BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin berperan dalam memenuhi
kebutuhan informasi, baik individu maupun organisasi, baik urusan pemerintah maupun
swasta. Penguasaan dan kapasitas penyimpanan informasi menjadi acuan baru dalam
menakar kualitas suatu organisasi sebagaimana halnya menakar keluasan wawasan
seorang individu dilihat dari banyaknya pengetahuan yang dimiliki. Berkat kemajuan
teknologi kapasitas penguasaan dan penyimpanan informasi secara manual dapat
dilampaui, bahkan bukan hanya pada dimensi keluasannya tetapi juga pada dimensi usia
informasi dan kemudahan untuk menemukan informasi sesuai kebutuhan. Hal ini menjadi
penting mengingat proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen
organisasi modern sangat bergantung pada informasi yang dikuasai, baik dari segi
kuantitas maupun mutunya. Pemanfaatan teknologi informasi dalam proses penyimpanan
atau pengarsipan informasi sangat mempengaruhi proses kerja administrasi dan mutu
capaiannya, selanjutnya menentukan mutu organisasi yang memproduksinya.
Pengelolaan arsip dengan teknologi informasi tidak boleh lagi dilihat sebelah
mata. Pengelolaan arsip yang baik dan tertib tentu akan memudahkan proses
pemanfaatannya kembali secara mudah dan cepat sehingga fungsi dan tugas pelayanan
organisasipun berjalan lancar dan efektif. Namun di sisi lain pengelolaan arsip secara
manual dan tradisional juga tidak serta merta ditinggalkan. Ada dimensi lain yang turut
menentukan kualitas arsip, dan dengan demikian menentukan pula kualitas organisasi.
Dimensi tersebut ialah originalitas arsip. Karena itu pengelolaan arsip yang ideal ialah
perpaduan antara pengelolaan dengan menggunakan teknologi informasi yang sejalan
dengan pengelolaan atau penyimpanan secara manual untuk mempertahankan keaslian
dokumen arsip. Tentu ada indikator yang menentukan kualitas arsip yang dikelola secara
manual, seperti kerapihan, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip,
keamanan arsip dan tingkat originalitas/keaslian.
Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan informasi maka
Kementerian Agama RI telah menerbitkan Keputusan Menteri Agama Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Agama. Proses penataan arsip sebagaimana dimaksud dalam keputusan

1
tersebut dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, penyimpanan dan penemuan
kembali, pemeliharaan, penyusutan, pemindahan dan berakhir pada tahap pemusnahan
atau pelestarianya. Adapun rujukan dari keputusan tersebut ialah Peraturan Menteri
Agama Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Dinamis
di Lingkungan Depertemen Agama, Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kerasipan ( Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071 ), Peraturan Pemerintah
Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip ( Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979
Nomor 3151), Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kantor Wilayah Depertemen Agama Provinsi dan Kantor Kementerian
Agama Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri Agama
Nomor 480 Tahun 2003 dan Keputusan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang
Tata Persuratan di Lingkungan Depertemen Agama.
Pedoman ini sebagai acuan bagi para pegawai dalam penyelenggaraan kersipan
dalam mendukung kelangsungan dan kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi instansi
dan pelayanan publik. Pengertian tentang pedoman penataan kearsipan di lingkungan
Kantor Kementerian Agama yang tertuang dalam Keputusan Menteri Agama Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2010 dalam meningkatkan upaya memperbaiki mekanisme
dan prosedur kerja kearsipan secara terus menerus sehingga dapat berdayaguna dan
berhasil guna.
Adapun penulisan sebagaimana masalah yang ditemukan oleh penulis ialah
bagaimana membuat sistem informasi pengelolaan arsip, khususnya pada fungsi
pelayanan umum Sub Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Manggarai, agar memudahkan proses pencarian arsip, baik yang baru maupun yang lama
sehingga tercapai hasil kerja yang efektif dan efisien. Berdasarkan pengamatan penulis,
surat arsip tidak tersusun dengan baik, sehingga pencarian data dan informasi menjadi
terhambat. Bertolak dari contoh pengalaman ini penulis hendak penulis bagaimana
pengelolaan arsip pada layanan urusan umum Sub Bagian Tata Usaha Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Manggarai dan memberikan saran pikiran suatu proses
pengarsipan yang dapat digunakan.

2
B. Tugas pokok dan fungsi satuan kerja
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai adalah unsur pelaksana
pemerintah pusat di Daerah dalam bidang keagamaan dan tidak terlepas pula dalam
bidang pendidikan yang susunan organisasi dan tatakerjanya diatur dalam PMA 19 Tahun
2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama pasal 1
yaitu Instansi vertikal kementerian agama merupakan Instansi pada Kementerian Agama
yang melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian Agama di Daerah, Instansi vertikal
kementerian agama terdiri atas: Kantor Wilayah Kemeterian Agama Provinsi dan Kantor
Kementerian Agama Kabupaten.
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai berkedudukan di Kabupaten
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kanwil. Demikian pula Kantor
Kementerian Agama Kab. Manggarai sebagai perwakilan dari pada kementerian Agama
di Kabupaten Manggarai berkedudukan di Kabupaten Manggarai dan melaksanakan
tugas dan fungsi Kementerian Agama dalam wilayah pemerintah Kabupaten Manggarai
berdasarkan kebijakan menteri Agama dan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Secara umum, Kementerian Agama mengemban 2 ( dua ) tugas utama menangani
pembangunan bidang agama dan bidang Pendidikan. Secara lebih khusus pembangunan
bidang pendidikan yang menjadi tugas Kementerian Agama adalah pendidikan umum
berciri agama, pendidikan agama dan pendidikan keagamaan. Dalam melaksanakan tugas
dan fungsi tersebut, Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai
menyelenggarakan fungsi :
a) Perumusan dan penetapan visi, misi dan kebijakan teknis dibidang pelayanan dan
bimbingan kehidupan umat beragama kepada masyarakat di Kabupaten/Kota;
b) Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan kehidupan beragama;
c) Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan haji dan umrah , serta zakat dan wakaf;
d) Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang pendidikan madrasah, pendidikan
agama, dan pendidikan keagamaan;
e) Pembinaan kerukunan umat beragama;
f) Pelaksanaan kebijakan teknis dibidang pengelolaan administrasi dan informasi;
g) Pengoordinasian perencana, pengendalian, pengawasan, dan evaluasi program; dan

3
 h) Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah instansi terkait, dan lembaga
masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas Kementerian Agama di Kabupaten.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Manggarai didukung oleh 1 Bagian Tata Usaha, 4 Seksi, 2 Penyelenggara.
Selain itu, untuk melancarkan pelaksanaan tugas dan fungsi ditingkat Kabupaten
Manggarai telah terbentuk 4 satuan kerja Kantor Kabupaten/Kota terdiri dari MAN 1
Manggarai ( Kec. Reok ), MAN 2 Manggarai ( Kec. Langke Rembong ), MTsN
Manggarai ( Kec. Reok ) MIN 1 Manggarai dan MIN 2 Manggarai ( Kec. Reok). Adapun
susunan organisasi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai dapat dilihat
sebagai berikut :

Kantor Kementerian
Agama Kabupaten/ Kota

Sub Bagian Tata

Usaha

Seksi Seksi Bimas Seksi Urusan Seksi PHU Penyelengga

Pendidikan Islam Agama Pendidikan ra Kristen
Islam Katolik Katolik

a. Subbagian Tata Usaha

b. Seksi Pendidikan Islam
c. Seksi Bimbingan Masyarakat islam
d. Seksi Urusan Agama Katolik
e. Seksi Pendidikan Katolik
f. Penyelenggara haji dan Umarah

4
 g. Penyelenggara Kristen; dan
h. Kelompok jabatan fungsional.
Dengan uraian kerja pada Subbagian Tata Usaha PMA 19 2019 ( pasal 697 )
bertugas melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan teknis dan
kegiatan, pelayanan urusan persuratan,Administrasi perencana, Kepegawaian, Keuangan
dan Barang Milik Negara, Keorganisasian dan Ketatalaksanaan, Penyusunan Keputusan,
Kerumahtanggaan, Kearsipan, Hubungan masyarakat, serta publikasi, data dan informasi.
Beberapa uraian di atas yang menjadi sasaran tugas dan fungsi peneliti pada Subbagian
Tata Usaha urusan Umum yaitu Pelaksana Pengadministrasi Persuratan.
Dengan uraian tugas berdasarkan PMA 12 Tahun 2018 tentang nomenklatur
jabatan pelaksana pengadministrasi Persuratan bagi PNS pada Kantor Kementerian
Agama yaitu: melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan
pendokumentasian di bidang persuratan. di samping tugas pokok penulis juga
melaksanakan menata kearsipan surat masuk dan surat keluar di karenakan kekurangan
tenaga yang menangani bagian kearsipan, dan melaksanakan tugas kedinasan lain yang
diberikan oleh atasan langsung maupun Pimpinan.
Sebagaimana yang telah disebutkan bahwa tugas Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Manggarai adalah melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian Agama
dalam wilayah Kabupaten Manggarai berdasarkan kebijakan Menteri Agama dan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Kantor Kementerian Agama
Kabupaten Manggarai wajib mendukung, program-program prioritas yang telah
ditetapkan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Nusa Tenggara Timur.
Dalam rangka menyukseskan program prioritas yang telah telah ditetapkan oleh
Kementerian Agama Kabupaten Manggarai telah menetapkan visi “ TERWUJUDNYA
MASYARAKAT MANGGARAI YANG TAAT BERAGAMA,RUKUN, CERDAS
DAN SEJAHTERA LAHIR BATHIN DALAM RANGKA MEWUJUDKAN
INDONESIA YANG BERDAULAT, MANDIRI DAN BERKEPRIBADIAN
BERLANDASKAN GOTONG ROYONG”.
Untuk mewujudkan visi tersebut, Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Manggarai telah menetapkan misi, yaitu :
1. Meningkatkan pemahaman dan pengamalan ajaran agama;

5
 2. Memantapkan kerukunan intra dan antar umat beragama;
3. Menyediakan pelayanan kehidupan beragama yang merata dan berkualitas;
4. Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas pengelolaan potensi ekonomi keagamaan;
5. Mewujudkan penyelenggaraan ibadah haji dan umrah yang berkualitas dan
akuntabel;
6. Meningkatkan akses dan kualitas pendidikan umum berciri agama, pendidikan
agama pada satuan pendidikan agama pada satuan pendidikan umum dan
pendidikan keagamaan; dan
7. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, akuntabel dan terpercaya.
C. Identifikasi Masalah
Dari hasil pengamatan oleh penulis adanya tehnik praktek pengarsipan pada Sub
Bagian Tata Usaha bagian Umum masih berjalan sesuai dengan pola lama. Dan
penyimpananya tidak teratur.
D. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas, penulis menemukan dan menganalisis
beberapa masalah yang dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana praktik pengarsipan dalam tugas layanan umum Subbag Tata Usaha
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai?
2. Apa yang menghambat penerapan pengarsipan dalam tugas Urusan umum Subbag
Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai?
E. Pokok Masalah
Berkaitan dengan pokok masalah di atas, Bagaimana hambatan- hambatan yang
terjadi dalam penerapan pengarsipan di bagian Umum Kantor Kemenag Kabupaten
Manggarai.
F. Kerangka Berfikir
Arsip yang dilakukan di Urusan Umum Subbagian Tata Usaha masih dalam pola
lama sehingga untuk penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang cukup lama.
Tata cara pengelolaan kearsipan belum dapat mendorong pelaksanaan kerja yang efektif,
efesien dan ekonomis. Hal ini terjadi karena tidak adanya tenaga pelaksana dibidang
kearsipan. Oleh karena itu perlu adanya tenaga kearsipan dan ruangan khusus kerasipan
Sehingga menghasilkan :

6
 1. Tertatanya arsip dengan baik dan benar, sehingga berdaya guna dan berhasil guna;
2. Sebagai sumber informasi dan sebagai bahan pengingat;
3. Teraturnya siklus kearsipan; dan
4. Menjamin terselamatkanya arsip sebagai bahan pertanggungjawaban Organisasi.
G. Sistematika Penulisan
Dalam menyusun karya tulis ilmiah ini penulis menyusunya ke dalam empat bab.
Bab 1 sebagai bab pendahuluan berisi mengenai latar belakang , tugas pokok dan fungsi
satuan kerja, identifikasi masalah, rumusan masalah, pokok masalah, kerangka berfikir
dan Sistematika penulisan.
Bab II merupakan bab mengenai fakta dan masalah keadaan yang terjadi sekarang dan
keadaan yang diinginkan oleh penulis.
Bab III adalah pembahasan . Pada bab ini dimulai dengan menganalisis dan pemecahan
masalah.
Bab IV Penutup berisi kesimpulan yang penulis peroleh. Saran, implikasi dan daftar
pustaka.

7
 BAB II
FAKTA DAN MASALAH
A. Keadaan Sekarang
Dari uraian tugas penulis di atas pada tahap terakhir yaitu mengarsip surat masuk
dan surat keluar, karena adanya kekurangan tenaga JFU Pengarsipan. Pada tahap ini
untuk mengharsipkan surat keluar dan surat masuk tidak dilakukan oleh peneliti saja
tetapi di lakukan juga pelaksana pengadministrasi Umum, juga adanya Arsip surat
masuk dan arsip surat keluar, tidak berjalan lancar karna adanya penumpukan di atas
meja sehingga pada saat sistem penyimpanan arsip pada map file arsip tidak teratur ,
tidak berdasarkan nomor agenda surat. Sehingga untuk penemuan kembali arsip yang di
butuhkan membutuhkan waktu yang cukup lama. Karena:
1. Tata cara pengelolaan kearsipan kurang dikomunikasikan secara sistematis dan
kurangnya pemahaman tentang kearsipan.
2. Tata cara pengelolaan kearsipan belum dapat mendorong pelaksanaan kerja yang
efektif, efesien dan ekonomis.
3. Tata cara pengelolaan kearsipan tidak berjalan dengan efektif dan efisien serta
rendahnya evaluasi kerja terhadap sistem pengelolaan kearsipan.
4. Rendahnya minat mempelajari peraturan-peraturan yang berlaku
B. Keadaan yang diinginkan
Dari kendala yang telah di uraikan di atas penulis sangat berterimakasih dengan
adanya tulisan ini, agar kita mengetahui hal-hal yang menghambat penerapan
pengelolaan arsip secara baik dan benar dalam tugas layanan Umum Subbagian Tata
Usaha Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai yang menghasilkan :
1. Tertatanya arsip dengan baik dan benar, sehingga berdaya guna dan berhasil guna.
2. Sebagai sumber informasi dan sebagai bahan pengingat
3. Teraturnya siklus kearsipan dan
4. Menjamin terselamatkannya arsip sebagai bahan pertanggungjawaban Instansi dan
memori kolektif organisasi.

8
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Analisis
Model analisis yang dilakukan dalam tulisan ini adalah model saling terjalin atau
model interaktif yang dimulai dari tahap pengumpulan data, reduksi data, penyajian data
dan penarikan kesimpulan, aktifitasnya dilakukan dalam bentuk interkatif dengan proses
pengumpulan data sebagai salah satu proses siklus.
1. Pengurusan Surat Masuk
Kegiatan pengurusan surat masuk di Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Manggarai dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Asas sentralisasi: Semua surat masuk maupun surat keluar di Kantor Kemenag
Kabupaten Manggarai dilakukan dengan Asas satu pintu melalui sub bagian tata
usaha bagian umum dengan tujuan sebagai berikut:
1. Memudahkan pengawasan,
2. Menghemat biaya dan pemakaian alat-alat kantor yang diperlukan,
3. Memperoleh data akurat dalam penyusunan statistik surat pada akhir tahun.
b. Asas Desentralisasi: pelaksanaan kebijakan pengelolaan kearsipan diseluruh
satuan organisasi/kerja dilingkungan Kementerian Agama.
Disamping itu juga mengadopsi asas-asas sebagai berikut:
a. Asas efesiensi : Pada pelaksanaan persuratan dinas atau tata naskah dinas perlu
memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi
informasi maupun penggunaan bahasa secara baik, benar, dan lugas.
b. Asas pembakuan: Surat dinas atau naskah dinas pada waktu diproses dan disusun
menurut tatacara serta bentuk yang sudah ditetapkan berdasarkan SOP/petunjuk
teknis yang telah diterbitkan, agar diperoleh efisiensi dan efektifitas.
c. Asas pertanggungjawaban : Secara administrasi surat harus
dipertanggungjawabkan baik dari segi format maupun prosedurnya. Asas ini
mendasari pemikiran seseuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait
dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasarkan
ketentuan yang berlaku yang berkaitan dengan bobot informasi surat dinas.

9
 d. Asas keterkaitan : Pada umumnya tata persuratan mempunyai keterkaitan dengan
administrasi kearsipan. Oleh karena itu sebuah kegiatan sebagai bagian integral
dari tata laksana perkantoran dan tata laksana kearsipan instansi yang
bersangkutan.
e. Asas kecepatan dan ketepatan : Asas mendukung kelancaran tugas semua
kegiatan tata persuratan dinas harus menyelesaikan surat tepat waktu dan sasaran.
Tingkat ketepatan dan kecepatan pemprosesan surat dinas dinyatakan dalam
kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan ketetapan pendistribusian.
f. Asas keamanan : Surat diarsipkan sesuai dengan surat masuk dan surat keluar
demi keamanan surat tersebut, karena sewaktu-waktu surat tersebut diperlukan
kembali.
2. Langkah-langkah Surat Masuk dan Penerimaan Surat ( berdasarkan SOP )
Penerimaan surat dikelola oleh sub bagian tata usaha yang dilakukan oleh
pengadministrasi surat masuk dengan kegiatan sebagai berikut:
a. Menerima surat-surat (surat dinas biasa/rahasia/surat pribadi) dari Pantor Pos,
giro, maupun kurir melalui resepsionis.
b. Membuka dan membaca surat masuk
c. Memeriksa kebenaran surat dinas, pribadi, dan salah alamat
d. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk
e. Menyerahkan surat masuk kepada pengadministrasi umum
f. Surat masuk diketik kedalam file computer
g. Menyimpan arsip surat masuk lembar disposisi kedalam file Map berdasarkan
dispossi dari Kepala Kantor/Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Map file surat masuk
antara lain: map file Urusan Kepegawaian, map file keuangan,map file Umum,
map file Seksi Pendidikan Katolik, map file Seksi Pendidikan Islam, map file
Seksi Urusan Agma Katolik, map file Seksi Bimbingan Masyarakat Islam, map
file Penyelenggara Haji dan Umarah dan map file Penyelenggara Kristen.
h. Pada akhir bulan surat masuk di rekap ke dalam file computer
3. Pelaksana Pengadministrasi umum melakukan kegiatan pada surat masuk sebagai
berikut:
a. Menerima surat dari Pelaksana pengadministrasi persuratan

10
 b. Mencatat lembar disposisi surat masuk
c. Mengantar surat masuk ke Pimpinan/Kasubag TU untuk didisposisi
d. Menyalurkan surat masuk ke seksi-seksi terkait sesuai didisposisi dari
Pimpinan/Kasubag TU
e. Lembar disposisi di paraf oleh unit terkait yang menerima surat sebagai tanda
bukti surat telah diterima, untuk lembar disposisi warna merah III di simpan pada
unit terkait bersama surat.
f. Mengarsip lembar disposisi warna putih pada Map File ATK sesuai Unit terkait
4. Langkah- langkah melakukan kegiatan surat keluar sebagai berikut:
a. Menerima dan membaca surat dari seksi seksi terkait
b. Mencatat surat keluar pada buku agenda surat keluar
c. Memberi nomor pada surat keluar
d. Menyerahkan surat keluar kepada pengadministrasi umum
e. Mengetik surat keluar kedalam file computer
f. Mengarsip surat keluar beserta Kartu Kendali warna putih kedalam map file ATK
surat keluar berdasarkan surat dari unit terkait kedalam map file . Map file surat
keluar antara lain: map file Urusan Kepegawaian, map file keuangan,map file
Umum, map file seksi Pendidikan Katolik, map file seksi Pendidikan Islam, map
file seksi Urusan Agama Katolik, map file seksi Bimbingan Masyarakat Islam,
map file Penyelenggara Haji dan Umarah dan map file Penyelenggara Kristen.
g. Merekap surat keluar kedalam file computer.
5. Pelaksana Pengadministrasi Umum melakukan kegiatan surat keluar sebagai berikut :
a. Menerima surat keluar dari pengadministrasi persuratan
b. Menghantar surat keluar pada Kasubag Tata Usaha untuk diparaf
c. Selanjutnya menghantar surat keluar pada Pimpinan untuk ditandatangani
d. Mencatat kartu kendali surat keluar
e. Menyalurkan surat keluar pada seksi-seksi terkait dari seksi terkait memaraf KK
sebagai tanda bukti surat keluar telah diterima warna merah, warna putih dan
kuning disimpan beserta arsip surat keluar yang telah digandakan pada Subbagian
Tata Usaha bagian Umum
f. Melakukan kegiatan pengarsipan.

11
 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. Lembar disposisi bukan sarana penemuan kembali arsip melainkan hanya
membantu menemukan lokasi arsip (KMA No. 44 Tahun 2010) Berdasarkan
pengamatan penelitian pada Subbagian Tata Usaha bagian Umum lembar disposisi surat
masuk diarsip tetapi ada juga sebagian surat masuk berserta lembar disposisi di arsip
pada Subbagia Tata Usaha bagian Umum, sedangkan surat keluar hukum wajibnya di
arsip bersama lembar Kartu Kendali di arsip pada Subbagian Tata usaha bagian Umum.
Pada penerapan cara pengarsipan pada Subbagian Tata Usaha Bagian Umum
belum menjalankan penggolongan surat. Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu
penggolongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan. Adapun
penggolongan arsip ( KMA No. 44 Tahun 2010 ) antara lain:
1. Memisahkan surat dinas, surat pribadi dan surat salah alamat;
2. Menggolongkan surat tertutup/rahasia dan surat terbuka;
3. Menyerahkan surat tertutup/rahasia pada pencatat surat dan menyerahkan surat
terbuka pada pengarah surat;
4. Menyortir surat-surat sesuai dengan dengan unit pengolah.
B. Pemecahan Masalah
Berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang
kearsipan. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari arsip. Hal
yang paling merisaukan adalah arsip belum mampu memainkan fungsi dan perannya
secara optimal sebagai bahan dasar manajemen baik dalam perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Tidak jarang tingkat keamanan arsip
yang memiliki informasi yang sangat penting bocor. Kebijakan pimpinan terhadap suatu
kasus kadang sudah diketahui oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sisi lain, yang
sering terjadi kesulitan dalam menemukan kembali arsip ketika dibutuhkan. Berdasarkan
KMA Nomor 44 Tahun 2010 “Penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan
pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.” Cara penataan,

12
penyimpanan, penemuan kembali dan peminjaman arsip menurut KMA Nomor 44 Tahun
2010, antara lain:
1. Penataan
Adapun bagian-bagian dari penataan Arsip:
a. Klasifikasi
Klasifikasi merupakan pengelompokan atas dasar perincian pokok masalah, sub
masalah dan sub-sub masalah contoh: Kepegawaian (pokok masalah), pengadaan
(sub masalah), formasi (sub-sub masalah).
b. Tunjuk Silang
Tajuk silang merupakan sarana untuk memudahkan menemukan arsip kembali.
Fungsi tunjuk silang:
a) Sebagai petunjuk untuk mengetahui tempat penyimpanan arsip/dokumen, apabila
dalam satu arsip/dokumen terdapat lebih dari satu persoalan sehingga tempat
penyimpananya masing-masing berbeda.
b) Sebagai petunjuk untuk mengetahui tempat penyimpanan berkas yang satu
dengan yang lain saling terkait tetapi tempat penyimpanannya berbeda.
c. Folder
Folder kegunaanya untuk menyimpan lembaran arsip/dokumen menurut
berkasnya. Untuk menyimpan lembaran kartu kendali dan dikelompokkan sesuai
kedudukannya untuk membedakan satu berkas dengan yang lain.
d. Guide/Sekat
Bentuk sekat dibuat dari karton berbentuk segi empat, memiliki bagian yang
menonjol yang di namakan tab. Tab gunanya untuk menempatkan kode kalsifikasi
dan uaraianya, dan pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah. Kegunaanya :
Sebagai petunjuk dan pemisah antara pokok masalah satu dengan pokok masalah
yang Lain beserta perincianya ( sub masalah dan sub-sub masalah ) Untuk
memperlihatkan hubungan antara sub masalah satu dengan sub-submasalah dalam
Satu pokok masalah.
e. Boks Arsip
Boks arsip dipergunakan untuk menyimpan arsip in aktif terdapat berbagai
ukuran, ada ukuran yang kecil dan ada yang besar.

13
 f. Rak Arsip
Rak yang dipergunakan dapat berupa rak tidak bergerak atau rak bergerak (mobile
stack). Rak dipergunakan untuk menempatkan boks/ doos arsip, boks/doos
ditempatkan samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah dipersiapkan.
2. Penyimpanan
Arsip in aktif yang akan disimpan diteliti kebenaran dan kelengkapanya, antara
lain title, kode klasifikasi, isi berkasnya apakah sudah benar atau belum, bila belum
maka dapat dibetulkan seperlunya;
a. Mempersiapkan boks/doos yang telah diberi label untuk menerangkan isi berkas
secara keseluruhan. Keterangan-keterangan yang perlu ditulis pada label adalah :
a) Kode klasifikasi yang menunjukan isi berkas
b) Nomor boks/doos arsip
c) Nama unit pengolah serta tahunya.

b. Folder yang berisi arsip in aktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam
boks/doos arsip sesuai dengan keterangan dalam label yang diatur menurut abjad title
atau sesuai dengan level kelompok arsip berdasarkan klasifikasi.
c. Boks/doos yang berisi arsip in aktif ditempatkan dalam rak samping menyamping
sesuai dengan urutan yang telah dipersiapkan, Boks-boks dari unit pengolah satu
dengan yang lain ditempatkan secara terpisah.
3. Penemuan Kembali dan Peminjaman
Penemuan kembali adalah cara untuk menemukan kembali arsip yang berpedoman
pada sarana:
I. Indeks Dokumen
II. Indeks Berkas ( Title )
III. Kode Kalsifikasi Arsip
Kartu kendali , lembar pengantar surat biasa/rahasia dan lembar disposisi bukan sarana
penemuan kembali arsip melainkan hanya membantu menemukan lokasi arsip.
Sedangakan relative indeks digunakan sebagai sarana pembantu dalam menemukan kode

14
klasifikasinya. Penemuan kembali arsip tergantung pada permintaan para pemakai arsip
berdasarkan kebutuhan pekerjaan.
1) Penemuan Arsip Aktif
Penemuan kembali arsip aktif akan mudah dipahami apabila dihubungkan dengan
sistem penataan berkasnya, contoh:
a) Menata berkas berdasarkan title nama orang, maka penemuan kembali
berdasarkan ( title ) nama orang.
b) Menata berkas berdasarkan nama masalah, maka penemuan kembali
berdasarkan indeks berkas ( title ) masalahnya.
2) Penemuan Arsip In Aktif
a) seperti halnya arsip aktif maka indeks berkas ( title ) merupakan sarana utama
dalam mencari arsip in aktif yang tercantum dalam daftar indeks berkas ( title ),
maka untuk penemuan kembali arsip in aktif perlu dibuatkan daftar indeks
berkas.
b) Kartu kendali yang berada di piñata arsip ( unit kearsipan ) hanya dapat
dipergunakan untuk menentukan lokasi arsip dan membantu menemukan
kembalinya saja.
3) Peminjaman Arsip
Peminjaman Arsip pada prinsipnya harus dicatat dalam lembar peminjaman arsip
rangkap 3 yang masing-masing berfungsi sebagai:
I. Pengganti arsip yang dipinjam dan disimpan dalam Folder
II. Sebagai tanda bukti peminjaman bagi peminjam arsip.
III. Alat pengingat bagi unit pengelolah arsip dan unit kearsipan, disimpan
menurut Tanggal pengembalian..
a) Apabila arsip sudah dikembalikan, maka petugas harus melakukan:
I. Memerikasa arsip yang dikembalikan apakah dalam keadaan baik dan utuh
seperti semula waktu dipinjam.
II. Mengembalikan arsip yang dipinjam ketempatnya semula, lembar peminjam
kedua dapat dimusnahkan.

15
 III. Lembar peminjam yang pertama yang disimpan menurut tanggal
pengembalian sebaiknya jangan dimusnahkan, sebab dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan retensi arsip tersebut.
IV. Membumbuhkan paraf pada lembar peminjaman ketika sebagai bukti bahwa
arsip sudah dikembalikan.
Untuk mengendalikan arus akumulasi penambahan arsip dan menjamin
keselamatan arsip yang bernilai permanen/tetap sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
nasional perlu adanya penyusutan arsip dengan cara dipindahkan, dimusnahkan dan
diserahkan.
1. Pemindahan Arsip
Pelaksanaan pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dilakukan penataan dalam
keadaan teratur dan dilengkapi dengan Daftar Arsip dan berita acara pemindahan
arsip. Penyimpanan dokumen pelaksanaan pemindahan setelah pelaksanaan
pemindahan oleh Unit pengolah dan Unit kearsipan di masing masing unitnya, yaitu
masing-masing menyimpan berita acara pemindahan arsip dan daftar arsip yang
dipindahkan sebagai lampiran.
2. Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dilebur
menjadi bubur kertas ( pulp ) dan disaksikan minimal oleh dua pejabat dari bagian
hukum dan atau bagian pengawasan . Berita acara pemusnahan ditandatangani oleh
pimpinan unit kearsipan dan 2 ( dua ) orang saksi dari bagian Hukum dan bagian
Pengawasan. Berita acara pemusnahan dan daftar arsip yang dimusnahkan disimpan
di Unit pengolah dan Unit kearsipan sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
3. Penyerahan
Arsip yang diserahkan ke arsip Nasional Republik Indonesia adalah arsip statis
yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional/ nilai guna sejarah.
Penyerahan arsip statis dengan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip
Statis oleh Kepala Arsip Nasional RI dan Menteri atau yang mewakilinya. Berita
Acara serah terima arsip statis dan daftar arsip rangkap 2 ( dua ). Rangkap pertama di
simpan di Kementerian Agama sedangkan berita acara dan daftar arsip rangkap
kedua yang diserahkan beserta fisik arsipnya disimpan diarsip Nasional RI. Setelah

16
pelaksanaan serah terima arsip statis dilakukan penyimpanan dokumen pelaksanaan
serah terima oleh para pihak di masing-masing instansinya, yaitu masing-masing
menyimpan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis yang diserahkan sebagai lampiran.

17
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setelah memaparkan evaluasi mengenai prosedur penataan arsip untuk
memudahkan pencarian arsip di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Manggarai,
maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: Hasil penulisan ini menunjukkan
bahwa pelaksanaan penataan arsip pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Manggarai sudah berjalan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari prosedur penataan arsip
yang sistematis dan sesuai dengan ketentuan kearsipan, namun terdapat pula hambatan
yang ditemui yaitu terkadang petugas kearsipan kurang teliti dalam penyimpanan arsip
sehingga arsip yang telah lama disimpan susah untuk ditemukan kembali.
B. Saran
Pelaksanaan kearsipan sudah berjalan dengan baik, namun masih terdapat
penghambat dalam pelaksanaan prosedur penataan arsip. Saran yang dapat disimpulkan
dari kesimpulan diatas adalah:
1. Diperlukan petugas khusus untuk penanganan arsip kantor (Arsiparis);
2. Petugas kearsipan seharusnya lebih teliti agar arsip yang disimpan mudah untuk
ditemukan kembali atau tidak hilang dalam jangka waktu yang lama;
3. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sumber daya manusia yang
menangani arsip melalui Diklat;
4. Meningkatkan pelayanan pengurusan surat, baik secara manual maupun secara
komputerisasi;
5. Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga memudahkan dalam pengolahan,
penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan jasa layanan di bidang kearsipan;
6. Melaksanakan kegiatan retensi arsip secara berkala.

6. Implikasi
Berdasarkan hasil tulisan yang telah dilakukan penulis di lingkungan Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Manggarai, bahwa arsip memberikan kontribusi yang
penting bagi perjalanan organisasi, maka kesimpulan yang ditarik tentu mempunyai
implikasi dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ASN di Kantor. Selama ini masalah
kearsipan kurang mendapat perhatian yang serius baik dari pihak lembaga maupun dari

18
pegawai yang menangani arsip itu sendiri. Maka dalam mengatasi masalah tersebut,
diperlukan adanya usaha dan upaya dari pihak pimpinan, dan dari pegawai dalam rangka
meningkatkan mutu kearsipan dengan cara mengadakan perbaikan dan sistem kearsipan
yang dijalankan. Dengan mengadakan perbaikan pada variabel tersebut diharapkan mutu
kearsipan akan semakin meningkat.
Untuk itu perlu adanya upaya – upaya yang harus dilakukan oleh lembaga
diantaranya sebagai berikut :
1. Peningkatan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan, baik itu melalui
pengangkatan tenaga arsiparis khusus maupun peningkatan pengetahuan pegawai
yang menangani arsip melalui pendidikan dan pelatihan;
2. Peningkatan kualitas penyimpanan arsip dengan menyiapkan ruangan khusus dan
juga perlengkapan serta peralatan yang memadai untuk untuk mendukung tata kelola
arsip yang bermutu;
3. Peningkatan penyimpanan arsip selain dengan cara manual maupun dengan cara
komputerisasi;
4. Peningkatan penatausahaan arsip secara berkala dimulai dari penyusutan,
pemindahan, penghapusan dan pemusnahan arsip.

19
 DAFTAR PUSTAKA

PMA.19 Tahun 2019. Tentang Organisasi Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.

KMA. No. 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman Penataan Kearsipan dilingkungan Kementerian
Agama.

Peraturan Menteri Agama nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem
Kearsipan Arsip Dinamis. Jakarta 2005

Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 Tata Persuratan Dinas. Jakarta 2006
Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta :
Djambatan.

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

Gie, The Liang. 1980. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Yayasan Studi Ilmu dan
Teknologi.

Internet Burhanuddin dr. Peranan dan Fungsi Tata Persuratan dan Kearsipan dalam mendukung
Tugas-tugas Pimpinan. Diakses tanggal 29 Juni 2012

20
21