Anda di halaman 1dari 30

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Disebut dalam Pasal 10 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara (ASN), Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai bagian dari
ASN memiliki fungsi sebagai berikut, yaitu: 1) Pelaksana kebijakan publik; 2)
Pelayan publik; dan 3) Perekat dan pemersatu bangsa. Berkaitan dengan fungsi
sebagai pelaksana sebagai kebijakan publik dan pelayan publik seorang PNS
dituntut untuk bekerja secara profesional dalam perannya sebagai penyelenggara
pemerintahan.
Pemerintah dituntut untuk memiliki standar pelayanan dan administrasi yang
baik. Namun, kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak hal-hal
yang perlu dibenahi oleh pemerintah, proses pelayanan dan administrasi yang
lambat menjadi salah satu hal yang dikeluhkan pengguna layanan sebagai
stakeholder. Masih banyak kegiatan pengadministrasian yang dilakukan dengan
cara konvensional. Sementara, di era sekarang ini perkembangan teknologi saat
ini sudah semakin pesat.
Salah satu lingkup kegiatan yang dapat dibenahi oleh instansi pemerintah
untuk meningkatkan lagi kualitas pelayanan dan juga pengadministrasian adalah
pengelolan arsip. Mengingat nilai informasi yang terkandung dalam sebuah arsip,
maka arsip merupakan salah satu aset yang penting bagi sebuah organisasi baik
itu organisasi pemerintah maupun non pemerintah.
Seringkali pengelolaan arsip hanya terfokus pada pengelolaan arsip fisik saja
akan tetapi kurang memperhatikan arsip digital, padahal di era teknologi seperti
sekarang arsip digital memiliki peranan yang krusial diantaranya sebagai
cadangan dari arsip fisik, selain itu arsip digital juga dapat menunjang pelayanan
karena saat ini pertukaran informasi digital sangat mudah dilakukan.
Permasalahan mengenai arsip seperti yang disebut diatas juga terjadi
dilingkungan tempat penulis bertugas, yaitu kantor kementerian agama kabupaten
kotawaringin timur provinsi Kalimantan tengah. Khususnya di ruang lingkup
kepegawaian, belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik, terlebih lagi arsip
digital berkaitan dengan data pegawai juga belum dimiliki.

1
Sebagai bagian dari ruang lingkup tata usaha, bidang kepegawaian yang
salah satu tugasnya adalah mengumpulkan bahan dan data pegawai dilingkungan
kementerian agama kabupaten kotawaringin timur diharapkan mampu mengelola
arsip-arsip pegawai dengan baik. Oleh karena itu rancangan aktualisasi dengan
judul “Digitalisasi dan pembuatan database arsip kepegawaian” ini menjadi
relevan untuk dilakukan.
Kegiatan aktualisasi dalam rangka pemecahan masalah yang terjadi
dilingkungan tempat penulis bertugas ini diharapkan dapat mengasah kompetensi
dan komitmen penulis untuk menjadi seorang ASN yang professional, dan juga
dapat menjadi awal langkah penulis mengamalkan nilai nilai dasar ANEKA
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi)
dalam keseharian penulis selama mengabdi di kementerian Agama kabupaten
kotawaringin timur.
1. Visi Misi dan Tugas Fungsi Organisasi
a. Visi Organisasi
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, visi adalah pandangan atau
wawasan ke depan. Dalam konteks kabupaten kotawaringin timur yang
memiliki penduduk yang terdiri dari berbagai agama, suku dan budaya
maka Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur memiliki visi
“Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Kotawaringin Timur taat beragama,
rukun, cerdas, mandiri dan sejahtera lahir batin berdasarkan falsafah
habaring hurung”, adapun habaring hurung berasal dari bahasa Dayak
yang artinya gotong royong.

b. Misi Organisasi
Dalam Business Dictionary, misi adalah deklarasi tertulis mengenai
tujuan dan fokus inti organisasi atau dapat dikatakan misi adalah langkah-
langkah yang lebih detail yang harus dilakukan organisasi agar visi dapat
tercapai. Sebagai penjabaran dari visi, maka misi Kementerian Agama
Kabupaten Kotawaringin Timur adalah sebagai berikut.
1) Meningkatkan kualitas kehidupan beragama;
2) Meningkatkan kualitas kerukunan umat beragama;

2
3) Meningkatkan kualitas raudhatul athfal, madrasah, pendidikan
agama dan pendidikan keagamaan serta menjalin kemitraan
dengan perguruan tinggi agama;
4) Meningkatkan kualitas penyelenggaraan ibadah haji;
5) Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih.

c. Tugas Fungsi Organisasi


Berdasarkan Peraturan Menteri Agama No. 13 tahun 2012 kelompok
jabatan fungsional berada dibawah garis komando Kasubbag Tata Usaha,
sedangkan Kasubbag Tata Usaha berada dibawah garis komando Kepala
Kantor. Berikut adalah tugas fungsi dari masing-masing jabatan sesuai
rantai komando yang telah disebutkan diatas:
1) Kepala Kantor
Tugas :
Melaksanakan tugas dan fungsi kementerian agama dalam
wilayah kabupaten kotawaringin timur berdasarkan kebijakan kepala
kantor wilayah kementerian agama provinsi Kalimantan tengah dan
peraturan perundang-undangan.
Fungsi :
- Perumusan dan penerapan visi, misi dan kebijakan teknis
dibidang pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama
kepada masyarakat di kabupaten kotawaringin timur;
- Pelayanan, bimbingan dan pembinaan dibidang haji dan umroh;
- Pelayanan, bimbingan dan pembinaan dibidang pendidikan
madrasah, pendidikan agama dan keagamaan;
- Pembinaan kerukunan umat beragama;
- Pelaksanaan kebijakan teknis dibidang pengelolaan administrasi
dan informasi;
- Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian, pengawasan
dan evaluasi program; dan
- Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi
terkait dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan
tugas kementerian agama di kabupaten kotawaringin timur.

3
2) Kepala Subbagian Tata Usaha
Tugas:
Melakukan koordinasi perumusan kebijakan teknis dan
perencanaan, pelaksanaan pelayanan dan pembinaan administrasi,
keuangan dan BMN dilingkungan kantor kementerian Agama
kabupaten kotawaringin timur sesuai dengan kebijakan teknis kepala
kantor dan peraturan perundang-undangan.
Fungsi:
- Memimpin pelaksanaan tugas sub bagian tata usaha;
- Menetapkan sasaran setiap tahun kegiatan;
- Membagi tugas dan menentukan penanggung jawab setiap
kegiatan sub bagian tata usaha;
- Menggerakan dan menyelenggarakan kegiatan sub bagian tata
usaha;
- Menyiapkan konsep rumusan kebijakan pimpinan;
- Memantau pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan sub
bagian tata usaha;
- Mengadakan rapat dinas;
- Meningkatkan koordinasi dengan satuan kerja yang terkait;
- Menanggapi dan memecahkan masalah yang muncul di sub
bagian tata usaha;
- Melakukan konsultasi dengan atasan setiap saat diperlukan;
- Pelaksanaan perencanaan di bidang kepegawaian, keuangan
dan inventaris kekayaan penyelenggaraan, organisasi dan tata
laksana, hukum dan humas, kerukunan umat beragama,
informasi keagamaan, administrasi perkantoran, dan
kerumahtanggaan;
- Pelaksanaan pembinaan dan koordinasi di bidang kepegawaian,
keuangan dan inventaris kekayaan penyelenggaraan, organisasi
dan tata laksana, hukum dan humas, kerukunan umat
beragama, informasi keagamaan, administrasi perkantoran, dan
kerumahtanggaan;

4
- Evaluasi dan pelaporan di bidang kepegawaian, keuangan dan
inventaris kekayaan penyelenggaraan, organisasi dan tata
laksana, hukum dan humas, kerukunan umat beragama,
informasi keagamaan, administrasi perkantoran, dan
kerumahtanggaan;
- Melaksanakan tugas khusus dari atasan;
- Mengevaluasi prestasi kerja aparat pada sub bagian tata usaha;
- Melaporkan tugas kepada kepala kantor kementerian agama
kabupaten kotawaringin timur.
3) Jabatan Fungsional Arsiparis
Berdasarkan Permenpan RB No. 13 tahun 2016 tentang
perubahan atas Permenpan RB No. 48 tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Ariparis, Jabatan Fungsioanal Arsiparis adalah jabatan
fungsional tertentu yang mempunyai fungsi, tugas, tanggung jawab
dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada
lembaga Negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan
perguruan tinggi negeri. Dalam Pasal 4 Permenpan RB No. 48 tahun
2014 Jabatan fungsional arsiparis memiliki tugas dan fungsi sebagai
berikut.
Tugas dan Fungsi:
- Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan lembaga
Negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi;
- Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah;
- Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan;
- Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk
menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak
keperdatan rakyat melalui pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;

5
- Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara;
- Menjaga keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi,
social, politik, buadaya, pertahanan serta keamanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa; dan
- Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan
public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya.

2. Gambaran Umum Organisasi


Berikut ini adalah struktur organisasi kantor kementerian agama kabupaten
kotawaringin timur berdasarkan Peraturan Menteri Agama No. 13 Tahun 2012.

KEPALA
KANTOR

KEPALA SUB
BAGIAN TATA
USAHA

KASI KASI PEND. KASI


DINIYAH DAN KASI BIMAS
PENDIDIKAN
PONTREN
PENDIDIKAN KASI PHU
MADRASAH AGAMA ISLAM ISLAM

PENYELENGGA PENYELENGGA
RA SYARIAH RA KRISTEN

JABATAN
FUNGSIONAL

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin


Timur

6
3. Tugas Fungsi PNS
Mengacu pada pasal 11 UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara, tugas PNS sebagai bagian dari pegawai ASN terdiri atas tiga, yaitu:
a. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian sesuaidengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
b. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas; dan
c. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

B. Tujuan
Tujuan penyusunan rancangan aktualisasi bagi CPNS Golongan III adalah
sebagai dasar dalam mengimplementasikan gagasan kreatif pemecahan isu unit
organisasi dalam bentuk kegiatan-kegiatan sesuai dengan nilai-nilai dasar
profesi PNS yakni Akuntabilitas, Nasionalisme, EtikaPublik, Komitmen Mutu, dan
Anti Korupsi (ANEKA) serta kedudukan dan peran PNS dalam NKRI yang terdiri
dari Manajemen ASN, PelayananPublik dan Whole of Government. Selain
menginternalisasikan ANEKA serta kedudukan dan peran PNS dalam NKRI,
peserta juga diharapkan memiliki kemampuan menganalisis dampak apabila
kelima nilai dasar dan tiga peran tersebut tidak diaplikasikan dengan maksimal.

C. Nilai-nilai Dasar ANEKA


1. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kewajiban pertanggungjawaban yang harus dicapai.
Akuntabilitas merujuk pada kewajiban tiap individu, kelompok atau institusi
untuk memenuhi tanggung jawab yang menjadi amanahnya, yaitu menjamin
terwujudnya nilai-nilai publik (LAN, 2014a: 7).Dalam perspektif organisasi,
akuntabilitas adalah prinsip dasar bagi organisasi yang berlaku pada setiap
level/unit organisasi sebagai suatu kewajiban jabatan dalam memberikan
pertanggungjawaban laporan kegiatan kepada atasannya Nilai-nilai dasar
dari akuntabilitas adalah sebagai berikut.
a. Penuh semangat e. Transparan
b. Disiplin f. Sesuai ketentuan
c. Profesional g. Efektif dan efisien
d. Tepat waktu h. Tanggung jawab

7
2. Nasionalisme
Nasionalisme adalah pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap
bangsa dan negara, dan sekaligus menghormati bangsa lain (LAN, 2014b:
1).Dengan nasionalisme yang kuat, maka setiap pegawai ASN memiliki
orientasi berpikir mementingkan kepentingan publik, bangsa dan negara.
Namun, ASN tidak boleh memiliki sikap yang merendahkan bangsa lain,
justru yang harus dikembangkan adalah sikap saling toleransi dan bekerja
sama dalam pembangunan global.Nilai-nilai dasar dari nasionalisme adalah
sebagai berikut.
a. Cinta tanah air f. Kebersamaan
b. Tidak diskriminatif g. Disiplin
c. Tenggang rasa h. Menghormati pendapat
(demokrasi)
d. Membela kebenaran i. Musyawarah
e. Rela berkorban j. Menggunakan bahasa Indonesia
yang benar

3. Etika Publik
Berkaitan dengan pelayanan publik, etika publik adalah refleksi tentang
standar/norma yang menentukan baik/buruk, benar/salah perilaku, tindakan
dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam rangka
menjalankan tanggung jawab pelayanan publik (LAN, 2014c: 8).Ada tiga
fokus utama dalam pelayanan publik: 1) pelayanan public yang berkualitas
dan relevan, 2) Sisi dimensi reflektif, dan 3) Modalitas etika. Adapun Nilai-
nilai dasar etika publik yaitu:
a. Jujur f. Tanggung jawab
b. Sopan g. Integritas
c. Cermat h. Menjaga rahasia
d. Taat pada aturan i. Taat pada perintah atasan
e. Disiplin j. Hormat

4. Komitmen Mutu
Mutu telah menjadi elemenpenting untuk mempertahankan keberlanjutan
organisasi dan menjaga kredibilitas institusi.Zulian Yamit (2010: 7-8) dalam
LAN (2014d: 15) mengutip pendapat sejumlah pakar tentang pengertian

8
mutu. (1) Menurut Edward Deming: “Mutu adalah apapun yang menjadi
kebutuhan dan keinginan konsumen.” (2) Menurut Crosby: “Mutu merupakan
nihil cacat, kesempurnaan dan kesesuaian terhadap persyaratan.” (3)
Menurut Juran: “mutu merupakan kesesuaian terhadap spefikasi.”Artinya,
mutu menjadi dasar untuk mengukur capaian hasil kerja.Nilai-nilai dasar dari
komitmen mutu adalah sebagai berikut.
a. Efektif d. Kreatif
b. Efisien e. Orientasi mutu
c. Inovasi

5. Anti Korupsi
Korupsi berasal dari bahasa Latin, yaitu coruptio dan corruptus yang
berarti kerusakan atau kebobrokan. Dalam bahasa Yunani,coruptio berarti
perbuatan yang tidak baik, buruk, curang, dapat disuap, tidak bermoral,
menyimpang dari kesucian, melanggar norma-norma agama, material,
mental dan umum (LAN, 2014e: 15). Untuk membentengi diri dari perilaku
korupsi, nilai-nilai dasar anti korupsi yang harus dipegang teguh adalah
sebagai berikut.
a. Jujur f. Kerja keras
b. Peduli g. Sederhana
c. Mandiri h. Berani
d. Disiplin i. Adil
e. Tanggung jawab

D. Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI

Kedudukan dan peran PNS dalam NKIRI ada tiga, yaitu:


1. Manajemen ASN
Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan pegawai
ASN yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi
politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme(LAN, 2017a: 7). Untuk
mewujudkan manajemen ASN yang mengedepankan kompetensi dan kinerja,
maka nilai-nilai dasar yang dipegang teguh adalah sebagai berikut.
a. Kepastian hukum h. Efektif dan efisien
b. Profesionalitas i. Keterbukaan
c. Proporsionalitas j. Non-diskriminatif

9
d. Keterpaduan k. Persatuan
e. Delegasi l. Kesetaraan
f. Netralitas m.Keadilan
g. Akuntabilitas n. Kesejahteraan

2. Pelayanan Publik
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
mendefinisikan pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan
dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang,
jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara
pelayanan publik (LAN, 2017b: 8-9). Nilai-nilai dasar dari pelayanan publik
adalah sebagai berikut.
a. Partisipatif f. Murah
b. Transparan g. Akuntabel
c. Responsif h. Aksesibel
d. Tidak diskriminatif i. Berkeadilan
e. Mudah

3. Whole of Government (WoG)


WoG adalah sebuah pendekatan penyelenggaraan pemerintahan yang
menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintahan dari keseluruhan sektor
dalam ruang lingkup koordinasi yang lebih luas guna mencapai tujuan-tujuan
pembangunan kebijakan, manajemen program dan pelayanan publik. Oleh
karena itu, WoG juga dikenal sebagai pendekatan interagency, yaitu
pendekatan yang melibatkan sejumlah kelembagaan yang terkait dengan
urusan-urusan yang relevan(LAN, 2017c: 1). Nilai-nilai dasar dari WoG
adalah sebagai berikut.
a. Koordinasi
b. Integrasi
c. Sinkronisasi
d. Simplifikasi

10
BAB II
ANALISIS ISU-ISU DAN GAGASAN SOLUSI

A. Identifikasi Isu-isu dan Analisis Penyebab


Setelah dilakukan pencermatan terhadap permasalahan-permasalahan kearsipan di
sub bagian tata usaha kantor kementerian agama kabupaten kotawaringin timur serta
berdasarkan hasil diskusi dan konsultasi dengan mentor dan coach, maka dapat
dirumuskan sejumlah isu sebagai berikut :
1. Belum ada ruang khusus penyimpanan arsip
Indikator yang melatarbelakangi munculnya isu ini adalah:
a. Semua ruangan dikantor sudah terpakai;
b. Setiap satker menyimpan arsipnya diruangan masing-masing.

Adapun dampak yang akan muncul jika isu ini tidak segera ditemukan solusiny
antara lain:
a. Semakin banyak arsip yang menumpuk diruangan, maka bisa mengganggu
pegawai yang ada diruangan;
b. Ruangan terlihat tidak rapi, karena banyak arsip menumpuk.
2. Terbatasnya sarana prasarana penyimpanan arsip diruang TU sedangkan arsip
surat masuk terus bertambah
Indikator yang melatarbelakangi munculnya isu ini adalah:
a. Folder tempat penyimpanan arsip surat masuk jumlahnya terbatas;
b. Sudah lama tidak dilakukan penyusutan arsip surat masuk.
Adapun dampak yang akan muncul jika isu ini tidak segera ditemukan
solusinya antara lain:
a. Jika dibiarkan terus menerus, maka ruangan akan berkurang kerapiannya;
b. Mengganggu kenyamanan pegawai didalam ruangan.

3. Belum ada sistem pencatatan peminjaman arsip


Beberapa indikator yang melatar belakangi munculnya isu ini adalah
sebagai berikut:
- Belum ada buku daftar peminjam arsip;

Adapun dampak yang akan terjadi jika isu ini tidak segera ditemukan
solusinya, antara lain:

11
- Jika ada arsip yang dipinjam tetapi belum dikembalikan, akan
kesulitan melacak siapa yang meminjamnya

4. Arsip surat masuk disimpan secara terpisah dengan lembar disposisi


Beberapa indikator yang melatarbelakangi munculnya isu ini adalah
sebagai berikut:
- Arsip surat masuk dan lembar disposisinya di simpan di tempat
penyimpanan yang berbeda;

Adapun dampak yang akan terjadi jika isu ini tidak segera ditemukan
solusinya, antara lain:
- Jika surat masuk ingin diketahui kemana tujuan disposisinya oleh
Kepala kantor, maka akan kesulitan karena juga harus mencari
lembar disposisinya;
- Memperlambat pekerjaan.

5. Belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian


Beberapa indikator yang melatarbelakangi munculnya isu ini adalah
sebagai berikut:
a. Belum ada SOP pengelolan arsip;
b. Kurangnya pegawai yang ditugaskan sebagai pengelola arsip;
c. Sarana penyimpanan arsip terbatas ;
d. Belum ada arsip digital;
e. Belum ada database arsip.

Adapun dampak yang akan terjadi jika isu ini tidak segera ditemukan
solusinya, antara lain:
a. Jika arsip hilang atau rusak maka tidak dimiliki backup nya;
b. Menghambat kinerja.

Isu-isu yang disebutkan diatas dipilih karena erat relevansinya dengan mata
pelatihan yang telah dipelajari yaitu: whole of government, Pelayanan publik dan
Manajemen ASN dan peran serta kedudukan PNS dalam NKRI. Berikut ini adalah
penjelasan terkait relevansi isu dengan mata pelatihan yang telah dipelajari:

12
1) Belum ada ruang khusus penyimpanan arsip relevan dengan mata pelatihan
pelayanan publik khususnya nilai “mudah” dan “aksesibel” , jika ada ruang arsip
maka akan memudahkan bagi pihak-pihak yang berkepentingan untuk
mengakses arsip karena terpusat didalam satu ruangan.
2) Terbatasnya sarana prasarana penyimpanan arsip sedangkan arsip surat masuk terus
bertambah relevan dengan relevan dengan mata pelatihan manajemen ASN
khususnya nilai profesionalitas, proporsionalitas serta efektif & efisien, karena dengan
keterbatasan sarana prasarana diharapkan ASN mampu mencari penyelesaian
masalah misalnya dengan rutin melakukan penyusutan arsip surat masuk secara
berkala.
3) Belum ada sistem pencatatan peminjaman arsip relevan dengan mata
pelatihan manajemen ASN khususnya nilai Transparan dan akuntabel karena
jika pihak-pihak yang meminjam arsip tertentu tercatat maka tentu akan mudah
melacak keberadaan arsip, mudah meminta pertanggungjawaban jika terjadi
kerusakan arsip, dan juga dapat dijadikan bahan laporan kepada atasan.
4) Arsip surat masuk disimpan secara terpisah dengan lembar disposisinya
relevan dengan nilai mata pelatihan whole of government yaitu nilai koordinasi,
karena jika lembar disposisi arsip surat masuk disimpan beserta dengan
lembar disposisinya maka akan mudah melacak keberadaan surat asli,
kemudian relevan juga dengan mata pelatihan pelayanan public yaitu nilau
mudah, karena akan memudahkan jika suatu saat ada arsip yang perlu
diakses.
5) Belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian relevan dengan mata
pelatihan whole of goverment yaitu nilai simplifikasi; pelayanan public yaitu nilai
mudah, aksesibel, responsive; manajemen ASN yaitu Akuntabilitas, efektif dan
efisien, dan profesionalitas karena jika pengelolaan arsip kepegawaian lebih
dioptimalkan maka pelayanan kepada setiap usulan terkait pegawai seperti
kenaikan pangkat, kenaikan gaji, dan lain sebagainya yang memerlukan
dokumen (baca: arsip) tertentu akan lebih mudah dan cepat diproses oleh
pihak kepegawaian karena dilakukan tanpa harus meinta terlebih dahulu
kepada pegawai yang bersangkutan, kecuali dokumen yang diperlukan
tersebut tidak ada arsipnya.

13
B. Isu-isu yang diangkat
Untuk dapat mengatasi isu-isu yang telah disebutkan sebelumnya perlu
dilakukan identifikasi isu yang paling berkualitas agar dapat segera
ditindaklanjuti. Rancangan aktualisasi ini menggunakan teknik tapisan isu APKL
(Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan), USG (Urgency, Seriousness,
Growth) dan Fish Bone.
Teknik tapisan isu APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan)
digunakan untuk mengetahui kualitas dari isu-isu yang diangkat oleh penulis.
Teknik APKL penting untuk dilakukan agar isu yang diangkat benar benar isu
yang berkualitas dan layak untuk dirancangkan gagasan penyelesaian isu
tersebut. Tabel 2.1 menampilkan kualitas isu yang diangkat oleh penulis.

Tabel 2.1. Identifikasi Isu-isu Aktual dengan APKL

Kriteria
No Isu Aktual Skor Ket
A P K L

Belum ada ruang khusus penyimpanan Tidak


1. 3 3 2 2 10 memenuhi
arsip

Terbatasnya sarana prasarana


memenuhi
2. penyimpanan sedangkan volume arsip surat 3 4 3 3 13
masuk terus bertambah
Arsip surat masuk disimpan terpisah Tidak
3. 3 4 3 2 12 memenuhi
dengan lembar disposisi

Belum ada sistem pencatatan peminjaman memenuhi


4. 4 4 3 3 14
arsip

Belum optimalnya pengelolaan arsip memenuhi


5. 4 4 4 4 16
kepegawaian

Keterangan:
Aktual Problematik Kekhalayakan Kelayakan

5= Sangat 5= Sangat
5= SangatNyata 5= Sangat Layak
Bermasalah Berdampak Luas
4= Nyata 4= Bermasalah 4= Berdampak Luas 4= Layak
3= Cukup
3= CukupNyata 3= Cukup Bermalasah 3= Cukup Layak
Berdampak Luas

14
2= Kurang 2= Kurang
2= KurangNyata 2= Kurang Layak
Bermasalah Berdampak Luas

1= SangatKurang 1= Sangat Kurang 1= Tidak Berdampak 1= Sangat Kurang


Nyata Bermasalah Luas Layak

Berdasarkan analisa APKL diatas ada 3 isu yang layak diangkat menjadi isu
utama, ketiga isu tersebut adalah:
1) Terbatasnya sarana prasarana penyimpanan sedangkan volume arsip surat
masuk terus bertambah;
2) Belum ada sistem pencatatan peminjaman arsip;
3) Belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian.

Selanjutnya,agar mengetahui isu mana yang harus segera ditindaklanjuti


terlebih dahulu perlu dilakukan identifikasi isu mana yang paling krusial.
Rancangan aktualisasi ini menggunakan teknik tapisan isu USG
(Urgency,Seriousness,Growth). Tabel 2.2 menampilkan prioritas isu yang
sebaiknya penulis tangani terlebih dulu.

Tabel 2.2. Identifikasi Isu-isu Aktual dengan USG

Kriteria
No. Isu Aktual Skor Prioritas
U S G
Belum ada sistem
1. pencatatan peminjaman 3 3 4 10 3
arsip
Terbatasnya sarana
prasarana penyimpanan
2. 3 4 4 11 2
sedangkan volume arsip
surat masuk terus bertambah
Belum Optimalnya

3. Pengelolaan arsip 5 3 4 12 1
kepegawaian

Keterangan:
Urgency=Mendesak Seriousness=Kegawatan Growth=Pertumbuhan

5= SangatMendesak 5= SangatGawat 5= SangatCepat


4= Mendesak 4=Gawat 4= Cepat

15
3= CukupMendesak 3= CukupGawat 3= CukupCepat

2= KurangMendesak 2= KurangGawat 2= KurangCepat

1= SangatKurang Mendesak 1= SangatKurangGawat 1= SangatLambat

Berdasarkan hasil analisis dengan teknik USG terhadap setiap isu yang
telah dirumuskan, maka isu yang terpilih menjadi core issue dan menjadi
prioritas penyelesaian adalah Belum optimalnya pengelolaan arsip
kepegawaian. Dari aspek urgensi, pengelolaan arsip kepegawaian sangat
penting untuk dioptimalkan demi terwujudnya pelayanan yang lebih baik.
Dari segi seriousness,isu tersebut tergolong ke dalam ranah yang cukup
gawat jika tidak ditangani dengan tepat dan cepat. Hal ini dikarenakan
terbatasnya tenaga di sektor kepegawaian, jika disaat yang bersamaan harus
memberi pelayanan kepada banyak usulan kepegawaian sedangkan arsip belum
terkelola dengan baik, maka hal ini akan berakibat lambatnya proses pelayanan.
Selain itu, dari segi growth, jika permasalahan ini tidak ditangani dengan segera
ditangani di era perkembangan teknologi sudah sangat pesat seperti sekarang
ini maka kualitas pelayanan instansi akan tertinggal dari instansi yang dengan
cermat memanfaatkan teknologi untuk memecahkan permasalahan yang
dihadapi.
C. Gagasan pemecahan isu
Untuk menyelesaikan isu utama, yaitu Belum optimalnya pengelolaan
arsip kepegawaian, maka akar permasalahan dari isu tersebut sebaiknya
diidentifikasi terlebih dahulu. Dengan mengetahui akar permasalahan maka
dapat dilanjutkan dengan perancangan kegiatan-kegiatan untuk menyelesaikan
permasalahan secara bertahap. Berdasarkan temuan penulis,permasalahan
utamanya adalah belum ada SOP pengelolaan arsip; kurangnya tenaga yang
ditugaskan untuk mengelola arsip; sarana penyimpanan arsip terbatas; belum
ada arsip digital; dan belum ada database arsip. Untuk memudahkan identifikasi
akar masalah, dapat menggunakan diagram fish boneseperti pada Gambar 2.1.

16
METODE

Belum ada database arsip

Belum ada SOP dalam


Belum ada arsip
pengelolaan arsip Belum
digital
optimalnya
pengelolaan
Sarana penyimpanan kurangnya arsip
arsip terbatas tenaga arsiparis kepegawaian

SARPRAS MAN POWER

Gambar 2.1.Diagram Penyebab Belum Optimalnya Manajemen Kearsipan

Berdasarkan hasil identifikasi dengan menggunakan diagram fish bone,


isu Belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian disebabkan tiga
permasalahan utama, yaitu :
1) Metode
Ada masalah dalam metode mengelola arsip indikasinya adalah belum
diterapkannya sebuah SOP dalam mengelola arsip; belum ada arsip
digital; dan belum ada database arsip.
2) Sarana dan Prasarana (Sarpras)
Belum adanya fasilitas pengarsipan yang memadai dari segi kuantitas.
3) Man Power
Kurangnya tenaga yang bertugas mengelola arsip.
Untuk meminimalisir kerugian sebagai dampak Belum optimalnya
pengelolaan arsip kepegawaian, penulis mengajukan gagasan pemecahan
isu dengan tema “Digitalisasi & Pembuatan Database Arsip Kepegawaian”.

17
BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI

A. Matrik Rancangan
Unit Kerja : Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Identifikasi Isu : 1. Belum ada sistem pencatatan peminjaman arsip
2. Terbatasnya sarana prasarana penyimpanan sedangkan
volume arsip surat masuk terus bertambah
3. Belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian
Isu yang diangkat : Belum optimalnya pengelolaan arsip kepegawaian
Gagasan : Digitalisasi dan pembuatan database arsip kepegawaian
pemecahan isu

18
Tabel 3.1. Matrik Rancangan Aktualisasi (Form 1)

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai –nilai
Kegiatan Substansi terhadap dan Misi Organisasi
Mata Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1. Menghadap ke a. Berkonsultasi dengan a. Terkumpulnya Etika Publik: Dengan Integritas, keteladanan
atasan untuk Kepala Kantor, informasi, data sebagai terkumpulnya
melapor Kasubbag TU selaku dan fakta terkait bawahan informasi awal
sekaligus atasan langsung permasalahan melapor terlebih mengenai
berkonsultasi penulis untuk meminta pengelolaan arsip dahulu sebelum pengelolaan arsip,
pendapat dan b. Ditentukannya melaksanakan maka secara tidak
masukan secara jenis dokumen tugas langsung hal
umum dan arsip yang Whole of tersebut sudah
b. Berkonsultasi dengan dijadikan obyek Government: berkontribusi dalam
pegawai yang digitalisasi bentuk menggagas
bertugas di bagian koordinasi program yang
c. Notulensi diskusi
kepegawaian kepada atasan mendukung misi
mengenai Kemenag Kab.
permasalahan arsip Kotim, yaitu
meuwujudkan tata
kelola
pemerintahan yang
bersih
2. Mengidentifikasi a. Membuka satu a. Terkumpulnya Akuntabilitas: Dengan Profesionalitas
kelengkapan persatu folder arsip data tentang arsip bentuk terkumpulnya
arsip kepegawaian pegawai yang tanggung jawab informasi data
kepegawaian b. Melakukan penelitian tidak lengkap sebagai calon mengenai arsip
arsip-arsip b. Diperoleh daftar pemangku kepegawaian yang
kepegawaian pegawai yang jabatan tidak lengkap, maka
tidak lengkap arsiparis secara tidak
c. Membuat daftar
arsipnya agar bisa Komitmen Mutu langsung hal
pegawai yang tidak

19
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai –nilai
Kegiatan Substansi terhadap dan Misi Organisasi
Mata Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
lengkap arsipnya dilengkapi oleh : partisipasi tersebut sudah
pegawai ybs meningkatkan berkontribusi dalam
mutu pelayanan menggagas
program yang
mendukung misi
Kemenag Kab.
Kotim, yaitu
meuwujudkan tata
kelola
pemerintahan yang
bersih
3. Menindaklanjuti a. Berkoordinasi dengan a. Tersampaikan Pelayanan Dengan Keteladanan
data arsip atasan (Kasubbag informasi Publik: bentuk tersampaikannya
pegawai yang TU) dan juga pihak mengenai transparansi informasi kepada
tidak lengkap kepegawaian kekurangan arsip dan responsive pegawai, maka
mengenai kepada pegawai terhadap secara tidak
langsung hal
mekanisme yang permasalahan
tersebut sudah
pemberitahuan/himba bersangkutan yang berkaitan berkontribusi dalam
uan kepada pegawai dengan menggagas
untuk melengkapi pegawai program yang
arsip Etika public: mendukung misi
b. Memberitahukan koordinasi Kemenag Kab.
kepada pegawai kepada atasan Kotim, yaitu
yang bersangkutan meuwujudkan tata
kelola
perihal kekurangan
pemerintahan yang
arsip dan member bersih
batas waktu untuk
melengkapi

20
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai –nilai
Kegiatan Substansi terhadap dan Misi Organisasi
Mata Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
4. Mengambil data a. Membuka folder arsip a. Didapatkan data Komitmen Dengan Profesionalitas, dan
arsip-arsip yang pegawai satu persatu arsip-arsip yang Mutu: salah terkumpulnya data tanggung jawab
akan dilakukan b. Melakukan seleksi akan dilakukan satu upaya arsip yang akan
digitalisasi arsip digitalisasi meningkatkan dilakukan
mutu pelayanan digitalisasi, maka
c. Memisahkan arsip-
secara tidak
arsip yang akan
langsung hal
dilakukan digitalisasi
tersebut sudah
berkontribusi dalam
menggagas
program yang
mendukung misi
Kemenag Kab.
Kotim, yaitu
meuwujudkan tata
kelola
pemerintahan yang
bersih
5. Melakukan a. Melakukan scanning a. Proses alih Komitmen Dengan melakukan Inovasi, profesionalitas
proses digitalisasi terhadap arsip-arsip media dari Mutu: upaya digitalisasi arsip,
arsip yang telah ditentukan dokumen fisik meningkatkan maka secara tidak
langsung hal
b. Mengembalikan lagi menjadi arsip mutu pelayanan
tersebut sudah
arsip-arsip yang sudah digital telah berkontribusi dalam
di scan ketempat didapatkan menggagas
penyimpanan b. Arsip yang program yang
telah di scan mendukung misi
kembali Kemenag Kab.
Kotim, yaitu

21
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai –nilai
Kegiatan Substansi terhadap dan Misi Organisasi
Mata Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
ketempat meuwujudkan tata
penyimpanan kelola
pemerintahan yang
bersih
6. Melakukan a. Melakukan a. Diperoleh file Komitmen secara tidak Inovasi, profesionalitas,
penyimpanan penyusunan hasil arsip digital Mutu: upaya langsung hal tanggung jawab
hasil scan arsip scan arsip pegawai pegawai kemenag meningkatkan tersebut sudah
pegawai secara sistematis kab. kotim mutu pelayanan berkontribusi dalam
b. Melakukan menggagas
penyimpanan hasil program yang
scan di HDD/ Google mendukung misi
drive Kemenag Kab.
Kotim, yaitu
c. Membuat back up file
meuwujudkan tata
kelola
pemerintahan yang
bersih
7. Melakukan a. Menyusun daftar a. Diperoleh Komitmen secara tidak Inovasi, Profesionalitas,
rekapitulasi data pegawai yang telah daftar Mutu: upaya langsung hal tanggung jawab
arsip yang sudah dilakukan digitalisasi rekapitulasi meningkatkan tersebut sudah
di alih media arsip hasil scan mutu berkontribusi dalam
menjadi arsip b. Menyusun arsip jenis sebagai menggagas
Pelayanan
digital apa saja yang di bahan acuan program yang
public: upaya
ditalisasi untuk mendukung misi
menciptakan
membuat Kemenag Kab.
akses arsip
database Kotim, yaitu
yang efektif dan
arsip di meuwujudkan tata
efisien
masa yang kelola

22
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Kontribusi Penguatan Nilai –nilai
Kegiatan Substansi terhadap dan Misi Organisasi
Mata Pelatihan Organisasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
akan datang pemerintahan yang
bersih

23
B. Jadwal Rencana Aktualisasi
Untuk membantu pelaksanaan aktualisasi, diperlukan adanya perencanaan kegiatan agar kegiatan aktualisasi menjadi
terukur dan terarah. Perencanaan aktualisasi ini dapat digunakan untuk memperkirakan lama waktu yang diperlukan dalam
mengerjakan setiap kegiatan yang akan dilakukan dan target yang akan dicapai untuk setiap kegiatan. Jadwal aktualisasi
yang telah dirancang dapat dilihat pada Tabel 3.2:
Nama : Muhammad Panji Husein
Instansi : Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Tempat : Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Aktualisasi

Tabel 3.2 Matrik Jadwal Rencana Aktualisasi


No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Keterkaitan Substansi Tanggal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
Mata Pelatihan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1. Menghadap ke atasan Berkonsultasi dengan Etika Publik: sebagai 30 Sept. 2019 s/d 1 a. Terkumpulnya informasi,
untuk melapor Kepala Kantor, bawahan melapor Okt. 2019 data dan fakta terkait
sekaligus berkonsultasi Kasubbag TU selaku terlebih dahulu sebelum permasalahan
atasan langsung penulis melaksanakan tugas pengelolaan arsip
untuk meminta
pendapat dan masukan Whole of Government: b. Ditentukannya jenis
secara umum bentuk koordinasi dokumen dan arsip yang
kepada atasan dijadikan obyek

24
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Keterkaitan Substansi Tanggal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
Mata Pelatihan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Berkonsultasi dengan 30 Sept. 2019 s/d 1 Okt. digitalisasi
pegawai yang bertugas 2019 c. Notulensi diskusi
di bagian kepegawaian
mengenai
permasalahan arsip

2. Mengidentifikasi a. Membuka satu Akuntabilitas: bentuk 2 okt. 2019 s/d 4 okt. a. Terkumpulnya data
kelengkapan arsip persatu folder tanggung jawab sebagai 2019 tentang arsip pegawai
kepegawaian arsip kepegawaian calon pemangku jabatan yang tidak lengkap
arsiparis
b. Melakukan b. Diperoleh daftar pegawai
penelitian arsip- Komitmen Mutu : yang tidak lengkap
arsip kepegawaian partisipasi meningkatkan arsipnya agar bisa
mutu pelayanan dilengkapi oleh pegawai
c. Membuat daftar
pegawai yang tidak ybs
lengkap arsipnya
3. Menindaklanjuti data c. Berkoordinasi Pelayanan Publik: 5 okt. 2019 Tersampaikan informasi
arsip pegawai yang dengan atasan bentuk transparansi dan mengenai kekurangan arsip
tidak lengkap (Kasubbag TU) responsive terhadap kepada pegawai ybs
dan juga pihak permasalahan yang
kepegawaian berkaitan dengan
mengenai pegawai
mekanisme Etika public: koordinasi
pemberitahuan/hi kepada atasan
mbauan kepada
pegawai untuk
melengkapi arsip
d. Memberitahukan
kepada pegawai

25
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Keterkaitan Substansi Tanggal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
Mata Pelatihan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
yang
bersangkutan
perihal
kekurangan arsip
dan member batas
waktu untuk
melengkapi

4. Mengambil data arsip- a. Membuka folder Komitmen Mutu: salah 6 okt. 2019 s/d 8 okt. Didapatkan data arsip-arsip
arsip yang akan arsip pegawai satu satu upaya 2019 yang akan dilakukan
dilakukan digitalisasi persatu meningkatkan mutu digitalisasi
b. Melakukan seleksi pelayanan
arsip
c. Memisahkan arsip-
arsip yang akan
dilakukan
digitalisasi

5. Melakukan proses Melakukan scanning Komitmen Mutu: upaya 9 okt. 2019 s/d 17 okt. Proses alih media dari
digitalisasi arsip terhadap arsip-arsip meningkatkan mutu 2019 dokumen fisik menjadi arsip
yang telah ditentukan pelayanan digital telah didapatkan

26
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Keterkaitan Substansi Tanggal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
Mata Pelatihan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
6. Melakukan a. Melakukan Komitmen Mutu: upaya 18 okt. 2019 s/d 19 okt. Diperoleh file arsip digital
penyimpanan hasil scan penyusunan hasil meningkatkan mutu 2019 pegawai kemenag kab.
arsip pegawai scan arsip pelayanan kotim
pegawai secara
sistematis
b. Melakukan
penyimpanan hasil
scan di HDD/
Google drive
c. Membuat back up
file
7. Melakukan rekapitulasi a. Menyusun daftar Komitmen Mutu: upaya 20 okt. 2019 s/d 21 okt. Diperoleh daftar rekapitulasi
data arsip yang sudah pegawai yang meningkatkan mutu 2019 hasil scan yg dapat dijadikan
di alih media menjadi telah dilakukan sebagai bahan acuan untuk
Pelayanan public: upaya membuat database arsip di
arsip digital digitalisasi arsip menciptakan akses arsip masa yang akan datang
b. Menyusun arsip yang efektif dan efisien
jenis apa saja
yang di ditalisasi

27
C. Catatan bimbingan
Nama : Muhammad Panji Husein
Instansi : Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Tempat Aktualisasi : Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Nama Coach : Hj. Khairunnisa, M. Ed
WAKTU
NO HARI/TGL CATATAN BIMBINGAN OUTPUT/TINDAK LANJUT
KOMUNIKASI
(1) (2) (3) (4) (5)
Penambahan Sub Bab 3 (rencana Penambahan rencana antisipasi kendala yang
1 Kamis, 26-09-2019 Tatap Muka
antisipasi kendala yang akan dihadapi) akan dihadapi
2 Kamis, 26-09-2019 Revisi rancangan kegiatan Perubahan kegiatan 1 Tatap Muka

Nama : Muhammad Panji Husein


Instansi : Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Tempat Aktualisasi : Kementerian Agama Kabupaten Kotawaringin Timur
Nama Mentor : Drs. H. Zainuddin

WAKTU
NO HARI/TGL CATATAN BIMBINGAN OUTPUT/TINDAK LANJUT
KOMUNIKASI
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Selasa,17-09-2019 Konsultasi isu Mendapatkan persetujuan untuk mengangkat Via WA
isu terkait arsip
2
3

28
D. Rencana antisipasi kendala yang akan dihadapi
Berdasarkan hasil konsultasi dengan mentor dan coach ada tiga isu utama
yang ditemukan di sub bagian tata usaha kantor kementerian agama
kabupaten kotawaringin timur. Isu yang dimaksud antara lain Belum ada sistem
pencatatan peminjaman arsip; Terbatasnya sarana prasarana penyimpanan
sedangkan volume arsip surat masuk terus bertambah; Belum Optimalnya
Pengelolaan arsip kepegawaian. Dengan menggunakan metode analisa APKL,
USG dan fishbone ditemukan sebuah core issue atau isu utama yang akan
rancang gagasan pemecahan masalah. Namu dalam proses melaksanakan
gagasan pemecahan masalah mungkin saja terjadi beberapa masalah, antara
lain:

1. Kendala teknis pada peralatan scanner;

2. Kendala teknis pada koneksi internet ketika melakukan upload ke google


drive;

3. Belum memahami prosedur dalam membuat surat pemberitahuan jika ada


pegawai yang tidak lengkap arsipnya;

4. Jumlah arsip yang diidentifikasi kelengkapan cukup banyak dan hanya


dikerjakan sendiri.

Adapun rencana antisipasi dari kendala tersebut adalah:

1. Meminjam scanner satker lain yang sedang tidak terpakai;


2. Menggunakan koneksi internet pribadi;
3. Koordinasi dengan atasan terkait prosedur surat pemberitahuan;
4. Mengambil lebur dihari sabtu dan minggu jika diperlukan.

29
30