HIMPUNAN MAHASISWA SISTEM KOMPUTER

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS TANJUNGPURA

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEKRETARIS UMUM
HIMPUNAN MAHASISWA SISTEM KOMPUTER
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS TANJUNGPURA
PERIODE 2013/2014

PEMBUKAAN

Assalamu‘alaikum wr. Wb.

Alhamdulillahirabbil‘alamin. Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT
yang senantiasa melimpahkan rahmat, taufik, serta hidayah-Nya kepada kami selaku
Bidang Sekretaris Umum Himaster FMIPA Untan sehingga kami diberikan kesempatan
untuk mengemban amanah sebagai pengurus Himaster FMIPA Untan Periode 2013-2014
dan dapat menjalankan amanah ini sampai dengan akhir kepengurusan.
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Pada kepengurusan Periode ini, di dalam Sekretaris Umum Himaster FMIPA Untan
memiliki sebuah divisi yaitu Divisi Kesekretariatan. Dan tugas tersebut, diamanahkan
kepada:
Sekretaris Umum : Sistria Hijrah Wardani (K11111032)
Divisi Kesekretariatan : Muhammad Ricky (K11111017)

Alhamdulillah internal Bidang Sekretaris Umum berjalan dengan baik selama satu periode
kepengurusan, sehingga kami dapat melaksanakan setiap program kerja yang telah
direncanakan.
 Eksternal
Hubungan eksternal Bidang Sekretaris Umum Himaster FMIPA Untan Periode 2013-
2014 berjalan dengan baik. Hubungan eksternal ini terjalin baik dengan Ketua Umum, dan
seluruh pengurus di bidang lain, serta birokrat FMIPA Untan.

PROGRAM KERJA YANG TELAH TEREALISASI

A. Program Kerja Unggulan
1. Pengumpulan Database Mahasiswa Baru
Deskripsi Kegiatan Mengumpulkan database mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan
2013 pada saat pendataan mahasiswa baru dan mengadakan Tes
Pemetaan Potensi
Tujuan Dengan adanya pengumpulan database mahasiswa baru Sistem
Komputer angkatan 2013 maka akan mempermudah kinerja
sekretaris dan sekretariat
Penanggung Jawab Sistria Hijrah Wardani
Parameter 100% mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013 mengisi
angket
Sasaran Mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Telah diadakan pengumpulan Database Mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan
2013 pada saat awal perkuliahan. Para pengurus secara bergantian mendapat waktu untuk
menjaga stand pengumpulan Database tersebut.
Eksternal
Pengumpulan Database tidak hanya dilakukan oleh Himaster saja, tetapi juga dilakukan
oleh lembaga lain di lingkungan FMIPA Untan. Kondisi eksternal dengan lembaga lain
sangat baik karena setiap lembaga saling membantu dengan mengarahkan mahasiswa baru
ke stand mana saja yang mereka harus datangi.
HASIL
 Pengumpulan database Mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013 diadakan di
Fakultas MIPA di ruangan F3 dan F4 selama 3 hari. Jumlah mahasiswa baru Sistem
Komputer angkatan 2013 yang terdata sejumlah 58 orang. Setelah diadakan pengumpulan
data mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013, dilanjutkan dengan agenda Tes
Pemetaan Potensi (TPP). Tes Pemetaaan Potensi dilaksanakn pada tanggal 15 September
2013. Tes ini bertujuan untuk melihat sikap, pola pikir, mental, keahlian minat bakat, dan
pengalaman organisasi yang ada pada mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013.
Jumlah mahasiswa yang mengikuti agenda TPP sebanyak 62 orang. Terdapat perbedaan
jumlah pada data mahasiswa yang terdata dan mahasiswa yang mengikuti TPP dikarenakan
adanya mahasiswa baru yang tidak mengetahui info tentang adanya pendataan mahasiswa
baru Sistem Komputer 2013 yang diadakan oleh himpunan.
Evaluasi
Ruang yang di gunakan terlalu kecil dengan jumlah lembaga yang banyak
menyebabkan mahasiswa yang ingin melakukan pendataan berdesak-desakan. Dan harus
memberikan info yang lebih jelas lagi tentang adanya pendataan mahasiswa baru.
2. Standarisasi Surat Himaster
Deskripsi Kegiatan Memberikan format surat yang telah di standarisasi kepada setiap
bidang dan seluruh panitia, dan pihak yang terkait.
Tujuan Standarisasi surat yang baik akan mempermudah kinerja
kepengerusan. Dalam setiap kegiatan dibutuhkan standar yang sama
dalam hal surat menyurat.
Penanggung Jawab Sistria Hijrah Wardani
Parameter Adanya standarisasi surat
Sasaran Pengurus dan panitia kegiatan Himaster FMIPA Untan
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Untuk format awal surat pada kepengurusan tahun ini, pengurus dan panitia
menggunakan format surat yang telah ada sebelumnya, yaitu dari kepengurusan tahun lalu.
Masih adanya tidak ketelitian dalam penulisan surat, baik itu pengurus maupun panitia
sehingga harus mencetaknya berulang-ulang. Seringnya keterlambatan dalam pembuatan
surat, baik itu surat undangan, surat perizinan, dan surat peminjaman barang.
 Eksternal
Terdapat beberapa format surat yang menjadi bahan koreksian dari Ketua Jurusan
Sistem Komputer saat meminta izin untuk sebuah kegiatan dan beberapa Institusi lainnya
dalam hal peminjaman barang, tetapi itu tidak menjadi kendala di karenakan mereka
mengerti bahwa kami sebagai pengurus dan panitia juga dalam proses belajar. Untuk itulah
mereka juga memberikan masukan untuk format surat yang baik dan benar.
HASIL
Setelah beberapa kali mendapat koreksian dari Ketua Jurusan Sistem Komputer, ada
beberapa format surat yang diganti. Tetapi tidak semuanya di ganti dan di pakai untuk
format surat pada periode ini dikarenakan beliau meminta untuk tetap menggunakan format
surat yang lama dan menggunakan format surat yang baru pada kepengurusan periode
selanjutnya. Format surat baru yang tidak digunakan pada kepengurusan periode ini adalah
format dari nomor surat, sedangkan format surat baru yang digunakan pada kepengurusan
periode ini adalah format surat dalam perizinan kegiatan.
Evaluasi
- Surat undangan atau perizinan kegiatan dibuat seminggu sebelum kegiatan dan
diserahkan langsung.
- Untuk kepengurusan periode selanjutnya sudah menggunakan format surat yang baru.
- Koordinasi lagi dengan Ketua Jurusan tentang format surat.
- Teliti dalam membuat surat agar tidak berulang-ulang dalam mencetak surat.
3. Spirit Day
Deskripsi Kegiatan Mengadakan acara kumpul bersama bagi para pengurus dengan
menciptakan acara-acara yang menarik.
Tujuan Keadaan psikologi dan semangat para pengurus dapat saja turun
di pertengahan, maupun di akhir masa kepengurusan, dengan
diadakannya spirit day maka diharapkan semangat yang dimiliki di
awal dapat kembali.
Penanggung Jawab Sistria Hijrah Wardani
Parameter Kepengurusan menjadi lebih lancar dan para pengurus menjadi
lebih kompak.
Sasaran Pengurus Himaster FMIPA Untan periode 2013-2014
 KONDISI OBJEKTIF
Internal
Sebelum pelaksanaan Spirit Day, telah dilakukan rapat antara PH dan rapat bidang
sekretaris umum.
Eksternal
Hubungan terhadap bidang lainnnya berjalan dengan baik yaitu, dengan adanya rapat
antara PH, para PH dapat memberikan masukan untuk pelaksanaan kegiatan. Selain itu,
setiap PH juga menginfokan dan mengajak staffnya untuk hadir pada kegiatan Spirit Day.
HASIL
Spirit Day dilaksanakan sebanyak 2 kali. Spirit Day yang pertama dilaksanakan di
rumah Ketua Umum Himaster dan dihadiri oleh seluruh pengurus dengan agenda makan
bersama, jalan-jalan ke Tugu Khatulistiwa dan Sharing tentang kondisi internal pengurus.
Spirit Day yang kedua dihadiri semua pengurus dengan agenda foto pengurus dan
kumpul bersama.
Evaluasi
Kesibukan pengurus yang beranekaragam menjadi salah satu kendala untuk
menentukan waktu kegiatan, untuk itu diperlukannya membuat jadwal untuk Spirit Day ini
dari jauh-jauh hari sehingga para pengurus sudah mengosongkan agenda mereka di waktu
yang telah di tentukan untuk Spirit Day.

B. Program Kerja Rutin

1. Kalender Kegiatan Himaster
Deskripsi Kegiatan Pembuatan Kalender Kegiatan Himaster
Tujuan Untuk menentukan waktu kegiatan agar tidak terjadi bentro antara
agenda satu dengan agenda yang lainnya
Penanggung Jawab Sistria Hijrah Wardani
Parameter Terealisasi Kalender Kegiatan
Sasaran Himaster dan Kepanitiaan Himaster FMIPA Untan
KONDISI OBJEKTIF
Internal
 Komunikasi antara sekretaris umum dan divisi kesekretariatan berjalan dengan baik.
Eksternal
Terjalin komunikasi yang baik antara Ketua Umum dan bidang lainnya dalam hal
menentukan jadwal kegiatan terdekat yang akan dilaksanakan.
HASIL
Pembuatan kalender kegiatan Himaster dilakukan setiap 1 bulan sekali. Setiap
Akhir bulan, diadakan rapat PH untuk membahas jadwal kegiatan di bulan berikutnya.
Setiap Bidang akan memberikan kegiatan apa saja yang akan mereka laksanakan selama
satu bulan, setelah itu di rapatkan bersama agar jadwal kegiatan antara bidang tidak terjadi
bentrok. Pembuatan kalender kegiatan Himaster juga mengacu dari hasil Froliga yang
dilakukan oleh seluruh ketua lembaga di FMIPA Untan. Setelah kalender kegiatan di
buat, kalender tersebut akan di tempel di mading sekretariatan Himaster.
Evaluasi
Untuk kepengurusan di periode selanjutnya, kalender kegiatan Himaster sebaiknya
juga diberikan kepada Ketua Jurusan Sistem Komputer. Agar pihak jurusan juga
mengetahui kegiatan apa saja yang diadakan oleh Himaster.
2. Rapat PH
Deskripsi Kegiatan Rapat Pengurus Harian setiap Kepala Bidang
Tujuan  Megevaluasi kinerja tiap bidang
 Membahas serta mengevaluasi persiapan acara terdekat Himaster.
 Menciptakan kepengurusan yang terorganisir dengan baik
 Mempererat kebersamaan pengurus harian.
Penanggung Jawab Sistria Hijrah Wardani
Parameter Seluruh Kepala Bidang atau perwakilan hadir pada rapat
Sasaran Ketua, Sekretaris, Bendahara beserta seluruh Kepala Bidang
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Penyampaian informasi kesemua bidang dikoordinasi oleh sekretaris umum. Namun,
dari Ketua juga membantu dalam memberikan info terhadap bidang lainnya.
Eksternal
 Dalam rapat rutin, hubungan dengan bidang lain terjalin baik. Meskipun terkadang
bersifat mendadak, tetapi dari bidang lain selalu siap untuk hadir.
HASIL
Rapat pengurus harian berjalan baik. Rapat Pengurus Harian terlaksana sebanyak 16
kali. Rapat pengurus harian dilaksanakan di ruang Sekretariat Himaster, Ruang Siskom 1,
Ruang Siskom 2,dan Ruang Siskom 3.
Evaluasi
Pembahasan agenda kurang maksimal dikarenakan waktu yang tidak cukup.
3. Piket Rutin Sekretariat
Deskripsi Kegiatan Mengadakan piket rutin per bidang setiap harinya dan piket rutin
bersama yang diadakan satu kali dalam satu bulan oleh seluruh
pengurus.
Tujuan Agar sekretariat Himaster FMIPA Untan tertata rapi.Untuk
menciptakan lembaga yang profesional diperlukan suasana yang
nyaman dan menawan agar setiap anggotanya “betah” tinggal di
Sekretariat. Di samping sebagai bentuk saling memiliki juga sebagai
sarana mempererat silaturahim
Penanggung Jawab Muhammad Ricky
Parameter Sekretariat senantiasa bersih dan rapi
Sasaran Pengurus Himaster FMIPA Untan periode 2013-2014
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Kondisi internal berlangsung dengan baik, dengan adanya pembuatan jadwal piket dan
pengawasan terhadap pengurus yang piket.
Eksternal
Kondisi eksternal berlangsung dengan baik, namun karena terdapat kesibukan masing-
masing pengurus menyebabkan pada saat piket rutin per bidang dan piket rutin bersama
kesekretariatan ada beberapa orang yang tidak dapat hadir.
HASIL
Sekretariatan telihat lebih rapi. Selain itu arsip-arsip dan inventaris Himaster juga
tertata dengan rapi sehingga saat mencari arsip dan inventaris Himaster manjadi lebih
mudah.
Evaluasi
 Masih adanya pengurus yang lupa untuk piket rutin per bidang dan piket bersama
kesekretariatan. Oleh karena itu, perlunya pendekatan oleh masing-masing ketua bidang dan
penanggung jawab kesekretariatan dalam hal mengingatkan dan mengajak untuk melakukan
piket rutin per bidang dan piket bersama kesekretariatan.
4. Hari Batik
Deskripsi Kegiatan Mahasiswa Sistem Komputer menggunakan baju batik pada setiap
hari rabu.
Tujuan Untuk menciptakan mahasiswa yang cinta terhadap hasil kebudayaan
negeri sendiri
Penanggung Jawab Muhammad Ricky
Parameter 70% Mahasiswa Sistem Komputer menggunakan baju batik setiap
hari rabu
Sasaran Pengurus Himaster dan Mahasiswa Sistem Komputer FMIPA Untan
angkatan 2013
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Kondisi internal berjalan dengan baik. Agar mahasiswa lain menggunakan baju batik,
bidang sekretaris umum dan divisi kesekretariatan juga mencontohkan dengan menggunakan
baju batik setiap hari rabu.
Eksternal
Kondisi eksternal juga berjalan dengan baik karena seluruh pengurus juga
menggunakan baju batik. Selain itu, dari bidang sekretaris umum dan divisi kesekretariatan
juga selalu mengingatkan para pengurus dan mahasiswa Sistem Komputer untuk
menggunakan baju batik setiap hari rabu.
HASIL
Banyak Mahasiswa Sistem Komputer yang menggunakan baju batik setiap hari rabu.
Selain itu setiap mahasiswa juga saling mengingatkan untuk menggunakan baju batik setiap
hari rabu. Hal ini juga menjadikan Mahasiswa Sistem Komputer terlihat lebih kompak dan
mencintai produk dalam negeri.
Seiring waktu berjalan, hari batik di ubah menjadi hari selasa dikarenakan sering
adanya pertanyaan dari Ketua Jurusan mengapa mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan
2013 setiap hari selasa selalu menggunakan baju hitam setiap perkuliahan beliau dan karena
kurang sukanya beliau melihat mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013
menggunakan baju hitam saat perkuliahan beliau. Selain itu, kurang berwarnanya kelas
dengan baju yang di dominasi warna hitam yang memungkinkan suasana belajar menjadi
monoton.
Evaluasi
Masih ada Mahasiswa Sistem Komputer yang tidak menggunakan baju batik pada saat
hari rabu dikarenakan beberapa alasan tertentu. Selain itu, banyak mahasiswa yang terbiasa
menggunakan baju kaos saat datang ke kampus. Di sinilah diperlukannya pendekatan untuk
memberi informasi dan mengajak untuk menggunakan baju batik.
5. Black Day
Deskripsi Kegiatan Mahasiswa Sistem Komputer menggunakan baju hitam pada setiap
hari selasa.
Tujuan Untuk menciptakan Mahasiswa Sistem Komputer yang terlihat
kompak tidak hanya dari dalam, tetapi dari luarnya juga.
Penanggung Jawab Muhammad Ricky
Parameter 85% Mahasiswa Sistem Komputer menggunakan baju hitam setiap
hari selasa.
Sasaran Seluruh Mahasiswa Sistem Komputer FMIPA Untan
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Kondisi internal berjalan dengan baik. Agar mahasiswa lain menggunakan baju hitam,
bidang sekretaris umum dan divisi kesekretariatan juga mencontohkan dengan menggunakan
baju hitam setiap hari selasa.
Eksternal
Kondisi eksternal juga berjalan dengan baik karena seluruh pengurus juga
menggunakan baju hitam. Selain itu, dari bidang sekretaris umum dan divisi kesekretariatan
juga selalu mengingatkan para pengurus dan mahasiswa Sistem Komputer untuk
menggunakan baju hitam setiap hari selasa.
HASIL
Banyak Makasiswa Sistem Komputer yang menggunakan baju hitam setiap hari selasa.
Selain itu setiap mahasiswa juga saling mengingatkan untuk menggunakan baju hitam setiap
hari selasa. Hal ini juga menjadikan Mahasiswa Sistem Komputer terlihat lebih kompak.
Seiring waktu berjalan, Black Day di ubah menjadi hari rabu dikarenakan adanya
pertanyaan dari Ketua Jurusan mengapa mahasiswa baru Sistem Komputer angkatan 2013
setiap hari selasa selalu menggunakan baju hitam setiap perkuliahan beliau. Karena hal
tersebut, Black Day dipindahkan ke hari rabu.
Evaluasi
Masih ada Mahasiswa Sistem Komputer yang tidak menggunakan baju hitam pada saat
hari selasa dikarenakan beberapa alasan tertentu. Selain itu, kesukaan warna dari satu
mahasiswa dan mahasiswa lain berbeda-beda. Di sinilah diperlukannya pendekatan untuk
memberi informasi dan mengajak untuk menggunakan baju hitam.
6. Inventaris dan Pengarsipan
Deskripsi Kegiatan Pengarsipan Surat, Pencatatan inventaris Himaster
Tujuan - Penting pengarsipan dan pengelolaan administrasi dalam
sebuah organisasi, sehingga baik data maupun inventaris
tetap terorganisir dengan baik.
- Memudahkan dalam mencari data yang sudah ada dan sudah
di ambil.
- Mengetahui barang-barang inventaris Himaster
Parameter Tidak ada harta inventaris yang tidak terdata dan surat yang tidak
tercatat.

Penanggung Jawab Sistria Hijrah Wardani

Sasaran Surat-surat dan barang-barang inventaris Himaster periode 2013-
2014
KONDISI OBJEKTIF
Internal
Kondisi internal berjalan dengan baik dengan pencatatan surat yang masuk dan surat
yang keluar. Begitu juga dengan barang-barang inventaris Himaster yang ada.
Eksternal
Kondisi eksternal juga berjalan dengan baik. Jika ada surat yang masuk dari lembaga
lain, pengurus yang menerima surat langsung memberikan surat tersebut kepada sekretaris.
Selain itu, informasi dari surat masuk juga di sampaikan kepada bidang lain.
HASIL
Tercatatnya surat masuk dan surat keluar. Informasi yang terdapat di surat, juga
langsung di infokan kepada pengurus lain. Jumlah surat yang masuk ke Himaster FMIPA
Untan berjumlah 59 surat dan jumlah surat yang dikeluarkan Himaster FMIPA Untan yaitu
sebanyak 79 surat.
Selain barang-barang inventaris tahun lalu, juga ada beberapa tambahan barang
inventaris pada periode ini yaitu baju tim sepak bola Himaster.
Evaluasi
Adanya barang inventaris yang hilang dikarenakan ada yang meminjam, tetapi lupa
untuk mengembalikannya seperti staples kecil dan gunting. Perlunya menjaga beberapa
barang inventaris yang penting seperti printer karena printer tersebut sudah beberapa kali
rusak dan di perbaiki.
PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Tak
ada gading yang tak retak, tak ada satu pun manusia yang sempurna. Oleh karena itu, saya
selaku Sekretaris Umum sekaligus mewakili Divisi Kesekretariatan menyampaikan
permohonan maaf yang sedalam-dalamnya apabila kinerja kami dalam mengemban tugas
ini masih terdapat banyak kekurangan.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Pontianak, 05 Juli 2014
Sekretaris Umum
Himaster FMIPA Untan

Sistria Hijrah Wardani

K11111032