LAPORAN AKTUALISASI

DIGITALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN KETATAUSAHAAN

DI STASIUN METEOROLOGI KELAS III H.AS TANJUNGPANDAN

Disusun Oleh:

DESIMIATY SILAEN A.Md

NIP: 199205242019022002

User
UserPELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN II
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA
TAHUN 2019
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan Aktualisasi ini telah diseminarkan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan
Meteorologi Klimatologi dan Geofisika pada:

Hari : Sabtu
Tanggal : 29 Juni 2019
Kemudian telah dilakukan perbaikan sesuai dengan saran, masukan dan koreksi dari
Narasumber, Coach, dan Mentor serta diketahui dan disahkan oleh Kepala Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika.

Narasumber

AJENG INDRIA SARI, S.Psi

NIP: 198204042008012035

Mentor Coach

CARLES, ST. M.Si ARISMAN, M.Si

NIP: 197501111999031001 NIP:197906302006041005

Mengetahui dan Mengesahkan:

Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan BMKG

Drs. Maman Sudarisman, DEA

NIP: 196202251985031001

i
 HALAMAN PERSETUJUAN

JUDUL : DIGITALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN

KETATAUSAHAAN DI STASIUN METEOROLOGI KELAS

III H. AS HANANDJOEDDIN TANJUNGPANDAN

PENYUSUN : DESIMIATY SILAEN

Bogor, 11 Mei 2019

Narasumber

AJENG INDRIA SARI, S.Psi

NIP: 198204042008012035

Mentor Coach

CARLES, ST. M.Si ARISMAN, M.Si

NIP: 197501111999031001 NIP: 197906302006041005

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur saya haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
limpahan rahmat serta anugerah dari-Nya, sehingga saya diberi kesempatan untuk
menyelesaikan tugas laporan aktualisasi tentang “Digitalisasi Pengarsipan di Stasiun
Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan”

Saya berharap dengan adanya laporan aktualisasi ini dapat memberikan

manfaat dan edukasi mengenai digitalisasi pengarsipan. Selain itu laporan ini juga
diharapkan untuk meningkatkan proses kerja di stasiun dan mempermudah dalam
proses penyimpanan dokumen.

Dengan sepenuh hati, penulis pun sadar bahwa laporan aktualisasi ini masih
penuh dengan kekurangan dan keterbatasan, oleh sebab itu penulis memerlukan
saran serta kritik yang membangun yang dapat menjadikan laporan aktualisasi ini
lebih baik.

Selanjutnya penulis mengucapkan terimakasih yang sebanyak-banyaknya

kepada segenap pihak yang telah memberikan dukunga, baik berupa bantuan, doa,
maupun dorongan dan beragam pengalaman selama proses penyelesaian penulisan
laporan aktualisasi ini.

Dan semoga laporan aktualisasi ini dapat memberikan manfaat dan berguna
bagi kemajuan Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tanjungpandan

Bogor, 10 Mei 2019

Penyusun

DESIMIATY SILAEN A.Md

NIP:199205242019022002

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ iii

DAFTAR ISI ........................................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ................................................................................................................... vi

BAB I: PENDAHULUAN ......................................................................................................1

BAB II: NILAI DASAR PROFESI PNS DAN INDIKATORNYA .....................................7

BAB III: RANCANGAN AKTUALISASI ...........................................................................10

BAB IV: PELAKSANAAN AKTUALISASI ......................................................................19

BAB V: PENUTUP .............................................................................................................31

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin

Tanjung pandan...................................................................................................................... 2
Gambar 2 Melakukan scanning dokumen masuk ........................................................... 35
Gambar 3 Melakukan scanning dokumen keluar ............................................................ 36
Gambar 4 Penyimpanan Hasi Scan ke dalam Google Drive ........................................ 36
Gambar 5 Melakukan Backup data kedalam komputer khusus ................................... 37
Gambar 6 Melakukan penataan dokumen berdasarkan warna box ............................ 37
Gambar 7 Penataan ruangan penyimpanan dokumen arsip ........................................ 38
Gambar 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya .............................................. 38

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Penetapan Isu Permasalahan ........................................................................ 10

Tabel 3. 2 Rancangan Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS
Hanandjoeddin Tanjungpandan ......................................................................................... 12
Tabel 3. 3 Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi .............................................. 17
Tabel 3. 4 Antisipasi Kendala dan Strategi Mengatasi Masalah ................................. 18

Tabel 4. 1 Uraian Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS

Hanandjoeddin Tanjungpandan ......................................................................................... 19
Tabel 4. 2 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan Tahun .............................................................................................................. 20
Tabel 4. 3 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun ............................................................................................................... 21
Tabel 4. 4 melakukan penyimpanan hasil scan arsip kedalam Google Drive untuk
surat masuk dan surat keluar ............................................................................................. 22
Tabel 4. 5 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam komputer khusus
administrasi ........................................................................................................................... 23
Tabel 4. 6 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan
kode warna disetiap box ..................................................................................................... 24
Tabel 4. 7 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip .......... 25
Tabel 4. 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen
arsip lainnya ke dalam google drive .................................................................................. 26
Tabel 4. 9 Capaian Agenda Aktualisasi ............................................................................ 27
Tabel 4. 10 Pembimbingan Dengan Coach ..................................................................... 29
Tabel 4. 11 pembimbingan dengan Mentor ..................................................................... 29
Tabel 4. 12 Kendala dan Strategi Mengatasinya ............................................................ 30

vi
 BAB I: PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam era reformasi ini, Aparatur Sipil Negara (ASN) memiliki peranan
penting dalam menentukan sejumlah keputusan-keputusan strategis mulai dari
memformulasi suatu kebijakan sampai pada penetapannya. Untuk memainkan
pernanan tersebut diperlukan sosok ASN yang berkualitas dan profesional, yaitu
Aparatur Sipil Negara yang memiliki peranan nilai-nilai Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA).
Dalam menerapkan system diklat prajabatan dengan pola ANEKA (Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi), penulis harus
melaksanakan kegiatan on campus yaitu gedung serba guna BMKG Citeko dan
off campus yang ditugaskan di Stasiun Meteorologi kelas III H. AS Hanandjoeddin
Tanjungpandan.
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, stasiun ini mengacu pada visi dan misi
BMKG adalah sebagai berikut :

Visi :
Mewujudkan BMKG yang handal, tanggap dan mampu dalam rangka mendukung
keselamatan masyarakat serta keberhasilan pembanunan nasional, dan berperan
aktif di tingkat internasional.

Misi :
Dalam rangka mewujudkan Visi BMKG, maka diperlukan Misi yang jelas yaitu
berupa langkah-langkah BMKG untuk mewujudkan Misi yang telah ditetapkan,
yaitu:
1. Mengamati dan memahami fenomena meteorology, klimatologi, kualitas
udara dan geofisika.
2. Menyediakan data, informasi dan jasa meteorology, klimatologi, kualitas
udara dan geofisika yang handal dan terpercaya.
3. Mengkoordinasikan dan memfalitasi kegiatan di bidang meteorology,
klimatologi, kualitas udara dan geofisika.
4. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan internasional di Bidang meteorology,
klimatologi, kualitas udara dan geofisika.

1
Sedangkan untuk konsep struktur organisasi yang terbentuk di Stasiun
Meteorologi kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan sebagai berikut :

Gambar 1 Struktur Organisasi Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin

Tanjung pandan

Tugas dan Fungsi

1. Urusan Tata Usaha Bertugas :
a. Menyusun rencana program kerja dan laporan Stasiun dalam bidang
kepegawaian, rumah tangga / umum dan materil.
b. Mencatat mutasi kepegawaian dalam buku Data Pegawai kartu Merah
(KP, KGB, SPT, Inpasing/Penyesuaian gaji pokok, pernikahan,
kelahiran dan lain-lain.
c. Mencatat cuti pegawai dalam kartu cuti dan menyiapkan / mengetik
Surat Izin Cuti Pegawai.

2
 d. Menyiapkan usulan pembuatan Karis / Karsu, Kartu Taspen, Kartu
Askes dan lain-lain
e. Menyiapkan dan membuat konsep SK kenaikan Gaji Berkala (KGB) 2
bulan sebelum TMT berlaku.
f. Membuat KP4 setiap akhir Desember untuk seluruh pegawai dan
setiap dan setiap ada mutasi kepegawaian (pernikahan, kelahiran).
g. Menyiapkan dan konsep SPMT, SPMJ, SPMMJ, setiap bulan Maret
bagi pejabat PMG dan usulan penerbitan SPMT, SPMJ ke Biro Umum
BMKG setiap awal bulan Januari bagi pejabat Struktural.
h. Menyiapkan berkas usulan kenaikan pangkat para pegawai setiap
Desember untuk tmt 01 April dan setiap akhir bulan Juni untuk tmt 1
Oktober.
i. Menyiapkan berkas usulan penetapan angka kredit bagi para pejabat
PMG setiap Desember untuk pengiriman Dupak bulan Januari dan
setiap bulan Junib untuk pengiriman Dupak bulan Juli.
j. Mengetik dan menyiapkan DP3 seluruh pegawai yang akan
ditandatangani pejabat penilai.
k. Melaksanakam administrasi Kepegawaian Stasiun termasuk
perngarsipan pertauran/petunjuk yang berkenan/berkaitan dengan
tugas
l. Mengetik surat-surat dinas.
m. Mengelola surat-surat dinas yang masuk dan yang keluar.
n. Menyiapkan laporan bulanan stasiun.
o. Menyiapkan blanko absensi / daftar hadir para pegawai.
p. Mengirim setiap surta-surat dinas dengan eksepedisi untuk
pencatatannya.
q. Mengurus ekspedisi (pengepakan/penyampain,pengiriman dan
pengambilan) barang/paket, surat-surat dinas / laporan bulanan.
r. Menyiapkan obat-obatan PPPK para pegawai.
s. Mengurus keperluan pegawai yang ada kaitannya dengan kepentingan
/ keperluan dinas.
t. Mengelola buku tentang Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden,
Buletin, Majalah, dan lain-lain.
u. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
2. Bendaharawan Pengeluaran

3
 a. Mengajukan SPM – UP, SPM –GU, SPM-Gaji / Lembur, SPPPM-LS ke
KPPN
b. Membukukan setiap penerimaan uang, SPM, Pajak dan setiap
pengeluaran berupa tagihan pihak ketiga
c. Menyimpan setiap penerimaan uang atau kertas-kertas berharga
dalam brankas/Bank setelah dibukukan
d. Melaksanakan tagihan pihak ketiga dan menyetor seluruh
penerimaan/pungutan pajak ke KPPN melalui Bank
e. Melaksanakan penutupan buku serta mebuatkan Register penutupan
kas setiap akhir bulan
f. Membuat LKKA, Laporan pungutan dan penyetoran pajak serta laporan
realisasi Anggaran Rutin setiap akhit bulan
g. Mengajukan SPP Gaji dan lembur
h. Membuat SPT PPh pasal 21 para pegawai
i. Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan Tata Usaha
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
3. Bendaharawan Penerimaan:
a. Membukukan setiap penerimaan dan penyetoran anggaran
penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dalam Buku Kas Umum
(BKU) dan Buku Kas Pembantu (BKP)
b. Menyimpan setiap penerimaan uang dari PNBP dalam brankas dan
meyetorkannya seluruh penerimaan tersebut sekurang-kurangnya
sekali dalam seminggu ke KPPN melalui Bank.
c. Melaksanakan penutupan Buku serta dibuatkan Register penutupan
Kas setiap akhir bulan.
d. Membuat laporan penerimaan dan peyetoran anggaran PNBP setiap
akhir bulan.
e. Menyusun target penerimaan PNBP setiap tahun anggaran.
f. Menyimpan dan meemlihara dengan baik semua aarsip yang berkaitan
dengan kegiatan Bendaharawan Penerima.
g. Melaksanakan tugas kain yang diberikan atasan.
4. Bendaharawan Barang Bertugas
a. Mengadakan / menyiapkan berbagai bahan baku, peta, pias,
blanko/formulir dan operasional/tata usaha lainnya.

4
 b. Melayani permintaan barang keperluan sehari-hari untuk operasional /
tata usaha.
c. Melakukan stock opname barang keperluan operasional / tata usaha
untuk keperluan perencanaan pengadaan.
d. Membuat dan menyiapkan laporan bulanan barang habis pakai,
laporan mutasi barang / triwulan, laporan Tahunan barang Inventaris,
Laporan SABMN, Lpaoran opname fisik barang invenntaris dan laporan
Kartu Inventaris Barang sesuai ketentuan.
e. Membuat daftar inventaris ruangan dan buku inventaris.
f. Membuat barang inventaris yang akan dihapuskan dan menyimpan
pelaksanaan penghapusan
g. Mengurus perpanjangan STNK dan PKB Kendaraan Dinas
h. Melayani permohonan peminjaman Barang Inventaris Kantor
i. Mengurus pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pemakaian barang inventaris.
j. Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkatian
dengan bendaharawan mayeriil
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
5. Pembuat Daftar gaji:
a. Membuat/menyiapkan daftar gaji pegawai dan potongan sewa rumah
dinas, daftar penerimaan uang lembur, daftar penerimaaan honor
lainnya.
b. Membuat Datfar Penerimaan Gaji untuk pegawai yang pindah atau
pension untuk usulan penerbiatan SKPP oleh KPPN.
c. Mengambil dan membayarkan gaji, uang lembur dan uang honor
lainnnya.
d. Mengurus potongan gaji para pegawai untuk pihak ketiga.
e. Melaksanakan Administrasi pembuatan Daftar Gaji, uang lembur dan
uang honor lainnya serta peraturan/petunjuj yang berkenaan/berkaitan
dengannya.
f. Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan pembuatan daftar gaji.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Stasiun.
Pengarsipan di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin
Tanjungpandan saat ini masih manual. Proses pengarsipan hardcopy sudah

5
disusun namun membutuhkan inovasi. Penulis mengambil isu digitalisasi
pengarsipan dokumen untuk mempercepat dari kinerja di Stasiun Meteorologi
Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. dan penulis berharap dengan
adanya rancanangan aktualisasi ini, backup dokumen-dokumen baik surat masuk
dan surat keluar tersebut bisa dengan mudah diakses.

B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi

Tujuan dari Rancanangan aktualisasi ini adalah bertujuan untuk
membentuk Aparatur Sipil Negara yang profesional dan membentuk nilai-nilai
dasar Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi
di dalam diri seorang Aparatur Sipil Negara. Dengan menerapkan nilai dasar
ANEKA untuk menyelesaikan isu permasalahan terkait digitalisasi pengarsipan
dokumen ketatausahaan diharapkan akan meningkatkan kinerja bagian Tata
Usaha di Stasiun Meteorologi Tanjungpandan.
C. Tempat dan waktu Aktualisasi
Ruang lingkup rancangan Aktualisasi ini di Stasiun Meteorologi Kelas III
H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. Waktu Pelaksanaan kegiatan
diselenggarakan, dari tanggal 16 Mei 2019 sampai dengan 25 Juni 2019.
Kegiatan yang dilakukan yaitu digitalisasi dan arsip dari dokumen surat masuk,
surat keluar, dan dokumen bendaharan pengeluaran.

6
 BAB II: NILAI DASAR PROFESI PNS DAN INDIKATORNYA

Untuk membentuk Pegawai Negeri Sipil yang profesional, yang mampu

melaksanakan tugas dan perannya sebagai pelayan masyarakat, diperlukan
pembetukan karakter yang didasarkan pada nilai-nilai dasar profesi Pegawai
Negeri Sipil sesuai dengan UU No 5 Tahun 2014. Nilai-nilai dasar tersebut adalah
ANEKA, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti
Korupsi. Berdasarkan dari kelima nilai dasar ANEKA, maka indikatornya yaitu:

A. Akuntabilitas
Akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau
institusi untuk memenuhi tanggungjawab yang menjadi amanahnya dan menjamin
terwujudnya nilai-nilai pubik. Indikator adanya akuntabilitas adalah: Jujur, adil,
Tanggungjawab, Mendahulukan Kepentingan Publik, Transparan, Kejelasan
Kewenangan, Konsisten, Integritas.

B. Nasionalisme
Pengertian Nasionalisme secara arti luas, merupakan pandangan tentang
rasa cinta yang wajar terhadap bangsa dan Negara, dan sekaligus menghormati
bangsa lain. Pancasila merupakan ideologi Negara.
Indikator Nasionalisme:
- KeTuhanan Yang Maha Esa
- Kemanusiaan yang Adil dan Beradab
- Persatuan Indonesia
- Kerakyatan yang dipimpin oleh hikmat kebijaksanaan
dalampermusyawaratan perwakilan
- Keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia

C. Etika Publik
Etika Publik merupakan refleksi tentang standar/norma yang menentukan
baik/buruk, benar/salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan
kebijakan public dalam rangka menjalankan tanggungjawab pelayanan publik.
Nilai-nillai dasar etika public:
- Memegang teguhnilai-nilai dalam ideologi Negara Pancasila
- Setia dan mempertahakan Undang-Undang Dasar Negara Kesatuan
Republik Indonesia 1945
- Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak
- Membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian

7
 - Menciptakan lingkungan kerja yang non diskriminatif
- Memelihara dan menjunjung tinggi standar etika luhur
- Mempertanggung jawabkan tindakan dan kinerjanya kepada public
- Memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program
pemerintah
- Memberikan layanan kepada public secara jujur, tanggap, cepat, tepat,
akurat, berdaya guna, berhasil guna dan santun
- Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi
- Menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama
- Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai
- Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan
- Meningkatkan efektivitas system pemerintahan yang demokratis sebagai
perangkat system karir.
D. Komitmen Mutu
Komitmen mutu adalah pemenuhan kebutuhan masyrakat dengan
mengedepankan aspek mutu (kualitas) dari produk yang dihasilkan oleh sebuah
institusi/organisasi. Secara kajian konseptual, komitmen mutu terkait dengan
konsep efektivitas, efisiensi, inovasi dan mutu. (LAN, 2015e) Efektivitas dan
efisiensi selalu menjadi unsur utama dalam melakukan pelayanan publik secara
optimal. Efektivitas merupakan keberhasilan dari suatu kegiatan yang dapat dilihat
dari tercapai atau tidaknya tujuan dari sebuah kegiatan yang dilakukan.
Sedangkan efisiensi adalah tercapainya sebuah tujuan dalam menjalankan tugas
dengan baik dan disertai dengan penghematan waktu, biaya dan jumlah SDM
untuk menyelesaikannya. Inovasi berarti pembuatan sesuatu yang baru dan
berguna bagi orang lain dan mutu merupakan kualitas dari sebuah tindakan yang
dilakukan.
E. Anti Korupsi
Korupsi adalah tindakan yang melanggar norma-norma hukum baik tertulis
maupun tidak tertulis yang berakibat rusaknya tatanan hukum, politik, administrasi,
manajemen, sosial dan budaya serta berakibat pula terhadap terampasnya hak-
hak rakyat yang semestinya didapat. (LAN, 2015c) Sedangkan anti korupsi adalah
sebuah sikap atau tindakan yang dilakukan baik oleh perorangan atau institusi
untuk mengurangi tindakan segala jenis tindakan korupsi yang dapat berbentuk
merugikan keuangan negara, suap menyuap, penggelapan dalam jabatan,
gratifikasi, pemerasan, perbuatan curang, benturan kepentingan dalam

8
pengadaan. Indikator-indikator dalam nilai Anti Korupsi antara lain: adil, peduli,
jujur, mandiri, disiplin, tanggung jawab, kerja keras, sederhana, dan berani.

9
 BAB III: RANCANGAN AKTUALISASI

A. Identifikasi dan Analisis Isu/ Situasi Problematik

Penetapan isu yang sedang berkembang dan relevan di Stasiun
Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan berdasarkan tupoksi
dari stasiun tersebut,
1. Belum tersedianya sebuah sistem digitalisasi dokumen yang mudah
diakses (MA)
2. Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy
(MA)
3. Dokumen masih tidak tersusun secara sistematis (MA)
4. Belum adanya Backup dokumen-dokumen (MA)

Keterangan: PB (Pelayanan Publik), MA (Manajemen ASN), WoG (Whole of

Gaverment)

Penetapan Masalah Utama dari isu-isu tersebut diurutkan berdasarkan Matriks

USG (U=Urgency S=Seriousness G=Growth)

Tabel 3. 1 Penetapan Isu Permasalahan

Kriteria Penilaian Total

No Masalah Utama
U S G Nilai
Belum tersedianya sebuah
1 sistem digitalisasi dokumen yang 5 4 5 14
mudah diakses
Dokumen masih dalam bentuk
2 hardcopy, belum ada dalam 5 5 5 15
bentuk softcopy
Dokumen masih tidak tersusun
3 5 4 4 13
secara sistematis
Belum adanya Backup dokumen-
4 4 4 4 12
dokumen

Isu utama yang diambil berdasarkan tingkatan matriks USG adalah “Dokumen
masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk softcopy”

10
B. Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi
Adapun rencana Pelaksanaan kegiatan yang akan diaktualisasikan adalah :
1. Melakukan Scan dokumen surat masuk
2. Melakukan Scan dokumen surat keluar
3. Mengelompokkan hasil scan di exel
4. Menyimpan dokumen hasil scan ke google drive
5. Penataan dokumen hardcopy (surat masuk,keluar)

11
 Rancangankegiatanaktualisasi di stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan bisa dilihat di tabel di bawah ini.
Dalam menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut terdapat implementasi dari nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,
Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi)

Tabel 3. 2 Rancangan Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan

Keterkaitan Kontribusi Terhadap Visi- Kontribusi Terhadap Penguatan

NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output
Nilai-Nilai Dasar Misi Organisasi Nilai Organisasi
1 Melakukan Scan 1. Menyiapkan peralatan Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
dokumen surat scanner Dokumen dalam (tanggungjawab) yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
masuk 2. Menyiapkan Softcopy dan Foto memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
bahan/arsip yang akan Komitmen Mutu meteorologi, klimatologi,
dilakukan digitalisasi (kreatifitas) kualitas udara dan
3. Melakukan scan geofisika yang handal guna
dokumen ke dalam mendukung keselamatan
bentuk pdf dan keberhasilan
pembangunan nasional
serta berperan aktif di
tingkat internasional serta
misi mengamati dan
memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

12
2 Melakukan Scan 1. Menyiapkan peralatan Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
dokumen surat keluar scanner dengan hati- Dokumen dalam (tanggungjawab) yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
hati Softcopy dan Foto memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
2. Menyiapkan Komitmen Mutu meteorologi, klimatologi,
bahan/arsip yang akan (kreatifitas) kualitas udara dan
dilakukan digitalisasi geofisika yang handal guna
3. Melakukan scan mendukung keselamatan
dokumen ke dalam dan keberhasilan
bentuk pdf pembangunan nasional
serta berperan aktif di
tingkat internasional serta
misi mengamati dan
memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

3 Mengelompokkan 1. Melakukan Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
hasil scan di exel pemilahan dokumen- Dokumen dalam (tanggungjawab) yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
dokumen sesuai Softcopy dan Foto memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
jenis klasifikasinya yang tersimpan Komitmen Mutu meteorologi, klimatologi,
suratnya dengan dalam aplikasi (kreatifitas) kualitas udara dan
tepat,cermat. excel geofisika yang handal guna
2. Melakukan mendukung keselamatan
kodefisikasi/penama dan keberhasilan
an file yang pembangunan nasional
memudahkan serta berperan aktif di
pencarian file tingkat internasional serta
misi mengamati dan

13
 memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

4 Menyimpan dokumen 1. Semua dokumen Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
hasil scan ke google yang sudah Dokumen dalam (tanggungjawa, yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
drive dikelompokkan di Softcopy dan Foto konsisten) memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
dalam exel, disimpan meteorologi, klimatologi,
didalam google drive Komitmen Mutu kualitas udara dan
sesuai dengan (kreatifitas) geofisika yang handal guna
klasifikasinya mendukung keselamatan
2. Melakukan Etika Publik dan keberhasilan
pengecekan file-file (profesional) pembangunan nasional
yang sudah diupload serta berperan aktif di
di aplikasi excel tingkat internasional serta
maupun google drive misi mengamati dan
memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

5 Penataan dokumen 1. Setiap dokumen Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
hardcopy (surat dilakukan dokumen dalam (tanggungjawab) yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
masuk,keluar) penyimpanan di File hardcopy dan foto memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
Box berdasarkan Komitmen Mutu meteorologi, klimatologi,
Jenis surat, Tahun (kreatifitas) kualitas udara dan
surat dan disusun geofisika yang handal guna
mendukung keselamatan

14
 berdasarkan Tanggal dan keberhasilan
dan nomor surat pembangunan nasional
serta berperan aktif di
tingkat internasional serta
misi mengamati dan
memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

6 Penataan ruangan 1. Menentukan konsep Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
untuk penyimpanan ruangan dokumen dalam (Kejelasan, yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
dokumen arsip 2. Membuat tempat hardcopy dan foto konsistensi) memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
khusus penyimpanan meteorologi, klimatologi,
dokumen Komitmen Mutu kualitas udara dan
3. Pembuatan kategori (kreatifitas) geofisika yang handal guna
dokumen mendukung keselamatan
berdasarkan Tahun, dan keberhasilan
Jenis Surat pembangunan nasional
serta berperan aktif di
tingkat internasional serta
misi mengamati dan
memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

15
7 Melakukan 1. Semua dokumen yang Data berupa Akuntabilitas Terwujudnya visi BMKG Kegiatan ini berorientasi terhadap
digitalisasi dokumen sudah dikelompokkan dokumen dalam (Kejelasan, yang tanggap dan mampu penguatan nilai profesional,
arsip lainnya dan di dalam exel, softcopySS dan konsistensi) memberikan pelayanan inovatif, dedikasi, pembelajaran.
menyimpan disimpan didalam foto meteorologi, klimatologi,
dokumen arsip google drive sesuai Komitmen Mutu kualitas udara dan
lainnya ke dalam dengan klasifikasinya (kreatifitas) geofisika yang handal guna
google drive. 2. Melakukan mendukung keselamatan
pengecekan file-file Anti Korupsi dan keberhasilan
yang sudah diupload (disiplin, jujur, pembangunan nasional
di aplikasi excel peduli) serta berperan aktif di
maupun google drive tingkat internasional serta
misi mengamati dan
memahami fenomena
Meteorologi, Klimatologi,
Kualitas udara dan
Geofisika

16
C. Jadwal Rencana Aksi
Dalam merancang aktualisasi, dibutuhkan jadwal rencana aksi. Jadwal rencana
aksi bisa dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 3. 3 Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Jadwal Kegiatan

Mei Juni
NO Kegiatan Minggu Ke Minggu Ke

3 4 5 1 2 3

1 Melakukan Scan dokumen surat masuk

2 Melakukan Scan dokumen surat keluar

Mengelompokkan hasil scan di exel sebagai

3
backup ke dalam computer

Menyimpan dokumen hasil scan surat keluar dan

4
masuk ke google drive

5 Penataan dokumen hardcopy (surat masuk,keluar)

Penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen

6 arsip

Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan

7 menyimpan dokumen arsip lainnya ke dalam
google drive.

17
D. Rencana Antisipasi Kendala
Dalam melaksanakan rancangan aktualisasi, mungkin didapati beberapa kendala.
Adapun antisipasi kendala dan strategi mengatasi kendala bisa dilihat pada tabel
berikut ini.

Tabel 3. 4 Antisipasi Kendala dan Strategi Mengatasi Masalah

No Kendala yang mungkin terjadi Strategi mengatasi kendala

1 Sering terjadi pemadaman listrik Menyalakan Genset atau melaporkan
ke kepala kelompok teknisi agar
masalah bisa teratasi

2 Mesin Printer rusak Menggunakan mesin printer dengan

baik dan melakukan perawatan rutin
3 Koneksi Internet eror Penggunaan koneksi internet dari
handphone

18
 BAB IV: PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan aktualisasi dilaksanakan si Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS

Hanandjoeddin Tanjungpandan. Waktu pelaksanaan yaitu dari tanggal 16 Mei
2019 hingga tanggal 25 Juni 2019. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan ini
merupakan kegiatan yang berdasarkan isu/masalah yang diangkat dan juga
berdasarkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) / tupoksi milik penulis yang telah
disetujui oleh Mentor dan Coach. Kondisi pelaksanaan aktualisasi bertepatan
dengan bulan Ramadhan, hari raya Idul Fitri dan Liburan Sekolah, tetapi disini
penulis memaksimalkan waktu untuk terwujudnya aktualisasi yang telah
direncanakan sebelumnya. Selama kegiatan tersebut penulis telah menerapkan
nilai-nilai dari ANEKA, yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen
Mutu, dan Anti Korupsi sebagai Aparatur Sipil Negara.

Tabel 4. 1 Uraian Kegiatan Aktualisasi di Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS

Hanandjoeddin Tanjungpandan

No Kegiatan Kreatif
1 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun,
2 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun,
3 Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk
surat masuk dan surat keluar
4 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus
administrasi
5 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan
kode warna disetiap box
6 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip
7 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen
arsip lainnya ke dalam google drive

Paparan secara detail tentang pelaksanaan agenda aktualisasi di Stasiun

Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan secara detail
dijelaskan sebagai berikut :

19
 Tabel 4. 2 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan Tahun

Judul Kegiatan Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 2 Melakukan scanning dokumen

Lampiran

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
pengumpulan dokumen-dokumen surat masuk yang ingin dilakukan scan. Dokumen surat
masuk dimulai dari Tahun 2018. Penulis melakukan pengelompokan dokumen surat
masuk berdasarkan tahun yang dimulai dari tahun 2018-2019.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
setiap dokumen masuk dikelompokkan didalam folder file berdasarkan tahun, bulan,
tanggal dan berdasarkan nomor surat. Kemudian penulis membuat file exel dan
melakukan pengelompokan berdasarkan nomor surat, tanggal surat, kode scan, tentang
dan tujuan. Kemudian penulis melakukan scan dokumen surat masuk dalam format pdf,
dan pemilihan ukuran sedang. Penulis membagi pengelompokan berdasarkan tanggal
surat, kode scan, tentang dan tujuan untuk mempermudah dalam pengidentifikasian.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen. Nilai Komitmen mutu dengan
kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien. Nilai
Nasionalisme dengan bekerjasama dengan Petugas Tata Usaha.

d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan scanning dari dokumen surat masuk ini untuk tata kelola
administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi
BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG
dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan scanning dokumen surat masuk dan untuk tata kelola
administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG
yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola
administrasi yang professional terhadap pelanggan.

20
 Tabel 4. 3 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun

Judul Kegiatan Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 3 Melakukan scanning dokumen

Lampiran

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
pengumpulan dokumen-dokumen surat keluar yang ingin dilakukan scan. Dokumen surat
masuk dimulai dari Tahun 2018. Penulis melakukan pengelompokan dokumen surat
masuk berdasarkan tahun yang dimulai dari tahun 2018-2019.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
setiap dokumen keluar dikelompokkan didalam folder file berdasarkan Tahun, Bulan, dan
Tanggal dan berdasarkan nomor surat. Kemudian penulis melakukan scan dokumen
surat masuk dalam format pdf, dan pemilihan ukuran sedang.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen, Nilai Komitmen mutu dengan
kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien. Nilai
Nasionalisme dengan bekerjasama dengan Petugas Tata Usaha.
d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan scanning dari dokumen surat masuk ini untuk tata kelola
administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi
BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG
dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan scanning dokumen surat keluar dan untuk tata kelola
administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG
yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola
administrasi yang professional terhadap pelanggan.

21
Tabel 4. 4 melakukan penyimpanan hasil scan arsip kedalam Google Drive untuk surat
masuk dan surat keluar

Judul Kegiatan Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk surat
masuk dan surat keluar

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 4 Penimpanan hasilscan ke dalam google drive

Lampiran

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
pengumpulan dokumen-dokumen surat masuk dan surat keluar. Dokumen yang sudah
diarsipkan berdasarkan folder file dan sudah discan ke file yang sudah dikelompokkan,
maka dilakukan penyimpanan di goole drive.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
setiap dokumen masuk dan keluar yang sudah dikelompokkan dan sudah dilakukakan
scanning, maka dokumen tersebut dimasukkan ke google drive. Pertama penulis
mendaftar terlebih dahulu google drive tata usaha. Email yang saya gunakan adalah
email dari tata usaha. Dikarenakan kapasitas dari google drive terbatas, penulis diawal
telah membuat kapasitas scanning dalam ukuran sedang. Google drive bisa digunakan
untuk menyimpan berbagai jenis file seperti: gambar-gambar (image), video, power point,
text, pdf, kuis dan lain-lain. Keuntungan mempunyai akun google drive yaitu : Free ,
Kapasitas cukup besar, mudah diakses, dapat berbagi file (di share) , membuat kuisioner.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen, Nilai Komitmen mutu dengan
kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien. Nilai
Nasionalisme dengan bekerjasama dengan Petugas Tata Usaha.

d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan penyimpanan hasil scan dari dokumen surat masuk dan surat
keluar ini kedalam google drive untuk tata kelola administrasi secara profesional demi
memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu
memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara
yang cepat, tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan penyimpanan hasil scan dari dokumen surat masuk dan surat
keluar ini kedalam google drive,dokumen surat masuk dan untuk tata kelola administrasi
secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus
pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi
yang professional terhadap pelanggan.

22
 Tabel 4. 5 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam komputer khusus
administrasi

Judul Kegiatan Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus
administrasi

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 5 Melakukan backup kedalam computer khusus

Lampiran

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam komputer khusus administrasi. Penulis
memilih satu komputer khusus guna mengumpulkan setiap hasil digitalisasi agar
mempermudah dalam pencarian data dan demi keamanan data hasil digitalisasi.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
data hasil digitalisai yang telah diproses sebelumnya, yang dimulai dari pengelompokan
surat masuk dan keluar kedalam folder file, melakukan scanning dalam bentuk pdf dalam
ukuran sedang, dan menyimpan file tersebut ke dalam google drive, maka selanjutnya
penulis melakukan backup data didalam satu komputer khusus. Penulis menggunakan
komputer khusus sesuai dengan persetujuan dari Kepala Stasiun. Setiap dokumen yang
sudah ada backup data , akan mempermudah pada saat pengambilan data bagi yang
berkepentingan.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen, Nilai Komitmen mutu dengan
kreatifitas dan ide sendiri membuat arsip digital lebih efektif dan efisien.

d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus
administrasi dari dokumen surat masuk dan keluar ini untuk tata kelola administrasi
secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai
dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini
informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus
administrasi dokumen surat masuk dan keluar untuk tata kelola administrasi secara
profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada
kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang
professional terhadap pelanggan.

23
Tabel 4. 6 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode
warna disetiap box

Judul Kegiatan Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode
warna disetiap box

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 6 Melakukan penataan dokumen berdasarkan warna box

Lampiran

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode warna
disetiap box. Dalam pembuatan kode warna disetiap box untuk merapikan dan
mempermudah dalam pengenalan setiap dokumen.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
untuk dokumen yang sudah disusun di folder file, baik surat masuk, surat keluar, maka
penulis melakukan penataan folder file tersebut didalam lemari khusus penyimpanan file.
Penulis tetap melakukan pengurutan berdasarkan jenis surat dan tahun surat.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen.

d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan kode
warna disetiap box tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan
konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan
pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat,
tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan
kode warna disetiap box untuk tata kelola administrasi secara profesional memberikan
kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang
diberikan dan memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap
pelanggan.

24
 Tabel 4. 7 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip

Judul Kegiatan Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 7 Penataan ruangan penyimpanan dokumen arsip

Lampiran

Berisi uraian kegiatan yang lebih detil dari table 2.1 yang berisi:

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
ruangan yang telah ditentukan dan dipilih dalam penyimpanan dokumen arsip disusun
dan dirapikan demi ketahanan dan ke akuratan setiap dokumen tersebut. Penulis
melakukan penataan ruangan agar dokumen yang sudah di arsip tersebut dapat
digunakan dalam jangka waktu yang panjang. Penataan ruangan yang dilakukan juga
untuk mencegah agar dokumen tidak mudah rusak.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen.

d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip ini untuk
tata kelola administrasi secara profesional demi memberikan konstribusi terhadap nilai
instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu memberikan pelayanan data dan informasi
BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara yang cepat, tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip untuk
tata kelola administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai
organisasi BMKG yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan
memberikan tata kelola administrasi yang professional terhadap pelanggan.

25
 Tabel 4. 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen
arsip lainnya ke dalam google drive

Judul Kegiatan Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen
arsip lainnya ke dalam google drive

Tanggal 16 Mei – 25 Juni 2019

Daftar Lampiran 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya

Lampiran

a. Deskripsi proses
Penulis berkoordinasi dengan Kepala Stasiun, Kapoksi dan Bagian Tata Usaha untuk
dokumen arsip lainnya dan penyimpanan arsip lainnya ke dalam google drive.

b. Tahapan kegiatan
Tahapan kegiatan yang telak dilakukan untuk mengaktualisasikan kegiatan ini adalah,
dokumen yang sudah diarsipakan, baik didalam file folder, dan yang sudah dilakukan
dalam penataan ruangan khusus,dan sudah dilakukan scanning, maka dokumen tersebut
dimasukkan ke dalam google drive. Pemilihan penyimpanan dalam bentuk file pdf dan
dalam ukuran sedang. Kegiatan penyimpanan dalam google drive sebagai salah satu
alternatif penyimpanan untuk pencadangan apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan,
seperti terjadi kerusakan dokumen apabila terjdi kebakaran, maka dokumen yang sudah
disimpan dalam google drive menjadi salah satu alternatif pengambilan dokumen.

c. Nilai dasar yang mendasari beserta indikatornya dan teknik aktualisasi yang digunakan
Nilai dasar yang mendasari kegiatan ini adalah Akuntabilitas dengan bertanggungjawab
dan memberikan Nilai Komitmen mutu dengan kreatifitas dalam pengoktimalan kinerja,
sehingga mempermudah proses pengarsipan dokumen,

d. Kontribusi terhadap visi-misi

Pelaksanaan kegiatan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen
arsip lainnya ke dalam google drive untuk tata kelola administrasi secara profesional demi
memberikan konstribusi terhadap nilai instansi BMKG sesuai dengan visinya yaitu
memberikan pelayanan data dan informasi BMKG dalam hal ini informasi Kualitas Udara
yang cepat, tepat dan akurat.

e. Kontribusi terhadap penguatan organisasi

Dilaksanakannya kegiatan scanning dokumen surat masuk dan untuk tata kelola
administrasi secara profesional memberikan kontribusi terhadap nilai organisasi BMKG
yaitu fokus pada kualitas informasi data yang diberikan dan memberikan tata kelola
administrasi yang professional terhadap pelanggan.

26
B. Capaian Agenda Aktualisasi

Tabel 4. 9 Capaian Agenda Aktualisasi

No Daftar Kegiatan Capaian Output % Keterangan

Kegiatan (persentase
capaian)

1 Melakukan scan Adanya scan surat Folder 90 Terlaksana

dokumen Surat masuk dokumen
Masuk dan Foto
Keamanan dokumen
dikelompokkan Kegiatan
terjaga
ke dalam exel
berdasarkan Tata arsip dokumen
tahun, yang baik, efektif dan
efisien dalam arsip
dokumen secara digital

2 Melakukan scan Adanya scan surat Folder 93 Terlaksana

dokumen Surat keluar dokumen
Keluar dan Foto
Keamanan dokumen
dikelompokkan Kegiatan
terjaga
ke dalam exel
berdasarkan Tata arsip dokumen
tahun, yang baik, efektif dan
efisien dalam arsip
dokumen secara digital

3 Melakukan Adanya arsip digital ke Foto 93 Terlaksana

penyimpanan dalam google drive Kegiatan
hasil Scan arsip
Keamanan dokumen Backup
kedalam Google
terjaga data
Drive untuk
surat masuk dan Tata arsip dokumen
surat keluar yang baik, efektif dan
efisien dalam arsip
dokumen secara digital

4 Melakukan Adanya arsip Foto 92 Terlaksana

backup data cadangan Kegiatan
hasil digitalisasi
Keamanan dokumen Backup
ke dalam
terjaga data
computer
khusus
administrasi

5 Melakukan Keamanan dokumen Foto 93

penataan dari terjaga Kegiatan
setiap dokumen
Tata arsip dokumen Backup
hardcopy
yang baik, efektif dan data
dengan

27
 pembuatan efisien dalam arsip
kode warna dokumen secara digital
disetiap box

6 Melakukan Keamanan dokumen Foto 92

penataan terjaga Kegiatan
ruangan untuk
Tata arsip dokumen
penyimpanan
yang baik, efektif
dokumen arsip

7 Melakukan Tata arsip dokumen Foto 86

digitalisasi yang baik, efektif dan Kegiatan
dokumen arsip efisien dalam arsip
Backup
lainnya dan dokumen secara digital
data
penyimpanan
dokumen arsip
lainnya ke dalam
google drive

C. Strategi Pembimbingan

Penulis melaksanaan aktualisasi selama 22 April 2019 s/d 25 Juni 2019 di

Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan. Dalam
penyusunan laporan aktualisasi ini penulis mendapatkan bimbingan dari coach
dan mentor. Konsultasi dan bimbingan dengan coach dilakukan secara tidak
langsung yaitu melaui whatsapp dengan hari dan waktu yang sudah ditentukan,
konsultasi dan bimbingan dengan mentor dilakukan secara langsung yaitu diskusi
tatap muka. Konsultasi dan bimbingan disesuaikan dengan kebutuhan.

28
D. Pembimbingan Dengan Coach
Tabel 4. 10 Pembimbingan Dengan Coach

Nama Peserta : DESIMIATY SILAEN

Instansi :STAMET KELAS III H.AS HANANDJOEDDIN TANJUNGPANDAN

Tempat Aktualisasi : Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS Hanandjoeddin Tnajungpandan

No Tanggal Kegiatan Output Media komunikasi

yang digunakan
(telepon/
SMS/email/fax/telegra
m/dll.

1 23 Juni 2019 Progress Perkembangan -Perbaikan Email, Whatsap

Laporan Aktualisasi Bab 4
2 26 Juni 2019 Masukan Penulisan dan -Peningkatan Email
koreksi laporan aktualisasi proses laporan
3 28 Juni 2019 Progress PPT Presentasi dan -Finalisasi Diskusi langsung
Hasil akhir Laporan Laporan Akhir
Aktualisasi
-Powerpoint
laporan

E. Pembimbingan dengan Mentor

Tabel 4. 11 pembimbingan dengan Mentor

Nama Peserta : DESIMIATY SILAEN

Instansi : STA.MET KELAS III H.AS HANANDJOEDDIN TANJUNGPANDAN

Tempat Aktualisasi: Stasiun Meteorologi Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan

No Tanggal Kegiatan Output Paraf

Mentor

1 22 Mei 2019 Konsultasi mengenai dokumen Pengarahan

yang akan dilakukan
pengarsipan

2 29 Mei 2019 Konsultasi penataan ruangan Persetujuan

penyimpanan dokumen

3 14 Juni 2019 Konsultasi Progress Aktualisasi Persetujuan

4 17 Juni 2019 Bimbingan Laporan Akhir Laporan Aktualisasi

Aktualisasi

29
F. Kendala dan Strategi Mengatasinya

Tabel 4. 12 Kendala dan Strategi Mengatasinya

No Kendala yang mungkin terjadi Strategi mengatasi kendala

1 Sering terjadi pemadaman listrik Menyalakan Genset atau melaporkan
ke kepala kelompok teknisi agar
masalah bisa teratasi
2 Mesin Printer rusak Menggunakan mesin printer dengan
baik dan melakukan perawatan rutin
3 Koneksi Internet eror Penggunaan koneksi internet dari
handphone
4 Ketersediaan dokumen – Dokumen disimpan di tempat yang
dokumen dan kualitas dokumen aman, dan penyimpanan dilakukan
perawatan rutin sekali seminggu.

30
 BAB V: PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari pelaksanaan aktualisasiyang telah dilaksanakan dapat disimpulkan
sebagai berikut :
1. Aktualisasi nilai-nilai dasar ASN sangat penting bagi penulis karena
menjadi pembelajaran bagipenulis bagaimana menerapkan nilai-nilai
Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi
dan kemudian dituangkan ke dalam aktualisasi. Kegiatan ini
merupakan langkah awal untuk membentuk jiwa Aparatur Sipil Negara
di masa yang akan datang dalam menjalankan tugas sebagai pelayan
publik di unit tempat bekerja guna meningkatkan kualitas sumber daya
ASN dan kualitas pelayanan public.
2. Kegiatan pemeliharaan dokumen sangatlah penting karena mampu
menjaga ketahanan setiap dokumen dalam jangka panjang.
Penyimpanan digitalisasi di dalam google drive merupakan salah satu
kreatifitas penulis sehingga menjadi salah satu alternatif apabila terjadi
hal-hal yang tidak diinginkan seperti terjadi kebakaran.
3. Rancangan kegiatan yang telah di aktualisasikan oleh penulis
membantu meningkatkan dalam pengelolaan pengarsipan dokumen di
Stasiun Kelas III H.AS Hanandjoeddin Tanjungpandan.

B. Rekomendasi
Penerapan nilai-nilai dasar profesi ASN (Akuntabilitas, Nasonalisme,
Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti korupsi) diharapkan memberikan
pengaruh tidak hanya untuk diri ASN sendiri tetapi juga lingkungan sekitar.
Nilai-nilai dasar ASN juga diharapkan bukan hanya diterapkan pada saat
kegiatan aktualisasi saja, akan tetapi juga diterapkan ketika kembali ke unit
kerja di kemudian hari.

31
 REFERENSI

https://www.syifawanajah.com/2014/07/mendaftar-google-drive-sebagai-
media.html (diakses pada tanggal 22 Juni 2019)
https://www.youtube.com/watch?v=Lnd_7uELeiM (diakses pada tanggal 22 Juni
2019)
https://www.google.com/search?hl=in&ei=2mUPXfLSBNa4tAbn4ayoCA&q=cara+
membuat+daftar+tabel+dan+gambar+otomatis&oq=cara+membuat+daftar+tabel
&gs_l=psy-ab.1.3.0l10.2510783.2513612..2519281...0.0..0.304.3468.2-
11j1......0....1..gws-wiz.......0i71.zgsDuUJ_JDA (diakses pada tanggal 22 Juni
2019)

https://id.wikipedia.org/wiki/Pertanggungjawaban (diakses pada tanggal 22 Juni

2019)

https://www.bmkg.go.id/profil/?p=visi-misi (diakses pada tanggal 22 Juni 2019)

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 2014. UU

No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Jakarta : Men PAN-RB

Lembaga Administrasi Negara. 2015. Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Profesi Pegawai

Negeri Sipil : Modul Penyelenggaraan Perdana Pendidikan dan Pelatihan
Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga
Administrasi Negara
Lembaga Administrasi Negara.2015.Akuntabilitas : Modul Penyelenggaraan
Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil
Prajabatan Golongan III.Jakarta. Lembaga Administrasi Negara
Lembaga Administrasi Negara. 2015. Anti Korupsi : Modul Penyelenggaraan
Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil
Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara
Lembaga Administrasi Negara. 2015. Etika Publik : Modul Penyelenggaraan
Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil
Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara
Lembaga Administrasi Negara. 2015. Komitmen Mutu : Modul Penyelenggaraan
Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil
Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara
Lembaga Administrasi Negara. 2015. Nasionalisme : Modul Penyelenggaraan
Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil
Prajabatan Golongan III. Jakarta. Lembaga Administrasi Negara

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Badan Meteorologi Klimatologi dan Geofisika.

2019. Panduan Kegiatan Aktualisasi Nilai Dasar: Pelatihan Dasar
Golongan III Tahun 2019. Citeko. Balai Diklat Aparatur Citeko

32
Lampiran 1
PENETAPAN ISU

A. Nama Stasiun/Subid : Stasiun Meteorologi Kelas III H. AS

Hanandjoeddin Tanjungpandan

B. Tupoksi
1. Mengajukan SPM – UP, SPM –GU, SPM-Gaji / Lembur, SPPPM-LS
ke KPPN
2. Membukukan setiap penerimaan uang, SPM, Pajak dan setiap
pengeluaran berupa tagihan pihak ketiga
3. Menyimpan setiap penerimaan uang atau kertas-kertas berharga
dalam brankas/Bank setelah dibukukan
4. Melaksanakan tagihan pihak ketiga dan menyetor seluruh
penerimaan/pungutan pajak ke KPPN melalui Bank
5. Melaksanakan penutupan buku serta mebuatkan Register penutupan
kas setiap akhir bulan
6. Membuat LKKA, Laporan pungutan dan penyetoran pajak serta
laporan realisasi Anggaran Rutin setiap akhit bulan
7. Mengajukan SPP Gaji dan lembur
8. Membuat SPT PPh pasal 21 para pegawai
9. Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan Tata Usaha
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

Tupoksi yang dipilih dan terkait dengan isu strategis yang

berkembang adalah nomor 9.

C. Isu Strategis/Masalah Utama

1. Belum tersedianya sebuah sistem digitalisasi dokumen yang mudah
diakses (MA);
2. Dokumen masih dalam bentuk hardcopy, belum ada dalam bentuk
softcopy (MA);
3. Dokumen masih tidak tersusun secara sistematis(MA);
4. Belum adanya Backup dokumen-dokumen(MA);

33
 Keterangan: PB (Pelayanan Publik), MA (Manajemen ASN), WoG
(Whole of Gaverment)
Menentukan prioritas masalah dari isu strategi/masalah utama yang
berkembang menggunakan USG sebagai berikut:

Kriteria Penilaian Total

No Masalah Utama
U S G Nilai
Belum tersedianya sebuah sistem
1 digitalisasi dokumen yang mudah 5 4 5 14
diakses
Dokumen masih dalam bentuk
2 hardcopy, belum ada dalam 5 5 5 15
bentuk softcopy
Dokumen masih tidak tersusun
3 5 4 4 13
secara sistematis
Belum adanya Backup dokumen-
4 4 4 4 12
dokumen

D. Rumusan Isu

“Belum tersedianya arsip dokumen dalam bentuk softcopy untuk

mempermudah akses ketika dibutuhkan di Stamet Kelas III H. AS
Hanandjoeddin Tanjungpandan”

E. Kegiatan Kreatif Pemecahan Isu

No Kegiatan Kreatif
1 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun,
2 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam exel
berdasarkan tahun,
3 Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive untuk
surat masuk dan surat keluar
4 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus
administrasi
5 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan pembuatan
kode warna disetiap box
6 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip
7 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan dokumen
arsip lainnya ke dalam google drive

34
Lampiran 2 Melakukan scan dokumen Surat Masuk dan dikelompokkan ke dalam
exel berdasarkan tahun

Gambar 2 Melakukan scanning dokumen masuk

35
Lampiran 3 Melakukan scan dokumen Surat Keluar dan dikelompokkan ke dalam
exel berdasarkan tahun

Gambar 3 Melakukan scanning dokumen keluar

Lampiran 4 Melakukan penyimpanan hasil Scan arsip kedalam Google Drive

untuk surat masuk dan surat keluar

Gambar 4 Penyimpanan Hasi Scan ke dalam Google Drive

36
Lampiran 5 Melakukan backup data hasil digitalisasi ke dalam computer khusus
administrasi

Gambar 5 Melakukan Backup data kedalam komputer khusus

Lampiran 6 Melakukan penataan dari setiap dokumen hardcopy dengan

pembuatan kode warna disetiap box

Gambar 6 Melakukan penataan dokumen berdasarkan warna box

37
Lampiran 7 Melakukan penataan ruangan untuk penyimpanan dokumen arsip

Gambar 7 Penataan ruangan penyimpanan dokumen arsip

Lampiran 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya dan penyimpanan

dokumen arsip lainnya ke dalam google drive

Gambar 8 Melakukan digitalisasi dokumen arsip lainnya

38