A.

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

JIKN yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan

informasi arsip dinamis dan statis secara nasional memiliki tujuan mewujudkan
layanan arsip dinamis dan statis sebagai memori kolektif Bangsa Indonesia secara
lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah. Untuk menyajikan transparansi dan
akuntabilitas pemerintahan kepada publik.

JIKN juga memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, yakni
sebagai sarana bantu penyatuan riwayat dokumenter yang terpisah-pisah atau
terpecah-pecah (fragmented documentary history) di antara para penyelenggara
kearsipan seluruh Indonesia. Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki
banyak propinsi dan kabupaten/kota, menghadapi tantangan, yaitu banyak arsip
yang merekam saat ini dan sejarah masa lampau mengenai suatu subjek tertentu,
tetapi mungkin disimpan oleh penyelenggara kearsipan yang tersebar lintas
yurisdiksi dan geografi sebagai akibat dari perubahan-perubahan dan pergeseran-
pergeseran pemerintahan. Karena sulit untuk menyatukan bahan-bahan tersebut
secara fisik, mengingat tersebar lintas yurisdiksi dan geografi yang berbeda, maka
JIKN yang berbasis teknologi menawarkan suatu solusi dalam rangka
menciptakan memori virtual secara nasional.

Secara umum, arsip yang telah diproses digitalisasi dapat dimasukkan ke

dalam aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan kemudian
diakses oleh publik secara online melalui website JIKN. Saat ini, sudah tersedia
informasi arsip dinamis dan statis, yang dapat diakses publik, berasal dari 13
simpul jaringan. Pengelolaan website JIKN dilaksanakan dalam rangka
mengelola, memelihara, dan memperbarui konten, transaksi online, serta
administrasi website. Diharapkan, dengan pengelolaan website JIKN secara
teratur, pengguna dapat memahami konten yang disampaikan. Selain itu, website
JIKN dapat menjadi salah satu website penunjang untuk pelaksanaan tugas dan

1
fungsi di lingkungan kerja serta pengembangan ilmu pengetahuan dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Keberadaan Portal JIKN yang merupakan bagian dari pelaksanaan amanat

Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, sejalan dengan
penyelenggaraan pemerintah berbasis elektronik (e-government) dan
penyelenggaan pemerintahan yang terbuka (open government). Disamping itu,
penyelenggaraan JIKN yang berhasil baik akan menjadi bukti eksistensi kita
sebagai Negara Kesatuan Republik Indonesia arsip yang tercipta harus dapat
menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa,
dan negara. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional atau JIKN merupakan portal
web yang memungkinkan masyarakat mengakses informasi kearsipan yang
dikelola oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga kearsipan daerah, lembaga
kearsipan arsip perguruan tinggi, serta lembaga dan kementerian di pusat maupun
daerah. Informasi kearsipan yang tersedia adalah informasi yang bersifat terbuka
yang berasal dari khazanah arsip statis dan arsip dinamis.

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi

mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini
juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera
diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika
dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak
langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu, para
pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan
tersebut sehingga dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan Peran teknologi
informasi dan komunikasi sangat penting dalam penerapan arsip elektronik.
Pemanfaatan teknologi informasi bisa dilihat dengan adanya Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Simeulue, akan menerapkan sistem arsip
elektronik. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, diterima dan dikelola
oleh sebuah lembaga arsip dalam bentuk format elektronik atau membutuhkan

2
sebuah alat yang dapat digunakan untuk mengakses informasi dari arsip tersebut.
Penerapan arsip elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Simeulue
berdasarkan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dan Sistem Kearsipan
Nasional (SIKN). Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) merupakan sistem jaringan informasi dan
sarana pelayanan informasi arsip dinamis dan arsip statis secara nasional

2. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomnor 48 Tahun 1999 tentang pembentukan
Kabupaten Bireuen dan Kabupaten Simeulue;
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 2964);
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 tahun 2009 tentang Pedoman
Penyusunan Kebijakan Pengelolaan Arsip Elektronik;
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 tahun 2011 tentang Autentikasi
Arsip Elektronik;
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 21 tahun 2011 tentang Standar
Elemen data Arsip Dinamis dan Statis untuk SIKN;
6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 tahun 2011 tentang SIKN dan
JIKN;
7. Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 tahun 2012 tentang Informasi
Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Aplikasi Kearsipan Statis;
8. Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 tahun 2012 tentang Petunjuk
pelaksanaan Pengelolaan surat elektronik di pencipta Arsip;
9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
10. Qanun Kabupaten Simeulue Nomor 1 Tahun 2021 tentang APBK
Simeulue Tahun Anggaran 2021;
11. Peraturan Bupati Simeulue Nomor 7 Tahun 2021 tentang Penjabaran
APBK Simeulue Tahun Anggaran 2021;

3
 3. Maksud dan Tujuan

1. Mendukung percepatan untuk memperoleh informasi secara cepat

dan akurat serta tepat dengan meningkatkan kualitas layanan kepada
masyarakat;

2. Mendukung masyarakat dan mahasiswa atau pengguna arsip untuk

memperoleh informasi dengan jasa penelusuran kearsipan di luar
lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Simeulue;

3. Mewujudkan layanan prima kepada masyarakat dalam memberikan

informasi kearsipan.

B. RUANG LINGKUP KEGIATAN

Ruang lingkup kegiatan Penyediaan informasi, Akses dan Layanan Kearsipan

tingkat daerah Kabuapaten melalui JIKN, meliputi :

1. Layanan kepada para pengguna arsip/user terhadap informasi Arsip

statis tentang pembentukan Kab. Simeulue, sejarah simeulue mulai
dari awal pembentukan Kabupaten sampai dengan saat ini

2. Wisata arsip dalam bentuk foto dan ducumen proses pembentukan

kabupaten

3. Memberi fasilitasi kepada para siswa dan mahasiswa magang

4. Melayani jasa konsultasi kearsipan.

C. TAHAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Adapun tahapan pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut :

1. Membuat daftar Arsip Statis yang akan di akuisisi dan di cantumkan

kedalam daftar JRA

2. Monitoring Arsip Statis Ke lembaga pencipta Arsip

4
 3. Penyusunan Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan di umumkan kepada publik
oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Simeulue.

D. SASARAN

Sasaran kegiatan Penyediaan Informasi, Akses dan Layanan Kearsipan

Tingkat Kabupaten Tahun 2022 adalah :

1. Pelayanan kepada para pengguna arsip/user

2. Memfasilitasi para siswa dan mahasiswa magang

3. Pelayanan dengan konsep Wisata arsip bagi pengunjung

4. Melayani jasa konsultasi kearsipan bagi yang memerlukan Informasi

E. LOKASI KEGIATAN

Kegiatan Layanan Kearsipan dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kabuapten Simeulue.

F. WAKTU PELAKSANAAN
Kegiatan dilaksanakan pada bulan Januari sampai dengan Desember Tahun
2022 dengan memberikan layanan kepada masyarakat.

G. KELUARAN

Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kabupaten Simeulue, dapat memberikan layanan kearsipan kepada
pengguna arsip secara optimal, baik untuk penelusuran arsip, kunjungan
wisata arsip, konsultasi kearsipan maupun fasilitasi magang bagi para siswa
dan mahasiswa secara online.

H. PEMBIAYAAN

5
 Pelaksanaan kegiatan Penyediaan Informasi, Akses dan Layanan
Kearsipan Tingkat Kabupaten dibebankan pada Anggaran Pendapatan
Dan Belanja Daerah Kabupaten Simeulue Tahun 2022 melalui Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan sebesar Rp. 125.000.000,- (seratus Dua
Puluh Lima Juta Rupiah).

I. PENUTUP

Demikian kerangka acuan kegiatan ini disusun sebagai pedoman dalam

pelaksanaan kegiatan Pembinaan Kearsipan Tahun Anggaran 2022.

Sinabang, ….Maret 2021

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kabupaten Simeulue,

FERI AFRIZAL, SPt., MAP.

NIP 19670202 200112 1 004

6
7
 JADWAL KEGIATAN PEMBINAAN
KEARSIPAN TAHUN ANGGARAN 2022

No Kegiatan Bulan

3 4 5 6 7 8 9 1 11
0

I. Sosialisasi Peraturan Bupati tentang Kearsipan

1 Pembentukan Panitia

2 Pengadaan Sarana Prasarana Kegiatan

3 Penyusunan Jadwal Pembinaan

4 Rapat Persiapan Pembinaan

5 Pelaksanaan Pembinaan

6 Penyusunan Laporan

II. Temu Pelaksana Arsip

1. Pembentukan Panitia

8
2. Rapat Panitia dan Pengurus AAI

3.
Konsultasi dan Koordinasi dengan AAI Pusat dan ANRI
4.
Persiapan Pelaksanaan Temu Pelaksana Arsiparis
5.
Pelaksanaan Kegiatan

6.
Penyusunan Laporan