MAKALAH

PRAMUKA

Administrasi dalam Kepramukaan: Program kerja Gudep,

Pembukuan, Surat Menyurat keluar/Masuk

Dosen Pengajar : Noor Fitriah, M.Pd

Oleh:

Fitria Rahmawati (2019150107)

Novita Haspiana (2019150109)

PENDIDIKAN GURU MADRASAH IBTIDAIYAH

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM
DARUL ULUM KANDANGAN
TAHUN AKADEMIK
2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT. Karena atas berkat
dan limpahan rahmat-Nya penulis bisa menyelesaikan makalah ini dengan tepat
waktu. Penulis mempersembahkan sebuah makalah dengan materi “Administrasi
dalam Kepramukaan: Program kerja Gudep, Pembukuan, Surat Menyurat
keluar/Masuk” semoga dengan makalah ini dapat memberikan manfaat yang besar
bagi semua, baik bagi penulis maupun bagi pembaca.

Penulis lebih dahulu memohon maaf dan memohon pemakluman bila

mana isi makalah ini ada kekurangan dan ada tulisan yang kurang tepat atau
menyinggung perasaan pembaca. Dengan ini penulis dengan penuh rasa terima
kasih dan semoga Allah SWT memberkahi makalah ini sehingga dapat
memberikan manfaat kepada kita semua. Aamiin

Kandangan, 21 Maret 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................ i

DAFTAR ISI............................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN...........................................................................

A. Latar Belakang Masalah............................................................... 1

B. Rumusan Masalah.......................................................................... 2

C. Tujuan Penulisan........................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN............................................................................ 3

A. Pengadministrasian Program Kerja Gugus Depan (Gudep) Dalam

Kepramukaan................................................................................... 3

B. Pengadministrasian Pembukuan Dalam Kepramukaan................... 8

C. Pengadministrasian Surat Menyurat Keluar/Masuk Kepramukaan. 17

BAB III PENUTUP.................................................................................... 29

A. Kesimpulan..................................................................................... 27

B. Saran............................................................................................... 27

DAFTAR PUSTAKA................................................................................. 28

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kegiatan kepramukaan merupakan salah satu kegiatan ekstrakurikuler
wajib dilingkungan pendidikan formal. Hal ini bertujuan agar dapat
mengembangkan bakat dan minat serta karakter peserta didik. Di dalam
organisasi pramuka selain adanya kegiatan baris berbaris, tali temali, semaphore,
dan sebagainya tentunya terdapat bagian administrasi. Hal ini bertujuan agar
pembina dapat mengetahui kelengkapan data dari organisasi kepramukaan dan
dapat membekali para anggota dalam mengelola administrasi.
Administrasi satuan merupakan bagian dari Sistem Administrasi di Gugus
Depan yang diatur dengan PP Kwarnas No: 041 Tahun 1995. Tujuan
administrasi satuan yakni membekali para anggota pramuka sebagai upaya
memberikan pendidikan dalam mengelola administrasi. Kepemimpinan,
tanggung jawab dan kreatifitas pramuka. Karena administrasi satuan
mengandung tujuan pendidikan maka memberikan kesempatan pada setiap
satuan Gugus Depan untuk mengembangkan administrasi sesuai dengan tujuan
administrasi satuan itu sendiri, tanpa meninggalkan pedoman/pokok-pokok
ketentuan (Substansi) penyelenggaraan administrasi.
Gugus depan sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka, perlu
didukung oleh administrasi secara tertib namun sederhana. Agar
penyelenggaraan administrasi tersebut berjalan teratur, tertib dan
berkesinambungan diperlukan berbagai buku catatan. Buku catatan atau
kelengkapan administrasi gugus depan tersebut diantaranya adalah permintaan
pendaftaran anggota, dan daftar induk. Juga catatan administrasi keuangan, buku
inventarisasi, serta catatan pribadi anggota, dan buku tamu. Di samping itu perlu
disusun logbook dan lapuran semester. Tidak ketinggalan penyusunan program
kerja 4 bulanan dan program kerja tahunan.

1
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana pengadministrasian program kerja Gugus Depan (Gudep) dalam
kepramukaan?
2. Bagaimana pengadministrasian pembukuan dalam kepramukaan?
3. Bagaimana pengadministrasian surat menyurat keluar/masuk dalam
kepramukaan?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk menguraikan pengadministrasian program kerja Gugus Depan (Gudep)
dalam kepramukaan.
2. Untuk menguraikan pengadministrasian pembukuan dalam kepramukaan.
3. Untuk menguraikan pengadministrasian surat menyurat keluar/masuk dalam
kepramukaan.

BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengadministrasian Program Kerja Gugus Depan (Gudep) dalam
Kepramukaan
Administrasi dalam arti luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat
sumber-sumber personil dan materiil sesuai yang tersedia dan efektif bagi
tercapainya tujuan bersama. Proses ini meliputi perencanaan, organisasi,

2
 koordinasi, pengawasan, penyelenggaraan dan pelayanan dari segala sesuatu
mengenai urusan Gerakan Pramuka yang langsung berhubungan dengan
pendidikan kepramukaan.
Administrasi dalam arti terbatas (sempit) didefinisikan sebagai penyusunan
dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk
memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi
secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah tata usaha dalam Kwartir Gerakan
Pramuka.1
Fungsi dari pengadministrasian adalah:
a. Ukuran pembinaan dan pengawasan kegiatan tulis menulis di dala Gugus
Depan dan Satuan Karya Pramuka.
b. Pedoman pelaksanaan keadministrasian pada Gugus Depan dan Saka di dalam
Gerakan Pramuka.
c. Acuan dan pendorong kreativitas Pramuka dalam tata cara tulis menulis di
Gugus Depan dan Saka.

Tugas Pembina pramuka berpangkal pada 3 aspek yang meliputi:

1. Pengeloaan pembinaan meliputi proses perencanaan, pemrograman,
pengorganisasian, pelaksanaan kegiatan dan pengendalian tentang langkah
dan upaya untuk menanamkan dan menumbuhkan mental, moral, watak,
sikap, dan perilaku luhur pada peseta didik. Langkah dan upaya itu dilakukan
bersama-sama dengan pembantu Pembina pramuka pada satuannya.
2. Pengelolaan kegiatan dan sarananya meliputi proses perencanaan,
pemrograman, pengorganisasian, pelaksanaan program kegiatan dan
pengendaliantentang langkah dan upaya memberikan pengetahuan,

1
Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, Petunjuk Penyelenggaraan tentang Sistem Administrasi
Kwartir Gerakan Pramuka, ( Kepurusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: 162. A Tahun
2011), hal. 2.

3
 keterampilan, pengembangan bakat dan minat serta kemampuan untuk
mandiri sesuai perkembangan jasmani dan rohani peserta didik dengan
memperhatikan lingkungan kehidupan mereka itu. Bagi Pramuka Siaga
proses pengelolaan kegiatan dan sarananya dapat dilimpahkan kepada
Pramuka Penggalang, Penegak dan Pandega didampingi pembantu Pembina
Penggalang dan pada pramuka penegak dan pandega masing masing.
3. Pengelolaan pelantikan merupakan muara perpaduan dari proses pembinaan
dan pengelolaan kegiatan yang menjadi wewenang penuh bagi Pembina
Pramuka.

Ketiga aspek tersebut dilaksanakan melalui beberapa tahapan, diantaranya:

1. Penyusunan Rencana Kerja
Satu tahun sekali Gugus Depan menyelenggarakan Musyawarah Gugus
Depan yang acaranya antara lain menyusun Rencana Kerja Gugus Depan
untuk masa bakti berikutnya. Rencana Kerja Gugus Depan berpedoman
pada:
a. Rencana Kerja Kwarran sesuai tahun masa bakti.
b. Program Kerja Kwarran sesuai tahunnya.
c. Kepentingan peserta didik di Gugus Depan itu serta lingkungan
setempat termasuk harapan orang tua Pramuka.

Rencana Kerja Gugus Depan berisi:

a. Organisasi
b. Pendidikan orang dewasa
c. Kegiatan bersama
d. Kegiatan satuan
e. Administrasi, sarana dan prasarana
f. Keuangan

4
2. Pembuatan Program Kerja
Atas dasar Rencana Kerja Gugus Depan, maka setiap satuan di dalam
Gugus Depan itu menyusun Program Kerja masing-masing. Program
Kerja Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang dan Ambalan Penegak serta
Racana Pandega dapat disusun secara catur wulan, sehingga sesusi dengan
kalender formal para pramuka.
Setiap penyusunan Program Kerja Satuan Pramuka, maka Pembina
Pramuka yang bersangkutan mengarahkan pada:
a. Pengeloaan pembinaan, pengelolaan kegiatan dan pengelolaan
latihan.
b. Penyesuian SKU dari setiap anggota.
c. Untuk Pasukan Penggalang terbukanya kesempatan untuk setiap regu
menyelengggrakan latihan regu.

Pada Ambalan Penegak dan Racana Pandega tersedia waktu bagi

Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega mengembangkan dirinya
masing-masing.

3. Pengorganisasian
Rencana Kerja Gugus Depan dirinci dan dikelompokkan sesuai
golongannya menjadi Program Kerja Satuan Pramuka. Program Kerja
Satuan dijabarkan oleh unit terkecil pada satuan masing-masing, sehingga
terciptanya acara latihan mingguan dan kegiatan unit terkecil pada satuan
itu.
Pembina Siaga, Pembina Penggalang, Pembina Penegak, Pembina
Pandega dan Pamong Saka selalu mengkoordinasikan Unit terkecil dalam
satuan masing-masing. Dengan demikian akan terciptanya sentralisasi dan
desentralisasi kegiatan secara harmonis.
Rapat untuk pembinaan dan kegiatan (Dewan Penggalang, Dewan
Ambalan Dewan Racana dan Dewan Saka) serta Rapat Dewan

5
 Kehormatan masing-masing Satuan merupakan koordinasi dan
konsolidasi.
4. Pelaksanaan Kegiatan
Program Kerja Saatuan dilaksanakan dalam:
a. Latihan mingguan oleh Satuan masing-masing.
b. Kegiatan ke luar.
c. Latihan regu, pertemuan sangga kerja dan kelompok kerja.

Program Latihan Mingguan:

a. Isi program latihan mingguan mengolah bahan berupa SKU, SKK,
dan bahan lain yang berupa selingan atau acara pengganti.
b. Urutan kegiatan terdiri dari : upacara pembukaan, latihan fisik, latihan
ringan, puncak acara dengan pokok isi tentang drama dan satya, santai
dan ujian, upacara penutupan.
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sifat latihan harus meningkat,
dari sedikit pengulangan dan berkesinambungan; bergantian antara
“gerak” dan “tenang” ; hal-hal rinci tentang pelaksanaan kegiatan
berkaitan dengan pembinaan personil diatur sendiri.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan upaya untuk menjamin terlaksananya
kegiatan dengan baik dan mencapai sasaran yang ditentukan serta sesuai
dengan ketentuan Gerakan Pramuka. Rangkaian pengendalian meliputi:
penyeliaan (supervisi), pelaporan, evaluasi dan pemantauan (monitoring)
yang dilakukan sejak tahap perencanaan sampai dengan penyusunan
laporan.
Pembina Gugus DEpan mempunyai tugas untuk melaksanakan
pengendalian dengan memeriksa programlatihan mingguan serta
membubuhkan tanda tangan sebagai tanda persetujuannya. Pembina
Satuan bertugas melaksanakan pengendalian pada saat pelaksanaan

6
 kegiatan satuan dan memeriksa program latihan unit terkecil serta
memberikan petunjuk praktisnya.
Khusus untuk latihan keluar, Pembina Gugus Depan dan Pembina
Satuan wajib meneliti secara cermat rencana latihan terutama survey
lapangan. Penyeliaan (supervisi) perlu dilakukan dengan menggunakan
format agar lebih terarah. Hal-hal rinci tentang penyeliaan (supervisi) yang
berkaitan dengan pembinaan personil diatur tersendiri.
Pelaporan yaitu penyusunan laporan dilingkungan Gugus Depan
dilakukan sebagai langkah pendidikan dan dilakukan oleh peserta
didik.pelaporan formal ke Kwarran dan Kwarcab dilakukan oleh Pembina
Gugus Depan. Evalusi latihan mingguan dilakukan oleh Pembina Satuan
dalam pertemuan antara Pembina di dalam Gugus Depan itu. Evaluasi
pribadi peserta didik wajib dicatat dalam buku catatan pribadi. Pemnatuan
dilaksanakan secara berkala.
6. Pembagian Tugas
Pembina Gugus Depan bersama-sama dengan Pembina Satuan
mengatur pembagian tugas di tingkat Gugus Depan. Pembina Satuan
bersama-sama dengan Pembantu Pembina di Satuan masing-masing
mengatur pembagian tugas di tingkat Satuan. Kecuali pada Perindukan
Siaga, setiap Pembina dan Pembantu Pembina wajib mengusahakan peran
serta peserta didiknya masing-masing secara aktif.
Pembagian tugas tersebut meliputi:
a. Pimpinan/ketua
b. Sekretaris
c. Pengelola keuangan
d. Pengelola sarana

Mengacu pada masa bakti Gugus Depan dan penyelenggaraan

Musyawarah Gugus Depan, maka pembagian tugas di tingkat Gugus

7
 Depan diusahakan bergilir diantara para Pembina Pramuka dan
Pembantu Pembina Pramuka yang ada. Jika karena sesuatu hal maka
penugasan dapat dirangkap.

Pembina Gugus Depan melaksanakan administrasi umum meliputi:

a. Penerimaan anggota baru dengan pendaftaran anggota sebagai

pernyataan dari orang tua/wali peserta didik.
b. Mengatur pembagian tugas antar Pembina.
c. Mengajukan permintaan tanda kehormatan bagi Pembina dan
peserta didiknya.
d. Daftar induk anggota.
e. Menyelenggarakan Musyawarah Gugus Depan dan mengelola
keputusannya.
f. Membuat laporan secara periodic ke Kwarcab melalui Kwarran.
g. Membuat mutasi.
h. Buku Agenda keluar masuk.
i. Buku Program Kerja.2
B. Pengadministrasian Pembukuan dalam Kepramukaan
Gugus Depan (Gudep) hendaknya dapat menyelenggarakan buku-buku
administrasi sesusi dengan ketentuan petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan
Pramuka Nomor 041 Tahuan 1995.
Adapun administrasi pembukuan yang diperlukan di Gugus Depan dalam
kepramukaan diantaranya:
1. Buku Induk Gugus Depan
Buku Induk Gugus Depan ini merupakan pendataan siswa yang
mengikuti kegiatan kepramukaan di masing-masing Gugus Depan (Gudep).

2
Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: 041 Tahun 1995 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Adminidtrasi Satuan Pramuka.

8
 Dengan adanya buku ini pembina dapat mengetahui data para siswa yang
mengikuti karena tercatta dengan detail dan rapi.
Adapun format kolom untuk buku induk Gugus Depan dapat dibuat
seperti berikut.

No NTA Nama TTL Agama Ortu/Wali Pekerjaan Alamat Tanggal Ket

Ortu/Wali masuk

Dilantik Tanggal Mendapat TKK Tanggal

Ramu Rakit Terap 1 2 3 4 5

………………,…………
20…
Pembina Gugus Depan

(……………………………..
)

2. Buku Presensi (Kehadiran)

Buku ini dipakai ketika latihan rutin, digunakan untuk mengecek
kehadiran anggota pada tiap regu. Adapun format untuk buku presensi
(kehadiran) anggita dapat dibuat sebagai berikut.

9
 Buku Kehadiran

Regu :

Hari, Tanggal :

No Nama Jabatan Hadir S I A Paraf

dalam
regu

3. Buku Keuangan
Buku ini digunakann untuk mencatat keluar masuknya uang yang
dimilki Gugus Depan baik dari kas mingguan, bulanan, maupun uang dari
usaha lainnya. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan siketahui
Pembina.
Adapun format kolom untuk buku keuangan dapat dibuat sebagai
berikut.
Kas Bulanan=…………

Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo

Jumlah

Pradana Bendahara

10
 (………………………………..) (………………………………..)

Mengetahui
Pembina

(…………………………………..)

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit

untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan, diadakan penutupan kas dan
pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama atau diisikan
pada bagian saldo (jika ada).3
4. Buku Inventaris
Buku ini digunakan untuk mencatat tentang harta benda kekayaan
milik Ambalan, misalnya bendera Ambalan, bendera Merah Putih, bendera
Samphore, bendera Morse, tali tongkat, tenda, dan sebagainya.
Adapun format kolom untuk buku inventaris dapat dibuat sebagai
berikut.

No Nmaa Jumlah Kode Harga Tanggal Ket

barang barang pengadaan

3
Neng Sri Yuliana dan Windi Nuryani, “Administrasi Gudep”
http://panduanmicrosoftofficelengkap.blogspot.com/2018/04/makalah-administrasi-gudep.html,
(diakses pada tanggal 24 Maret 2022).

11
 …………….,.. …………20……
Pembina Gugus Depan

(…………………………………
)

5. Buku Tamu
Buku ini digunakan untuk mencatat tamu (orang) yang sedang
berkunjung ke suatu Gugus Depan dengan maksud tujuan tertentu yang
bersifat resmi atau formal.
Adapun format untuk buku tamu dibuat seperti berikut:

No Nama Alamat Jabatan Tujuan Saran/Pesan Paraf

6. Buku upacara pelantikan

Buku ini digunakan untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan
dengan pelantikan kepramukaan. Adapun format kolom untuk buku upacara
pelantikan dapat dibuat seperti berikut.

No Hari,Tanggal,Waktu Tempat Nama Pelantikan Pembina Ket

Terlatik Tingkat Prelantik

7. Buku Prestasi
Buku ini digunakan untuk mencatat tentang prestasi dari anggota
Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana. Adapun
format kolom untuk buku prestasi pelantikan dapat dibuat seperti berikut.

12
 No Nama PENEGAK BANTARA/LAKSANA Ket
Tanggal Tanggal Yang Tempat
lulus lantik Lantik Lantik
1
2
3
Ds
t

8. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan

Buku ini memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas
terkait latihan-latihan. Adapun format untuk buku Acara Latihan dan Notulen
Dewan Ambalan dapat dibuat seperti berikut.
Hari dan Tanggal :…………………………………….
Tempat :…………………………………….
Hadir :……………………………orang
Acara : 1………………………………….
2………………………………….
Untuk notulen Dewan Ambalan formatnya sebagai berikut:
Hari dan Tanggal :……………………………………..
Tempat :…………………………………….
Hadir :……………………………orang
Acara : 1………………………………….
2………………………………….
Keputusan yang diambil :……………………………………
9. Log Book
Buku ini mencatat tentang kejadian penting yang di ambil oleh
regu.kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang

13
 mengesankandan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikatur yang jenaka
dengan sedikit kata-kata lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log
book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negative hindarkan
agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek. Log book dapat dibuat untuk
masing-masing anggota.
Adapun format kolom untuk Log Book dapat dibuat seperti berikut:

No Tanggal Catatan Keterangan

10. Buku Agenda Ambalan

Buku ini digunakan untuk mencatat berkaitan dengan administrasi
surat menyurat baik surat masuk maupun surat keluar. Adapun format kolom
untuk Buku Agenda Ambalan dapat dibuat seperti berikut:

No Nomor Tanggal Dari/ Perihal Kode Tanggal

Surat Surat Kepada Arsip Terima Kirim

11. Buku Catatan Ambalan

Buku ini digunakan untuk mencatat segala sesuatu yang menyangkut
tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktik. Buku ini digunakan
sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun
pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.4
Adapun macam-macam pembukuan di dalam administrasi
kepramukaan pada setiap tingkatan pramuka yakni sebagai berikut:

Perindukan Siaga Pasukan Penggalang Ambalan Penegak

1. Buku presensi dan 1. Buku presensi dan 1. Buku presensi dan

4
Effeandy Goro, “AdministrasiGugus Depan Pramuka”,
http://effendygoroblogspot.com/2014/10/adminisstrasi-gugus-depan-pramuka.html, (Diakses pada
tanggal 25 Maret 2022).

14
 Buku Iuran (kedua Buku Iuran (kedua Buku Iuran (kedua
macam buku ini macam buku ini macam buku ini
dapat dijadikan dapat dijadikan satu dapat dijadikan
satu buku, tetapi buku, tetapi boleh satu buku, tetapi
boleh juga juga dijadikan dua boleh juga
dijadikan dua macam buku), dijadikan dua
macam buku), 2. Buku Tabungan, macam buku),
2. Buku Tabungan, 3. Buku Acara Latihan, 2. Buku Tabungan,
3. Buku Acara 4. Buku Catatan Rapat 3. Buku Acara
Latihan, (Notulen), Latihan,
4. Buku Catatan 5. Buku Inventaris, 4. Buku Catatan
Rapat (Notulen), 6. Buku Loog (yang Rapat (Notulen),
5. Buku Inventaris, berisi tentang 5. Buku Inventaris,
6. Buku Loog (yang catatan peristiwa- 6. Buku Loog (yang
berisi tentang peristiwa yang berisi tentang
catatan peristiwa- mengesankan yang catatan peristiwa-
peristiwa yang pernah dialami oleh peristiwa yang
mengesankan yang Satuan), mengesankan
pernah dialami 7. Buku Kas (catatan yang pernah
oleh Satuan), tentang pemasukan dialami oleh
7. Buku Kas (catatan uang dan Satuan),
tentang pemasukan pengeluarannya), 7. Buku Kas (catatan
uang dan 8. Buku Catatan tentang
pengeluarannya), Pribadi (berisi pemasukan uang
8. Buku Catatan tentang bahan-bahan dan
Pribadi (berisi hasil observasi pengeluarannya),
tentang bahan- watak peserta didik, 8. Buku Catatan
bahan hasil hal-hal yang Pribadi (berisi

15
 observasi watak istemewa, kebaikan tentang bahan-
peserta didik, hal- dan kekurangan bahan hasil
hal yang istemewa, yang ada pada setiap observasi watak
kebaikan dan peserta didik). peserta didik, hal-
kekurangan yang 9. Buku Upacara hal yang
ada pada setiap Pelantikan, istemewa,
peserta didik). 10.Buku renungan, kebaikan dan
11.Buku Adat Istiadat kekurangan yang
Pasukan. ada pada setiap
peserta didik).
9. Buku Upacara
Pelantikan,
10. Buku renungan
jiwa,
11. Buku Adat
Istiadat Ambalan.5

C. Pengadministrasian Surat Menyurat Keluar/Masuk dalam Kepramukaan

Di dalam pramuka, selain adanya kegiatanyang bersifat praktik maupun teori
kepramukaan, tentunya terdapat bagian administrasi salah satunya adanya perihal
surat menyurat. Adanya hal ini agar tercapainya suatu tujuan di dalam
kepramukaan, terutama hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis.
1. Pengertian Surat Menyurat

5
Reza Syehma Bahtiar, Buku Ajar Pengembangan Kepramukaan, (Surabaya: UWKS PRESS,
2018), hal. 39-40.

16
 Surat dapat diartikan sebagai alat penyampaian berita secara tertulis
yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain yang
ditujukan kepada pihak lain.
Sedangkan surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan, atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-
kekurangan atau perubahan-perubahan.6
2. Pembagian Surat Menyurat di dalam Administrasi Kepramukaan
Di dalam administrasi kepramukaan bagian surat menyuratdapat
terbagi menjadi 2 bagian, diantaranya:
a. Surat Masuk
Surat masuk merupakan sebuah naskah atau berita atau informasi yang
di terima dari kwartir atau organisasi lain, yang penerimaannya di pusatkan
di sekretaris atau bagian lainnya yang di beri wewenang untuk mengurusi
bagian tugas ini.
Adapun di dalam urutan kegiatan penyelesaian surat masuk adalah
sebagai berikut.
1. Pemilahan surat-surat masuk didasarkan pada derajat.
2. Yang berklasifikasi atau bersifat rahasia dan terbatas diteruskan dalam
keadaan sampul masih tertutup kepada sekretaris kwartir, kepada biro
atau pemimpin kwartir yang ditunjuk, dan selanjutnya di serahkan
langsung kepada yang berkepentingan.
3. Pencatatan, distribusi, dan penyimpanan.
a. Semua berita masuk di adakan pencatatan sesuai dengan sifat
masing-masing di dalam:

6
Reza Syehma Bahtiar, Buku Ajar Pengembangan Kepramukaan, (Surabaya: UWKS PRESS,
2018), hal. 36.

17
 - Buku Agenda Umum, untuk mencatat berita atau informasi
masuk yang berklasifikasi biasa.
- Buku Agenda Rahasia, untuk mencatat berita atau informasi
masuk yang berkalsifikasi rahasia dan terbatas.
b. Distribusi atau peredaran berita-berita masuk yang memerlukan
pengolahan lebih lanjut di sesuaikan dengan ketentuan-ketentuan.
c. Penyimpanan surat-surat masuk dilakukan sesuai dengan ketentuan-
ketentuan dalam pedoman pengurusan arsip.
b. Surat Keluar
Surat keluar merupakan semua naskah yang di kirimkan kepada
kwartir atau organisasi lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada
ketua kwartir disalurkan melalui sekretaris kwartir, biro, atau pemimpin
yang di beri wewenang meneliti.
Adapun di dalam urutan kegiatan penyelesaian surat masuk adalah
sebagai berikut.
1. Semua konsep surat keluar dapat dibuat: atas dasar kebijakan pimpinan,
sebagai reaksi atas suatu aksi, dan sebagai konsep baru.
2. Pembuatan konsep dilakukan oleh pemimpin kwartir yang bersangkutan
sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku di kwartir-kwartir.
3. Penyelesaian selanjutnya dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan
dalam sistem naskah dinas.
4. Diadakan pencatatan, distribusi, dan penyimpanan.
a. Kegiatan pencatatan meliputi:
- Semua surat keluar diadakan pencatatan sesuai dengan sifat
masing-masing, yakni pada buku verbal umum, untuk mencatat
surat surat keluar yang berklasifikasi biasa, sedangkan buku
verbal rahasia, untuk mencatat surat-surat keluar yang
berklasifikasi rahasia da terbatas.

18
 - Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang tercantum pada pedoman penulisan,
sedangkan penggunaan cap atau stempel disesuaikan dengan
ketentuan yang berlaku di kwartir.
b. Distribusi pengiriman surat-surat keluar diatur sebagai berikut.
- Surat-surat keluar yang sudah dicatat dimasukkan ke dalam
sampul.
- Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi biasa
dicantumkan alamat lengkap, nomor surat, dan cap yang berlaku
di lingkungan kwartir-kwartir.
- Pada sampul surat-surat keluar yang berklasifikasi rahasia dan
terbatas, selain dicantumkan alamat lengkap, nomor surat, dan
sebagainya dapat dibubuhi cap klasifikasi dari pada surat
tersebut, selanjutnya di stempel dan dimasukkan ke dalam
sampul kedua.
- Pada sampul kedua hanya ditulisi alamat lengkap, nomor surat,
cap yang berlaku dilingkungan kwartir masing-masing dan cap
derajat.
- Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dikirimkan
kemudian dapat dicatat di dalam buku.
- Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan oleh
bagian humas jika dapat dijangkau dan menggunakan kurir atau
petugas pos jika jaraknya jauh.
- Pelaksanaan pengiriman surat-surat keluar dapat dilakukan
dengan perantara cakara/petugas khusus untukm hal-hal yang
khusus.
c. Penyimpanan
Semua arsip surat-surat keluar harus disimpan tersusun baik
dan rapi, dimasukkan ke dalam berkas yang sudah ditentukan,

19
 menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pedoman sistem
tulisan dan pedoman pengurusan arsip.
3. Pembukuan Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Surat Masuk
Berikut hal-hal yang harus diperhatikan pada saat pembukuan
administrasi surat masuk, diantaranya sebagai berikut.
1. Surat-surat yang masuk di catat di dalam buku disebut dengan Buku
Agenda yang memuat catatan-catatan sebagai berikut.
- Tanggal
- Nomor Agenda
- Nomor dan tanggal surat masuk
- Lampiran
- Alamat pengirim (terima dari)
- Petunjuk pada nomor yang lalu
- Perihal surat masuk (isi)
- Petunjuk pada nomor berikutnya
- Keterangan.
2. Buku agenda di buat sesuai dengan kebutuhan, tiap-tiap tingkat
klasifikasi (sifat) masing-masing satu buku sebagai berikut:
- Buku Agenda Rahasia dan Terbatas.
- Buku Agenda Biasa.
3. Dalam rangka pengendalian surat-surat masuk, disamping buku agenda
tersebut dibuat pula buku kontrol agenda.
4. Buku kontrol agenda berfungsi mengawasi surat-surat masuk yang
harus diteruskan atau yang diterima ke lain pihak atau di simpan yang
memuat dua kolom, yaitu:
- Nomor, dimana pada kolom ini diisi nomor urut mulai nomor 1
sampai dengan nomor terakhir dari setiap tahun.

20
 - Keterangan, dimana pada kolom keterangan dapat diisi dengan
kemana surat itu diteruskan dan dijelaskan pula penyerahannya.
b. Surat Keluar
Berikut hal-hal yang harus diperhatikan pada saat pembukuan
administrasi surat keluar, diantaranya sebagai berikut.
1. Surat-surat yang keluar di catat di dalam buku disebut dengan Buku
Verbal, yaitu memuat catatan-catatan sebagai berikut.
- Tanggal
- Nomor Surat
- Lampiran
- Kepada
- Petunjuk pada nomor yang lalu
- Perihal
- Petunjuk pada nomor berikutnya
- Keterangan.
2. Buku verbal di buat sesuai dengan kebutuhan, tiap-tiap tingkat
klasifikasi (sifat) masing-masing satu buku sebagai berikut:
- Buku Verbal Rahasia dan Terbatas.
- Buku Verbal Biasa.
3. Disamping buku verbal tersebut dibuat pula buku kontrol verbal.
4. Maksud buku kontrol verbal ini pada pokoknya untuk mengontril
apakah yang dilakukan diisi sama dengan kontrol agenda, tetapi ada
ketentuan-ketentuan yang harus diteliti apakah surat yang dikirim itu
telah lengkap tentang:
- Nomor
- Tanggal
- Alamat
- Klasifikasi
- Tanda tangan

21
 - Stempel Kwartir
- Lampiran
- Jumlahnya telah sesuai dengan alama-alamat dan tembusan-
tembusan.

5. Buku kontrol verbal memuat kolom-kolom yang disusun sebagai

berikut:
- Tanggal
- Nomor verbal
- Kepada
- Lampiran
- Tembusan
- Keterangan.
c. Setiap surat masuk/keluar yang diambil untuk penyelesaian atau
digabungkan dengan surat-surat yang ada kaitannya dengan masalah surat
yang bersangkutan dapat dibuat bon peminjaman agenda dan verbal
sebagai pembuktian yaitu:
1. Merupakan pertanggung jawaban bagian arsip, bahwa surat masuk
atau keluar dipinjam atau digabung dengan surat lain.
2. Pada bon peminjaman ditulis dikolom yang telah ditentukan untuk itu.
3. Bon peminjamn disimpan pada bundle surat yang bersangkutan
sebagai bukti.
d. Ekpedisi
1. Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik yang
dikirimkan kepada alamat-alamat antar pejabat dilingkungan kwartir,
maupun yang keluar yang melalui petugas atau kurir kwartir untuk
dikirimkan melalui pos.
2. Pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman harus dilakukan
dengan teliti secara terus-menerus.

22
 3. Untuk tertibnya dapat diadakan table waktu untuk petugas.

4. Klasifikasi
a. Klasifikasi dalam surat menyurat dimaksudkan untuk menentukan tingkat
keamanan dari pada isi berita atau informasi.
b. Penerbitan surat, naskah, dan dokumenn untuk digolongkandalam
tingkatan klasifikasi, berlaku ketentuan yang ada di kwartir-keartir
Gerakan Pramuka.
c. Klasifikasi yang dimaksud terdiri atas 3 tingkatan yaitu:
1. Rahasia, mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengamanan
tinggi karena erat hubungannnya dengan keamanan kedinasan dan
hanya boleh di ketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang
ditunjuk.
2. Terbatas, mempunyai arti bahwa berita itu membutuhkan pengaman
karena erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya
boleh di ketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3. Biasa, mempunyai arti bahwa berita itu tidak tidak memerlukan
pengaman.

5. Sarana Surat Menyurat.

Sarana surat menyurat adalah alat untuk merekam informasi yang
dikomunikasikan dalam bentuk:
a. Kertas yang digunakan A4/F4 maksimal 70 gram.
b. Penggunaan kertas A4/F4 di atas 70 gram atau jenis lain, hanya terbatas
untuk jenis naskah yang mempunyai nilai kesamaan dan nilai kegunaan
dalam waktu lama.
c. Penyediaan surat berlogo Gerakan Pramuka dicetak di atas kertas 70 gram.

23
d. Selain kertas A4/F4 untuk kepentingan tertentu surat menyurat dapat pula
menggunakan kertas dengan ukuran berikut:
1. A3 kuarto ganda (297 x 420 mm)
2. A5 setengah kuarto (210 x 148 mm)
3. Folio ganda (420 x 330mm)
e. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi kwartir menggunakan
huruf:
1. Arial 11 dan 12,
2. Times New Roman 12,
3. Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
f. Kop Surat
Kop surat mengidentifikasikan nama/identitas kwartir, yang terdiri dari dua
macam yaitu:
1. Kop surat dinas pengaturan
a. Kertas dengan kop surat nama kwartir hanya digunakan untuk surat
yang ditandatangani oleh pimpinan kwartir yang bersangkutan atau
pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan kwartir.
b. Kop surat menggunakan lambang atau Logo Gerakan Pramuka
yang diletakkan di tengah atas.
c. Ukuran lambang atau Logo Gerakan Pramuka dengan tinggi 1,7 cm
dan lebar 0,7 cm.
d. Nama kwartir menggunakan huruf capital, jenis huruf times new
roman, ukuran 12-14 atau disesuikan dengan ukuran kertas.
2. Kop surat tulisan dinas
a. Kertas dengan kop surat nama kwartir hanya digunakan untuk surat
yang ditandatangani oleh pimpinan kwartir yang bersangkutan atau
pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan kwartir.
b. Kop surat kwartir menggunakan lambang atau Logo Gerakan
Pramuka yang diletakkan di sudut kiri atas dan lambang atau logo

24
 WOSM yang diletakkan di sudut kanan atas dilihat dari pandangan
membaca, nama kwartir ditulis diantara dua lambang atau logo
tersebut maksimal dua baris.
c. Perbandingan ukuran lambang atau logo dan huruf yang digunakan
hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.
d. Nama kwartir menggunakan jenis huruf arial ukuran 18-22 atau
disesuaikan dengan ukuran kertas.
e. Alamat kwartir menggunakan jenis huruf arial ukuran 11-12.7

Adapun susunan surat dapat dibagi menjadi tiga bagian sebagai berikut.

1. Kepala Surat, terdiri dari:

a. Nomor organisasi atau kesatuan
b. Tempat, tanggal, bulan, dan tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/hal
g. Alamat
2. Isi surat, terdiri dari:
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3. Penutup surat, terdiri dari:
a. Nama jabatan
b. Tanda tangan
c. Nama pejabat
7
Azrul Azwar, Petunjuk Penyelenggaraan tentang Sistem Administrasi Kwartir Gerakan
Pramuka, (Jakarta: Kwartir Gerakan Pramuka, 2011), hal. 30-35.

25
 d. Cap atau stempel
e. Tembusan

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Setiap satuan di dalam Gugus Depan itu menyusun Program Kerja masing-
masing. Setiap penyusunan Program Kerja Satuan Pramuka, maka Pembina
Pramuka yang bersangkutann mengarahkan pada: pengelolaan pembinaan,

26
 pengelolaan kegiatan dan pengelolaan pelatihan, penyelesaian SKU dari
setiap anggota dan Pasukan Penggalang.
2. Gugus Depan (Gudep) hendaknya dapat menyelenggarakan buku-buku
administrasi sesuai dengan ketentuan Petunjuk Pelaksanaan Administrasi
Satuan Pramuka Nomor 041 Tahun 1995. Terdapat berbagai macam buku-
buku adaministrasi di dalam kepramukaan baik yang hanya dikhususkan
untuk individu maupun untuk organisasi Gugus Depan Kepramukaan.
3. Surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus
berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan,
perencanaan, atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya
permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-
perubahan. Di dalam administrasi bagian surat menyurat dapat
dikelompokkan menjadi 2 bagian, yaitu: surat masuk dan surat keluar.

B. Saran
Penulis sangat menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih belum
sempurna. Penulis sangat membutuhkan kritik dan saran yang bersifat
membangun, untuk kesempurnaan makalah ini, dengan meningkatkan wawasan
dan pengetahuan kita tentang“Pramuka”.

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, Azrul. Petunjuk Penyelenggaraan tentang Sistem Administrasi Kwartir

Gerakan Pramuka. Jakarta: Kwartir Gerakan Pramuka. 2011.

Bahtiar, Reza Syehma. Buku Ajar Pengembangan Kepramukaan. Surabaya: UWKS

PRESS. 2018.

27
Effeandy Goro, “AdministrasiGugus Depan Pramuka”,
http://effendygoroblogspot.com/2014/10/adminisstrasi-gugus-depan-
pramuka.html, (Diakses pada tanggal 25 Maret 2022).

Kwartir Nasional Gerakan Pramuka, Petunjuk Penyelenggaraan tentang Sistem

Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka, ( Kepurusan Kwartir Nasional
Gerakan Pramuka Nomor: 162. A Tahun 2011), hal. 2.

Neng Sri Yuliana dan Windi Nuryani, “Administrasi Gudep”

http://panduanmicrosoftofficelengkap.blogspot.com/2018/04/makalah-
administrasi-gudep.html,(diakses pada tanggal 24 Maret 2022).

Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor: 041 Tahun 1995
tentang Petunjuk Pelaksanaan Adminidtrasi Satuan Pramuka.

28