MAKALAH

KEPERAMUKAAN

ADMINISTRASI DALAM KEPERAMUKAAN, PROGRAM KERJA

GUDEP DAN PEMBUKUAN SURAT MENYURAT KELUAR/MASUK

Disusun oleh :
Kelompok 6
1. Ai sri lisnawati (20842031)
2. Dimas Ahmad Komarudin (20842040)
3. Farida sahrus sa’adah (20842047)
4. Nita intan puspita (20842024)
5. Santi Tharisa Aszhara (20843037)
6. Siti Zahra Viesya Aliffadila (20842034)

Mata kuliah : Keperamukaan

Dosen pengampu : Ari Kartini, M Pd M Pd

Fakultas Pendidikan Ilmu Sosial, Bahasa dan Sastra

Pendidikan Guru Sekolah Dasar
Institut pendidikan Indonesia
2020-2021
 Administrasi Dalam Keperamukaan

A. Pengertian Administrasi dalam keperamukaan

Dalam arti luas, yang dimaksud dengan Administrasi adalah keseluruhan

(proses) yang membuat sumber-sumber personil dan materil sesuai yang tersedia
dan efektif bagi tercapainya tujuan bersama. Proses ini meliputi perencanaan,
organisasi, koordinasi, pengawasan, penyelenggaraan dan pelayanan dari segala
sesuatu mengenai urusan Gerakan Pramuka yang langsung berhubungan dengan
pendidikan kepramukaan.
Sedangkan secara terbatas (sempit), administrasi didefinisikan sebagai
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal
maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan
untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian
administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah tata usaha dalam
kwartir Gerakan Pramuka (lihat Keputusan Kwarnas Nomor 162A Tahun 2011
tentang Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan
Pramuka).

a. Administrasi yang berlaku dalam Gerakan Pramuka terdiri dari :

1). Administrasi Kwartir
Administrasi Kwartir adalah semua perencanaan, kegiatan, dan tata cara tulis
menulis dalam lingkungan kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara
teratur dan terarah untuk mencapai suatu tujuan dan tugas pokok kwartir Gerakan
Pramuka.
2). Administrasi Satuan Pramuka.
Sedangkan untuk Gugus Depan dan Satuan Karya Pramuka di lingkungan
Gerakan Pramuka merupakan pusat gerak dan wadah pembinaan Pramuka, oleh
karena itu dukungan administrasi atau tata usaha perlu dilaksanakan secara tertata
dan tertib namun sederhana, yang diatur dalam Keputusan Kwarnas Nomor 041
Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan. Bahkan
Administrasi Gudep harus diakreditasi sebagaimana diatur dalam Keputusan
Kwarnas Nomor 203 Tahun 2011 tentang Pedoman Akreditasi Gugus Depan
Pramuka.

b. Jenis buku Administrasi dalam Gugus Depan

1). Buku pegangan pengurus
Berisi tentang semua hal yang perlu diketahui oleh pengurus dewan ambalan/
racana, khususnya yang menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara dan
ketua bidang-bidang). Termasuk di dalamnya, tata laksana/ AD-ART, job
description atau pembagian tugas, time shcedule program kerja dan petunjuk
pengelolaan kesekretariatan.
2). Buku induk anggota
Berisi data pribadi semua anggota, seperti curiculum vitae/ data diri,
penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU (syarat kecakapan umum) atau SKG
(syarat kecakapan pramuka garuda), dll.

3). Buku catatan harian/log book

Berisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebih baik jika
dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku ini tercatat kronologis semua
kegiatan baik kecil maupun besar yang telah dilaksanakan oleh ambalan.

4). Buku risalah rapat/pertemuan/Notula

Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh pengurus harian,
rapat bidang atau rapat pleno yang diikuti oleh seluruh anggota ambalan.
Meskipun ada banyak bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu.

5). Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi
Untuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang keluar. Buku ekspedisi
adalah catatan ketika ambalan menugaskan pengurusnya untuk mengirim surat
keluar.

6). Buku inventaris dan peminjaman barang

Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal setiap bulan dan
hasilnya dicatat dalam buku ini. Peminjaman barang inventaris sebaiknya
disediakan memo khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang
(misalnya kerani atau staff kesekretariatan bagian inventaris).

7). Buku catatan keuangan

Catatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara) dan setiap bulan
dilaporkan secara terbuka dalam rapat pengurus harian.

8). Buku tamu

Untuk mencatat setiap ada pengunjung bukan anggota ambalan/racana yang
memiliki keperluan tertentu. Misalnya memasukkan surat edaran, meminjam alat,
study banding atau keperluan lainnya.
Berikut ini merupakan beberapa contoh tabel Administrasi satuan Pramuka yang
perlu dilengkapi pada setiap Gugus Depan dan/atau Satuan Karya, diantaranya :

a. Administrasi Gudep/Saka
b. Standar pengelolaan Gudep/Saka

c. kegiatan standar Siaga

d. kegiatan penggalang

e. kegiatan pandega
B. Pengertian Gugus depan

Gugus depan disingkat Gudep adalah suatu kesatuan organik terdepan

dalam gerakan pramuka yang merupakan wadah untuk menghimpun anggota
gerakan pramuka dalam penyelenggaraan kepramukaan, serta sebagai wadah
pembinaan bagi anggota muda dan anggota dewasa muda.

Dasar kegiatan gugus depan

Yang menjadi dasar penyusunan program kerja gugus depan pramuka adalah:

1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2015 tentang Gerakan Pramuka

2. Keputusan Munas No. 11/Munas/2013 Tahun 2013 tentang Anggaran Dasar
dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka
3. SK Gerakan Pramuka No. 220 Tahun 2007 Tentang Petunjuk
Penyelenggaraan Pokok-pokok Organisasi Gerakan Pramuka
4. SK Gerakan Pramuka No. 231 Tahun 2007 Tentang Petunjuk
Penyelenggaraan Gugesdepan Gerakan Pramuka
5. SK Gerakan Pramuka No. 202 Tahun 2011 Tentang Petunjuk
Penyelenggaraan Sistem Pendidikan dan Latihan Gerakan Pramuka
Tujuan

Gudep dibentuk dengan tujuan untuk membina dan mengembangkan

sumber daya kaum muda melalui kepramukaan agar menjadi warga negara yang
berkualitas, yang mampu memberikan sumbangan yang positif bagi kesejahteraan
dan kedamaian masyarakat baik lokal, nasional, maupun internasional.

Tugas Pokok gugus depan

• Menghimpun kaum muda untuk bergabung dalam gerakan pramuka.

• Menyelenggarakan kepramukaan yang bersendikan sistim among, dengan
menerapkan Prinsip Dasar Kepramukaan dan Metode kepramukaan untuk
mencapai tujuan gerakan pramuka
• Memelihara kelangsungan pembinaan dan pengembangan kepramukaan
• Mengkoordinasikan kegiatan seluruh golongan peserta didik,
menyelenggarakan administrasi.
Fungsi gugus depan

• Wadah pembinaan kaum muda dalam kepramukaan

• Tempat pengabdian anggota dewasa dalam memberikan dukungan bagi
pengembangan pribadi kaum muda
• Tempat pengelolaan administrasi, keuangan, sarana, dan prasarana
kepramukaan.
Sasaran

• Melaksanakan visi dan misi gudep

• Merencanakan, melaksanakan program kegiatan peserta didik sesuai
karakteristik kaum muda
• Menarik minat kaum muda untuk bergabung dan mempertahankan mereka agar
tetap bergabung di dalamnya
• Mengusahakan kemandirian
• Menyediakan sarana dan prasarana kegiatan
Peran

Sebagai ujung tombak gerakan pramuka Gudep mempunyai peran sebagai

berikut:
• Kemasyarakatan gerakan pramuka dan kepramukaan
• Menjalin kerjasama dengan instansi pemerintah dan swasta serta organisasi
kemasyarakatan lainnya untuk mendapatkan bantuan dan dukungan
• Mengadakan kemitraan dan kerjasama dengan organisasi kaum muda lainnya
• Memupuk dan mengembangkan semangat kepeloporan dan pengabdian
masyarakat.

PROGRAM KERJA GUGUS DEPAN

1. Bidang kegiatan dan latihan

a. Jadwal Latihan

Jadwal latihan rutin ini terbagi menjadi dua, yaitu :

1. Latihan Rutin perminggu, perduaminggu, perbulan

2. Latihan Insedentil

Latihan yang bersifat insedentil dimaksudkan untuk menambah atau

memperdalam materi latihan yang dirasa perlu dikarenakan sesuatu hal
seperti akan mengikuti suatu kegiatan baik yang dilaksanakan Gugus Depan
atau undangan dari organisasi lainnya.

b. Materi Latihan Rutin

Adapun materi latihan rutin yang diberikan kepada peserta latihan

berdasarkan SKU, antara lainnya yaitu (Selengkapnya dilampiran) :

1. Pengetahuan Pramuka dan Umum

2. LKBB
3. Peta Pita
4. Sandi Angka, Morse, dan Semaphore
5. Menaksir dan Penggunaan Kompas
6. SKK/TKK
7. SKU/TKU
8. MHR
9. PPPK
10. Yel-Yel
11. Seni Budaya
12. Keterampilan Simpul (Tali Menali)
13. Evaluasi

c. Pencapaian SKU/TKU dan SKK/TKK

d. Pelaksanaan Perkemahan
 e. Pelaksanaan pelantikan

• pelantikan anggota baru

• pelantikan anggota yang telah mencapai SKU/TKU dan SKK/TKK

f. Mengikuti kegiatan partisipan lain (LKKB, Senam pramuka, dll)

2. KEGIATAN BERSAMA DALAM SATUAN GUGUS DEPAN

1. Ulang Tahun Gugus depan

2. Hari Besar Agama dan Hari-hari Besar Nasional
3. Bakti Masyarakat di lingkungan dimana Gugus Depan berada

3. BIDANG PENDIDIKAN ORANG DEWASA

1. Mengirimkan Pembina untuk mengikuti pertemuan-pertemuan Pembina

yang diselenggarakan Oleh Kwartir Rating
2. Mengirimkan Para Pembina untuk mengikuti Kursus Pembina yang
diselenggarakan oleh Kwartir Cabang

4. BIDANG TANDA PANGHARGAAN

Sistem Penghargaan dijalankan sebagaimana mestinya (disesuaikan

dengan perkembangan jaman).

1. BIDANG SARANA DAN ADMISTRASI

Mengusahakan tersedianya kelengkapan administrasi dan sarana penunjang

kegiatan Gugus Depan yang meliputi :

1. Buku-buku Pegangan Pembina

2. Perlengkapan Perindukan Siaga

3. Perlengkapan Pasukan Penggalang

4.Sanggar Bakti Gugus Depan

5. Papan nama Gugus Depan, Stempel surat dan Perangkat buku-buku

Administrasi

6. Surat perijinan kegiatan dibuat sesuai kebutuhan

7. Buku Induk Gugus Depan

8. Buku Jurnal Kegiatan Harian / Mingguan

 10. Buku Administrasi Keuangan

11. Buku Daftar Hadir Latihan Rutin

12. Daftar Inventaris Gugus Depan

13. Buku Tamu Gugus Depan

14. Laporan Bulanan, Semesteran, dan Tahunan Gugus Depan :

1) Kegiatan ini dilakukan pada tiap bulan, semester, dan tahunan

2) Hal-hal yang dilaporkan adalah keadaan gugus depan yang meliputi

keanggota gugus depan dan kegiatan yang telah dilakukan gugus depan
pada kurun waktu tertentu.

15. Catatan Peristiwa Penting Gugus Depan ( Log Book )

16. Pengadaan Tenda Pramuka

17. Pengadaan alat pionering yang meliputi :

1) Tali pramuka

2) Tongkat

18. Pengadaan peralatan dapur Gugus Depan

19. Bendera Gugus Depan yang meliputi:

1) Bendera Tunas Kelapa

2) Bendera Pramuka Sedunia Putra

3) Bendera Pramuka Sedunia Putri

20. Bendera Semaphore dan Morse

21. Papan Nama Gugus Depan

22. Sanggar Bakti Pramuka/Sekretariat Gugus Depan

5. Bidang Keuangan

Penggalangan dana kegiatan meliputi:

a. Iuran
 Dalam menunjang setiap kegiatan diperlukan dana KAS Pramuka.
b. Sumbangan dari MABIGUS
Penggalang dana dari sumbangan Mabigus merupakan hasil pengajuan
proposal bantuan dana kegiatan kepada pihak sekolah (terlampir).
c. Sumbangan pihak lain yang tidak mengikat
Dana yang diperoleh dari sumbangan pihak lain yang tidak mengikat
adalah dana yang diperoleh dari hasil kerja sama dengan pihak komite
sekolah, dan/atau pihak-pihak lain di luar lingkungan sekolah.

C. Pembukuan surat menyurat keluar/masuk

1. Pengertian surat

surat itu merupakan salah saatu alat komunikasi tertulis yang disampaikan
dari satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas nama pribadi ataupun atas nama
sebuah organisasi atau perusahaan. Sebuah surat tersebut dibuat dan dikirimkan
dengan tujuan supaya si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.

Menurut para ahli pengertian surat adalah :

• Surat menurut Pratama (1997:1)

Surat merupakan sebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk

mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu
ke pihak yang lainnya, baik itu dilakukan atas nama sendiri, jabatan yang
disandang dari suatu instansi perusahaan ataupun juga sebuah organisasi.

• Surat menurut YS. Mario (2000:15)

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang

digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan
dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

2. Fungsi Surat

Sesuai dengan definisi surat di atas, fungsi surat secara umum adalah
sebagai alat komunikasi dalam bentuk tertulis.

Berikut ini adalah beberapa fungsi surat:

1). Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan,

permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.

2). Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum

3). Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan

4) .Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain.

3. Cara penomoran surat disusun sbb:

1). Nomor urut surat keluar

2). Kode kwartir

3). Kode Gugusdepan

4). Kode Bidang

Contoh: 240/0510.10-091-092-B

4. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan,

baik alamat kepada maupun tembusan.

- Susunan surat dapat dibagi dalam tiga bagian yaitu:

1). Kepala Surat, yang terdiri dari :.

a) Nama organisasi
b) Tempat, tanggal, bulan dan tahun
c) Nomor
d) Klasifikasi (sifat)
e) Lampiran
f) Perihal/hal
g) Derajat
h) Alamat

2). Isi surat, terdiri dari

a) Pendahuluan
b) Uraian/maksud
c) Kalimat penutup

2. Surat menyurat

a) Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun
lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program
dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan
penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
b) Surat menyurat dibagi dalam 2 macam, yaitu:
1) Surat Masuk
 Surat masuk yaitu semua tulisan-tulisan atau berita yang diterima dari
pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di secretariat atau bagian lain
yang diberi wewenang untuk tugas itu
2) surat Keluar
Surat keluar yaitu semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada
instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan
disalurkan melalui Kepala Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.

c). Urutan-urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar adalah
sebagai berikut

1). Surat Masuk

a) Penyortiran surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.

b) Surat masuk yang bersifat Sangat Rahasia, Rahasia jabatan/terbatas,
diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada Kepala
Sekretariat/Sekretaris atau jabatan yang ditunjuk, dan selanjutny di
serahkan langsung kepada yang berkepentingan. Sedangkan yang
bersifat Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada bagian
pencatatan.
c) distribusi dan penyimpanan Semua berita masuk diadakan pencatatan,

2) Surat Keluar

• Semua konsep surat keluar dapat dibuat:

a) Atas dasar kebijakan pimpinan
b) Sebagai reaksi atau suatu aksi
c) Sebagai konsep baru
d) Pembuatan konsep dilakukan oleh pejabat pejaba
• yang bersangkutan sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku.
• Setiap surat keluar diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.

3. Pembukuan Surat Masuk/Keluar

a) Surat Masuk
Surat yang masuk dicatat didalam catatan surat- surat didalam
buku catatan yang disebut Buku Agenda memuat catatan-catatan sebagai
berikut :Tanggal, Nomor agenda, Nomor dan tanggal surat masuk,
Lampiran, Alamat pengirim (terima dari),

b) Surat Keluar
 Surat-surat yang keluar dicatat didalam bukucatatan yang disebut
Buku Verbal, yaitu memuatcatatan-catatan sebagai berikut: Tanggal,
Nomorsurat, Lampiran, Kepada,Perihal, Keterangan.

c) Lembaran Disposisi

1) untuk menjaga agar pada surat-surat yang diterima tidak terdapat

catatan-catatan dan disposisi-disposisi, sehingga menutup tulisan-
tulisan isi surat yang bersangkutan, maka akan keperluan catatan
tersebut digunakan lembar disposisis.

2) Bentuk lembar diposisis disesuaikan

d) Ekspedisi

1) pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik

yang dikirimkan kepada alamat-alamat antara pejabat/instansi maupun
yang keluar yang melalui petugas untuk dikirimkan melalui.

2) Pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman harus dilakukan

dengan teliti dan terus menerus.

3. Contoh surat masuk/keluar

C. KESIMPULAN

1. Administrasi kepramukaan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan

tulis menulis atau ketatausahaan yang melibatkan berbagai kegiatan didalam
kepramukaan.

Tujuanya untuk melaksanakan pengawasaan, untuk semua pekerjaan harus

dilakukan menurut ketentuan yang tetap.

2. Gugus depan disingkat Gudep adalah suatu kesatuan organik terdepan dalam
gerakan pramuka yang merupakan wadah untuk menghimpun anggota gerakan
pramuka dalam penyelenggaraan kepramukaan, serta sebagai wadah pembinaan
bagi anggota muda dan anggota dewasa muda.

Gudep dibentuk dengan tujuan untuk membina dan mengembangkan sumber daya
kaum muda melalui kepramukaan agar menjadi warga negara yang berkualitas,
yang mampu memberikan sumbangan yang positif bagi kesejahteraan dan
kedamaian masyarakat baik lokal, nasional, maupun internasional.

3. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun
lisan yang timbul dari adanya pencatatan yang memungkinkan adanya permintaan
penjelasaan pembahasan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

• Surat masuk ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari
instansi/pihak lain, yang penerimaanya dipusatkan di sekertariat atau bagian lain
yang diberi wewenang untuk tugas itu.

• Surat keluar ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak

lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui
kepada sekertariat/sekertaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.
 Daftar pustaka

https://www.kwarcabagam.org/2019/10/administrasi-satuan-pramuka-itu-
penting.html

https://pramukakridautama.wordpress.com/program-kerja-tahunan/

http://hafrizanikrc.blogspot.com/2016/05/contoh-rancangan-program-kerja-
gugus.html

http://sdn13muarapadang.blogspot.com/2014/12/normal-0-false-false-false-en-gb-
x-none.html?m=1