BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

PT. Nippon Indosari Corpindo merupakan sebuah perusahaan yang bergerak

dalam bidang manufakturing.

3.1.1 Sejarah Institusi/ Perusahaan

PT. Nippon Indosari Corpindo adalah perusahaan roti terbesar di indonesia

dengan nerek dagang Sari Roti. Saaat ini, Nippon Indosari Corpindo mengoprasika

14 pabrik dengan 13 pabrik berlokasi strategis di indonesia dan 1 pabrik di filipina.

 Tahun 1995 berdiri sebagai sebuah perusahaan penanam modal asing

dengan mana PT. Nippon Indosari Corpindo.

 Tahun 1996 beroprasi secara komersial dengan memproduksi roti “Sari

Roti”.

 Tahun 2001 meningkatkan kapsitas produksi dengan menambah dua

lini mesin (roti tawar dan roti manis).

 Tahun 2003 mengubah nama perseroan dari PT. Nippon Indosari

Corporation mendai PT. Nippon Indosari Corpindo.

 Tahun 2005 mengoprasikan pabrik kedua di pasuruan jawa timur.

 Tahun 2008 mengoprasikan pabrik ketiga di cikarang jawa barat.

 Tahun 2010 melakukan penawaran umum saham perdana pada tanggal

28 juni 2010 di bursa efek indonesia dengan kode emiten.

 2011 membangun tiga pabrik di semarang jawa tengah, medan sumatra

utara, dan cibitung jawa barat.

 2

 Tahun 2012 membangun dua pabrik baru di palembang sumatra selatan

dan mekassar sulawesi selatan, serta menambah masing masing satu

lini mesin pada tiga pabrik yang telah ada di pasuruan, semarang, dan

medan.

 Tahun 2013 membangun dua pabrik baru (double capacity) di cikande

banten dan perwakarta jawa barat.

 Tahun 2014 mengoprasikan dua pabrik berkapasitas di cikande dan

purwakarta, serta meluncurkan produk premium roti tawar double soft

dan beberapa produk baru lainnya.

 Tahun 2015 menerapkan standar ISO 9001:2008 (Quality Management

System), ISO/TS 22002-1:2009 dan ISO 22000:2005 (food safety

management system).

 Tahun 2016 menandatangani perjanjian patungan dengan monde Nissin

Corporation pada tanggal 18 febuari 2016, untuk mendirikan usaha

patungan yang bergerak dalam industri makanan di filipina dengan

nama sari monde foods corporation.

 Tahun 2017 pada tanggal 21 november 2017 perseroan dan Rainbow

isle limited mendirikan PT. Mitra New Grain yang bergerak dalam

bidang produksi swgala jenis tepung campuran dan adonan tepung yang

sudah dicampur untuk roti, kue,biskuit dan pancake. Perseroan tidak

mempunyai pengendalian dalam menentukan kebijakan keuangan dan

operasi.

 Tahun 2018 perseroan meningkatkan standar sistem managemen mutu

dari ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Pada tahun yang sama,

perseroan mengoprasikan pabrik ke 11 di indonesia yang berlokasi di

batam. Selain
 3
itu, pabrik SMFC mulai beroprasi dan memproduksi produk sari roti di

pilipina.

1. VISI

Menjadi perusahaan roti terbesar di indonesia dengan menghasilkan dan

mendistribusikan produk berkualitas tinggi dengan harga yang terjangkau bagi

rakyat indonesia.

2. MISI

Membantu mingkatkan kualitas hidup bangsa indonesia dengan memproduksi

dan mendistribusikan makanan yang bermutu tinggi, sehat, halal, dan aman bagi

pelanggan.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan

dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk

menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka

yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan

dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki PT. Nippon

indosari corpindo adalah sebagai berikut :

 4

Sumber : PT. Nippon indosari corpindo

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. Nippon indosari corpindo

Dari setiap bagian yang terdapat pada gambar struktur organisasi diatas,

terdapat fungsi dan tugas yang berbeda. Adapun fungsi dan tugas-tugas dapat

diuraikan sebagai berikut:

1. General Manager :

a. Bertanggung jawab terhadap operasional

b. Membuat perencanaan

c. Menciptakan budaya

d. Menjalin komunikasi dengan perusahaan lain

e. Membuat keputusan
 5
2. Secretary :

a. Membuat agenda kegiatan GM

b. Menyimpulkan hasil rapat

c. Membuat laporan hasil kegiatan

3. Asistant Executive :

a. Menjalankan perintah yang disampaikan oleh General Manager dan

selanjutnya meneruskan kepada manager

b. Executive Assistan Manager, bertanggung jawab kepada General Manager

c. Menyampaikan laporan yang dibuat oleh para manager

d. Mengambil alih tugas General Manager apabila sewaktu-waktu General

Manager berhalangan

4. Residence Manager :

a. Mengepalai semua manager lini pertama

b. Mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan manager lini

pertama

c. Menentukan target yang harus dicapai oleh setiap departemen

5. Marketing Director

a. Membuat strategi pemasaran dan penjualan.

b. Bertanggung jawab atas publikasi atau periklanan .

c. Memperkenalkan dan fasilitasnya sekaligus melakukan kotrak kerjasama

kepada calon pembeli.

d. Memastikan penjualan memenuhi target.

e. Juga bertanggung jawab dalam mempertahankan hubungan dengan para

pelanggan.

6. Chief Enginering :
 6
a. Bertanggung jawab untuk memperbaiki dan menjaga mesin dan peralatan
perusahaan.

b. Membuat laporan mengenai perbaikan atau pembaharuan fasilitas dan

peralatan perusahaan.

7. Human Resource Departement Director (HRD Director) :

a. Bertanggung jawab terhadap semua administrasi karyawan.

b. Melakukan perekrutan karyawan.

c. Membuat program pengembangan ketrampilan karyawan.

8. Front Office Manager (FO Manager) :

a. Bertanggung jawab terhadap semua aktifitas di Front Office.

b. Mengoptimalkan dan memaksimalkan occupancy rate perusahaan.

c. Membuat laporan kamar check in dan check out, dan reservasi.

d. Menjual prodak, tugas ini antara lain menerima pemesanan prodak,

menangani pembeli yang komplain terhadap prodak, melaksanakan

penjualan, dan penentuan target.

e. Memberikan informasi tentang penjualan prodak.

f. Mengkoordinir penjualan, antara lain sebagai penghubung antara bagian-

bagian di agen menangani berbagai masalah dan keluhan pembeli.

g. Menyusun laporan status komplain dan mengkoordinasikan penjualan

prodak dengan bagian distribusi.

h. Menyelenggarakan pembayaran.

i. Menyusun riwayat kunjungan tamu antara lain melakukan pencatatan data-

data individu untuk kunjungan akan datang, dan menyelenggarakan arsip

kartu riwayat kunjungan tamu.

j. Menangani telephone, email, dan telegram.

 7
k. Menangani penjualan.

9. Food and Beverage Manager (F&B Manager) :

a. Bertanggung jawab atas pengelolaan bahan baku.

b. Membuat laporan pemakaian bahan baku / F&B cost.

c. Memastikan prodak telah di ferivikasi.

10. Accounting Manager :

a. Bertanggung jawab atas semua pendataan atau pengadministrasian transaksi

dan keuangan.

b. Membuat laporan transaksi dan keuangan perusahaan.

c. Mengawasi dan menjaga semua kegiatan transaksi.

11. Chief Security :

a. Bertanggung jawab atas keamanan perusahaan.

b. Menghalau gangguan keamana dari dalam atau dari luar perusahaan.

12. Executive House Keeping (Executive HK):

a. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan fasilitas perusahaan.

b. Membersihkan dan merapikan kunjungan yang telah digunakan oleh tamu

sesegera mungkin setelah kunjungan selesai.

c. Melaporkan kepada FO apabila prodak telah siap dijual.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan akan menjelaskan secara sistematis tentang

aktivitasaktivitas yang terjadi dalam proses pengelolaan data penerimaan

karyawan baru pada PT. Nippon indosari corpindo. Berikut ini adalah sistem

berjalan dari proses penerimaan karyawan baru pada PT. Nippon indosari

corpindo antara lain:

1. Prosedur Pendaftaran
 8
Pelamar yang berminat mengajukan lamaran pekerjaan menitipkan file lamaran

kepada security. File lamaran dari pelamar akan diserahkan kepada pihak HRD

untuk diseleksi dalam berbentuk map yang berisi Curriculum Vitae dan

berkasberkas lain yang akan disimpan dalam brankas lemari arsip.

2. Prosedur Seleksi Administrasi

Pihak HRD akan menginputkan data diri pelamar ke dalam microsoft excel dan

kemudian file lamaran diseleksi apakah sudah memenuhi ketentuan dan syarat

lowongan pekerjaan yang dilamar.

3. Prosedur Pemanggilan dan Tes Psikotes

Dalam proses ini, setiap pelamar yang memenuhi ketentuan dan syarat

lowongan pekerjaan akan dipanggil melalui pesan singkat yang dikirimkan

oleh pihak HRD ke nomor telepon yang tercantum pada data diri pelamar. Isi

pesan berupa pemanggilan untuk melakukan tes psikotes. Pelamar akan

menjawab soal yang sudah disediakan oleh pihak perusahaan, jika sudah pihak

divisi HRD akan mengoreksi lembar jawaban pelamar. Pelamar yang

mendapatkan nilai memenuhi standar maka akan lanjut ke tahap selanjutnya.

4. Prosedur Wawancara/interview

Pelamar yang mendapat nilai memenuhi standar dan lolos tahap tes psikotes,

selanjutnya pihak divisi HRD akan melakukan interview kepada pelamar

 9
5. Prosedur Seleksi Lapangan

Pada proses ini, pihak divisi HRD akan menyerahkan pelamar kepada kepala

bagian di divisi yang dilamar oleh pelamar. Kepala bagian akan menjelaskan

beberapa teknis lapangan dan pelamar akan memulai tes lapangan. Jika pelamar

berhasil melakukan tes lapangan maka pelamar akan langsung dikontrak selama 3

bulan masa percobaan.

3.3 Activity Diagram

Berikut ini adalah activity diagram sistem penerimaan karyawan baru pada PT.

Nippon indosari corpindo yang sedang berjalan antara lain :

 10

Sumber : PT. Nippon indosari corpindo (2020)

 11
Gambar III.2

Activity Diagram penerimaan karyawan baru

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan adalah sebuah perincian dokumen yang

diperlukan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang digunakan terkait dengan

sistem penerimaan karyawan baru pada PT. Nippon indosari corpindo. Berikut ini

adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan karyawan baru

antara lain:

1. Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan merupakan segala bentuk masukan yang akan

diperlukan untuk masukan proses penerimaan karyawan baru sesuai dengan

keperluan yang ada.

Adapun dokumen masukan tersebut antara lain:

a. Nama Dokumen : Surat Lamaran

Fungsi : Melamar

Pekerjaan

Sumber : Pelamar Pekerjaan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Bentuk : Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Ijazah

Fungsi : Melamar Pekerjaan

Sumber : Pelamar Pekerjaan

Tujuan : HRD

Media : Kertas
 12
Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Bentuk : Lampiran A.2

c. Nama Dokumen : SKCK

Fungsi : Melamar Pekerjaan

Sumber : Pelamar Pekerjaan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Bentuk : Lampiran A.3

d. Nama Dokumen : Pas Foto 3x4

Fungsi : Melamar Pekerjaan

Sumber : Pelamar Pekerjaan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Bentuk : Lampiran A.4

e. Nama Dokumen : Fotocopy KTP

Fungsi : Melamar Pekerjaan

Sumber : Pelamar Pekerjaan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada lowongan pekerjaan

Bentuk : Lampiran A.5

 13

3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran

Spesifikasi dokumen keluaran atau output merupakan hasil dari segal bentuk

dokumen yang dihasilkan dari proses pengolahan data masukan. Dokumen keluaran

atau output sistem penerimaan karyawan baru pada PT. Nippon indosari corpindo

antara lain:

a. Nama Dokumen : Daftar Hasil Psikotes

Fungsi : Untuk mengumumkan hasil psikotes

Sumber : HRD

Tujuan : Pelamar Pekerjaan

Media : Kertas
: Setiap pelamar yang melakukan
Frekuensi tes psikotes
Bentuk : Lampiran B.1

b. Nama Dokumen : Kontrak kerja

Fungsi : Untuk kontrak kerja karyawan

Sumber : HRD

Tujuan : Pelamar kerja

Media : Kertas
Frekuensi : Setiap karyawan yang diterima bekerja
Bentuk : Lampiran B.2

c. Nama Dokumen : Rekap data pelamar bulanan

Fungsi : Mengetahui jumlah pelamar yang diproses

Sumber : HRD

Tujuan : Manajer HRD

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran baru

 14

Bentuk : Lampiran B.3

3.6 Permasalahan Pokok

Berikut ini adalah permasalahan pokok pada proses penerimaan karyawan baru

pada PT. Nippon indosari corpindo yang dianalisis dengan metode SWOT. Menurut

Basuki, Fathoni, dan Minarsih (2018:2) menjelaskan bahwa ”SWOT merupakan

metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan

(Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunity), dan ancaman (Threat)

dalam suatu aktivitas pelayanan”. Berikut adalah analisis SWOT dari sistem

penerimaan karyawan baru pada PT. Nippon indosari corpindo antara lain:

1. Strength (Kekuatan)

Kekuatan dari sistem penerimaan karyawan baru secara konvensional yaitu

pelamar dapat langsung datang dan mengetahui alamat perusahaan. Pelamar juga

dapat mengetahui bahwa file lamaran sudah diterima pihak perusahaan atau

belum.

2. Weakness (Kelemahan)

Sistem penerimaan karyawan baru secara konvensional memerlukan waktu yang

lama dalam pengklasifikasian file lamaran dan proses seleksi karena harus

dilakukan satu persatu yang menjadikan berkas menumpuk. Selain itu dalam

proses seleksi tes, HRD harus membuat soal dan mengoreksi lembar jawaban

pelamar satu persatu. Hal ini menjadikan HRD memiliki beban kerja yang cukup

besar.

3. Opportunity (Peluang)

Peluang dalam mendapatkan berkas lamaran yang sesuai dengan kualifikasi cukup

sulit karena tidak adanya informasi mengenai kualifikasi dan kebutuhan

perusahaan secara jelas dalam lowongan pekerjaan sehingga sering kali dijumpai

berkas
 15
lamaran yang tidak lengkap atau tidak sesuai. Hal ini akan menyulitkan pihak

HRD dalam mengklasifikasikan berkas lamaran.

4. Threat (Ancaman)
Sistem penerimaan karyawan baru secara konvensional tidak dapat mengikuti

perkembangan teknologi informasi dan membutuhkan waktu yang lama dan tidak

efisien dalam proses seleksi sehingga dapat menambah beban kerja pihak HRD.

3.7 Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang sudah dianalisis di atas maka agar proses

penerimaan
karyawan baru pada PT. Nippon indosari corpindo berjalan lebih efektif dan efisien
adapun
pemecahan masalahnya antara lain dirancangnya sebuah sistem E-Recruitment
karyawan baru
yang diharapkan mampu meringankan beban kerja pihak divisi HRD karena tidak
harus
memasukkan data pelamar satu-persatu, memudahkan pihak divisi HRD dalam
mengklasifikasikan data pelamar dan menyeleksi para pelamar pekerjaan.