MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SURAT MENYURAT

DALAM KEPRAMUKAAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas

Mata Kuliah: Kepramukaan
Dosen Pengampu: A. Irianto S.Pd, MM

Pemakalah:
1. Asep Maulana Yusup
2. Fahmi Adrian

PRODI PENDIDIKAN GURU MADRASAH IBTIDAIYAH ( PGMI )

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM ( STAI )
AL-HIKMAH GLOBAL CENDIKIA ( AGC ) DEPOK
2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya makalah
yang berjudul “Administrasi Dan Surat Menyurat Dalam Kepramukaan”. Atas dukungan
moral dan materil yang diberikan dalam penyusunan makalah ini, maka penulis mengucapkan
terima kasih kepada :

1. Bapak A. Irianto S.Pd, MM. Sebagai dosen koordinator mata kuliah

Kepramukaan.
2. Orang tua yang telah banyak memberikan semangat, bantuan, doa, cinta dan kasih
sayangnya hingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.
3. Teman-teman yang telah memberi motivasi terhadap kami.

Penulis menyadari bahwa makalah ini jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan
kritik yang membangun dari pembaca sangat kami butuhkan untuk penyempurnaan makalah
ini.

Depok, 1 Desember 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... I

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... II

BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG ............................................................................................ 1
B. RUMUSAN MASALAH ....................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN
A. ADMINISTRASI DALAM KEPRAMUKAAN..................................................... 2
B. PROGRAM KERJA GUDEP PRAMUKA............................................................. 3
C. PEMBUKUAN SURAT MENYURAT MASUK ATAU KELUAR DALAM
KEPRAMUKAAN..................................................................................................
.................................................................................................................................5

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN ...................................................................................................... 10
B. SARAN ................................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAK........................................................................................................... 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Administrasi memiliki beberapa arti yaitu arti secara luas dan sempit. Pengertian
Administrasi menurut arti luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber
personil dan materil sesuai yang tersedia dan efektif bagi tercapainya tujuan bersama.
Sedangkan Administrasi menurut arti terbatas (sempit), administrasi didefinisikan sebagai
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh
kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Sehingga administrasi dalam kepramukaan itu
ada dua macam yaitu administrasi Kwartir dan administrasi Satuan Pramuka
Di dalam kepramukaan juga terdapat beberapa Program Kerja GUDEP, yang mana
sangat penting di dalam terlaksananya sebuah kepramukaan di setiap Sekolah. Program kerja
gudep, di dalamnya terdiri atas program-program apa saja yang hendak dilaksanakan di dalam
setiap kegiatan kepramukaan. Selain itu dalam program gudep juga terdapat Pembukuan
Surat Menyurat Masuk atau Keluar dalam Kepramukaan. Supaya di dalam sebuah kegiatan
pramuka kita memiliki surat menyurat yang gunanya untuk mengundang setiap sekolah
ataupun juga para pengurus cabang kepramukaan supaya dapat hadir ketika sekolah kita
hendak melaksanakan sebuah kepramukaan yang bersifat Persami (Perkemahan Sabtu
Minggu) ataupun Perjusami (Perkemahan Jum’at Sabtu Minggu).

B. RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah dalam Makalah Administrasi Dalam Kepramukaan ini
adalah:
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi?
2. Apa saja program-program yang terdapat di dalam kepramukaan?
3. Apakah yang dimaksud surat masuk dan surat keluar di dalam kepramukaan?

C. TUJUAN PENULISAN
Tujuan dari pembuatan Makalah Administrasi Dalam Kepramukaan ini adalah:
1. Untuk mengetahui apa itu administrasi
2. Untuk mengetahui program-program apa saja yang terdapat di dalam sebuah
kepramukaan
3. Untuk mengetahui apa itu surat masuk dan juga surat keluar didalam sebuah
kepramukaan

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Administrasi Dalam Kepramukaan

Administrasi memiliki beberapa arti yaitu arti secara luas dan sempit. Pengertian
Administrasi menurut arti luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber
personil dan materil sesuai yang tersedia dan efektif bagi tercapainya tujuan bersama.
Sedangkan Administrasi menurut arti terbatas (sempit), administrasi didefinisikan sebagai
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh
kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Seperti yang telah kami paparkan di atas bahwa sanya pengertian administrasi dapat
kita bagi menjadi 2 yaitu pengertian administrasi secara luas dan administrasi sempit.
administrasi dalam arti luas, yang dimaksud dengan administrasi adalah keseluruhan (proses)
yang membuat sumber-sumber personil dan materil sesuai yang tersedia dan efektif bagi
tercapainya tujuan bersama.
Sedangkan administrasi dalam arti terbatas (sempit), administrasi memiliki pengertian
sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh
kembali baik sebagian maupun menyeluruh.1
Sehingga, administrasi dalam kepramukaan itu ada dua, yaitu:
1) Administrasi Kwartir
Yang dimaksud dengan administrasi kwartir adalah semua perencanaan, kegiatan, dan
tata cara tulis menulis dalam lingkungan kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara
teratur dan terarah untuk mencapai suatu tujuan dan tugas pokok kwartir Gerakan Pramuka.
2) Administrasi Satuan Pramuka
Administrasi Dalam Kepramukaan bagian administrasi satuan pramuka memiliki
makna sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan Pramuka, oleh karena itu dukungan
administrasi atau tata usaha perlu dilaksanakan secara tertata dan tertib namun sederhana,
yang diatur dalam Keputusan Kwarnas Nomor 041 Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Administrasi Satuan.

1 Kurniawan, Perdana Ahmad. 1997. Administrasi Satuan Pramuka Penegak: Bekasi.

2
 3

Juga masih ada beberapa administrasi kepramukaan, diantaranya yaitu:

1. Permintaan pendaftaran anggota untuk peserta didik
2. Buku tamu gugus depan
3. Daftar induk anggota gerakan pramuka gugus depan
4. Program kerja semester perindukan siaga
5. Administrasi keuangan gugus depan
6. Daftar inventaris gugus depan
7. Catatan peristiwa-peristiwa penting (logbook)
8. Program kerja tahunan gugus depan
9. Catatan pribadi anggota gerakan pramuka
10. Program kerja semester pasukan penggalang
11. Program kerja semester ambalan penegak
12. Program latihan mingguan

B. Program Kerja GUDEP Pramuka

Gudep dalam pramuka harus memiliki rencana progam yang tercatat dan terjadwal
secara rinci. Salah satu contoh dari program kerja GUDEP pada sebuah lembaga pendidikan
seperti di bawah ini:
Adapun penjelasan dari masing-masing program Gudep di atas adalah sebagai berikut:
1. Latihan Rutin Pramuka
Dalam melakukan kegiatan latihan rutin pramuka maka dapat dirinci sebagai berikut:
 Latihan rutin pramuka dilakukan setiap hari Sabtu, dimulai pukul 14.00 WIB dan
diakhiri pukul 16.30 WIB.
 Latihan rutin pramuka dilakukan dengan pemberian materi SKU dan SKK beserta
praktek lapangan.
 Pemberi materi pramuka adalah Pembantu Pembina dan Pembina Pramuka.

Rincian materi latihan pramuka rutin diantaranya adalah:

 Sejarah Pramuka
 Dasa Dharma
 Trisatya
 PBB dan Upacara Pramuka
 Semaphore
 Kompas
 Pioneering, tali temali dan macam-macam ikatan
 Api Unggun
 Tata Boga
 Hasta Karya Pramuka
 Sandi Pramuka (huruf rahasia)
 Lembaga Gerakan Pramuka dan Struktur Organisasi Kepramukaan
 Musyawarah dan Mufakat
 4

 Tanda Jejak
 Peta
 P3K
 Penjelajahan dan Permainan Pramuka
 Lagu Wajib dan Lagu Daerah
 Bakti Karya
 Kegiatan lain yang berupa kegiatan incidental dan spontan

2. Musyawarah Gugus Depan

Yang dimaksud dengan Musyawarah Gugus Depan (Mugus) adalah bentuk kegiatan
musyawarah yang dilakukan anggota gugus depan untuk menentukan kelangsungan hidup
gugus depan.
Dalam kegiatan ini Musyawarah Gugus Depan dirumuskan:
 Susunan Majelis Pembimbing Gugus Depan
 Susunan Pembina Gugus Depan
 Susunan Pengurus Gugus Depan (Dewan Kerja Penggalang)

Adapun Peserta dalam kegiatan Musyawarag Gugus Depan (MUGUS) adalah:

a) Perwakilan Anggota yang meliputi Pinru dan Wapinru setiap regu
b) Pemimpin regu utama (PRATAMA) putra maupun putri
c) Pembina pramuka
d) Pembantu Pembina yang terdiri para pramuka penegak
e) Unsur majelis Pembimbing Gugus Depan (MABIGUS) yang meliputi Kepala sekolah,
Wakil Kepala Sekolah, Pembina OSIS, dan unsur guru yang membidangi
ekstrakurikuler pramuka
f) Unsur Komite Sekolah
g) Unsur Tokoh Masyarakat sekitar Gugus Depan
h) Unsur Kwartir Ranting diantaranya Andalan Ranting Urusan Penggalang

Pelaksanaan Musyawarah Gugus Depan ini bisa dilakukan bersamaan dengan bentuk
kegiatan Perkemahan Sabtu Minggu di Sekolah.

3. Kegiatan Kegiatan Perkemahan

a. perkemahan satu hari (Persari)
1) Kegiatan Persari dilakukan pada bulan kedua dan kelima pada masing-masing
semester
2) Kegiatan Persari ini biasanya dimulai pukul 07.00 WIB dan diakhiri pukul 15.00 WIB
(dalam satu hari)
Kegiatan Persari ini meliputi:
 Penjelajahan dan halang rintang
 Jelajah sekitar sekolah sambil bermain sandi
 5

 Kegiatan latihan gabungan

 Kegiatan kunjungan di tempat rekreasi atau tempat bersejarah
 Latihan dasar kepemimpinan dan pola memimpin
 Lomba tingkat 1

b. Perkemahan Dekat (di Sekolah)

1) Kegiatan Persami dilaksanakan pada bulan ke empat tiap-tiap semester.
2) Bentuk kegiatan adalah kegiatan Perkemahan Sabtu minggu yang dimulai pada pukul
14.30 WIB (Sabtu) dan diakhiri pada pukul 09.00 WIB (Minggu).

Macam-macam kegiatan yang dapat dimasukkan dalam kegiatan Persami adalah:

 Penerimaan tamu pasukan (anggota baru)
 Kegiatan Pelantikan Kenaikan Tingkat
 Kegiatan Musyawarah Gugus Depan (MUGUS)
 Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK)
 Kegiatan Lomba Tingkat 1
 Kegiatan Pengembaraan atau Kemah Beranting
 Gladian Pemimpin Regu

4. Latihan Rutin Ke Kwartir Ranting

 Kegiatan ini dilakukan pada tiap bulan
 Hal-hal yang dilaporkan adalah keadaan gugus depan yang meliputi keanggotaan
gugus depan dan kegiatan yang telah dilakukan gugus depan pada kurun waktu
tertentu.

5. Kegiatan Insidental
 Kegiatan ini dilakukan di luar program yang tidak mengikat
 Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan.

Macam-macam kegiatan dalam kegiatan insidental ini adalah:

 Kegiatan kunjungan ke anggota gugus depan karena sakit, bela sungkawa atau
kegiatan lain (berdasarkan undangan) bisa juga silaturrohmi terjadwal
 Mengikuti kegiatan yang berasal dari luar gugus depan (Kwaran, Kwarcab, Kwarda,
Kwarnas, dan gudep lain).2

C. Pembukuan Surat Menyurat Masuk atau Keluar dalam Kepramukaan

1. Surat Menyurat
Secara umum pengertian Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita
baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau

2 https://www.pintudunia.com/2022/06/makalah-administrasi-dalam-kepramukaan.html?m=1 ( di akses
pada tanggal 1 desember 2022 pukul 07.30 WIB )
 6

program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan

kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
Dalam hal surat menyurat ini dapat di kelompok kan menjadi 2 yaitu
1) Surat masuk
2) Surat keluar

Perbedaan surat masuk dan surat keluar adalah Surat Masuk semua tulisan-tulisan atau
berita yang diterima dari pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di secretariat atau bagian
lain yang diberi wewenang untuk tugas itu sedangkan Surat Keluar, adalah semua tulisan-
tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada
pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.
Urutan-urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar dalam pramuka
adalah sebagai berikut:
1) Surat Masuk
 Penyortiran surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.
 Surat masuk yang bersifat Sangat Rahasia, Rahasia dan Rahasia Jabatan/Terbatas
diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada Kepala Sekretariat/Sekretaris atau
jabatan yang ditunjuk, dan selanjutnya diserahkan langsung kepada yang
berkepentingan.
 Suart masuk yang bersifat Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada
bagian pencatatan
 Semua berita masuk diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan

2) Surat Keluar
 Semua konsep surat keluar dapat dibuat berdasarkan usulan siapapun yang harus di
setujui ketua
 Surat juga bisa Atas dasar kebijakan pimpinan
 Sebagai reaksi atau suatu aksi
 Sebagai konsep baru
 Pembuatan konsep dilakukan oleh pejabat-pejabat yang bersangkutan sesuai dengan
prosedur kerja yang berlaku.
 Setiap surat keluar diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.

2. Pembukuan Surat Masuk/Keluar dalam kepramukaan

a) Surat Masuk
Dalam Kepramukaan Surat yang masuk dicatat di dalam catatan surat-surat di dalam
buku catatan yang disebut Buku Agenda.
 7

Buku agenda memuat catatan-catatan sebagai berikut:

 Tanggal
 Nomor agenda
 Nomor dan tanggal surat masuk
 Lampiran
 Alamat pengirim (terima dari)
 Perihal surat masuk (isi)
 Keterangan

b) Surat Keluar
Surat-surat yang keluar dicatat di dalam buku catatan yang disebut Buku Verbal. Buku
Verbal memuat catatan-catatan sebagai berikut:
 Tanggal
 Nomor surat
 Lampiran
 Kepada
 Perihal
 Keterangan

c) Lembaran Disposisi
Untuk menjaga agar pada surat-surat yang diterima tidak terdapat catatan-catatan dan
disposisi-disposisi, sehingga menutup tulisan-tulisan isi surat yang bersangkutan, maka untuk
keperluan catatan tersebut digunakan lembar disposisi. Dan juga bentuk lembar disposisi
disesuaikan.

d) Ekspedisi
Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik yang dikirimkan
kepada alamat-alamat antara pejabat/instansi maupun yang keluar yang melalui petugas untuk
dikirimkan melalui Pos. dan juga pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman harus
dilakukan dengan teliti dan terus menerus.
Adapun hal hal yang harus dicantumkan dalam membuat surat dalam pramuka, yaitu:
a. Cara dalam membuat penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
 Nomor urut surat keluar
 Kode Kwartir
 Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh : 008/02.157-02.158 – C

Keterangan:
 8

 008 = Nomor urut surat keluar

 02.157-02.158 = Nomor Gudep dan C adalah jenis Kegiatan

b. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada
maupun tembusan.
c. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu:
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
 Nama organisasi/kesatuan
 Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
 Nomor
 Klasifikasi (sifat)
 Lampiran
 Perihal/Hal
 Alamat
 u.p (untuk perhatian), apabila perlu

d. Isi surat, terdiri dari :

 Pendahuluan
 Uraian/maksud
 Kalimat penutup

e. Penutup surat, terdiri dari :

 Nama Jabatan
 Tanda Tangan
 Nama Pejabat
 Cap atau stempel
 Tembusan
 9

CONTOH SURAT RESMI KEPRAMUKAAN

 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi Dalam Kepramukaan memiliki peranan yang sangat penting sekali
karena dalam kepramukaan semua harus tercatat secara rapi dan tersusun dengan benar
Administrasi dalam kepramukaan itu ada dua yaitu administrasi Kwartir dan
administrasi Satuan Pramuka
Terdapat juga beberapa Program Kerja GUDEP, yang mana sangat penting di dalam
terlaksananya sebuah kepramukaan di setiap Sekolah. Dan juga terdapat Pembukuan Surat
Menyurat Masuk atau Keluar dalam Kepramukaan.
Fungsi daripada surat menyurat dalam kepramukaan adalah untuk mengundang setiap
sekolah ataupun juga para pengurus cabang kepramukaan supaya dapat hadir ketika sekolah
kita hendak melaksanakan sebuah kepramukaan yang bersifat Persami (Perkemahan Sabtu
Minggu), Perjusami (Perkemahan Jum’at Sabtu Minggu) dan Persari (Perkemahan Satu hari).

B. Saran
Sebagai tenaga pendidik tentu kita paham apa penting nya pramuka bagi siswa
sekolah maka dari itu kita semua mengharapkan semoga siswa-siswi dapat mengikuti
kegiatan kepramukaan di Sekolah. Karena dengan mengikuti kepramukaan itu dapat membuat
anak anak didik kita mengetahui akan hidup mandiri, memiliki rasa persaudaraan yang tinggi
dan juga menolong satu sama lain serta dapat hidup apa adanya dengan memanfaatkan
kekayaan alam yang ada.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Kurniawan, Perdana Ahmad. 1997. Administrasi Satuan Pramuka Penegak: Bekasi.

https://www.pintudunia.com/2022/06/makalah-administrasi-dalam-kepramukaan.html?m=1
( di akses pada tanggal 1 desember 2022 pukul 07.30 WIB )

11