Mohon diubah dan disesuaikan dengan pengolahan database di BJU

PENGELOLAAN DATA BASE KARYAWAN BARU DAN UPDATE DATA BASE

1. Karyawan baru mengisi form data personal yang telah disediakan sebelumnya oleh HRD staff (bagi
karyawan Head Office) dan Admin sales Staff/ ADH (bagi karyawan Branch Office)

2. Admin sales Staff/ADH menerima dan melakukan pengecekan data, serta membuat rekapitulasi data

pengajuan yang akan di update datanya sesuai evidence masing-masing

3. Admin sales Staff/ HRD Staff mengevaluasi kelengkapan pengajuan yang akan di update datanya ke

dalam database.
4. HRD Staff menginput dan melakukan proses update data karyawan baru/ data personal karyawan di

dalam database.
5. HRD Staff menyusun laporan data karyawan
6. HCS Department Head melakukan verifikasi laporan data karyawan. Laporan akan disetujui jika sesuai

dan akan dikembalikan ke Admin sales Staff/ ADH/HR Staff jika tidak disetujui

7. Laporan yang telah disetujui akan didistribusikan oleh HRD Staff ke :

a. HRD Staff untuk pengelolaan database benefit

b. HCD Departement untuk pengelolaan karir

c. Learning Center untuk pengelolaan training dan project assignment

8. HR Staff melakukan proses pengarsipan data personal karyawan tersebut di Head Office dan Branch

Office
9. Setiap 3 (tiga) bulan sekali HRD Staff/ Admin sales Staff/ ADH melakukan update database karyawan

(dalam bentuk excel) jika ada data yang berubah

PENGELOLAAN UPDATE DATABASE JABATAN KARYAWAN

1. HRD Staff/ Admin sales Staff/ ADH menyerahkan dokumen status karyawan (karyawan mutasi/

promosi/ demosi/ terminasi/ OJT/ PKWT/ PKWTT/ Pelanggaran karyawan) disertai kelengkapan
berkas pengajuan

2. HRD Staff menerima dan mengevaluasi kelengkapan evidence masing-masing dokumen status

karyawan (karyawan mutasi/ promosi/ demosi/ terminasi/ OJT/ PKWT/ PKWTT/ Pelanggaran
karyawan)

3. HRD Staff melakukan update data jabatan karyawan ke dalam database

4. HRD Staff memastikan kesesuaian data input karyawan dengan hasil existing database karyawan yang

telah ada dalam excel

 5. HRD Staff menyusun laporan data status karyawan (karyawan mutasi/ promosi/ demosi/ terminasi/

OJT/ PKWT/ PKWTT/ Pelanggaran karyawan)

6. HRD Staff mendistribusikan laporan data status karyawan (karyawan mutasi/ promosi/ demosi/

terminasi/ OJT/ PKWT/ PKWTT/ Pelanggaran karyawan) ke KACAB dan ADH

7. Kepala cabang, Administration Head, Human Capital Services Departmen Head dan Human Capital
Development Department Head menerima laporan data status karyawan (karyawan mutasi/

promosi/ demosi/ terminasi/ OJT/ PKWT/ PKWTT/ Pelanggaran karyawan)

PENGELOLAAN DATABASE ADMINISTRASI KARYAWAN

1. HRD Staff/ Admin sales Staff/ ADH mendaftarkan sidik jari karyawan Head Office dan Branch Office
di mesin absen

2. Karyawan Head Office dan Branch Office absen di mesin absen dengan metode finger

3. HRD Staff menarik absen karyawan Head Office dan Admin sales Staff/ ADH menarik absen karyawan
Branch Office setiap bulan dengan cut off tgl 25 bulan berjalan.

4. HRD Staff dan Admin sales Staff membuat rekap absen Head Office dan Branch Office
5. Admin sales Staff mengirimkan rekap data absen Branch Office kepada HRD Staff

6. HRD Staff menerima dan mengecek hasil rekap absen Head Office dan Branch office

7. HRD Staff membuat evaluasi kehadiran karyawan dan laporan absensi

8. HRD Staff membuat report atas hasil evaluasi kehadiran karyawan untuk kemudian disetujui oleh

Human Capital Services Department Head

9. HRD Staff mengirim rekap absen yang telah disetujui kepada :

a. HRD Staff untuk pencairan benefit

b. HRD Staff untuk evaluasi kehadiran karyawan

INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Ukuran keberhasilan dari pengelolaan database karyawan ini adalah:

1. Jika terdapat database karyawan yang valid dan update

2. Jika setiap permintaan/kebutuhan data user bisa dipenuhi sesuai waktu yang telah ditetapkan.
3. Jika setiap proses kerja dilaksanakan sesuai waktu yang telah ditetapkan.

4. Jika setiap data yang disajikan akurat dan sesuai kebutuhan user.