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota

1 2 3 4 5

PEMEGANG JABATAN

A B C D E F G H I J K L M N O

YANG HARUS DIPERSIAPKAN

SEBELUM WORKSHOP (1)

ANALIS JABATAN

Mengetahui gambaran umum tentang proses bisnis

 Menyiapkan copy struktur organisasi pemegang jabatan  Untuk mengetahui
nama-nama jabatan yang ada (Tarik dari data SAP OM)

 Mengetahui keterkaitan satu unit dengan unit lainnya  Mengetahui proses bisnis

Penjadwalan yang efektif

 Penjadwalan sebaiknya disusun dengan urutan direktur, manajer, supervisor,

pelaksana

2
 5/8/2017

YANG HARUS DIPERSIAPKAN

SEBELUM WORKSHOP (2)

PEMEGANG JABATAN

Menyiapkan data sumber daya yang dikelola

 Jumlah anak buah (langsung maupun tidak langsung)

 Anggaran tahunan
 Biaya Operasi

DEFINISI PEMEGANG JABATAN

TOTAL JABATAN: 7

TOTAL KARYAWAN: 15
A 1

B 1 C 1

D 1 E 5 F 2 G 4

PENYUSUN URAIAN JABATAN: 7

3
 5/8/2017

PENJADWALAN untuk DIVISI X

(Gelombang I)

FUNGSI INTI FUNGSI

PENUNJANG
A
KEPALA DEPARTEMEN

KEPALA SEKSI B C D

KEPALA SHIFT E F G

PENJADWALAN untuk DIVISI X

(Gelombang II)

FUNGSI INTI FUNGSI

PENUNJANG
A
KEPALA SHIFT

KEPALA REGU B C D

PELAKSANA E F G

4
 5/8/2017

ISI “URAIAN JABATAN”

 Identifikasi Jabatan

 Tujuan Jabatan

 Tanggung Jawab Utama

 Dimensi

 Hubungan Kerja

 Kewenangan

 Spesifikasi Jabatan

 Struktur Organisasi

IDENTIFIKASI JABATAN (1)

Jabatan: Contoh Nama Jabatan:

 Kepala Divisi Marketing

(isi nama jabatan yang Anda kerjakan)
Tanyakan fasilitator untuk mengetahui nama
jabatan Anda!
 Kepala Departemen Keu & Akunting
 Kepala Seksi General Affairs
 Supervisor Gudang
(Gunakan dari data SAP OM)

Departemen:
 General Affairs
(isi nama departemen dimana Anda  Training & Development
bekerja) (Gunakan data dr SAP OM)

Pemegang Jabatan:

(isi nama Anda dan rekan2 Anda yang Amir, Budi, Chandra
mengerjakan pekerjaan yang sama
dengan Anda)

5
 5/8/2017

IDENTIFIKASI JABATAN (2)

Melapor kepada: Contoh Nama Jabatan:

 Kepala Divisi Marketing

(isi nama jabatan kemana Anda  Kepala Departemen Keu & Akunting
 Kepala Seksi General Affairs
melapor)  Supervisor Gudang

(Gunakan data dr SAP OM)

Tanya fasilitator Anda!

Tanggal:
(isi tanggal penyusunan uraian 9 September 2005
jabatan)

Lokasi:
Kantor Pusat, Serpong
(isi lokasi tempat Anda bekerja)

TUJUAN JABATAN
KONDISI TERTENTU:

Pemeganga jabatan memiliki tugas-tugas lain yang cukup

bervariasi (bentuk tugasnya agak berjauhan satu sama lain). Hal
ini muncul karena

Keahlian tertentu dari pemegang jabatan

Pekerjaan yang lama tetap dibebankan kepada si pemegang
jabatan

SOLUSI I:

Apabila tujuan jabatan yang muncul terakhir merupakan tugas

sementara maka bisa dihilangkan dari “Tujuan Jabatan”. Karena
pada hakikatnya bukanlah tuntutan jabatan tersebut

SOLUSI II:

Apabila tujuan jabatan tersebut dilakukan dalam waktu yang lama

maka tuliskan tujuan jabatan tersebut dengan manambahkan
kalimat “ Disamping itu, pemegang jabatan juga……”

6
 5/8/2017

TUJUAN JABATAN
(Untuk Kondisi Tertentu)

Jabatan: Sekretaris

TUGAS UTAMA:

Memastikan tersedianya dukungan sekretariat dan administratif

bagi direktur utama.

Disamping itu, pemegang jabatan juga memastikan tersedianya

kebutuhan ATK sesuai dengan kebutuhan tiap unit di perusahaan

 Mengimplementasikan  Menyetujui
 Menganalisa
 Memeriksa  Memutuskan
 Memprediksi
 Memonitor  Menetapkan
 Mengusulkan
 Mengidentifikasi  Mengarahkan
 Merekomendasikan
 Memperbaiki  Mengembangkan
 Mendukung
 Mempertahankan  Membangun
 Meningkatkan

 Menguji  Mengintegrasikan
 Menafsirkan
Specialist  Mensinergikan
 Membuktikan  Mengatur strategi
 Menyiapkan

 Merencanakan
 Mendistribusikan  Mengorganisir
 Mengumpulkan  Mengontrol
 Memproses  Mengevaluasi
 Membuat  Mencapai
 Menyediakan  Mengkoordinasikan
 Menyampaikan
 Memperoleh
 Mengoperasikan
 Melakukan

Hindari kata kerja

 Membantu
 Mengamati
 Mendelegasikan

7
 5/8/2017

KATA KERJA AKTIF

A B

Production Maintenance Finance Marketing

Masih satu kelompok(cluster) Fungsi yang berbeda

Daftar Kata Kerja:

Mengintegrasikan (integrate)
Mensinergikan (sinergize)
Mengatur strategi (strategize)

KATA KERJA AKTIF

A Daftar Kata Kerja:

Merencanakan (plan)
Mengatur (organize)
C D Mengendalikan (control)

8
 5/8/2017

KATA KERJA AKTIF

TUJUAN PERUSAHAAN
(X+Y)
Approve
Authorize
Define
Determine A
Develop
Direct TUJUAN X TUJUAN Y
Establish
Plan
Prepare
B C

TUJUAN X1 TUJUAN X2 TUJUAN X3 TUJUAN X4

D E F G

Membuat Kebijakan
Menetapkan Sasaran

KATA KERJA AKTIF

TUJUAN PERUSAHAAN
(X+Y)
BEDA JENIS/FUNGSI

TUJUAN X TUJUAN Y

B C

TUJUAN X1 TUJUAN X2 TUJUAN X3 TUJUAN X4

D E F G
Proses dan tujuan berbeda
MENGINTEGRASIKAN
Penyelarasan
MENSINERGIKAN
Menuju ke satu tujuan
MENGATUR STRATEGI
Beda Jenis/Fungsi

9
 5/8/2017

KATA KERJA AKTIF

TUJUAN PERUSAHAAN
(X+Y)

A
SATU JENIS/FUNGSI

TUJUAN X TUJUAN Y

B C

TUJUAN X1 TUJUAN X2 TUJUAN X3 TUJUAN X4

D E
MENGKOORDINASIKAN
F G
Proses dan tujuan berbeda
Penyelarasan
Menuju ke satu tujuan
Satu Jenis/Fungsi

KATA KERJA AKTIF

UNSUR-UNSUR DALAM PENGELOLAAN (MANAGING)

Menetapkan Sasaran

Mengumpulkan informasi
Merencanakan
Memutuskan
Mengarahkan Pencapaian Sasaran

Mengorganisir
Mengkomunikasikan
Memotivasi
Memandu (Counselling)
Mengembangkan & Melatih

Mengukur Hasil

Mengukur
Mengevaluasi
Mengendalikan (Control)
Mempertahankan
Memperbaiki

10
 5/8/2017

KATA KERJA AKTIF

UNSUR-UNSUR DALAM PENYELIAAN (PENGAWASAN)

Mengimplementasikan
Mereview
Mengecek
Memvalidasi
Memonitor
Mengusulkan

Tujuan Perusahaan
 Menyetujui
 Memutuskan
 Menetapkan
 Mengarahkan
Orientasi Membangun Kebijakan  Mengembangkan
Strategi Menetapkan Sasaran  Membangun

 Mengintegrasikan
 Mensinergikan
 Mengatur strategi
Manajerial
 Menganalisa  Merencanakan
 Memprediksi  Mengorganisir
Specialist  Mengontrol
 Mengusulkan
 Merekomendasikan  Mengevaluasi
 Mendukung  Mencapai
 Mengkoordinasikan

 Mengimplementasikan
 Memeriksa
 Menguji Penyelia  Memonitor
 Menafsirkan  Mengidentifikasi
 Membuktikan  Memperbaiki
 Menyiapkan  Mempertahankan
 Meningkatkan

 Mendistribusikan
 Mengumpulkan
Orientasi  Memproses
Tugas Pelaksana  Membuat
 Menyediakan
Hindari kata kerja  Menyampaikan
 Memperoleh
 Membantu  Mengoperasikan
 Mengamati  Melakukan
 Mendelegasikan

11
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

(Menyatakan apa saja kontribusi utama pemegang jabatan

dalam organisasi (biasanya antara 5 – 8))

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Prinsip-prinsip dalam menuliskan “TANGGUNG JAWAB UTAMA”

I. Bentuknya harus pencapaian hasil (output) tidak hanya aktivitas (proses)

FORMAT:
Kata Kerja Aktif + Objek + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir

Contoh
Jabatan: Supervisor Pengendali Mutu
Mensupervisi personil yang terlibat dalam inspeksi material masuk
dan aktivitas proses produksi
----------------
----------------
(SALAH)

Mensupervisi personil yang terlibat dalam inspeksi material masuk

dan aktivitas proses produksi untuk menjamin material sesuai dengan
standar spesifikasi yang telah ditetapkan
----------------
----------------
(BENAR)

12
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

(Menyatakan apa saja kontribusi utama pemegang jabatan
dalam organisasi (biasanya antara 5 – 8))

Prinsip-prinsip dalam menuliskan “TANGGUNG JAWAB UTAMA”

II. Tanggung Jawab Utama harus bersifat unik, yaitu pekerjaan

tersebut tidak dilakukan oleh orang lain. Jadi, hindari menuliskan
pekerjaan yang juga dilakukan oleh semua pemegang jabatan lainnya.

Contoh yang perlu di HINDARI:

Memotivasi anak buah agar…………

Menuliskan laporan………….
Membantu………….
Mengamati……….
Mendekegasikan……….

TANGGUNG JAWAB UTAMA

(Menyatakan apa saja kontribusi utama pemegang jabatan
dalam organisasi (biasanya antara 5 – 8))

Prinsip-prinsip dalam menuliskan “TANGGUNG JAWAB UTAMA”

III. Sesuaikan jabatan dengan hasil akhir

PROSES REKRUTMEN:
1). Manajer HRD
2). Supervisor HRD
3). Staf Pelaksana

-------------------------------untuk memastikan bahwa calon yang

direkrut memiliki kualitas sesuai dengan permintaan pengguna

-------------------------------untuk memastikan bahwa semua proses

rekrutmen dijalankan oleh para pelaksana sesuai dengan prosedur
yang telah ditentukan

-------------------------------untuk memastikan jadwal penerimaan

karyawan dilaksanakan sesuai dengan permintaan pengguna

13
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

(Menyatakan apa saja kontribusi utama pemegang jabatan
dalam organisasi (biasanya antara 5 – 8))

Prinsip-prinsip dalam menuliskan “TANGGUNG JAWAB UTAMA”

IV. Gabungkan beberapa kegiatan yang berurutan menjadi satu kegiatan.

Membuat sales confirmation untuk memperoleh delivery note yg tepat

waktu
Membuat delivery note untuk menjamin proses pengiriman di mill
tepat waktu

Apa sebenarnya hasil akhir yang akan dicapai? “proses pengiriman yg

tepat waktu”

Membuat dokumen pengiriman untuk memastikan proses pengiriman di

mill tepat waktu

Kata Kerja Aktif + Area (Objek) + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir
 Menyetujui
 Memutuskan
 Menetapkan
 Mengarahkan
Orientasi  Mengembangkan
Strategi  Membangun

 Mengintegrasikan
 Mensinergikan
 Mengatur strategi

 Merencanakan
 Mengorganisir
 Mengontrol
 Mengevaluasi
 Mencapai
 Mengkoordinasikan

 Mengimplementasikan
 Memeriksa
 Memonitor
 Mengidentifikasi
 Memperbaiki
 Mempertahankan
 Meningkatkan

 Mendistribusikan
 Mengumpulkan
Orientasi  Memproses
Tugas  Membuat
 Menyediakan
 Menyampaikan
 Memperoleh
 Mengoperasikan
 Melakukan

14
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

(untuk Tingkat Direktur-Manajer-Supervisor)

Sifat pekerjaan untuk tingkat direktur-manajer-supervisor:

Dituntut untuk memenuhi sasaran-sasaran tertentu yang dibebankan

sesuai dengan unit kerjanya.

Metode untuk melakukan penyusunan tanggung jawab utama akan

berbeda dengan pekerjaan pelaksana.
Untuk pelaksana, kita akan menanyakan tugas apa yang dilakukannya.
Tetapi untuk tingkat direktur-manajer-supervisor, kita akan
menanyakan bidang dimana mereka harus sukses

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pertanyaan Pertama:

Sebutkan bidang dimana Anda harus bagus untuk disebut sukses?

BIDANG
APA YANG
(Isi jawaban tersebut HASIL
DILAKUKAN
dalam kolom ini)

1 ……………………….

2 ………….………….

3 ………….………….

15
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pertanyaan Pertama:

CONTOH MANAJER PRODUKSI

Sebutkan bidang dimana Anda harus bagus untuk disebut sukses?

APA YANG DILAKUKAN

BIDANG HASIL
(Isi jawaban tersebut dalam kolom ini)

1 Kuantitas Produk ……………………………………….

2 Kualitas Produk ………………………………………

3 Biaya Produksi ……………………………………….

4 Keselamatan Kerja ………………………………………

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pertanyaan Kedua:
Apa yang Anda lakukan pada bidang kuantitas produk?

(Pertanyaan ini untuk menggali apa yang dilakukan Manajer Produksi untuk
Setiap bidang tersebut)

APA YANG DILAKUKAN

BIDANG HASIL
(Isi jawaban tersebut dalam kolom ini)

1 Kuantitas Produk ……………………………………….

2 Kualitas Produk ………………………………………

3 Biaya Produksi ……………………………………….

4 Keselamatan Kerja ………………………………………

16
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

CONTOH MANAJER PRODUKSI:

Apa yang Anda lakukan pada bidang kuantitas produk?

(Pertanyaan ini untuk menggali apa yang dilakukan Manajer Produksi untuk
Setiap bidang tersebut)

APA YANG DILAKUKAN

BIDANG HASIL
(Isi jawaban tersebut dalam kolom ini)
 Menetapkan rencana produksi
1 Kuantitas Produk  Memonitor hasil produksi
 Mengarahgkan anak buah
 Menetapkan rencana produksi
2 Kualitas Produk  Memonitor hasil produksi
 Mengarahgkan anak buah

Menyusun sistem dan priosedur kerja serta

3 Biaya Produksi mencari berbagai cara kreatif

4 Keselamatan Kerja Menyusun kebijakan keselamatan kerja

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pertanyaan Ketiga:
Untuk apa hal tersebut perlu dilakukan?
Contoh:
Untuk apa perlu menetapkan hasil produksi, memonitor hasil produksi,dan
mengarahkan anak buah yang berhubungan dengan kuantitas produk?

HASIL
APA YANG DILAKUKAN
BIDANG (Isi jawaban tsb
dlm kolom ini)
 Menetapkan rencana produksi
1 Kuantitas Produk  Memonitor hasil produksi ……………….
 Mengarahgkan anak buah
 Menetapkan rencana produksi
2 Kualitas Produk  Memonitor hasil produksi ………………..
 Mengarahgkan anak buah

Menyusun sistem dan priosedur kerja serta

3 Biaya Produksi mencari berbagai cara kreatif
……………....

4 Keselamatan Kerja Menyusun kebijakan keselamatan kerja ……………

17
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pertanyaan Ketiga:
Untuk apa hal tersebut perlu dilakukan?
Contoh:
Untuk apa perlu menetapkan hasil produksi, memonitor hasil produksi,dan
mengarahkan anak buah yang berhubungan dengan kuantitas produk?

HASIL
APA YANG DILAKUKAN
BIDANG (Isi jawaban tsb
dlm kolom ini)
 Menetapkan rencana produksi Target produksi yg
1 Kuantitas Produk  Memonitor hasil produksi ditetapkan
 Mengarahgkan anak buah oleh persh tercapai
 Menetapkan rencana produksi Target kualitas
2 Kualitas Produk  Memonitor hasil produksi produksi yg ditetapkan
 Mengarahgkan anak buah oleh persh tercapai
Target biaya
Menyusun sistem dan priosedur kerja serta
3 Biaya Produksi mencari berbagai cara kreatif
produksi yg ditetapkan
oleh persh tercapai

4 Keselamatan Kerja Target keselamatan

Menyusun kebijakan keselamatan kerja
kerja tercapai

TANGGUNG JAWAB UTAMA

MANAJER PRODUKSI

1. Menetapkan rencana produksi, mengarahkan anak buah, dan memonitor hasil

produksi untuk mencapai target produksi yang ditetapkan oleh perusahaan

2. Menetapkan rencana produksi, mengarahkan anak buah, dan memonitor hasil

produksi untuk mencapai target kualitas produksi yang ditetapkan oleh
perusahaan

3. Menyusun sistem dan prosedur kerja serta mencari berbagai cara kreatif untuk
mencapai target biaya produksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan

4. Menyusun kebijakan keselamatan kerja untuk mencapai target keselamatan kerja

FORMAT:
Kata Kerja Aktif +Area Kontribusi + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir

18
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

(untuk Tingkat Pelaksana)

Sifat pekerjaan untuk tingkat pelaksana:

Memiliki struktur pekerjaan yang sistematis, terstruktur, jelas

dan runtut.

Aktivitas sehari-hari yang cukup banyak dan detail

Metode untuk melakukan penyusunan tanggung jawab utama akan

berbeda dengan pekerjaan direktur, manajer, dan supervisor (yang
sudah dituntut sasaran-sasaran tertentu)

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Pertanyaan Pertama:

Sebutkan apa saja tugas-tugas Anda sebagai ……. (apa nama jabatannya)?

TUGAS
HASIL
(Isi jawaban tersebut dalam kolom ini)

1 …………………………………….

2 …………………………………….

3 …………………………………….

Pastikan pemegang jabatan telah menjawab semua tugas-tugasnya!

19
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Contoh:

Sebutkan apa saja tugas-tugas Anda sebagai Staf Personalia ?

TUGAS
HASIL
(Isi jawaban tersebut dalam kolom ini)

1 Menyiapkan proses rekrutmen

2 Menyiapkan pelatihan

3 Menyiapkan kontrak

Pastikan pemegang jabatan telah menjawab semua tugas-tugasnya!

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Setelah tugas-tugas sudah didaftar, maka pertanyaan kedua adalah:

Tugas tersebut dilakukan untuk apa?

HASIL
TUGAS
(Isi jawaban tersebut
dalam kolom ini!)

1 ……………………………………. ……………………

2 ……………………………………. ……………………

3 ……………………………………. …………………….

20
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Contoh tugas Staf Personalia (contoh diambil dari slide sebelumnya)

Mulailah dengan pertanyaan:

Untuk apa Bapak/Ibu menyiapkan proses rekrutmen?

Untuk apa Bapak/Ibu menyiapkan pelatihan?
Untuk apa Bapak/Ibu menyiapkan kontrak?

TUGAS
HASIL
(Isi jawaban tersebut dalam kolom ini)

Memperoleh sumber daya tepat

1 Menyiapkan proses rekrutmen
waktu

Jadwal pelatihan sesuai

2 Menyiapkan pelatihan
dengan rencana

Karyawan baru mengetahui

3 Menyiapkan kontrak
hak & kewajibannya

TANGGUNG JAWAB UTAMA

STAF PERSONALIA

1. Menyiapkan proses rekrutmen untuk memperoleh sumber daya sesuai dengan

waktunya

2. Menyiapkan pelatihan untuk memastikan jadwal pelatihan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan

3. Menyiapkan kontrak untuk memastikan karyawan baru mengetahui tugas

dan tanggung jawabnya

FORMAT:
Kata Kerja Aktif + Objek + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir

21
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Contoh daftar kata kerja untuk hasil

untuk menentukan/menetapkan ….
untuk menjamin/memastikan ….
untuk mengoptimalkan ….
untuk meminimalkan ….
untuk mencapai ….
untuk memperoleh/mendapatkan ….
untuk mendukung/menyokong ….
dll

FORMAT:
Kata Kerja Aktif + Area (Objek) + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir

TANGGUNG JAWAB UTAMA

HASIL AKHIR YANG DICAPAI

Kuantitatif (harus bisa diukur)

untuk meminimalkan down time (kuantitatif)

untuk menjamin/memastikan laporan (kualitatif)

Keakuratan laporan (kuantitatif)

Laporan yang tepat waktu (kuantitatif)

FORMAT:
Kata Kerja Aktif + Area (Objek) + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir

22
 5/8/2017

TANGGUNG JAWAB UTAMA

FORMAT:
Kata Kerja Aktif + Area (Objek) + Kata Kerja untuk Hasil + Hasil Akhir

pelamar kerja yang

Memilih saluran rekrutmen untuk memperoleh sesuai dengan
spesifikasi user

untuk Efektivitas dan

Mengatur penggunaan mengoptimalkan Efisiensi
kendaraan penggunaan
kendaraan dinas

DIMENSI JABATAN
(Seberapa besar dampak/tanggung jawab yang
dinyatakan dalam bentuk angka)

Mencakup hal-hal yang bersifat kuantitatif dalam sebuah jabatan

Bisa bersifat keuangan maupun non-keuangan

Ketepatan dalam menentukan dimensi lebih penting daripada jumlah

angka/kuantitasnya

23
 5/8/2017

DIMENSI JABATAN

KEUANGAN

Penghasilan Bersih Tahunan

Laba Tahunan
Pendapatan Tahunan
Anggaran Tahunan
Biaya Tahunan

NON KEUANGAN

Jumlah anak buah (langsung & tidak langsung)

Jumlah Kantor Cabang
Jumlah project
Jumlah item yang berbeda yang ada di gudang.
Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh seorang area sales
manager
Jumlah serikat pekerja dimana seorang manajer personalia
melakukan negosiasi

DIMENSI JABATAN

Contoh: Sales Manager

DIMENSI KUANTITAS

Keuangan
Target Penjualan : Rp, $……..

Non Keuangan
Tipe Produk :2 (Tipe A & Tipe B)
Jumlah Distributor :3

24
 5/8/2017

HUBUNGAN KERJA
Prinsip I - Hubungan Kerja yang diluar hubungan atasan-bawahan

Prinsip II - Hubungan bisa Internal Perusahaan & Eksternal

Perusahaan

Format --> Job/Department : Tujuan dari hubungan kerja

HUBUNGAN KERJA
Hubungan Atasan - Bawahan

B B1

C D C1 D1

E F G H E1 F1 G1 H1

25
 5/8/2017

HUBUNGAN KERJA
Prinsip 1
Hubungan Kerja di luar Hubungan Atasan - Bawahan

B B1

C D C1 D1

E F G H E1 F1 G1 H1

HUBUNGAN KERJA
Prinsip 2
Hubungan Kerja Internal & Eksternal Perusahaan

Lingkup APP (Internal)

Diluar APP (Eksternal)

B C

D E F G

26
 5/8/2017

HUBUNGAN KERJA

Format --> Jabatan: Tujuan Hubungan Kerja

Daftar Kata Kerja untuk Tujuan Hubungan Kerja

untuk menentukan/menetapkan ….
untuk menjamin/memastikan ….
untuk mengoptimalkan ….
untuk meminimalkan ….
untuk mencapai ….
untuk memperoleh/mendapatkan ….
untuk mendukung/menyokong ….

HUBUNGAN KERJA

Contoh: Manajer Finance & Accounting

INTERNAL APP:

Semua Departemen – untuk merekapitulasi budget tahunan

Semua Karyawan – untuk melakukan pelayanan yang berkaitan dengan
keuangan
Manajer Produksi – untuk mengumpulkan data guna keperluan “cost
accounting”

EKSTERNAL APP:

Kantor Pajak – untuk membina hubungan baik dan memenuhi ketentuan2

Auditor Eksternal – untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan

27
 5/8/2017

KEWENANGAN
Kewenangan berhubungan dengan kekuasaan untuk memberikan

Saran/Rekomendasi
Persetujuan/Pengambilan Keputusan

Pengambilan
ATASAN
Keputusan
ANDA

Pengambilan Rekomendasi
Keputusan ANDA
(Saran/masukan)

Rekomendasi BAWAHAN
(Saran/masukan) ANDA

KEWENANGAN

Kata Kerja untuk KATA KERJA OBJEK

pengambilan keputusan
Menandatangani Kontrak
Memutuskan Penambahan Staf
Menandatangani
Menyetujui Pembayaran
Menyetujui
Memberikan Diskon
Menetapkan
Menetapkan Jumlah pemasok
Memutuskan

Kata Kerja untuk

KATA KERJA OBJEK
rekomendasi

Mengusulkan Mengusulkan Penambahan Staf

Merekomendasikan

28
 5/8/2017

SPESIFIKASI JABATAN

Prinsip-prinsip penting:

Jangan menuliskan kualifikasi berdasarkan latar belakang pendidikan

dan pengalaman Anda

Tuliskan kualifikasi berdasarkan persyaratan minimum untuk

memegang jabatan Anda

SPESIFIKASI JABATAN

FORMAT

 Latar Belakang Pendidikan setara dengan persyaratan Jabatan

 Pengalaman Kerja dibawah persyaratan Jabatan

JABATAN LATAR BELAKANG PENGALAMAN

PENDIDIKAN KERJA

 Supervisor  D3 / S1

 Group Leader  SMU / D3  3 - 4 Tahun

 Senior Operator  SMU (yang sederajat)  3 - 4 Tahun

 Operator  SMU (yang sederajat)  3 - 4 Tahun

29
 5/8/2017

SPESIFIKASI
JABATAN

JABATAN LATAR BELAKANG PENGALAMAN

PENDIDIKAN KERJA
 Senior Manajer  S1 / S2

 Manajer Madya  S1 / S2  4 - 5 Tahun

 Junior Manajer  S1  3 - 4 Tahun

 Supervisor  D3 / S1  3 - 4 Tahun

 Group Leader  SMU / D3  3 - 4 Tahun

 Senior Operator  SMU (yang sederajat)  3 - 4 Tahun

 Operator  SMU (yang sederajat)  3 - 4 Tahun

SPESIFIKASI JABATAN

Contoh 1:
SUPERVISOR CONVERTING

Pendidikan Bidang Pengalaman Kerja Lama

D3 / S1 Teknik Mesin Group Leader Converting 3 - 4 tahun

Contoh 2:
OPERATOR TELEPON

Pendidikan Bidang Pengalaman Kerja Lama

STM Elektro Tidak diutamakan

30
 5/8/2017

STRUKTUR ORGANISASI
(Bagaimana keterkaitan jabatan dengan atasan, bawahan
dan rekan kerja)

Dengan Siapa
Anda Melapor

Jabatan rekan kerja Anda yang berbeda

Jabatan Anda * dengan jabatan Anda & berada satu level
di departemen yang sama

B C
Jabatan Bawahan Anda

31