KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT UNTUK DIREKTORAT FASILITASI
PENGEMBANGAN KAPASITAS APARATUR DESA

Disusun Oleh :
SUDIBYO, S.KOM
NIP. 199308122020121011
KELAS A5 – II

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
TAHUN 2021
 LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III/a

Judul : Membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Untuk

Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa
Nama : Sudibyo
NIP : 199308122020121011
Golongan/Pangkat : III/a / Penata Muda
Unit Kerja : Direktorat Jendral Bina Pemerintahan Desa

Disahkan berdasarkan Seminar Rancangan Aktualisasi pada tanggal…………

untuk diimplementasikan pada tahap Habituasi, dan selanjutnya diujikan pada
Seminar Aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Golongan …… Angkatan…… yang
dilaksanakan pada tanggal ...............di Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia/Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Regional…….

……………, ......... 2020

Coach, Penguji,

(…………….) (……………………..)

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas penyertaan dan
kasih-Nya yang melimpah dan senantiasa menyertai Penulis sehingga dapat
menyelesaikan tulisan laporan aktualisasi dengan judul Membangun Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Untuk Direktorat FPKAD dalam rangka memenuhi
persyaratan kegiatan Pelatihan Dasar CPNS Kementerian Dalam Negeri tahun 2021.

Penulisan tugas rancangan aktualisasi ini tidak dapat terlaksana sebagaimana yang
diharapkan tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu pada
kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Ginting Prabowo, S.Sos, M.Si selaku kepala subbagian tata usaha
Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa yang juga telah
memberikan bimbingan, saran, serta koreksi dalam kegiatan penyusunan
laporan rancangan aktualisasi
2. Bapak Wawan Hermawan, S.E, M.M selaku mentor yang telah memberikan
bimbingan, saran, serta koreksi dalam kegiatan penyusunan laporan
rancangan aktualisasi;
3. Istri Penulis yang telah memberikan motivasi dan dukungan kepada Penulis;
4. Orang tua Penulis yang telah memberikan doa, semangat dan kasih sayang
untuk Penulis;
5. Serta pihak-pihak lain yang telah bersedia untuk dilibatkan dan dimintai
pertolongan dalam menyusun laporan rancangan aktualisasi ini.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, oleh karena itu
Penulis menerima kritik dan saran yang membangun dari semua pihak untuk
penyusunan laporan selanjutnya yang lebih baik. Semoga laporan ini dapat
memberikan manfaat bagi pembaca sekaligus dapat menjadi bahan acuan untuk
penelitian lebih lanjut.

Jakarta, 16 April 2021

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................................................. ii

KATA PENGANTAR .......................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR DAN TABEL ..................................................................................................... v
A. PROFIL INSTANSI DAN PESERTA ........................................................................................... 1
A.1. Profil Direktorat Jendral Bina Pemerintahan Desa ....................................................... 1
A.2. Profil Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa ..................... 3
A.3. Profil Peserta .......................................................................................................................... 4
B. RANCANGAN AKTUALISASI ..................................................................................................... 5
B.1. DESKRIPSI ISU ....................................................................................................................... 5
B.1.1. Pencatatan Arsip Surat Direktorat FPKAD Masih Manual................................. 5
B.1.2. Pencatatan Jadwal Kegiatan Direktorat FPKAD Masih Manual ....................... 7
B.1.3. Tidak Ada Database Untuk Mengumpulkan Data Aparatur Desa .................... 7
B.2. PENETAPAN CORE ISU ....................................................................................................... 8
B.3. PENENTUAN PENYEBAB CORE ISU................................................................................ 9
B.4. GAGASAN KREATIF PEMECAHAN CORE ISU .............................................................. 9
B.5. MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI ........................................................................... 10
B.6. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI NILAI (ANEKA) ........................... 13
C. RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI ................................................................. 14
D. REFERENSI .................................................................................................................................. 15

iv
 DAFTAR GAMBAR DAN TABEL

Gambar 1. Analisa Fishbone Diagram .............................................................................................. 9

Tabel 1. Analisa Metode USG ............................................................................................................ 8

Tabel 2. Matrik Rancangan Aktualisasi .......................................................................................... 11
Tabel 3. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi Nilai – Nilai PNS (ANEKA) ........................... 13
Tabel 4. Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi ............................................................................ 14

v
 A. PROFIL INSTANSI DAN PESERTA

A.1. Profil Direktorat Jendral Bina Pemerintahan Desa

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 13

Tahun 2021 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri,
Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa (sebelumnya bernama Direktorat
Jenderal Pemberdayaan Masyarakat dan Desa) adalah unsur pelaksana Kementerian
Dalam Negeri di Bidang Pembinaan Pemerintahan Desa. Direktorat Jenderal Bina
Pemerintahan Desa yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri
Dalam Negeri. Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa dipimpin oleh Direktur
Jenderal. (Permendagri No.13, 2021)

Visi Ditjen Bina Pemerintahan Desa adalah mewujudkan pemerintahan desa

yang dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, sedangkan untuk misi
sebagai berikut :

1. Memantapkan penyelenggaraan pemerintahan desa guna

meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada masyarakat yang
ditunjukan dengan pemenuhan SPM Desa;
2. Memantapkan peran perencanaan partisipatif dengan perlibatan aktif
kelembagaan masyarakat desa dalam upaya pengentasan kemiskinan
pada wilayah desa dan kawasan perdesaan;
3. Memantapkan tata kelola aset dan keuangan desa berdasarkan prinsip
transparansi, akuntabilitas, dan kemanfaatan;
4. Meningkatkan kualitas kehidupan sosial budaya dan kerjasama
masyarakat desa;
5. Meningkatkan kualitas evaluasi penyelenggaraan pemerintahan desa
dan penyusunan peringkat tingkat perkembangan desa;
6. Meningkatkan kapasitas aparat dan lembaga masyarakat dalam
pelaksanaan pembangunan desa lingkup regional.
 Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa mempunyai tugas
menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan
pemerintahan desa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam
melaksanakan tugas Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa menyelenggarakan
fungsi :
1. Perumusan kebijakan di bidang fasilitasi penataan desa,
penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa, pengelolaan
keuangan dan aset desa, produk hukum desa, pemilihan kepala desa,
perangkat desa, pelaksanaan penugasan urusan pemerintahan,
kelembagaan desa, kerja sama pemerintahan, serta evaluasi
perkembangan desa;
2. Pelaksanaan kebijakan di bidang fasilitasi penataan desa,
penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa, pengelolaan
keuangan dan aset desa, produk hukum desa, pemilihan kepala desa,
perangkat desa, pelaksanaan penugasan urusan pemerintahan,
kelembagaan desa, kerja sama pemerintahan, serta evaluasi
perkembangan desa;
3. Pelaksanaan pembinaan umum dan koordinasi di bidang fasilitasi
penataan desa, penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa,
pengelolaan keuangan dan aset desa, produk hukum desa, pemilihan
kepala desa, perangkat desa, pelaksanaan penugasan urusan
pemerintahan, kelembagaan desa, kerja sama pemerintahan, serta
evaluasi perkembangan desa;
4. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang penataan
desa, penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa, pengelolaan
keuangan dan aset desa, kelembagaan desa, dan kerja sama desa;
5. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang fasilitasi
penataan desa, penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa,
pengelolaan keuangan dan aset desa, produk hukum desa, pemilihan
kepala desa, perangkat desa, pelaksanaan penugasan urusan
pemerintahan, kelembagaan desa, kerja sama pemerintahan, serta
evaluasi perkembangan desa;
6. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang fasilitasi penataan
desa, penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa, pengelolaan
2
 keuangan dan aset desa, produk hukum desa, pemilihan kepala desa,
perangkat desa, pelaksanaan penugasan urusan pemerintahan,
kelembagaan desa, kerja sama pemerintahan, serta evaluasi
perkembangan desa;
7. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa;
8. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.
Susunan Organisasi Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa, terdiri atas:
1. Sekretariat Direktorat Jenderal;
2. Direktorat Penataan dan Administrasi Pemerintahan Desa;
3. Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa;
4. Direktorat Fasilitasi Keuangan dan Aset Pemerintahan Desa;
5. Direktorat Kelembagaan dan Kerja Sama Desa; dan
6. Direktorat Evaluasi Perkembangan Desa.

A.2. Profil Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 13 Tahun 2021 Direktorat

Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa di bidang fasilitasi
pengembangan kapasitas aparatur desa. Direktorat Fasilitasi Pengembangan
Kapasitas Aparatur Desa dalam melaksanakan tugas sesuai dengan Permendagri
No.13 Tahun 2021, menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan perumusan dan penyerasian kebijakan di bidang fasilitasi

pengembangan kapasitas aparatur desa;
b. Pelaksanaan kebijakan di bidang fasilitasi fasilitasi pengembangan
kapasitas aparatur desa;
c. Pelaksanaan pembinaan umum dan koordinasi di bidang fasilitasi
pengembangan kapasitas aparatur desa;
d. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang fasilitasi
pengembangan kapasitas aparatur desa;
e. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang fasilitasi
pengembangan kapasitas aparatur desa;
f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat.

3
Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa, terdiri atas :
1. Subdirektorat Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa Wilayah I;
2. Subdirektorat Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa Wilayah II;
3. Subdirektorat Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa Wilayah III;
4. Subdirektorat Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa Wilayah IV;
5. Subbagian Tata Usaha.
6. Kelompok Jabatan Fungsional
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan program
kerja, penyusunan laporan, dan melakukan urusan pengelolaan administrasi apartur
sipil negara, rumah tangga dan urusan tata usaha direktorat. Subbagian Tata Usaha
sebagaimana dimaksud, dalam melaksanakan tugasnya secara administratif berada
di bawah Bagian Umum pada Sekretariat Direktorat Jenderal dan secara operasional
bertanggungjawab kepada direktur.

A.3. Profil Peserta

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara nomor 32

tahun 2020 Jabatan Fungsional Pranata Komputer adalah jabatan yang mempunyai
ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, wewenang,dan hak untuk melaksanakan
kegiatan system teknologi informasi berbasis komputer. Tugas Jabatan Fungsional
Pranata Komputer yaitu melaksanakan kegiatan teknologi informasi berbasis
komputer yang meliputi tata kelola dan tata laksana teknologi informasi, infrastruktur
teknologi informasi, serta sistem informasi dan multimedia. (PermenpanRB No.32,
2020)
Jabatan Fungsional Pranata Komputer merupakan jabatan fungsional kategori
keterampilan dan keahlian. Jenjang Jabatan Fungsional Pranata Komputer kategori
keahlian sebagaimana dimaksud, dari jenjang terendah sampai jenjang tertinggiterdiri
atas:
a. Pranata Komputer Ahli Pertama;
b. Pranata Komputer Ahli Muda;
c. Pranata Komputer Ahli Madya; dan
d. Pranata Komputer Ahli Utama.

4
 B. RANCANGAN AKTUALISASI

B.1. DESKRIPSI ISU

B.1.1. Pencatatan Arsip Surat Direktorat FPKAD Masih Manual

Didalam Pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 menyatakan bahwa tujuan

kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintah. (UU
No.43, 2009)
Untuk itu sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan
baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan
banyak kesulitan, baik dalam penyimpanannya, pengambilan maupun dalam
pengembalian arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan,
sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dan pelaksanaannya.
Dengan kata lain, system kearsipan harus sederhana. Untuk kearsipan harus
disesuaikan dengan jenis dan ruang lingkup organisasi.
c. Murah/ Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ ekonomis dalam arti
tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana atau biaya maupun dalam
pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
d. Tidak memakan tempat
Yang dimaksud tempat adalah tempat penyimpanan arsip-arsip yang harus
disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan
dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gedung arsip = archives
storage), rak arsip almari dan sebagamya. terlepas dari jenis dan bentuk
tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang
dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.

5
 e. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang
disimpan harus mudah ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabila
sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi
Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan
jenis dan ruang lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik
bagi suatu organisasi belum tentu baik / cocok apabila dilaksanakan oleh
organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes
FIeksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan
disetiap suatu organisasi dan dapat mengikuti perkembangan suatu
organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis, berkembang.
Jangan sampai sistem filling yang dilaksanakan setiap saat berubah yang
disebabkan oleh perkembangan organisasi. Oleh karena itu sistem harus
ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik,
memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh
karena itu system kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah
campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, yang tidak
berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara,
dan berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang,
serangga, rayap dan kelembapan udara.
i. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan
yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapan atau peralatan.(Drs. Ig. Wursanto. 1995 : 30-32)
Berdasarkan undang – undang tersebut ditemukan bahwa pengarsipan surat di
Direktorat FPKAD masih belum sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.

6
 B.1.2. Pencatatan Jadwal Kegiatan Direktorat FPKAD Masih Manual

Pimpinan Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur Desa (FPKAD)

biasanya memiliki banyak kegiatan. Pengaturan semua kegiatanya tidak mungkin
dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu pimpinan FPKAD memerlukan seseorang
yang ditugaskan untuk membantu pekerjaannya dalam mencatat jadwal kegiatan.
Salah satu tugasnya yaitu mengatur agenda kegiatan pimpinan. Sesorang tersebut
harus cermat dan teliti dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan, agar tidak terjadi
kesalahan dalam pencatatan susunan jadwal kegiatan pimpinan. Jadwal kegiatan
tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam
pelaksanaan kegiatan, pimpinan akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan
dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting. Pimpinan
FPKAD memerlukan informasi susunan agenda secara teratur. Selain itu memiliki
tanggung jawab untuk membuat susunan agenda, yang biasanya informasi jadwal
disajikan melaui media kertas sehingga kadang-kadang terjadi.

B.1.3. Tidak Ada Database Untuk Mengumpulkan Data Aparatur Desa

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat menuntut manusia untuk

bekerja cepat, akurat dan efisien. Pengolahan data dan informasi secara manual
memiliki banyak kendala baik faktor eksternal maupun internal. Dewasa ini sistem
informasi berbasis komputer kini mulai banyak digunakan untuk menggantikan
pengolahan data secara manual. Sistem berbasis komputer ini membuat pengguna
lebih mudah dan cepat dalam menyelesaikan segala permasalahannya. Kondisi
masyarakat Indonesia terdiri dari 74.961 desa/kelurahan. Di antara desa yang ada di
Indonesia memiliki potensi administrasi desa yang cukup modern namun kondisi
teknis pelaksanaan kurang memadai. Untuk itu perlu adanya system informasi
berbasis web yang digunakan untuk menyimpan seluruh data aparatur desa yang ada
di Indonesia.

7
 B.2. PENETAPAN CORE ISU

Isu-isu yang ditemukan selama melaksanakan tugas di Subbagian Tata Usaha

Direktorat Fasilitasi Pengembangan Aparatur Desa adalah sebagai berikut :
1. Pencatatan arsip surat Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas Aparatur
Desa yang masih manual
2. Pencatatan kegiatan pimpinan Direktorat Fasilitasi Pengembangan Kapasitas
Aparatur Desa yang masih manual
3. Tidak ada Database untuk mengumpulkan data aparatur desa

Isu-isu tersebut kemudian dianalisis menggunakan metoda penapisan isu USG

(Urgency, Seriousness, Growth). Urgency menunjukkan seberapa mendesak isu
tersebut harus diatasi, seriousness menunjukkan seberapa serius atau seberapa
besar isu tersebut, dan growth menunjukkan seberapa besar potensi isu tersebut
memburuk. Skala 1 (tidak memenuhi) hingga 5 (sangat memenuhi) digunakan untuk
menganalisis isu-isu tersebut.

Masalah Urgency Seriousness Growth Total Peringkat

Pencatatan arsip surat
Direktorat Fasilitasi
Pengembangan Kapasitas 5 5 3 13 1
Aparatur Desa yang masih
manual
Pencatatan kegiatan pimpinan
Direktorat Fasilitasi
Pengembangan Kapasitas 4 4 3 11 3
Aparatur Desa yang masih
manual
Tidak ada Database untuk
mengumpulkan data aparatur 5 4 3 12 2
desa
Tabel 1. Analisa Metode USG
Berdasarkan hasil analisa menggunakan metode USG maka ditentukan bahwa core
isu dari Direktorat FPKAD adalah Pencatatan arsip surat yang masih manual.

8
 B.3. PENENTUAN PENYEBAB CORE ISU

Gambar 1. Analisa Fishbone Diagram

Dari core isu yang sudah ditentukan menggunakan analisis fishbone diagram,
ditemukan penyebab utama dari pencatatan arsip surat yang masih manual adalah
tidak adanya sistem informasi yang dapat digunakan untuk melakukan perngarsipan
surat sehingga menyebabkan sering terjadinya kehilangan dokumen yang penting,
menumpuknya arsip surat di ruangan dan kesulitan dalam menemukan arsip surat.
Hal tersebut disebabkan oleh tidak adanya sistem informasi yang digunakan dalam
pengarsipan surat yang ada di Direktorat FPKAD.

B.4. GAGASAN KREATIF PEMECAHAN CORE ISU

Berdasarkan isu yang sudah ditentukan, maka ditemukan gagasan untuk

mengatasi isu tersebut yaitu dengan membangun sistem informasi pengarsipan surat
Direktorat FPKAD dalam upaya peningkatan efektifitas, efisiensi, dan koordinasi
dalam melakukan proses pengarsipan surat.

9
 B.5. MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Visi / Penguatan Nilai Organisasi
Misi Organisasi
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
1. Membuat a) Komunikasi dan Persetujuan Akuntabilitas : Pekerjaan lebih dapat a) Pengembangan SDM Profesionalisme karena melaksanakan
rancangan konsultasikan dari atasan dipertanggungjawabkan dan transparan untuk dapat tugas sesuai dengan jabatan untuk
sistem informasi gagasan dengan Nasionalisme : Menerapkan Pancasila menggunakan sistem mencapai kinerja terbaik
pengarispan atasan dalam melaksanakan kegiatan dengan informasi dalam Integritas karena dapat membangun
surat b) Membuat flowchart Flowchart membuat musyawarah untuk mencapai pekerjaannya kepercayaan dengan kejujuran dan tanggug
sistem pengarsiapan mufakat b) Membangun sarana jawab
surat Etika Publik : Melakukan komunikasi dan prasarana untuk Disiplin karena dapat melaksanaka tugas
c) Membuat relasi Database dengan atasan secara sopan dan mempermudah sesuai dengan peraturang perundang-
database sistem memeperhatikan etika dan etiket pegawai dalam undangan
pengarispan surat sebagai bawahan melaksanakan tugas Inovatif karena melakukan pembaharuan ke
d) Membuat rancangan User Komitmen Mutu : Melaksanakan c) Mengembangkan arah yang lebih baik
User Interface sistem Interface kegiatan dengan memperhatikan proses digitalisasi Pelayanan karena dapat memenuhi
pengarsipan surat mutu/kualitas dari setiap ouput yang dalam pengarsipan kebutuhan organisasi
dihasilkan surat Sinergitas karena dapat membangun dan
Anti Korupsi : Melaksanakan kegiatan memastikan Kerjasama internal yang
dengan disiplin dan tidak merugikan produktif. (Permendagri No.78, 2018)
orang lain

2. Membuat sistem a) Mengumpulkan data Tabel Akuntabilitas : Membuat sistem a) Membangun sarana Profesionalisme karena melaksanakan
informasi yang akan dimasukan Database informasi yang transparan dan dapat dan prasarana tugas sesuai dengan jabatan untuk
pengarsipan ke dalam database memberikan informasi yang akurat, untuk mempermudah mencapai kinerja terbaik
surat b) Membuat database Database detail dan valid pegawai dalam Integritas karena dapat membangun
sistem informasi Nasionalisme : Menggunakan melaksanakan tugas kepercayaan dengan kejujuran dan tanggug
pengarsipan surat lambang negara sesuai dengan b) Mengembangkan jawab
c) Membuat User User ketentuan perundang-undangan proses digitalisasi Disiplin karena dapat melaksanaka tugas
Interface Sistem Interface Komitmen Mutu : Membuat sistem dalam pengarsipan sesuai dengan peraturang perundang-
Pengarsipan surat infomasi yang aman dan sesuai dengan surat undangan
d) Melakukan integrasi Sistem mutu yang sudah ditentukan c) Pengembangan SDM Inovatif karena melakukan pembaharuan ke
database dan user Informasi Anti Korupsi : Mengumpulkan data untuk dapat arah yang lebih baik
interface yang dibutuhkan dengan jujur untuk menggunakan sistem Pelayanan karena dapat memenuhi
menghindari data yang tidak valid informasi dalam kebutuhan organisasi
pekerjaannya Sinergitas karena dapat membangun dan
memastikan Kerjasama internal yang
produktif

10
3. Melakukan uji a) Membuat scenario Skenario Akuntabilitas : Melakukan uji coba a) Membangun sarana Profesionalisme karena melaksanakan
coba sistem negative testing sistem sesuai dengan timeline yang dan prasarana tugas sesuai dengan jabatan untuk
informasi b) Membuat scenario Skenario sudah ditentukan untuk mempermudah mencapai kinerja terbaik
pengarsipan positif testing Komitmen Mutu : Melakukan uji coba pegawai dalam Integritas karena dapat membangun
surat c) Membuat scenario Skenario sesuai dengan teliti serta berdasarkan melaksanakan tugas kepercayaan dengan kejujuran dan tanggug
button dan function metodologi yang digunakan b) Mengembangkan jawab
testing Anti Korupsi : Melaksanakan uji coba proses digitalisasi Disiplin karena dapat melaksanaka tugas
d) Membuat laporan Laporan sistem dengan jujur dan penuh dalam pengarsipan sesuai dengan peraturang perundang-
hasil uji coba tanggung jawab surat undangan
c) Pengembangan SDM Inovatif karena melakukan pembaharuan ke
untuk dapat arah yang lebih baik
menggunakan sistem Pelayanan karena dapat memenuhi
informasi dalam kebutuhan organisasi
pekerjaannya Sinergitas karena dapat membangun dan
memastikan Kerjasama internal yang
produktif

4. Melakukan a) Melakukan back up Database Akuntabilitas : Melakukan a) Membangun sarana Profesionalisme karena melaksanakan
perbaikan dan database pemeliharaan sistem informasi dengan dan prasarana tugas sesuai dengan jabatan untuk
pemeliharaan b) Melakukan back up Dokumen penuh tanggung jawab untuk mempermudah mencapai kinerja terbaik
sistem user interface Etika Publik : Melaksanakan perintah pegawai dalam Integritas karena dapat membangun
pengarsiapan c) Membuat SOP sistem Dokumen atasan dengan sebaik – baiknya melaksanakan tugas kepercayaan dengan kejujuran dan tanggug
surat informasi pengarsipan Komitmen Mutu : Apabila ditemukan b) Mengembangkan jawab
surat masalah Ketika proses uji coba proses digitalisasi Disiplin karena dapat melaksanaka tugas
d) Membuat user dan User dan langsung dilakukan perbaikan dengan dalam pengarsipan sesuai dengan peraturang perundang-
password untuk login Password tepat surat undangan
Anti Korupsi : Disiplin dalam c) Pengembangan SDM Inovatif karena melakukan pembaharuan ke
melakukan pemeliharaan sistem yang untuk dapat arah yang lebih baik
sudah berjalan menggunakan sistem Pelayanan karena dapat memenuhi
informasi dalam kebutuhan organisasi
pekerjaannya Sinergitas karena dapat membangun dan
memastikan Kerjasama internal yang
produktif

Tabel 2. Matrik Rancangan Aktualisasi

11
Berdasarkan hasil metrik rancangan aktualisasi tersebut maka ditentukan 4 kegiatan
dalam melakukan pembangunan sistem infromasi pengarsipan surat untuk Direktorat
FPKAD. Kegiatan tersebut adalah :

1. Membuat rancangan sistem informasi pengarispan surat

a) Komunikasikan dan konsultasi dengan atasan
b) Membuat flowchart sistem pengarsipan surat
c) Membuat relasi database sistem pengarsipan surat
d) Membuat rancangan user interface sistem pengarsipan surat
2. Membuat sistem informasi pengarsipan surat
a) Mengumpulkan data yang akan dimasukan ke dalam database
b) Membuat database sistem informasi pengarsipan surat
c) Membuat user interface sistem informasi pengarsipan surat
d) Melakukan integrasi database dan user interface
3. Melakukan uji coba sisten informasi
a) Membuat scenario negative testing
b) Membuat scenario positif testing
c) Membuat scenario button dan function testing
d) Membuat laporan hasil uji coba
4. Melakukan perbaikan dan pemeliharaan sistem informasi
a) Melakukan back up database
b) Melakukan back up user interface
c) Membuat SOP sistem informasi pengarsipan surat
d) Membuat user dan password

12
 B.6. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI NILAI (ANEKA)

NILAI DASAR INDIKATOR NILAI KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN III KEGIATAN TOTAL
I II IV
I II III I II III I II III IV V VI I II III
TANGGUNG 6
JAWAB
AKUNTABILITAS KONSISTENSI 1
KEJELASAN 2
NASIONALISME CINTA BAHASA 4
INDONESIA
SOPAN SANTUN 5
TIDAK 1
ETIKA PUBLIK DISKRIMINATIF
TULUS 1
RAMAH
INOVATIF 2
EFEKTIF 1
KOMITMEN MUTU EFISIEN 2
ADAPTIF 3
RESPONSIF 3
PEDULI 4
ADIL 1
ANTI KORUPSI KERJA KERAS 1
TANGGUNG 3
JAWAB
Tabel 3. Matrik Rekapitulasi Rencana Habituasi Nilai – Nilai PNS (ANEKA)

13
 C. RENCANA JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI

KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN KEGIATAN I KEGIATAN II KEGIATAN III KEGIATAN IV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Komunikasi Dengan
Atasan
Membuat Flowchart
Membuat Rancangan Sistem Sistem Informasi
Informasi Membuat Rancangan
Database Sistem Informasi
Membuat Rancangan User
Interface Sistem Informasi
Mengumpulkan Data
Membuat Database Sistem
Informasi
Membuat User Interface
Membuat Sistem Informasi
Sistem Informasi
Melakukan integrasi
database dan user
interface
Membuat scenario
negative testing
Membuat scenario positif
Melakukan Uji Coba Sistem testing
Informasi Membuat scenario button
dan function testing
Membuat laporan hasil uji
coba
Melakukan backup
database
Melakukan backup user
Melakukan Perbaikan dan interface
Pemeliharaan Sistem Informasi Membuat SOP system
informasi
Membuat user dan
password
Tabel 4. Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi

14
 D. REFERENSI

UU No.43. (2009). Tentang Kearsipan.

Permendagri No.13. (2021). Tentang Struktur Organisasi. Indonesia.
Permendagri No.78. (2018). Tentang Nilai - Nilai Organisasi.
PermenpanRB No.32. (2020). Tentang Jabatan Fungsional Pranata Komputer.

15