HUMAN RESOURCES

PLANNING
M3 MSDM

HUMAN RESOURCES
PLANNING
Perencanaan SDM: proses menganalisis
dan mengenali kebutuhan dan
tersedianya SDM shg. organisasi dapat
mencapai sasarannya.
Tujuan: memastikan bahwa organisasi
senantiasa memiliki orang dengan
kemampuan yang benar tersedia untuk
mengerjakan suatu pekerjaan.

THE AIMS

Mendapatkan dan mempertahankan

kuantitas dan kualitas SDM yang
dibutuhkan
Menyakinkan penggunaan terbaik atas
SDM
Mengantisipasi masalah yang timbul
dari kemungkinan surplus atau defisit
SDM.

The BENEFITS
Memusatkan usaha staffing untuk
mendapatkan, memperkerjakan dan menahan
tersedianya orang terbaik yang cocok untuk
memelihara budaya organisasi
Mendukung strategi organisasi dengan
menyasarkan usaha staffing pada jumlah dan
macam orang yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan strategi organisasi
Membantu mengembangkan HR policy dan
strategi staffing yang dibutuhkan untuk
menciptakan sistem socio-technical/
terintegrasi di tempat kerja.

The BENEFITS (Conted)

Mengintegrasikan strategic demand dengan staffing level
yang tepat
Meningkatkan utilisasi pemanfaatan SDM
Mencocokkan aktivitas SDM dan sasaran organisasi
secara efisien
Mencapai penghematan dalam memperkerjakan
karyawan baru
Mengembangkan information base SDM untuk membantu
aktivitas SDM lainnya dan unit organisasional lainnya
Membuat demand utama pada pasar tenaga kerja lokal
dengan berhasil
Mengkoordinasikan program SDM yang bebeda seperti
rencana tindakan afirmatif (rencana yang dikembangkan
employer untuk memastikn EEO dan kebutuhan
memperkerjakan karyawan)

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN SDM

Perencanaan untuk kebutuhan masa depan

- Jumlah pegawai yang diperlukan
- Kualifikasi yang dibutuhkan
- Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut
Perencanaan untuk keseimbangan masa depan
- Jumlah pegawai yang ada saat ini
- Usia pegawai, dan kemungkinan pensiun
- Jumlah lowongan yang ada
- Pegawai yang diperlukan
Perencanaan untuk perekrutan dan seleksi karyawan
- pengumuman akan kebutuhan pegawai
Perencanaan untuk pengembangan
- Pendidikan dan pelatihan
- Pergeseran/ mutasi dan promosi
- Pengisian bagian-bagian yang memerlukan tenaga ahli

HUMAN RESOURCES PLANNING

ACTIVITIES
DEMAND FORECASTING
Mengestimasi kebutuhan SDM yang akan datang dengan
menunjuk pada rencana korporasi dan fungsional serta
ramalan akan tingkat aktivitas yang akan datang

SUPPLY FORECASTING
Mengestimasi supply SDM dengan menunjuk pada
analisis SDM saat ini dan tersedianya yang akan datang
setelah memperhitungkan apa yang terbuang
DETERMINING MANPOWER REQUIREMENT
Menganalisis ramalan demand dan supply untuk
mengetahui berapa besar deficit atau surplus yang akan
datang

HUMAN RESOURCES PLANNING

ACTIVITIES
Productivity and Cost Analysis
Menganalisis produktivitas, kapasitas, utilisasi, dan biaya
SDM agar dapat mengenali kebutuhan untuk improvement
dalam produktivitas atau mengurangi biaya
Action Planning
Mempersiapkan rencana untuk menghadapi ramalan deficit
atau surplus akan SDM untuk meningkatkan utilisasi dan
produktivitas atau mengurangi biaya SDM
Manpower Budgeting and Control
Menyusun anggaran dan standar SDM serta melakukan
monitoring implementasi dan rencana SDM dibandingkan
anggaran dan standar.

TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM

PERENCANAAN SDM

Menyiapkan sasaran HRP

Berpartisipasi dalam proses perencanaan
strategis untuk keseluruhan organisasi
Merancang HRP data system
Mengumpulkan dan menganalisis data dari
manager mengenai kebutuhan staffing
Mengenali HR strategies
Mengimplementasi HRP yang telah disetujui
oleh top management

TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM

PERENCANAAN SDM
Mengenali kebutuhan supply and demand
untuk setiap departemen
Mereview dan mendisikusikan perencanaan
SDM dengan HR spesialist
Mengintegrasikan rencana SDM dengan
rencana departemen
Memonitor rencana SDM untuk mengenali
perubahan yang dibutuhkan
Mereview rencana suksesi karyawan dan
career path sejalan dengan rencana SDM

DEMAND FOR
HUMAN RESOURCES
Short Range
- Menunjukkan job opening yang harus
diisi dalam tahun mendatang
- Berdasarkan short range planning
Long Range
- Mengestimasi kebutuhan SDM untuk
dua - lima tahun mendatang
- Berdasarkan long range planning

CAUSES OF DEMAND
External Challenge
(Economics, social-political-legal, teknologi,
competitors)
Organizational Decisions
(Strategic Plans, budgets, sales and
production forecast, new ventures,
organizational and job design)
Workforce factors
(retirement, resignations, terminations,
deaths, leaves of absence)

FORECAST TECHNIQUE
Expert Forecast
(Informal and instant decision, formal expert
survey, nominal group technique, delphi
technique)
Trend Projection Forecasts
(extrapolation, indexation, statistical Analysis)
Other Forecast Methods
(Budget and planning analysis, new venture
analysis, computer models)

METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES

FORCE

BREAKDOWN METHOD
Rata-rata salespeople diperlakukan sebagai
salespeople unit, dimana salespeople unit
diasumsikan memiliki potensi produktivitas yang
sama dalam jumlah penjualan yang dihasilkan
dalam satu tahun
Besarnya sales force diperoleh dengan membagi
sasaran penjualan setiap bulan dibagi potensi
produktivitas setiap salespeople.

METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES

FORCE
Workload Method
- Menetapkan type of account pelanggan aktual dan
potensial
- Menetapkan frekuensi call setiap type of account
- Menghitung annual call total yang dibutuhkan
- Menghitung jumlah total hari kerja karyawan setiap
tahun
- Menghitung jumlah hari kerja tersedia setiap salespeople
untuk
menjalankan sales call selama satu tahun
- Menetapkan average daily call rate setiap salespeople
- Membagi annual call total yang dibutuhkan dengan
annual call
total tersedia dari setiap salespeople

HUMAN RESOURCES
SUPPLY ANALYSIS
Menganalisis existing human resources (function atau
departemen, occupation, level of skill, categories of
staff)
Menganalisis potential losses atas existing human
resources melalui labour westage (turnover index)
Menganalisis potential changes atau existing human
resources sebagai dampak dari promotion dan transfer
Menilai perubahan kondisi pekerjaan (hours of work,
overtime, holidays, retirement, part-timers, shift
systems) dan absenteeism
Menganalisis sources of supply dari dalam perusahaan

THE SUPPLY OF
HUMAN RESOURCES
Estimate of Internal Supply
Human Resources Audit
Succession Planning
Replacement Charts and Summaries
Estimate of External Supply
External needs
Labor market analysis
Community Attitudes
Demographics

EMPLOYMENT PLANNING AND

FORECASTING
EMPLOYMENT PLANNING
Proses memformulasi rencana-rencana untuk
mengisi lowongan masa depan berdasarkan
pada suatu analisis dari posisi yg diharapkan
terbuka dan akan diisi oleh calon dari dalam
atau dari luar
perencanaan untuk mengisi beberapa atau
semua posisi perusahaan di masa mendatang
suatu bagian terpadu dari proses perencanaan
SDM dan strategik perusahaan

HOW TO FORECAST
PERSONNEL NEEDS
Faktor-faktor yg dibutuhkan dlm peramalan
kebutuhan personil:
- tuntutan untuk produk/ jasa
- volume dari produksi
- staf yg dibutuhkan
- turnover karyawan
- mutu dan sifat karyawan
- keputusan untuk meningkatkan mutu produk/
jasa
- perubahan teknologi dan administratif
- SD keuangan

HOW TO FORECAST
PERSONNEL NEEDS
Trend Analysis
analisis ttg kebutuhan employment masa lalu
prsh selama satu periode tahun untuk
meramalkan kebutuhan untuk masa depan
Ratio Analysis
tehnik peramalan untuk menentukan kebutuhan
staf di masa yad dgn menggunakan ratio antara
volume penjualan dan jumlah karyawan yg
dibutuhkan

HOW TO FORECAST
PERSONNEL NEEDS
The Scattter Plot
metode grafikal yg digunakan untuk membantu
mengidentifikasikan hubungan antara dua
variabel
Computerized Forecast
hubungan kebutuhan staf di masa depan dgn
memperhitungkan penjualan prsh, volume
produksi, dan personil yg dituntut untuk
mempertahankan volume output dan
meggunakan paket perangkat lunak

HOW TO FORECAST
PERSONNEL NEEDS
Managerial Judgement
- keputusan untuk meningkatkan mutu
produk/ jasa dlm memasuki pasar baru
- perubahan administrasi dan
teknologis menghasilkan produktivitas
yg meningkat
- sumber keuangan yg tersedia

FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE

CANDIDATES
Qualifications Inventories
catatan sistematik manual atau
terkomputerisasi mengenai pendidikan
karyawan, karir dan pengembangan,
bahasa, keterampilan khusus untuk
digunakan dalam peramalan calon dari
dalam untuk kepentingan promosi

FORECASTING THE SUPPLY OF

INSIDE CANDIDATES
Manual Systems and Replacement
Charts
- Personnel Replacement Charts
catatan persh yg memperlihatkan kinerja saat ini
dan kemampuan untuk dipromosikan dari calon
dalam bagi kebanyakan posisi penting
- Position Replacement Card
kartu yg dipersiapkan untuk setiap posisi dlm
sebuah prsh untuk memperlihatkan calon-calon
pengganti yg mungkin dan kualitas mereka

FORECASTING THE SUPPLY OF

INSIDE CANDIDATES
Computerized Information Systems
- work experience codes
- product knowledge
- industry experience
- formal education
- training courses
- foreign language skill
- relocation limitations
- career interest
- performance appraisal

INTERNAL SOURCES OF
CANDIDATES

JOB POSTING
Penempatan pengumuman mengenai
adanya lowongan pada papan
pengumuman perusahaan merupakan
suatu metode yang efektif

MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN

PROMOSI DARI DALAM
Efektif: tergantung pada aksi SDM lainnya, pemberian
pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk
membantu karyawan mengidentifikasi dan
mengembangkan potensi promosi mereka.
Penilaian yang berorientasi pada karir, penyelia dan
karyawan diangkat dengan menautkan kinerja masa lalu
dari karyawan, pilihan karir, dan kebutuhan
pengembangannya dalam sebuah rencana karir yang
formal.
Suatu sistem untuk menilai catatan karir dan memasang
pengumuman lowongan jabatan, sistem yang menjamin
semua karyawan yang memenuhi syarat akan
diinformasikan mengenai lowongan dan dipertimbangkan
untuk itu.

Perencanaan Suksesi
Merujuk pada rencana rencana yang dibuat sebuah
perusahaan untuk mengisi posisi eksekutifnya yang paling
penting. Akan tetapi, dalam praktik sering mencakup suatu
rangkaian langkah yang cukup rumit dan terpadu.
Analisis atas tuntutan bagi para manejer pada tingkat
perusahaan, fungsi dan ketrampilan.
Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas
pemasokan masa depan yang mungkin dari sumber internal
dan eksternal.
Merencanakan jalur karir individual berdasarkan pada
perkiraan obyektif kebutuhan masa depan dari perusahaan,
juga kebutuhan individual.

 Promosi yang dipacu, dengan

pengembangan yang ditargetkan
terhadap kebutuhan masa depan
dari bisnis.
Konseling karir yang dilangsungkan
dalam konteks pemahaman yang
realistik atas kebutuhan masa depan
dari perusahaan, juga kebutuhan
individual.
Pelatihan dan pengembangan yang
berhubungan dengan kinerja untuk
mempersiapkan individu bagi peran
masa sepan juga tanggung jawab
sekarang.

FORECASTING THE SUPPLY OF

OUTSIDE CANDIDATES
General Economics Conditions
meramal kondisi ekonomi umum dan angka
pengangguran umum yg diperkirakan,
biasanya makin rendah angka
penggangguran, makin rendah pemasokan
tenaga kerja dan makin sulit untuk merekrut
personil
Local labor Market Conditions
Occupational Market Conditions
meramalkan ketersediaan calon jabatan
potensial dlm jabatan spesifik

KESIMPULAN

Perencanaan SDM membutuhkan faktor waktu, personel

dan juga sumber financial.
Perencanaan SDM dilakukan pada organisasi yang besar,
dimana hal ini berarti juga mendapatkan efektivitas yang
lebih besar. Perencanaan juga menggambarkan usaha
oleh SDM untuk memperkirakan kebutuhan dimasa yad
dan supply dari para tenaga kerja, jadi dalam hal ini data
merupakan suatu hal vital.